# OpenAleph — documentation utilisateur

> OpenAleph est la plateforme RH et talents propulsée par l'IA, conçue par SEVEN : core HR, entretiens, feedback 360, sondages, objectifs, OKR, compétences, formation (OpenAleph Learn), temps de travail et planification des effectifs sur un profil collaborateur unique. Voici la documentation utilisateur complète : où se trouve chaque fonctionnalité, qui peut l'utiliser (selon le niveau d'accès) et comment réaliser chaque tâche pas à pas.

---

# Premiers pas

Source: https://www.openaleph.io/fr/docs/getting-started
Roles: Employé, Manager, Responsable créateur, Admin à accès limité, Admin, Super admin

> Ce qu'est OpenAleph, ses modules, qui voit quoi, et par où commencer en tant qu'employé, manager ou admin.

OpenAleph est une plateforme RH et talents. Elle réunit au même endroit tout ce qui aide les collaborateurs à progresser : entretiens, feedback 360, sondages, objectifs et OKR, compétences, e-learning, absences et planification des effectifs. Cette section couvre ce dont tout utilisateur a besoin avant d'entrer dans un module précis : se connecter, s'orienter dans l'interface, comprendre ce que permet son niveau d'accès et obtenir de l'aide.

## Les modules

Chaque entreprise choisit les modules qu'elle utilise. Les modules souscrits par votre entreprise apparaissent dans le menu de gauche, dans la rubrique **Apps**. Si un module décrit ci-dessous n'apparaît pas dans votre menu, votre entreprise ne l'utilise probablement pas. Renseignez-vous auprès de votre admin.

| Module | Libellé du menu | À quoi il sert | Documentation |
|---|---|---|---|
| Utilisateurs | **Utilisateurs** | Organigramme, profils des collaborateurs, votre équipe, liste des membres et des utilisateurs externes. Toujours disponible. | [Utilisateurs](https://www.openaleph.io/fr/docs/people) |
| Interview | **Interview** | Entretiens individuels (entretiens annuels, professionnels, points réguliers...) organisés en campagnes, avec modèles et cross reviews. | [Entretiens](https://www.openaleph.io/fr/docs/interviews) |
| Feedback | **Feedback** | Campagnes de feedback 360 : des collègues donnent un feedback sur une personne (l'évalué). | [Feedback](https://www.openaleph.io/fr/docs/feedback) |
| Sondages | **Sondage d’équipe** et **Sondage client** | Sondages envoyés aux collaborateurs (Sondage d’équipe) ou à vos propres clients (Sondage client). | [Sondages](https://www.openaleph.io/fr/docs/surveys) |
| Objectifs | **Objectifs** | Objectifs individuels et d'équipe avec suivi de la progression. | [Objectifs](https://www.openaleph.io/fr/docs/goals) |
| OKRs | **OKRs** | Objectifs et résultats clés organisés en plans OKR. | [OKR](https://www.openaleph.io/fr/docs/okr) |
| Compétences | **Compétences** | Une grille de compétences, des évaluations de compétences et une matrice des compétences de l'entreprise. | [Compétences](https://www.openaleph.io/fr/docs/skills) |
| Learn | **Learn** | E-learning : modules, playlists, catalogue, formations et plans de formation. | [Learn](https://www.openaleph.io/fr/docs/learn) |
| Academy | (espace séparé) | Un portail de formation pour des personnes extérieures à votre entreprise (partenaires, clients, freelances) qui suivent vos formations. | [Academy](https://www.openaleph.io/fr/docs/academy) |
| Work Time | **Work Time** | Absences et congés : votre calendrier, le planning de l'équipe, les demandes d'absence et leur configuration. | [Work Time](https://www.openaleph.io/fr/docs/work-time) |
| Planification des effectifs | **SWP** (marqué **Bêta**) | Planification stratégique des effectifs pour les managers et les admins. | [Planification des effectifs](https://www.openaleph.io/fr/docs/workforce-planning) |
| Administration | **Paramètres**, **Utilisateurs › Membres** | Paramètres de l'entreprise, membres, niveaux d'accès, champs de profil, clés API. Pour les admins. | [Administration](https://www.openaleph.io/fr/docs/administration), [Niveaux d'accès](https://www.openaleph.io/fr/docs/administration/access-levels) |

## Notions clés

| Terme | Signification |
|---|---|
| **Entreprise** | L'espace OpenAleph de votre organisation. Tout ce que vous voyez (personnes, campagnes, contenus) appartient à votre entreprise. |
| **Niveau d'accès** | Votre rôle dans OpenAleph : **Employé**, **Manager**, **Responsable créateur**, **Admin à accès limité**, **Admin** ou **Super admin**. Il détermine les entrées de menu et les actions dont vous disposez. Voir [Rôles et niveaux d'accès](https://www.openaleph.io/fr/docs/getting-started/roles-and-access). |
| **Manager** | Dans OpenAleph, la personne indiquée comme votre manager sur votre profil. Votre manager voit vos entretiens, objectifs et formations dans ses vues d'équipe. |
| **Espace de travail** | Un espace dans lequel vous pouvez entrer après connexion : votre entreprise (accès interne) ou l'Academy d'une autre organisation (**Accès externe**). |
| **Campagne** | Une vague d'entretiens, de feedbacks, de sondages ou d'évaluations lancée auprès d'un groupe de personnes, avec une échéance. |
| **Aleph AI** | L'assistant IA intégré à certaines pages (synthèses, rédaction de contenu, chat de formation). Voir [Assistant Aleph AI](https://www.openaleph.io/fr/docs/getting-started/ai-assistant). |

## Qui fait quoi

| Rôle | Usage typique |
|---|---|
| Employé | Remplit ses propres entretiens, feedbacks et sondages, suit ses formations, met à jour ses objectifs, pose ses absences, consulte ses collègues dans l'organigramme. |
| Manager | Tout ce que fait un employé, et suit son équipe : interviews d'équipe, objectifs de l'équipe, onglet **Pour mon équipe** de l'accueil, demandes d'absence à valider. |
| Responsable créateur | Un manager qui peut aussi créer du contenu : campagnes d'entretien, de feedback et de sondage, modèles, modules et formations Learn. |
| Admin à accès limité | Un administrateur limité à une population (par exemple un site ou un département). |
| Admin | Configure l'entreprise : membres, niveaux d'accès, paramètres, toutes les campagnes et tous les contenus. |
| Super admin | Le niveau le plus élevé, avec tous les droits d'un admin. Il est mis en place par OpenAleph et ne peut pas être attribué depuis l'application. |

## Vos premiers pas

1. Ouvrez l'email d'invitation reçu (« Invitation à rejoindre ... sur OpenAleph ») et cliquez sur le lien de connexion. Voir [Se connecter à OpenAleph](https://www.openaleph.io/fr/docs/getting-started/logging-in).
2. Saisissez votre email professionnel. Lors de votre première connexion, OpenAleph vous envoie un mot de passe par email. Utilisez-le pour vous connecter.
3. Changez ce mot de passe depuis votre profil si vous le souhaitez, et choisissez votre langue (anglais ou français). Voir [Profil et préférences](https://www.openaleph.io/fr/docs/getting-started/profile-and-preferences). Le contenu de votre profil (informations, entretiens, formations, objectifs) est décrit dans [Votre profil et les profils des membres](https://www.openaleph.io/fr/docs/people/employee-profile).
4. Regardez la page d'accueil : **Prochaines tâches !** liste ce que vous avez à faire maintenant (entretiens, formations, sondages). Voir [Page d'accueil et navigation](https://www.openaleph.io/fr/docs/getting-started/home-and-navigation).
5. Installez l'application mobile si vous voulez suivre vos formations, remplir vos entretiens et mettre à jour vos objectifs depuis votre téléphone. Voir [Application mobile](https://www.openaleph.io/fr/docs/getting-started/mobile-app).

## Pages de cette section

- [Se connecter à OpenAleph](https://www.openaleph.io/fr/docs/getting-started/logging-in) : première connexion, mot de passe, connexion Google et Microsoft, mot de passe oublié, choix de l'espace de travail.
- [Rôles et niveaux d'accès](https://www.openaleph.io/fr/docs/getting-started/roles-and-access) : ce que chaque niveau d'accès voit et peut faire, module par module.
- [Page d'accueil et navigation](https://www.openaleph.io/fr/docs/getting-started/home-and-navigation) : les sections de l'accueil, le menu latéral, la barre du haut.
- [Profil et préférences](https://www.openaleph.io/fr/docs/getting-started/profile-and-preferences) : votre page de profil, photo, langue et mot de passe.
- [Notifications et emails](https://www.openaleph.io/fr/docs/getting-started/notifications) : quels emails et notifications OpenAleph envoie, et quand.
- [Assistant Aleph AI](https://www.openaleph.io/fr/docs/getting-started/ai-assistant) : où l'IA est disponible et ce qu'elle sait faire.
- [Application mobile](https://www.openaleph.io/fr/docs/getting-started/mobile-app) : ce que vous pouvez faire sur iOS et Android, connexion, notifications push, liens des emails.
- [Dépannage et aide](https://www.openaleph.io/fr/docs/getting-started/troubleshooting) : problèmes de connexion, modules manquants, pages d'accès refusé, contacter le support, confidentialité.

## Parcours type

1. Un admin crée votre compte (manuellement, par import ou via une synchronisation avec un SIRH) et vous envoie une invitation. Voir [Ajouter et inviter des membres](https://www.openaleph.io/fr/docs/people/add-and-invite-users).
2. Vous vous connectez et arrivez sur la page d'accueil, qui ne montre que les modules utilisés par votre entreprise.
3. Lorsqu'une campagne est lancée (entretien annuel, feedback 360, sondage, formation), vous recevez un email et la tâche apparaît dans **Prochaines tâches !** sur l'accueil et dans la page « Mes... » du module.
4. Vous réalisez la tâche sur le web ou sur l'application mobile avant l'échéance. Selon le module et la campagne, des relances peuvent vous être envoyées par email.
5. Les managers suivent la progression de leur équipe depuis l'onglet **Pour mon équipe** de l'accueil et depuis les pages d'équipe de chaque module.

---

# Se connecter à OpenAleph

Source: https://www.openaleph.io/fr/docs/getting-started/logging-in
Roles: Employé, Manager, Responsable créateur, Admin à accès limité, Admin, Super admin

> Se connecter pour la première fois, avec email et mot de passe, Google ou Microsoft, réinitialiser un mot de passe oublié et choisir un espace de travail.

Vous vous connectez à OpenAleph avec votre adresse email professionnelle. Vous pouvez utiliser un mot de passe qu'OpenAleph vous envoie par email lors de votre première connexion, ou vous connecter avec votre compte Google ou Microsoft si votre email professionnel est un compte Google ou Microsoft. Cette page décrit chaque écran de connexion sur le web. Pour l'application mobile, voir [Application mobile](https://www.openaleph.io/fr/docs/getting-started/mobile-app).

## Avant de commencer

- Votre compte doit avoir été créé par l'admin de votre entreprise. Vous ne pouvez pas vous inscrire vous-même.
- Votre compte doit être **actif**. Un compte désactivé ne peut pas se connecter (voir [Dépannage](https://www.openaleph.io/fr/docs/getting-started/troubleshooting)).
- Vous recevez en général un email intitulé **« 👋 Invitation à rejoindre [votre entreprise] sur OpenAleph »**. Il rappelle l'email à utiliser et contient un lien de connexion. Vous pouvez aussi aller directement sur la page de connexion d'OpenAleph.

## Se connecter pour la première fois

Lors de votre première connexion, vous n'avez pas encore de mot de passe. OpenAleph en génère un et vous l'envoie par email.

1. Ouvrez la page de connexion (ou cliquez sur le lien de l'email d'invitation).
2. Sur l'écran **Log in** (« Continue to OpenAleph »), saisissez votre email professionnel dans **Email**.
3. Cliquez sur **Continue with email**.
4. OpenAleph détecte qu'il s'agit de votre première connexion et affiche **Check your mail 📩** : un email contenant votre mot de passe vient d'être envoyé à votre adresse. Le lien **Back to login** en haut de l'écran vous ramène à l'étape de l'email.
5. Ouvrez l'email intitulé **« Votre mot de passe OpenAleph »**. Il contient votre mot de passe généré (une longue suite de lettres et de chiffres). Copiez-le soigneusement.
6. Cliquez sur **Retour à la connexion** dans l'email (ou revenez sur la page de connexion), saisissez de nouveau votre email, cliquez sur **Continue with email**, puis tapez le mot de passe reçu et cliquez sur **Log in**.

> **Important :** si vous cliquez sur **Send it again**, utilisez uniquement le mot de passe du dernier email reçu.

> **Astuce :** vous pouvez changer le mot de passe généré à tout moment depuis votre profil (**Profil › Paramètres › Changer le mot de passe**). Voir [Profil et préférences](https://www.openaleph.io/fr/docs/getting-started/profile-and-preferences).

Si l'email n'arrive pas au bout de quelques minutes, vérifiez vos spams ou courriers indésirables, puis cliquez sur **Send it again**.

## Se connecter avec email et mot de passe

1. Sur l'écran **Log in**, saisissez votre email et cliquez sur **Continue with email**.
2. L'écran **Welcome back** s'affiche (« Enter your password to continue »).
3. Saisissez votre mot de passe dans **Password**. Cliquez sur l'icône en forme d'œil pour l'afficher ou le masquer.
4. Cliquez sur **Log in** (ou appuyez sur Entrée).

Si l'email ou le mot de passe est incorrect, OpenAleph affiche « Email or password incorrect. Please try again. » et met les deux champs en erreur.

Pour utiliser une autre adresse, cliquez sur **Use a different email** sous « Not your account? ».

## Se connecter avec Google ou Microsoft

Si votre email professionnel est un compte Google Workspace ou Microsoft (Entra ID / Office 365), vous pouvez vous passer de mot de passe.

1. Sur l'écran **Log in**, cliquez sur **Continue with Google** ou **Continue with Microsoft**.
2. Choisissez votre compte Google ou Microsoft (ou connectez-vous) dans la fenêtre qui s'ouvre.
3. Vous revenez sur OpenAleph, déjà connecté.

> **Remarque :** le compte Google ou Microsoft doit utiliser **la même adresse email** que votre compte OpenAleph. Si aucun compte OpenAleph actif ne correspond, vous revenez à l'écran de connexion avec « Email introuvable. Veuillez vérifier et réessayer. ». Si le compte existe mais est désactivé, vous voyez « Votre compte n'est pas actif ou n'est pas associé à une entreprise. »

> **Astuce :** si vous avez ouvert un lien vers une page précise (par exemple depuis un email) avant de vous connecter, OpenAleph vous amène sur cette page une fois connecté, y compris après une connexion Google ou Microsoft.

## Mot de passe oublié

1. Sur l'écran **Log in**, saisissez votre email et cliquez sur **Continue with email**.
2. Sur l'écran **Welcome back**, cliquez sur **Forgot?** à côté de **Password**.
3. L'écran **Check your mail 📩** confirme qu'un email de réinitialisation vient d'être envoyé à votre adresse.
4. Ouvrez l'email intitulé **« Réinitialisez votre mot de passe »** et cliquez sur **Réinitialiser le mot de passe**.
5. Sur l'écran **Create password** (« Créer un mot de passe » si l'interface est en français), saisissez votre nouveau mot de passe dans **Password** puis dans **Confirm password**. Il doit contenir au moins 8 caractères : un mot de passe plus court affiche « Password must contain at least 8 characters », et deux saisies différentes affichent « Password fields aren't the same ».
6. Cliquez sur **Reset password**. Vous revenez à l'écran de connexion avec le message « Your password has been reset » (« Votre mot de passe a été modifié »). Connectez-vous avec votre nouveau mot de passe.

Si vous n'avez pas reçu l'email, vérifiez vos spams ou cliquez sur **Send it again**. Utilisez uniquement le lien du dernier email reçu.

## « Oops, it seems this email is not registered 🧐 »

Cet écran (« Oups, il semble que cet email ne soit pas enregistré » en français) apparaît quand OpenAleph ne trouve aucun compte **actif** avec l'email saisi. Il vous invite à vérifier l'orthographe de votre email et affiche l'email saisi.

1. Vérifiez l'orthographe de votre email (faute de frappe, ancienne adresse, email personnel au lieu de l'email professionnel).
2. Cliquez sur **Try again** (**Réessayer**). Vous revenez à l'écran **Log in**, avec votre email déjà rempli : corrigez-le et cliquez sur **Continue with email**.

Si l'adresse est correcte, votre compte n'existe peut-être pas encore ou a été désactivé. Contactez l'admin OpenAleph de votre entreprise. Les admins peuvent vérifier le statut du membre dans **Utilisateurs › Membres** (voir [Annuaire des membres](https://www.openaleph.io/fr/docs/people/directory)).

## Choisir un espace de travail

La plupart des personnes appartiennent à une seule entreprise et arrivent directement sur la page d'accueil après connexion. Si vous avez accès à plusieurs espaces, l'écran **Where would you like to go?** s'affiche : plusieurs espaces de travail sont liés à votre compte, choisissez-en un pour continuer. Une pastille en haut indique avec quel compte vous êtes connecté (« Signed in as »). Si ce n'est pas vous, cliquez sur **Sign out** à côté de « Not you? » en bas de l'écran.

Les espaces sont regroupés en deux listes :

| Groupe | Contenu | Ce qui se passe au clic |
|---|---|---|
| **Internal access** | Votre propre entreprise (badge **Interne**, « Suite OpenAleph complète »). | Ouvre l'application OpenAleph complète sur la page d'accueil. |
| **Accès externe** | Les espaces Academy d'autres organisations qui vous ont invité à suivre leurs formations. Le badge indique votre périmètre (par exemple Apprenant). | Ouvre l'[Academy](https://www.openaleph.io/fr/docs/academy) de cette organisation. |

Pour changer d'espace plus tard, cliquez sur votre avatar en haut à droite et choisissez **Switch workspace**. Cette option n'apparaît que si vous avez plus d'un espace.

> **Remarque :** une personne qui n'a qu'un accès externe (sans compte entreprise) passe toujours par cet écran et ne peut entrer que dans des espaces Academy.

## Se déconnecter

1. Cliquez sur votre avatar en haut à droite de l'écran.
2. Cliquez sur **Se déconnecter**.

Sur un ordinateur partagé, déconnectez-vous toujours à la fin.

## Questions fréquentes

### Je n'ai pas reçu mon mot de passe ou l'email de réinitialisation. Que faire ?

Vérifiez vos spams, vos courriers indésirables et vos règles de filtrage. Patientez une minute puis cliquez sur **Send it again**. Si rien n'arrive, demandez à votre admin de vérifier l'orthographe de votre email sur votre profil OpenAleph. Certains filtres de messagerie d'entreprise bloquent les emails automatiques : votre service informatique peut autoriser les emails d'OpenAleph.

### Le mot de passe reçu par email ne fonctionne pas.

Si vous l'avez demandé plusieurs fois, utilisez uniquement le dernier email reçu et copiez le mot de passe soigneusement (sans espace en trop).

### Puis-je me connecter avec Google si mon entreprise utilise Microsoft (ou l'inverse) ?

Utilisez le fournisseur qui gère votre email professionnel. Le compte Google ou Microsoft doit avoir exactement le même email que votre compte OpenAleph.

### « Continue with Microsoft » doit-il être activé par mon entreprise ?

Le bouton est proposé à tous sur l'écran de connexion. Son fonctionnement avec votre compte Microsoft dépend des réglages Microsoft de votre organisation. Si votre service informatique bloque les connexions à des applications tierces, utilisez votre email et votre mot de passe.

### Je vois « Votre compte n'est pas actif ou n'est pas associé à une entreprise. »

Votre compte existe mais a été désactivé (par exemple après un départ), ou il n'est rattaché à aucune entreprise. Contactez votre admin.

### Je suis admin. Où se gèrent les options de connexion et les invitations ?

Voir [Connexion et sécurité](https://www.openaleph.io/fr/docs/administration/sign-in-and-security) et [Ajouter et inviter des membres](https://www.openaleph.io/fr/docs/people/add-and-invite-users).

### Mon fuseau horaire semble faux.

OpenAleph enregistre le fuseau horaire de votre navigateur à chaque connexion par email et mot de passe. Vérifiez le fuseau horaire de votre ordinateur, puis déconnectez-vous et reconnectez-vous.

---

# Rôles et niveaux d'accès

Source: https://www.openaleph.io/fr/docs/getting-started/roles-and-access
Roles: Employé, Manager, Responsable créateur, Admin à accès limité, Admin, Super admin

> Les six niveaux d'accès OpenAleph (Employé, Manager, Responsable créateur, Admin à accès limité, Admin, Super admin) et ce que chacun voit dans chaque module.

Ce que vous voyez dans OpenAleph dépend de deux choses : les **modules utilisés par votre entreprise** et votre **niveau d'accès**. Cette page présente chaque niveau d'accès et liste, module par module, les entrées de menu de chaque niveau. Les règles détaillées de chaque action se trouvent dans la documentation de chaque module, et la matrice complète des droits pour les admins dans [Niveaux d'accès](https://www.openaleph.io/fr/docs/administration/access-levels).

## Les niveaux d'accès

Chaque utilisateur a un seul niveau d'accès. Il est affiché sur le profil (champ **Niveau d'accès**) et défini par un admin (voir [Modifier le niveau d'accès](https://www.openaleph.io/fr/docs/people/edit-and-deactivate-users#changer-le-niveau-dacces)).

| Niveau d'accès | Pour qui | En bref |
|---|---|---|
| **Employé** | Tout le monde | Voit et réalise ce qui lui est assigné : ses entretiens, feedbacks, sondages, formations, objectifs, absences. Peut consulter l'organigramme et les profils de ses collègues. |
| **Manager** | Les personnes qui encadrent une équipe | Tout ce que peut faire un Employé, plus les vues d'équipe : interviews d'équipe, objectifs de l'équipe, onglet **Pour mon équipe** de l'accueil, **Utilisateurs › Mon équipe**, demandes d'absence à valider, matrice des compétences. |
| **Responsable créateur** | Managers ou RH qui créent du contenu | Tout ce que peut faire un Manager, plus la création de contenus : **campagnes** et **modèles** d'entretien, de feedback et de sondage d'équipe, modèles d'objectifs et de compétences, contenus Learn (**Mon contenu**), gestion des utilisateurs externes. |
| **Admin à accès limité** | RH locaux, administrateurs d'un site ou d'un département | Des droits d'admin limités à une **population** (par exemple « tout le site de Lyon » ou « l'équipe d'un manager donné »). Voit la liste des **Membres** et les **Paramètres**, mais n'agit que sur les personnes de son périmètre. |
| **Admin** | Administrateurs RH | Administration complète de l'entreprise : membres, niveaux d'accès, champs de profil, paramètres de l'entreprise, toutes les campagnes et tous les contenus, plans de formation, clés API. |
| **Super admin** | Un tout petit nombre de personnes | Tout ce que peut faire un Admin. Ce niveau est mis en place par OpenAleph : il ne peut pas être attribué depuis l'application, pas même par un autre Super admin. |

> **Remarque :** une personne qui a des collaborateurs rattachés doit être au moins **Manager**. OpenAleph n'autorise pas un **Employé** à être le manager de quelqu'un.

> **Remarque :** dans la liste **Niveau d'accès**, le Responsable créateur apparaît sous le libellé **Manager creator** (**Manager - Creator** dans la liste des membres).

### À propos des Admins à accès limité

Un **Admin à accès limité** est un admin dont les actions sont limitées à une population définie par un Admin. Cette population est construite à partir de règles sur des champs de profil (par exemple département, site, type de contrat) ou sur l'équipe d'un manager, avec des exclusions possibles. Un Admin à accès limité :

- ne voit et ne modifie que les membres de sa population dans **Utilisateurs › Membres**,
- lance et suit des campagnes pour sa population,
- ne peut pas modifier le niveau d'accès d'une personne, ni créer ou importer des membres, ni désactiver ou restaurer des membres (cela reste aux Admins),
- n'a pas accès aux pages **Plans de formation** de Learn, réservées aux Admins et Super admins.

Un Admin à accès limité peut consulter son propre périmètre : sur son profil, le champ **Niveau d'accès** affiche un lien du type « (12 membres administrés) ». Seuls les Admins peuvent le modifier. Voir [Admins à accès limité et périmètres](https://www.openaleph.io/fr/docs/administration/scoped-admins).

## Ce que chaque niveau voit dans le menu

Le menu de gauche n'affiche que les modules utilisés par votre entreprise et, dans chaque module, uniquement les pages autorisées par votre niveau d'accès. Le tableau ci-dessous liste les entrées de menu par niveau. « ✓ » signifie que l'entrée est visible à partir de ce niveau.

| Module › entrée de menu | Employé | Manager | Responsable créateur | Admin à accès limité | Admin / Super admin |
|---|---|---|---|---|---|
| **Accueil** | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| **Interview › Mes Interviews** | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| **Interview › Interviews d’Équipe** | | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| **Interview › Campagnes**, **Modèles** | | | ✓ | ✓ | ✓ |
| **Learn › Mon apprentissage**, **Catalogue**, **Formations** | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| **Learn › Mon contenu** | | | ✓ | ✓ | ✓ |
| **Learn › Plans de formation** | | | | | ✓ |
| **Objectifs › Mes objectifs** | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| **Objectifs › Objectifs de l'équipe** | | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| **Objectifs › Modèles** | | | ✓ | ✓ | ✓ |
| **Objectifs › Tableau de bord**, **Statuts** | | | | ✓ | ✓ |
| **OKRs › Objectives and KRs**, **OKR Plans** | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| **Feedback › Tableau de bord** | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| **Feedback › Campagnes**, **Modèles** | | | ✓ | ✓ | ✓ |
| **Compétences › Évaluation**, **Grille de compétences** | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| **Compétences › Matrice des compétences** | | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| **Compétences › Modèles** | | | ✓ | ✓ | ✓ |
| **Work Time › Mon calendrier**, **Planning** | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| **Work Time › Demandes** | | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| **Work Time › Configuration** | | | | ✓ | ✓ |
| **Sondage d’équipe › Mes sondages** | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| **Sondage d’équipe › Campagnes**, **Modèles** | | | ✓ | ✓ | ✓ |
| **Sondage client › Tableau de bord**, **Clients**, **Modèles** | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| **SWP** (planification des effectifs, Bêta) | | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| **Utilisateurs › Organization Chart** | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| **Utilisateurs › Mon équipe** | | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| **Utilisateurs › Utilisateurs externes** | | | ✓ | ✓ | ✓ |
| **Utilisateurs › Membres** | | | | ✓ | ✓ |
| **Paramètres** | | | | ✓ | ✓ |
| **API keys** (icône en bas du menu) | | | | | ✓ |

> **Remarque :** voir une entrée de menu ne signifie pas toujours que vous pouvez tout faire sur cette page. Par exemple, un Responsable créateur voit **Interview › Campagnes** mais ne gère que les campagnes qu'il a créées ou dont il est co-pilote. La documentation de chaque module précise les règles exactes.

## L'accès dépend aussi de votre implication

En plus de votre niveau d'accès, OpenAleph vérifie votre **lien** avec chaque élément :

- **Entretiens** : vous voyez les entretiens dont vous êtes l'interviewé, l'interviewer ou un cross-reviewer. Un manager voit les entretiens des membres de son équipe.
- **Feedback 360** : les évaluateurs voient les feedbacks qu'ils doivent rédiger ; l'évalué et le responsable voient les résultats selon les réglages de la campagne.
- **Campagnes et modèles** : un Responsable créateur gère ses propres campagnes et celles dont il est co-pilote. Les Admins les voient toutes.
- **Profils** : chacun peut ouvrir le profil d'un collègue depuis l'organigramme. Seule la personne elle-même et les admins (dans leur périmètre pour les Admins à accès limité) peuvent le modifier.
- **Statut du contenu** : une campagne encore en brouillon, un élément supprimé ou un entretien clôturé peut être inaccessible même avec le bon niveau. Vous voyez alors la page **Accès restreint**.

## Les modules dépendent de l'offre de votre entreprise

Les modules sont activés entreprise par entreprise. Si votre entreprise n'utilise pas un module, il n'apparaît pas dans le menu et ses pages affichent **Accès restreint** si vous ouvrez un lien vers elles. Certains modules ont aussi des parties optionnelles : par exemple, les pages **Plans de formation** de Learn dépendent d'une option spécifique du module Learn. Demandez à votre admin si vous attendez un module que vous ne voyez pas.

## Questions fréquentes

### Comment connaître mon niveau d'accès ?

Ouvrez votre profil (avatar en haut à droite › **Profil**). Votre niveau d'accès est affiché dans l'onglet d'informations de votre profil. Pour un Admin à accès limité, un lien à côté indique combien de membres il administre. Sur l'application mobile, allez dans **Profil › Détails du profil** et regardez le champ **Niveau d'accès**.

### Qui peut modifier mon niveau d'accès ?

Uniquement un **Admin** ou un **Super admin**. Un Admin à accès limité ne peut pas modifier les niveaux d'accès. Demandez à votre admin RH si vous avez besoin de droits supplémentaires (par exemple pour créer des campagnes en tant que **Responsable créateur**). La procédure est décrite dans [Modifier, désactiver et restaurer des membres](https://www.openaleph.io/fr/docs/people/edit-and-deactivate-users#changer-le-niveau-dacces).

### Je suis manager mais je ne vois ni « Interviews d’Équipe » ni l'onglet « Pour mon équipe ».

Votre niveau d'accès est peut-être encore **Employé**. Être le manager de quelqu'un sur son profil nécessite le niveau **Manager** ou supérieur. Demandez à votre admin de vérifier votre niveau d'accès.

### Un Employé peut-il créer une campagne ?

Non. Créer des campagnes et des modèles d'entretien, de feedback ou de sondage nécessite le niveau **Responsable créateur** ou supérieur.

### Quelle différence entre Admin et Super admin ?

Les deux peuvent administrer toute l'entreprise. Super admin est géré par OpenAleph et ne peut pas être attribué depuis l'application. Admin est le niveau le plus élevé que vous pouvez donner, et la plupart des entreprises n'ont besoin que d'Admins.

---

# Page d'accueil et navigation

Source: https://www.openaleph.io/fr/docs/getting-started/home-and-navigation
Roles: Employé, Manager, Responsable créateur, Admin à accès limité, Admin, Super admin

> La page d'accueil OpenAleph (Pour moi, Pour mon équipe, Prochaines tâches !, informations partagées), le menu latéral, la barre du haut et le bouton Aide & Support.

Après connexion, vous arrivez sur la page **Accueil**. Elle rassemble ce qui demande votre attention dans tous les modules. Cette page décrit les sections de l'accueil, le menu de gauche et la barre du haut, visibles sur toutes les pages.

## Organisation de l'écran

| Zone | Ce que vous y trouvez |
|---|---|
| **Menu de gauche** | **Accueil**, puis la rubrique **Apps** (les modules de votre entreprise) et la rubrique **Entreprise** (**Utilisateurs**, **Paramètres**). En bas : l'icône **Aide & Support** et, pour les Admins, l'icône **API keys**. |
| **Barre du haut** | Le bouton d'ouverture du menu, le logo OpenAleph, le logo de votre entreprise (sur grand écran), le bouton **Demander à AlephAI** et votre avatar. |
| **Zone principale** | La page sur laquelle vous êtes. |

## La page d'accueil

La page s'ouvre sur **Bonjour, [votre prénom]** et, si votre admin en a défini une, sur la bannière de votre entreprise. En dessous se trouvent un ou deux onglets :

| Onglet | Qui le voit | Contenu |
|---|---|---|
| **Pour moi** | Tout le monde | Vos propres tâches et informations. |
| **Pour mon équipe** | Manager et au-dessus | L'activité de votre équipe. |

### Pour moi

| Section | Affichée si | Contenu |
|---|---|---|
| **Prochaines tâches !** | Votre entreprise utilise Interview ou Learn | Vos tâches en cours avec leur échéance : entretiens à remplir (individuels, cross review), feedbacks à donner, sondages, évaluations de compétences et formations. Chaque carte a un bouton comme **Commencer l’évaluation**, **Continuer l’évaluation**, **Commencer le feedback**, **Continuer le feedback**, **Commencer le sondage**, **Continuer l’enquête**, **Start training** ou **Voir mes réponses**. Si rien n'est en attente : « Pas de tâches en cours pour le moment. » |
| **Objectifs**, **Key Results** ou **Key Results & autres objectifs** | Votre entreprise utilise Objectifs et/ou OKRs | Les objectifs et résultats clés qui vous sont assignés. Le titre dépend du ou des modules utilisés par votre entreprise. |
| **Informations partagées** | Toujours | Des liens épinglés par votre entreprise pour tous les membres (par exemple le portail RH ou une politique interne). Cliquez sur un lien pour l'ouvrir dans un nouvel onglet. Les admins les gèrent dans les [paramètres de l'entreprise](https://www.openaleph.io/fr/docs/administration/company-settings#informations-partagees). Si vide : « Votre entreprise n’a pas encore de contenu épinglé pour le moment. » |
| **Favoris** | Votre entreprise utilise Learn | Les modules et playlists Learn que vous avez mis en favoris, avec un lien **Voir le catalogue**. |

### Pour mon équipe

| Section | Affichée si | Contenu |
|---|---|---|
| **Mon équipe** | Toujours | Les personnes qui vous sont rattachées, avec un lien **Voir tout** vers **Utilisateurs › Mon équipe** (voir [Mon équipe](https://www.openaleph.io/fr/docs/people/teams)). Si vide : « Personne n’a encore été affecté à votre équipe. », avec un bouton **Voir les membres**. |
| **Actions en cours** | Votre entreprise utilise Interview | Les entretiens et formations en cours de votre équipe (quatre au maximum, **Voir tout** pour le reste), avec le nombre de participants et les échéances. Si vide, un bouton **Voir les interviews d’équipe**. |
| **Objectifs d’équipe** | Votre entreprise utilise Objectifs | Les objectifs de votre équipe. Si vide, un bouton **Voir les objectifs d’équipe**. |

### Afficher ou masquer des sections

Vous pouvez choisir les sections affichées dans chaque onglet. Votre choix est enregistré sur votre compte et conservé à votre prochaine connexion.

1. Sur la page d'accueil, ouvrez l'onglet à personnaliser (**Pour moi** ou **Pour mon équipe**).
2. Cliquez sur l'icône en forme de grille à droite, sous les onglets (info-bulle **Voir/cacher des sections**).
3. Cliquez sur le nom d'une section pour la masquer (icône œil barré) ou l'afficher de nouveau (icône œil ouvert).

Vous pouvez aussi masquer une section depuis son propre menu avec **Masquer la section**. Les sections dotées d'un lien **Voir tout** ouvrent la liste complète dans le module concerné.

## Le menu de gauche

Le menu contient :

1. **Accueil**.
2. **Apps** : une entrée par module utilisé par votre entreprise, par exemple **Interview**, **Learn**, **Objectifs**, **OKRs**, **Feedback**, **Compétences**, **Work Time**, **Sondage client**, **Sondage d’équipe** et **SWP** (planification des effectifs, avec l'étiquette **Bêta**).
3. **Entreprise** : **Utilisateurs** et, pour les Admins à accès limité et au-dessus, **Paramètres**.

Cliquez sur le nom d'un module pour le déplier et ouvrir sa première page. Les sous-entrées dépendent de votre niveau d'accès (voir [Rôles et niveaux d'accès](https://www.openaleph.io/fr/docs/getting-started/roles-and-access)). La page sur laquelle vous êtes est mise en évidence.

Pour replier ou déplier le menu, cliquez sur l'icône de panneau à côté du logo OpenAleph dans la barre du haut. Sur grand écran, survoler cette icône affiche temporairement le menu. Sur petit écran et tablette, le menu s'ouvre par-dessus la page et se referme quand vous choisissez une entrée.

En bas du menu :

- **Aide & Support** (icône point d'interrogation) : ouvre un formulaire pour contacter l'équipe OpenAleph. Voir [Dépannage et aide](https://www.openaleph.io/fr/docs/getting-started/troubleshooting#contacter-le-support).
- **API keys** (icône de code, Admins et Super admins uniquement) : ouvre la page **Company developer** pour gérer les API keys et les rapports de synchronisation SIRH. Voir [API keys et API publique](https://www.openaleph.io/fr/docs/administration/api-keys-and-api).

## La barre du haut

- **Demander à AlephAI** : ouvre le panneau Aleph AI sur les pages qui le proposent. Sur les autres pages, le bouton est grisé avec l'info-bulle « Cette page ne prend pas encore en charge l’IA. ». Voir [Assistant Aleph AI](https://www.openaleph.io/fr/docs/getting-started/ai-assistant).
- **Votre avatar** : ouvre un menu avec votre nom et votre email, et :
  - **Profil** : ouvre votre page de profil dans un nouvel onglet du navigateur.
  - **Switch workspace** : affiché uniquement si vous avez accès à plusieurs espaces (votre entreprise et un ou plusieurs espaces Academy). Voir [Choisir un espace de travail](https://www.openaleph.io/fr/docs/getting-started/logging-in#choisir-un-espace-de-travail).
  - **Se déconnecter** : vous déconnecte.

## Visites guidées

La première fois que vous ouvrez certaines pages, une courte visite guidée peut mettre en avant les éléments principaux avec des info-bulles. Suivez les étapes ou fermez la visite. Aucune visite n'est affichée sur les écrans de connexion et de choix de l'espace de travail.

## Messages et confirmations

Après une action, un court message apparaît en bas de l'écran (par exemple « Mot de passe mis à jour. »). Certaines tâches en arrière-plan, comme un export, affichent une notification dans un coin de l'écran lorsqu'elles sont terminées. Quand vous obtenez un badge Learn, une notification apparaît avec un lien **Voir mes badges**.

## Questions fréquentes

### Un module que j'utilise n'apparaît pas dans le menu.

Soit votre entreprise n'utilise pas ce module, soit votre niveau d'accès ne vous donne accès à aucune page de ce module. Par exemple, **SWP** n'apparaît qu'à partir du niveau Manager. Voir [Rôles et niveaux d'accès](https://www.openaleph.io/fr/docs/getting-started/roles-and-access).

### Pourquoi je ne vois pas l'onglet « Pour mon équipe » ?

Il est affiché aux Managers et au-dessus. Si vous encadrez des personnes mais ne voyez que **Pour moi**, votre niveau d'accès est probablement Employé : parlez-en à votre admin.

### J'ai masqué une section par erreur. Comment la retrouver ?

Cliquez sur l'icône en forme de grille (**Voir/cacher des sections**) sous les onglets et cliquez de nouveau sur le nom de la section.

### Pourquoi ma page d'accueil est-elle vide ?

Soit vous avez masqué toutes les sections (utilisez **Voir/cacher des sections** pour les réafficher), soit rien ne vous est assigné en ce moment.

### Où modifier la bannière ou les informations partagées ?

Ce sont des paramètres de l'entreprise, gérés par les admins dans **Paramètres › Général**. Voir [Paramètres de l'entreprise](https://www.openaleph.io/fr/docs/administration/company-settings).

---

# Profil et préférences

Source: https://www.openaleph.io/fr/docs/getting-started/profile-and-preferences
Roles: Employé, Manager, Responsable créateur, Admin à accès limité, Admin, Super admin

> Ouvrir votre profil OpenAleph, changer votre photo, passer l'interface en anglais ou en français et changer votre mot de passe.

Votre profil est votre page personnelle dans OpenAleph. Il affiche vos informations et votre historique dans les modules (entretiens, évaluations de compétences, formations, objectifs). C'est là que vous gérez vos préférences personnelles : photo, langue et mot de passe. Le contenu du profil lui-même (champs d'information, onglets, qui peut modifier quoi) est décrit dans [Votre profil et les profils des membres](https://www.openaleph.io/fr/docs/people/employee-profile).

## Ouvrir votre profil

1. Cliquez sur votre avatar en haut à droite de l'écran.
2. Cliquez sur **Profil**.

Votre profil s'ouvre dans un **nouvel onglet du navigateur**. Il affiche votre photo, votre nom, votre email et, en dessous, un **Tableau de bord** avec des onglets : informations, **Interviews**, évaluations de compétences, **Formations** et **Objectifs** (selon les modules utilisés par votre entreprise). Si votre entreprise utilise Learn, vos badges Learn apparaissent sous votre nom.

## Changer votre photo de profil

1. Sur votre profil, cliquez sur **Modifier photo** (sur votre avatar).
2. Dans la fenêtre **Modifier photo**, glissez-déposez une image, ou cliquez sur **Télécharger un fichier** et choisissez-en une. Formats acceptés : .jpg, .jpeg et .png, 10 Mo maximum.
3. La nouvelle photo est enregistrée immédiatement et apparaît dans la barre du haut.

Pour supprimer votre photo, ouvrez **Modifier photo** et cliquez sur **Retirer la photo actuelle**. Vos initiales s'affichent à la place.

## Changer la langue de l'interface

OpenAleph est disponible en **English** et en **Français**. La langue s'applique à l'application web, à l'application mobile et aux emails qu'OpenAleph vous envoie.

1. Sur votre profil, cliquez sur **Paramètres** (en haut à droite de l'en-tête du profil).
2. Sous **Langue OpenAleph**, ouvrez la liste **Langue** et choisissez **English** ou **Français**.
3. La page se recharge dans la nouvelle langue et le message « Langue mise à jour. » s'affiche.

> **Remarque :** la langue de l'interface n'est pas celle des contenus. Les modèles d'entretien, formations ou sondages s'affichent dans la ou les langues dans lesquelles leur créateur les a rédigés. Lorsqu'un contenu existe en plusieurs langues, vous pouvez généralement choisir la langue sur le contenu lui-même.

## Changer votre mot de passe

1. Sur votre profil, cliquez sur **Paramètres**.
2. Sous **Mot de passe**, cliquez sur **Changer le mot de passe**.
3. Saisissez votre nouveau mot de passe dans **Nouveau mot de passe** puis dans **Confirmer le nouveau mot de passe**. Il doit contenir au moins 8 caractères.
4. Cliquez sur **Enregistrer**. Le message « Mot de passe mis à jour. » s'affiche.

Si vous avez oublié votre mot de passe actuel, vous n'en avez pas besoin : utilisez **Forgot?** sur l'écran de connexion. Voir [Se connecter à OpenAleph](https://www.openaleph.io/fr/docs/getting-started/logging-in#mot-de-passe-oublie).

> **Astuce :** si vous vous connectez toujours avec **Continue with Google** ou **Continue with Microsoft**, vous n'avez pas besoin de mot de passe OpenAleph.

## Consulter l'historique de votre profil

Sur votre propre profil, l'icône d'horloge à côté de **Paramètres** (**Historique**) liste les modifications apportées à vos informations de profil : quel champ a changé, quand et par qui. Voir [Historique du profil](https://www.openaleph.io/fr/docs/people/profile-history).

## Modifier vos informations de profil

Dans l'onglet **Information**, sélectionnez une section et cliquez sur **Modifier**. Vous pouvez changer la plupart de vos informations, mais pas votre niveau d'accès ni votre manager. Si votre entreprise synchronise ses données depuis un SIRH, le bouton **Modifier** est masqué. Voir [Modifier les informations du profil](https://www.openaleph.io/fr/docs/people/employee-profile#modifier-les-informations-du-profil).

## Préférences sur l'application mobile

L'application mobile a son propre onglet **Profil** avec la langue, l'apparence (thème clair, sombre ou système), le changement de mot de passe, le déverrouillage biométrique (Face ID, Touch ID ou empreinte digitale) et la photo. Voir [Application mobile](https://www.openaleph.io/fr/docs/getting-started/mobile-app#profil-et-reglages).

## Ce que peuvent faire les admins

Les admins (et les Admins à accès limité, pour les membres de leur population) peuvent ouvrir le profil de n'importe quel membre et y utiliser **Modifier photo** et **Paramètres**, par exemple pour corriger une photo ou définir la langue d'un membre. Seul le membre peut changer son propre mot de passe (avec **Changer le mot de passe** ou **Forgot?** sur l'écran de connexion). Voir [Modifier, désactiver et restaurer des membres](https://www.openaleph.io/fr/docs/people/edit-and-deactivate-users).

## Questions fréquentes

### Je ne vois pas le bouton Paramètres sur le profil d'un collègue.

C'est normal. **Paramètres** (langue et mot de passe) n'apparaît que sur votre propre profil, et pour les admins et Admins à accès limité sur les profils qu'ils gèrent.

### J'ai changé de langue, mais certains textes restent dans l'autre langue.

Les contenus rédigés par votre entreprise (modèles, formations, questions de sondage, titres d'objectifs) restent dans leur langue d'origine. Seuls les libellés de l'interface changent.

### Ma photo ne se télécharge pas.

Vérifiez le format (.jpg, .jpeg ou .png) et la taille (10 Mo maximum). Essayez une image plus légère.

### Mon nouveau mot de passe fonctionnera-t-il sur l'application mobile ?

Oui. Il n'y a qu'un mot de passe par compte, utilisé sur le web et sur l'application mobile.

### Puis-je recevoir les emails en français et utiliser l'application en anglais ?

Non. Les emails utilisent la même langue que votre interface. Changer de langue change les deux.

---

# Notifications et emails

Source: https://www.openaleph.io/fr/docs/getting-started/notifications
Roles: Employé, Manager, Responsable créateur, Admin à accès limité, Admin, Super admin

> Les emails et notifications envoyés par OpenAleph (compte, campagnes, relances, formations, objectifs, absences), leur langue et le fonctionnement des liens.

OpenAleph vous informe principalement par **email** et, sur votre téléphone, par des **notifications push** de l'application mobile. Dans l'application web, de courts messages à l'écran confirment vos actions et signalent la fin des tâches en arrière-plan. Cette page donne une vue d'ensemble. La documentation de chaque module détaille ses propres emails.

## Comment vous êtes notifié

| Canal | Où | Pour quoi |
|---|---|---|
| **Email** | Votre messagerie professionnelle | Emails de compte (invitation, mot de passe), invitations aux campagnes, relances avant échéance, résultats, demandes à valider, commentaires. |
| **Notification push** | Votre téléphone, si vous avez installé l'application mobile et autorisé les notifications | Les mêmes événements clés (par exemple un nouvel entretien à remplir, une relance, une mise à jour de demande d'absence). Toucher une notification ouvre l'écran concerné dans l'application. Voir [Application mobile](https://www.openaleph.io/fr/docs/getting-started/mobile-app#notifications-push). |
| **Messages à l'écran** | L'application web, pendant que vous l'utilisez | Messages de confirmation après une action, notifications quand un export ou la génération d'un document est prêt, notifications de badges Learn. |

> **Remarque :** l'application web n'a pas de boîte de notifications. Pour voir ce que vous avez à faire, consultez **Prochaines tâches !** sur la [page d'accueil](https://www.openaleph.io/fr/docs/getting-started/home-and-navigation) et les pages « Mes... » de chaque module.

## Les emails que vous pouvez recevoir

### Votre compte

| Email | Quand | Que faire |
|---|---|---|
| **👋 Invitation à rejoindre [entreprise] sur OpenAleph** | Un admin vous invite | Cliquez sur le lien de connexion et connectez-vous avec l'adresse email indiquée dans le message. |
| **Votre mot de passe OpenAleph** | Vous vous connectez pour la première fois (ou cliquez sur **Send it again**) | Utilisez le mot de passe de l'email pour vous connecter. Vous pourrez le changer depuis votre profil. |
| **Réinitialisez votre mot de passe** | Vous avez cliqué sur **Forgot?** sur l'écran de connexion | Cliquez sur **Réinitialiser le mot de passe** et choisissez un nouveau mot de passe. Si vous n'êtes pas à l'origine de la demande, ignorez l'email. |
| Invitation à un espace Academy | Une organisation vous invite comme apprenant externe | Suivez le lien pour activer votre accès. Voir [Academy](https://www.openaleph.io/fr/docs/academy). |
| **Nouveau membre assigné à votre équipe : [nom]** | Vous (manager) avez été défini comme manager de quelqu'un, par un admin, un import ou une synchronisation SIRH | Rien : la personne apparaît désormais dans **Utilisateurs › Mon équipe**. Voir [Mon équipe](https://www.openaleph.io/fr/docs/people/teams). |
| Confirmation de votre demande de support | Vous avez envoyé un message via **Aide & Support** | Rien : l'équipe OpenAleph vous répondra par email. |

### Les modules

Selon les modules utilisés par votre entreprise et votre rôle dans chaque élément, vous pouvez recevoir :

| Module | Emails types |
|---|---|
| [Entretiens](https://www.openaleph.io/fr/docs/interviews) | Invitation à remplir un entretien (en tant qu'interviewé ou interviewer), relances, invitation à une cross review, avis indiquant que l'autre partie a soumis, entretien terminé, ajout comme co-pilote d'une campagne. |
| [Feedback](https://www.openaleph.io/fr/docs/feedback) | Lancement de campagne, invitation à choisir vos évaluateurs, demande de feedback, relances, avis quand un évaluateur a soumis (pour l'évalué et le responsable). |
| [Sondages](https://www.openaleph.io/fr/docs/surveys) | Invitation à répondre à un sondage d'équipe, relances, nouveaux commentaires. |
| [Compétences](https://www.openaleph.io/fr/docs/skills) | Invitation à évaluer, relances et rappels d'échéance, invitation comme co-pilote, avis au responsable quand une évaluation est soumise. |
| [Objectifs](https://www.openaleph.io/fr/docs/goals) | Nouvel objectif assigné, objectif atteint, objectif supprimé. |
| [OKR](https://www.openaleph.io/fr/docs/okr) | Un objectif ou un résultat clé vous a été assigné, avancement, objectif ou plan terminé, archivé ou supprimé. |
| [Learn](https://www.openaleph.io/fr/docs/learn) | Invitation à une formation, relances, formation mise à jour, nouveau commentaire ou réponse sur un module, résultats d'une évaluation en face-à-face, certificat délivré, ajout comme co-auteur ou co-pilote. |
| [Work Time](https://www.openaleph.io/fr/docs/work-time) | Nouvelle demande d'absence (pour le valideur), demande acceptée ou refusée, absence imposée par un manager ou un admin, demande annulée, solde de congés ajusté. |

Les emails OpenAleph portent la mention « Ne pas répondre à cet email ». Une réponse n'arrive à personne : utilisez le lien de l'email ou contactez votre admin.

## Langue des emails

Les emails sont envoyés dans **votre** langue OpenAleph (anglais ou français), pas dans celle de l'expéditeur. Pour la changer, changez la langue de votre interface depuis votre profil. Voir [Profil et préférences](https://www.openaleph.io/fr/docs/getting-started/profile-and-preferences#changer-la-langue-de-linterface).

## Les liens dans les emails

Les boutons des emails OpenAleph vous mènent directement à la bonne page (par exemple l'entretien à remplir) :

- **Sur un ordinateur**, le lien ouvre la page dans l'application web. Si vous n'êtes pas connecté, vous vous connectez d'abord puis arrivez sur la page.
- **Sur un téléphone**, une page intitulée « OpenAleph » propose d'ouvrir l'application mobile (**Ouvrir l’application**), de la télécharger sur l'App Store ou Google Play, ou de continuer dans le navigateur (**Continuer dans le navigateur**). Si l'application est installée, elle s'ouvre sur l'écran correspondant.

## Puis-je désactiver les emails ?

Il n'existe pas de réglage personnel pour se désabonner des emails OpenAleph. Ils sont liés aux tâches qui vous concernent (par exemple un entretien que vous devez remplir). Si vous recevez des emails qui ne devraient pas vous concerner, contactez le créateur de la campagne ou votre admin. Sur votre téléphone, vous pouvez désactiver les notifications push d'OpenAleph dans les réglages du téléphone.

## Questions fréquentes

### Je n'ai pas reçu l'invitation à une campagne.

Vérifiez vos spams. Consultez ensuite la page d'accueil (**Prochaines tâches !**) ou la page « Mes... » du module : la tâche y figure même si l'email a été manqué. Les emails ne partent qu'au lancement de la campagne : une campagne programmée ne vous notifie pas avant sa date de démarrage.

### Pourquoi ai-je reçu un email concernant l'entretien de quelqu'un d'autre ?

Vous y êtes impliqué : par exemple en tant qu'interviewer, cross-reviewer, manager, responsable ou co-pilote de la campagne.

### Le lien de l'email ouvre une page « Accès restreint ».

L'élément a peut-être été supprimé ou clôturé, ou vous êtes connecté avec un autre compte. Déconnectez-vous, cliquez de nouveau sur le lien et connectez-vous avec l'adresse email à laquelle le message a été envoyé. Voir [Dépannage et aide](https://www.openaleph.io/fr/docs/getting-started/troubleshooting).

### Mes emails arrivent dans la mauvaise langue.

Les emails suivent la langue définie sur votre profil. Changez-la dans **Profil › Paramètres › Langue**.

---

# Assistant Aleph AI

Source: https://www.openaleph.io/fr/docs/getting-started/ai-assistant
Roles: Employé, Manager, Responsable créateur, Admin à accès limité, Admin, Super admin

> Où Aleph AI est disponible dans OpenAleph (bouton Demander à AlephAI, synthèses, chat de campagne, contenus Learn, chat de formation, évaluations de compétences), qui peut l'utiliser et ses limites.

Aleph AI est l'assistant IA intégré à OpenAleph. Ce n'est pas un chatbot généraliste disponible partout : il apparaît sur des pages précises, où il aide à une tâche donnée, comme résumer un entretien, répondre à des questions sur une campagne, rédiger un module Learn ou guider un apprenant dans une formation. Aleph AI est en **Bêta** : relisez toujours ce qu'il produit.

## Le bouton Demander à AlephAI

Le bouton **Demander à AlephAI** se trouve dans la barre du haut, à côté de votre avatar.

- Sur une page compatible, cliquez dessus pour ouvrir le panneau **Aleph AI** à droite de l'écran. Cliquez de nouveau dessus (ou sur l'icône de fermeture du panneau) pour le fermer.
- Sur les autres pages, le bouton est grisé et affiche « Cette page ne prend pas encore en charge l’IA. ».
- Sur certaines pages, le bouton n'est actif que lorsqu'il y a quelque chose à analyser (par exemple une fois l'entretien soumis ou la campagne lancée).

Chaque panneau affiche le rappel « Aleph AI peut faire des erreurs. ».

## Où Aleph AI est disponible

| Où | Ce qu'il fait | Qui peut l'utiliser |
|---|---|---|
| **Réponses d'un entretien** (entretien individuel soumis) | **Synthèse générée par IA** : cliquez sur **Générer la synthèse** pour obtenir un résumé des réponses de l'entretien. Vous pouvez la copier (**Copier**) ou la régénérer (**Régénérer**). | Les Managers et au-dessus impliqués dans l'entretien : l'interviewer, le créateur de la campagne, les co-pilotes et les admins. Uniquement pour des entretiens individuels soumis et comportant des réponses. Un Manager ou Responsable créateur qui est seulement l'interviewé n'y a pas accès. |
| Page d'une **campagne d'entretiens** | Un chat sur la campagne : « Échangez avec Aleph AI à propos de cette campagne ! ». Posez une question sur les réponses collectées dans la campagne (« Posez une question sur cette campagne… »). Les réponses indiquent leurs **Sources** (les entretiens utilisés). **Effacer la conversation** permet de recommencer. | Les Responsables créateurs et au-dessus qui gèrent la campagne. Disponible une fois la campagne lancée. |
| Pages de campagne et de résultats **Feedback 360** | **Synthèse générée par IA** des feedbacks reçus. | Les personnes autorisées à voir les résultats. Voir [Feedback](https://www.openaleph.io/fr/docs/feedback). |
| Page de campagne **Sondage d’équipe** | **Synthèse générée par IA** des résultats du sondage. | Les personnes qui gèrent la campagne. Voir [Sondages](https://www.openaleph.io/fr/docs/surveys). |
| **Éditeur de module Learn** | Aide à la rédaction : demandez un texte (par exemple « Écris l’intro d’un module sur… »), puis copiez-le ou insérez-le (**Insérer**) dans le module, et annulez si besoin. | Les Responsables créateurs et au-dessus qui modifient un module. Voir [Learn](https://www.openaleph.io/fr/docs/learn). |
| Page d'une **formation Learn** | « Laissez l’IA vous guider dans votre formation » : cliquez sur **Démarrer** pour ouvrir un chat où poser vos questions sur la formation (« Posez-moi vos questions sur cette formation... »). | Les apprenants qui suivent la formation. |
| **Évaluation de compétences** | « Évaluez plus vite avec l'Aleph AI » : saisissez ou dictez (**Dicter votre note**) une note sur la personne, puis cliquez sur **Appliquer ma note** pour pré-remplir les réponses de l'évaluation. | Les évaluateurs qui remplissent une évaluation de compétences. Voir [Compétences](https://www.openaleph.io/fr/docs/skills). |

D'autres fonctionnalités d'IA sont intégrées à certains modules, par exemple la traduction de modèles ou de modules, ou la génération de résumés audio des modules Learn. Elles sont décrites dans la documentation des modules.

> **Remarque :** certaines fonctionnalités d'IA ne sont pas encore proposées sur toutes les pages, ou dépendent des modules de votre entreprise. Si vous ne voyez pas une option d'IA décrite ici, la page ou votre rôle ne la propose peut-être pas.

## Bonnes pratiques

- **Vérifiez avant d'utiliser.** Aleph AI résume et suggère : il peut mal interpréter une réponse ou manquer une nuance. Relisez les synthèses avant de les partager et retouchez le contenu généré avant de le publier.
- **Restez dans vos droits.** Aleph AI ne travaille que sur les données que vous êtes déjà autorisé à voir sur la page. Il ne donne pas accès aux entretiens ou résultats d'autres personnes.
- **Soyez précis.** Dans les chats, posez des questions précises (« Quels sont les besoins de formation les plus cités ? ») plutôt que générales.

## En cas de problème

Si Aleph AI échoue, le panneau affiche un message d'erreur vous invitant à réessayer plus tard. Patientez un instant et réessayez (par exemple avec **Régénérer** ou en renvoyant votre question). Si le problème persiste, contactez le support. Voir [Dépannage et aide](https://www.openaleph.io/fr/docs/getting-started/troubleshooting#contacter-le-support).

## Questions fréquentes

### Le bouton Demander à AlephAI est grisé.

La page sur laquelle vous êtes ne prend pas en charge l'IA, ou il n'y a encore rien à analyser (entretien non soumis, campagne non lancée). Survolez le bouton pour voir la raison.

### Pourquoi ne puis-je pas générer la synthèse de mon propre entretien ?

La synthèse d'entretien est destinée à l'interviewer et aux personnes qui gèrent la campagne. Si vous êtes seulement l'interviewé, elle ne vous est pas proposée. Elle nécessite aussi que l'entretien soit soumis.

### Aleph AI est-il disponible sur l'application mobile ?

Les panneaux et chats Aleph AI décrits ici n'existent que dans l'application web. Sur l'application mobile, vous pouvez écouter le résumé audio d'un module Learn lorsqu'il existe.

### Aleph AI modifie-t-il mes données ?

Non, pas de lui-même. Il affiche des suggestions et des synthèses. Un contenu n'est ajouté à un module que lorsque vous cliquez sur **Insérer**, et les réponses d'une évaluation de compétences ne sont pré-remplies que lorsque vous cliquez sur **Appliquer ma note**. Vous pouvez toujours les relire et les modifier avant de soumettre.

---

# Application mobile

Source: https://www.openaleph.io/fr/docs/getting-started/mobile-app
Roles: Employé, Manager, Responsable créateur, Admin à accès limité, Admin, Super admin

> Installer l'application OpenAleph sur iOS ou Android, se connecter, utiliser les onglets Accueil, Applications et Profil, recevoir les notifications push et ouvrir les liens des emails.

L'application mobile OpenAleph vous permet de réaliser vos tâches du quotidien depuis votre téléphone : suivre vos formations, remplir vos entretiens et évaluations, et mettre à jour vos objectifs. L'administration de l'entreprise et la création de contenus (campagnes, modèles, contenus Learn, paramètres) restent sur l'application web.

## Installer l'application

L'application est disponible pour iPhone et iPad sur l'**App Store** et pour Android sur **Google Play**. Recherchez **OpenAleph**, ou touchez un lien d'email OpenAleph sur votre téléphone : la page qui s'ouvre propose les boutons **Télécharger sur l’App Store** et **Télécharger sur Google Play**.

## Se connecter

Vous utilisez le même compte et le même mot de passe que sur le web.

1. Ouvrez l'application. Sur l'écran **Se connecter**, saisissez votre email professionnel et touchez **Continuer**.
2. Saisissez votre mot de passe et touchez **Se connecter**. Pour corriger votre email, touchez **Modifier** à côté.

Vous pouvez aussi toucher **Continuer avec Google** ou **Continuer avec Microsoft** pour vous connecter avec votre compte Google ou Microsoft professionnel (même adresse email que votre compte OpenAleph).

| Situation | Ce qu'affiche l'application |
|---|---|
| Première connexion (pas encore de mot de passe) | **Consultez votre boîte mail** : un email contenant votre mot de passe a été envoyé. Touchez **Renvoyer** si besoin. |
| Email inconnu ou désactivé | **Email introuvable** : « Aucun compte n'a été trouvé pour cette adresse email. » Touchez **Retour à la connexion** et vérifiez l'adresse. |
| Mauvais mot de passe | « Email ou mot de passe incorrect ». |
| Mot de passe oublié | Touchez **Mot de passe oublié ?** (sous « Besoin d'aide ? »), saisissez votre email et touchez **Envoyer le lien**. Ouvrez l'email sur votre téléphone et touchez le bouton : l'application s'ouvre sur **Définir un nouveau mot de passe**. Choisissez un mot de passe (au moins 8 caractères) et touchez **Définir le mot de passe**. |

Voir [Se connecter à OpenAleph](https://www.openaleph.io/fr/docs/getting-started/logging-in) pour le détail de la première connexion et des emails de mot de passe, identiques sur le web et le mobile.

## Les onglets

L'application comporte une barre d'onglets en bas de l'écran.

### Accueil

L'onglet **Accueil** reprend la page d'accueil du web :

- **Assigné à moi** : **À faire !** (entretiens et formations à réaliser), vos **Objectifs** ou **Résultats clés & Objectifs**, et vos **Favoris** (modules et playlists Learn).
- **Dashboard équipe** (managers et au-dessus) : **Mon équipe**, **Actions en cours** et **Objectifs de l'équipe**.

Tirez vers le bas pour actualiser.

### Applications

L'onglet **Applications** liste les modules de votre entreprise disponibles sur mobile. Touchez-en un pour l'ouvrir :

| Application | Ce que vous pouvez faire sur mobile |
|---|---|
| **Entretiens** | Voir **Mes entretiens** et, pour les managers, les entretiens de votre équipe. Commencer, continuer et soumettre vos entretiens et cross reviews, répondre aux sondages (ou les décliner), consulter les réponses et l'historique d'un entretien, et gérer les évaluateurs d'un feedback lorsque cela vous est demandé. |
| **Learn** | Votre apprentissage (à faire et terminé) et le catalogue (modules et playlists) avec recherche, filtres et favoris. Suivre formations et modules, passer les évaluations (quiz, auto-évaluation, face-à-face), lire et publier des commentaires, écouter le résumé audio d'un module, changer la taille du texte ou la langue du contenu. |
| **Objectifs** | Vos objectifs et, pour les managers, ceux de l'équipe. Ouvrir un objectif, mettre à jour sa valeur actuelle, ajouter un commentaire et voir ses derniers événements. |
| **Compétences** | Vos évaluations de compétences : commencer ou continuer une évaluation, voir les réponses et soumettre en une fois plusieurs évaluations prêtes. |

Work Time, OKRs, Sondage client et la planification des effectifs (SWP) ne sont pas disponibles sur mobile : utilisez l'application web. La liste n'affiche que les modules utilisés par votre entreprise.

> **Remarque :** si une action n'est pas proposée sur mobile, réalisez-la depuis l'application web.

### Profil et réglages

L'onglet **Profil** affiche votre photo et votre nom, ainsi que :

| Option | Ce qu'elle fait |
|---|---|
| Votre photo | Touchez-la pour **Changer la photo** (depuis la galerie du téléphone) ou **Supprimer la photo**. |
| **Détails du profil** | Vos informations de profil, en lecture seule (informations générales et autres rubriques de votre entreprise). Pour les modifier, utilisez l'application web ou demandez à votre admin. |
| **Ma bibliothèque** | Les modules et playlists Learn que vous avez mis en favoris. |
| **Langue** | Passer de l'anglais au français et inversement. Le choix est enregistré sur votre compte : il s'applique aussi à l'application web et à vos emails. |
| **Apparence** | Thème **Clair**, **Sombre** ou **Système**. |
| **Changer le mot de passe** | Définir un nouveau mot de passe (au moins 8 caractères, saisi deux fois), puis toucher **Enregistrer**. |
| **Face ID**, **Touch ID**, **Empreinte digitale** ou **Déverrouillage biométrique** | Affiché si votre téléphone le permet. Une fois activé, l'application demande votre visage ou votre empreinte (**Déverrouiller OpenAleph**) à l'ouverture. |
| **Aide et support** | Envoyer un message à l'équipe OpenAleph. |
| **Se déconnecter** | Vous déconnecte de l'application après confirmation. |

La version de l'application est indiquée en bas de l'onglet. Communiquez-la au support si vous signalez un problème.

## Notifications push

À votre première connexion, l'application demande l'autorisation d'envoyer des notifications. Si vous l'acceptez, vous recevez des notifications push pour les événements clés, par exemple un entretien ou une évaluation à remplir, une relance, une invitation à une formation, un nouvel objectif ou la mise à jour d'une demande d'absence. Toucher une notification ouvre l'écran correspondant dans l'application.

Pour les arrêter, désactivez les notifications d'OpenAleph dans les réglages de votre téléphone. Vous continuez à recevoir les emails.

> **Remarque :** selon la version de votre application, un onglet **Notifications** peut aussi lister vos notifications récentes, avec **Tout marquer comme lu**.

## Les liens des emails

Quand vous touchez un bouton dans un email OpenAleph sur votre téléphone :

- si l'application est installée, elle s'ouvre directement sur le bon écran (l'entretien, la formation, l'objectif...) ;
- sinon, une page propose d'ouvrir l'application (**Ouvrir l’application**), de l'installer ou de continuer dans le navigateur (**Continuer dans le navigateur**).

Si vous n'êtes pas encore connecté, connectez-vous d'abord : l'application vous amène ensuite sur l'écran demandé.

## Questions fréquentes

### Je ne vois pas un module dans l'onglet Applications.

Soit votre entreprise ne l'utilise pas, soit il n'est pas disponible sur mobile (Work Time, OKRs, Sondage client et SWP). Utilisez l'application web.

### Je ne reçois pas de notifications push.

Vérifiez que les notifications d'OpenAleph sont autorisées dans les réglages du téléphone et que vous êtes connecté. Les notifications sont liées au compte connecté : si vous vous déconnectez, vous ne les recevez plus sur ce téléphone.

### Puis-je utiliser l'Academy sur mobile ?

L'application mobile est conçue pour l'espace de votre entreprise. Les apprenants externes suivent leurs formations Academy dans un navigateur web. Voir [Academy](https://www.openaleph.io/fr/docs/academy).

### Mon nouveau mot de passe fonctionne-t-il sur l'application ?

Oui. Il n'y a qu'un mot de passe par compte : après l'avoir changé, connectez-vous avec le nouveau mot de passe sur le web et sur l'application.

### Puis-je utiliser Aleph AI sur mobile ?

Non, les panneaux Aleph AI n'existent que dans l'application web. Voir [Assistant Aleph AI](https://www.openaleph.io/fr/docs/getting-started/ai-assistant).

---

# Dépannage et aide

Source: https://www.openaleph.io/fr/docs/getting-started/troubleshooting
Roles: Employé, Manager, Responsable créateur, Admin à accès limité, Admin, Super admin

> Résoudre les problèmes courants d'OpenAleph (connexion impossible, module manquant, Accès restreint 403, page introuvable 404, mauvaise langue), contacter le support et consulter la politique de confidentialité.

Cette page liste les problèmes les plus fréquents et leurs solutions, puis explique comment contacter le support. Si votre question concerne un module précis, consultez aussi la documentation de ce module.

## Qui contacter

| Problème | Contact |
|---|---|
| Compte, niveau d'accès, module manquant, mauvais manager ou données de profil erronées, compte désactivé | L'admin OpenAleph de votre entreprise (généralement les RH). Admins : voir [Administration](https://www.openaleph.io/fr/docs/administration) et [Utilisateurs](https://www.openaleph.io/fr/docs/people). |
| Contenu d'une campagne, d'un modèle ou d'une formation (mauvais participants, échéance, questions) | Le créateur de la campagne ou du contenu, ou votre admin. |
| Bug, message d'erreur, quelque chose qui ne fonctionne pas comme décrit | L'équipe OpenAleph, via **Aide & Support**. |

## Contacter le support

1. Dans le menu de gauche, cliquez sur l'icône point d'interrogation en bas (**Aide & Support**). Sur l'application mobile : **Profil › Aide et support**.
2. Décrivez votre problème dans **Votre requête\*** : ce que vous faisiez, sur quelle page, ce que vous attendiez et ce qui s'est passé. Ajoutez le message d'erreur exact s'il y en a un.
3. Cliquez sur **Envoyer**. Le message « Votre formulaire a été envoyé. Merci de votre attention ! » le confirme.

L'équipe OpenAleph reçoit votre message avec votre nom et votre email, et vous répond par email. Vous recevez aussi un email de confirmation.

## Problèmes de connexion

| Symptôme | Cause et solution |
|---|---|
| « Oops, it seems this email is not registered 🧐 » (« Oups, il semble que cet email ne soit pas enregistré ») | Aucun compte actif n'utilise cet email. Vérifiez l'orthographe et utilisez votre adresse professionnelle. Si elle est correcte, votre compte n'existe peut-être pas encore ou a été désactivé : contactez votre admin. |
| « Email or password incorrect. Please try again. » | Mot de passe incorrect. Utilisez **Forgot?** pour en définir un nouveau. S'il s'agit de votre première connexion, utilisez le dernier email **Votre mot de passe OpenAleph** reçu. |
| « Email introuvable. Veuillez vérifier et réessayer. » après une connexion Google ou Microsoft | Votre compte Google ou Microsoft utilise un email qui ne correspond à aucun compte OpenAleph actif. Connectez-vous avec le bon compte, ou utilisez votre email et votre mot de passe. |
| « Votre compte n'est pas actif ou n'est pas associé à une entreprise. » | Votre compte a été désactivé (par exemple après un départ) ou n'est pas rattaché à votre entreprise. Contactez votre admin. |
| Pas d'email de mot de passe ou de réinitialisation | Vérifiez vos spams et courriers indésirables, patientez une minute et cliquez sur **Send it again**. Demandez à votre admin de vérifier votre adresse email sur votre profil, et à votre service informatique d'autoriser les emails d'OpenAleph. |

Voir [Se connecter à OpenAleph](https://www.openaleph.io/fr/docs/getting-started/logging-in) pour le parcours de connexion complet.

## Je ne vois pas un module ou une entrée de menu

1. **Vérifiez que votre entreprise utilise le module.** Les modules sont activés entreprise par entreprise. Si un module n'est pas dans la rubrique **Apps** du menu, votre entreprise ne l'utilise probablement pas.
2. **Vérifiez votre niveau d'accès.** Certaines pages nécessitent un niveau supérieur : par exemple **Interviews d’Équipe** demande le niveau Manager, **Campagnes** et **Modèles** le niveau Responsable créateur, **Paramètres** et **Membres** le niveau Admin à accès limité ou Admin. Voir [Rôles et niveaux d'accès](https://www.openaleph.io/fr/docs/getting-started/roles-and-access) et, pour les admins, [Modules et licences](https://www.openaleph.io/fr/docs/administration/modules-and-licences).
3. **Vérifiez l'espace de travail.** Si vous avez plusieurs espaces, assurez-vous d'être dans votre entreprise (avatar › **Switch workspace**).
4. **Sur mobile**, certains modules ne sont disponibles que sur le web. Voir [Application mobile](https://www.openaleph.io/fr/docs/getting-started/mobile-app).

Demandez ensuite à votre admin si vous pensez devoir y avoir accès.

## « Accès restreint » (erreur 403)

La page **Accès restreint** indique : « Vous ne pouvez pas accéder à cette page pour le moment. Cela peut être dû à votre niveau d'accès ou au statut du contenu. Si vous pensez qu’il s’agit d’une erreur, contactez un Admin de votre entreprise. »

Causes fréquentes :

- votre niveau d'accès ne permet pas d'ouvrir cette page (par exemple un Employé qui ouvre une page de gestion de campagne),
- votre entreprise n'utilise pas le module auquel appartient la page,
- vous n'êtes pas impliqué dans l'élément (l'entretien de quelqu'un d'autre, une campagne que vous ne gérez pas),
- l'élément n'est pas accessible dans son état actuel (brouillon, supprimé, archivé, pas encore démarré),
- vous êtes connecté avec un autre compte que celui auquel le lien a été envoyé.

Cliquez sur **Retour à l’accueil** pour revenir à la page d'accueil, ou sur **Se déconnecter** pour vous connecter avec un autre compte.

## « La page que vous recherchez n'existe pas » (erreur 404)

L'adresse est erronée ou l'élément n'existe plus (par exemple une campagne ou une formation supprimée). Vérifiez le lien, puis cliquez sur **ACCUEIL** pour revenir à la page d'accueil. Si le lien vient d'un email, l'élément a peut-être été supprimé depuis.

## Une erreur est survenue (erreur 500)

Une page « Erreur 500. Merci de contacter le support », ou un message comme « Une erreur est survenue. Veuillez réessayer. », signifie qu'un problème est survenu côté OpenAleph. Rechargez la page et réessayez. Si cela se reproduit, contactez le support via **Aide & Support** en décrivant ce que vous faisiez.

## Mauvaise langue

- **L'interface est dans la mauvaise langue** : changez-la dans votre profil (**Profil › Paramètres › Langue**). Voir [Profil et préférences](https://www.openaleph.io/fr/docs/getting-started/profile-and-preferences#changer-la-langue-de-linterface).
- **Les emails sont dans la mauvaise langue** : les emails suivent le même réglage que l'interface.
- **Un modèle, une formation ou un sondage est dans la mauvaise langue** : un contenu s'affiche dans la ou les langues dans lesquelles son créateur l'a rédigé. Demandez au créateur si une traduction existe.

## Autres problèmes courants

| Symptôme | Solution |
|---|---|
| La page s'affiche mal ou ne se charge pas | Rechargez la page. Utilisez une version à jour de Chrome, Edge, Firefox ou Safari. Videz le cache du navigateur si le problème persiste. |
| Le bouton **Demander à AlephAI** est grisé | La page ne prend pas encore en charge l'IA, ou il n'y a rien à analyser. Voir [Assistant Aleph AI](https://www.openaleph.io/fr/docs/getting-started/ai-assistant). |
| Mauvais manager, intitulé de poste ou département sur mon profil | Ce sont des données RH : demandez à votre admin de les corriger. Voir [Votre profil et les profils des membres](https://www.openaleph.io/fr/docs/people/employee-profile). |
| Les dates ou les heures semblent décalées | OpenAleph utilise le fuseau horaire de votre navigateur, enregistré à la connexion. Vérifiez le fuseau horaire de votre ordinateur, puis déconnectez-vous et reconnectez-vous. |
| Un lien de vérification de certificat affiche « Certificat introuvable » | Le lien est incomplet ou le certificat n'est plus valide. Demandez à la personne ou à l'organisation qui l'a partagé. Voir [Certificats et badges](https://www.openaleph.io/fr/docs/learn/certificates-and-badges). |

## Politique de confidentialité

La politique de confidentialité d'OpenAleph est accessible sans connexion (par exemple depuis la fiche de l'application mobile dans les stores). Elle explique quelles informations personnelles sont collectées et comment elles sont utilisées. Pour demander la suppression de vos données, écrivez à support@byseven.co.

Pour toute question sur l'usage que **votre entreprise** fait de vos données RH dans OpenAleph, contactez les RH ou le délégué à la protection des données de votre entreprise.

---

# Utilisateurs (Core HR)

Source: https://www.openaleph.io/fr/docs/people
Roles: Employé, Manager, Responsable créateur, Admin à accès limité, Admin, Super admin

> Utilisateurs est le module Core HR d'OpenAleph - profils des membres, organigramme, équipes, annuaire des membres, imports, invitations et utilisateurs externes.

**Utilisateurs** est le socle Core HR d'OpenAleph. Ce module contient un profil par membre de votre entreprise (identité, niveau d'accès, manager et tous les attributs RH suivis par votre entreprise), trace les liens hiérarchiques entre les personnes et alimente tous les autres modules : campagnes d'interviews, formations, évaluations de compétences, objectifs, sondages et temps de travail s'appuient tous sur qui fait partie de l'entreprise et qui rend compte à qui.

Vous le trouvez dans le menu de gauche, sous le titre **Entreprise**, sous le nom **Utilisateurs**. Selon votre niveau d'accès, il contient jusqu'à quatre pages : **Organization Chart** (l'organigramme), **Mon équipe**, **Membres** et **Utilisateurs externes**. Votre propre profil est toujours accessible depuis votre avatar (en haut à droite), menu **Profil**.

## Notions clés

| Terme | Signification |
|---|---|
| **Membre** | Une personne disposant d'un compte OpenAleph dans votre entreprise. Chaque membre a un profil, un niveau d'accès et, le plus souvent, un manager. |
| **Profil** | La page du membre : photo, identité, tous ses attributs RH et un tableau de bord de ses interviews, évaluations de compétences, formations et objectifs. |
| **Niveau d'accès** | Le rôle du membre dans OpenAleph : **Employé**, **Manager**, **Responsable créateur**, **Admin à accès limité**, **Admin** ou **Super admin**. Il détermine ce que la personne peut voir et faire. Voir [Rôles et niveaux d'accès](https://www.openaleph.io/fr/docs/getting-started/roles-and-access) et, pour les admins, [Niveaux d'accès](https://www.openaleph.io/fr/docs/administration/access-levels). |
| **Manager** | La personne à qui le membre rend compte. Seuls les membres ayant le niveau Manager ou supérieur peuvent être choisis comme manager. |
| **Équipe directe / équipe étendue** | Les collaborateurs directs d'un manager (N-1), et toutes les personnes situées en dessous de lui dans la hiérarchie (N-1, N-2, N-3...). |
| **UID de l'employé** | L'identifiant unique propre à votre entreprise pour un membre (matricule de paie ou identifiant SIRH, par exemple). Il est obligatoire et sert à reconnaître les personnes lors des imports. |
| **Attributs des personnes** | Les champs du profil, regroupés en sections (**Général**, **Informations personnelles**, **Informations de travail** et toute section personnalisée). Les admins les configurent dans les Paramètres, voir [Attributs des personnes](https://www.openaleph.io/fr/docs/administration/people-attributes). |
| **Statut d'invitation** | Où en est le membre avec son compte : **Non invité**, **Invité**, **Actif** (s'est connecté au moins une fois) ou **Inactif** (désactivé). Voir [Annuaire des membres](https://www.openaleph.io/fr/docs/people/directory#statuts-des-membres). |
| **Désactivation** | Retirer l'accès d'un membre sans supprimer ses données. Les membres ne sont jamais supprimés ; ils peuvent être restaurés à tout moment. |
| **Utilisateur externe** | Une personne extérieure à votre entreprise (partenaire, client, freelance) invitée à suivre des formations dans un espace externe. Elle n'a pas de profil Core HR. |

## Qui peut faire quoi

| Action | Employé | Manager | Responsable créateur | Admin à accès limité | Admin / Super admin |
|---|---|---|---|---|---|
| Parcourir l'organigramme | Oui | Oui | Oui | Oui | Oui |
| Ouvrir et modifier son propre profil | Oui | Oui | Oui | Oui | Oui |
| Ouvrir le profil d'un membre de l'équipe (lecture seule) | Non | Son équipe directe et étendue | Son équipe directe et étendue | Les membres de son périmètre | Tout le monde |
| Modifier le profil d'un autre membre | Non | Non | Non | Les membres de son périmètre (sauf niveau d'accès et manager) | Tout le monde |
| Voir **Mon équipe** | Non | Oui | Oui | Oui | Oui |
| Voir l'annuaire **Membres** | Non | Non | Non | Oui (son périmètre) | Oui |
| Créer des membres, changer les niveaux d'accès, désactiver et restaurer des membres, importer un fichier | Non | Non | Non | Non | Oui |
| Gérer les **Utilisateurs externes** | Non | Non | Oui | Oui | Oui |

> **Remarque :** si les données des membres de votre entreprise sont synchronisées automatiquement depuis son système d'information RH (SIRH), les membres sont créés, mis à jour et désactivés par cette synchronisation. Dans ce cas, les actions d'ajout, d'import, de modification et de désactivation sont masquées dans OpenAleph et les changements doivent être faits dans votre SIRH. Voir [Intégrations](https://www.openaleph.io/fr/docs/administration/integrations).

## Pages de cette section

- [Votre profil et les profils des membres](https://www.openaleph.io/fr/docs/people/employee-profile) : ce que contient un profil, ses onglets, et qui peut voir et modifier quoi.
- [Organigramme](https://www.openaleph.io/fr/docs/people/org-chart) : parcourir la hiérarchie de l'entreprise, rechercher un collègue, consulter ses détails.
- [Mon équipe](https://www.openaleph.io/fr/docs/people/teams) : les managers suivent leur équipe directe et étendue.
- [Annuaire des membres](https://www.openaleph.io/fr/docs/people/directory) : la liste admin de tous les membres, les filtres, les actions groupées et l'export.
- [Ajouter et inviter des membres](https://www.openaleph.io/fr/docs/people/add-and-invite-users) : créer un membre et lui envoyer l'email d'invitation.
- [Importer des membres depuis un fichier](https://www.openaleph.io/fr/docs/people/import-users) : créer ou mettre à jour de nombreux membres avec le modèle Excel.
- [Modifier, désactiver et restaurer des membres](https://www.openaleph.io/fr/docs/people/edit-and-deactivate-users) : changer les informations, le niveau d'accès ou le manager, gérer un départ, restaurer un membre.
- [Historique du profil](https://www.openaleph.io/fr/docs/people/profile-history) : voir chaque modification des informations d'un membre, par qui et d'où.
- [Utilisateurs externes](https://www.openaleph.io/fr/docs/people/external-users) : inviter des personnes extérieures à suivre vos formations.

## Déroulé type

1. **Un admin met en place la structure des profils** : quels attributs existent, quelles sections, quelles unités d'organisation (départements, sites...). Voir [Attributs des personnes](https://www.openaleph.io/fr/docs/administration/people-attributes).
2. **L'admin fait entrer les membres** : un par un avec **Ajouter un membre**, tous à la fois avec **Importer des membres**, ou automatiquement via une intégration SIRH.
3. **Les liens hiérarchiques sont définis** : chaque membre reçoit un manager. Les managers voient automatiquement leur équipe dans **Mon équipe** et sur l'organigramme, et reçoivent un email à chaque nouveau membre qui leur est rattaché.
4. **Les membres sont invités** : l'admin envoie l'email d'invitation (à la création, à l'import ou plus tard depuis la liste des membres). Le membre se connecte pour la première fois (voir [Se connecter à OpenAleph](https://www.openaleph.io/fr/docs/getting-started/logging-in)) et son statut devient **Actif**.
5. **Chacun tient les profils à jour** : les membres complètent leurs propres informations, les admins entretiennent les données RH. Chaque modification est enregistrée dans l'[historique du profil](https://www.openaleph.io/fr/docs/people/profile-history).
6. **Les autres modules exploitent les données** : campagnes et formations ciblent les personnes par manager, département, fonction ou n'importe quel attribut ; les managers suivent les interviews, formations et objectifs de leur équipe depuis le tableau de bord du profil.
7. **Quand une personne quitte l'entreprise**, l'admin la désactive avec une date de départ. Son historique est conservé et elle peut être restaurée plus tard.

## Application mobile

Dans l'application mobile OpenAleph, l'onglet **Profil** permet à chaque membre de consulter ses **Détails du profil** (toutes ses sections, en lecture seule), de changer ou supprimer sa photo, de changer la langue de l'application et son mot de passe, et de se déconnecter. L'annuaire des membres, l'organigramme, Mon équipe et les utilisateurs externes ne sont disponibles que sur l'application web.

---

# Votre profil et les profils des membres

Source: https://www.openaleph.io/fr/docs/people/employee-profile
Roles: Employé, Manager, Responsable créateur, Admin à accès limité, Admin, Super admin

> Ce que contient un profil membre dans OpenAleph (sections d'informations, interviews, évaluations de compétences, formations, objectifs) et qui peut le consulter ou le modifier.

Chaque membre de votre entreprise dispose d'une page de profil. Elle rassemble son identité, ses informations RH (les attributs des personnes suivis par votre entreprise) et un tableau de bord de tout ce à quoi il participe dans OpenAleph : interviews, évaluations de compétences, formations et objectifs.

## Ouvrir un profil

- **Votre propre profil** : cliquez sur votre avatar en haut à droite de l'écran, puis sur **Profil**.
- **Le profil d'un membre de votre équipe** (managers) : allez dans **Entreprise › Utilisateurs › Mon équipe** et cliquez sur **Voir profil** sur une carte, ou cliquez sur une ligne de l'onglet **Extended Team**.
- **Le profil de n'importe quel membre** (admins) : allez dans **Entreprise › Utilisateurs › Membres** et cliquez sur la ligne du membre. Le profil s'ouvre dans un nouvel onglet du navigateur.
- **Depuis l'organigramme** : cliquez sur la carte d'une personne, puis sur l'icône de lien externe en haut du panneau **Détails du profil**. L'icône n'apparaît que si vous avez le droit d'ouvrir ce profil.

> **Droits d'accès :** vous pouvez ouvrir votre propre profil, ceux de votre équipe directe et étendue si vous êtes manager, ceux des membres de votre périmètre si vous êtes admin à accès limité, et tous les profils si vous êtes admin. Pour tout autre profil, OpenAleph affiche une page d'accès refusé. Pour simplement retrouver la fonction, le département, l'email ou le téléphone d'un collègue, utilisez l'[organigramme](https://www.openaleph.io/fr/docs/people/org-chart), que tous les membres peuvent consulter.

## L'en-tête du profil

En haut du profil figurent la photo, le nom et l'email du membre. Un membre désactivé est affiché sur un fond grisé.

Selon vos droits, l'en-tête affiche aussi :

| Élément | Rôle | Qui le voit |
|---|---|---|
| **Modifier photo** | Charger une nouvelle photo (glisser-déposer ou **Télécharger un fichier** ; .jpg, .png ou .jpeg, 10 Mo maximum) ou **Retirer la photo actuelle**. | Le membre, les admins à accès limité (leur périmètre), les admins |
| **Historique** (icône horloge) | Ouvre la liste de toutes les modifications des informations du membre. Voir [Historique du profil](https://www.openaleph.io/fr/docs/people/profile-history). | Le membre, les admins à accès limité (leur périmètre), les admins |
| **Paramètres** | Changer la **Langue OpenAleph** (English ou Français) et le **Mot de passe**. | Le membre ; les admins à accès limité (leur périmètre) et les admins peuvent changer la langue d'un membre |
| **Badges** | Les badges Learn du membre : formations terminées, modules acquis, modules aimés et réactions, chacun avec quatre niveaux. | Toute personne pouvant ouvrir le profil, si votre entreprise utilise Learn |

### Changer votre langue ou votre mot de passe

1. Ouvrez votre profil et cliquez sur **Paramètres**.
2. Sous **Langue OpenAleph**, choisissez **English** ou **Français**. La page se recharge dans la nouvelle langue. Les emails qu'OpenAleph vous envoie utilisent aussi cette langue.
3. Sous **Mot de passe**, cliquez sur **Changer le mot de passe**, saisissez deux fois votre nouveau mot de passe et validez.

> **Remarque :** seul le titulaire du compte peut changer son mot de passe. Un membre qui l'a oublié peut utiliser **Forgot?** sur la page de connexion (voir [Se connecter à OpenAleph](https://www.openaleph.io/fr/docs/getting-started/logging-in#mot-de-passe-oublie)).

## Les onglets du tableau de bord

Sous l'en-tête, le **Tableau de bord** comporte cinq onglets.

### Information

Le bloc **Informations utilisateur** liste à gauche les sections du profil et à droite les champs de la section sélectionnée. Les sections sont définies par votre entreprise. Les plus courantes sont :

| Section | Champs habituels |
|---|---|
| **Général** | **UID de l'employé**, **Prénom**, **Nom**, **Email**, **Niveau d'accès**, **Anniversaire**, **Sexe**, **Manager** |
| **Informations personnelles** | **Email personnel**, **Téléphone personnel**, **Adresse personnelle**, **Nationalité**, LinkedIn URL, **Langue maternelle**, **Langues parlées** |
| **Informations de travail** | **Date d'embauche**, **Date de fin**, **Fonction**, **Lieu de travail**, **Type de contrat**, **Référence HR**, **Niveau**, **Téléphone professionnel**, plus un champ par unité d'organisation (département, business unit, site...) |
| Sections personnalisées | Toute section et tout champ créés par votre admin dans les [Attributs des personnes](https://www.openaleph.io/fr/docs/administration/people-attributes) |

Les champs vides s'affichent **Non définie**. Certains champs offrent des détails supplémentaires :

- **Fonction** : si la fonction a une description, un lien **Voir la description complète du poste** l'ouvre.
- **Compétences** (sous la fonction) : les compétences attendues pour cette fonction, issues de la grille de compétences. Cliquez sur **+ n** pour les voir toutes et sur **Voir le détail des compétences** pour lire leurs descriptions.
- **Niveau d'accès** : pour un admin à accès limité, un lien du type « (12 membres administrés) » ouvre la liste des membres de son périmètre. Seuls les admins et l'admin à accès limité lui-même le voient. Voir [Admins à accès limité et périmètres](https://www.openaleph.io/fr/docs/administration/scoped-admins).

### Interviews

Les interviews dont le membre est l'**interviewé**, avec la **Campagne**, le **Responsable** et le statut de **Complétion** (**Non commencé**, **En cours**, **Envoyé**, **Désactivé**). Cliquez sur une ligne pour ouvrir l'interview.

### Skills reviews

Les évaluations de compétences du membre, avec le **cycle d'évaluation**, le **Responsable**, la **Date de début** et la **Complétion** (évaluations terminées sur le total). Dès que le membre a au moins une évaluation, deux compteurs apparaissent en haut : **Évaluations en cours** et **Total des évaluations**. Cliquez sur une ligne pour ouvrir l'évaluation.

### Formations

Les sessions de formation auxquelles le membre est inscrit : **Session de formation**, **Formation**, mode de participation (en ligne ou en présentiel), **Date limite**, **Complétion** et **Coût par participant** (la part du coût de la session attribuée au membre). Cliquez sur une ligne pour ouvrir la formation. Une session autonome, sans formation associée, affiche **Aucune formation** et le statut de la session au lieu d'un nombre de modules.

### Objectifs

Les objectifs du membre avec leur **Date limite** et leur **Complétion**. Cliquez sur une ligne pour ouvrir l'objectif.

Chaque onglet a sa propre barre de recherche. Le contenu de chaque onglet suit aussi les règles de son module : par exemple, un manager voit les interviews de son collaborateur, mais les réponses qu'il peut lire dépendent des paramètres de la campagne.

## Modifier les informations du profil

1. Ouvrez le profil et restez sur l'onglet **Information**.
2. Sélectionnez la section à mettre à jour dans la colonne de gauche.
3. Cliquez sur **Modifier** (en haut à droite de la section). La fenêtre **Détails du profil** s'ouvre avec les champs de cette section.
4. Modifiez les valeurs. Dans **Informations de travail**, la fonction est accompagnée d'un aperçu de sa **Description du poste** et de ses **Compétences du poste**.
5. Cliquez sur **Enregistrer**. Le message « Les paramètres ont été mis à jour. » confirme la modification.

Si vous fermez la fenêtre avec des modifications non enregistrées, OpenAleph demande confirmation : **Quitter quand même** les abandonne, **Annuler** vous ramène à la fenêtre.

### Qui peut modifier quoi

| Qui | Ce qu'il peut modifier |
|---|---|
| **Le membre lui-même** | Son prénom, nom, email, anniversaire, sexe, photo, langue et mot de passe, ainsi que les champs des autres sections de son propre profil. Il ne peut pas modifier son propre niveau d'accès ni son manager. |
| **Manager** | Rien depuis la page de profil : un manager consulte les profils de son équipe sans les modifier. |
| **Admin à accès limité** | Tout pour les membres de son périmètre, sauf le **Niveau d'accès** (non affiché) et le **Manager** (grisé). |
| **Admin / Super admin** | Tout, y compris le **Niveau d'accès** (et le périmètre d'un admin à accès limité) et le **Manager**. Le niveau Super admin est géré par OpenAleph. |

> **Remarque :** si votre entreprise synchronise les données des membres depuis son SIRH, le bouton **Modifier** est masqué : les données sont gérées dans le SIRH et mises à jour automatiquement.

Chaque modification enregistrée apparaît dans l'[historique du profil](https://www.openaleph.io/fr/docs/people/profile-history).

## Application mobile

Dans l'application mobile, ouvrez l'onglet **Profil** :

- **Détails du profil** affiche la section **Informations générales** et toutes les autres sections de votre profil, en lecture seule.
- Touchez votre photo pour **Changer la photo** ou **Supprimer la photo**.
- Vous pouvez aussi changer la **Langue** de l'application, le thème et les notifications, **Changer le mot de passe** et vous déconnecter.

La modification des champs du profil se fait sur l'application web.

## Questions fréquentes

### Je n'arrive pas à ouvrir le profil d'un collègue, j'obtiens une page d'accès refusé.
C'est normal : un employé ne peut ouvrir que son propre profil, et un manager uniquement ceux de son équipe. Utilisez l'[organigramme](https://www.openaleph.io/fr/docs/people/org-chart) pour voir la fonction, le département, l'email et le téléphone d'un collègue.

### Pourquoi le bouton Modifier n'apparaît-il pas ?
Soit vous consultez le profil d'une autre personne sans droits d'admin, soit les données de votre entreprise sont synchronisées depuis son SIRH (dans ce cas, personne ne modifie les profils dans OpenAleph).

### Je ne peux pas changer mon manager ni mon niveau d'accès.
Seuls les admins le peuvent. Adressez-vous à votre équipe RH ou à votre admin OpenAleph.

### Le champ Manager est grisé et le Niveau d'accès n'apparaît pas dans la fenêtre de modification.
Vous êtes admin à accès limité : ces deux champs ne peuvent être modifiés que par un admin. Voir [Niveaux d'accès](https://www.openaleph.io/fr/docs/administration/access-levels).

### Un champ dont j'ai besoin n'existe pas sur le profil.
Les champs du profil sont configurés par les admins dans **Paramètres › Attributs des personnes**. Voir [Attributs des personnes](https://www.openaleph.io/fr/docs/administration/people-attributes).

### Le chargement de ma photo échoue.
Utilisez une image .jpg, .jpeg ou .png de moins de 10 Mo.

---

# Organigramme

Source: https://www.openaleph.io/fr/docs/people/org-chart
Roles: Employé, Manager, Responsable créateur, Admin à accès limité, Admin, Super admin

> Parcourez la hiérarchie de votre entreprise dans OpenAleph, recherchez un collègue par son nom, centrez la vue sur son équipe et consultez ses coordonnées.

L'organigramme présente la hiérarchie de votre entreprise sous forme d'arbre interactif, construit à partir des liens hiérarchiques (le **Manager** de chaque membre). Tous les membres peuvent le consulter, quel que soit leur niveau d'accès : c'est l'annuaire d'entreprise d'OpenAleph.

Allez dans **Entreprise › Utilisateurs › Organization Chart**.

## Comment l'organigramme est construit

- Le sommet de l'arbre est votre entreprise.
- Le premier niveau affiche les membres qui n'ont pas de manager mais qui encadrent au moins une personne (en général l'équipe de direction), triés selon la taille de leur organisation.
- Sous chaque manager figurent ses collaborateurs directs. Chaque carte affiche la photo, le nom et l'email (ou la fonction) de la personne et, pour les managers, le nombre de membres de leur équipe et le nombre total d'employés sous leur responsabilité. La carte de l'entreprise, en haut, affiche le nombre total d'employés.
- Les membres qui n'ont ni manager ni collaborateur sont regroupés dans une carte à part, pour que personne ne manque à l'organigramme.
- Seuls les membres actifs apparaissent. Les membres désactivés et les [utilisateurs externes](https://www.openaleph.io/fr/docs/people/external-users) n'y figurent jamais.

> **Astuce :** l'organigramme n'est fiable que si les managers sont renseignés sur les profils. Si une personne est mal placée, demandez à votre admin de corriger son **Manager** (voir [Modifier, désactiver et restaurer des membres](https://www.openaleph.io/fr/docs/people/edit-and-deactivate-users)).

## Naviguer dans l'organigramme

| Action | Comment |
|---|---|
| Se déplacer | Cliquez et faites glisser l'organigramme. |
| Zoomer | Utilisez la molette de la souris, ou les boutons **Zoomer** et **Dézoomer**. |
| Revenir à la vue de départ | Cliquez sur **Recentrer**. |
| Ouvrir ou fermer une équipe | Cliquez sur le badge d'ouverture/fermeture sous la carte d'un manager. Le premier niveau est ouvert par défaut. |
| Voir le reste d'une grande équipe | Quand une équipe compte beaucoup de membres, un bouton **Voir plus** ou **All team members** ouvre la liste complète dans un panneau latéral. |

## Trouver un collègue

1. Saisissez un nom dans **Rechercher par nom** en haut de la page.
2. Choisissez la personne dans la liste.
3. L'organigramme se déplace jusqu'à cette personne et la met en évidence. Une pastille **Focus on : nom** apparaît ; cliquez sur sa croix pour arrêter le centrage.

La personne mise en évidence reste aussi dans l'adresse de la page : vous pouvez partager le lien avec un collègue.

## Panneau Détails du profil

Cliquez sur la carte d'une personne pour ouvrir le panneau **Détails du profil** à droite. Il affiche :

- sa photo, son nom et sa fonction ;
- **Département**, **Lieu de travail** et **Date d'embauche** ;
- **Email address** (cliquez dessus pour écrire un email, ou utilisez l'icône de copie) et **Téléphone** ;
- son **Manager** et ses **Peers** (les autres personnes qui rendent compte au même manager), lorsqu'elle a un manager.

Cliquez sur un manager ou un pair dans le panneau pour déplacer l'organigramme jusqu'à lui.

Si vous avez le droit d'ouvrir le profil complet de cette personne (le vôtre, celui d'un membre de votre équipe ou de votre périmètre, ou n'importe lequel si vous êtes admin), une icône de lien externe en haut du panneau ouvre son profil dans un nouvel onglet. Sinon, l'icône est masquée.

## Panneau All team members

Pour un manager, le panneau **All team members** liste le manager et tous ses **Team members**, chacun avec sa fonction (et la mention « Manager » s'il encadre lui-même des personnes). Cliquez sur une personne pour centrer l'organigramme sur elle.

## Questions fréquentes

### Pourquoi puis-je voir un collègue dans l'organigramme sans pouvoir ouvrir son profil ?
L'organigramme est un annuaire consultable par tous. Le profil complet (données RH, interviews, formations, objectifs) est réservé à la personne, à ses managers et aux admins. Voir [Votre profil et les profils des membres](https://www.openaleph.io/fr/docs/people/employee-profile).

### Un collègue n'apparaît pas dans l'organigramme.
Il est peut-être désactivé, ou il n'a ni manager ni collaborateur (regardez la carte à part des personnes hors hiérarchie). Les utilisateurs externes n'apparaissent jamais.

### Département ou Téléphone affiche « Vide ».
Le champ n'est pas renseigné sur le profil de la personne. Le membre ou un admin peut le compléter.

---

# Mon équipe

Source: https://www.openaleph.io/fr/docs/people/teams
Roles: Manager, Responsable créateur, Admin à accès limité, Admin, Super admin

> Comment les managers suivent leur équipe directe et étendue dans OpenAleph, naviguent dans les sous-équipes et ouvrent les profils de leurs collaborateurs.

**Mon équipe** est la page des managers dans le module Utilisateurs. Elle liste les personnes qui vous rendent compte, directement ou indirectement, avec un aperçu de leur activité, et donne accès à leurs profils.

Allez dans **Entreprise › Utilisateurs › Mon équipe**. La page est disponible pour tout membre ayant le niveau Manager ou supérieur. Elle repose sur les liens hiérarchiques : vous voyez les personnes dont le **Manager** est vous (et leurs propres équipes), pas les personnes que vous administrez.

> **Astuce :** les managers trouvent aussi un bloc **Mon équipe** sur la page d'accueil, avec un raccourci vers cette page.

## Direct Team

L'onglet **Direct Team** (équipe directe) affiche vos collaborateurs directs (N-1) sous forme de cartes. Chaque carte montre :

- la photo, le nom et l'email de la personne ;
- le nombre de **Campagnes** d'interviews, de **Formations** et d'**Objectifs** qui la concernent ;
- **Voir profil**, pour ouvrir son profil ;
- **View team (n)**, uniquement si cette personne encadre elle-même une équipe.

## Extended Team

L'onglet **Extended Team** (équipe étendue) liste toutes les personnes situées sous vous dans la hiérarchie (N-1, N-2, N-3...) dans un tableau avec les colonnes **Membre**, **Manager**, **Campagnes**, **Formations** et **Objectifs**.

- Utilisez la barre de recherche pour trouver une personne par son nom.
- Utilisez les filtres pour affiner la liste par **Manager** ou **Date d'embauche**.
- Cliquez sur une ligne pour ouvrir le profil de la personne.

## Naviguer dans les sous-équipes

1. Dans l'onglet **Direct Team**, cliquez sur **View team (n)** sur la carte de l'un de vos managers.
2. La page affiche alors l'équipe de ce manager. Un fil d'Ariane en haut indique où vous êtes (par exemple : vous / le manager). Le fil d'Ariane peut aussi commencer par le nom de votre propre manager.
3. Cliquez sur un nom du fil d'Ariane (ou sur le bouton retour sur mobile) pour remonter.

Vous ne pouvez descendre que dans votre propre hiérarchie : tenter d'ouvrir l'équipe d'une personne qui n'en fait pas partie affiche une page d'accès refusé.

## Ce que vous voyez sur le profil d'un collaborateur

Depuis **Voir profil**, vous ouvrez le profil de votre collaborateur en lecture seule :

- l'onglet **Information** avec toutes ses sections ;
- ses onglets **Interviews**, **Skills reviews**, **Formations** et **Objectifs**.

Vous ne pouvez modifier ni ses informations, ni sa photo, ni son niveau d'accès, ni son manager. Demandez à un admin pour tout changement. Voir [Votre profil et les profils des membres](https://www.openaleph.io/fr/docs/people/employee-profile).

## Emails reçus en tant que manager

Lorsqu'une personne vous est rattachée comme manager (par un admin, par un import ou par la synchronisation SIRH), vous recevez un email « Nouveau membre assigné à votre équipe » avec son nom et son email.

## Questions fréquentes

### Je ne vois pas Mon équipe dans le menu.
La page n'est affichée qu'aux membres ayant le niveau Manager ou supérieur. Si vous encadrez des personnes, demandez à votre admin de vérifier votre niveau d'accès.

### Une personne de mon équipe manque.
Son champ **Manager** n'est probablement pas renseigné avec votre nom. Demandez à votre admin de le mettre à jour. Les membres désactivés quittent votre équipe : leur lien avec leur manager est supprimé à la désactivation.

### Les compteurs d'une carte sont tous à zéro.
La personne ne participe encore à aucune campagne d'interviews, formation ou objectif.

### Puis-je voir l'équipe d'un autre manager de mon niveau ?
Non. Vous ne voyez que votre propre hiérarchie. L'[organigramme](https://www.openaleph.io/fr/docs/people/org-chart) montre toute l'entreprise.

---

# Annuaire des membres

Source: https://www.openaleph.io/fr/docs/people/directory
Roles: Admin à accès limité, Admin, Super admin

> La page Membres liste tous les comptes OpenAleph de votre entreprise, avec filtres, actions groupées (niveaux d'accès, attributs, invitations, désactivation) et export Excel.

La page **Membres** est la vue admin du module Utilisateurs : la liste de tous les comptes OpenAleph de votre entreprise, avec leur statut, leur niveau d'accès, leur manager et leurs principaux attributs RH. C'est d'ici que les admins créent, importent, modifient, invitent, désactivent et exportent les membres.

Allez dans **Entreprise › Utilisateurs › Membres**.

## Avant de commencer

> **Droits d'accès :** la page Membres est accessible aux **Admins**, **Super admins** et **Admins à accès limité**. Un admin à accès limité ne voit que les membres de son périmètre et dispose d'un nombre réduit d'actions (voir les tableaux ci-dessous). Les employés, managers et responsables créateurs ne voient pas cette page ; ils peuvent utiliser l'[organigramme](https://www.openaleph.io/fr/docs/people/org-chart).

## La liste des membres

Chaque ligne correspond à un membre. Les colonnes sont :

| Colonne | Contenu |
|---|---|
| **Membre** | Photo, nom complet et email. Triable par nom. |
| **Statut** | Statut d'invitation : **Non invité**, **Invité**, **Actif** ou **Inactif** (voir ci-dessous). |
| **Niveau d'accès** | **Employé**, **Manager**, **Manager - Creator** (Responsable créateur), **Admin à accès limité**, **Admin** ou **Super admin**. |
| **Manager** | Le manager du membre, avec photo et email. |
| **Date d'embauche** | Issue de la section Informations de travail. |
| **Dernière visite** | La dernière fois que le membre a utilisé OpenAleph. |
| **Fonction**, **Type de contrat**, **Lieu de travail** | Issus de la section Informations de travail. |
| Une colonne par unité d'organisation | Par exemple Département ou Business unit, selon la structure configurée pour votre entreprise. |
| Icône crayon | Ouvre la fenêtre **Détails du profil** du membre pour le modifier (pour un Admin à accès limité, sans la partie **Niveau d'accès** et avec le champ **Manager** en lecture seule). |

Cliquez sur une ligne pour ouvrir le profil du membre dans un nouvel onglet du navigateur.

### Statuts des membres

| Statut | Signification |
|---|---|
| **Non invité** | Le compte existe mais aucun email d'invitation n'a encore été envoyé. |
| **Invité** | L'email d'invitation a été envoyé ; le membre ne s'est pas encore connecté. |
| **Actif** | Le membre s'est connecté au moins une fois. |
| **Inactif** | Le membre a été désactivé et ne peut plus se connecter. Les membres désactivés sont listés à part, voir [Modifier, désactiver et restaurer des membres](https://www.openaleph.io/fr/docs/people/edit-and-deactivate-users). |

## Rechercher et filtrer

- Saisissez du texte dans **Rechercher** pour trouver des membres par nom ou email.
- Cliquez sur le bouton de filtre pour filtrer par **Niveau d'accès**, **Sexe**, **Manager**, **Statut**, et par tout attribut des personnes que votre admin a configuré pour apparaître dans les filtres (fonction, lieu de travail, type de contrat, département, niveau...).

Les filtres se combinent : par exemple, tous les membres **Non invité** d'un département.

## Actions de l'en-tête

| Bouton | Rôle | Qui |
|---|---|---|
| **Ajouter un membre** | Ouvre la fenêtre **Créer un utilisateur**. Voir [Ajouter et inviter des membres](https://www.openaleph.io/fr/docs/people/add-and-invite-users). | Admin, Super admin |
| **Importer des membres** | Ouvre la fenêtre **Importer des utilisateurs** pour créer ou mettre à jour des membres depuis un fichier Excel. Voir [Importer des membres depuis un fichier](https://www.openaleph.io/fr/docs/people/import-users). | Admin, Super admin |
| Menu d'options (trois points) › **Exporter tous les membres** | Télécharge un fichier Excel des membres que vous gérez (pour un admin à accès limité, les membres de son périmètre). | Admin, Super admin, Admin à accès limité |
| Menu d'options › **Voir membres désactivés** | Ouvre la liste des membres désactivés, où vous pouvez les restaurer. | Admin, Super admin |

Sur téléphone, **Ajouter un membre** et le bouton d'import sont des boutons flottants en bas à droite de l'écran.

## Actions groupées

1. Cochez la case d'un ou plusieurs membres. Vous pouvez aussi utiliser la case de l'en-tête pour sélectionner tous les membres correspondant à votre recherche et à vos filtres, pas seulement la page affichée.
2. Le nombre de membres sélectionnés s'affiche, avec les actions disponibles :

| Action | Rôle | Qui |
|---|---|---|
| **Gérer le niveau d'accès** | Donne le même niveau d'accès à tous les membres sélectionnés (et, pour **Admin à accès limité**, le même périmètre). | Admin, Super admin |
| **Gérer les attributs** | Ouvre **Mettre à jour l'attribut des membres** : choisissez un attribut dans **Choisir un attribut** (n'importe quel attribut des personnes, sauf les champs de langue et de pays ; les admins peuvent aussi choisir le **Manager**), puis **Choisir une nouvelle valeur** et **Enregistrer**. | Admin, Super admin, Admin à accès limité |
| **Envoyer / Renvoyer invitation par email** | Envoie l'email d'invitation aux membres sélectionnés, ou le renvoie à ceux déjà invités. Confirmez avec **Envoyer email**. | Admin, Super admin, Admin à accès limité |
| **Désactiver membres sélectionnés** | Ouvre **Désactiver les membres**, avec une date de départ facultative. Voir [Modifier, désactiver et restaurer des membres](https://www.openaleph.io/fr/docs/people/edit-and-deactivate-users). | Admin, Super admin |

Lorsqu'une mise à jour groupée ne réussit que partiellement (par exemple parce qu'un membre ne peut pas recevoir la nouvelle valeur), OpenAleph indique combien de membres ont été mis à jour et combien ne l'ont pas été.

## Exporter tous les membres

**Exporter tous les membres** télécharge un fichier Excel avec une ligne par membre que vous gérez (actifs et inactifs ; pour un admin à accès limité, les membres de son périmètre) et les colonnes suivantes :

`company_uid`, `firstname`, `lastname`, `email`, `status`, `manager_company_uid`, `manager_email`, `access_level`, `birth_date`, `hire_date`, `gender`, suivies de la **Fonction**, du **Type de contrat**, du **Lieu de travail** et d'une colonne par unité d'organisation.

> **Astuce :** l'export utilise les mêmes identifiants que le fichier d'import (`company_uid`, `manager_company_uid`), ce qui en fait une bonne base pour préparer une mise à jour en masse. L'import utilise toutefois son propre modèle, voir [Importer des membres depuis un fichier](https://www.openaleph.io/fr/docs/people/import-users).

## Quand vos membres sont synchronisés depuis votre SIRH

Si les données des membres de votre entreprise proviennent d'une intégration SIRH, la page Membres passe en lecture seule :

- **Ajouter un membre**, **Importer des membres**, l'icône crayon, **Gérer le niveau d'accès**, **Gérer les attributs** et **Désactiver membres sélectionnés** sont masqués ;
- **Exporter tous les membres** devient le bouton principal ;
- **Envoyer / Renvoyer invitation par email** reste disponible, pour que vous puissiez toujours inviter les personnes.

Les modifications se font dans votre SIRH et sont appliquées à la synchronisation suivante. Voir [Intégrations](https://www.openaleph.io/fr/docs/administration/integrations).

## Questions fréquentes

### Je ne vois pas la page Membres.
Elle est réservée aux admins et aux admins à accès limité. Adressez-vous à votre admin OpenAleph si vous en avez besoin.

### Je suis admin à accès limité et je ne vois pas tout le monde.
C'est normal : vous ne voyez que les membres de votre périmètre. Ce périmètre est défini par un admin dans les paramètres de votre niveau d'accès (voir [Admins à accès limité et périmètres](https://www.openaleph.io/fr/docs/administration/scoped-admins)). Le lien à côté de votre niveau d'accès sur votre profil (« (n membres administrés) ») en donne la liste.

### Je suis admin à accès limité et je ne peux pas ajouter ou importer de membres.
La création de membres et l'import de fichiers sont réservés aux admins et super admins. Demandez à un admin de s'en charger.

### Un membre reste « Invité » depuis longtemps.
Il ne s'est pas encore connecté. Vérifiez son adresse email, puis sélectionnez-le et utilisez **Envoyer / Renvoyer invitation par email**. Demandez-lui aussi de vérifier ses courriers indésirables.

### Comment supprimer un membre ?
Les membres ne sont jamais supprimés dans OpenAleph, seulement désactivés. Leur historique (interviews, formations, évaluations) est conservé et ils peuvent être restaurés.

---

# Ajouter et inviter des membres

Source: https://www.openaleph.io/fr/docs/people/add-and-invite-users
Roles: Admin, Super admin

> Créez un compte membre dans OpenAleph, choisissez son manager et son niveau d'accès, et envoyez l'email d'invitation pour qu'il puisse se connecter.

Les admins peuvent créer des comptes membres un par un depuis la page Membres, puis les inviter par email. Pour créer de nombreux membres d'un coup, utilisez plutôt [Importer des membres depuis un fichier](https://www.openaleph.io/fr/docs/people/import-users).

## Avant de commencer

> **Droits d'accès :** la création de membres est réservée aux **Admins** et **Super admins**. Les admins à accès limité, managers et employés ne peuvent pas créer de comptes.

- Le bouton **Ajouter un membre** est masqué si les membres de votre entreprise sont synchronisés depuis un SIRH : créez alors la personne dans votre SIRH (voir [Intégrations](https://www.openaleph.io/fr/docs/administration/integrations)).
- Pour désigner quelqu'un comme manager du nouveau membre, cette personne doit déjà avoir le niveau d'accès **Manager** ou supérieur.

## Créer un membre

1. Allez dans **Entreprise › Utilisateurs › Membres**.
2. Cliquez sur **Ajouter un membre**. La fenêtre **Créer un utilisateur** s'ouvre.
3. Sous **Informations générales**, renseignez :

| Champ | Obligatoire | Remarques |
|---|---|---|
| **Prénom** | Oui | |
| **Nom** | Oui | |
| **Email** | Oui | Adresse valide et unique dans OpenAleph. C'est l'identifiant de connexion du membre. |
| **UID de l'employé** | Oui | Votre propre identifiant pour cette personne (matricule de paie ou SIRH). Doit être unique. Il sert à reconnaître le membre lors des imports. |
| **Manager** | Non | Recherche parmi les membres ayant le niveau Manager ou supérieur. |
| **Date de naissance** | Non | Ne peut pas être dans le futur. |
| **Sexe** | Non | **Féminin**, **Masculin** ou **Préférer ne pas le dire**. |
| **Langue** | Non | **Anglais** ou **Français** : la langue de l'application et des emails pour ce membre. |

4. Sous **Niveau d'accès**, choisissez le rôle du membre : **Employé** (par défaut), **Manager**, **Manager creator** (Responsable créateur), **Admin à accès limité** ou **Admin**. Un court texte explique ce à quoi donne accès le niveau choisi (par exemple « Accès limité à son propre profil » ou « Accès à tous les membres »). Si vous choisissez **Admin à accès limité**, définissez son périmètre dans l'onglet **Périmètre** et vérifiez le résultat dans **Prévisualisation**. Voir [Niveaux d'accès](https://www.openaleph.io/fr/docs/administration/access-levels) et [Admins à accès limité et périmètres](https://www.openaleph.io/fr/docs/administration/scoped-admins).

   > **Remarque :** le niveau **Super admin** est géré par OpenAleph et ne peut pas être attribué depuis l'application.
5. Cliquez sur l'un des deux boutons :
   - **Créer** : le compte est créé avec le statut **Non invité**. Aucun email n'est envoyé.
   - **Créer et envoyer une invitation** : le compte est créé et l'email d'invitation est envoyé immédiatement. Le statut devient **Invité**.

Après la création, le nouveau membre apparaît dans la liste et un message vous rappelle : « Pensez à affecter ce membre à une politique d’absence. », avec un raccourci vers **Types d’absence** (utile si votre entreprise utilise le module Work Time, voir [Types d'absence](https://www.openaleph.io/fr/docs/work-time/absence-types)).

Les autres attributs du profil (fonction, date d'embauche, département, informations personnelles...) se renseignent ensuite depuis le profil du membre : ouvrez-le, allez dans l'onglet **Information**, sélectionnez la section et cliquez sur **Modifier**. Voir [Votre profil et les profils des membres](https://www.openaleph.io/fr/docs/people/employee-profile).

> **Remarque :** si vous saisissez l'email d'un membre précédemment désactivé, OpenAleph réactive ce compte existant avec les nouvelles informations au lieu de créer un doublon. Son historique est conservé.

### Messages d'erreur

| Message | Cause |
|---|---|
| « Cette adresse e-mail est déjà utilisée. » | Un compte actif utilise déjà cet email. Recherchez-le dans la liste. |
| « L’e-mail n’est pas valide » (sous le champ) ou « L'email n'est pas valide » | Le format de l'email est incorrect. |
| « Le prénom est obligatoire » / « Le nom est obligatoire » / « L'e-mail est obligatoire » / UID de l'employé obligatoire | Un champ obligatoire est vide. |

## Ce qui se passe quand un manager est défini

Quand vous définissez ou changez le manager d'un membre, ce manager reçoit un email « Nouveau membre assigné à votre équipe : nom », avec le nom et l'email du nouveau membre (aucun email n'est envoyé si vous vous désignez vous-même comme manager). Le membre apparaît aussitôt dans la page **Mon équipe** du manager et sous lui dans l'organigramme.

## Inviter des membres

L'email d'invitation s'intitule « 👋 Invitation à rejoindre (votre entreprise) sur OpenAleph ». Il souhaite la bienvenue au membre, lui indique de faire sa première connexion avec son adresse email (un mot de passe est généré automatiquement et pourra être changé ensuite) et contient un bouton **Se connecter à OpenAleph**. Il est envoyé dans la langue du membre.

Vous pouvez l'envoyer :

- à la création, avec **Créer et envoyer une invitation** ;
- à l'import, en cochant **Envoyer des e-mails d'invitation à tous les nouveaux utilisateurs** ;
- à tout moment depuis la liste des membres : sélectionnez un ou plusieurs membres, cliquez sur **Envoyer / Renvoyer invitation par email**, puis confirmez avec **Envoyer email** dans la fenêtre **Envoyer l’invitation par email ?**. Les membres déjà invités reçoivent l'email à nouveau. « Invitations envoyées avec succès. » le confirme. Les Admins à accès limité peuvent le faire pour les membres de leur périmètre.

> **Astuce :** vous pouvez inviter d'un coup toutes les personnes qui ne l'ont pas encore été : filtrez la liste sur **Statut** › **Non invité**, sélectionnez tout, puis envoyez.

### Ce que fait ensuite le membre

1. Il clique sur **Se connecter à OpenAleph** dans l'email, saisit son adresse email et clique sur **Continue with email**.
2. À sa première connexion, OpenAleph génère un mot de passe et l'envoie dans un second email, « Votre mot de passe OpenAleph ».
3. Il se connecte avec ce mot de passe et peut le modifier depuis son profil (**Paramètres** › **Changer le mot de passe**, 8 caractères minimum). Voir [Se connecter à OpenAleph](https://www.openaleph.io/fr/docs/getting-started/logging-in#se-connecter-pour-la-premiere-fois).

Une fois connecté, son statut devient **Actif**.

## Questions fréquentes

### Je ne vois pas le bouton Ajouter un membre.
Vous n'êtes pas admin, ou les membres de votre entreprise sont synchronisés depuis un SIRH.

### La liste Manager ne propose pas la personne voulue.
Seuls les membres ayant le niveau Manager ou supérieur peuvent être managers. Changez d'abord le niveau d'accès de cette personne (voir [Modifier, désactiver et restaurer des membres](https://www.openaleph.io/fr/docs/people/edit-and-deactivate-users)).

### Le membre dit n'avoir jamais reçu l'invitation.
Vérifiez l'adresse email de son profil, demandez-lui de regarder dans ses courriers indésirables, puis renvoyez-la depuis la liste des membres avec **Envoyer / Renvoyer invitation par email**.

### Puis-je créer un membre sans adresse email ?
Non. L'email est l'identifiant de connexion du membre et il est obligatoire.

### Un admin à accès limité peut-il créer des membres ?
Non. Seuls les admins et super admins peuvent créer des membres. Les Admins à accès limité n'ont pas le bouton **Ajouter un membre**.

---

# Importer des membres depuis un fichier

Source: https://www.openaleph.io/fr/docs/people/import-users
Roles: Admin, Super admin

> Créez, mettez à jour ou désactivez de nombreux membres OpenAleph d'un coup avec le modèle d'import Excel, ses colonnes, les valeurs acceptées et les messages d'erreur.

L'import permet aux admins de créer, mettre à jour et désactiver de nombreux membres à la fois depuis un fichier Excel (.xlsx), y compris leur manager et tous leurs attributs (fonction, date d'embauche, département, lieu de travail...). C'est le moyen le plus rapide de mettre en place OpenAleph ou d'appliquer un lot de changements RH.

## Avant de commencer

> **Droits d'accès :** l'import est réservé aux **Admins** et **Super admins**.

- Seul le format **.xlsx** est accepté (ni .csv, ni .xls).
- Si les membres de votre entreprise sont synchronisés depuis un SIRH, l'import n'est pas disponible : votre SIRH fait référence (voir [Intégrations](https://www.openaleph.io/fr/docs/administration/integrations)).
- Configurez d'abord vos attributs des personnes (sections, champs, options, unités d'organisation) : le modèle est généré à partir d'eux. Voir [Attributs des personnes](https://www.openaleph.io/fr/docs/administration/people-attributes).

## Étape 1 : télécharger le modèle

1. Allez dans **Entreprise › Utilisateurs › Membres**.
2. Cliquez sur **Importer des membres**. La fenêtre **Importer des utilisateurs** s'ouvre.
3. Sous « Vous n'avez pas de fichier ? », cliquez sur **Télécharger le modèle**.

Le modèle est construit pour votre entreprise et reflète toujours votre configuration actuelle. Il contient trois onglets :

| Onglet | Contenu |
|---|---|
| **Users** | L'onglet à remplir : une ligne par membre. La première ligne (masquée) contient les noms techniques des colonnes lus par l'import ; la deuxième ligne affiche des libellés lisibles. Remplissez à partir de la troisième ligne. |
| **Help** | Une ligne par colonne, avec son nom technique, son libellé, son type, son caractère obligatoire, le format attendu, les valeurs acceptées et un exemple. |
| **Lists** | Toutes les valeurs acceptées pour les champs de type liste, unité d'organisation, pays et langue, avec leur libellé et leur nom technique. |

> **Important :** ne renommez, ne déplacez et ne supprimez pas la première ligne masquée : l'import y lit les noms techniques des colonnes.

## Étape 2 : remplir le fichier

### Colonnes du membre

| Colonne | Obligatoire | Format et valeurs acceptées | Exemple |
|---|---|---|---|
| `company_uid` | Oui | Votre identifiant unique du membre. Indiquez `#N/A` pour désactiver le membre (voir ci-dessous). | EMP-0001 |
| `firstname` | Oui | Texte | Jane |
| `lastname` | Oui | Texte | Doe |
| `email` | Oui | Une adresse email valide et unique | jane.doe@example.com |
| `status` | Oui | `active` ou `inactive` | active |
| `manager_company_uid` | Colonne obligatoire, valeur facultative | Le `company_uid` du manager du membre. Le manager peut être un membre existant ou une autre ligne du même fichier. | EMP-0002 |
| `access_level` | Oui | `employee`, `manager`, `manager_creator` ou `admin` | employee |
| `birth_date` | Non | Date au format AAAA-MM-JJ, pas dans le futur | 1992-04-12 |
| `gender` | Non | `male`, `female` ou `prefer_not_to_say` (Homme, Femme, H, F, M et leurs équivalents anglais sont aussi compris) | female |

### Colonnes des attributs des personnes

Après ces colonnes, le modèle comporte une colonne par attribut actif de votre entreprise (date d'embauche, fonction, lieu de travail, type de contrat, niveau, département, email personnel...). L'onglet **Help** donne le format exact de chacune :

| Type de champ | Valeur attendue |
|---|---|
| Texte, email, URL, nombre | La valeur telle quelle |
| Date | AAAA-MM-JJ |
| Interrupteur (oui/non) | `true` ou `false` |
| Liste | Le libellé de l'option tel qu'affiché dans OpenAleph, ou son nom technique (OPTION_...) indiqué dans **Lists** |
| Liste à choix multiples | Plusieurs valeurs entre guillemets, séparées par des virgules, par exemple "French","English" |
| Unité d'organisation (département, site...) | Le nom de l'unité, ou son nom technique (NODE_...) |
| Fonction | Le libellé de la fonction, ou son nom technique (JOB_...) |
| Personne (par exemple Référence HR) | Le `company_uid` de cette personne |
| Pays / langue | Le code du pays ou de la langue indiqué dans **Lists** (par exemple fr, en) |
| Numéro de téléphone | {"code":"+33","value":"0612345678"} |
| Fichier | Non pris en charge par l'import : laissez vide ou supprimez la colonne |

> **Important :** une cellule vide dans une colonne d'attribut **efface** la valeur existante du membre. Si vous ne voulez pas modifier un attribut, supprimez toute sa colonne du fichier. Les colonnes supprimées sont simplement ignorées.

### Traitement des lignes

| Votre ligne | Ce que fait l'import |
|---|---|
| `company_uid` inconnu dans OpenAleph | Crée un nouveau membre. |
| `company_uid` correspondant à un membre existant | Met à jour ce membre avec les valeurs de la ligne. Le `company_uid` lui-même n'est pas modifié. |
| `company_uid` égal à `#N/A` | Retrouve le membre par son `email` et le **désactive** (même effet qu'une désactivation manuelle). |
| Ligne vide | Ignorée. |

- Le manager est affecté une fois toutes les lignes traitées : un manager peut donc figurer n'importe où dans le fichier.
- Si la personne indiquée comme manager a le niveau Employé, l'import la passe automatiquement au niveau **Manager**.
- Si `manager_company_uid` est vide, le manager actuel du membre est conservé.

## Étape 3 : charger et vérifier le fichier

1. Dans la fenêtre **Importer des utilisateurs**, glissez-déposez votre fichier ou cliquez sur **Télécharger un fichier**.
2. OpenAleph analyse le fichier (« Analyse du fichier... »). Rien n'est modifié à ce stade.
3. Deux résultats possibles :
   - **Votre fichier contient des erreurs** : chaque erreur est listée avec son titre, son numéro de ligne (« Sur la ligne 3 ») et une indication, par exemple **User access level is incorrect** avec la liste des valeurs acceptées (employee, manager, manager_creator et admin). Les numéros correspondent aux lignes Excel (votre premier membre est sur la ligne 3). Corrigez-les dans Excel, puis cliquez sur **Télécharger un autre fichier**.
   - **Le fichier est prêt à être importé** / « Aucune erreur détectée. » : le bloc **Modifications** résume ce qui va se passer, pour les **Users** (créés, modifiés, supprimés) pour les **Metadata values** (valeurs d'attributs affectées ou effacées, et erreurs) et pour le **Template** (erreurs).

### Erreurs fréquentes

| Erreur | Comment la corriger |
|---|---|
| En-têtes manquants (Missing headers) | Une des colonnes du membre manque. Téléchargez un modèle neuf. |
| Attribut inconnu (Unknown metadata field) | Une colonne ne correspond à aucun attribut actif (renommé, supprimé ou saisi à la main). Utilisez un modèle neuf. |
| En-tête en double | La même colonne apparaît deux fois. |
| company_uid manquant (Missing company_uid) | Chaque ligne doit avoir un `company_uid` (ou `#N/A` pour désactiver). |
| UID ou email en double (duplicate found) | Deux lignes partagent le même `company_uid` ou le même email. Gardez-en une. |
| Conflit d'email (Email conflict) | L'email appartient déjà à un membre avec un autre `company_uid`. Utilisez le `company_uid` existant. |
| Email invalide, ou email, prénom ou nom manquant | Complétez ou corrigez la cellule. |
| Niveau d'accès incorrect | Utilisez `employee`, `manager`, `manager_creator` ou `admin`. |
| Statut invalide | Utilisez `active` ou `inactive`. |
| Le `manager_company_uid` ne correspond à aucun utilisateur | Le `company_uid` du manager n'existe ni dans OpenAleph ni dans le fichier. |
| L'utilisateur ne peut pas être son propre manager | `manager_company_uid` est identique au `company_uid` du membre. |
| Date de naissance invalide ou dans le futur / sexe invalide | Corrigez la valeur. |
| Option introuvable ou ambiguë (not found / Ambiguous option label) | La valeur ne correspond à aucune option (ou à plusieurs) : utilisez le nom technique de l'onglet **Lists**. |
| « Uniquement le format .xlsx est accepté. » | Enregistrez le fichier au format classeur Excel (.xlsx). |

## Étape 4 : importer

1. Cochez la case **Envoyer des e-mails d'invitation à tous les nouveaux utilisateurs** si vous voulez que les membres créés reçoivent immédiatement leur invitation. Laissez la case décochée pour les inviter plus tard depuis la liste des membres. (**Annuler** ferme la fenêtre sans importer.)
2. Cliquez sur **Import file and apply changes**.
3. Un indicateur de progression montre l'import des utilisateurs, des valeurs d'attributs et du modèle. Arrivé à 100 %, cliquez sur **Voir les détails** pour voir les listes des membres créés, mis à jour et supprimés, et les erreurs éventuelles (attributs, modèle, import), ou sur **Terminer** pour fermer et rafraîchir la liste.

Si une seule ligne échoue pendant l'import (par exemple à cause d'une valeur inattendue), seule cette ligne est ignorée et signalée avec son numéro ; les autres lignes sont importées.

> **Remarque :** si vous fermez la fenêtre pendant l'analyse ou avant l'import, OpenAleph demande confirmation et vous prévient qu'il faudra recommencer l'import. **Quitter l'import** annule sans rien modifier.

## Après l'import

- Chaque modification est enregistrée dans l'[historique du profil](https://www.openaleph.io/fr/docs/people/profile-history) de chaque membre, avec la source **Import** et votre nom.
- Les nouveaux managers reçoivent l'email « Nouveau membre assigné à votre équipe » pour chaque membre qui leur est rattaché.
- Les membres créés sans invitation ont le statut **Non invité**. Invitez-les depuis la liste des membres (voir [Ajouter et inviter des membres](https://www.openaleph.io/fr/docs/people/add-and-invite-users)).

## Questions fréquentes

### Puis-je réimporter le fichier obtenu avec Exporter tous les membres ?
L'export utilise les mêmes identifiants (`company_uid`, `manager_company_uid`), mais ses colonnes diffèrent du modèle (par exemple `manager_email`, `hire_date`). Le plus sûr est de télécharger le modèle et d'y copier vos données.

### Je veux seulement mettre à jour un attribut pour tout le monde.
Gardez les colonnes du membre et uniquement la colonne d'attribut à modifier, supprimez les autres. Ou utilisez l'action groupée **Gérer les attributs** de la page Membres.

### Puis-je attribuer le niveau Admin à accès limité ou Super admin par import ?
L'import n'accepte pas le niveau Super admin, qui est géré par OpenAleph. Un admin à accès limité a besoin d'un périmètre, qui ne peut être défini que dans l'application. Importez ces membres avec un autre niveau (par exemple `employee`), puis changez leur niveau d'accès depuis leur profil ou avec **Gérer le niveau d'accès**.

### Pourquoi un membre a-t-il été désactivé par mon import ?
Sa ligne contenait `#N/A` dans `company_uid`. Restaurez-le depuis **Voir membres désactivés** (voir [Modifier, désactiver et restaurer des membres](https://www.openaleph.io/fr/docs/people/edit-and-deactivate-users)).

### Un attribut a été vidé pour tout le monde après mon import.
La colonne figurait dans le fichier avec des cellules vides. Réimportez avec les bonnes valeurs, et supprimez à l'avenir les colonnes que vous ne voulez pas modifier.

---

# Modifier, désactiver et restaurer des membres

Source: https://www.openaleph.io/fr/docs/people/edit-and-deactivate-users
Roles: Admin à accès limité, Admin, Super admin

> Modifiez les informations, le niveau d'accès ou le manager d'un membre dans OpenAleph, désactivez les membres qui partent avec une date de départ, et restaurez-les.

Cette page explique comment les admins entretiennent les comptes des membres dans le temps : corriger leurs informations, changer leur rôle ou leur manager, gérer les départs et faire revenir des personnes.

## Avant de commencer

> **Droits d'accès :** les **Admins** et **Super admins** peuvent faire tout ce qui est décrit ici. Les **Admins à accès limité** peuvent modifier les membres de leur périmètre, sauf leur niveau d'accès et leur manager, et ne peuvent ni désactiver ni restaurer de membres. Les membres peuvent modifier leurs propres informations depuis leur profil (voir [Votre profil et les profils des membres](https://www.openaleph.io/fr/docs/people/employee-profile)).

Si les membres de votre entreprise sont synchronisés depuis un SIRH, toutes ces actions se font dans le SIRH, pas dans OpenAleph (voir [Intégrations](https://www.openaleph.io/fr/docs/administration/integrations)).

## Modifier un membre

Deux points d'entrée sont possibles.

### Depuis la liste des membres (informations générales et niveau d'accès)

1. Allez dans **Entreprise › Utilisateurs › Membres**.
2. Cliquez sur l'icône crayon en fin de ligne du membre. La fenêtre **Détails du profil** s'ouvre.
3. Sous **Informations générales**, modifiez **Prénom**, **Nom**, **Email**, **UID de l'employé**, **Manager**, **Date de naissance**, **Sexe** ou **Langue**.
4. Sous **Niveau d'accès**, changez le rôle du membre si nécessaire (admins uniquement : pour un Admin à accès limité, la fenêtre n'a pas de partie **Niveau d'accès** et le champ **Manager** est grisé).
5. Cliquez sur **Enregistrer** (le bouton s'active dès qu'une valeur a changé). Le message « Les paramètres ont été mis à jour. » le confirme.

### Depuis le profil (toutes les sections)

1. Ouvrez le profil du membre (cliquez sur sa ligne dans la liste des membres).
2. Dans l'onglet **Information**, sélectionnez une section (**Général**, **Informations personnelles**, **Informations de travail** ou une section personnalisée).
3. Cliquez sur **Modifier**, changez les champs, puis **Enregistrer**.

Utilisez cette seconde méthode pour tout ce qui ne fait pas partie des informations générales : fonction, date d'embauche, date de fin, département et autres unités d'organisation, lieu de travail, type de contrat, niveau, informations personnelles et attributs personnalisés.

> **Astuce :** pour changer le même attribut pour de nombreuses personnes (par exemple un nouveau manager pour toute une équipe, ou un nouveau lieu de travail), sélectionnez-les dans la liste des membres et utilisez **Gérer les attributs**. Voir [Annuaire des membres](https://www.openaleph.io/fr/docs/people/directory).

## Changer le niveau d'accès

Le niveau d'accès détermine ce que le membre peut voir et faire dans OpenAleph. Seuls les admins peuvent le modifier.

1. Ouvrez la fenêtre **Détails du profil** (icône crayon dans la liste des membres, ou **Modifier** sur la section **Général** du profil).
2. Dans **Niveau d'accès**, choisissez le nouveau niveau. Un court texte le décrit (par exemple « Accès limité à son propre profil », « Accès limité à son propre profil et ceux de son équipe directe ou étendue (N-X) », « Accès à tous les membres »).
3. Pour **Admin à accès limité**, définissez les membres qu'il administre dans l'onglet **Périmètre** : des règles **Inclure** (par attribut ou par manager, ou **Inclure tout le monde**) et **Exclure**, ajoutées avec **Ajouter une condition**. Vérifiez la liste obtenue dans **Prévisualisation**. Voir [Admins à accès limité et périmètres](https://www.openaleph.io/fr/docs/administration/scoped-admins).
4. Cliquez sur **Enregistrer**.

Pour changer le niveau de plusieurs membres à la fois, sélectionnez-les dans la liste des membres et cliquez sur **Gérer le niveau d'accès**.

Règles à connaître :

- Un membre qui encadre encore des personnes ne peut pas passer au niveau **Employé**. Réaffectez d'abord son équipe.
- Le niveau **Super admin** est géré par OpenAleph et ne peut pas être attribué depuis l'application.
- Quand un admin à accès limité change de niveau, son périmètre est supprimé. S'il redevient admin à accès limité plus tard, le périmètre doit être redéfini.

Le détail de chaque niveau et des périmètres se trouve dans [Niveaux d'accès](https://www.openaleph.io/fr/docs/administration/access-levels).

## Changer le manager

1. Ouvrez la fenêtre **Détails du profil** et choisissez la nouvelle personne dans **Manager** (seuls les membres de niveau Manager ou supérieur sont proposés ; le membre lui-même est exclu). Pour retirer le manager, videz le champ.
2. Cliquez sur **Enregistrer**.

Le nouveau manager reçoit un email « Nouveau membre assigné à votre équipe ». Le membre passe dans la page **Mon équipe** du nouveau manager et prend sa place dans l'organigramme. La modification est enregistrée dans l'[historique du profil](https://www.openaleph.io/fr/docs/people/profile-history).

## Désactiver des membres

Désactivez un membre lorsqu'il quitte l'entreprise ou ne doit plus accéder à OpenAleph. Les membres ne sont jamais supprimés : la désactivation conserve toutes leurs données.

1. Allez dans **Entreprise › Utilisateurs › Membres**.
2. Cochez les membres à désactiver.
3. Cliquez sur **Désactiver membres sélectionnés**. La fenêtre **Désactiver les membres** s'ouvre et affiche les **Membres sélectionnés**, avec le rappel « Les membres sélectionnés ne seront plus accessibles sur OpenAleph. Les informations ne seront pas supprimées : vous pouvez les réactiver plus tard. »
4. Facultatif : sous **Ajouter une date de départ**, choisissez leur **Date de départ**.
5. Cliquez sur **Désactiver**. Le message « Utilisateurs désactivés avec succès. » le confirme.

Conséquences :

| Effet | Détails |
|---|---|
| Accès retiré | Le membre est déconnecté de toutes ses sessions (web et mobile) et ne peut plus se connecter. Son statut devient **Inactif**. |
| Date de départ | La date choisie est enregistrée dans le champ **Date de fin** de ses Informations de travail. Si vous l'avez laissée vide et qu'aucune date de fin n'était enregistrée, la date du jour est utilisée. |
| Liens hiérarchiques | Son propre lien avec son manager est supprimé, et les personnes qui lui rendaient compte n'ont plus de manager. OpenAleph mémorise ces deux liens pour une éventuelle restauration. Réaffectez son équipe si nécessaire. |
| Visibilité | Il disparaît de la liste des membres actifs, de **Mon équipe** et de l'organigramme, et ne peut plus être choisi pour de nouvelles campagnes ou formations. |
| Données conservées | Son profil, ses interviews, évaluations, formations et son historique sont conservés. |
| Email réservé | Son adresse email ne peut pas être attribuée à un autre membre. |

> **Remarque :** un membre peut aussi être désactivé par une ligne d'import contenant `#N/A` dans `company_uid` (voir [Importer des membres depuis un fichier](https://www.openaleph.io/fr/docs/people/import-users)), ou par la synchronisation de votre SIRH.

## Restaurer un membre désactivé

1. Sur la page Membres, ouvrez le menu d'options (trois points) et cliquez sur **Voir membres désactivés**.
2. La fenêtre **Membres désactivés** (« Ces membres n’ont plus accès à leur compte OpenAleph. Leurs adresses mail ne peuvent pas être réassignées à d’autres membres. ») les liste avec la date **Désactivé le** et la **Date de départ**. Utilisez la barre de recherche si besoin.
3. Cliquez sur l'icône **Restaurer le membre** sur la ligne du membre. Le message « L'utilisateur a été réactivé avec succès. » le confirme.

Conséquences :

- Le membre est de nouveau actif et peut se connecter avec son compte existant.
- Son ancien manager est rétabli, si cette personne est toujours active et toujours manager.
- Les personnes qui lui rendaient compte reviennent sous sa responsabilité, sauf si un autre manager leur a été attribué entre-temps.
- Sa date de fin est effacée.

La désactivation et la restauration sont toutes deux enregistrées dans l'[historique du profil](https://www.openaleph.io/fr/docs/people/profile-history) du membre (changements de statut, de date de fin et de manager).

> **Astuce :** créer un nouveau membre avec l'email d'un membre désactivé réactive aussi le compte existant au lieu de créer un doublon.

## Questions fréquentes

### Puis-je supprimer définitivement un membre ?
Non. OpenAleph se contente de désactiver les membres, pour que leur historique (interviews, évaluations, formations) reste cohérent.

### Je ne vois ni Désactiver membres sélectionnés ni Voir membres désactivés.
Ces actions sont réservées aux admins et super admins, et masquées quand vos membres proviennent d'une synchronisation SIRH.

### Je ne peux pas repasser un manager au niveau Employé.
Le membre a encore des collaborateurs directs. Donnez d'abord un autre manager à son équipe (sélectionnez l'équipe, **Gérer les attributs** › **Manager**), puis changez le niveau d'accès.

### L'équipe d'un manager désactivé n'a plus de manager.
C'est normal. Sélectionnez ces membres dans la liste et utilisez **Gérer les attributs** pour leur affecter leur nouveau manager.

### Un membre désactivé doit encore accéder à OpenAleph quelques jours.
Restaurez-le, puis désactivez-le plus tard avec la bonne date de départ.

---

# Historique du profil

Source: https://www.openaleph.io/fr/docs/people/profile-history
Roles: Employé, Admin à accès limité, Admin, Super admin

> Consultez chaque modification des informations d'un membre dans OpenAleph - champ, ancienne et nouvelle valeur, auteur, source et date.

Chaque profil conserve l'historique des modifications apportées aux informations du membre. Il répond à des questions comme « quand cette personne a-t-elle changé de manager ? », « qui a modifié cette fonction ? » ou « le dernier import a-t-il changé cette date d'embauche ? ».

## Avant de commencer

> **Droits d'accès :** l'historique d'un profil est accessible au membre lui-même, aux admins à accès limité pour les membres de leur périmètre, et aux admins et super admins pour tout le monde. Les managers ne voient pas l'historique des membres de leur équipe.

## Ouvrir l'historique

1. Ouvrez le profil : le vôtre depuis votre avatar › **Profil**, ou celui d'un membre depuis **Entreprise › Utilisateurs › Membres**.
2. Cliquez sur l'icône **Historique** (une horloge avec une flèche) à côté du bouton **Paramètres** dans l'en-tête du profil.

La fenêtre **Historique** s'ouvre, les modifications les plus récentes en premier. Cliquez sur **Fermer** pour la quitter.

## Ce que montre l'historique

| Colonne | Contenu |
|---|---|
| **Champ** | L'information modifiée : **Prénom**, **Nom**, **Email**, **Niveau d'accès**, **Anniversaire**, **Manager**, **Statut**, ou n'importe quel attribut des personnes (fonction, date d'embauche, date de fin, département, lieu de travail...). |
| **Modification** | L'ancienne valeur, une flèche, puis la nouvelle valeur. Un tiret (—) signifie que le champ était vide avant, ou qu'il a été vidé. |
| **Modifié par** | La personne qui a fait la modification, avec sa photo. **Synchronisation automatique** signifie qu'aucune personne n'est intervenue : la modification vient de la synchronisation de votre SIRH. |
| **Source** | **Manuel** (quelqu'un l'a modifié dans OpenAleph), **Import** (un import Excel ; l'auteur est l'admin qui l'a lancé) ou **Synchronisation automatique** (synchronisation SIRH). |
| **Date** | Date et heure de la modification. |

Utilisez la barre **Rechercher** pour retrouver une modification par nom de champ ou par valeur (par exemple le nom d'un ancien manager ou une ancienne fonction).

## Bon à savoir

- Les valeurs sont enregistrées telles qu'elles s'affichaient au moment de la modification. Si une option, une fonction ou un département est renommé plus tard, l'historique affiche toujours l'ancien nom.
- Seules les vraies modifications sont enregistrées : enregistrer un profil sans changer de champ, ou une synchronisation qui renvoie la même valeur, n'ajoute rien.
- Les modifications faites par les actions groupées (**Gérer les attributs**, **Gérer le niveau d'accès**), par la désactivation (statut et date de fin) et par la restauration sont enregistrées comme les autres.
- L'historique ne peut être ni modifié ni supprimé.

Quand un profil n'a encore aucune modification, la fenêtre affiche « Aucune modification pour le moment » et « Toutes les modifications des informations de ce membre apparaîtront ici. »

## Questions fréquentes

### Je ne vois pas l'icône Historique.
Vous n'avez pas le droit de voir l'historique de ce profil : seuls le membre, son admin à accès limité et les admins le peuvent.

### « Synchronisation automatique » apparaît comme auteur d'une modification.
La modification a été faite par la synchronisation SIRH de votre entreprise, et non par une personne.

### Pourquoi un import affiche-t-il mon nom ?
Les modifications faites par un import sont attribuées à l'admin qui l'a lancé, avec la source **Import**.

### Une modification que j'ai faite n'apparaît pas.
Vérifiez que vous avez bien cliqué sur **Enregistrer** et que la valeur a réellement changé. Rafraîchissez la page et rouvrez l'historique.

---

# Utilisateurs externes

Source: https://www.openaleph.io/fr/docs/people/external-users
Roles: Responsable créateur, Admin à accès limité, Admin, Super admin

> Les utilisateurs externes sont des personnes extérieures à votre entreprise invitées à suivre vos formations dans OpenAleph Academy. Leurs différences avec les membres et leur gestion.

Les **utilisateurs externes** sont des personnes extérieures à votre entreprise (partenaires, clients, distributeurs, freelances...) que vous invitez à suivre vos formations dans un espace externe, l'[OpenAleph Academy](https://www.openaleph.io/fr/docs/academy). Ils sont gérés depuis le module Utilisateurs, mais ce **ne sont pas des membres** : ils n'ont pas de profil Core HR.

Allez dans **Entreprise › Utilisateurs › Utilisateurs externes**.

## Avant de commencer

> **Droits d'accès :** la page Utilisateurs externes est accessible aux **Responsables créateurs**, **Admins à accès limité**, **Admins** et **Super admins**. Elle est masquée pour les managers et les employés.

- Votre entreprise doit disposer d'au moins un espace externe. Les espaces sont mis en place par l'équipe OpenAleph : si la liste **Accès externe** est vide au moment d'inviter quelqu'un, contactez votre interlocuteur OpenAleph.
- Pour attribuer des formations, celles-ci doivent exister dans Learn avec au moins une session.

## Membres et utilisateurs externes

| | Membres | Utilisateurs externes |
|---|---|---|
| Qui | Vos collaborateurs | Des personnes extérieures à votre entreprise |
| Créés depuis | La page **Membres**, un import ou le SIRH | La page **Utilisateurs externes** |
| Profil Core HR et attributs des personnes | Oui | Non |
| Présents dans Membres, l'organigramme, Mon équipe, Compétences | Oui | Jamais |
| Ce à quoi ils accèdent | La suite OpenAleph, selon leur niveau d'accès | Uniquement leur espace Academy et ce que leur périmètre autorise |
| Retrait | Désactivation | Désactivation |

## La page Utilisateurs externes

- Un rappel : les utilisateurs externes « disposent de leur propre portail dédié et sont totalement indépendants de vos données CoreHR ».
- Trois compteurs : **Nombre total d'utilisateurs externes** (**Tous périmètres confondus**), **Apprenants actifs** (**30 derniers jours**) et **Invitations en attente** (**En attente de première connexion**).
- Un tableau avec **Utilisateur**, **Organisation** (l'espace externe), **Périmètre**, **Statut**, **Sessions de formation** et **Dernière visite**, avec une barre **Rechercher** et des filtres sur **Périmètre** et **Statut**.

| Statut | Signification |
|---|---|
| **En attente** | Invité, le compte n'a pas encore été activé. |
| **Actif** | La personne a activé son compte. |
| **Inactif** | Accès désactivé. |

## Inviter un utilisateur externe

1. Cliquez sur **Ajouter un utilisateur** (sur téléphone : **Ajouter un utilisateur externe**).
2. **Identité** : renseignez **Prénom**, **Nom**, **Email** et choisissez l'**Accès externe** (l'espace). Cliquez sur **Suivant**.
3. **Périmètre d'accès** : choisissez **Apprenant**.
4. **Attribution de formations** (facultatif) : sélectionnez des sessions dans **Assigner à des sessions de formation**.
5. Cliquez sur **Envoyer l'invitation**. Le message « Invitation envoyée à (email) » le confirme.

La personne reçoit un email « Vous avez été invité à (espace) » avec un bouton **Activer mon compte** pour définir son mot de passe, puis se connecte avec son email.

> **Remarque :** si vous invitez l'email de l'un de vos propres collaborateurs, son compte d'entreprise existant est réutilisé : aucun email d'invitation n'est envoyé et il est actif immédiatement.

## Gérer les utilisateurs externes

Depuis le menu à trois points d'une ligne, ou depuis la page de l'utilisateur (cliquez sur la ligne) :

| Action | Rôle |
|---|---|
| **Modifier** | Changer le prénom, le nom, le périmètre, la photo, et ajouter des sessions de formation (les inscriptions existantes sont conservées). L'email et l'espace ne peuvent pas être modifiés. |
| **Renvoyer l'invitation** / **Resend invite** | Renvoie l'email d'invitation. Uniquement pour les personnes extérieures à votre entreprise. |
| **Désactiver** / **Réactiver** | Retire ou rend l'accès à l'espace. Rien n'est supprimé. |

Sélectionnez plusieurs lignes pour **Envoyer / Renvoyer invitation par email** ou **Désactiver les utilisateurs externes sélectionnés** en une fois.

La page d'un utilisateur externe comporte trois onglets : **Vue d'ensemble** (nom complet, email, organisation, date d'invitation, dernière activité, périmètres d'accès), **Formations** (formation, mode, date limite, complétion) et **Certifications** (dates de délivrance et d'expiration, statut, téléchargement du certificat et copie de son lien de vérification).

Pour la procédure complète, voir [Inviter et gérer les apprenants externes](https://www.openaleph.io/fr/docs/academy/manage-external-learners).

## Questions fréquentes

### Pourquoi mon utilisateur externe n'apparaît-il ni dans Membres ni dans l'organigramme ?
Les utilisateurs externes sont, par principe, totalement séparés des données de vos effectifs.

### Le menu Utilisateurs externes n'apparaît pas.
Il faut le niveau d'accès Responsable créateur ou supérieur.

### Puis-je supprimer un utilisateur externe ?
Non, vous pouvez seulement le désactiver. Son historique de formation est conservé.

### La liste Accès externe est vide.
Votre entreprise n'a pas encore d'espace externe. Contactez votre interlocuteur OpenAleph.

---

# Interviews et entretiens 1:1

Source: https://www.openaleph.io/fr/docs/interviews
Roles: Employé, Manager, Responsable créateur, Admin à accès limité, Admin, Super admin

> Présentation du module Interview d'OpenAleph - campagnes d'entretiens individuels, modèles, rôles, statuts et déroulé complet.

Le module **Interview** permet à votre entreprise de mener ses entretiens individuels : entretiens annuels, entretiens professionnels, bilans de fin de période d'essai, points réguliers et tout autre échange structuré entre un collaborateur et un responsable. Les RH (ou un Responsable créateur) construisent un **modèle** de questions, lancent une **campagne** pour un groupe de collaborateurs, puis chaque collaborateur et son intervieweur remplissent leur partie en ligne jusqu'à l'envoi et au verrouillage de l'entretien.

Dans le menu latéral, le module s'appelle **Interview** et propose jusqu'à quatre entrées selon votre niveau d'accès : **Mes Interviews**, **Interviews d’Équipe**, **Campagnes** et **Modèles**.

> **Remarque :** Le module Interview est activé par entreprise. Si vous ne voyez pas **Interview** dans le menu, votre entreprise n'a peut-être pas activé le module ; adressez-vous à votre admin (voir [Modules et licences](https://www.openaleph.io/fr/docs/administration/modules-and-licences)). Le feedback 360° et les sondages collaborateurs sont des modules distincts, documentés dans [Feedback 360](https://www.openaleph.io/fr/docs/feedback) et [Sondages](https://www.openaleph.io/fr/docs/surveys).

## Notions clés

| Terme | Signification |
|---|---|
| **Modèle** | Le questionnaire de l'entretien : chapitres, questions, qui voit et qui doit répondre à chaque question. Réutilisable d'une campagne à l'autre. |
| **Type de modèle** | Qui répond : **Interviewé (IE)**, **Intervieweur (IR)**, **Tous les deux**, ou **Cross Review** (les deux, puis une version finale commune). |
| **Campagne** | Un ensemble d'entretiens lancés en même temps, avec un titre, une période (date de début et date limite), des participants, un responsable et un ou plusieurs modèles. Toutes les campagnes sont de type **One to one**. |
| **Participant / Interviewé** | Le collaborateur évalué, choisi à la création de la campagne. |
| **Responsable / Intervieweur** | La personne qui mène l'entretien : le manager direct de chaque participant, ou une personne spécifique pour toute la campagne. |
| **Ensemble d'entretiens** | Tout ce qui concerne un participant dans une campagne : la partie de l'interviewé (**IE**), celle de l'intervieweur (**IR**) et, pour un modèle Cross Review, la cross review (**CR**). |
| **Cross review (CR)** | Étape finale, ouverte lorsque l'interviewé et l'intervieweur ont tous deux envoyé leur partie. L'intervieweur la remplit (en général pendant un rendez-vous avec le collaborateur) pour produire la version finale validée ensemble. |
| **Envoyer / Verrouiller** | L'envoi d'un entretien verrouille ses réponses. Seul un admin peut le déverrouiller. |
| **Co-pilote** | Un Responsable créateur ajouté à une campagne, avec les mêmes droits que son créateur sur cette campagne. |

## Statuts d'un entretien

| Statut | Signification |
|---|---|
| **Pas commencé** | L'entretien est disponible mais personne ne l'a encore ouvert. |
| **En cours** | Le répondant a ouvert l'entretien ; les réponses sont enregistrées automatiquement. |
| **Envoyé** | Le répondant l'a envoyé. Les réponses sont verrouillées. |
| **Pas encore disponible** | Uniquement pour la cross review : elle s'ouvre quand l'interviewé et l'intervieweur ont envoyé leur partie. |

Dans **Mes Interviews**, un entretien passe dans l'onglet **Fait** dès que vous avez envoyé votre propre partie. Dans **Interviews d’Équipe**, une campagne passe dans **Fait** lorsqu'aucun de vos entretiens n'a plus de partie à remplir ; à l'intérieur d'une campagne, une personne interviewée passe dans **Fait** seulement lorsque toutes les parties de son ensemble d'entretien sont envoyées, cross review comprise.

## Qui fait quoi

| Rôle | Possibilités dans le module Interview |
|---|---|
| **Employé** | Voir ses entretiens dans **Mes Interviews**, remplir et envoyer sa partie, lire la cross review finale une fois envoyée, télécharger un PDF. |
| **Manager** | Tout ce que fait un employé, plus **Interviews d’Équipe** : mener les entretiens dont il est responsable, lire les réponses de l'interviewé une fois envoyées, remplir les cross reviews, planifier le rendez-vous, envoyer invitations et rappels, confier un entretien à un autre responsable, générer une synthèse IA d'un entretien envoyé. |
| **Responsable créateur** | Tout ce que fait un manager, plus créer et gérer ses propres modèles et campagnes (et celles dont il est co-pilote), exporter les données et utiliser Aleph AI sur ses campagnes. |
| **Admin à accès limité** | Gérer les campagnes créées (ou co-pilotées) par les personnes de son périmètre, verrouiller ou déverrouiller les entretiens des personnes de son périmètre. |
| **Admin / Super admin** | Gérer tous les modèles et toutes les campagnes de l'entreprise, forcer l'envoi ou déverrouiller n'importe quel entretien, lire tous les entretiens envoyés. |

Le détail figure dans [Rôles et droits d'accès](https://www.openaleph.io/fr/docs/interviews/permissions). Pour les niveaux d'accès dans tous les modules, voir [Rôles et niveaux d'accès](https://www.openaleph.io/fr/docs/getting-started/roles-and-access) et [Niveaux d'accès](https://www.openaleph.io/fr/docs/administration/access-levels).

## Déroulé type

1. **Créer un modèle.** Un admin RH ou un Responsable créateur va dans **Interview › Modèles**, clique sur **Nouveau modèle**, ajoute chapitres et questions et choisit le type (par exemple **Cross Review**). Voir [Créer et modifier des modèles](https://www.openaleph.io/fr/docs/interviews/templates).
2. **Le traduire (facultatif).** Pour des équipes multilingues, ajoutez des langues, manuellement ou avec l'IA. Voir [Traduire un modèle](https://www.openaleph.io/fr/docs/interviews/translate-a-template).
3. **Créer la campagne.** Dans **Interview › Campagnes**, cliquez sur **Nouvelle campagne** et suivez l'assistant : titre et période, participants, responsable, modèle(s), résumé, puis **Lancer la campagne**. Avec l'option **Manager**, chaque participant est interviewé par le manager renseigné dans son profil : vérifiez donc les managers au préalable (voir [Profil d'un membre](https://www.openaleph.io/fr/docs/people/employee-profile) et [Organigramme](https://www.openaleph.io/fr/docs/people/org-chart)). Voir [Créer une campagne](https://www.openaleph.io/fr/docs/interviews/create-a-campaign).
4. **Les participants sont invités.** Si vous avez choisi d'envoyer les invitations, interviewés et intervieweurs reçoivent un e-mail, une notification dans l'application et une notification push mobile. Voir [Notifications et e-mails](https://www.openaleph.io/fr/docs/interviews/notifications).
5. **Les collaborateurs répondent.** Chaque interviewé ouvre **Interview › Mes Interviews**, remplit sa partie et clique sur **Envoyer**. Voir [Répondre à votre entretien](https://www.openaleph.io/fr/docs/interviews/answer-an-interview).
6. **Les managers répondent.** Chaque intervieweur ouvre **Interview › Interviews d’Équipe**, remplit sa partie et lit les réponses du collaborateur une fois envoyées. Voir [Mener les entretiens de votre équipe](https://www.openaleph.io/fr/docs/interviews/manager-view).
7. **Cross review.** Pour les modèles Cross Review, l'intervieweur planifie un rendez-vous, remplit la cross review (pré-remplie avec les réponses précédentes) et envoie la version finale. Voir [Cross review, envoi et verrouillage](https://www.openaleph.io/fr/docs/interviews/cross-review-and-submission).
8. **Suivi.** Le créateur de la campagne suit la complétion, envoie des rappels, ajoute ou retire des participants et exporte les résultats. Voir [Gérer une campagne](https://www.openaleph.io/fr/docs/interviews/manage-a-campaign), [Suivre l'avancement](https://www.openaleph.io/fr/docs/interviews/track-campaign-progress) et [Exports et PDF](https://www.openaleph.io/fr/docs/interviews/exports-and-pdf).
9. **IA.** Générez une synthèse IA d'un entretien envoyé, ou interrogez Aleph AI sur toutes les réponses d'une campagne. Voir [Fonctionnalités IA](https://www.openaleph.io/fr/docs/interviews/ai-features).

## Pages de cette section

- [Créer et modifier des modèles](https://www.openaleph.io/fr/docs/interviews/templates) : construire le questionnaire, types de questions, visibilité et caractère obligatoire.
- [Traduire un modèle](https://www.openaleph.io/fr/docs/interviews/translate-a-template) : ajouter des langues, traduire avec l'IA, importer et exporter les fichiers de traduction.
- [Créer une campagne](https://www.openaleph.io/fr/docs/interviews/create-a-campaign) : l'assistant de campagne étape par étape, brouillons et lancements programmés.
- [Gérer une campagne](https://www.openaleph.io/fr/docs/interviews/manage-a-campaign) : liste des campagnes, participants, responsable, date limite, co-pilotes, relance, suppression.
- [Suivre l'avancement d'une campagne](https://www.openaleph.io/fr/docs/interviews/track-campaign-progress) : graphiques de la vue d'ensemble, taux de complétion et statuts.
- [Répondre à votre entretien](https://www.openaleph.io/fr/docs/interviews/answer-an-interview) : le point de vue du collaborateur, de **Mes Interviews** jusqu'à l'envoi.
- [Mener les entretiens de votre équipe](https://www.openaleph.io/fr/docs/interviews/manager-view) : le point de vue de l'intervieweur dans **Interviews d’Équipe**.
- [Cross review, envoi et verrouillage](https://www.openaleph.io/fr/docs/interviews/cross-review-and-submission) : cross review, planification du rendez-vous, verrouillage et déverrouillage.
- [Fonctionnalités IA](https://www.openaleph.io/fr/docs/interviews/ai-features) : synthèse IA d'un entretien, chat Aleph AI sur une campagne, traduction par IA.
- [Exports et PDF](https://www.openaleph.io/fr/docs/interviews/exports-and-pdf) : exports Excel de l'avancement et des réponses, PDF des entretiens.
- [Notifications et e-mails](https://www.openaleph.io/fr/docs/interviews/notifications) : tous les e-mails et notifications envoyés par le module, et à quel moment.
- [Rôles et droits d'accès](https://www.openaleph.io/fr/docs/interviews/permissions) : qui peut voir et faire quoi.

## Sur mobile

L'application mobile OpenAleph donne accès à **Mes entretiens** et **Les entretiens de mon équipe** depuis l'onglet **Applications** › **Entretiens** : vous pouvez ouvrir un entretien, y répondre, l'envoyer, consulter les réponses envoyées, l'historique et télécharger le PDF une fois l'entretien envoyé. La création de modèles et de campagnes et la gestion des campagnes se font uniquement dans l'application web. Voir [Application mobile](https://www.openaleph.io/fr/docs/getting-started/mobile-app).

---

# Créer et modifier des modèles d'entretien

Source: https://www.openaleph.io/fr/docs/interviews/templates
Roles: Responsable créateur, Admin à accès limité, Admin, Super admin

> Construire des modèles d'entretien dans OpenAleph - types de modèle, chapitres, types de questions, visibilité et caractère obligatoire, tags, duplication et suppression.

Un modèle est le questionnaire utilisé dans une campagne d'entretiens. Il définit les chapitres et les questions, qui répond au modèle (interviewé, intervieweur, les deux, ou les deux plus une cross review) et, pour chaque question, qui la voit et qui doit y répondre. Les modèles se gèrent dans **Interview › Modèles**.

## Avant de commencer

> **Droits d'accès :** Il faut au minimum le niveau **Responsable créateur** pour ouvrir **Modèles**. Tout Responsable créateur voit l'ensemble des modèles de l'entreprise, mais ne peut modifier, taguer ou supprimer que ceux qu'il a créés. Les Admins et Super admins peuvent modifier tous les modèles.

## La liste des modèles

Allez dans **Interview › Modèles**. Le tableau liste tous les modèles d'entretien de l'entreprise :

| Colonne | Contenu |
|---|---|
| **Titre du modèle** | Le nom du modèle. |
| **Type** | Qui répond : **Interviewé (IE)**, **Intervieweur (IR)**, **Tous les deux** ou **Cross review**. |
| **Mise à jour** | Date de la dernière modification. |
| **Tags** | Tags servant à organiser les modèles. |

Utilisez la barre de recherche pour trouver un modèle par titre, et le bouton de filtre pour filtrer par **Mise à jour**, **Type**, **Créateur** ou **Tags**.

Cliquez sur une ligne pour ouvrir le modèle : l'éditeur s'ouvre si vous pouvez le modifier, sinon il s'ouvre en lecture seule (voir plus bas).

Le menu **⋯** en fin de ligne propose :

- **Modifier les tags du modèle** (seulement sur vos modèles modifiables) : choisir des tags existants ou en créer.
- **Dupliquer** : crée une copie nommée « *titre* - Duplicate », avec toutes les questions, options et traductions, et l'ouvre dans l'éditeur. Vous devenez propriétaire de la copie.
- **Supprimer** (seulement sur vos modèles modifiables) : place le modèle dans les éléments supprimés.

## Créer un modèle

1. Allez dans **Interview › Modèles** et cliquez sur **Nouveau modèle**.
2. Un modèle nommé **Nouveau modèle** est créé immédiatement et s'ouvre dans l'éditeur, avec le type **Interviewé (IE)** présélectionné. Toutes vos modifications sont enregistrées automatiquement : l'indicateur en haut affiche **Mise à jour...** puis **Sauvegardé**.
3. Dans la première carte (**Modèle**), renseignez :
   - **Type de template** : qui répond au modèle (voir le tableau ci-dessous).
   - **Titre du template** : le titre vu par les participants.
   - **Description** : une introduction affichée en haut de l'entretien (objectif de l'entretien, comment s'y préparer…).
   - **Video (Youtube)** : collez un lien YouTube pour intégrer une vidéo en haut de l'entretien.
4. Cliquez sur l'icône tag en haut à droite de la carte du modèle pour ajouter des tags.
5. Cliquez sur **Ajouter** (sous la carte du modèle, ou sous n'importe quelle question) et choisissez le type de bloc à insérer à cet endroit.
6. Remplissez chaque bloc et réglez sa visibilité et son caractère obligatoire.
7. Cliquez sur l'icône en forme d'œil dans la barre supérieure pour prévisualiser le modèle tel que les participants le verront (**Aperçu du modèle**).
8. Cliquez sur la flèche de retour pour revenir à la liste. Il n'y a pas de bouton « enregistrer » : le modèle est déjà sauvegardé.

### Types de modèle

| Type | Qui répond | Ce qui se passe dans une campagne |
|---|---|---|
| **Interviewé (IE)** | Uniquement l'interviewé. | Un entretien par participant, rempli par le collaborateur. L'intervieweur peut lire les réponses une fois envoyées. |
| **Intervieweur (IR)** | Uniquement l'intervieweur. | Un entretien par participant, rempli par le responsable. |
| **Tous les deux** | L'interviewé et l'intervieweur, chacun dans sa partie. | Deux entretiens par participant. L'intervieweur peut lire les réponses de l'interviewé une fois envoyées ; l'interviewé ne voit pas la partie de l'intervieweur. |
| **Cross Review** | Les deux, puis une cross review finale. | Trois entretiens par participant : partie interviewé, partie intervieweur, et une cross review qui s'ouvre quand les deux sont envoyées. L'interviewé peut lire la cross review une fois envoyée. Voir [Cross review, envoi et verrouillage](https://www.openaleph.io/fr/docs/interviews/cross-review-and-submission). |

Vous pouvez changer le type à tout moment dans la carte du modèle. Les campagnes déjà lancées ne sont pas affectées (voir « Modifier un modèle déjà utilisé » ci-dessous).

## Types de blocs

Cliquez sur **Ajouter** pour insérer l'un de ces blocs :

| Bloc | Usage | Réglages |
|---|---|---|
| **Chapitre** | Un titre de section qui regroupe les questions suivantes. Les chapitres apparaissent dans le panneau de navigation **Résumé** de l'entretien. | **Nom du chapitre**, **Description**. |
| **Paragraphe** | Un texte explicatif (consignes, contexte), sans réponse. | **Description** uniquement. |
| **Question ouverte** | Une réponse libre. | **Question**, description, interrupteurs de visibilité et d'obligation. |
| **Évaluation** | Une note de 1 au maximum choisi, affichée sous forme d'icônes cliquables. | **Question**, description, **Note maximale** (1 à 5, ou 7 à 10), **Autoriser les commentaires**, interrupteurs de visibilité et d'obligation. |
| **Choix multiple** | Une réponse à choisir dans une liste d'options. | **Question**, description, **Options de réponses** (cliquez sur **Ajouter une option** ; supprimez celles dont vous n'avez pas besoin), **Autoriser les commentaires**, interrupteurs de visibilité et d'obligation. |

**Autoriser les commentaires** ajoute un champ **Commentaire** sous la note ou les options, pour que les répondants justifient leur réponse. La **Note maximale** par défaut est 5. Donnez au moins une option de réponse à chaque question à choix multiple avant d'utiliser le modèle dans une campagne.

### Visibilité et caractère obligatoire

Chaque question (ouverte, évaluation, choix multiple) dispose de quatre interrupteurs :

| Interrupteur | Effet |
|---|---|
| **Visible pour l'intervieweur** | La question apparaît dans la partie de l'intervieweur. |
| **Obligatoire pour l'intervieweur** | L'intervieweur doit y répondre avant d'envoyer. |
| **Visible pour la personne interrogée** | La question apparaît dans la partie de l'interviewé. |
| **Obligatoire pour la personne interviewée** | L'interviewé doit y répondre avant d'envoyer. |

Par défaut, une nouvelle question est visible par les deux et obligatoire pour personne. Utilisez ces interrupteurs pour poser une question uniquement au manager (par exemple une note de performance) ou uniquement au collaborateur (par exemple « Quels sont vos souhaits de formation ? »). Les questions obligatoires sont marquées d'un astérisque (*) et le bouton **Envoyer** refuse l'envoi tant qu'elles sont vides. Dans la cross review, toutes les questions sont affichées.

### Réordonner, dupliquer et supprimer des blocs

Chaque bloc comporte des icônes en haut :

- Flèches haut et bas : déplacer le bloc d'une position.
- Icône copie : dupliquer le bloc juste en dessous (le titre de la copie se termine par « (copy) »).
- Icône corbeille : supprimer le bloc.

L'icône liste de la barre supérieure ouvre le panneau latéral **Résumé** avec tous les blocs ; cliquez sur l'un d'eux pour y accéder. La barre supérieure affiche aussi l'icône de traduction (voir [Traduire un modèle](https://www.openaleph.io/fr/docs/interviews/translate-a-template)) et l'indicateur d'enregistrement.

## Prévisualiser un modèle

Cliquez sur l'icône en forme d'œil dans la barre de l'éditeur (ou ouvrez un modèle en lecture seule) pour voir l'**Aperçu du modèle** : le modèle exactement comme un participant le verra, avec sa description, ses chapitres et ses questions. Si le modèle a des traductions, vous pouvez changer la langue de l'aperçu.

## Modèles en lecture seule

Lorsque vous ouvrez un modèle que vous ne pouvez pas modifier (créé par quelqu'un d'autre et vous n'êtes pas admin), il s'affiche avec le libellé **Modèle en lecture seule**. Vous pouvez le parcourir, le prévisualiser, et cliquer sur **Dupliquer le modèle** pour obtenir votre propre copie modifiable.

## Supprimer et restaurer un modèle

1. Dans la liste, ouvrez le menu **⋯** du modèle et cliquez sur **Supprimer**.
2. Confirmez dans la fenêtre **Le modèle sera supprimé**.

La fenêtre rappelle que les modèles supprimés sont conservés 30 jours, puis définitivement supprimés. Pour les retrouver, cliquez sur le bouton **⋯** à côté de **Nouveau modèle** et choisissez **Voir les modèles supprimés**. La fenêtre **Modèles supprimés** les liste avec leur date (**Supprimé le**) et une barre de recherche. Sur chaque ligne, vous pouvez :

- Cliquer sur la ligne pour consulter le contenu du modèle.
- Restaurer le modèle (icône de restauration) : il revient dans la liste (« Le modèle a bien été restauré. »).
- Le supprimer définitivement (icône corbeille), puis confirmer **Supprimer** dans la fenêtre « Cette action est définitive. ».

## Modifier un modèle déjà utilisé

Au lancement d'une campagne, OpenAleph prend un instantané (une « version ») de chaque modèle utilisé. Les entretiens de la campagne conservent cet instantané : vos modifications ultérieures ne changent pas les entretiens déjà lancés. L'onglet **Participants et réponses** de la campagne affiche la date de version sous le nom de chaque modèle. Vos modifications s'appliquent aux campagnes lancées ensuite, y compris les campagnes programmées qui n'ont pas encore démarré.

## Questions fréquentes

### Je ne vois pas Modèles dans le menu.
L'entrée **Modèles** n'est visible que pour les Responsables créateurs, Admins à accès limité, Admins et Super admins. Si vous avez l'un de ces niveaux et ne la voyez pas, le module Interview n'est peut-être pas activé pour votre entreprise.

### Je peux ouvrir un modèle mais pas le modifier.
Vous ne pouvez modifier que les modèles que vous avez créés, sauf si vous êtes Admin. Utilisez **Dupliquer le modèle** pour obtenir une copie modifiable.

### Où est la question Vrai/Faux ?
Il n'est plus possible d'ajouter de nouvelles questions Vrai/Faux ; utilisez un **Choix multiple** à deux options. Les questions Vrai/Faux existantes continuent de fonctionner dans les anciens modèles.

### Puis-je ajouter des objectifs, compétences ou formations dans un modèle ?
Non. Les modèles d'entretien contiennent des chapitres, paragraphes, questions ouvertes, évaluations et choix multiples. Objectifs, compétences et formations se gèrent dans leurs propres modules.

### J'ai modifié un modèle mais une campagne en cours affiche toujours les anciennes questions.
C'est normal : une campagne lancée garde la version du modèle au moment du lancement. Pour utiliser la nouvelle version, créez une nouvelle campagne ou relancez la campagne (voir [Gérer une campagne](https://www.openaleph.io/fr/docs/interviews/manage-a-campaign)).

---

# Traduire un modèle d'entretien

Source: https://www.openaleph.io/fr/docs/interviews/translate-a-template
Roles: Responsable créateur, Admin, Super admin

> Ajouter des langues à un modèle d'entretien, le traduire avec l'IA ou un fichier Excel, et permettre aux participants de répondre et télécharger le PDF dans leur langue.

Un modèle d'entretien peut être proposé en plusieurs langues. Le créateur du modèle ajoute des langues dans la fenêtre **Traduction de modèle**, puis traduit chaque langue avec l'IA ou en remplissant un fichier Excel. Les participants peuvent ensuite afficher l'entretien dans l'une de ces langues et choisir la langue du PDF téléchargé. La langue de l'interface (menus, boutons, emails) est un réglage distinct, choisi par chaque membre dans son profil. Voir [Traduire les contenus](https://www.openaleph.io/fr/docs/administration/translations) et [Profil et préférences](https://www.openaleph.io/fr/docs/getting-started/profile-and-preferences).

## Avant de commencer

> **Droits d'accès :** Vous devez pouvoir modifier le modèle : en être le créateur, ou être Admin / Super admin. Le bouton de traduction n'est pas disponible sur un modèle supprimé.

## Ouvrir le gestionnaire de traductions

1. Allez dans **Interview › Modèles** et ouvrez le modèle.
2. Dans la barre supérieure de l'éditeur, cliquez sur l'icône de traduction (la première icône à droite).
3. La fenêtre **Traduction de modèle** s'ouvre. Elle liste :
   - **Langue source** : la langue dans laquelle le modèle a été rédigé, avec le tag **Source**.
   - Une ligne par langue ajoutée, avec son statut et ses actions dans la colonne **Statut et actions**.

Le lien **Comment traduire mon modèle?** › **cliquez ici** ouvre un guide pas à pas.

## Ajouter une langue

1. Cliquez sur **Ajouter une langue**.
2. Choisissez une langue dans la liste (**English**, **Deutsch**, **French**, **Italian**, **Spanish**, **Swedish**). Les langues déjà ajoutées sont grisées.
3. La langue est ajoutée avec le statut **Translation missing**, et quatre icônes d'action apparaissent sur sa ligne : **Traduire avec l'IA**, **Télécharger la traduction**, **Importer la traduction** et **Supprimer la langue**.

## Statuts de traduction

| Statut | Signification |
|---|---|
| **Translation missing** | La langue a été ajoutée mais n'est pas encore traduite, ou le modèle a été modifié après la traduction (par exemple une question ajoutée ou modifiée). |
| **Translating with AI...** | Une traduction par IA est en cours. |
| **Uploading...** | Un fichier Excel de traduction est en cours d'import. |
| **Error** | L'import ou la traduction a échoué. Réessayez. |
| **Translated** | Tous les textes sont traduits. |

## Traduire avec l'IA

1. Sur la ligne de la langue, cliquez sur l'icône étincelles (**Traduire avec l'IA**).
2. Le statut passe à **Translating with AI...** et les boutons sont désactivés pendant le traitement.
3. Une fois terminé (en général quelques secondes pour un modèle court), le statut devient **Translated**.

> **Astuce :** La traduction par IA est un point de départ. Téléchargez ensuite le fichier de traduction pour vérifier la formulation, notamment le vocabulaire RH propre à votre entreprise.

## Traduire avec un fichier Excel

1. Sur la ligne de la langue, cliquez sur l'icône de téléchargement (**Télécharger la traduction**). Vous obtenez un fichier .xlsx portant le nom du modèle et le code de langue, qui liste tous les textes du modèle (titre, description, chapitres, questions, descriptions, options de réponse).
2. Complétez les traductions dans le fichier, sans modifier les identifiants.
3. Dans la fenêtre, cliquez sur l'icône d'import (**Importer la traduction**) sur la même ligne et sélectionnez votre fichier.
4. Le statut indique **Uploading...**, puis **Translated** si l'import réussit, ou une erreur si le fichier n'a pas pu être lu.

## Supprimer une langue

Cliquez sur l'icône corbeille (**Supprimer la langue**) de la ligne. La langue est retirée du modèle ; les participants ne peuvent plus la choisir.

## Ce que voient les participants

- Dès que le modèle utilisé par la campagne a au moins une langue au statut **Translated**, une icône de traduction (**Traduire l’interview**) apparaît dans la barre supérieure de l'entretien. Elle ouvre une fenêtre listant les langues disponibles (« Voici toutes les langues disponibles pour cet interview. Les traductions suivantes ont été gérées par le créateur du modèle. »). Le participant choisit une langue et clique sur **Appliquer** : questions et options s'affichent dans cette langue.
- Au téléchargement du PDF de l'entretien, le même choix de langue est proposé.
- L'aperçu du modèle permet aussi de changer de langue.

Les réponses restent telles qu'elles ont été saisies : traduire l'entretien change la langue des questions, pas celle des réponses déjà données.

## Questions fréquentes

### L'icône de traduction est absente dans l'éditeur.
Elle est masquée quand le modèle est supprimé, et seules les personnes pouvant modifier le modèle accèdent à l'éditeur. Restaurez le modèle ou adressez-vous à son créateur.

### Une langue est repassée en « Translation missing ».
Vous avez modifié le modèle après l'avoir traduit (par exemple en ajoutant une question). Téléchargez le fichier et complétez les nouveaux textes, ou relancez la traduction par IA.

### Les campagnes lancées reçoivent-elles mes nouvelles traductions ?
Une campagne lancée utilise l'instantané du modèle pris au lancement, avec les traductions disponibles à ce moment-là. Les nouvelles traductions s'appliquent aux campagnes lancées ensuite.

### Quelles langues les participants peuvent-ils choisir dans une campagne lancée ?
Les participants ne peuvent choisir qu'une langue au statut **Translated** dans la version du modèle utilisée par leur campagne. Avant de lancer une campagne, ouvrez la fenêtre **Traduction de modèle**, vérifiez que chaque langue souhaitée affiche **Translated** et traduisez à nouveau si nécessaire.

---

# Créer une campagne d'entretiens

Source: https://www.openaleph.io/fr/docs/interviews/create-a-campaign
Roles: Responsable créateur, Admin à accès limité, Admin, Super admin

> Guide pas à pas de l'assistant de campagne OpenAleph - titre et période, participants, responsable, modèles, résumé, lancement immédiat ou programmé.

Une campagne envoie le même entretien à un groupe de collaborateurs sur une période donnée, par exemple « Entretiens annuels 2026 » ou « Bilans de période d'essai - T3 ». Vous la créez avec un assistant en cinq étapes : **Réglages de base**, **Participants**, **Responsable**, **Modèle(s)** et **Résumé**. Les campagnes sont toujours de type **One to one** : chaque participant a son propre entretien avec un responsable.

## Avant de commencer

> **Droits d'accès :** Il faut au minimum le niveau **Responsable créateur**. L'entrée **Campagnes** n'est pas visible pour les employés et les managers.

- Au moins un modèle doit exister dans **Interview › Modèles**. Voir [Créer et modifier des modèles](https://www.openaleph.io/fr/docs/interviews/templates).
- Si les managers doivent mener les entretiens, vérifiez que le manager direct de chaque participant est correct dans son profil (voir [Votre profil et les profils des membres](https://www.openaleph.io/fr/docs/people/employee-profile) et [Modifier, désactiver et restaurer des membres](https://www.openaleph.io/fr/docs/people/edit-and-deactivate-users)).

## Démarrer l'assistant

1. Allez dans **Interview › Campagnes** et cliquez sur **Nouvelle campagne**.
2. Si vous avez déjà un brouillon de campagne en cours, la fenêtre **Créer à partir du brouillon ?** s'ouvre :
   - **Oui, reprendre du brouillon** rouvre le brouillon à l'étape où vous vous étiez arrêté.
   - **Non** supprime le brouillon et démarre une nouvelle campagne de zéro.
3. L'assistant **Créer une campagne** s'ouvre. Sur grand écran, une frise à gauche affiche les cinq étapes. Utilisez **Suivant** et **Précédent** pour naviguer.

Votre brouillon est enregistré à chaque étape, et **Oui, reprendre du brouillon** le rouvre à la dernière étape atteinte. Si vous fermez l'assistant (bouton de fermeture en haut à droite), la fenêtre **Brouillon sauvegardé** confirme qu'il est conservé 30 jours ; cliquez sur **OK**. Pour le reprendre, cliquez de nouveau sur **Nouvelle campagne** puis **Oui, reprendre du brouillon**. Vous ne pouvez avoir qu'un seul brouillon à la fois.

## Étape 1 : Réglages de base

1. **Titre de la campagne\*** : le nom que verront les participants dans leur liste d'entretiens et les e-mails.
2. **Période de campagne\*** : cliquez sur le champ et sélectionnez dans le calendrier le premier et le dernier jour de la campagne, puis cliquez sur **OK**. Le premier jour est la date de début (date de lancement), le dernier jour est la date limite. Les dates passées ne sont pas sélectionnables.
3. Cliquez sur **Suivant**. Si un champ manque, le message « Remplissez tous les champs obligatoires (*) » s'affiche et le champ est mis en évidence.

## Étape 2 : Participants

Le texte rappelle que « Les participants sélectionnés sont **les interviewés.** »

1. Sélectionnez dans le tableau les collaborateurs à interviewer. Il affiche **Membre** (nom et email), **Fonction**, **Manager**, les champs de profil personnalisés de votre entreprise, **Date d'embauche** et **Sexe**.
2. Affinez la liste avec la recherche et les filtres (**Niveau d'accès**, **Manager**, **Sexe**, **Date d'embauche**, **Fonction** et vos champs de profil personnalisés). Le nombre de personnes sélectionnées (« *n* éléments sélectionnés ») s'affiche au-dessus du tableau.
3. Cochez les participants un par un, ou utilisez la case d'en-tête pour sélectionner toutes les personnes correspondant à votre recherche et vos filtres.
4. Cliquez sur **Suivant**. Au moins un participant est obligatoire (« Sélectionnez au moins un participant. »).

## Étape 3 : Responsable

« Le responsable a le rôle **d’interviewer**. » Choisissez comment les intervieweurs sont attribués :

| Option | Effet | Champ à remplir |
|---|---|---|
| **Manager** | « Le manager direct du participant est responsable de l’interview. » Chaque participant est interviewé par le manager indiqué dans son profil. | **Responsable par défaut\*** : « Le responsable par défaut est assigné aux participants qui n’ont pas de manager direct. » |
| **Personne spécifique** | « Un responsable unique pour toutes les interviews de la campagne. » | **Responsable\*** : la personne qui mène tous les entretiens (par exemple un HR business partner). |

Cliquez sur **Suivant**. Vous pourrez encore changer le responsable de participants individuels après le lancement.

## Étape 4 : Modèle(s)

Choisissez entre :

- **Modèle unique** : « Choisir un modèle unique pour tous les participants. »
- **Plusieurs modèles** : « Assigner différents modèles selon la catégorie des participants. » Utile quand managers et non-managers, ou différents pays, ont besoin de questionnaires différents.

Puis :

1. Dans **Assigner un modèle par défaut**, choisissez le **Modèle\***. Cliquez sur l'icône œil (**Aperçu**) pour vérifier son contenu. Avec **Modèle unique**, tout le monde reçoit ce modèle. Avec **Plusieurs modèles**, il sert pour tous les participants non assignés à un modèle spécifique.
2. Avec **Plusieurs modèles** uniquement, dans **Assigner des modèles spécifiques aux participants** :
   1. Cliquez sur **Assigner un modèle**.
   2. Dans la fenêtre **Assigner un modèle aux participants**, **Étape 1** : **Choisir un modèle**. **Étape 2** : **Sélectionner des participants** parmi ceux de la campagne (les personnes déjà assignées à un autre modèle sont exclues ; quand tout le monde est assigné, le message « Tous les participants ont été assignés à un modèle » s'affiche).
   3. Cliquez sur **Enregistrer**.
   4. Recommencez pour d'autres modèles. Chaque ligne du tableau affiche le **Modèle** et ses **Participants**. Utilisez le menu de la ligne pour **Modifier** ou **Supprimer** une assignation, ou cliquez sur la ligne pour voir les participants assignés.
3. Cliquez sur **Suivant**.

> **Astuce :** Besoin d'un nouveau modèle ? Cliquez sur le lien **page des modèles** en haut de l'étape. La fenêtre « Votre campagne est sauvegardée en tant que brouillon. » confirme que le brouillon est conservé ; cliquez sur **Aller aux modèles**, créez le modèle, puis revenez via **Nouvelle campagne** › **Oui, reprendre du brouillon**.

## Étape 5 : Résumé

Le **Résumé de campagne** affiche le **Type de campagne** (One to one), le **Titre de la campagne**, la **Période de campagne**, le nombre de **Participants**, le **Responsable** et le **Modèle** (ou **Modèle(s) utilisé(s)** avec plusieurs modèles). Cliquez sur **Précédent** pour corriger.

## Lancer la campagne

1. Cliquez sur **Lancer la campagne**.
2. La fenêtre **Envoyer les invitations?** s'ouvre :
   - Si la date de début est aujourd'hui : « Souhaitez vous envoyer les invitations mail pour cette campagne ? Si oui, elles seront envoyées dès maintenant. »
   - Si la date de début est future : « Souhaitez-vous envoyer les invitations mail pour cette campagne ? Elles seront envoyées le *date*. »
3. Cliquez sur **Oui, envoyer les emails** ou **Non**.

La suite dépend de la date de début :

| Date de début | Résultat |
|---|---|
| **Aujourd'hui** | La campagne est lancée immédiatement et apparaît dans l'onglet **En cours**. Les entretiens sont créés pour chaque participant. Si vous avez choisi **Oui, envoyer les emails**, chaque interviewé reçoit une invitation à son entretien et chaque intervieweur reçoit un seul message l'informant qu'il est intervieweur dans la campagne, quel que soit le nombre de personnes qu'il interviewe (e-mail, notification dans l'application et push mobile). |
| **Future** | La campagne est **Programmée** et apparaît dans l'onglet **À venir**. Rien n'est encore visible pour les participants. Si vous avez choisi **Oui, envoyer les emails**, les participants reçoivent immédiatement un e-mail « Vous participerez à *campagne* », puis les invitations aux entretiens sont envoyées automatiquement à la date de début. |

Dans les deux cas, vous (le créateur) recevez l'e-mail de confirmation « 🚀 Votre campagne *nom* est lancée ! » au démarrage effectif de la campagne, avec le récapitulatif des réglages (titre, période, nombre de participants, option de responsable, responsable par défaut et modèles) et un lien **Voir la campagne**.

Si vous avez choisi **Non**, vous pourrez envoyer les invitations plus tard depuis la page de la campagne. Voir [Gérer une campagne](https://www.openaleph.io/fr/docs/interviews/manage-a-campaign).

## Ce que reçoivent les participants

Selon le type de modèle, l'ensemble d'entretiens de chaque participant contient :

- Modèle **Interviewé (IE)** : un entretien pour le collaborateur.
- Modèle **Intervieweur (IR)** : un entretien pour le responsable.
- **Tous les deux** : un entretien pour chacun.
- **Cross Review** : un pour chacun, plus une cross review qui s'ouvre quand les deux sont envoyés.

Les collaborateurs trouvent leur entretien dans **Interview › Mes Interviews**, les intervieweurs dans **Interview › Interviews d’Équipe**.

## Questions fréquentes

### Je ne vois pas le menu Campagnes ou le bouton Nouvelle campagne.
Il faut au minimum le niveau Responsable créateur. Adressez-vous à votre admin.

### Mon brouillon a disparu.
Les brouillons sont conservés 30 jours. De plus, cliquer sur **Non** dans **Créer à partir du brouillon ?**, ou utiliser **Relancer la campagne** sur une autre campagne, remplace votre brouillon en cours.

### Puis-je rendre une campagne récurrente ?
Pas depuis l'assistant. Pour refaire la même campagne, utilisez **Relancer la campagne** sur une campagne existante : un nouveau brouillon s'ouvre avec les mêmes participants, réglages de responsable, modèles et titre ; il vous reste à définir une nouvelle période (et à ajuster le titre). Voir [Gérer une campagne](https://www.openaleph.io/fr/docs/interviews/manage-a-campaign).

### Un participant n'a pas de manager. Qui l'interviewera ?
Avec l'option **Manager**, les participants sans manager direct sont attribués au **Responsable par défaut**.

### Puis-je modifier la date de début après la programmation ?
Oui, depuis l'onglet **À venir** avec **Modifier la période**, ou démarrez-la immédiatement avec **Démarrer maintenant** sur la page de la campagne. Voir [Gérer une campagne](https://www.openaleph.io/fr/docs/interviews/manage-a-campaign).

---

# Gérer une campagne d'entretiens

Source: https://www.openaleph.io/fr/docs/interviews/manage-a-campaign
Roles: Responsable créateur, Admin à accès limité, Admin, Super admin

> Gérer une campagne d'entretiens OpenAleph après son lancement - participants, responsable, invitations et rappels, date limite, co-pilotes, tags, relance, suppression.

Une fois la campagne lancée ou programmée, vous la gérez depuis **Interview › Campagnes** et depuis la page de la campagne : ajouter ou retirer des participants, changer qui mène les entretiens, envoyer invitations et rappels, modifier la date limite, ajouter des co-pilotes, relancer ou supprimer la campagne.

## Avant de commencer

> **Droits d'accès :** Les Responsables créateurs voient et gèrent les campagnes qu'ils ont créées et celles dont ils sont co-pilotes. Les Admins à accès limité voient les campagnes créées ou co-pilotées par des personnes de leur périmètre. Les Admins et Super admins voient toutes les campagnes de l'entreprise.

## La liste des campagnes

Allez dans **Interview › Campagnes**. La page comporte deux onglets :

- **En cours** : les campagnes lancées. Colonnes : **Titre de la campagne** (avec le type **One to One** en dessous), **Participants**, **Complétion** (pourcentage d'entretiens envoyés : rouge à 0 %, orange en cours, vert à 100 %), **Date de début**, **Date limite**, **Tags**.
- **À venir** : les campagnes programmées pas encore démarrées, avec le statut **Programmée**.

Sur **En cours**, utilisez la recherche (titre, créateur ou nom d'un participant) et les filtres (**Date de début**, **Total participants**, **Type de campagne**, **Complétion**, **Créateur**, **Tags**). Cochez des campagnes et cliquez sur l'icône d'export (**Exporter en .xlsx**) pour les exporter. Voir [Exports et PDF](https://www.openaleph.io/fr/docs/interviews/exports-and-pdf).

Cliquez sur une ligne pour ouvrir la page de la campagne.

### Actions de ligne dans l'onglet En cours

Ouvrez le menu **⋯** en fin de ligne :

| Action | Effet |
|---|---|
| **Modifier la date limite** | Choisissez une nouvelle date limite dans le calendrier et cliquez sur **OK**. |
| **Relancer la campagne** | Ouvre un nouveau brouillon basé sur cette campagne (voir plus bas). |
| **Éditer les tags de la campagne** | Ajouter ou retirer des tags. |
| **Envoyer un email aux participants** | Envoie une invitation à tous les participants, avec un lien vers leur entretien. Masqué quand la campagne est complète à 100 %. |
| **Supprimer la campagne** | Place la campagne dans les campagnes supprimées (conservées 30 jours). Masqué quand la campagne est complète à 100 % ; passez alors par la page de la campagne. |

Les co-pilotes se gèrent depuis la page de la campagne (icône **Co-pilote**), voir plus bas.

### Actions de ligne dans l'onglet À venir

| Action | Effet |
|---|---|
| **Modifier la période** | Choisissez une nouvelle date de début et une nouvelle date limite. Si vous choisissez aujourd'hui comme date de début, une fenêtre vous demande de confirmer le lancement immédiat avec **Démarrer maintenant**. |
| **Supprimer la campagne** | Supprime la campagne programmée après confirmation (**La campagne sera supprimée** › « Cette action est définitive. » › **Supprimer**). Une campagne programmée supprimée ne passe pas dans les campagnes supprimées et ne peut pas être restaurée. |

> **Remarque :** Les campagnes récurrentes créées par le passé affichent **Modifier la(les) récurrences** et **Supprimer et arrêter la(les) récurrence(s)**. Supprimer une telle campagne supprime aussi toutes ses récurrences futures. Il n'est plus possible de créer de nouvelles campagnes récurrentes ; utilisez **Relancer la campagne**.

## La page de la campagne

L'en-tête affiche le type de campagne, le titre, un tag de statut (**En cours**, **Programmée** ou **Supprimé**) et la période. Les icônes en haut à droite sont :

- Icône étincelles (**Aleph AI**) : ouvre le panneau Aleph AI à droite pour poser des questions sur les réponses de la campagne. Voir [Fonctionnalités IA](https://www.openaleph.io/fr/docs/interviews/ai-features).
- Icône groupe (**Co-pilote**) : ouvre **Gérer les co-pilotes**. Disponible pour le créateur de la campagne et les Admins.
- Icône d'export (**Exporter en .xlsx**) : exporter l'avancement ou les réponses.
- **Plus** : **Modifier la date limite** et **Supprimer la campagne**.

Une campagne lancée a deux onglets : **Vue d'ensemble** (graphiques, voir [Suivre l'avancement](https://www.openaleph.io/fr/docs/interviews/track-campaign-progress)) et **Participants et réponses**.

## Participants et réponses

Le tableau affiche une ligne par participant :

| Colonne | Contenu |
|---|---|
| **Participant** | L'interviewé. |
| **Modèle** | Le modèle utilisé, avec sa date de **Version :** (date de l'instantané pris au lancement). |
| **Responsable** | L'intervieweur. |
| **Réponses** | Un tag par partie de l'ensemble : **IE** (interviewé), **IR** (intervieweur), **CR** (cross review), coloré selon le statut. |

Recherchez par nom et filtrez par **Modèle**, **Complétion** ou **Responsable**. Cliquez sur une ligne pour ouvrir la fenêtre **Ensemble d'entretiens** : elle affiche le statut des parties **Interviewé**, **Intervieweur** et **Cross Review**, avec un bouton **Voir les réponses** pour chaque partie que vous pouvez lire (en tant qu'Admin ou co-pilote, les réponses sont lisibles une fois envoyées).

### Actions de la barre d'outils

Au-dessus du tableau (s'appliquent aux lignes sélectionnées, ou à tout le monde si rien n'est sélectionné) :

- **Ajouter un participant** (icône utilisateur) : voir plus bas.
- **Envoyer des notifications** (icône cloche) › **Envoyer un email d'invitation** ou **Envoyer un email de rappel**. La confirmation précise que l'e-mail est envoyé aux participants sélectionnés et à leurs responsables, avec un lien vers leur entretien. Seules les personnes dont la partie n'est pas encore envoyée le reçoivent.
- **Changer le responsable** : choisissez une personne avec **Rechercher par nom\*** et cliquez sur **Appliquer**.
- **Supprimer** (visible quand des lignes sont sélectionnées) : retire les participants sélectionnés de la campagne.

### Actions de ligne

Le menu **⋯** d'une ligne propose :

| Action | Effet |
|---|---|
| **Voir le profil du participant** | Ouvre le profil du collaborateur sur son onglet d'entretiens, dans un nouvel onglet (voir [Votre profil et les profils des membres](https://www.openaleph.io/fr/docs/people/employee-profile)). |
| **Modifier le responsable** | Confie l'entretien à une autre personne (**Rechercher par nom\***, puis **Appliquer**). |
| **Envoyer un email d'invitation** / **Envoyer un email de rappel** | Écrit à ce participant et à son responsable (uniquement pour les parties non envoyées). |
| **Planifier un meeting** | Fixe la date et l'heure de la cross review. Visible quand l'ensemble a une cross review non envoyée. Voir [Cross review, envoi et verrouillage](https://www.openaleph.io/fr/docs/interviews/cross-review-and-submission). |
| **Déverrouiller la review de l’Interviewé (IE)** / **Déverrouiller la review de l’Intervieweur (IR)** / **Déverrouiller la Cross Review (CR)** | Rouvre immédiatement une partie envoyée. Réservé aux admins. |
| **Verrouiller la review de l’Interviewé (IE)** / **Verrouiller la review de l’Intervieweur (IR)** / **Verrouiller la Cross Review (CR)** | Force l'envoi et le verrouillage d'une partie, même si des questions obligatoires sont vides (« L’évaluation a été verrouillée. »). Réservé aux admins. |
| **Retirer de la campagne** | Retire le participant (« L’utilisateur sera retiré de la campagne »). |

> **Remarque :** Le déverrouillage et l'envoi forcé sont réservés aux Admins, ainsi qu'aux Admins à accès limité pour les personnes de leur périmètre. Les autres créateurs et co-pilotes doivent passer par un admin.

## Ajouter un participant après le lancement

1. Dans **Participants et réponses**, cliquez sur l'icône **Ajouter un participant** (silhouette avec un plus) au-dessus du tableau.
2. La fenêtre **Ajouter un participant** s'ouvre (« Choisissez le nouveau participant, une personne responsable de leur interview et un modèle à leur assigner afin de lancer leur interview. »). Renseignez **Participant\*** (les personnes déjà dans la campagne ne sont pas proposées) et **Responsable\*** (managers et au-delà). Si la campagne utilise plusieurs modèles, choisissez aussi le **Modèle** ; sinon le modèle par défaut est utilisé.
3. Cliquez sur **Ajouter**.

L'ensemble d'entretiens du participant est créé immédiatement, et le participant comme le responsable sont notifiés (e-mail, notification dans l'application et push mobile).

## Changer le responsable

Utilisez **Modifier le responsable** sur une ligne, ou **Changer le responsable** pour plusieurs lignes à la fois. Le nouveau responsable reprend la partie intervieweur (y compris les réponses déjà saisies par l'ancien intervieweur) et la cross review, et reçoit la notification « Vous êtes Intervieweur dans la campagne ». L'ancien responsable ne voit plus l'entretien dans **Interviews d’Équipe**.

> **Remarque :** Les managers peuvent aussi confier un entretien dont ils sont responsables depuis **Interviews d’Équipe**. Voir [Mener les entretiens de votre équipe](https://www.openaleph.io/fr/docs/interviews/manager-view).

## Retirer des participants

Utilisez **Retirer de la campagne** sur une ligne, ou sélectionnez des lignes et cliquez sur **Supprimer**, puis confirmez avec **Supprimer**.

> **Important :** Retirer un participant d'une campagne lancée supprime tout son ensemble d'entretiens, y compris les réponses déjà données. C'est irréversible.

## Campagnes programmées

Une campagne dont la date de début est future a une page simplifiée :

- Un bandeau indique « Cette campagne n'a pas encore démarré. Les participants seront notifiés lors de son lancement le *date*. » Cliquez sur **Démarrer maintenant** et confirmez (**Lancer cette campagne maintenant ?**) pour la démarrer immédiatement ; les participants sont notifiés.
- Il n'y a ni onglet **Vue d'ensemble** ni export, puisqu'aucun entretien n'existe encore. Le tableau affiche **Participant**, **Modèle** et **Responsable** (la personne qui sera attribuée au lancement).
- **Ajouter un participant** ne demande que le participant (et le modèle en cas de modèles multiples) ; le responsable est déterminé au lancement. Si les invitations ont été demandées lors de la programmation, le nouveau venu reçoit l'e-mail « Vous participerez à ».
- Menu de ligne : **Voir le profil du participant**, **Modifier le responsable**, **Retirer de la campagne** (« Cette personne ne fera pas partie de cette campagne à son lancement. »). Une campagne programmée doit garder au moins un participant.

## Co-pilotes

Un co-pilote est un Responsable créateur qui vous aide à piloter la campagne avec les mêmes droits que vous sur celle-ci (voir et gérer les participants, relancer, exporter, utiliser Aleph AI).

1. Cliquez sur l'icône **Co-pilote** en haut à droite de la page de la campagne.
2. Dans **Gérer les co-pilotes** (« Aucun co-pilote ajouté » tant que vous n'en avez pas ajouté), saisissez un nom dans **Rechercher des co-pilotes** et choisissez la personne. Elle est ajoutée immédiatement et reçoit l'e-mail « Vous êtes maintenant Co-pilote dans la campagne *nom* ».
3. Cliquez sur **Supprimer** à côté d'un co-pilote pour le retirer.

## Relancer une campagne

**Relancer la campagne** (menu de ligne de l'onglet En cours) crée un nouveau brouillon qui reprend le titre, les participants, le mode d'attribution du responsable et les assignations de modèles, avec la dernière version de chaque modèle. La période est laissée vide. L'assistant s'ouvre pour tout ajuster avant le lancement. La relance remplace tout brouillon de campagne que vous aviez en cours.

## Supprimer et restaurer une campagne

1. Utilisez **Supprimer la campagne** dans le menu de ligne ou dans **Plus** sur la page de la campagne, et confirmez.
2. La campagne disparaît de la liste. Les participants qui ouvrent l'un de ses entretiens voient « Cet entretien appartient à une campagne supprimée. Aucune action n'est autorisée. »
3. Les campagnes supprimées sont conservées 30 jours. Pour en restaurer une, cliquez sur **⋯** à côté de **Nouvelle campagne**, choisissez **Voir les campagnes supprimées** (« Les campagnes supprimées sont stockées ici pendant 30 jours. Passé ce délai, elles seront définitivement supprimées. ») puis utilisez l'icône de restauration de sa ligne. Vous pouvez aussi l'ouvrir, ou la supprimer définitivement (icône corbeille, irréversible).

## Existe-t-il une action « clôturer la campagne » ?

Non. Une campagne reste dans l'onglet **En cours** après sa date limite. La date limite est affichée aux participants et dans les e-mails, mais elle ne verrouille pas les entretiens : il reste possible de répondre après. Chaque entretien est verrouillé quand son répondant l'envoie. Pour clore les entretiens restants, un Admin peut forcer leur envoi avec les actions **Verrouiller ...**, ou vous pouvez retirer les participants concernés.

## Questions fréquentes

### Pourquoi ne puis-je pas déverrouiller un entretien ?
Le déverrouillage et l'envoi forcé sont réservés aux Admins (et aux Admins à accès limité pour les personnes de leur périmètre). Adressez-vous à votre admin.

### J'ai envoyé un rappel mais un participant ne l'a pas reçu.
Les rappels ne sont envoyés que pour les parties non encore envoyées. Vérifiez aussi l'adresse e-mail dans son profil et ses courriers indésirables.

### L'option Supprimer la campagne est absente de la liste.
Elle est masquée sur les campagnes complètes à 100 %. Ouvrez la campagne et utilisez **Plus** › **Supprimer la campagne**.

### Puis-je changer le modèle d'une campagne en cours ?
Non. La version du modèle est figée au lancement. Vous pouvez ajouter un participant avec un autre modèle (campagnes à modèles multiples), ou relancer la campagne.

---

# Suivre l'avancement d'une campagne d'entretiens

Source: https://www.openaleph.io/fr/docs/interviews/track-campaign-progress
Roles: Responsable créateur, Admin à accès limité, Admin, Super admin

> Lire l'onglet Vue d'ensemble d'une campagne d'entretiens OpenAleph - taux de complétion, complétion des ensembles, avancement par étape et comparaison par catégories.

L'onglet **Vue d'ensemble** d'une campagne donne une vision en temps réel de l'avancement des participants et des intervieweurs, pour savoir qui relancer avant la date limite.

## Avant de commencer

> **Droits d'accès :** Disponible pour le créateur de la campagne, ses co-pilotes, les Admins à accès limité (campagnes de leur périmètre) et les Admins. L'onglet n'existe que pour les campagnes lancées ; une campagne programmée n'a pas encore d'entretiens.

## Ouvrir la vue d'ensemble

1. Allez dans **Interview › Campagnes** et cliquez sur la campagne dans l'onglet **En cours**.
2. La campagne s'ouvre sur l'onglet **Vue d'ensemble**.

## Rapport d’avancement

Le bloc **Rapport d’avancement** affiche quatre indicateurs :

| Indicateur | Signification |
|---|---|
| **Taux de complétion** | Pourcentage d'entretiens envoyés sur l'ensemble des entretiens de la campagne (chaque partie IE, IR et CR compte, y compris les cross reviews pas encore disponibles). C'est le même pourcentage que la colonne **Complétion** de la liste des campagnes. |
| **Participants** | Nombre d'interviewés de la campagne. |
| **Interviews en cours** | Nombre d'ensembles d'entretiens dont au moins une partie est commencée ou envoyée, mais pas toutes. |
| **Interviews envoyées** | Nombre d'ensembles d'entretiens dont toutes les parties sont envoyées. |

## Complétion des Interviews - Tous

« Aperçu de la complétion de votre campagne » : un graphique répartissant les ensembles d'entretiens entre **Envoyé**, **En cours** et **Pas commencé**. Un ensemble est **Envoyé** quand toutes ses parties le sont, **Pas commencé** quand aucune n'a été ouverte.

## Complétion des Interviews - Individuel

« Complétion de chaque étape de l'interview » : un graphique en barres avec un groupe par étape (**Interviewé**, **Intervieweur**, **Cross**), indiquant combien de parties sont **Pas commencé**, **En cours**, **Envoyé** ou, pour les cross reviews, **Pas encore disponible** (en attente des deux parties). Il permet de voir si le blocage vient des collaborateurs, des managers ou des cross reviews.

## Complétion des Interviews - Catégorie

« Comparez la complétion par catégories » : choisissez un **Champ** (**Fonction** par défaut, ou un champ de profil de votre entreprise : service, site, pays…) pour comparer la complétion de chacune de ses valeurs. Pratique pour repérer les équipes ou sites en retard. Les champs de profil sont configurés par vos admins, voir [Attributs des personnes](https://www.openaleph.io/fr/docs/administration/people-attributes).

## Suivre les participants un par un

Passez sur **Participants et réponses** pour voir, pour chaque participant, le statut de ses parties **IE**, **IR** et **CR** :

1. Filtrez par **Complétion** pour lister les entretiens en retard, ou par **Responsable** pour voir les entretiens en attente d'un manager.
2. Sélectionnez les lignes et utilisez **Envoyer des notifications** › **Envoyer un email de rappel**, ou envoyez un rappel depuis le menu d'une ligne.
3. Cliquez sur une ligne pour ouvrir l'**Ensemble d'entretiens** et **Voir les réponses** des parties envoyées.

Toutes les actions sont décrites dans [Gérer une campagne](https://www.openaleph.io/fr/docs/interviews/manage-a-campaign).

## Référence des statuts

| Statut | Couleur | Signification |
|---|---|---|
| **Pas commencé** | Rouge | Personne n'a encore ouvert cette partie. |
| **En cours** | Orange | Le répondant l'a ouverte ; les réponses sont enregistrées au fil de la saisie. |
| **Envoyé** | Vert | Envoyée et verrouillée. |
| **Pas encore disponible** | Neutre (info) | Cross review en attente de l'envoi des parties de l'interviewé et de l'intervieweur. |

Une partie passe de **En cours** à **Envoyé** uniquement quand son répondant clique sur **Envoyer**, ou quand un Admin force l'envoi.

## Questions fréquentes

### Le taux de complétion ne correspond pas au nombre de participants ayant terminé.
Le **Taux de complétion** compte chaque partie (IE, IR, CR) séparément, tandis que **Interviews envoyées** compte des ensembles complets. Pour un modèle Tous les deux, une campagne où tous les collaborateurs ont répondu mais aucun manager est complète à environ 50 %.

### Pourquoi une cross review reste « Pas encore disponible » ?
L'interviewé et l'intervieweur doivent d'abord envoyer leur partie. Vérifiez laquelle manque dans **Participants et réponses**.

### Puis-je obtenir ces chiffres dans Excel ?
Oui, avec l'export **Progression**. Voir [Exports et PDF](https://www.openaleph.io/fr/docs/interviews/exports-and-pdf).

---

# Répondre à votre entretien

Source: https://www.openaleph.io/fr/docs/interviews/answer-an-interview
Roles: Employé, Manager, Responsable créateur, Admin à accès limité, Admin, Super admin

> Comment les collaborateurs trouvent, remplissent et envoient leur entretien dans OpenAleph (Mes Interviews), ce qu'ils peuvent voir, et comment lire la cross review finale.

Lorsque vous êtes participant (interviewé) d'une campagne, vous préparez votre entretien en ligne : vous remplissez votre partie du questionnaire, puis vous l'envoyez pour que votre intervieweur puisse la lire avant ou pendant votre rendez-vous. Cette page décrit le côté collaborateur ; tous les niveaux d'accès, managers et admins compris, l'utilisent pour leurs propres entretiens.

## Trouver vos entretiens

Allez dans **Interview › Mes Interviews** (« Voici la liste de toutes vos interviews. »). Vous pouvez aussi cliquer sur le lien de l'e-mail d'invitation ou de la notification.

La page comporte trois onglets :

| Onglet | Contenu |
|---|---|
| **À faire** | Les entretiens dont votre propre partie n'est pas encore envoyée. |
| **Fait** | Les entretiens dont vous avez envoyé votre partie. La partie de l'intervieweur ou la cross review peuvent encore être en cours : la carte indique le statut de chaque partie. |
| **Tous** | Tous vos entretiens. |

Utilisez la recherche pour trouver une campagne par nom, et les filtres (**Date limite**, **Type de campagne**) pour affiner.

Chaque carte affiche le titre de la campagne, le type de campagne et le type d'entretien (par exemple « One to one : Cross Review » ou « One to one : Seulement l'interviewé »), la date limite et un bloc par partie, chacun avec son statut (**Pas commencé**, **En cours**, **Envoyé**, **Pas encore disponible**) :

- **Interviewé** : votre partie, avec son statut.
- **Intervieweur** (ou **Responsable**) : la personne qui mène l'entretien et le statut de sa partie.
- **Cross Review** : la version finale commune, si le modèle en comporte une. Elle affiche **Pas encore disponible** tant que vous et votre intervieweur n'avez pas tous deux envoyé votre partie.

Les boutons de la carte évoluent avec l'avancement :

| Bouton | Quand |
|---|---|
| **commencer l’interview** | Votre partie n'est pas commencée. |
| **Continuer l'interview** | Votre partie est en cours. |
| **Voir mes réponses** | Vous avez envoyé votre partie. |
| **Voir la cross review** | La cross review est envoyée. |

## Remplir votre entretien

1. Cliquez sur **commencer l’interview** ou **Continuer l'interview**.
2. La page affiche la date limite (« Date limite : *date* », ou **Pas de date limite**), l'**Interviewé** et l'**Intervieweur**, le titre de la campagne, puis le texte d'introduction et la vidéo du modèle le cas échéant.
3. Répondez aux questions, regroupées par chapitre :
   - Question ouverte : saisissez votre réponse dans le champ texte.
   - Évaluation : cliquez sur l'icône correspondant à votre note.
   - Choix multiple : sélectionnez une option.
   - Si un champ **Commentaire** apparaît sous la question, vous pouvez y expliquer votre réponse.
4. Vos réponses sont enregistrées automatiquement : le tag en haut affiche **Mise à jour...** puis **Sauvegardé**. Vous pouvez quitter (flèche de retour en haut à gauche) et revenir plus tard avec **Continuer l'interview**.
5. Les questions marquées d'un astérisque (*) sont obligatoires.

La première ouverture fait passer votre entretien de **Pas commencé** à **En cours**.

### Outils de la barre supérieure

| Icône | Usage |
|---|---|
| Icône de traduction (**Traduire l’interview**) | Visible si le modèle existe dans d'autres langues. Choisissez une langue et cliquez sur **Appliquer**. |
| Icône historique (**Dernières modifications**) | Affiche chaque changement de statut de l'entretien (par exemple **Pas commencé** › **En cours**, **En cours** › **Envoyé**), qui l'a effectué et quand, y compris les déverrouillages par un admin. |
| Icône liste (**Résumé**) | Ouvre la liste des chapitres et questions ; cliquez pour y accéder. |
| Icône de téléchargement (**Télécharger le pdf**) | Télécharge un PDF de l'entretien (**PDF Q&R uniquement**). Voir [Exports et PDF](https://www.openaleph.io/fr/docs/interviews/exports-and-pdf). |

## Envoyer votre entretien

1. Une fois toutes les questions obligatoires remplies, cliquez sur **Envoyer** (en haut à droite sur ordinateur, en bas de l'écran sur téléphone).
2. Si une question obligatoire est vide, la page défile jusqu'à elle et affiche « Veuillez répondre à toutes les questions obligatoires (*) ». Répondez et cliquez de nouveau sur **Envoyer**.
3. La fenêtre **Les réponses de cet entretien seront verrouillées** indique : « La soumission de cette interview verrouillera vos réponses. Demandez à un administrateur de les déverrouiller si nécessaire. » Cliquez sur **Envoyer** (ou **Annuler** pour revenir).
4. Le message « Votre interview a été envoyée, vos réponses sont bloquées. » confirme l'envoi et vous revenez sur **Mes Interviews**, où l'entretien se trouve désormais dans l'onglet **Fait**. Si votre intervieweur n'a pas encore envoyé sa partie, il reçoit un email et une notification indiquant que vous avez envoyé la vôtre.

Après l'envoi, vos réponses sont en lecture seule et la carte affiche **Voir mes réponses**.

> **Important :** L'envoi est définitif pour vous. En cas d'erreur, demandez à un admin RH de déverrouiller votre entretien ; vos réponses sont conservées et vous pourrez les modifier.

## Ce que vous voyez et ne voyez pas

- Vous ne voyez que les questions visibles pour l'interviewé dans le modèle.
- Vous ne pouvez pas ouvrir la partie propre de votre intervieweur (IR). L'intervieweur peut lire vos réponses une fois que vous les avez envoyées.
- Si le modèle comporte une cross review, vous pouvez la lire une fois envoyée par votre intervieweur : cliquez sur **Voir la cross review**. C'est la version finale de l'entretien, validée lors de votre rendez-vous. Pour chaque question, elle affiche votre réponse, celle de votre intervieweur et la réponse finale de la cross review.
- Si le modèle est de type **Intervieweur (IR)** uniquement, vous n'avez rien à remplir ; votre manager complète l'entretien.

## Le rendez-vous de cross review

Pour les modèles Cross Review, une fois vos deux parties envoyées, votre intervieweur peut planifier le rendez-vous. Vous recevez alors une invitation par email (« 📆 Invitation à la Cross review le *date* pour la campagne *nom* ») avec la date, l'heure et un lien **Ajouter à Google Agenda**. Une fois la cross review envoyée, vous recevez « *campagne* : l’interview de *votre nom* est complète ». Voir [Cross review, envoi et verrouillage](https://www.openaleph.io/fr/docs/interviews/cross-review-and-submission).

## Sur mobile

Dans l'application mobile OpenAleph (voir [Application mobile](https://www.openaleph.io/fr/docs/getting-started/mobile-app)), ouvrez l'onglet **Applications** › **Entretiens** › **Mes entretiens**. Vous pouvez rechercher et filtrer vos entretiens, en ouvrir un, le remplir et l'envoyer (l'application vous prévient si une question obligatoire manque). Une fois envoyé, vous pouvez relire vos réponses, consulter l'historique et télécharger le PDF. Les notifications push ouvrent directement l'entretien concerné.

## Questions fréquentes

### Je ne vois pas mon entretien.
Vérifiez l'onglet **Tous** et vos filtres. Si la campagne est programmée à une date future, l'entretien n'apparaît qu'à la date de début. Si la campagne a été supprimée, contactez les RH.

### J'ai envoyé par erreur. Puis-je modifier mes réponses ?
Seul un Admin peut déverrouiller un entretien envoyé. Contactez votre équipe RH.

### L'entretien a disparu de mon onglet À faire.
Vous avez envoyé votre partie : il est passé dans **Fait**. Ouvrez **Fait** ou **Tous** pour le retrouver ; la cross review éventuelle y apparaît une fois envoyée par votre intervieweur.

### Je vois « Cet entretien appartient à une campagne supprimée. Aucune action n'est autorisée. »
La campagne a été supprimée par les RH. Cliquez sur **Aller à mes entretiens** et contactez les RH si vous pensez qu'il s'agit d'une erreur.

### Puis-je voir ce que mon manager a écrit ?
Pas sa partie propre. Vous voyez la cross review finale une fois envoyée, si votre campagne en comporte une.

### Y a-t-il une date limite au-delà de laquelle je ne peux plus répondre ?
La date limite est une date cible affichée sur votre entretien et dans les rappels. L'entretien n'est pas verrouillé automatiquement quand elle est passée, mais merci d'envoyer à temps.

---

# Mener les entretiens de votre équipe

Source: https://www.openaleph.io/fr/docs/interviews/manager-view
Roles: Manager, Responsable créateur, Admin à accès limité, Admin, Super admin

> Comment les managers et responsables utilisent Interviews d’Équipe dans OpenAleph pour remplir leur partie, lire les réponses, relancer et confier un entretien.

Lorsque vous êtes le responsable (intervieweur) d'entretiens dans une campagne, vous les retrouvez dans **Interview › Interviews d’Équipe**. Vous y remplissez votre partie, lisez les réponses de vos collaborateurs une fois envoyées, menez la cross review et envoyez invitations ou rappels.

## Avant de commencer

> **Droits d'accès :** **Interviews d’Équipe** est visible pour les Managers et au-delà. Vous n'y voyez que les campagnes dans lesquelles vous êtes responsable d'au moins un entretien : vous devez avoir été désigné, soit comme manager direct du participant, soit comme personne spécifique de la campagne.

## Interviews d’Équipe

Allez dans **Interview › Interviews d’Équipe** (« Voici toutes les interviews dont vous êtes responsable. »), ou utilisez le lien de l'e-mail « Vous êtes Intervieweur dans la campagne ».

La page comporte les onglets **À faire**, **Fait** et **Tous**, une recherche et des filtres (**Date limite**, **Total de participants**, **Type de campagne**). Chaque carte est une campagne et affiche :

- Le titre, le type de campagne et le type d'entretien (par exemple « One to one : Cross review », ou **Seulement l'interviewé**, **Seulement l'intervieweur**, **Tous les deux**) et la date limite.
- **Interviewé(es)** : les avatars et le nombre de personnes que vous interviewez dans cette campagne.

Cliquez sur la carte (ou sa flèche) pour ouvrir la liste des entretiens de la campagne.

## Vos entretiens dans une campagne

La page affiche le titre, le type et la période de la campagne, puis une carte par interviewé, dans les onglets **À faire**, **Fait** et **Tous**, avec une recherche.

Chaque carte présente les parties de l'ensemble : **Interviewé** (le collaborateur et le statut de sa partie), **Intervieweur** (vous et le statut de votre partie) et, pour les modèles Cross Review, un troisième bloc avec les deux avatars et **Cross review** (**Pas encore disponible** tant que les deux parties ne sont pas envoyées). Une personne interviewée passe dans l'onglet **Fait** une fois toutes les parties de son ensemble envoyées.

Les boutons en bas de la carte dépendent de l'avancement :

| Bouton | Quand il apparaît |
|---|---|
| **commencer l’interview** / **Continuer l'interview** | Votre partie n'est pas commencée / est en cours. |
| **Voir les réponses** | Le collaborateur a envoyé sa partie et vous n'avez pas encore envoyé la vôtre. |
| **Voir mes réponses** | Vous avez envoyé votre partie. |
| **Start cross review** / **Continue cross review** | Les deux parties sont envoyées et la cross review est ouverte. |
| **Voir la cross review** | La cross review est envoyée (c'est alors le seul bouton de la carte). |

Le menu **⋯** de la carte propose :

| Action | Effet |
|---|---|
| **Voir le profil du participant** | Ouvre le profil du collaborateur dans un nouvel onglet. |
| **Envoyer un email d'invitation** | Renvoie l'invitation à ce participant, avec un lien vers l'entretien. |
| **Envoyer un email de rappel** | Envoie un rappel pour compléter l'entretien. |
| **Modifier le responsable** | Confie l'entretien à un autre manager (**Rechercher par nom\***, puis **Appliquer**). La nouvelle personne récupère vos réponses et est notifiée ; l'entretien quitte votre liste. |
| **Planifier un meeting** | Fixe la date et l'heure du rendez-vous de cross review. N'apparaît que sur les modèles Cross Review, une fois les deux parties envoyées et la cross review ouverte. |

## Remplir votre partie

1. Cliquez sur **commencer l’interview** ou **Continuer l'interview**.
2. La page affiche la date limite, les noms de l'**Interviewé** et de l'**Intervieweur** et le titre de la campagne.
3. Répondez aux questions visibles pour l'intervieweur. Si le collaborateur a déjà envoyé, ses réponses s'affichent à côté de chaque question dans une bulle à son nom, pour préparer vos réponses et l'échange.
4. Les réponses sont enregistrées automatiquement (**Mise à jour...** / **Sauvegardé**).
5. Cliquez sur **Envoyer**, puis confirmez dans **Les réponses de cet entretien seront verrouillées**. Les questions obligatoires (*) doivent être remplies.

Les mêmes outils que pour les collaborateurs sont disponibles : **Traduire l’interview**, **Dernières modifications**, **Résumé** et **Télécharger le pdf**. Voir [Répondre à votre entretien](https://www.openaleph.io/fr/docs/interviews/answer-an-interview).

## Lire les réponses de votre collaborateur

- Vous ne pouvez lire la partie de l'interviewé qu'après son envoi. D'ici là, la carte affiche son statut (**Pas commencé** ou **En cours**).
- S'il envoie avant vous, vous recevez l'email et la notification « *Nom* a envoyé son Interview », avec un lien vers ses réponses.
- Utilisez **Voir les réponses** sur la carte, ou lisez ses réponses directement en remplissant votre partie.

## Mener la cross review

Pour les modèles Cross Review, dès que vous et le collaborateur avez envoyé vos parties, la cross review s'ouvre (**Start cross review** apparaît sur la carte). Si c'est le collaborateur qui envoie en dernier, vous recevez aussi « Votre Interview avec *nom* est prête pour la Cross review ».

1. Utilisez **Planifier un meeting** pour fixer la date, l'heure de début et l'heure de fin, puis **Enregistrer** (« Le rendez-vous a été planifié. »). Le collaborateur et le créateur de la campagne reçoivent une invitation par email.
2. Pendant ou après le rendez-vous, cliquez sur **Start cross review**. Elle est pré-remplie avec les réponses précédentes, que vous ajustez selon ce que vous avez convenu.
3. Cliquez sur **Envoyer** et confirmez. Vous et le collaborateur recevez « *campagne* : l’interview de *nom* est complète », et le collaborateur peut lire la version finale avec **Voir la cross review**.

Détails dans [Cross review, envoi et verrouillage](https://www.openaleph.io/fr/docs/interviews/cross-review-and-submission).

## Synthèse IA

Une fois un entretien envoyé, vous pouvez générer une synthèse IA de l'ensemble depuis le bouton **Demander à AlephAI** en haut de la page. Voir [Fonctionnalités IA](https://www.openaleph.io/fr/docs/interviews/ai-features) et, pour l'assistant en général, [Assistant Aleph AI](https://www.openaleph.io/fr/docs/getting-started/ai-assistant).

## Page d'accueil et mobile

Les entretiens en attente dont vous êtes responsable apparaissent aussi parmi les actions d'équipe de la page d'accueil (voir [Page d'accueil et navigation](https://www.openaleph.io/fr/docs/getting-started/home-and-navigation)). Dans l'application mobile, ouvrez **Applications** › **Entretiens** › **Les entretiens de mon équipe** pour voir vos campagnes, ouvrir un entretien, remplir et envoyer votre partie.

## Questions fréquentes

### Interviews d’Équipe est vide alors que mon équipe a des entretiens.
Vous ne voyez que les entretiens dont vous êtes responsable. La campagne utilise peut-être une personne spécifique, ou l'entretien a été confié à quelqu'un d'autre. Contactez le créateur de la campagne.

### Je n'arrive pas à ouvrir les réponses de mon collaborateur.
Elles ne sont visibles qu'après son envoi. Envoyez un rappel avec **Envoyer un email de rappel**.

### J'ai envoyé ma partie trop tôt.
Demandez à un Admin de la déverrouiller. Le déverrouillage de votre partie referme aussi la cross review jusqu'à votre nouvel envoi.

### Puis-je modifier les questions ?
Non. Les questions viennent du modèle choisi par le créateur de la campagne.

---

# Cross review, envoi et verrouillage

Source: https://www.openaleph.io/fr/docs/interviews/cross-review-and-submission
Roles: Employé, Manager, Admin à accès limité, Admin, Super admin

> Fonctionnement de la cross review dans les entretiens OpenAleph, planification du rendez-vous, effets de l'envoi et du verrouillage, déverrouillage et envoi forcé par les admins.

L'envoi d'un entretien verrouille ses réponses. Pour les modèles de type **Cross Review**, une troisième étape, la cross review, produit la version finale validée une fois que les deux parties ont envoyé. Cette page décrit tout le cycle de vie et ce que les admins peuvent faire pour le corriger.

## Cycle de vie d'un ensemble d'entretiens

Pour un modèle Cross Review, chaque participant a trois parties :

1. **Interviewé (IE)** : remplie par le collaborateur.
2. **Intervieweur (IR)** : remplie par le responsable.
3. **Cross review (CR)** : remplie par le responsable, généralement pendant un rendez-vous avec le collaborateur. Son statut est **Pas encore disponible** tant que IE et IR ne sont pas envoyées.

Quand la seconde des parties IE et IR est envoyée, la cross review passe à **Pas commencé** et **Start cross review** apparaît sur la carte de l'intervieweur. Si c'est le collaborateur qui envoie en dernier, le responsable reçoit aussi « Votre Interview avec *nom* est prête pour la Cross review ».

Pour les modèles **Tous les deux**, l'ensemble s'arrête après IE et IR ; pour les modèles **Interviewé (IE)** ou **Intervieweur (IR)**, il n'y a qu'une partie.

## Planifier le rendez-vous de cross review

1. Le responsable ouvre **Interview › Interviews d’Équipe**, puis la campagne. Le créateur de la campagne peut faire de même depuis l'onglet **Participants et réponses**.
2. Dans le menu **⋯** de l'interviewé, cliquez sur **Planifier un meeting**.
3. Dans **Date et heure**, renseignez **Choisissez une date\***, **Heure de début\*** et **Heure de fin\***. La date ne peut pas être antérieure à aujourd'hui et l'heure de fin ne peut pas précéder l'heure de début.
4. Cliquez sur **Enregistrer** (« Le rendez-vous a été planifié. »).

Le collaborateur et le créateur de la campagne reçoivent l'invitation « 📆 Invitation à la Cross review le *date* pour la campagne *nom* », avec la date, l'heure, les noms et un lien **Ajouter à Google Agenda**. Le responsable ne reçoit pas cet email. Vous pouvez replanifier de la même façon ; une nouvelle invitation est envoyée.

## Remplir la cross review

1. Ouvrez l'entretien puis la cross review.
2. Elle affiche toutes les questions du modèle. Au-dessus de chaque champ de réponse, les réponses du collaborateur et de l'intervieweur s'affichent dans des bulles à leur nom.
3. La cross review est pré-remplie : chaque réponse et commentaire est repris de la réponse de l'intervieweur (ou de celle du collaborateur si l'intervieweur n'a pas répondu). Modifiez-les pour refléter ce que vous avez convenu.
4. Cliquez sur **Envoyer** et confirmez. Les questions obligatoires ne sont pas exigées pour la cross review.

Une fois la cross review envoyée :

- L'ensemble d'entretiens est complet. L'intervieweur et le collaborateur reçoivent « *campagne* : l’interview de *nom* est complète ».
- Le collaborateur peut lire la version finale avec **Voir la cross review** dans **Mes Interviews**.
- L'entretien passe dans l'onglet **Fait** pour les deux.

## Effets de l'envoi

- Les réponses de la partie sont verrouillées : personne ne peut les modifier, pas même le répondant.
- Le statut devient **Envoyé** et l'événement est enregistré dans **Dernières modifications** (qui a envoyé, et quand).
- Des notifications sont envoyées (voir [Notifications et e-mails](https://www.openaleph.io/fr/docs/interviews/notifications)).
- La partie envoyée devient lisible par les personnes autorisées : l'intervieweur pour la partie du collaborateur, le collaborateur pour la cross review, les managers situés plus haut dans la hiérarchie du collaborateur, les co-pilotes et les admins.
- Les réponses envoyées deviennent accessibles aux fonctionnalités IA (synthèse, chat Aleph AI de campagne).

## Déverrouiller un entretien (admins)

Si un répondant a envoyé par erreur, un admin peut rouvrir sa partie :

1. Allez dans **Interview › Campagnes**, ouvrez la campagne, puis **Participants et réponses**.
2. Dans le menu **⋯** du participant, choisissez **Déverrouiller la review de l’Interviewé (IE)**, **Déverrouiller la review de l’Intervieweur (IR)** ou **Déverrouiller la Cross Review (CR)**.

La partie est déverrouillée immédiatement. Elle repasse **En cours**, avec ses réponses conservées, et le répondant peut la modifier et la renvoyer. Le déverrouillage est enregistré dans **Dernières modifications**.

> **Remarque :** Les options de déverrouillage IE et IR sont désactivées une fois la cross review envoyée ; déverrouillez d'abord la cross review. Déverrouiller IE ou IR repasse la cross review en **Pas encore disponible** jusqu'au nouvel envoi des deux parties.

## Forcer l'envoi d'un entretien (admins)

Les admins peuvent clôturer une partie à la place de son répondant (par exemple un collaborateur parti de l'entreprise) :

1. Dans le menu **⋯** du participant, choisissez **Verrouiller la review de l’Interviewé (IE)**, **Verrouiller la review de l’Intervieweur (IR)** ou **Verrouiller la Cross Review (CR)**.
2. La partie est envoyée et verrouillée immédiatement (« L’évaluation a été verrouillée. »), même si des questions obligatoires sont vides.

**Verrouiller la Cross Review (CR)** n'est proposé qu'une fois IE et IR envoyées.

> **Droits d'accès :** Le déverrouillage et l'envoi forcé sont réservés aux Admins et Super admins, ainsi qu'aux Admins à accès limité pour les collaborateurs de leur périmètre (voir [Admins à accès limité et périmètres](https://www.openaleph.io/fr/docs/administration/scoped-admins)). Les autres créateurs et co-pilotes doivent passer par un admin.

## Signatures

Les entretiens n'ont pas d'étape de signature électronique. L'envoi vaut validation formelle : il verrouille les réponses et enregistre dans l'historique qui a envoyé et quand. Si vous avez besoin d'un document signé, téléchargez le PDF de l'entretien complété (voir [Exports et PDF](https://www.openaleph.io/fr/docs/interviews/exports-and-pdf)).

## Questions fréquentes

### La cross review reste « Pas encore disponible ».
L'une des deux parties n'est pas envoyée. Vérifiez les tags **Réponses** (IE / IR) dans la campagne et envoyez un rappel.

### « Planifier un meeting » est absent.
Il n'apparaît que pour les modèles Cross Review, une fois la cross review créée et tant qu'elle n'est pas envoyée.

### Le collaborateur peut-il remplir la cross review ?
Non, la cross review est remplie par le responsable. Le collaborateur la lit une fois envoyée, avec pour chaque question sa propre réponse, celle de l'intervieweur et la réponse finale.

### L'intervieweur n'a pas reçu « prête pour la Cross review ».
Cet email n'est envoyé que lorsque le collaborateur envoie sa partie après l'intervieweur. Si l'intervieweur envoie en dernier, la cross review s'ouvre simplement sur sa carte.

---

# Fonctionnalités IA des entretiens

Source: https://www.openaleph.io/fr/docs/interviews/ai-features
Roles: Manager, Responsable créateur, Admin à accès limité, Admin, Super admin

> Utiliser l'IA dans les entretiens OpenAleph - synthèse IA d'un entretien envoyé, chat Aleph AI sur les réponses d'une campagne, traduction de modèles par IA.

Le module Interview propose trois fonctionnalités IA : la **Synthèse générée par IA** d'un entretien envoyé, le chat **Aleph AI** qui répond à vos questions sur l'ensemble des réponses d'une campagne, et **Traduire avec l'IA** pour les modèles. Les contenus IA sont produits à partir de réponses déjà envoyées ; relisez-les toujours avant de les utiliser.

> **Remarque :** Les fonctionnalités IA sont en bêta (« Aleph AI Beta est encore en version bêta, veuillez vérifier les réponses. »). Si vous ne les voyez pas, elles ne sont peut-être pas disponibles pour votre entreprise ; adressez-vous à votre admin. Pour Aleph AI dans les autres modules, voir [Assistant Aleph AI](https://www.openaleph.io/fr/docs/getting-started/ai-assistant).

## Synthèse IA d'un entretien

La synthèse résume un ensemble d'entretiens : elle lit les réponses de l'interviewé, de l'intervieweur et de la cross review et produit un résumé structuré en quatre parties :

- **Résumé / Introduction** : une courte vue d'ensemble de l'entretien.
- **Sentiment** : un score de sentiment (par exemple « 4 (Positive) ») avec une explication.
- **Thèmes** : les principaux thèmes, chacun avec sa récurrence, un résumé, une citation tirée des réponses et un score de ton.
- **Actions recommandées** : des actions suggérées, chacune avec une explication et une priorité (High, Medium…).

Les titres des parties suivent la langue de votre interface ; le contenu généré peut rester dans la langue des réponses.

### Qui peut l'utiliser

- Les Managers et au-delà, sur un entretien **envoyé** contenant au moins une réponse.
- Pas sur votre propre entretien : un manager interviewé ne peut pas générer la synthèse de son propre entretien (sauf s'il en est aussi l'intervieweur, ou, pour un Responsable créateur, le créateur ou co-pilote).
- Les Admins peuvent l'utiliser sur tout entretien envoyé qu'ils peuvent ouvrir.

### Générer la synthèse

1. Ouvrez l'entretien envoyé (depuis **Interviews d’Équipe**, ou **Voir les réponses** dans une campagne).
2. Cliquez sur **Demander à AlephAI** (bouton étincelles) dans la barre supérieure de l'application. Il est désactivé si vous n'êtes pas autorisé à générer la synthèse de cet entretien.
3. Le panneau **Aleph AI** s'ouvre à droite avec **Synthèse générée par IA** (« Laissez l'IA faire le travail, gardez la réflexion. »). Cliquez sur **Générer la synthèse**. Le texte apparaît après quelques secondes.
4. Utilisez les icônes sous le texte pour copier la synthèse ou la régénérer (par exemple après modification d'une réponse).

La synthèse est enregistrée avec l'entretien : elle s'affiche directement à la prochaine ouverture du panneau. Une fois la synthèse créée, **Télécharger le pdf** › **PDF avec synthèse** exporte l'entretien avec sa synthèse.

## Aleph AI sur une campagne

Aleph AI répond en langage naturel à des questions sur toutes les réponses envoyées d'une campagne, par exemple « Quelles sont les préoccupations récurrentes concernant le management ? » ou « Quels besoins de formation reviennent le plus ? ».

### Qui peut l'utiliser

Les créateurs de la campagne, ses co-pilotes, les Admins à accès limité (campagnes de leur périmètre) et les Admins, c'est-à-dire les Responsables créateurs et au-delà ayant accès à la campagne. Disponible uniquement sur les campagnes lancées.

### Poser une question

1. Ouvrez la campagne dans **Interview › Campagnes**.
2. Cliquez sur l'icône étincelles (**Aleph AI**) en haut à droite de la page de la campagne, ou sur **Demander à AlephAI** dans la barre supérieure.
3. Le panneau affiche « Échangez avec Aleph AI à propos de cette campagne ! » et « Je lis les réponses d’entretien auxquelles vous avez accès et j’en fais la synthèse. ». Saisissez votre question dans **Posez une question sur cette campagne…** et envoyez-la (bouton flèche ou Entrée).
4. La réponse s'affiche avec ses **Sources** : des étiquettes au nom des personnes dont les entretiens ont été utilisés. Cliquez sur une source pour ouvrir l'entretien.
5. Poursuivez avec d'autres questions. Cliquez sur **Effacer la conversation** pour recommencer.

À savoir :

- Aleph AI ne lit que les entretiens **envoyés**. Les brouillons en cours ne sont pas pris en compte ; un entretien déverrouillé sort des résultats jusqu'à son nouvel envoi.
- Il n'utilise que les réponses de la campagne ouverte.
- Les réponses sont attribuées à des personnes nommées : un entretien individuel n'est pas anonyme.
- Votre conversation est personnelle : les autres utilisateurs de la campagne ne la voient pas.

## Traduire un modèle avec l'IA

Dans l'éditeur de modèle, la fenêtre **Traduction de modèle** propose un bouton **Traduire avec l'IA** pour chaque langue. Voir [Traduire un modèle](https://www.openaleph.io/fr/docs/interviews/translate-a-template).

## Questions fréquentes

### Le bouton Demander à AlephAI est grisé sur un entretien.
L'entretien n'est pas encore envoyé, il n'a pas de réponse, ou vous n'êtes pas autorisé à en générer la synthèse (par exemple votre propre entretien).

### Aleph AI dit ne rien trouver.
Vérifiez que des entretiens de la campagne sont envoyés, et reformulez avec les termes employés dans les questions.

### Mes données servent-elles à entraîner des modèles d'IA ?
Renseignez-vous auprès de votre admin sur les conditions de traitement des données et d'IA de votre entreprise. Voir aussi [Données des membres et confidentialité](https://www.openaleph.io/fr/docs/administration/data-and-privacy).

---

# Exports et PDF des entretiens

Source: https://www.openaleph.io/fr/docs/interviews/exports-and-pdf
Roles: Employé, Manager, Responsable créateur, Admin à accès limité, Admin, Super admin

> Exporter l'avancement et les réponses des campagnes d'entretiens vers Excel, et télécharger les entretiens en PDF (avec ou sans synthèse IA) dans OpenAleph.

Vous pouvez exporter les données d'une campagne vers Excel (.xlsx) pour analyser la complétion et les réponses, et télécharger en PDF tout entretien que vous pouvez lire.

## Exports Excel

> **Droits d'accès :** Les exports sont disponibles pour les personnes pouvant ouvrir la campagne : son créateur, ses co-pilotes, les Admins à accès limité pour les campagnes de leur périmètre, et les Admins.

### Exporter une campagne

1. Ouvrez la campagne dans **Interview › Campagnes**.
2. Facultatif : dans **Participants et réponses**, sélectionnez les participants à exporter. Sans sélection, tout le monde est exporté.
3. Cliquez sur l'icône d'export (**Exporter en .xlsx**) en haut à droite.
4. Dans **Exporter les données**, choisissez le **Type d’export** :
   - **Progression** : « Suivre l’avancement de la campagne ».
   - **Réponses** : « Se concentrer sur les réponses et les analyses ».
5. Vérifiez **Format de fichier** (**XLSX**) et **Données** (**Toutes les interviews** ou **Entretiens sélectionnés (*n*)**), puis cliquez sur **Exporter** (ou **Annuler**).
6. Le message « Votre export sera automatiquement téléchargé dans quelques secondes. » s'affiche ; vous pouvez le fermer. Le fichier se télécharge dès qu'il est prêt.

L'icône d'export n'est pas disponible sur les campagnes programmées (pas encore d'entretiens).

### Exporter plusieurs campagnes

1. Dans **Interview › Campagnes**, onglet **En cours**, cochez les campagnes (ou appliquez des filtres sans cocher pour exporter toutes les campagnes correspondantes).
2. Cliquez sur **Exporter en .xlsx** et procédez comme ci-dessus (**Toutes les campagnes** ou les campagnes sélectionnées).

### Contenu de l'export Progression

- Une feuille des campagnes avec, pour chacune : titre, type, dates, total de participants, complétion de la campagne (%), complétion des interviewés (IE), des intervieweurs (IR) et des cross reviews (CR), et le nombre de parties par statut (pas commencé, en cours, envoyé, pas encore disponible).
- Une ligne par participant avec le participant, le responsable, la date d'embauche, le statut de chaque partie (IE, IR, CR), leurs dates d'envoi et le lien vers l'entretien.

### Contenu de l'export Réponses

- Un récapitulatif de la campagne (titre, type, modèle, dates, créateur et co-pilotes, total de participants, complétion, total de réponses).
- Une feuille par modèle, avec une ligne par participant et, pour chaque question, une colonne par rôle répondant (IE, IR, CR) selon la visibilité de la question, plus une colonne de commentaire lorsque les commentaires sont autorisés. Les intitulés donnent le numéro, le type, le rôle et le texte de la question, avec « (required) » pour les questions obligatoires.

> **Astuce :** Seules les parties envoyées comptent comme réponses. Envoyez des rappels avant d'exporter les résultats finaux.

## PDF d'un entretien

> **Droits d'accès :** Vous pouvez télécharger le PDF de tout entretien que vous pouvez ouvrir : votre propre entretien, ceux dont vous êtes responsable, et les entretiens envoyés que vous pouvez lire en tant que manager, co-pilote ou admin.

1. Ouvrez l'entretien.
2. Cliquez sur l'icône de téléchargement (**Télécharger le pdf**) dans la barre supérieure. Un menu intitulé **Télécharger le pdf** s'ouvre.
3. Choisissez :
   - **PDF Q&R uniquement** : les questions et les réponses.
   - **PDF avec synthèse** : idem avec la synthèse IA. Disponible uniquement une fois la synthèse générée (voir [Fonctionnalités IA](https://www.openaleph.io/fr/docs/interviews/ai-features)).
4. Si le modèle a des traductions, choisissez la langue du PDF et cliquez sur **Appliquer**.
5. Le PDF est généré et téléchargé au bout de quelques secondes.

Dans l'application mobile, une icône PDF apparaît sur un entretien une fois envoyé (voir [Application mobile](https://www.openaleph.io/fr/docs/getting-started/mobile-app)). Pour les exports des autres modules, voir [Exports et rapports](https://www.openaleph.io/fr/docs/administration/exports-and-reports).

## Questions fréquentes

### L'export ne s'est pas téléchargé.
La génération se fait en arrière-plan ; patientez quelques secondes et vérifiez les téléchargements du navigateur. Les grandes campagnes prennent plus de temps. Sinon, relancez l'export.

### Pourquoi certaines réponses sont vides dans l'export Réponses ?
La partie n'était pas encore envoyée, ou la question n'était pas visible pour ce rôle.

### PDF avec synthèse est grisé.
Générez d'abord la synthèse IA via **Demander à AlephAI**.

---

# Notifications et e-mails des entretiens

Source: https://www.openaleph.io/fr/docs/interviews/notifications
Roles: Employé, Manager, Responsable créateur, Admin

> Tous les e-mails, notifications dans l'application et notifications push envoyés par le module Interview d'OpenAleph, leurs destinataires et leurs déclencheurs.

Le module Interview prévient les personnes concernées à chaque étape clé d'une campagne. La plupart des notifications sont envoyées de trois façons : par e-mail, dans le centre de notifications de l'application, et en notification push sur l'application mobile (qui ouvre l'entretien ou la liste concernée). Les e-mails sont envoyés dans la langue d'interface du destinataire (choisie dans son profil). Pour le centre de notifications et les réglages push en général, voir [Notifications et emails](https://www.openaleph.io/fr/docs/getting-started/notifications).

## Liste des notifications

| Objet de l'e-mail (FR) | Destinataire | Déclencheur | Le lien ouvre |
|---|---|---|---|
| « 🚀 Votre campagne *nom* est lancée ! » | Créateur de la campagne | Démarrage de la campagne (immédiat ou à la date programmée), avec le récapitulatif des réglages. | La page de la campagne |
| « Vous participerez à *nom* » | Chaque participant | Campagne programmée à une date future avec **Oui, envoyer les emails** (aussi pour un participant ajouté à une campagne programmée). | Pas de lien : l'entretien n'existe pas encore |
| « Invitation à l’Interview *nom* » | Chaque interviewé | Lancement avec invitations, **Envoyer un email d'invitation**, ou ajout à une campagne en cours. | Son entretien |
| « Vous êtes Intervieweur dans la campagne *nom* » | Chaque responsable (un seul email par campagne, quel que soit le nombre d'interviewés) | Lancement avec invitations, **Envoyer un email d'invitation**, ajout d'un participant, ou désignation comme responsable d'un entretien. | **Interviews d’Équipe** |
| « ⌛ Rappel : complétez l’Interview dans *nom* » | Interviewé dont la partie n'est pas envoyée | **Envoyer un email de rappel**. | Son entretien |
| « ⌛ Rappel : complétez les Interviews de la campagne *nom* » | Responsable ayant une partie non envoyée | **Envoyer un email de rappel**. | **Interviews d’Équipe** |
| « *nom* a envoyé son Interview » | Responsable | Modèles **Tous les deux** et **Cross Review** : l'interviewé envoie alors que la partie de l'intervieweur n'est pas encore envoyée. | Les réponses de l'interviewé |
| « Votre Interview avec *nom* est prête pour la Cross review » | Responsable | Modèles **Cross Review** : l'interviewé envoie après l'intervieweur, la cross review s'ouvre. | L'entretien |
| « 📆 Invitation à la Cross review le *date* pour la campagne *nom* » | Interviewé et créateur de la campagne (pas le responsable) | Un rendez-vous de cross review est fixé avec **Planifier un meeting**. | Ajout à Google Agenda |
| « *campagne* : l’interview de *nom* est complète » | Responsable, et l'interviewé pour les modèles Cross Review | L'ensemble est complet : la cross review est envoyée (Cross Review), l'interviewé envoie après l'intervieweur (Tous les deux), ou l'interviewé envoie (Interviewé (IE)). | L'entretien |
| « Vous êtes maintenant Co-pilote dans la campagne *nom* » | Nouveau co-pilote (e-mail uniquement) | Ajout comme co-pilote. | La page de la campagne |

Les e-mails de lancement de campagne et de co-pilote sont envoyés uniquement par e-mail ; les autres apparaissent aussi dans le centre de notifications et sur mobile.

## Invitations et rappels sont manuels

En dehors des invitations au lancement, OpenAleph n'envoie pas de rappels automatiques avant la date limite. Envoyez-les vous-même :

- Pour toute la campagne ou une sélection : page de la campagne › **Participants et réponses** › **Envoyer des notifications** › **Envoyer un email d'invitation** ou **Envoyer un email de rappel**. L'e-mail est envoyé aux participants sélectionnés et à leurs responsables, uniquement pour les parties non envoyées.
- Pour un participant : menu **⋯** de la ligne dans la campagne, ou menu de la carte dans **Interviews d’Équipe**.
- Pour tout le monde depuis la liste : **Interview › Campagnes** › **⋯** de la ligne › **Envoyer un email aux participants** (invitation).

## Questions fréquentes

### Un participant dit n'avoir rien reçu au lancement.
Vous avez peut-être répondu **Non** à **Envoyer les invitations?**. Envoyez l'invitation depuis la page de la campagne. Vérifiez aussi son adresse e-mail et ses courriers indésirables.

### Pourquoi l'intervieweur n'a-t-il pas reçu « prête pour la Cross review » ?
Cette notification n'existe que pour les modèles Cross Review, lorsque l'interviewé envoie après l'intervieweur. Si l'intervieweur envoie en dernier, aucun email n'est envoyé : la cross review s'ouvre simplement sur sa carte dans **Interviews d’Équipe**.

### Peut-on se désabonner des e-mails d'entretien ?
Les e-mails d'entretien sont opérationnels et liés aux actions de la campagne. Les notifications push se gèrent dans les réglages du téléphone.

---

# Rôles et droits d'accès des entretiens

Source: https://www.openaleph.io/fr/docs/interviews/permissions
Roles: Employé, Manager, Responsable créateur, Admin à accès limité, Admin, Super admin

> Qui peut voir et faire quoi dans le module Interview d'OpenAleph - menus, modèles, campagnes, visibilité des réponses, verrouillage et IA, par niveau d'accès.

Ce que vous pouvez faire dans le module Interview dépend de votre niveau d'accès (défini par votre admin dans votre profil, voir [Niveaux d'accès](https://www.openaleph.io/fr/docs/administration/access-levels)) et de votre rôle dans chaque campagne (participant, responsable, créateur, co-pilote). Pour une vue d'ensemble des niveaux d'accès dans tous les modules, voir [Rôles et niveaux d'accès](https://www.openaleph.io/fr/docs/getting-started/roles-and-access).

## Entrées de menu

| Menu | Employé | Manager | Responsable créateur | Admin à accès limité | Admin / Super admin |
|---|---|---|---|---|---|
| **Mes Interviews** | Oui | Oui | Oui | Oui | Oui |
| **Interviews d’Équipe** | Non | Oui | Oui | Oui | Oui |
| **Campagnes** | Non | Non | Oui | Oui | Oui |
| **Modèles** | Non | Non | Oui | Oui | Oui |

L'ensemble du module n'est visible que si votre entreprise a activé le module Interview.

## Modèles

| Action | Qui |
|---|---|
| Voir tous les modèles de l'entreprise, prévisualiser, dupliquer | Responsable créateur et au-delà |
| Créer un modèle | Responsable créateur et au-delà |
| Modifier, taguer, traduire, supprimer, restaurer | Le créateur du modèle, ou un Admin / Super admin |

## Campagnes

| Action | Qui |
|---|---|
| Créer une campagne | Responsable créateur et au-delà |
| Voir et gérer une campagne | Son créateur et ses co-pilotes ; les Admins à accès limité pour les campagnes créées ou co-pilotées par des personnes de leur périmètre ; les Admins pour toutes les campagnes |
| Ajouter ou retirer des co-pilotes | Le créateur de la campagne, ou un Admin |
| Être ajouté comme co-pilote | Les Responsables créateurs |
| Exporter, chat Aleph AI | Les personnes pouvant gérer la campagne |
| Déverrouiller ou forcer l'envoi d'une partie | Admins et Super admins ; Admins à accès limité pour les collaborateurs de leur périmètre |

Les créateurs de campagne et co-pilotes qui ne sont pas admins demandent à un admin de déverrouiller ou de forcer l'envoi. Les admins à accès limité sont décrits dans [Admins à accès limité et périmètres](https://www.openaleph.io/fr/docs/administration/scoped-admins).

## Qui peut lire quelle partie d'un entretien

| Partie | Peut la lire |
|---|---|
| Partie interviewé (IE) | L'interviewé à tout moment ; le responsable une fois envoyée ; les managers situés plus haut dans la hiérarchie, les co-pilotes et les admins une fois envoyée |
| Partie intervieweur (IR) | Le responsable à tout moment ; les managers plus haut dans la hiérarchie, les co-pilotes et les admins une fois envoyée. L'interviewé ne peut pas l'ouvrir, mais voir la remarque sur la cross review ci-dessous. |
| Cross review (CR) | Le responsable à tout moment (elle lui est affichée même avant son ouverture) ; l'interviewé, les managers plus haut dans la hiérarchie, les co-pilotes et les admins une fois envoyée |

Dans chaque partie, les questions ne s'affichent que pour les rôles pour lesquels elles sont visibles dans le modèle.

> **Important :** La cross review envoyée affiche, pour chaque question, la réponse de l'interviewé, celle de l'intervieweur et la réponse finale de la cross review. Avec un modèle **Cross Review**, l'interviewé lit donc les réponses de l'intervieweur une fois la cross review envoyée. Utilisez un modèle **Intervieweur (IR)** ou **Tous les deux** si l'évaluation de l'intervieweur doit rester privée.

## Répondre et envoyer

- Seul le répondant d'une partie peut y répondre et l'envoyer : l'interviewé pour IE, le responsable pour IR et CR.
- Une cross review ne peut être remplie qu'une fois ouverte (IE et IR envoyées).
- Une partie envoyée ne peut plus être modifiée par personne tant qu'un admin ne l'a pas déverrouillée.

## Synthèse IA

Les Managers et au-delà peuvent générer la synthèse d'un entretien envoyé qu'ils peuvent lire, sauf leur propre entretien en tant qu'interviewé. Voir [Fonctionnalités IA](https://www.openaleph.io/fr/docs/interviews/ai-features).

## Questions fréquentes

### Je suis manager mais je ne peux pas créer de campagne.
La création de campagnes nécessite le niveau **Responsable créateur**. Demandez à un admin de modifier votre niveau d'accès.

### En tant qu'admin, pourquoi ne puis-je pas lire un entretien en cours ?
Admins, co-pilotes et managers supérieurs ne peuvent lire une partie qu'une fois envoyée, pour respecter le brouillon du répondant.

---

# Feedback 360

Source: https://www.openaleph.io/fr/docs/feedback
Roles: Employé, Manager, Responsable créateur, Admin à accès limité, Admin, Super admin

> Feedback 360 permet de recueillir du feedback sur un collaborateur auprès de ses collègues, de son manager, de son équipe et de lui-même, via des campagnes basées sur des modèles.

Feedback 360 est le module OpenAleph qui permet de recueillir du feedback sur une personne auprès de celles qui travaillent avec elle : ses pairs, son manager, les personnes de son équipe et, si vous le souhaitez, la personne elle-même (auto-évaluation). Les RH ou un responsable créateur lancent une **campagne** et choisissent qui est évalué ; chaque personne évaluée se voit attribuer des **évaluateurs** qui répondent à un questionnaire à son sujet. Les réponses sont ensuite réunies sur une page par personne évaluée, avec un export PDF et une synthèse générée par IA.

Dans l'application, le module apparaît dans le menu de navigation de gauche sous le nom **Feedback**. Les employés et managers n'y voient qu'une entrée, **Tableau de bord** ; les responsables créateurs, admins à accès limité et admins voient aussi **Campagnes** et **Modèles**.

> **Remarque :** Feedback 360 est activé par entreprise. Si vous ne voyez pas **Feedback** dans le menu, votre entreprise n'a peut-être pas activé le module ; adressez-vous à votre admin (voir [Modules et licences](https://www.openaleph.io/fr/docs/administration/modules-and-licences)). Les entretiens individuels et les sondages sont des modules distincts, documentés dans [Interviews et entretiens 1:1](https://www.openaleph.io/fr/docs/interviews) et [Sondages](https://www.openaleph.io/fr/docs/surveys).

## Notions clés

| Terme | Signification |
|---|---|
| **Campagne** | Un exercice de Feedback 360 avec un titre, une période (date de début et **Date limite**), une liste de participants et un ou plusieurs modèles. |
| **Participant / personne évaluée** | Une personne sur qui la campagne recueille du feedback. Dans l'application, les participants sélectionnés sont des « personnes à évaluer ». |
| **Évaluateur** | Une personne invitée à donner son feedback sur une personne évaluée. Chaque évaluateur remplit son propre formulaire (une « évaluation ») pour chaque personne qu'on lui a attribuée. |
| **Auto-évaluation** | L'évaluation que la personne évaluée fait d'elle-même, créée automatiquement lorsque l'option **Les participants doivent s'auto-évaluer** est activée. |
| **Responsable** | La personne qui suit le feedback d'une personne évaluée : elle choisit et gère ses évaluateurs, envoie des rappels et lit toutes les réponses. Par défaut, c'est le manager direct de la personne évaluée, ou une personne unique pour toute la campagne. |
| **Modèle** | Un questionnaire réutilisable (chapitres, paragraphes, questions ouvertes, évaluations, choix multiples) conservé dans **Feedback › Modèles**. |
| **Co-pilote** | Une personne ajoutée à une campagne pour aider son créateur à la suivre et à la gérer. |
| **Propriétaire de la campagne** | La personne qui a créé la campagne. |

## Qui fait quoi

| Rôle | Ce qu'il peut faire dans Feedback 360 |
|---|---|
| **Employé** | Accède à **Feedback › Tableau de bord** : répond aux évaluations qu'on lui a demandées, remplit son auto-évaluation, choisit ses évaluateurs si la campagne le permet, lit le feedback le concernant si la campagne le permet, et suit les personnes évaluées dont il est responsable. |
| **Manager** | Comme un employé. Il peut en plus lire le feedback soumis sur les personnes qui lui sont rattachées (directement ou plus bas dans la hiérarchie). Un manager peut être responsable et co-pilote (en lecture seule sur la campagne). |
| **Responsable créateur** | Tout ce qui précède, plus **Feedback › Campagnes** et **Feedback › Modèles** : crée des modèles et des campagnes, et gère entièrement les campagnes dont il est propriétaire ou co-pilote. |
| **Admin à accès limité** | Comme un responsable créateur ; voit et gère en plus les campagnes créées par les personnes de son périmètre, ainsi que le feedback sur les personnes de son périmètre. |
| **Admin / Super admin** | Voit et gère toutes les campagnes et tous les modèles Feedback 360 de l'entreprise, et peut lire tout le feedback soumis. |

Les règles détaillées sur qui lit quelles réponses sont décrites dans [Anonymat et confidentialité](https://www.openaleph.io/fr/docs/feedback/anonymity-and-privacy). Pour les niveaux d'accès dans tous les modules, voir [Rôles et niveaux d'accès](https://www.openaleph.io/fr/docs/getting-started/roles-and-access) et [Niveaux d'accès](https://www.openaleph.io/fr/docs/administration/access-levels). Les managers et la ligne hiérarchique proviennent du profil de chaque membre (voir [Votre profil et les profils des membres](https://www.openaleph.io/fr/docs/people/employee-profile) et [Organigramme](https://www.openaleph.io/fr/docs/people/org-chart)).

## Déroulé type

1. **Préparer un modèle.** Un responsable créateur ou un admin crée un questionnaire dans **Feedback › Modèles** (ou en duplique un). Voir [Modèles](https://www.openaleph.io/fr/docs/feedback/templates).
2. **Créer la campagne.** Dans **Feedback › Campagnes**, cliquez sur **Nouvelle campagne** et suivez l'assistant en cinq étapes : **Réglages de base**, **Participants**, **Responsable**, **Modèle(s)**, **Résumé**. Voir [Créer une campagne](https://www.openaleph.io/fr/docs/feedback/create-a-campaign).
3. **Lancer.** Cliquez sur **Lancer la campagne** et choisissez d'envoyer ou non les e-mails d'invitation. Une campagne dont la date de début est dans le futur est programmée et démarre automatiquement à cette date.
4. **Choisir les évaluateurs.** Les évaluateurs sont choisis automatiquement (option **Assigner les évaluateurs aléatoirement**), par le responsable, ou par la personne évaluée elle-même si la campagne l'autorise. Voir [Choisir les évaluateurs](https://www.openaleph.io/fr/docs/feedback/choose-reviewers).
5. **Répondre.** Chaque évaluateur ouvre **Feedback › Tableau de bord › Je suis évaluateur**, répond au formulaire sur chaque personne et clique sur **Envoyer**. Voir [Répondre à un feedback](https://www.openaleph.io/fr/docs/feedback/answer-a-feedback).
6. **Suivre.** Le propriétaire de la campagne et les co-pilotes suivent la complétion sur la page de la campagne et envoient des rappels ; les responsables font de même depuis leur tableau de bord. Voir [Gérer une campagne](https://www.openaleph.io/fr/docs/feedback/manage-a-campaign).
7. **Lire les résultats.** Le responsable, les managers de la personne évaluée et les admins (ainsi que la personne évaluée, si c'est autorisé) lisent toutes les réponses sur la page de la personne évaluée, téléchargent un PDF et génèrent une synthèse IA. Voir [Résultats et rapports](https://www.openaleph.io/fr/docs/feedback/results-and-reports).

## Où trouver quoi

| Vous voulez... | Allez dans |
|---|---|
| Répondre à un feedback qu'on vous a demandé | **Feedback › Tableau de bord**, onglet **En tant que participant**, bouton **Je suis évaluateur** |
| Remplir votre auto-évaluation ou voir le feedback vous concernant | **Feedback › Tableau de bord**, onglet **En tant que participant**, bouton **Je suis évalué** |
| Choisir les évaluateurs des personnes dont vous êtes responsable | **Feedback › Tableau de bord**, onglet **En tant que responsable** |
| Créer ou modifier un questionnaire | **Feedback › Modèles** |
| Créer, suivre ou supprimer une campagne | **Feedback › Campagnes** |
| Retrouver un feedback à faire depuis l'accueil | La section **Prochaines tâches !** de la page d'accueil liste les évaluations qu'il vous reste à rédiger dans les campagnes en cours (voir [Page d'accueil et navigation](https://www.openaleph.io/fr/docs/getting-started/home-and-navigation)) |

## Web et mobile

Feedback 360 s'utilise dans l'application web OpenAleph. Toutes les pages s'adaptent aux petits écrans : les évaluateurs peuvent répondre depuis le navigateur de leur téléphone, le bouton **Envoyer** restant alors en bas de l'écran. La création de modèles et de campagnes est plus confortable sur ordinateur. Pour ce que propose l'application mobile, voir [Application mobile](https://www.openaleph.io/fr/docs/getting-started/mobile-app).

## Pages de cette section

- [Le tableau de bord Feedback](https://www.openaleph.io/fr/docs/feedback/dashboard) : vos évaluations à rédiger, le feedback vous concernant et les personnes dont vous êtes responsable.
- [Modèles](https://www.openaleph.io/fr/docs/feedback/templates) : construire des questionnaires, types de questions, échelles de notation, traductions.
- [Créer une campagne](https://www.openaleph.io/fr/docs/feedback/create-a-campaign) : l'assistant en cinq étapes, chaque option, lancement et programmation.
- [Choisir les évaluateurs](https://www.openaleph.io/fr/docs/feedback/choose-reviewers) : attribution automatique, évaluateurs choisis par le responsable ou par la personne évaluée.
- [Répondre à un feedback](https://www.openaleph.io/fr/docs/feedback/answer-a-feedback) : remplir et envoyer une évaluation ou une auto-évaluation.
- [Résultats et rapports](https://www.openaleph.io/fr/docs/feedback/results-and-reports) : la page de feedback de la personne évaluée, les PDF et la synthèse IA.
- [Gérer une campagne](https://www.openaleph.io/fr/docs/feedback/manage-a-campaign) : suivi, ajout ou retrait de participants, rappels, date limite, co-pilotes, exports, suppression.
- [Anonymat et confidentialité](https://www.openaleph.io/fr/docs/feedback/anonymity-and-privacy) : qui voit quelles réponses, et à quel moment.
- [Notifications et e-mails](https://www.openaleph.io/fr/docs/feedback/notifications) : tous les e-mails et notifications envoyés par le module.

---

# Le tableau de bord Feedback

Source: https://www.openaleph.io/fr/docs/feedback/dashboard
Roles: Employé, Manager, Responsable créateur, Admin à accès limité, Admin

> Retrouvez dans Feedback › Tableau de bord les feedbacks à donner, votre auto-évaluation, le feedback vous concernant et les personnes dont vous êtes responsable.

**Feedback › Tableau de bord** est la page personnelle du module Feedback 360. Toutes les personnes ayant accès au module la voient, quel que soit leur rôle. Elle regroupe tout ce que vous avez à faire ou pouvez consulter dans les campagnes en cours. La page s'intitule **Feedback**, avec le sous-titre **Donnez du feedback, recevez des enseignements**.

## Organisation de la page

Le tableau de bord comporte deux onglets :

| Onglet | Contenu |
|---|---|
| **En tant que participant** | Votre participation aux campagnes, répartie par un sélecteur entre **Je suis évalué** et **Je suis évaluateur**. |
| **En tant que responsable** | Les campagnes dans lesquelles vous suivez une ou plusieurs personnes évaluées en tant que responsable, réparties entre **En cours**, **Complété** et **À venir**. |

Seules les campagnes lancées et non supprimées apparaissent. Chaque liste dispose d'un champ **Rechercher** qui cherche dans le titre des campagnes.

## En tant que participant › Je suis évalué

Une carte par campagne dans laquelle du feedback est recueilli à votre sujet. Chaque carte affiche :

- le titre de la campagne et sa **Date limite** ;
- un tag **Auto-évaluation** si vous devez vous évaluer (avec une horloge tant qu'elle n'est pas envoyée, une coche ensuite) ;
- un tag **Lecture seule** si votre seul droit est de lire les réponses de vos évaluateurs ;
- lorsque des évaluateurs sont attribués : leurs avatars, leur nombre (par exemple « 2 évaluateurs ») et un tag d'avancement, par exemple « 1/3 envoyé ». L'auto-évaluation n'est pas comptée dans ce tag.

Ce qui se passe quand vous cliquez sur la carte :

| Situation | Résultat |
|---|---|
| Votre auto-évaluation n'est pas encore envoyée | Le formulaire d'auto-évaluation s'ouvre. Voir [Répondre à un feedback](https://www.openaleph.io/fr/docs/feedback/answer-a-feedback). |
| Vous n'avez pas encore d'évaluateurs et vous pouvez les choisir | La fenêtre de choix des évaluateurs s'ouvre. Voir [Choisir les évaluateurs](https://www.openaleph.io/fr/docs/feedback/choose-reviewers). |
| Vous avez des évaluateurs et vous pouvez lire leurs réponses (ou vous avez rédigé une auto-évaluation) | Votre page de feedback s'ouvre. Voir [Résultats et rapports](https://www.openaleph.io/fr/docs/feedback/results-and-reports). |
| Vous n'avez pas d'évaluateurs et ne pouvez pas les choisir | Rien : la carte affiche un bouton inactif **En attente d'évaluateur(s)**. Votre responsable choisira vos évaluateurs. |

Si la campagne vous permet de choisir vos évaluateurs, la carte affiche un bouton **Ajouter des évaluateurs** (aucun évaluateur pour l'instant) ou un « + » à la fin de la pile d'avatars. Cliquez dessus pour ajouter ou retirer des évaluateurs.

Vous pouvez filtrer cette liste avec le bouton de filtre par **Statut** (pas commencé, en cours, envoyé) et **Date limite**.

La fenêtre ouverte par **Ajouter des évaluateurs** ou le « + » porte le nombre d'évaluateurs (« Aucun évaluateur », « 2 évaluateurs »…). Recherchez un collègue dans **Qui souhaitez-vous comme évaluateur ?** ; chaque personne ajoutée apparaît avec son statut (« Evaluateur ajouté avec succès. »), et le bouton moins retire une personne qui n'a pas encore envoyé ses réponses. Votre auto-évaluation n'y figure pas.

> **Remarque :** Le fait de pouvoir choisir vos évaluateurs, de devoir vous auto-évaluer et de pouvoir lire les réponses de vos évaluateurs sont des réglages de la campagne décidés par la personne qui l'a créée. Vous ne pouvez pas les modifier.

## En tant que participant › Je suis évaluateur

Une carte par campagne dans laquelle on vous a demandé de donner du feedback sur des collègues. Chaque carte affiche le titre de la campagne, sa **Date limite**, le nombre de personnes à évaluer (par exemple « 3 évalués ») et un tag d'avancement (par exemple « 1/2 envoyé »). Quand il n'y a rien à faire, l'onglet indique « Les feedbacks que vous devez à vos collègues apparaîtront ici. »

1. Cliquez sur la carte. Une fenêtre portant le nom de la campagne s'ouvre, avec l'en-tête **Donnez votre feedback à :**.
2. Elle liste chaque personne à évaluer avec son poste et le statut de votre évaluation (**Pas commencé**, **En cours** ou **Envoyé**).
3. Cliquez sur une personne pour ouvrir le formulaire la concernant.

> **Astuce :** Votre propre auto-évaluation ne figure pas dans cette liste ; elle se trouve du côté **Je suis évalué**.

## En tant que responsable

Cet onglet affiche une carte par campagne dans laquelle vous êtes responsable d'au moins une personne évaluée, dans trois sous-onglets :

| Sous-onglet | Campagnes affichées |
|---|---|
| **En cours** | Campagnes en cours où au moins une de vos personnes évaluées attend encore du feedback. |
| **Complété** | Campagnes où toutes les évaluations de vos personnes évaluées sont envoyées. |
| **À venir** | Campagnes dont la date de début n'est pas encore arrivée. |

La carte indique le titre de la campagne, la **Date limite**, le nombre de personnes évaluées (par exemple « 2 évalués ») et un tag de complétion (par exemple « 0/2 terminé »). Cliquez dessus pour ouvrir une fenêtre avec la liste de vos personnes évaluées, un champ **Rechercher par nom** et le bloc **Paramètres de la campagne** (**Date de début**, **Date limite**, et **Droits de la personne évaluée** : **Voir les évaluations**, **Choisir des évaluateurs**, **Auto-évaluation**).

Pour chaque personne évaluée, vous voyez son nom et un tag indiquant combien d'évaluateurs ont envoyé leurs réponses (par exemple « 1/2 envoyé », auto-évaluation non comprise). Cliquez sur la flèche en bout de ligne pour déplier la liste de ses évaluateurs, chacun avec son statut (**Pas commencé**, **En cours**, **Envoyé**), un bouton **Ajouter un évaluateur** et un bouton moins pour retirer un évaluateur. Actions disponibles :

| Action | Où | Effet |
|---|---|---|
| **Ajouter des évaluateurs** / **Ajouter un évaluateur** | Bouton sur la ligne de la personne | Ouvre la fenêtre de choix des évaluateurs. Chaque évaluateur ajouté est notifié. |
| Retirer un évaluateur | Le bouton moins à côté d'un évaluateur, puis **Oui, supprimer** dans **Supprimer cet évaluateur ?** | Retire l'évaluateur. Possible uniquement tant qu'il n'a pas envoyé ses réponses. |
| **Voir les évaluations** | Bouton affiché dès qu'au moins un évaluateur a envoyé ses réponses | Ouvre la page de feedback de la personne avec toutes les réponses envoyées. Avant cela, le bouton indique **En attente de réponse**. |
| **Voir le profil du participant** | Le menu « ... » de la ligne | Ouvre le profil de la personne dans un nouvel onglet (voir [Votre profil et les profils des membres](https://www.openaleph.io/fr/docs/people/employee-profile)). |
| **Envoyer un rappel à tous les évaluateurs** | Le menu « ... », puis **Envoyer** | Envoie un e-mail à chaque évaluateur de cette personne qui n'a pas encore envoyé ses réponses. |
| **Modifier le responsable** | Le menu « ... » | Confie cette personne évaluée à quelqu'un d'autre. Dans la fenêtre, renseignez **Qui doit suivre ce feedback ?** et cliquez sur **Enregistrer**. La personne disparaît ensuite de votre onglet. |

## Page d'accueil

La section **Prochaines tâches !** de la page d'accueil OpenAleph liste aussi les évaluations Feedback 360 qu'il vous reste à rédiger (jusqu'à dix), pour les campagnes en cours dont la date limite n'est pas dépassée. Un clic ouvre directement le formulaire.

## Questions fréquentes

### J'ai reçu un e-mail mais le tableau de bord est vide.

Vérifiez l'autre onglet ou l'autre position du sélecteur : les demandes de feedback sont sous **En tant que participant › Je suis évaluateur**, le feedback vous concernant sous **Je suis évalué**, et les personnes que vous suivez sous **En tant que responsable**. Videz aussi le champ **Rechercher** et les filtres.

### Ma carte indique « En attente d'évaluateur(s) » et je ne peux pas cliquer dessus.

La campagne ne permet pas aux personnes évaluées de choisir leurs évaluateurs, et votre responsable ne les a pas encore choisis. Vous n'avez rien à faire ; vous pourrez suivre l'avancement une fois les évaluateurs attribués.

### Pourquoi je ne peux pas ouvrir le feedback me concernant ?

La campagne réserve les réponses des évaluateurs au responsable (l'option **Les participants peuvent voir les réponses des évaluateurs** est désactivée). Vous pouvez tout de même ouvrir la page si vous avez rédigé une auto-évaluation, mais vous ne verrez que vos propres réponses. Voir [Anonymat et confidentialité](https://www.openaleph.io/fr/docs/feedback/anonymity-and-privacy).

### Une campagne a disparu de mon tableau de bord.

Elle a peut-être été supprimée par son propriétaire ou un admin. Les campagnes supprimées n'apparaissent plus sur le tableau de bord et leurs formulaires ne peuvent plus être remplis.

---

# Modèles de feedback

Source: https://www.openaleph.io/fr/docs/feedback/templates
Roles: Responsable créateur, Admin à accès limité, Admin

> Créez et modifiez les questionnaires Feedback 360 dans Feedback › Modèles : chapitres, paragraphes, questions ouvertes, évaluations, choix multiples, questions obligatoires, tags et traductions.

Un modèle est le questionnaire auquel répondent les évaluateurs dans une campagne Feedback 360. Les modèles sont rangés dans la bibliothèque de l'entreprise, dans **Feedback › Modèles**, et peuvent être réutilisés dans autant de campagnes que vous le souhaitez. Au lancement d'une campagne, le modèle est copié dans la campagne : modifier un modèle par la suite ne change donc jamais une campagne déjà en cours.

## Avant de commencer

- Vous devez avoir le rôle **Responsable créateur**, **Admin à accès limité**, **Admin** ou **Super admin**. **Feedback › Modèles** n'est pas affiché aux employés ni aux managers.
- Les **Responsables créateurs** ne voient dans la bibliothèque que les modèles qu'ils ont créés. Les **Admins à accès limité**, **Admins** et **Super admins** voient tous les modèles de l'entreprise.
- Seuls le créateur du modèle et les admins peuvent le modifier, le taguer, le traduire ou le supprimer ; toute autre personne qui l'ouvre le voit comme **Modèle en lecture seule** et peut utiliser **Dupliquer le modèle**.

## La bibliothèque de modèles

Allez dans **Feedback › Modèles**. La page (sous-titre **Créez et gérez les modèles de feedback utilisés dans vos campagnes.**) liste les modèles dans un tableau :

| Colonne | Contenu |
|---|---|
| **Titre** | Nom du modèle. Cliquez sur la ligne pour l'ouvrir. |
| **Mise à jour** | Date de la dernière modification. |
| **Questions** | Nombre de blocs du modèle. |
| **Tags** | Tags associés au modèle. |

Utilisez le champ de recherche pour trouver un modèle par son titre, et le bouton de filtre pour filtrer par **Mise à jour**, **Créateur**, **Questions** (nombre) ou **Tags**. Le menu « ... » en bout de ligne propose **Modifier les tags du modèle** (créateur et admins), **Dupliquer** et **Supprimer** (créateur et admins).

## Créer un modèle

1. Allez dans **Feedback › Modèles** et cliquez sur **Nouveau modèle**.
2. Un modèle intitulé « Nouveau modèle » est créé et s'ouvre dans l'éditeur. Les modifications sont enregistrées automatiquement : le tag en haut affiche **Mise à jour...**, puis **Sauvegardé** (ou **Non enregistré** en cas de problème de connexion).
3. Dans le bloc d'en-tête (**Modèle**), renseignez le **Titre du template**, une **Description** facultative et un lien **Video (Youtube)** facultatif (affiché sous forme de vidéo intégrée en haut du questionnaire). Cliquez sur l'icône tag du bloc pour ajouter des tags.
4. Cliquez sur **Ajouter** (sous l'en-tête ou sous n'importe quel bloc) et choisissez le type de bloc à insérer à cet endroit.
5. Complétez chaque bloc (voir les types ci-dessous) et réglez ses interrupteurs.

> **Astuce :** Pour partir d'un questionnaire existant, utilisez **Dupliquer** dans le menu « ... » de la bibliothèque, ou **Dupliquer le modèle** lorsque vous ouvrez un modèle que vous ne pouvez pas modifier. La copie vous appartient, s'intitule « Copie de ... » (dans la langue de votre interface) et s'ouvre immédiatement dans l'éditeur.

## Types de blocs

| Bloc (libellé du menu) | Usage | Réglages |
|---|---|---|
| **Chapitre** | Un titre de section qui regroupe les questions suivantes. Les chapitres apparaissent dans le panneau **Chapitres** qui sert aux évaluateurs à naviguer. | **Nom du chapitre**, **Description**. |
| **Paragraphe** | Un texte explicatif pour les évaluateurs. Sans réponse. | **Description** uniquement. |
| **Question ouverte** | Une réponse en texte libre. | **Question**, description, **Requis**. |
| **Évaluation** | Une note sur une échelle, affichée sous forme d'étoiles cliquables. | **Question**, description, **Note maximale** (de 2 à 10, 5 par défaut), **Autoriser les commentaires**, **Requis**. |
| **Choix multiple** | Une réponse à choisir dans une liste d'options. | **Question**, description, **Options de réponses** (**Ajouter une option** pour en ajouter), **Autoriser les commentaires**, **Requis**. |

Les modèles plus anciens peuvent aussi contenir des questions **Vrai/Faux** (deux options aux libellés modifiables). Elles fonctionnent toujours et restent modifiables, mais on ne peut plus en ajouter de nouvelles.

**Requis** : l'évaluateur ne peut pas envoyer son évaluation tant qu'il n'a pas répondu à cette question. Les questions obligatoires sont marquées d'un astérisque (*) dans le formulaire.

**Autoriser les commentaires** : ajoute un champ de commentaire libre sous la réponse, pour que l'évaluateur puisse justifier sa note ou son choix.

Les chapitres et paragraphes servent uniquement à la mise en page : ils ne reçoivent jamais de réponse et ne comptent ni dans la complétion ni dans les exports.

### Déplacer, dupliquer ou supprimer un bloc

Chaque bloc comporte des icônes pour le monter, le descendre, le dupliquer (la copie est placée juste en dessous, avec ses options) et le supprimer.

## Outils de la barre supérieure de l'éditeur

| Icône | Action |
|---|---|
| Tag d'enregistrement | **Mise à jour...**, **Sauvegardé** ou **Non enregistré**. |
| Icône de traduction | Ouvre **Traduction de modèle** (créateur et admins uniquement). |
| Icône de liste | Ouvre le panneau **Résumé** avec les blocs du modèle, pour y accéder directement. |
| Icône en forme d'œil | Ouvre un aperçu du questionnaire tel que le verront les évaluateurs, avec un panneau **Chapitres**. |

## Traduire un modèle

Si votre entreprise travaille dans plusieurs langues, vous pouvez proposer le questionnaire en plusieurs langues. Les évaluateurs disposent alors d'un bouton **Traduire l’interview** sur leur formulaire pour changer de langue.

1. Ouvrez le modèle et cliquez sur l'icône de traduction dans la barre supérieure. La fenêtre **Traduction de modèle** s'ouvre.
2. Vérifiez la ligne **Langue source** (tag **Source**). Le lien **Comment traduire mon modèle?** › **cliquez ici** ouvre un guide.
3. Cliquez sur **Ajouter une langue** et choisissez une langue.
4. Pour chaque langue, utilisez les actions :
   - **Traduire avec l'IA** : OpenAleph traduit automatiquement tous les titres, questions et options. Le statut indique **Translating with AI...** et vous êtes notifié à la fin ;
   - **Télécharger la traduction** : télécharge un tableur contenant les textes à traduire ;
   - **Importer la traduction** : importe le tableur complété ;
   - **Supprimer la langue** : supprime cette traduction.

   Chaque langue affiche un tag de statut (**Translation missing**, **Translating with AI...**, **Uploading...**, **Translated**). Le fonctionnement est le même que pour les modèles d'entretien, voir [Traduire un modèle d'entretien](https://www.openaleph.io/fr/docs/interviews/translate-a-template) et [Traduire les contenus](https://www.openaleph.io/fr/docs/administration/translations).

> **Remarque :** Une campagne utilise les traductions qui existent au moment de son lancement.

## Tags

Les tags aident à organiser une bibliothèque fournie. Cliquez sur l'icône de tag dans l'en-tête du modèle, ou sur **Modifier les tags du modèle** dans la bibliothèque, puis recherchez un tag ou saisissez un nouveau nom et créez-le avec **Nouveau tag**. Les mêmes tags servent pour les campagnes.

## Supprimer et restaurer un modèle

1. Dans la bibliothèque, ouvrez le menu « ... » du modèle, cliquez sur **Supprimer**, puis confirmez dans **Le modèle sera supprimé**.
2. Le modèle passe dans la corbeille (« Le modèle a bien été supprimé. »). Pour le voir, cliquez sur le bouton « ... » à côté de **Nouveau modèle** et choisissez **Voir les modèles supprimés**. La fenêtre **Modèles supprimés** les liste avec leur date (**Supprimé le**).
3. De là, vous pouvez le restaurer ou le supprimer définitivement (icônes de sa ligne).

Le message de confirmation indique que les modèles supprimés sont conservés 30 jours avant d'être définitivement supprimés.

Conséquences :

- Un modèle supprimé ne peut plus être choisi dans une nouvelle campagne.
- Une campagne encore en brouillon ou programmée qui utilise un modèle supprimé ne peut pas être lancée tant que vous n'avez pas restauré le modèle ou choisi un autre modèle.
- Un modèle ne peut pas être supprimé définitivement tant qu'une campagne en brouillon ou programmée l'utilise.
- Les campagnes déjà lancées conservent leur propre copie du questionnaire et ne sont pas concernées.

## Questions fréquentes

### Je ne peux pas modifier un modèle : tout est grisé.

Le tag en haut indique **Modèle en lecture seule** : vous n'êtes ni son créateur ni admin. Cliquez sur **Dupliquer le modèle** pour obtenir votre propre copie modifiable.

### J'ai modifié un modèle, mais une campagne en cours affiche toujours les anciennes questions.

C'est normal. Une campagne copie le modèle au lancement (le tableau des participants indique la date de version du modèle). Les modifications ne s'appliquent qu'aux campagnes lancées ensuite.

### Je ne vois pas « Modèles » dans le menu Feedback.

Seuls les responsables créateurs, les admins à accès limité et les admins le voient. Demandez à votre admin si vous devez créer des questionnaires.

### En tant que responsable créateur, je ne vois pas les modèles de mes collègues dans la bibliothèque.

C'est normal : la bibliothèque ne montre aux responsables créateurs que les modèles qu'ils ont créés.

### Puis-je ajouter une question Vrai/Faux ?

Plus maintenant. Utilisez à la place une question **Choix multiple** avec deux options.

---

# Créer une campagne Feedback 360

Source: https://www.openaleph.io/fr/docs/feedback/create-a-campaign
Roles: Responsable créateur, Admin à accès limité, Admin

> Guide pas à pas de l'assistant de campagne Feedback 360 : titre et période, participants et leurs options, responsable, modèles, résumé et lancement.

Une campagne Feedback 360 se crée avec un assistant en cinq étapes dans **Feedback › Campagnes**. Vos réponses sont enregistrées en brouillon à chaque étape : vous pouvez vous arrêter et reprendre plus tard. Cette page décrit chaque étape et chaque option, puis ce qui se passe au lancement.

## Avant de commencer

- Vous devez avoir le rôle **Responsable créateur**, **Admin à accès limité**, **Admin** ou **Super admin**.
- Au moins un modèle doit exister dans **Feedback › Modèles** (voir [Modèles](https://www.openaleph.io/fr/docs/feedback/templates)).
- Décidez à l'avance : qui est évalué, qui choisit les évaluateurs, si les personnes évaluées doivent s'auto-évaluer et si elles peuvent lire les réponses de leurs évaluateurs. Ces choix ne peuvent plus être modifiés une fois la campagne lancée.

## Démarrer l'assistant

1. Allez dans **Feedback › Campagnes**.
2. Cliquez sur **Nouvelle campagne**.
3. Si vous avez déjà un brouillon non terminé, la fenêtre **Créer à partir du brouillon ?** vous demande quoi faire :
   - **Oui, reprendre du brouillon** rouvre le brouillon à l'étape où vous l'aviez laissé ;
   - **Non** supprime ce brouillon et repart de zéro.

Vous ne pouvez avoir qu'un seul brouillon à la fois, et une étape est enregistrée dans le brouillon lorsque vous cliquez sur **Suivant** (les personnes cochées à l'étape **Participants** ne sont conservées qu'une fois l'étape validée). L'assistant s'intitule **Créer une campagne** ; sur les grands écrans, une frise à gauche montre les étapes. Utilisez **Suivant** et **Précédent** pour naviguer. En fermant l'assistant, le message **Brouillon sauvegardé** s'affiche : le brouillon est conservé et vous le reprenez avec **Nouvelle campagne**.

## Étape 1 : Réglages de base

| Champ | Détails |
|---|---|
| **Titre de la campagne*** | Le nom que verront évaluateurs et personnes évaluées sur leur tableau de bord et dans les e-mails. |
| **Période de campagne*** | Choisissez une date de début et une date de fin dans le calendrier, puis cliquez sur **OK**. La date de fin est la **Date limite** de la campagne. Les dates passées ne peuvent pas être sélectionnées. |

Ces deux champs sont obligatoires : sans eux, **Suivant** affiche « Remplissez tous les champs obligatoires (*) ».

> **Astuce :** Si la date de début est aujourd'hui, la campagne démarre dès son lancement. Si elle est ultérieure, la campagne est programmée et démarre automatiquement à cette date.

## Étape 2 : Participants

Sélectionnez les personnes qui seront **évaluées**. Le texte rappelle que les participants sélectionnés sont les personnes évaluées, qui recevront le feedback de leurs évaluateurs.

1. Utilisez le champ de recherche et les filtres (**Niveau d'accès**, **Manager**, **Sexe**, **Date d'embauche**, **Fonction** et les champs de profil de votre entreprise, comme le lieu de travail ou le type de contrat) pour trouver les personnes. Le tableau affiche **Membre** (nom et email), **Fonction**, **Manager** et les champs de profil.
2. Cochez les personnes à inclure, ou sélectionnez toutes celles qui correspondent à votre recherche. Le nombre de personnes sélectionnées s'affiche au-dessus du tableau (« *n* éléments sélectionnés »).
3. Au moins un participant est obligatoire.

Réglez ensuite les **Réglages des participants** :

| Interrupteur | Activé | Désactivé (par défaut) |
|---|---|---|
| **Les participants peuvent choisir leurs évaluateurs** | Chaque personne évaluée peut ajouter et retirer ses propres évaluateurs, et reçoit un e-mail l'invitant à le faire. | « Si cette option est désactivée, seule la personne en charge peut gérer les évaluateurs. » (Les gestionnaires de la campagne et les admins le peuvent aussi.) |
| **Les participants peuvent voir les réponses des évaluateurs** | Chaque personne évaluée peut lire les réponses de tous les évaluateurs qui ont envoyé les leurs, avec leur nom. Elle reçoit aussi un e-mail à chaque envoi. | « Si cette option est désactivée, seulement le responsable peut voir les réponses des évaluateurs. » (Ainsi que les managers de la personne évaluée, les gestionnaires de la campagne et les admins.) |
| **Les participants doivent s'auto-évaluer** | « Si cette option est activée, la liste des évaluateurs inclut aussi le participant » : une auto-évaluation est créée pour chaque personne évaluée, qui répond au même questionnaire à son propre sujet. | Pas d'auto-évaluation. |
| **Assigner les évaluateurs aléatoirement** (tag **Nouveau**) | « Le système sélectionne automatiquement des évaluateurs par participant parmi leurs pairs, leur manager (N+1) et leurs subordonnés directs (N-1). » OpenAleph choisit automatiquement des évaluateurs pour chaque participant au lancement (voir ci-dessous). | Les évaluateurs sont ajoutés manuellement. |

Lorsque **Assigner les évaluateurs aléatoirement** est activé, indiquez le **Nombre d'évaluateurs par participant** (de 1 à 5, 3 par défaut). Des étiquettes rappellent l'ordre (pairs, **Manager (N+1)**, **Équipe (N-1)**) : les évaluateurs sont tirés d'abord parmi les pairs de la personne évaluée, puis son manager, puis son équipe, jusqu'à atteindre le nombre demandé. Si une personne a moins de relations disponibles, seules celles-ci sont attribuées ; les personnes sans pairs, sans manager et sans équipe dans OpenAleph ne reçoivent aucun évaluateur automatique. Plus de détails dans [Choisir les évaluateurs](https://www.openaleph.io/fr/docs/feedback/choose-reviewers).

## Étape 3 : Responsable

Le responsable suit le feedback de chaque personne évaluée : « Le responsable peut suivre l’avancement de l’interview et voir les réponses des évaluateurs. Une fois la campagne lancée, il peut assigner et gérer les évaluateurs pour chaque participant. » Il envoie aussi les rappels.

| Option | Signification |
|---|---|
| **Manager** | « Le manager direct du participant est responsable de l’interview. » Renseignez aussi le **Responsable par défaut*** : « Le responsable par défaut est assigné aux participants qui n’ont pas de manager direct. » |
| **Personne spécifique** | « Un responsable unique pour toutes les interviews de la campagne. » Choisissez-le dans **Choisir le responsable** › **Responsable***. |

Le champ est obligatoire dans les deux cas. La liste propose les managers de l'entreprise. Vous pourrez changer le responsable de n'importe quelle personne évaluée après le lancement (voir [Gérer une campagne](https://www.openaleph.io/fr/docs/feedback/manage-a-campaign)).

## Étape 4 : Modèle(s)

Choisissez le questionnaire. Un lien vers la **page des modèles** permet de créer un modèle : le brouillon est enregistré et vous pourrez y revenir plus tard.

| Mode | À utiliser quand |
|---|---|
| **Modèle unique** | Tout le monde est évalué avec le même questionnaire. Choisissez-le dans **Assigner un modèle par défaut** › **Modèle*** (icône œil pour l'aperçu). |
| **Plusieurs modèles** | Des groupes différents ont besoin de questionnaires différents (par exemple managers et contributeurs individuels). |

En mode **Plusieurs modèles** :

1. Choisissez le modèle dans **Assigner un modèle par défaut** : il s'applique à tous les participants sans modèle spécifique.
2. Dans **Assigner des modèles spécifiques aux participants**, cliquez sur **Assigner un modèle**.
3. Dans **Assigner un modèle aux participants**, choisissez un modèle (**Choisir un modèle**), sélectionnez les participants concernés (**Sélectionner des participants**) et cliquez sur **Enregistrer**.
4. Recommencez pour les autres modèles. Le tableau liste chaque modèle assigné et ses **Participants assignés** ; cliquez sur une ligne pour voir ou retirer des personnes, ou modifier l'assignation.

Un modèle par défaut est toujours obligatoire.

## Étape 5 : Résumé

Le **Résumé de campagne** récapitule le **Type de campagne** (Feedback 360), le titre, la période, le nombre de participants, chaque réglage (Oui/Non), le nombre d'évaluateurs par participant si l'attribution automatique est activée, le responsable et le ou les modèles. Utilisez **Précédent** pour corriger quoi que ce soit.

## Lancer la campagne

1. Sur le résumé, cliquez sur **Lancer la campagne**.
2. La fenêtre **Envoyer les invitations?** vous demande s'il faut prévenir les personnes par e-mail. Elle précise que les invitations seront envoyées maintenant, ou à la date de début pour une campagne programmée.
   - **Oui, envoyer les emails** : les responsables sont invités à choisir les évaluateurs ; les personnes évaluées sont invitées à choisir leurs évaluateurs (uniquement si **Les participants peuvent choisir leurs évaluateurs** est activé) ; chaque évaluateur déjà attribué (évaluateurs automatiques et auto-évaluations) reçoit une demande de feedback.
   - **Non** : personne n'est prévenu pour l'instant. Vous pourrez envoyer les invitations plus tard depuis la page de la campagne.
3. Vous êtes redirigé vers **Feedback › Campagnes** :
   - si la date de début est aujourd'hui, la campagne figure dans l'onglet **En cours** ;
   - si elle commence plus tard, elle figure dans l'onglet **À venir**. Elle démarre automatiquement à sa date de début, et les invitations choisies sont envoyées à ce moment-là.

Au démarrage de la campagne (immédiatement ou à sa date de début), vous, en tant que créateur, recevez l'e-mail « Votre campagne de feedback 360° "*nom*" a démarré », avec la date de début, l'échéance, le nombre de participants, le responsable, les trois options des participants et un lien **Voir la campagne**.

## Ce qui est figé au lancement

- Le questionnaire est copié depuis le modèle. Les modifications ultérieures du modèle n'affectent pas cette campagne.
- Les options des participants (choisir les évaluateurs, voir les réponses, auto-évaluation) sont figées pour cette campagne.
- Vous pouvez toujours modifier la date limite, ajouter ou retirer des participants, changer de responsable, gérer les évaluateurs et les co-pilotes. Voir [Gérer une campagne](https://www.openaleph.io/fr/docs/feedback/manage-a-campaign).

## Questions fréquentes

### Le bouton « Nouvelle campagne » me parle d'un brouillon dont je ne me souviens pas.

Vous avez commencé une campagne sans la lancer. Choisissez **Oui, reprendre du brouillon** pour la poursuivre, ou **Non** pour la supprimer et recommencer.

### Je ne peux pas cliquer sur « Suivant ».

Un champ obligatoire est vide : titre et période à l'étape 1, au moins un participant à l'étape 2, le responsable à l'étape 3, le modèle par défaut à l'étape 4.

### Le lancement a échoué.

Vérifiez que le modèle par défaut (et tout modèle assigné spécifiquement) n'a pas été supprimé entre-temps, et qu'au moins un participant est toujours sélectionné.

### Puis-je relancer la campagne l'année prochaine avec les mêmes personnes ?

Oui. Utilisez **Relancer la campagne** sur l'ancienne campagne : un nouveau brouillon est créé avec les mêmes réglages, participants et assignations de modèles. Voir [Gérer une campagne](https://www.openaleph.io/fr/docs/feedback/manage-a-campaign).

### Puis-je rendre une campagne anonyme ?

Non. Feedback 360 n'a pas de mode anonyme : les réponses sont toujours attribuées à leur auteur pour les personnes autorisées à les lire. Ce que vous contrôlez, c'est si les personnes évaluées peuvent les lire. Voir [Anonymat et confidentialité](https://www.openaleph.io/fr/docs/feedback/anonymity-and-privacy).

---

# Choisir les évaluateurs

Source: https://www.openaleph.io/fr/docs/feedback/choose-reviewers
Roles: Employé, Manager, Responsable créateur, Admin à accès limité, Admin

> Comment les évaluateurs sont attribués dans une campagne Feedback 360 : automatiquement, par le responsable, par la personne évaluée ou par les gestionnaires de la campagne, et comment ajouter, retirer ou rouvrir un évaluateur.

Chaque personne évaluée dans une campagne Feedback 360 a besoin d'évaluateurs : les collègues qui répondront au questionnaire à son sujet. Plusieurs modes d'attribution existent et peuvent être combinés. Cette page explique qui peut choisir les évaluateurs, comment faire et ce qui se passe ensuite.

## Qui peut ajouter et retirer des évaluateurs

| Qui | Quand |
|---|---|
| OpenAleph (automatique) | Au lancement, si l'option **Assigner les évaluateurs aléatoirement** est activée. Également lorsqu'un participant est ajouté à une campagne en cours. |
| Le **responsable** de la personne évaluée | Toujours, depuis **Feedback › Tableau de bord › En tant que responsable** ou depuis la page de feedback de la personne. |
| La **personne évaluée** | Uniquement si l'option **Les participants peuvent choisir leurs évaluateurs** est activée, depuis **Feedback › Tableau de bord › En tant que participant › Je suis évalué**. |
| Le propriétaire de la campagne et les co-pilotes (responsable créateur ou plus) | Depuis la page de la campagne, onglet **Participants et réponses**. |
| Les admins, et les admins à accès limité pour les personnes de leur périmètre | Depuis la page de la campagne ou la page de feedback de la personne. |

> **Important :** Il n'y a pas d'étape de validation. Un évaluateur ajouté par une personne évaluée ou par un responsable est attribué immédiatement et notifié aussitôt. Le responsable peut retirer un évaluateur tant que celui-ci n'a pas envoyé ses réponses.

Tout membre de l'entreprise peut être choisi comme évaluateur, sauf la personne évaluée elle-même (son propre feedback est l'auto-évaluation).

## Attribution automatique

Lorsque **Assigner les évaluateurs aléatoirement** est activé, OpenAleph choisit, pour chaque personne évaluée, jusqu'au **Nombre d'évaluateurs par participant** (de 1 à 5), dans cet ordre :

1. **Peers** (pairs) : les collègues qui ont le même manager que la personne évaluée.
2. **Manager (N+1)** : le manager direct de la personne évaluée.
3. **Équipe (N-1)** : les personnes rattachées à la personne évaluée.

Les personnes sont tirées au hasard dans chaque groupe, et le groupe suivant n'est utilisé que si le précédent ne suffit pas. Si une personne évaluée a moins de relations que le nombre demandé, seules celles disponibles sont attribuées ; une personne sans pairs, sans manager et sans équipe n'en reçoit aucun. Les évaluateurs attribués automatiquement peuvent être retirés ou complétés à la main comme les autres.

## Ajouter des évaluateurs en tant que responsable

1. Allez dans **Feedback › Tableau de bord** et ouvrez l'onglet **En tant que responsable**.
2. Cliquez sur la carte de la campagne. La liste de vos personnes évaluées s'ouvre.
3. Pour une personne sans évaluateur, cliquez sur **Ajouter des évaluateurs** ; sinon, dépliez la ligne de la personne avec la flèche en bout de ligne et cliquez sur **Ajouter un évaluateur**.
4. Dans la fenêtre, utilisez **Qui souhaitez-vous comme évaluateur ?** (texte indicatif **Rechercher des évaluateurs**) : saisissez un nom et sélectionnez la personne. Elle est ajoutée immédiatement (« Evaluateur ajouté avec succès. »).
5. Répétez l'opération pour chaque évaluateur, puis fermez la fenêtre.

Chaque évaluateur est affiché avec son statut : **Pas commencé**, **En cours** ou **Envoyé** (affiché **Fait** dans la fenêtre **Gérer les évaluateurs** de la campagne). L'auto-évaluation de la personne évaluée n'apparaît pas parmi les évaluateurs.

## Choisir vos propres évaluateurs en tant que personne évaluée

Uniquement si la campagne l'autorise. Dans ce cas, vous avez en général reçu l'e-mail « Choisissez qui vous donnera du feedback dans ... ».

1. Allez dans **Feedback › Tableau de bord**, onglet **En tant que participant**, bouton **Je suis évalué**.
2. Sur la carte de la campagne, cliquez sur **Ajouter des évaluateurs** (ou sur le « + » à la fin de la pile d'avatars si certains sont déjà choisis).
3. Recherchez chaque personne dans **Qui souhaitez-vous comme évaluateur ?** et sélectionnez-la (« Evaluateur ajouté avec succès. »). Le bouton moins retire une personne qui n'a pas encore répondu.

Vous pouvez aussi le faire depuis votre page de feedback, en cliquant sur **Ajouter des évaluateurs** ou sur les avatars des évaluateurs dans la barre supérieure.

## Ajouter des évaluateurs en tant que gestionnaire de la campagne

1. Ouvrez **Feedback › Campagnes** et cliquez sur la campagne.
2. Ouvrez l'onglet **Participants et réponses**.
3. Cliquez sur le menu « ... » de la ligne de la personne évaluée et choisissez **Gérer les évaluateurs**.
4. Ajoutez ou retirez des évaluateurs dans la fenêtre (qui porte le nombre d'évaluateurs, par exemple « 2 évaluateurs »).

## Retirer un évaluateur

Dans la fenêtre des évaluateurs, cliquez sur le bouton moins à côté de la personne, puis confirmez **Supprimer cet évaluateur ?** avec **Oui, supprimer**. Le message prévient : « Cette personne ne pourra plus répondre ni consulter ce feedback. » Ses réponses en brouillon sont supprimées.

Un évaluateur qui a déjà envoyé ses réponses ne peut pas être retiré.

## Rouvrir une évaluation envoyée

Si un évaluateur a envoyé ses réponses par erreur et doit les modifier, le propriétaire de la campagne, un co-pilote (responsable créateur ou plus) ou un admin peut rouvrir l'évaluation :

1. Ouvrez la fenêtre des évaluateurs de la personne évaluée (**Gérer les évaluateurs** sur la page de la campagne, ou les avatars des évaluateurs sur la page de la personne).
2. Cliquez sur l'icône **Rouvrir** (flèches circulaires) à côté de l'évaluation envoyée (« Évaluation rouverte. »).

L'évaluation repasse **En cours** (ou **Pas commencé** si elle ne contient aucune réponse) et l'évaluateur peut la modifier puis l'envoyer à nouveau. Les responsables ne peuvent pas rouvrir d'évaluation.

## Ce que reçoivent les évaluateurs

Lorsqu'un évaluateur est ajouté à une campagne en cours, il reçoit l'e-mail « [Nom de la personne évaluée] souhaite votre feedback », avec un bouton **Donner mon feedback**, ainsi qu'une notification dans l'application **Feedback à donner**. L'évaluation apparaît alors dans **Feedback › Tableau de bord › Je suis évaluateur** et dans **Prochaines tâches !** sur la page d'accueil.

Les évaluateurs attribués automatiquement au lancement (et les auto-évaluations) ne reçoivent un e-mail au lancement que si vous avez choisi **Oui, envoyer les emails**. Sinon, utilisez **Envoyer un email de rappel** sur la page de la campagne pour écrire à tous les évaluateurs qui n'ont pas encore répondu.

## Questions fréquentes

### Je suis évalué et je ne vois pas « Ajouter des évaluateurs ».

La campagne ne permet pas aux personnes évaluées de choisir leurs évaluateurs : votre carte affiche **En attente d'évaluateur(s)**. Votre responsable les choisira. Contactez-le si vous voulez suggérer des noms.

### Un évaluateur peut-il refuser, ou doit-il être validé avant de répondre ?

Non. Il n'existe pas d'étape de validation ou de refus. Si quelqu'un ne doit pas évaluer une personne, le responsable le retire avant qu'il n'envoie ses réponses.

### Y a-t-il un nombre minimum ou maximum d'évaluateurs ?

Il n'y a pas de minimum ni de maximum fixe. L'attribution automatique en choisit entre 1 et 5 par personne évaluée. Gardez à l'esprit que les réponses ne sont pas anonymes (voir [Anonymat et confidentialité](https://www.openaleph.io/fr/docs/feedback/anonymity-and-privacy)).

### La personne évaluée a quitté l'entreprise.

Retirez-la de la campagne depuis la page de la campagne (voir [Gérer une campagne](https://www.openaleph.io/fr/docs/feedback/manage-a-campaign)). Toutes ses évaluations sont alors supprimées.

---

# Répondre à un feedback

Source: https://www.openaleph.io/fr/docs/feedback/answer-a-feedback
Roles: Employé, Manager, Responsable créateur, Admin à accès limité, Admin

> Comment répondre à une évaluation Feedback 360 sur un collègue ou à votre auto-évaluation : trouver le formulaire, le remplir, sauvegarde automatique, questions obligatoires, traduction et envoi.

Lorsqu'on vous demande de donner du feedback sur un collègue, ou de vous évaluer vous-même, vous remplissez un formulaire basé sur le questionnaire de la campagne. Cette page explique comment trouver ce formulaire, y répondre et l'envoyer.

## Trouver le formulaire

Vous pouvez ouvrir un formulaire depuis :

- l'e-mail « [Nom] souhaite votre feedback » ou « Rappel : votre feedback pour ... », avec le bouton **Donner mon feedback** ;
- la notification dans l'application **Feedback à donner** ;
- la section **Prochaines tâches !** de la page d'accueil ;
- **Feedback › Tableau de bord**, onglet **En tant que participant** :
  - bouton **Je suis évaluateur** : cliquez sur la carte de la campagne, puis sur le nom de la personne dans **Donnez votre feedback à :** ;
  - bouton **Je suis évalué** pour votre **Auto-évaluation** : cliquez sur la carte de la campagne tant que votre auto-évaluation n'est pas envoyée.

## La page du formulaire

Le haut de la page affiche la **Date limite** de la campagne, l'**Évalué** (la personne concernée par le feedback) et l'**Évaluateur** (vous), puis le titre du questionnaire, sa description et ses questions, organisées en chapitres. Pour une auto-évaluation, vous apparaissez à la fois comme évalué et comme évaluateur.

La barre supérieure affiche un statut d'enregistrement et plusieurs boutons :

| Élément | Usage |
|---|---|
| Tag de statut | **Mise à jour...**, **Sauvegardé** ou **Non enregistré**. Vos réponses sont enregistrées automatiquement au fil de la saisie. |
| **Traduire l’interview** | Affiché si le questionnaire existe en plusieurs langues : choisissez la langue de lecture. |
| **Dernières modifications** | Historique de l'évaluation (commencée, envoyée, rouverte), avec l'auteur et la date. |
| **Résumé** | La liste des chapitres : cliquez sur l'un d'eux pour y accéder. |
| **Télécharger le pdf** | Télécharge un PDF de cette évaluation. |
| **Envoyer** | Envoie vos réponses (voir ci-dessous). Sur téléphone, le bouton **Envoyer** se trouve en bas de l'écran. |

## Répondre aux questions

| Type de question | Comment répondre |
|---|---|
| Question ouverte | Saisissez votre réponse dans la zone de texte. |
| Évaluation | Cliquez sur une icône de l'échelle (par exemple de 1 à 5). |
| Choix multiple / Vrai/Faux | Sélectionnez une option. |

Si la question autorise les commentaires, un champ **Commentaire** apparaît en dessous pour expliquer votre réponse. Les questions marquées d'un astérisque (*) sont obligatoires. Les titres de chapitre et les paragraphes sont purement informatifs.

Vous pouvez quitter la page à tout moment : vos réponses sont conservées et l'évaluation apparaît **En cours**. Revenez plus tard depuis le tableau de bord pour la terminer.

## Envoyer

1. Cliquez sur **Envoyer**.
2. Si une question obligatoire est vide, la page défile jusqu'à elle, la met en évidence et affiche « Veuillez répondre à toutes les questions obligatoires (*) ». Répondez-y et cliquez de nouveau sur **Envoyer**.
3. Confirmez avec **Envoyer** dans **Envoyer vos réponses ?** (ou **Annuler**). Le message rappelle : « Une fois envoyées, vos réponses ne peuvent plus être modifiées. »
4. « Vos réponses ont bien été envoyées. » Vous revenez à la page précédente (par exemple votre tableau de bord Feedback). Si vous avez ouvert le formulaire depuis un lien direct, vous restez dessus et il affiche **Envoyé**.

Après l'envoi :

- votre évaluation apparaît **Envoyé** / **Fait** sur votre tableau de bord ;
- le responsable de la personne évaluée reçoit un e-mail et une notification « [Votre nom] a donné son feedback » (y compris pour une auto-évaluation) ;
- si la campagne permet aux personnes évaluées de lire les réponses de leurs évaluateurs, la personne évaluée est également notifiée (ce n'est pas le cas pour une auto-évaluation) ;
- le formulaire passe en lecture seule : vous pouvez toujours l'ouvrir pour relire vos réponses et télécharger le PDF.

## Votre auto-évaluation

Si la campagne demande aux personnes évaluées de s'auto-évaluer, vous répondez au même questionnaire à votre propre sujet. Elle apparaît comme **Auto-évaluation** sur votre carte, sous **Je suis évalué**, et fonctionne exactement comme les autres évaluations. Votre auto-évaluation vous est toujours visible, ainsi qu'aux personnes autorisées à lire votre feedback (votre responsable, vos managers, les gestionnaires de la campagne et les admins). Dans la synthèse IA, elle est identifiée comme la vôtre afin d'être comparée aux réponses de vos évaluateurs.

## Qui lira vos réponses

Vos réponses ne sont **pas anonymes**. Elles sont affichées avec votre nom :

- au responsable de la personne évaluée ;
- aux managers de la personne évaluée (direct ou plus haut dans la hiérarchie) ;
- au propriétaire de la campagne, aux co-pilotes et aux admins (les admins à accès limité pour les personnes de leur périmètre) ;
- à la personne évaluée, uniquement si l'option **Les participants peuvent voir les réponses des évaluateurs** est activée.

Les autres évaluateurs ne voient jamais vos réponses. Elles ne sont visibles des autres qu'après votre envoi. Voir [Anonymat et confidentialité](https://www.openaleph.io/fr/docs/feedback/anonymity-and-privacy).

## Questions fréquentes

### Je me suis trompé après l'envoi. Puis-je modifier mes réponses ?

Pas par vous-même. Demandez au propriétaire de la campagne ou à un admin de **Rouvrir** votre évaluation ; vous pourrez alors la modifier et l'envoyer de nouveau.

### La page indique « Cette évaluation ne peut plus être complétée. »

La campagne a été supprimée, n'a pas encore commencé, ou vous avez été retiré des évaluateurs. Les évaluations ne peuvent être remplies que pendant que la campagne est en cours.

### Puis-je encore répondre après la date limite ?

La date limite est la date à laquelle on vous demande d'avoir répondu. Une fois passée, l'évaluation n'apparaît plus dans **Prochaines tâches !** sur la page d'accueil, mais elle reste dans votre tableau de bord Feedback. Prévenez le propriétaire de la campagne si vous êtes en retard ; il peut aussi prolonger la date limite.

### Le statut indique « Non enregistré ».

Votre dernière modification n'a pas pu être enregistrée (problème de connexion, ou l'évaluation n'est plus ouverte). Vérifiez votre connexion et rechargez la page avant de continuer.

### Je ne trouve pas l'évaluation mentionnée dans l'e-mail.

Ouvrez **Feedback › Tableau de bord**, onglet **En tant que participant**, bouton **Je suis évaluateur**, et videz la recherche. Si elle n'y est pas, vous avez peut-être été retiré des évaluateurs ou la campagne a été supprimée.

---

# Résultats et rapports

Source: https://www.openaleph.io/fr/docs/feedback/results-and-reports
Roles: Employé, Manager, Responsable créateur, Admin à accès limité, Admin

> Consultez le Feedback 360 compilé d'une personne évaluée, téléchargez-le en PDF et générez une synthèse IA. Qui voit quoi, et quand.

Chaque personne évaluée d'une campagne Feedback 360 dispose d'une page de feedback qui réunit les réponses de tous ses évaluateurs, question par question. Depuis cette page, les personnes autorisées peuvent télécharger un PDF et générer une synthèse IA. Cette page explique comment l'ouvrir, ce qu'elle contient et qui peut la voir.

## Qui peut ouvrir la page de feedback, et ce qu'il y voit

| Personne | Voit |
|---|---|
| Le **responsable** de la personne évaluée | Toutes les réponses envoyées, avec le nom de chaque évaluateur. |
| Les **managers** de la personne évaluée (manager direct et au-dessus dans la hiérarchie) | Toutes les réponses envoyées. |
| Le **propriétaire de la campagne et les co-pilotes** (responsable créateur ou plus) | Toutes les réponses envoyées. |
| Les **admins**, et les **admins à accès limité** pour les personnes de leur périmètre | Toutes les réponses envoyées. |
| La **personne évaluée** | Toutes les réponses envoyées si l'option **Les participants peuvent voir les réponses des évaluateurs** est activée. Sinon, uniquement sa propre auto-évaluation (ou le message **Ces feedbacks ne vous sont pas accessibles**). |
| Un **évaluateur** | Uniquement ses propres réponses sur cette personne. |

Les réponses apparaissent dès que chaque évaluateur les envoie : inutile d'attendre tout le monde, et il n'y a pas de nombre minimum de réponses. Les brouillons des évaluateurs qui n'ont pas encore envoyé ne sont jamais affichés. Sous une question à laquelle personne n'a encore répondu, vous voyez **Pas encore de réponses**.

## Ouvrir la page de feedback

- **Responsable :** **Feedback › Tableau de bord**, onglet **En tant que responsable**, ouvrez la carte de la campagne, puis cliquez sur **Voir les évaluations** pour la personne (disponible dès qu'au moins un évaluateur a envoyé ses réponses). Vous pouvez aussi cliquer sur le lien de l'e-mail « [Nom] a donné son feedback ».
- **Propriétaire de la campagne, co-pilote, admin :** **Feedback › Campagnes**, ouvrez la campagne, onglet **Participants et réponses**, cliquez sur la ligne de la personne.
- **Personne évaluée :** **Feedback › Tableau de bord**, onglet **En tant que participant**, bouton **Je suis évalué**, cliquez sur la carte de la campagne.

## Contenu de la page

- Le titre de la campagne, la description du questionnaire (et sa vidéo éventuelle) et la **Date limite**.
- Dans la barre supérieure : la pile d'avatars des évaluateurs et leur nombre. Un clic ouvre la liste des évaluateurs avec leur statut ; si vous y êtes autorisé, vous pouvez y ajouter ou retirer des évaluateurs, et les gestionnaires de la campagne et les admins peuvent **Rouvrir** une évaluation envoyée. S'il n'y a pas encore d'évaluateur, la barre affiche **Ajouter des évaluateurs** (si vous pouvez en ajouter) ou **En attente d'évaluateur(s)**.
- Chaque question du questionnaire, avec en dessous une bulle de réponse par évaluateur : son nom et son avatar, sa note, son choix ou son texte, et son commentaire s'il en a laissé un. L'auto-évaluation apparaît comme les autres réponses, sous le nom de la personne évaluée.
- Sur grand écran, un panneau **Chapitres** à droite liste les questions ; cliquez sur l'une d'elles pour y accéder.

Boutons de la barre supérieure :

| Bouton | Usage | Qui |
|---|---|---|
| **Traduire l’interview** | Afficher le questionnaire dans une autre langue, si le modèle a été traduit. | Toute personne qui peut ouvrir la page |
| **Synthèse IA** | Ouvrir le panneau de synthèse IA. | Les personnes qui peuvent lire toutes les réponses |
| **Résumé** | Accéder à un chapitre. | Tout le monde |
| **Télécharger le pdf** | Menu avec **PDF Q&R uniquement** et **PDF avec synthèse**. | Les personnes qui peuvent lire toutes les réponses |

## Télécharger un PDF

1. Cliquez sur **Télécharger le pdf** dans la barre supérieure (sur téléphone, le bouton est en bas de l'écran).
2. Choisissez :
   - **PDF Q&R uniquement** : chaque question avec toutes les réponses envoyées, chacune attribuée à son évaluateur ;
   - **PDF avec synthèse** : la même chose, avec en plus la synthèse IA. Cette option est désactivée tant qu'aucune synthèse n'a été générée.

Le PDF porte la mention confidentiel et ne contient que les réponses envoyées. Il est généré dans la langue affichée. Un évaluateur qui ouvre sa propre évaluation peut aussi en télécharger le PDF depuis la page du formulaire.

## Générer une synthèse IA

La synthèse IA est un résumé rédigé par l'IA de tout ce que les évaluateurs ont dit sur la personne évaluée, question par question. Lorsqu'il y a une auto-évaluation, l'IA sait quelles réponses sont celles de la personne elle-même et peut donc les comparer au point de vue des évaluateurs.

1. Sur la page de feedback, cliquez sur **Synthèse IA** dans la barre supérieure.
2. Dans le panneau **Synthèse générée par IA**, cliquez sur **Générer la synthèse**.
3. La synthèse s'affiche dans le panneau après quelques secondes. Utilisez **Copier** pour la copier ou **Télécharger le PDF** pour l'enregistrer.
4. Si de nouveaux évaluateurs envoient leurs réponses après sa rédaction, **Régénérer la synthèse** devient disponible pour la mettre à jour.

Qui peut la générer : le responsable, le propriétaire de la campagne et les co-pilotes, les admins (et les admins à accès limité pour leur périmètre), ainsi que la personne évaluée si elle peut à la fois lire les réponses et choisir ses évaluateurs. Les managers qui peuvent lire les réponses peuvent consulter une synthèse existante mais pas en générer. Une synthèse ne peut être générée qu'une fois qu'au moins un évaluateur a envoyé ses réponses.

> **Remarque :** La synthèse ne nomme jamais les évaluateurs : les réponses sont transmises à l'IA sans leurs auteurs, seule l'auto-évaluation est identifiée comme telle. La synthèse est générée par IA ; vérifiez-la au regard des réponses avant de la partager. Pour Aleph AI dans les autres modules, voir [Assistant Aleph AI](https://www.openaleph.io/fr/docs/getting-started/ai-assistant).

## Synthèse et exports au niveau de la campagne

Le propriétaire de la campagne et les co-pilotes peuvent aussi générer une synthèse de toute la campagne et exporter les réponses et l'avancement vers Excel. Voir [Gérer une campagne](https://www.openaleph.io/fr/docs/feedback/manage-a-campaign).

## Questions fréquentes

### La personne évaluée dit ne rien voir.

L'option **Les participants peuvent voir les réponses des évaluateurs** est désactivée : seuls le responsable et les autres rôles de supervision lisent les réponses. Cette option ne peut pas être modifiée après le lancement. Le responsable peut partager le PDF avec la personne évaluée si c'est approprié.

### « Voir les évaluations » n'est pas cliquable, le bouton indique « En attente de réponse ».

Aucun évaluateur n'a encore envoyé ses réponses pour cette personne. Le bouton devient **Voir les évaluations** dès que l'un d'eux le fait.

### « PDF avec synthèse » est grisé.

Générez d'abord la synthèse IA (**Synthèse IA**, puis **Générer la synthèse**).

### Je suis manager mais je ne vois pas le bouton de synthèse IA.

Il n'est affiché qu'aux personnes qui peuvent lire toutes les réponses sur cette personne. Si vous n'êtes ni son manager, ni son responsable, ni gestionnaire de la campagne, ni admin, vous ne pouvez pas lire son feedback.

### Les résultats sont-ils définitifs une fois la date limite passée ?

La page affiche toujours les réponses envoyées jusqu'ici. Les évaluateurs qui répondent en retard (si la campagne est toujours en cours) s'ajoutent automatiquement ; régénérez la synthèse pour les inclure.

---

# Gérer une campagne Feedback 360

Source: https://www.openaleph.io/fr/docs/feedback/manage-a-campaign
Roles: Responsable créateur, Admin à accès limité, Admin

> Suivre et gérer une campagne Feedback 360 en cours : rapport d'avancement, participants, rappels, responsables, date limite, co-pilotes, tags, exports, synthèse IA, relance et suppression.

Une fois la campagne lancée, son propriétaire, ses co-pilotes et les admins la suivent depuis **Feedback › Campagnes**. Cette page présente la liste des campagnes, la page d'une campagne et toutes les actions disponibles.

## Avant de commencer

| Qui | Ce qu'il peut faire |
|---|---|
| Propriétaire de la campagne et co-pilotes ayant le rôle **Responsable créateur** ou plus | Tout ce qui est décrit sur cette page. |
| **Admins** | Tout, sur toutes les campagnes de l'entreprise. |
| **Admins à accès limité** | Tout, sur les campagnes créées par des personnes de leur périmètre. |
| Co-pilotes ayant le rôle **Manager** | Ouvrir la campagne et consulter ses données, sans la modifier. |

Les responsables suivent leurs propres personnes évaluées depuis le tableau de bord (voir [Le tableau de bord Feedback](https://www.openaleph.io/fr/docs/feedback/dashboard)).

## La liste des campagnes

Allez dans **Feedback › Campagnes** (sous-titre **Toutes vos campagnes en cours et à venir s’afficheront ici.**). Vous ne voyez que les campagnes que vous pouvez gérer. Deux onglets :

| Onglet | Contenu |
|---|---|
| **En cours** | Les campagnes lancées dont la date de début est arrivée, y compris celles dont la date limite est passée. Colonnes : **Titre**, **Participants**, **Complétion** (part des évaluations envoyées), **Date de début**, **Date limite**, **Tags**. Cliquez sur une ligne pour ouvrir la campagne. |
| **À venir** | Les campagnes lancées avec une date de début future (programmées). Colonnes : **Titre**, **Participants**, **Date de début**, **Date limite**. Leurs lignes ne peuvent pas encore être ouvertes. |

Dans **En cours**, vous pouvez rechercher par titre, filtrer par **Date de début**, **Total participants**, **Complétion**, **Créateur** et **Tags**, et cocher des campagnes pour les exporter.

Le bouton « ... » en haut de la liste propose **Voir les campagnes supprimées**. Le bouton **Nouvelle campagne** lance l'assistant (voir [Créer une campagne](https://www.openaleph.io/fr/docs/feedback/create-a-campaign)).

### Menu d'une campagne en cours

| Action | Effet |
|---|---|
| **Modifier la date limite** | Choisissez une nouvelle date de fin et cliquez sur **OK**. Elle ne peut pas être antérieure à la date de début. |
| **Relancer la campagne** | Crée un nouveau brouillon avec les mêmes réglages, participants et assignations de modèles (sans les dates) et l'ouvre dans l'assistant. Impossible si vous avez déjà un autre brouillon. |
| **Gérer les co-pilotes** | Ajouter ou retirer des co-pilotes (voir ci-dessous). |
| **Éditer les tags de la campagne** | Ajouter, créer ou retirer des tags. |
| **Envoyer un email aux participants** | Envoie les e-mails d'invitation pour toute la campagne (voir « Invitations et rappels »). Masqué lorsque la complétion est à 100 %. |
| **Supprimer la campagne** | Place la campagne dans la corbeille. Masqué dans ce menu lorsque la complétion est à 100 % ; passez alors par la page de la campagne. |

### Menu d'une campagne à venir

| Action | Effet |
|---|---|
| **Modifier la période** | Modifier les dates de début et de fin. Si vous choisissez aujourd'hui comme date de début, une confirmation vous est demandée : **Démarrer maintenant** lance la campagne immédiatement. |
| **Supprimer la campagne** | Supprime définitivement la campagne programmée (« Cette action est définitive. »). |

> **Astuce :** Après avoir démarré une campagne à venir en avance avec **Modifier la période**, envoyez les invitations depuis la page de la campagne avec **Envoyer un email d'invitation** et **Envoyer un email de rappel**.

## La page de la campagne

Cliquez sur une campagne en cours. L'en-tête affiche le module (**Feedback**), le titre, un tag **En cours** (ou **Supprimé**) et sa période. La barre supérieure contient :

| Bouton | Usage |
|---|---|
| **Co-pilote** | Ouvrir **Gérer les co-pilotes**. |
| **Exporter en .xlsx** | Exporter cette campagne (voir « Exports »). |
| **Plus** | **Modifier la date limite** et **Supprimer la campagne**. |

### Onglet Vue d'ensemble

Le **Rapport d’avancement** affiche le **Taux de complétion**, le nombre de **Participants**, les **Évaluations en cours** et les **Évaluations soumises**, ainsi qu'un graphique des évaluations par statut (« Aperçu de la complétion de votre campagne » : pas commencées, en cours, envoyées). Les auto-évaluations comptent ici comme des évaluations.

Le graphique **Complétion des Feedbacks - Catégorie** (**Comparez la complétion par catégories**) détaille la complétion selon un champ des fiches collaborateurs de votre entreprise, choisi dans **Champ** (la fonction par défaut, ou par exemple un champ département ou site). Les champs proviennent des [Attributs des personnes](https://www.openaleph.io/fr/docs/administration/people-attributes).

### Onglet Participants et réponses

Une ligne par personne évaluée : **Participant**, **Modèle**, **Responsable** et **Réponses** (évaluations envoyées / évaluateurs, auto-évaluation non comprise : « 0 / 0 » en gris tant qu'il n'y a pas d'évaluateur, en orange si partiel, en vert si complet). Cliquez sur une ligne pour ouvrir la page de feedback de la personne (voir [Résultats et rapports](https://www.openaleph.io/fr/docs/feedback/results-and-reports)).

Recherchez par nom et filtrez par **Responsable**, **Complétion** et **Date limite**. Cochez des lignes pour agir sur une sélection ; si aucune ligne n'est cochée, les actions de la barre d'outils s'appliquent à tous les participants.

Actions de la barre d'outils :

| Icône (info-bulle) | Effet |
|---|---|
| **Ajouter un participant** | Ouvre **Ajouter un participant** : renseignez **Sur qui porte le feedback ?**, **Quel questionnaire ?** (uniquement avec plusieurs modèles) et éventuellement **Qui en est responsable ?** (sinon la règle de la campagne s'applique), puis **Ajouter**. Les options de la campagne s'appliquent : auto-évaluation, évaluateurs automatiques. Ses évaluateurs et son responsable sont notifiés. |
| **Envoyer des notifications** | **Envoyer un email d'invitation** ou **Envoyer un email de rappel** à la sélection. |
| **Changer le responsable** | Choisir un nouveau responsable pour la sélection, puis **Appliquer**. |
| **Supprimer** (avec une sélection) | Retire les participants sélectionnés après confirmation (« Ces participants ne seront plus membres de cette campagne. »). |

Menu de ligne (« ... ») :

- **Voir le profil du participant** (nouvel onglet, voir [Votre profil et les profils des membres](https://www.openaleph.io/fr/docs/people/employee-profile)) ;
- **Gérer les évaluateurs** (voir [Choisir les évaluateurs](https://www.openaleph.io/fr/docs/feedback/choose-reviewers)) ;
- **Modifier le responsable** ;
- **Envoyer un email d'invitation** / **Envoyer un email de rappel** pour cette personne uniquement ;
- **Retirer de la campagne**, à confirmer dans **L’utilisateur sera retiré de la campagne**.

> **Important :** Retirer un participant supprime toutes les évaluations le concernant, y compris les réponses envoyées. Cette action est irréversible.

## Invitations et rappels

Il n'y a pas de rappels automatiques : c'est vous qui les envoyez, quand vous le souhaitez.

| E-mail | Destinataires |
|---|---|
| **Envoyer un email d'invitation** | Les responsables des personnes sélectionnées (« Vous êtes responsable de participants dans ... »), et les personnes évaluées elles-mêmes si elles peuvent choisir leurs évaluateurs (« Choisissez qui vous donnera du feedback dans ... »). |
| **Envoyer un email de rappel** | Les responsables dont des personnes évaluées n'ont encore aucun évaluateur (« Des évaluateurs restent à choisir dans ... »), et chaque évaluateur qui n'a pas encore envoyé ses réponses, auto-évaluations comprises (« Rappel : votre feedback pour ... »). Chaque personne reçoit un seul e-mail listant toutes les personnes concernées. |

Si tout le monde a déjà fait sa part, le message « Plus personne à qui écrire. » s'affiche et rien n'est envoyé. Le détail de chaque e-mail figure dans [Notifications et e-mails](https://www.openaleph.io/fr/docs/feedback/notifications).

## Modifier la date limite

Sur la page de la campagne, cliquez sur **Plus › Modifier la date limite**, choisissez une date et confirmez. La nouvelle date s'affiche partout (tableaux de bord, e-mails envoyés ensuite). Elle ne peut pas être antérieure à la date de début.

## Clôturer une campagne

Il n'y a pas de bouton « clôturer ». Une campagne est considérée comme terminée une fois sa date limite passée : elle reste dans l'onglet **En cours** avec ses résultats, et les évaluateurs qui n'ont pas répondu ne la voient plus dans **Prochaines tâches !** sur la page d'accueil. Supprimez-la si elle doit disparaître complètement.

## Co-pilotes

Les co-pilotes aident le propriétaire à piloter la campagne.

1. Cliquez sur **Co-pilote** (page de la campagne) ou **Gérer les co-pilotes** (menu de la liste).
2. Dans **Gérer les co-pilotes**, recherchez une personne dans **Rechercher des co-pilotes** et sélectionnez-la.
3. Pour en retirer un, cliquez sur **Supprimer** à côté de son nom.

Un co-pilote voit la campagne dans sa liste **Feedback › Campagnes**. Les co-pilotes ayant le rôle responsable créateur ou plus peuvent la gérer entièrement ; les managers peuvent seulement la consulter.

## Exports

1. Cliquez sur **Exporter en .xlsx** sur la page de la campagne, ou cochez des campagnes dans l'onglet **En cours** et cliquez sur **Exporter en .xlsx** (sans sélection, toutes les campagnes correspondant à vos filtres sont exportées).
2. Dans **Exporter les données**, choisissez le **Type d’export** :
   - **Progression** (**Suivre l’avancement de la campagne**) : une feuille avec la campagne (dates, créateur et co-pilotes, participants, total des évaluations, % de complétion), et une ligne par évaluation avec la personne évaluée, l'évaluateur, le type (auto-évaluation ou pair), le responsable, les champs de la fiche de la personne évaluée, le statut et la date d'envoi ;
   - **Réponses** (**Se concentrer sur les réponses et les analyses**) : la même chose, avec une colonne par question contenant chaque réponse envoyée et son commentaire.
3. Cliquez sur **Exporter**. Le fichier (XLSX) est généré en arrière-plan ; il se télécharge automatiquement après quelques secondes et vous êtes notifié lorsqu'il est prêt.

## Synthèse IA de la campagne

Sur la page de la campagne, cliquez sur **Demander à AlephAI** dans la barre de navigation supérieure. Dans le panneau **Synthèse générée par IA**, cliquez sur **Générer la synthèse** pour obtenir un résumé par IA de toutes les réponses envoyées dans la campagne, question par question, sans le nom des évaluateurs. Utilisez **Copier**, **Télécharger le PDF** ou, lorsque de nouvelles réponses sont arrivées, **Régénérer la synthèse**. Seules les personnes qui peuvent gérer la campagne peuvent la générer.

## Supprimer, restaurer ou supprimer définitivement

1. Sur la page de la campagne, cliquez sur **Plus › Supprimer la campagne** (ou utilisez le menu de la liste), puis confirmez avec **Supprimer** dans **Supprimer la campagne ?**. Le message indique que les campagnes supprimées sont conservées 30 jours.
2. La campagne disparaît du tableau de bord de tout le monde et ses évaluations ne peuvent plus être remplies.
3. Pour la récupérer, ouvrez **Feedback › Campagnes**, cliquez sur « ... » à côté de **Nouvelle campagne**, puis **Voir les campagnes supprimées** (listées avec leur date **Supprimé le**), et restaurez-la. Elle revient dans **En cours** (ou **À venir** si sa date de début n'est pas encore arrivée), avec toutes ses données (« La campagne a bien été restaurée. »). Vous pouvez aussi l'ouvrir depuis cette liste : elle affiche un tag **Supprimé** et est en lecture seule, avec les boutons **Restaurer** et **Supprimer définitivement**.
4. **Supprimer définitivement** efface pour de bon la campagne, ses participants, ses évaluations et ses réponses.

## Questions fréquentes

### Je ne vois pas une campagne créée par un collègue.

Vous ne voyez que les campagnes dont vous êtes propriétaire ou co-pilote (les admins voient tout, les admins à accès limité voient celles créées par leur périmètre). Demandez au propriétaire de vous ajouter comme co-pilote.

### Puis-je modifier « Les participants peuvent voir les réponses des évaluateurs » après le lancement ?

Non. Les options des participants sont figées au lancement. Pour un autre paramétrage, utilisez **Relancer la campagne** et modifiez les options dans le nouveau brouillon.

### J'ai ajouté un participant, mais il n'a pas d'évaluateur.

Les évaluateurs automatiques ne sont attribués que si la campagne utilise **Assigner les évaluateurs aléatoirement**, et uniquement parmi les pairs, le manager et l'équipe de la personne. Sinon, son responsable doit les choisir.

### Pourquoi la complétion n'est-elle pas à 100 % alors que tous les évaluateurs ont répondu ?

Les auto-évaluations comptent : vérifiez que chaque personne évaluée a bien envoyé la sienne.

### L'export ne s'est pas téléchargé.

Les exports sont préparés en arrière-plan. Attendez la notification indiquant que l'export est prêt et téléchargez-le depuis celle-ci.

---

# Anonymat et confidentialité

Source: https://www.openaleph.io/fr/docs/feedback/anonymity-and-privacy
Roles: Employé, Manager, Responsable créateur, Admin à accès limité, Admin

> Les réponses Feedback 360 ne sont pas anonymes. Découvrez précisément qui peut lire quelles réponses, à partir de quand, et comment l'accès de la personne évaluée est contrôlé.

Cette page explique qui peut lire les réponses Feedback 360 et à quel moment. Lisez-la avant de lancer une campagne, afin d'indiquer clairement aux évaluateurs comment leur feedback sera utilisé.

## Les réponses ne sont pas anonymes

Feedback 360 n'a **pas de mode anonyme** ni de seuil d'anonymat (du type « afficher les résultats seulement si au moins 3 évaluateurs ont répondu »). Chaque réponse est enregistrée et affichée avec le nom et la photo de l'évaluateur qui l'a rédigée, à toutes les personnes autorisées à la lire. Les e-mails envoyés lorsqu'une personne soumet ses réponses nomment aussi l'évaluateur (« [Nom] a donné son feedback »).

Ce que le créateur de la campagne contrôle, c'est **si la personne évaluée peut lire les réponses**, avec l'option **Les participants peuvent voir les réponses des évaluateurs** (étape 2 de l'assistant). Elle ne peut pas être modifiée après le lancement.

> **Astuce :** Indiquez aux évaluateurs, dans la description du questionnaire (ou dans un bloc **Paragraphe** du modèle), qui lira leurs réponses. Cela évite les malentendus.

## Qui peut lire quoi

| Personne | Réponses qu'elle peut lire sur une personne évaluée |
|---|---|
| L'évaluateur | Uniquement sa propre évaluation, brouillon compris. |
| Les autres évaluateurs de la même personne | Rien : les évaluateurs ne voient jamais les réponses des autres. |
| La personne évaluée, option **Les participants peuvent voir les réponses des évaluateurs** activée | Toutes les réponses envoyées, avec le nom des évaluateurs, ainsi que sa propre auto-évaluation. |
| La personne évaluée, option désactivée | Uniquement sa propre auto-évaluation, s'il y en a une. Sinon, la page indique **Ces feedbacks ne vous sont pas accessibles**. |
| Le responsable de la personne évaluée | Toutes les réponses envoyées. |
| Les managers de la personne évaluée (manager direct et au-dessus dans la hiérarchie) | Toutes les réponses envoyées. |
| Le propriétaire de la campagne et les co-pilotes ayant le rôle responsable créateur ou plus | Toutes les réponses envoyées de la campagne. |
| Les admins et super admins | Toutes les réponses envoyées de l'entreprise. |
| Les admins à accès limité | Toutes les réponses envoyées sur les personnes de leur périmètre. |
| Toute autre personne | Rien. |

Les mêmes règles s'appliquent aux PDF et à la synthèse IA : seules les personnes qui peuvent lire toutes les réponses peuvent télécharger le PDF compilé ou ouvrir la synthèse.

## Quand les réponses deviennent visibles

- Les réponses d'un évaluateur ne sont visibles des autres **qu'après avoir cliqué sur Envoyer**. Les brouillons restent privés, y compris dans les PDF, les exports et la synthèse IA.
- Chaque évaluation envoyée apparaît immédiatement ; il n'y a pas d'attente jusqu'à la date limite ni jusqu'à ce que tous les évaluateurs aient répondu.
- Une évaluation envoyée puis rouverte par un gestionnaire de la campagne ou un admin redevient un brouillon : elle n'est de nouveau visible que de son auteur jusqu'au nouvel envoi.

## Ce que la personne évaluée sait de ses évaluateurs

Qu'elle puisse ou non lire les réponses, la personne évaluée voit **qui** sont ses évaluateurs sur sa carte du tableau de bord et sur sa page de feedback (noms, avatars et statuts). Si elle peut lire les réponses, elle reçoit aussi un e-mail à chaque envoi, avec le nom de l'évaluateur.

## Synthèse IA

Lorsqu'une synthèse IA est générée (pour une personne évaluée ou pour toute une campagne), les réponses des évaluateurs sont transmises à l'IA sans le nom des évaluateurs. Seule l'auto-évaluation est identifiée comme celle de la personne évaluée, pour que l'IA puisse la comparer aux autres. La synthèse n'est affichée qu'aux personnes qui peuvent lire toutes les réponses.

## Exports

L'export Excel **Réponses** d'une campagne liste chaque réponse envoyée avec le nom de l'évaluateur et de la personne évaluée. Seules les personnes qui peuvent ouvrir la page de la campagne (propriétaire, co-pilotes, admins) peuvent l'exporter. Traitez ce fichier conformément à la politique de données de votre entreprise (voir [Données des membres et confidentialité](https://www.openaleph.io/fr/docs/administration/data-and-privacy)).

## Suppression

- Retirer un évaluateur supprime son évaluation (possible uniquement avant son envoi).
- Retirer un participant d'une campagne supprime toutes les évaluations le concernant, y compris celles déjà envoyées.
- Supprimer définitivement une campagne supprime toutes ses évaluations et réponses.

## Questions fréquentes

### Puis-je promettre aux évaluateurs que leur feedback est anonyme ?

Non. Leur nom est toujours associé à leurs réponses pour le responsable, les managers de la personne évaluée, les gestionnaires de la campagne et les admins, ainsi que pour la personne évaluée si la campagne l'autorise.

### Un évaluateur veut retirer son feedback après l'avoir envoyé.

Demandez à un gestionnaire de la campagne ou à un admin de **Rouvrir** l'évaluation ; l'évaluateur pourra alors modifier ses réponses. Une évaluation envoyée ne peut pas être supprimée seule : retirer l'évaluateur n'est possible qu'avant l'envoi.

### Un manager peut-il lire le feedback d'une personne hors de son équipe ?

Seulement s'il est le responsable de cette personne, gestionnaire de la campagne ou admin. Sinon, non.

### La personne évaluée voit-elle qui n'a pas encore répondu ?

Oui, le statut de chaque évaluateur (pas commencé, en cours, envoyé) est visible sur sa carte et dans la liste des évaluateurs.

---

# Notifications et e-mails

Source: https://www.openaleph.io/fr/docs/feedback/notifications
Roles: Employé, Manager, Responsable créateur, Admin à accès limité, Admin

> Tous les e-mails et notifications envoyés par Feedback 360 : destinataires, moment d'envoi et déclencheur.

Feedback 360 envoie des e-mails et des notifications dans l'application aux moments clés d'une campagne. La plupart sont déclenchés par une personne (lancement avec invitations, clic sur **Envoyer un email de rappel**, ajout d'un évaluateur, envoi d'une évaluation). Il n'y a pas de rappels automatiques avant la date limite. Les e-mails sont envoyés dans la langue d'interface du destinataire (choisie dans son profil) et leur bouton ouvre la bonne page dans OpenAleph. Pour le centre de notifications en général, voir [Notifications et emails](https://www.openaleph.io/fr/docs/getting-started/notifications).

## Tableau récapitulatif

| Objet de l'e-mail | Notification dans l'application | Destinataire | Quand |
|---|---|---|---|
| Votre campagne de feedback 360° "[campagne]" a démarré | aucune | Le créateur de la campagne | Au démarrage de la campagne (au lancement, ou à la date de début pour une campagne programmée). |
| Vous êtes responsable de participants dans "[campagne]" | **Campagne de feedback à gérer** | Chaque responsable | Au lancement si vous avez choisi **Oui, envoyer les emails** ; quand vous cliquez sur **Envoyer un email d'invitation** (ou **Envoyer un email aux participants**) ; quand un participant est ajouté à une campagne en cours. |
| Choisissez qui vous donnera du feedback dans "[campagne]" | **Choisissez vos évaluateurs** | Chaque personne évaluée, uniquement si la campagne permet aux participants de choisir leurs évaluateurs | Au lancement avec **Oui, envoyer les emails**, ou avec **Envoyer un email d'invitation**. |
| [Personne évaluée] souhaite votre feedback | **Feedback à donner** | Un évaluateur (ou la personne évaluée, pour son auto-évaluation) | Au lancement avec **Oui, envoyer les emails** pour les évaluateurs déjà attribués ; à chaque ajout d'un évaluateur à une campagne en cours ; pour les évaluations d'un participant ajouté à une campagne en cours. |
| Rappel : votre feedback pour "[campagne]" | **Rappel : feedback à compléter** | Chaque évaluateur ayant au moins une évaluation non envoyée (auto-évaluations comprises) | Quand quelqu'un clique sur **Envoyer un email de rappel** ou **Envoyer un rappel à tous les évaluateurs**. Un seul e-mail par personne, listant toutes les personnes évaluées concernées. |
| Des évaluateurs restent à choisir dans "[campagne]" | **Évaluateurs encore à choisir** | Les responsables de personnes évaluées qui n'ont encore aucun évaluateur | Quand quelqu'un clique sur **Envoyer un email de rappel**. Un seul e-mail par responsable, listant les personnes concernées. |
| [Évaluateur] a donné son feedback | **Nouveau feedback soumis** | Le responsable de la personne évaluée | À chaque envoi par un évaluateur (ou par la personne évaluée pour son auto-évaluation). |
| [Évaluateur] a donné son feedback | **Nouveau feedback vous concernant** | La personne évaluée, uniquement si la campagne permet aux participants de voir les réponses des évaluateurs | À chaque envoi par un évaluateur (pas pour l'auto-évaluation). |

## Contenu des e-mails

- **Campagne démarrée** (au créateur) : date de début, date limite, nombre de participants, responsable, et activation ou non de l'auto-évaluation, du choix des évaluateurs et de la lecture des réponses. Bouton : **Voir la campagne**.
- **Invitation au responsable** : lui demande de choisir qui donnera du feedback à ses personnes évaluées avant la date limite. Bouton : **Choisir les évaluateurs** (ouvre **Feedback › Tableau de bord**).
- **Invitation à la personne évaluée** : lui indique qu'elle peut choisir les personnes qui lui donneront du feedback, et la date de fin de la campagne. Bouton : **Choisir mes évaluateurs**.
- **Demande à un évaluateur** : nomme la personne évaluée et la campagne, avec la date limite. Bouton : **Donner mon feedback** (ouvre directement le formulaire).
- **Rappel à un évaluateur** : liste les personnes à qui il doit encore un feedback, et la date de fin. Bouton : **Donner mon feedback** (ouvre le tableau de bord).
- **Rappel pour choisir les évaluateurs** : liste les personnes sans évaluateur, en prévenant que sans évaluateurs elles ne recevront aucun feedback. Bouton : **Choisir les évaluateurs**.
- **Feedback envoyé** : nomme l'évaluateur, la personne évaluée et la campagne. Bouton : **Lire le feedback** (ouvre la page de feedback de la personne évaluée).

## Qui peut déclencher les e-mails manuels

| Action | Où | Qui |
|---|---|---|
| **Envoyer un email aux participants** | Menu d'une campagne en cours dans **Feedback › Campagnes** | Propriétaire de la campagne, co-pilotes (responsable créateur ou plus), admins |
| **Envoyer un email d'invitation** / **Envoyer un email de rappel** | Page de la campagne, onglet **Participants et réponses**, barre d'outils (**Envoyer des notifications**) ou menu de ligne | Idem |
| **Envoyer un rappel à tous les évaluateurs** | **Feedback › Tableau de bord › En tant que responsable**, menu de la ligne de la personne évaluée | Le responsable de la personne évaluée |

Lorsqu'il n'y a personne à relancer (tout le monde a répondu, ou aucune personne évaluée n'est sans évaluateur), OpenAleph affiche « Plus personne à qui écrire. » et n'envoie rien.

## Autres notifications

- **Exports** : lorsqu'un export Excel de campagne est prêt, vous recevez une notification avec le fichier (« Export généré avec succès. »).
- **Traductions de modèles** : lorsqu'une traduction par IA, un import ou un export de traduction d'un modèle est terminé, son auteur est notifié.

## Questions fréquentes

### Un évaluateur dit n'avoir jamais reçu la demande.

Vérifiez que la campagne a été lancée avec **Oui, envoyer les emails**, ou que l'évaluateur a été ajouté après le lancement (ce qui lui envoie automatiquement un e-mail). Sinon, envoyez un rappel : sur la page de la campagne, sélectionnez la personne évaluée et cliquez sur **Envoyer des notifications › Envoyer un email de rappel**. Demandez-lui aussi de vérifier ses courriers indésirables et son **Feedback › Tableau de bord**.

### Les rappels peuvent-ils être envoyés automatiquement avant la date limite ?

Non. Les rappels ne partent que lorsque quelqu'un clique sur une action de rappel.

### Personne n'a été prévenu au démarrage de ma campagne programmée.

Les invitations ne sont envoyées à la date de début que si vous avez choisi **Oui, envoyer les emails** au lancement. Si vous avez démarré la campagne en avance en modifiant sa période, envoyez-les depuis la page de la campagne avec **Envoyer un email d'invitation** et **Envoyer un email de rappel**.

### Pourquoi la personne évaluée a-t-elle reçu un e-mail à propos de mon feedback ?

La campagne permet aux personnes évaluées de lire les réponses de leurs évaluateurs : elles sont donc notifiées à chaque envoi.

---

# Sondages

Source: https://www.openaleph.io/fr/docs/surveys
Roles: Employé, Manager, Responsable créateur, Admin à accès limité, Admin, Super admin

> Présentation des deux produits de sondage d'OpenAleph, Sondage d’équipe pour les employés et Sondage client pour les clients externes, avec rôles, notions et parcours.

OpenAleph propose deux produits de sondage distincts. Le **Sondage d’équipe** interroge vos propres collaborateurs, par exemple pour un sondage d'engagement, d'intégration ou de bien-être. Le **Sondage client** envoie par e-mail de courts sondages de satisfaction à des personnes extérieures à votre entreprise, comme les sites clients pour lesquels travaillent vos équipes. Ils ont des menus, des modèles, des droits d'accès et des résultats différents, et votre entreprise peut disposer de l'un, des deux ou d'aucun.

## Quel produit utiliser ?

| | Sondage d’équipe | Sondage client |
|---|---|---|
| Qui répond | Des employés qui ont un compte OpenAleph | Des contacts clients externes, sans compte |
| Comment ils répondent | Connectés, depuis **Sondage d’équipe › Mes sondages**, la page d'accueil ou l'e-mail d'invitation | Depuis un lien public unique reçu par e-mail, sans connexion |
| Unité de travail | Une **campagne** envoyée à de nombreux participants en même temps | Un **sondage** (session) envoyé à un site client |
| Types de questions | Chapitre, Paragraphe, Question ouverte, Évaluation (2 à 10), Choix multiple | Évaluation (3 à 10 étoiles), Oui/Non, Question ouverte, plus une **Note globale** fixe |
| Anonymat | Optionnel, choisi par campagne | Sans objet : chaque réponse appartient à un client identifié |
| Résultats | Graphiques par question, filtres par attribut des employés, réponses épinglées, commentaires, synthèse IA, exports XLSX | Une page par réponse, chiffres du tableau de bord, exports XLSX/CSV |
| Menu | **Sondage d’équipe** | **Sondage client** |

> **Remarque :** Chaque produit est un module distinct, activé selon l'offre de votre entreprise. Si vous ne voyez pas **Sondage d’équipe** ou **Sondage client** dans le menu latéral, le module n'est peut-être pas activé pour votre entreprise ; demandez à votre admin (voir [Modules et licences](https://www.openaleph.io/fr/docs/administration/modules-and-licences)). Les rôles sont expliqués dans [Rôles et niveaux d'accès](https://www.openaleph.io/fr/docs/getting-started/roles-and-access).

## Sondage d’équipe

### Notions clés

- **Modèle** : un questionnaire réutilisable (chapitres, paragraphes et questions), rangé dans **Sondage d’équipe › Modèles**.
- **Campagne** : une diffusion d'un sondage. Elle a un titre, une période (date de début et date limite), une liste de participants, un ou plusieurs responsables et un modèle.
- **Participant** (ou répondant) : un employé invité à répondre. Chaque participant a sa propre fiche de réponses.
- **Responsable** (pilote) et **co-pilote** : les personnes qui gèrent la campagne. Ils suivent l'avancement, envoient des rappels et lisent les résultats. Les pilotes sont choisis à la création de la campagne ; des co-pilotes peuvent être ajoutés ensuite. Les deux ont le même accès à la campagne.
- **Campagne anonymisée** : une campagne où les noms et photos de profil sont masqués pour toutes les personnes qui lisent les réponses. Voir [L'anonymat dans le Sondage d’équipe](https://www.openaleph.io/fr/docs/surveys/anonymity).
- **Instantané** : au lancement d'une campagne, le questionnaire est figé. Les modifications ultérieures du modèle ne changent pas ce qui est demandé aux participants de cette campagne.

### Qui peut faire quoi

| Action | Employé | Manager | Responsable créateur | Admin à accès limité | Admin / Super admin |
|---|---|---|---|---|---|
| Répondre à ses propres sondages (**Mes sondages**) | Oui | Oui | Oui | Oui | Oui |
| Voir l'onglet **En tant que responsable** | Non | Oui | Oui | Oui | Oui |
| Lire les résultats d'une campagne qu'il pilote (pilote ou co-pilote) | Non | Oui | Oui | Oui | Oui |
| Accéder à **Campagnes** et **Modèles** dans le menu | Non | Non | Oui | Oui | Oui |
| Créer et lancer des campagnes, gérer les participants, envoyer des e-mails | Non | Non | Oui, sur les campagnes qu'il pilote | Oui, sur les campagnes des personnes de son périmètre et celles qu'il pilote | Oui, toutes les campagnes |
| Créer des modèles | Non | Non | Oui | Oui | Oui |
| Modifier ou supprimer un modèle | Non | Non | Les siens | Les siens | Tous |

> **Droits d'accès :** Une campagne est visible par son créateur, ses responsables et ses co-pilotes. Les admins voient toutes les campagnes de l'entreprise. Un admin à accès limité voit les campagnes créées par les personnes de son périmètre, ainsi que celles qu'il pilote.

### Parcours type

1. Un responsable créateur ou un admin construit un questionnaire dans **Sondage d’équipe › Modèles**. Voir [Créer un modèle de Sondage d’équipe](https://www.openaleph.io/fr/docs/surveys/team-survey-templates).
2. Il crée une campagne dans **Sondage d’équipe › Campagnes › Nouvelle campagne**, choisit les participants, les responsables et le modèle, décide si les réponses sont anonymes, puis la lance. Voir [Lancer une campagne de Sondage d’équipe](https://www.openaleph.io/fr/docs/surveys/launch-a-team-survey).
3. Les participants reçoivent une invitation (e-mail, notification push et dans l'application) si le créateur a choisi d'en envoyer une, et répondent depuis **Sondage d’équipe › Mes sondages**. Voir [Répondre à un sondage d’équipe](https://www.openaleph.io/fr/docs/surveys/answer-a-team-survey).
4. Les responsables suivent la complétion, envoient des rappels et ajoutent ou retirent des participants. Voir [Gérer une campagne de Sondage d’équipe](https://www.openaleph.io/fr/docs/surveys/manage-team-survey-campaigns).
5. Ils lisent les résultats question par question, les filtrent, épinglent et commentent des réponses, génèrent une synthèse IA et exportent vers Excel. Voir [Lire les résultats du Sondage d’équipe](https://www.openaleph.io/fr/docs/surveys/team-survey-results).

## Sondage client

### Notions clés

- **Client** (site client) : une organisation ou un site externe que vous servez, avec un contact principal (nom et e-mail) et les **membres assignés** de votre entreprise qui travaillent avec lui, chacun avec un rôle.
- **Modèle** : un court questionnaire composé de questions Évaluation, Oui/Non et Question ouverte, qui se termine toujours par une question **Note globale**.
- **Sondage** (session) : un modèle envoyé à un client. Le contact principal du client reçoit un e-mail avec un lien unique et répond sans se connecter.
- **Statut** : **Envoyé** (e-mail envoyé), **Vu** (le lien a été ouvert), **Répondu** (le client a envoyé ses réponses).

### Qui peut faire quoi

| Action | Employé / Manager | Responsable créateur | Admin à accès limité / Admin / Super admin |
|---|---|---|---|
| Ouvrir le menu **Sondage client** | Oui | Oui | Oui |
| Voir les sondages du **Tableau de bord** et ouvrir leurs réponses | Uniquement ceux dont il est membre | Uniquement ceux dont il est membre | Tous les sondages de l'entreprise |
| Envoyer un sondage à un client | Non | Oui | Oui |
| Ajouter, modifier, importer, activer ou désactiver des clients | Non | Non | Oui |
| Créer, modifier, dupliquer ou supprimer des modèles | Non | Non | Oui |

### Parcours type

1. Un admin ajoute les clients (un par un ou par import Excel) et leur assigne des membres. Voir [Gérer les clients](https://www.openaleph.io/fr/docs/surveys/client-survey-clients).
2. Un admin crée un modèle. Voir [Créer un modèle de sondage client](https://www.openaleph.io/fr/docs/surveys/client-survey-templates).
3. Un responsable créateur ou un admin envoie le sondage à un client ou à plusieurs clients à la fois. Voir [Envoyer un sondage client](https://www.openaleph.io/fr/docs/surveys/send-a-client-survey).
4. Le client répond depuis le lien de l'e-mail. L'expéditeur reçoit un e-mail à l'arrivée de la réponse.
5. Les résultats se lisent sur le tableau de bord et la page du sondage, et s'exportent vers Excel. Voir [Lire les résultats des sondages clients](https://www.openaleph.io/fr/docs/surveys/client-survey-results).

## Mobile

Voir [Application mobile](https://www.openaleph.io/fr/docs/getting-started/mobile-app) pour ce que couvre l'application OpenAleph.

- Les pages du **Sondage d’équipe** fonctionnent dans le navigateur d'un téléphone : les participants peuvent donc répondre depuis le lien de leur invitation. L'application mobile OpenAleph n'a pas encore d'écrans dédiés au Sondage d’équipe. La gestion des campagnes (création, participants, exports) est pensée pour l'application web.
- Le **Sondage client** n'est pas disponible dans l'application mobile OpenAleph. Les clients répondent à la page publique du sondage depuis n'importe quel navigateur, y compris sur téléphone.

## Pages de cette section

Sondage d’équipe :

- [Créer un modèle de Sondage d’équipe](https://www.openaleph.io/fr/docs/surveys/team-survey-templates)
- [Lancer une campagne de Sondage d’équipe](https://www.openaleph.io/fr/docs/surveys/launch-a-team-survey)
- [Gérer une campagne de Sondage d’équipe](https://www.openaleph.io/fr/docs/surveys/manage-team-survey-campaigns)
- [Répondre à un sondage d’équipe](https://www.openaleph.io/fr/docs/surveys/answer-a-team-survey)
- [Lire les résultats du Sondage d’équipe](https://www.openaleph.io/fr/docs/surveys/team-survey-results)
- [L'anonymat dans le Sondage d’équipe](https://www.openaleph.io/fr/docs/surveys/anonymity)

Sondage client :

- [Présentation du Sondage client](https://www.openaleph.io/fr/docs/surveys/client-surveys-overview)
- [Gérer les clients](https://www.openaleph.io/fr/docs/surveys/client-survey-clients)
- [Créer un modèle de sondage client](https://www.openaleph.io/fr/docs/surveys/client-survey-templates)
- [Envoyer un sondage client](https://www.openaleph.io/fr/docs/surveys/send-a-client-survey)
- [Lire les résultats des sondages clients](https://www.openaleph.io/fr/docs/surveys/client-survey-results)

Les deux produits :

- [Notifications et e-mails des sondages](https://www.openaleph.io/fr/docs/surveys/notifications-and-emails)

---

# Créer un modèle de Sondage d’équipe

Source: https://www.openaleph.io/fr/docs/surveys/team-survey-templates
Roles: Responsable créateur, Admin à accès limité, Admin, Super admin

> Construire, modifier, traduire, étiqueter, dupliquer et supprimer les questionnaires utilisés par les campagnes de Sondage d’équipe, et comprendre chaque type de question.

Un modèle de Sondage d’équipe est le questionnaire auquel vos participants répondront. Vous le construisez une fois dans **Sondage d’équipe › Modèles** et le réutilisez dans autant de campagnes que vous le souhaitez. Chaque campagne utilise exactement un modèle.

## Avant de commencer

- Vous devez avoir le rôle **Responsable créateur** ou supérieur. Les managers et les employés ne voient pas **Modèles** dans le menu.
- Tout responsable créateur peut créer un modèle. Seul le **créateur** du modèle ou un **Admin** peut le modifier, le traduire, l'étiqueter ou le supprimer. Les autres l'ouvrent en lecture seule et peuvent le dupliquer.

## La page Modèles

Allez dans **Sondage d’équipe › Modèles**. La liste affiche tous les modèles de Sondage d’équipe de votre entreprise, avec ces colonnes :

| Colonne | Signification |
|---|---|
| **Titre** | Le nom du modèle. Cliquez sur une ligne pour l'ouvrir. |
| **Mise à jour** | Date de la dernière modification. |
| **Tags** | Les étiquettes ajoutées pour organiser les modèles. |

Utilisez la barre de recherche pour trouver un modèle par son titre, et les filtres pour affiner la liste par **Mise à jour**, **Créateur** ou **Tags**. Le menu **...** en haut de la page donne accès à **Voir les modèles supprimés**.

Chaque ligne a son propre menu **...** :

- **Modifier les tags du modèle** : ajouter ou retirer des tags (créateur ou admin uniquement).
- **Dupliquer** : crée une copie dont vous êtes propriétaire et l'ouvre dans l'éditeur.
- **Supprimer** : place le modèle dans les modèles supprimés (créateur ou admin uniquement).

## Créer un modèle

1. Allez dans **Sondage d’équipe › Modèles** et cliquez sur **Nouveau modèle**. Un modèle nommé « Nouveau modèle » est créé et l'éditeur s'ouvre.
2. Dans la carte d'en-tête, saisissez le **titre** du modèle, une **description** facultative (affichée aux participants en haut du sondage) et un **lien vidéo** facultatif (un lien YouTube est intégré au-dessus des questions).
3. Cliquez sur l'icône d'étiquette de la carte d'en-tête pour ajouter des tags si besoin.
4. Cliquez sur **Ajouter** et choisissez un type de bloc. Un bouton **Ajouter** se trouve au-dessus du premier bloc et sous chaque bloc : vous pouvez donc insérer un bloc exactement où vous voulez.
5. Rédigez chaque question et réglez ses options (voir ci-dessous).
6. Tout est enregistré automatiquement. Le tag de statut de la barre supérieure affiche **Mise à jour...**, puis « Auto-saved ». S'il affiche **Non enregistré**, votre dernière modification a été refusée : vérifiez votre connexion et réessayez.
7. Cliquez sur l'icône en forme d'œil de la barre supérieure pour **prévisualiser** le questionnaire tel que les participants le verront.

Il n'y a pas d'étape de publication : dès que le modèle existe, il peut être choisi dans une campagne.

## Types de blocs

| Bloc | Rôle | Réglages |
|---|---|---|
| **Chapitre** | Un titre de section qui regroupe les questions suivantes. Les participants peuvent passer d'un chapitre à l'autre via le menu **Chapitres**. | Nom du chapitre, description |
| **Paragraphe** | Un bloc de texte explicatif. Ce n'est pas une question. | Texte, description |
| **Question ouverte** | Une réponse en texte libre. | Question, description, **Requis** |
| **Évaluation** | Une échelle de 1 à la **Note maximale** choisie (2 à 10). Les résultats s'affichent en diagramme en barres. | Question, description, **Note maximale**, **Autoriser les commentaires**, **Requis** |
| **Choix multiple** | Le participant choisit **une** option dans une liste que vous définissez. Les résultats s'affichent en diagramme en barres. | Question, description, **Options de réponses** (avec **Ajouter une option**), **Autoriser les commentaires**, **Requis** |

- **Requis** : le participant ne peut pas envoyer ses réponses tant que cette question n'a pas de réponse. Les questions requises affichent un `*` après leur titre.
- **Autoriser les commentaires** : ajoute une zone de commentaire sous une question Évaluation ou Choix multiple, pour que le participant explique sa réponse.
- Les chapitres et paragraphes ne reçoivent jamais de réponse et ne sont ni comptés ni représentés en graphique.

> **Remarque :** D'anciens modèles peuvent contenir des questions **Vrai/Faux**. Elles s'affichent et se modifient toujours, mais on ne peut plus en ajouter de nouvelles.

### Réorganiser, copier et supprimer des blocs

Chaque bloc dispose d'icônes pour le monter, le descendre, le dupliquer ou le supprimer. Quand un modèle a des chapitres, un panneau latéral les liste pour y accéder directement.

## Traduire un modèle

Voir aussi [Traduire les contenus](https://www.openaleph.io/fr/docs/administration/translations) pour les traductions dans OpenAleph.

Si vos participants parlent des langues différentes, vous pouvez ajouter des traductions. Les participants changent alors de langue via le menu **Traduire** de leur sondage.

1. Ouvrez le modèle et cliquez sur l'icône de traduction de la barre supérieure. La fenêtre **Traduction de modèle** s'ouvre.
2. La première ligne est la **Langue source**, celle dans laquelle vous avez rédigé le modèle.
3. Cliquez sur **Ajouter une langue** et choisissez une langue.
4. Pour chaque langue, utilisez les icônes d'action :
   - **Traduire avec l'IA** : remplit la traduction automatiquement. Le statut affiche **Traduction par l'IA...** pendant le traitement.
   - **Télécharger la traduction** : télécharge un fichier Excel contenant le texte source, pour qu'un traducteur le complète.
   - **Importer la traduction** : importe le fichier Excel complété (format `.xlsx` uniquement).
   - **Supprimer la langue** : supprime la traduction.
5. Chaque langue affiche un statut, par exemple « Translated », **Traduction manquante**, « To update » (le texte source a changé depuis la traduction) ou **Erreur**.

Le lien de la fenêtre, **Comment traduire mon modèle ?**, ouvre un guide.

> **Important :** Une campagne fige son questionnaire, traductions comprises, au moment de son lancement. Une langue ajoutée après le lancement n'est pas proposée aux participants de cette campagne.

## Modifier un modèle déjà utilisé

Le lancement d'une campagne prend un instantané du modèle. Modifier le modèle ensuite ne change que les campagnes futures, jamais une campagne déjà lancée (y compris programmée). Dans l'onglet **Participants** de la campagne, la colonne **Modèle** indique la date de l'instantané après **Version :**.

## Supprimer et restaurer un modèle

1. Dans le menu **...** de la ligne, cliquez sur **Supprimer** et confirmez. Les modèles supprimés sont conservés 30 jours, puis supprimés définitivement.
2. Pour en récupérer un, ouvrez le menu **...** en haut de la page, cliquez sur **Voir les modèles supprimés**, puis restaurez-le. Vous pouvez aussi le supprimer définitivement depuis cette fenêtre.

Un brouillon de campagne qui pointe vers un modèle supprimé ne peut pas être lancé : choisissez un autre modèle à l'étape **Modèle**.

## Questions fréquentes

### Je ne vois pas Modèles dans le menu Sondage d’équipe.
Il faut le rôle Responsable créateur ou supérieur. Demandez à votre admin de modifier votre niveau d'accès. Si vous ne voyez pas du tout **Sondage d’équipe**, le module n'est pas activé pour votre entreprise.

### Le modèle s'ouvre mais je ne peux rien modifier.
La barre supérieure affiche « Read only » : vous n'êtes ni le créateur du modèle ni admin. Utilisez **Dupliquer** depuis la liste pour obtenir votre propre copie modifiable.

### Un participant peut-il choisir plusieurs options dans un Choix multiple ?
Non. Une question Choix multiple n'accepte qu'une seule option. Pour recueillir plusieurs choix, posez plusieurs questions ou utilisez une question ouverte.

### J'ai corrigé une faute dans le modèle, mais les participants voient toujours l'ancien texte.
Leur campagne a été lancée avant votre correction et utilise la version figée. La correction s'applique aux campagnes lancées à partir de maintenant.

### Puis-je utiliser le même modèle dans le Sondage client ?
Non. Les deux produits ont des bibliothèques de modèles séparées. Les modèles de sondage client se gèrent dans **Sondage client › Modèles**. Voir [Créer un modèle de sondage client](https://www.openaleph.io/fr/docs/surveys/client-survey-templates).

---

# Lancer une campagne de Sondage d’équipe

Source: https://www.openaleph.io/fr/docs/surveys/launch-a-team-survey
Roles: Responsable créateur, Admin à accès limité, Admin, Super admin

> Guide pas à pas de l'assistant de campagne du Sondage d’équipe, du titre et de la période aux participants, à l'anonymat, aux responsables, au modèle et au lancement.

Une campagne envoie un questionnaire à un groupe d'employés sur une période donnée. Vous la créez avec un assistant en cinq étapes : **Réglages de base**, **Participants**, **Responsable**, **Modèle** et **Résumé**.

## Avant de commencer

- Vous devez avoir le rôle **Responsable créateur** ou supérieur.
- Au moins un modèle doit exister dans **Sondage d’équipe › Modèles**. Voir [Créer un modèle de Sondage d’équipe](https://www.openaleph.io/fr/docs/surveys/team-survey-templates).
- Décidez si les réponses doivent être anonymes. Ce choix ne peut plus être modifié une fois la campagne en cours. Voir [L'anonymat dans le Sondage d’équipe](https://www.openaleph.io/fr/docs/surveys/anonymity).

## Démarrer une nouvelle campagne

1. Allez dans **Sondage d’équipe › Campagnes**.
2. Cliquez sur **Nouvelle campagne**.
3. Si vous avez déjà un brouillon en cours, une fenêtre **Créer à partir du brouillon ?** s'ouvre. Cliquez sur **Continuer** pour reprendre votre brouillon, ou sur « Start over » pour le supprimer et en commencer un nouveau. Vous ne pouvez avoir qu'un seul brouillon de campagne à la fois.

L'assistant **Créer une campagne** s'ouvre. Sur grand écran, une frise à gauche montre les étapes. Utilisez **Suivant** et **Précédent** pour naviguer. Chaque étape est enregistrée quand vous cliquez sur **Suivant**.

## Étape 1 : Réglages de base

1. Saisissez le **Titre*** de la campagne. Les participants le voient dans leur liste et dans les e-mails.
2. Cliquez sur **Période de campagne*** et sélectionnez une plage dans le calendrier : le premier jour cliqué est la date de début, le dernier est la date limite. Cliquez sur **OK**.
   - Les dates passées ne peuvent pas être sélectionnées.
   - Une date de début future rend la campagne **programmée** : elle démarre automatiquement ce jour-là.
3. Cliquez sur **Suivant**. Si un champ obligatoire est vide, un message vous demande de remplir tous les champs obligatoires.

## Étape 2 : Participants

1. Le tableau liste les membres de votre entreprise avec leur poste, manager, lieu de travail, nationalité, niveau, type de contrat, référence RH, date d'embauche et sexe.
2. Utilisez la barre de recherche et les filtres (par exemple **Niveau d'accès**, **Sexe**, **Manager** ou les champs personnalisés de votre entreprise, voir [Attributs des personnes](https://www.openaleph.io/fr/docs/administration/people-attributes)) pour affiner la liste.
3. Cochez les personnes qui doivent répondre. Tout sélectionner sélectionne toutes les personnes correspondant à la recherche et aux filtres en cours, pas seulement la page visible.
4. Sous **Réglages des participants**, activez **Anonymiser les réponses** si les photos de profil et les noms des participants doivent être masqués pour les personnes qui lisent les réponses.
5. Cliquez sur **Suivant**. Vous devez sélectionner au moins un participant.

> **Important :** **Anonymiser les réponses** est verrouillé dès que la campagne est en cours. Vérifiez ce réglage maintenant.

## Étape 3 : Responsable

Le responsable suit l'avancement du sondage et consulte les réponses des participants. Vous pouvez en choisir plusieurs.

1. Dans **Choisir le responsable**, ouvrez la liste **Responsable*** et choisissez une ou plusieurs personnes. La liste contient les managers et au-delà.
2. Cliquez sur **Suivant**.

Les responsables voient la campagne dans **Sondage d’équipe › Mes sondages › En tant que responsable** et peuvent lire les résultats. Ceux qui ont le rôle Responsable créateur ou supérieur peuvent aussi gérer la campagne (participants, e-mails, date limite). Vous pouvez les changer après le lancement avec **Gérer les pilotes**, et ajouter des co-pilotes. Voir [Gérer une campagne de Sondage d’équipe](https://www.openaleph.io/fr/docs/surveys/manage-team-survey-campaigns).

## Étape 4 : Modèle

1. Sous **Assigner un modèle par défaut**, choisissez le questionnaire dans le champ **Modèle***.
2. Cliquez sur l'icône en forme d'œil à côté du champ pour le prévisualiser.
3. S'il vous faut un nouveau modèle, cliquez sur le lien **page des modèles**. Votre campagne est sauvegardée en tant que brouillon ; cliquez sur **Aller aux modèles**, créez le modèle, puis revenez via **Sondage d’équipe › Campagnes › Nouvelle campagne › Continuer**.
4. Cliquez sur **Suivant**.

## Étape 5 : Résumé et lancement

Le **Résumé de campagne** présente le **Type de campagne** (Sondage), le **Titre de la campagne**, la **Période de campagne**, le nombre de **Participants**, **Anonymiser les réponses** (Oui/Non), le **Responsable** et le **Modèle**. Utilisez **Précédent** pour corriger un élément.

1. Cliquez sur **Lancer la campagne**.
2. La fenêtre **Envoyer les invitations ?** demande si les participants doivent être invités :
   - Si la campagne démarre aujourd'hui, les invitations sont envoyées dès maintenant.
   - Si elle démarre plus tard, elles seront envoyées à la date de début.
3. Cliquez sur **Oui, envoyer les emails** pour inviter les participants, ou sur **Non** pour lancer sans les inviter. Vous pourrez envoyer les invitations plus tard depuis la page de la campagne.
4. Vous revenez sur **Campagnes** :
   - Une campagne qui démarre aujourd'hui apparaît dans l'onglet **En cours** avec le message « Campagne lancée. ».
   - Une campagne qui démarre plus tard apparaît dans l'onglet **À venir** avec le message « Campagne programmée pour le » suivi de sa date.

## Ce qui se passe au lancement

- Le questionnaire est figé (instantané). Les modifications ultérieures du modèle n'affectent pas cette campagne.
- Chaque participant reçoit une fiche de réponses au statut **Pas commencé**.
- Le créateur de la campagne reçoit un e-mail indiquant que le sondage a démarré, avec ses dates, le nombre de répondants et si les réponses sont anonymes. Pour une campagne programmée, cela se produit à la date de début.
- Si vous avez choisi **Oui, envoyer les emails**, chaque participant reçoit un e-mail d'invitation ainsi qu'une notification push et dans l'application, avec un lien direct vers son sondage (à la date de début pour une campagne programmée).
- Les participants voient aussi le sondage dans la section **Prochaines tâches !** de leur page d'accueil et dans **Sondage d’équipe › Mes sondages** tant qu'il est en cours.

## Enregistrer et reprendre un brouillon

Fermer l'assistant (bouton de fermeture en haut) affiche **Brouillon sauvegardé** : votre brouillon est conservé pendant 30 jours. Pour le reprendre, cliquez sur **Nouvelle campagne** puis sur **Continuer**. L'assistant se rouvre à l'étape où vous l'aviez laissé.

## Campagnes programmées

Une campagne de l'onglet **À venir** n'a pas encore démarré : elle ne peut pas être ouverte et personne ne peut y répondre. Son menu de ligne (**...**) propose :

- **Modifier la période** : choisissez une nouvelle plage. Si vous choisissez aujourd'hui comme date de début, une fenêtre vous prévient que la campagne sera lancée maintenant ; cliquez sur **Démarrer maintenant** pour confirmer.
- **Supprimer la campagne** : la supprime définitivement (personne n'y a encore répondu, elle n'est donc pas conservée dans les campagnes supprimées).

## Relancer une campagne

Pour poser les mêmes questions aux mêmes personnes (par exemple chaque trimestre), ouvrez le menu **...** d'une campagne de l'onglet **En cours** et cliquez sur **Relancer la campagne**. Un nouveau brouillon s'ouvre dans l'assistant, avec le titre, le modèle, le réglage d'anonymat, les tags, les responsables et les participants précédents déjà renseignés. Choisissez une nouvelle période et lancez-la. Les résultats de la campagne précédente sont conservés séparément.

Il n'y a pas de récurrence automatique : chaque vague se relance manuellement. La relance est impossible si vous avez déjà un autre brouillon en cours.

## Questions fréquentes

### Je ne vois pas le menu Campagnes ni le bouton Nouvelle campagne.
Il faut le rôle Responsable créateur ou supérieur. Si **Sondage d’équipe** n'apparaît pas du tout dans votre menu latéral, le module n'est pas activé pour votre entreprise.

### Puis-je changer le réglage d'anonymat après le lancement ?
Non. Une fois la campagne en cours, **Anonymiser les réponses** est verrouillé pour que les réponses déjà données respectent la promesse faite aux participants. Pour le changer, relancez la campagne sous forme d'une nouvelle campagne.

### Puis-je ajouter des participants après le lancement ?
Oui, depuis l'onglet **Participants** de la campagne avec **Ajouter un participant**. Le nouveau participant n'est pas invité automatiquement : envoyez-lui une invitation depuis sa ligne. Voir [Gérer une campagne de Sondage d’équipe](https://www.openaleph.io/fr/docs/surveys/manage-team-survey-campaigns).

### J'ai lancé sans envoyer d'invitations. Comment inviter les participants maintenant ?
Ouvrez la campagne, allez dans **Participants**, cliquez sur l'icône de notifications et choisissez **Envoyer un email d'invitation**, ou utilisez **Envoyer un email aux participants** dans le menu de ligne de la liste **Campagnes**.

### Pourquoi ne puis-je pas choisir une date passée ?
La période ne peut pas commencer dans le passé. Choisissez aujourd'hui pour lancer immédiatement, ou une date ultérieure pour programmer la campagne.

### Le bouton Lancer la campagne affiche une erreur.
Vérifiez que le modèle existe toujours (un modèle supprimé ne peut pas être utilisé) et qu'au moins un participant est sélectionné, puis réessayez.

---

# Gérer une campagne de Sondage d’équipe

Source: https://www.openaleph.io/fr/docs/surveys/manage-team-survey-campaigns
Roles: Manager, Responsable créateur, Admin à accès limité, Admin, Super admin

> Suivre la complétion, envoyer invitations et rappels, ajouter ou retirer des participants, clôturer des fiches, changer la date limite, gérer pilotes et co-pilotes, exporter ou supprimer une campagne.

Une fois la campagne en cours, ses responsables la suivent depuis la liste **Campagnes** et la page de la campagne. Cette page décrit tout ce que vous pouvez faire sur une campagne lancée, hormis la lecture des réponses, décrite dans [Lire les résultats du Sondage d’équipe](https://www.openaleph.io/fr/docs/surveys/team-survey-results).

## Avant de commencer

- Pour ouvrir **Sondage d’équipe › Campagnes**, il faut le rôle **Responsable créateur** ou supérieur.
- Vous voyez les campagnes que vous avez créées, pilotez ou co-pilotez. Les admins voient toutes les campagnes ; les admins à accès limité voient celles créées par les personnes de leur périmètre.
- Un **Manager** responsable d'une campagne n'a pas le menu **Campagnes** : il accède à ses campagnes depuis **Sondage d’équipe › Mes sondages › En tant que responsable**, où il peut lire les résultats mais pas gérer la campagne.

## La liste des campagnes

Allez dans **Sondage d’équipe › Campagnes**. Deux onglets sont disponibles :

| Onglet | Contenu |
|---|---|
| **En cours** | Les campagnes qui ont démarré. Colonnes : **Titre**, **Participants**, **Complétion** (part des fiches envoyées), **Date de début**, **Date limite**, **Tags**. Cliquez sur une ligne pour ouvrir la campagne. |
| **À venir** | Les campagnes programmées dont la date de début est future. Elles ne peuvent pas être ouvertes ; voir [Lancer une campagne de Sondage d’équipe](https://www.openaleph.io/fr/docs/surveys/launch-a-team-survey#campagnes-programmees). |

Dans **En cours**, recherchez par titre et filtrez par **Date de début**, **Total participants**, **Complétion**, **Créateur** ou **Tags**. Le tag de complétion est rouge à 0 %, orange entre les deux et vert à 100 %.

### Menu de ligne de l'onglet En cours

Cliquez sur **...** sur une ligne :

- **Modifier la date limite** : choisissez une nouvelle date limite (les dates passées ne sont pas autorisées).
- **Éditer les tags de la campagne** : ajoutez ou retirez des tags pour organiser les campagnes.
- **Gérer les co-pilotes** : ajoutez ou retirez des co-pilotes.
- **Relancer la campagne** : ouvre un nouveau brouillon avec les mêmes réglages et participants.
- **Envoyer un email aux participants** : envoie un e-mail d'invitation à tous les participants (masqué quand la complétion est à 100 %).
- **Supprimer la campagne** : place la campagne dans les campagnes supprimées.

### Exporter plusieurs campagnes

Cochez des campagnes (ou aucune pour tout exporter ce que la liste affiche) et cliquez sur l'icône d'export (**Exporter en .xlsx**). Voir [Exporter les résultats](https://www.openaleph.io/fr/docs/surveys/team-survey-results#exporter-vers-excel).

## La page de la campagne

Cliquez sur une campagne de l'onglet **En cours**. L'en-tête affiche son titre, le tag **En cours** (ou **Supprimé**) et sa période. La page comporte trois onglets : **Vue d'ensemble**, **Participants** et **Réponses**.

La barre supérieure propose :

- L'icône co-pilote (**Co-pilote**) : ouvre **Gérer les co-pilotes**.
- L'icône d'export (**Exporter en .xlsx**).
- Le menu **Plus** : **Télécharger le dernier export** (quand un export est prêt), **Modifier la date limite**, **Gérer les pilotes**, **Supprimer la campagne**. Si le dernier export a échoué, le menu indique **Le dernier export n’a pas abouti**.

### Onglet Vue d'ensemble

Le **Rapport d’avancement** affiche :

- Le taux de complétion, le nombre de participants, les **Réponses en cours** et les **Réponses soumises**.
- Un graphique en anneau des fiches envoyées, en cours et non commencées.
- **Complétion des Sondages - Catégorie** : un diagramme en barres qui compare la complétion selon un attribut des employés. Choisissez l'attribut dans la liste **Champ** (par exemple un champ département ou site).

La complétion ne compte que les fiches qui font encore partie de la campagne : les fiches refusées sont exclues.

### Onglet Participants

Le tableau liste chaque participant avec :

| Colonne | Signification |
|---|---|
| **Participant** | Nom et photo. Sur une campagne anonymisée, chacun apparaît comme **Participant** avec un avatar anonyme. |
| **Modèle** | Le questionnaire utilisé, avec **Version :** et la date à laquelle il a été figé. |
| **Réponses** | Le statut de la fiche : **Pas commencé**, **En cours**, **Envoyé** ou **Désactivé** (le participant a refusé). |

Filtrez par **Complétion** pour voir, par exemple, uniquement les personnes qui n'ont pas commencé. La recherche par nom n'est pas disponible sur les campagnes anonymisées.

La barre d'outils au-dessus du tableau propose :

- **Ajouter un participant** : ouvre la fenêtre **Ajouter un participant**. Choisissez la personne dans **Qui doit répondre au sondage ?** et cliquez sur **Ajouter**. Elle reçoit une fiche sur le même questionnaire. Aucun e-mail n'est envoyé automatiquement : invitez-la depuis sa ligne.
- **Envoyer des notifications** : choisissez **Envoyer un email d'invitation** ou **Envoyer un email de rappel**. L'envoi concerne les participants cochés, ou toutes les personnes listées (avec votre recherche et vos filtres) si personne n'est coché. La fenêtre de confirmation indique combien de personnes le recevront.
- **Supprimer** (affiché quand des participants sont cochés) : les retire de la campagne après confirmation.

Chaque ligne a un menu **...** :

| Action | Effet |
|---|---|
| **Voir le profil du participant** | Ouvre son profil dans un nouvel onglet (pas sur les campagnes anonymisées). |
| **Voir les réponses** | Ouvre sa fiche en lecture seule. |
| **Envoyer un email d'invitation** | Lui renvoie l'invitation. |
| **Envoyer un email de rappel** | Envoie un rappel, uniquement s'il n'a pas envoyé ses réponses. |
| **Clôturer cette enquête** | Verrouille la fiche : le participant ne peut plus la modifier ni l'envoyer. |
| **Rouvrir cette enquête** | Déverrouille une fiche envoyée ou clôturée. Elle repasse **En cours** (ou **Pas commencé** si elle est vide) et le participant doit l'envoyer à nouveau. |
| **Réintégrer à la campagne** | Pour un participant qui a refusé : réactive sa fiche avec ce qu'il avait déjà écrit. |
| **Retirer de la campagne** | Retire le participant et sa fiche de la campagne. |

> **Remarque :** Les rappels ne sont jamais envoyés aux personnes qui ont déjà envoyé leurs réponses ou qui ont refusé. S'il ne reste personne à relancer, vous voyez « Plus personne à qui écrire. ». Il n'y a pas de rappel automatique : envoyez-les vous-même au besoin.

### Onglet Réponses

Affiche les résultats question par question, exactement comme sur la page des résultats. Voir [Lire les résultats du Sondage d’équipe](https://www.openaleph.io/fr/docs/surveys/team-survey-results).

## Pilotes et co-pilotes

Tous deux gèrent la campagne et ont le même accès.

- **Gérer les pilotes** (dans **Plus**) liste les responsables choisis dans l'assistant. Recherchez une personne pour l'ajouter, ou cliquez sur **Supprimer**. Seuls les responsables créateurs et au-delà peuvent être ajoutés ici (la liste **Responsable** de l'assistant propose aussi les managers).
- **Gérer les co-pilotes** (icône co-pilote, ou **Gérer les co-pilotes** dans la liste des campagnes) fonctionne de la même façon. Les co-pilotes sont choisis parmi les responsables créateurs et au-delà.

Quand une campagne est relancée, ses pilotes sont copiés dans le nouveau brouillon ; les co-pilotes ne le sont pas.

## Changer la date limite

Utilisez **Modifier la date limite** dans le menu **Plus** ou dans la liste des campagnes, choisissez une date et confirmez. Seule la date limite d'une campagne en cours peut être modifiée, pas sa date de début. La date limite est affichée aux participants et dans les e-mails, et le sondage disparaît ensuite de la section **Prochaines tâches !** de leur page d'accueil.

> **Remarque :** Les participants peuvent encore ouvrir et envoyer leur fiche depuis **Mes sondages** après la date limite, tant qu'elle n'est pas clôturée. Pour empêcher les réponses tardives, utilisez **Clôturer cette enquête** sur les fiches concernées.

## Supprimer, restaurer et supprimer définitivement

1. Cliquez sur **Supprimer la campagne** (dans **Plus** ou dans la liste des campagnes) et confirmez dans **Supprimer la campagne ?**. Les campagnes supprimées sont conservées 30 jours, puis supprimées définitivement.
2. Tant qu'elle est supprimée, la campagne est en lecture seule : les participants voient un message indiquant que le sondage appartient à une campagne supprimée, et ne peuvent pas répondre.
3. Pour la récupérer, allez dans **Sondage d’équipe › Campagnes**, ouvrez le menu **...** en haut et cliquez sur **Voir les campagnes supprimées**. Restaurez-la, ou supprimez-la définitivement. Vous pouvez aussi ouvrir la campagne supprimée et utiliser **Restaurer** ou **Supprimer définitivement** dans sa barre supérieure.

La suppression définitive efface la campagne, ses fiches et ses réponses. Elle est irréversible.

## Questions fréquentes

### Un participant dit ne pas avoir reçu l'invitation.
Les invitations ne partent que si vous avez choisi **Oui, envoyer les emails** au lancement ou si vous les avez envoyées ensuite. Les participants ajoutés après le lancement ne sont jamais invités automatiquement. Ouvrez **Participants**, trouvez la personne et cliquez sur **Envoyer un email d'invitation** dans sa ligne. Demandez-lui aussi de vérifier ses courriers indésirables et ses notifications OpenAleph.

### Puis-je voir qui n'a pas répondu sur une campagne anonyme ?
La colonne **Réponses** affiche toujours le statut de chaque fiche, mais sans les noms. Vous pouvez envoyer des rappels à toutes les personnes qui n'ont pas répondu sans savoir qui elles sont.

### Un participant a envoyé ses réponses par erreur. Peut-il les modifier ?
Oui, si vous rouvrez sa fiche : **...** puis **Rouvrir cette enquête**. Il devra ensuite l'envoyer à nouveau.

### Quelle différence entre refuser et être retiré ?
Le participant refuse lui-même depuis **Mes sondages** ; sa fiche passe **Désactivé** et reste dans la liste pour que vous puissiez utiliser **Réintégrer à la campagne**. **Retirer de la campagne** est fait par un responsable et supprime la fiche.

### Je suis responsable mais je ne peux pas envoyer de rappels.
Gérer une campagne nécessite le rôle Responsable créateur ou supérieur. Avec le rôle Manager, vous pouvez seulement lire les résultats depuis **Mes sondages › En tant que responsable**. Adressez-vous au créateur de la campagne ou à un admin.

---

# Répondre à un sondage d’équipe

Source: https://www.openaleph.io/fr/docs/surveys/answer-a-team-survey
Roles: Employé, Manager, Responsable créateur, Admin à accès limité, Admin, Super admin

> Comment les employés trouvent, remplissent, enregistrent, envoient ou refusent les sondages d’équipe auxquels ils sont invités, depuis l'application web, l'accueil ou un e-mail.

Quand vous participez à une campagne de Sondage d’équipe, vous avez votre propre fiche de réponses. Vous pouvez répondre en plusieurs fois : chaque réponse est enregistrée automatiquement, et rien n'est transmis tant que vous n'avez pas cliqué sur **Envoyer**.

## Trouver vos sondages

Vous pouvez accéder à un sondage de trois façons :

- **E-mail ou notification** : les e-mails d'invitation et de rappel, ainsi que les notifications push et dans l'application correspondantes, contiennent un lien direct vers votre fiche.
- **Page d'accueil** : les sondages auxquels vous devez encore répondre apparaissent dans la section **Prochaines tâches !**, avec un bouton **Commencer le sondage** ou **Continuer l’enquête**, jusqu'à leur date limite.
- **Sondage d’équipe › Mes sondages** : la liste complète.

Sur **Mes sondages** (titre de page **Sondages**), les employés voient directement leurs fiches. Les managers et au-delà voient deux onglets : **En tant que participant** (leurs propres fiches) et **En tant que responsable** pour les campagnes qu'ils pilotent (voir [Lire les résultats du Sondage d’équipe](https://www.openaleph.io/fr/docs/surveys/team-survey-results)).

Utilisez le sélecteur en haut pour filtrer :

| Filtre | Affiche |
|---|---|
| **À faire** | Les sondages que vous n'avez pas encore envoyés. |
| **Fait** | Les sondages que vous avez envoyés. |
| **Tous** | Tout. |

Tapez dans la barre de recherche pour trouver un sondage par titre de campagne. Chaque carte affiche le titre de la campagne, la **Date limite** et un tag de statut :

| Statut | Signification |
|---|---|
| **Pas commencé** | Vous n'avez encore rien répondu. |
| **En cours** | Vous avez commencé ; vos réponses sont enregistrées mais pas envoyées. |
| **Fait** | Vous avez envoyé vos réponses. Elles sont en lecture seule. |
| « Not required » | Vous avez refusé le sondage. |

## Répondre au sondage

1. Cliquez sur la carte du sondage (ou sur le lien de votre e-mail). Le sondage s'ouvre.
2. En haut figurent la **Date limite**, votre nom en tant que répondant (« Respondent ») et le titre de la campagne, puis la description du sondage et, le cas échéant, une vidéo.
3. Répondez à chaque question :
   - **Question ouverte** : saisissez votre réponse dans la zone de texte.
   - **Évaluation** : cliquez sur une valeur de l'échelle.
   - **Choix multiple** : sélectionnez une option.
   - Une zone **Commentaire** apparaît sous certaines questions si l'auteur a autorisé les commentaires.
4. Les questions marquées d'un `*` sont obligatoires.
5. Vos réponses sont enregistrées au fur et à mesure. Le tag de la barre supérieure affiche **Mise à jour...**, puis « Auto-saved ». S'il affiche **Non enregistré**, la dernière modification n'a pas été prise en compte : vérifiez votre connexion et réessayez.
6. Vous pouvez partir et revenir plus tard depuis **Mes sondages** ou la page d'accueil ; vos réponses seront toujours là.

### Se repérer dans un long sondage

- Si le sondage comporte des chapitres, cliquez sur l'icône de menu (**Chapitres**) de la barre supérieure pour ouvrir la liste des chapitres et en rejoindre un.
- Si le sondage existe dans d'autres langues, cliquez sur l'icône de traduction (**Traduire**) et choisissez une langue, ou **Langue source** pour l'original. Seules les questions changent de langue ; vos réponses restent telles que vous les avez écrites.

## Envoyer vos réponses

1. Cliquez sur **Envoyer** dans la barre supérieure.
2. Si une question obligatoire est vide, un message indique combien de réponses manquent et les questions concernées sont surlignées en rouge. Répondez-y puis cliquez de nouveau sur **Envoyer**.
3. La fenêtre **Envoyer vos réponses ?** rappelle qu'une fois envoyées, vos réponses ne peuvent plus être modifiées. Cliquez sur **Envoyer** pour confirmer.
4. Un message confirme l'envoi. La fiche passe dans **Fait** et devient en lecture seule.

Vous pouvez ouvrir un sondage envoyé à tout moment pour relire vos réponses et commentaires.

## Refuser un sondage

Si vous ne souhaitez pas participer :

1. Dans **Sondage d’équipe › Mes sondages**, trouvez la carte du sondage.
2. Cliquez sur **Refuser le sondage**, puis sur « Decline » dans la fenêtre de confirmation (vous ne pourrez plus y répondre après avoir refusé).
3. Le sondage affiche « Not required ».

Vous ne pouvez refuser qu'avant d'avoir envoyé vos réponses, pendant que la campagne est en cours. Ce que vous aviez déjà écrit est conservé : si vous changez d'avis, demandez au responsable de la campagne de vous réintégrer.

## Sondages anonymes

L'e-mail d'invitation indique si les réponses sont anonymes. Sur une campagne anonyme, les personnes qui lisent les résultats ne voient ni votre nom ni votre photo à côté de vos réponses, et les résultats ne peuvent pas être filtrés sur moins de cinq personnes. Votre nom apparaît quand même sur votre propre fiche, car vous seul la voyez ainsi. Voir [L'anonymat dans le Sondage d’équipe](https://www.openaleph.io/fr/docs/surveys/anonymity).

## Sur un téléphone

Voir aussi [Application mobile](https://www.openaleph.io/fr/docs/getting-started/mobile-app).

Ouvrez le lien de votre e-mail d'invitation dans le navigateur de votre téléphone, ou connectez-vous à OpenAleph dans le navigateur et allez dans **Sondage d’équipe › Mes sondages**. La page du sondage s'adapte aux petits écrans. L'application mobile OpenAleph n'a pas encore d'écrans dédiés au Sondage d’équipe.

## Questions fréquentes

### Je ne trouve pas le sondage dont on m'a parlé.
Vérifiez le filtre **Tous** dans **Mes sondages** et la barre de recherche. S'il n'y est pas, vous n'êtes peut-être pas encore participant, ou la campagne n'a pas démarré (les campagnes programmées apparaissent à leur date de début). Adressez-vous au responsable.

### Le bouton Envoyer n'apparaît pas.
La fiche est en lecture seule : vous l'avez déjà envoyée, le responsable l'a clôturée, vous l'avez refusée, ou la campagne a été supprimée. Le tag de statut de la barre supérieure vous indique laquelle de ces situations s'applique.

### J'ai envoyé trop tôt. Puis-je modifier mes réponses ?
Pas vous-même. Demandez au responsable de la campagne de rouvrir votre sondage ; vous pourrez alors le modifier et l'envoyer à nouveau.

### La page indique « Cette enquête ne peut plus être complétée. »
La campagne a été clôturée ou supprimée pendant que vous répondiez, ou votre fiche a été clôturée. La page se recharge en lecture seule.

### Je vois « Campagne supprimée ».
La campagne a été supprimée par son organisateur. Aucune action n'est possible ; cliquez sur « Go to my surveys » pour revenir à vos sondages.

### Puis-je répondre après la date limite ?
Le sondage disparaît de la page d'accueil après sa date limite, mais tant que votre fiche n'est pas clôturée, vous pouvez encore l'ouvrir depuis **Mes sondages** et l'envoyer. Votre organisateur peut clôturer les fiches en retard à tout moment : répondez donc avant la date limite.

---

# Lire les résultats du Sondage d’équipe

Source: https://www.openaleph.io/fr/docs/surveys/team-survey-results
Roles: Manager, Responsable créateur, Admin à accès limité, Admin, Super admin

> Lire les réponses du Sondage d’équipe question par question, avec graphiques, filtres par attribut, réponses épinglées et commentaires, générer une synthèse IA et exporter vers Excel.

Les résultats se lisent une question à la fois. Seules les fiches **envoyées** comptent : les réponses des fiches encore en cours ne sont ni affichées ni représentées. Les résultats sont disponibles dès que le premier participant envoie ses réponses et se mettent à jour au fil des envois.

## Avant de commencer

Vous pouvez lire les résultats d'une campagne si vous l'avez créée, si vous en êtes responsable (pilote) ou co-pilote, ou si vous êtes admin (admin à accès limité : pour les campagnes des personnes de votre périmètre).

## Où trouver les résultats

- **Responsables (à partir du rôle Manager)** : allez dans **Sondage d’équipe › Mes sondages**, ouvrez l'onglet **En tant que responsable** et cliquez sur une campagne. La page des résultats s'ouvre.
- **Responsables créateurs et admins** : allez dans **Sondage d’équipe › Campagnes**, ouvrez une campagne et cliquez sur l'onglet **Réponses**. Le contenu est identique, avec les autres outils de la campagne autour.

### L'onglet En tant que responsable

Cet onglet liste les campagnes que vous pilotez, avec un sélecteur :

| Filtre | Affiche |
|---|---|
| **En cours** | Les campagnes démarrées où tout le monde n'a pas encore répondu. |
| **Complété** | Les campagnes où tous les participants ont envoyé leurs réponses. |
| **À venir** | Les campagnes qui n'ont pas encore démarré. |

Chaque carte affiche la **Date limite** et le nombre de participants ayant répondu (par exemple « 12/30 envoyé »). Utilisez la barre de recherche pour trouver une campagne par titre.

## Lire les réponses à une question

1. Dans la section **Réponses**, choisissez une question dans la liste **Question**. Les chapitres et paragraphes n'y figurent pas.
2. Le titre de la question s'affiche avec le nombre de réponses.
3. Pour les questions **Évaluation** et **Choix multiple**, un diagramme en barres indique combien de personnes ont choisi chaque valeur ou option. Les questions ouvertes n'ont pas de graphique.
4. En dessous, chaque réponse est listée avec le nom et la photo du répondant, la réponse et, le cas échéant, son commentaire. Sur une campagne anonymisée, les répondants apparaissent comme « Respondent 1 », « Respondent 2 », etc., avec un avatar anonyme.

## Filtrer par attribut des employés

Deux listes à côté de la question permettent de restreindre les résultats à un groupe d'employés :

1. **Catégorie** : un attribut des employés configuré dans votre entreprise (par exemple poste, département ou site).
2. **Type** : la valeur à conserver, ou « All ».

La liste des réponses et le graphique sont recalculés à partir des seuls répondants correspondants.

> **Important :** Sur une campagne anonymisée, un filtre doit couvrir au moins 5 personnes. Sinon, les réponses ne sont pas affichées et vous voyez **Trop peu de réponses à afficher** : « Cette campagne a promis l’anonymat : un filtre doit couvrir au moins 5 personnes pour que leurs réponses soient affichées. » Choisissez un filtre plus large. Voir [L'anonymat dans le Sondage d’équipe](https://www.openaleph.io/fr/docs/surveys/anonymity).

## Épingler des réponses

Cliquez sur l'icône d'épingle d'une réponse pour l'épingler, par exemple pour garder les commentaires les plus parlants. Les réponses épinglées sont partagées avec toutes les personnes qui lisent la campagne. Cochez **Afficher seulement les réponses épinglées** pour n'afficher qu'elles ; le compteur indique alors « (épinglées) ». Cliquez de nouveau sur l'épingle pour la retirer.

## Commenter une réponse

1. Cliquez sur l'icône de bulle d'une réponse. Le panneau **Commentaires** s'ouvre.
2. Saisissez votre texte dans **Ajouter un commentaire** et cliquez sur **Commentaire**.
3. Le participant qui a écrit la réponse reçoit un e-mail, une notification push et dans l'application indiquant que vous avez commenté, avec votre commentaire.
4. Vous pouvez supprimer vos propres commentaires avec l'icône corbeille. Les admins peuvent aussi supprimer ceux des autres.

> **Remarque :** Commenter nécessite le rôle Responsable créateur ou supérieur (sur une campagne que vous pilotez) ou le rôle Admin. Sur une campagne supprimée, épingles et commentaires sont désactivés.

## Synthèse IA

Pour le fonctionnement général d'Aleph AI dans OpenAleph, voir [Assistant Aleph AI](https://www.openaleph.io/fr/docs/getting-started/ai-assistant).

AlephAI peut résumer toutes les réponses envoyées d'une campagne.

1. Ouvrez la campagne depuis **Sondage d’équipe › Campagnes** (la page de la campagne, pas la page des résultats).
2. Cliquez sur **Demander à AlephAI** dans la barre de navigation supérieure. Le panneau **Synthèse générée par IA** s'ouvre (marqué Beta).
3. Cliquez sur **Générer la synthèse**. La synthèse apparaît dans le panneau après quelques instants.
4. Utilisez les icônes en haut du panneau :
   - **Copier** : copie la synthèse dans le presse-papiers.
   - **Télécharger le PDF** : le PDF est généré en arrière-plan (« Votre PDF est en train d’être généré. ») et vous êtes notifié quand il est prêt.
   - **Régénérer la synthèse** : disponible quand de nouvelles réponses ont été envoyées depuis la dernière synthèse, ou après une erreur.

Règles :

- La génération nécessite au moins une fiche envoyée et le droit de gérer la campagne (Responsable créateur ou supérieur pilotant la campagne, ou admin). Les autres lecteurs de la campagne peuvent lire une synthèse existante.
- La synthèse est enregistrée : toute personne qui ouvre la campagne voit la plus récente.
- Les réponses sont transmises à l'IA sans aucun nom, que la campagne soit anonymisée ou non.
- Le bouton **Demander à AlephAI** est désactivé sur les pages qui ne prennent pas en charge l'IA.

## Exporter vers Excel

Les autres exports disponibles dans OpenAleph sont listés dans [Exports et rapports](https://www.openaleph.io/fr/docs/administration/exports-and-reports).

1. Cliquez sur l'icône d'export (**Exporter en .xlsx**) de la barre supérieure de la campagne, ou cochez des campagnes dans **Sondage d’équipe › Campagnes** et cliquez sur la même icône.
2. Dans **Exporter les données**, choisissez le **Type d’export** :
   - **Progression** (Suivre l’avancement de la campagne) : une feuille **Campaigns** (ID, titre, dates, propriétaires, anonyme oui/non, nombre de participants, réponses envoyées, taux de complétion) et une feuille **Respondents** avec le statut et la date d'envoi de chaque fiche.
   - **Réponses** (Se concentrer sur les réponses et les analyses) : la même chose, plus une colonne par question avec les réponses de chaque répondant.
3. Le **Format de fichier** est **XLSX**. **Données** indique si vous exportez toutes les campagnes ou les campagnes sélectionnées.
4. Cliquez sur **Exporter**. Le fichier est généré en arrière-plan et téléchargé automatiquement au bout de quelques secondes. Vous pouvez fermer le message en attendant.
5. Pour récupérer le fichier plus tard, utilisez **Plus › Télécharger le dernier export** sur la page de la campagne.

Depuis la liste des campagnes, si rien n'est coché, l'export couvre toutes les campagnes actuellement listées (avec votre recherche et vos filtres).

Pour les campagnes non anonymisées, la feuille des répondants contient les noms, e-mails et champs d'organisation. Pour les campagnes anonymisées, ces colonnes sont absentes et chaque réponse n'a qu'un numéro. Les fiches refusées ne sont pas exportées.

## Questions fréquentes

### Pourquoi ne vois-je pas les réponses d'une personne qui a commencé ?
Seules les fiches envoyées comptent. Les réponses des fiches **En cours** apparaissent dès que le participant les envoie.

### Le graphique et le nombre de réponses ont changé quand j'ai choisi un filtre.
C'est normal : les deux sont recalculés à partir des répondants correspondant à la **Catégorie** et au **Type** choisis. Choisissez « All » pour revenir à l'ensemble.

### Je vois « Trop peu de réponses à afficher ».
La campagne est anonymisée et votre filtre correspond à moins de 5 répondants. Choisissez une valeur plus large ou « All ».

### Le bouton Demander à AlephAI est grisé.
Il ne fonctionne que sur la page d'une campagne (**Sondage d’équipe › Campagnes › une campagne**), pas sur la page des résultats ouverte depuis **Mes sondages**. Si **Générer la synthèse** refuse, personne n'a encore répondu, ou vous n'avez pas le droit de gérer la campagne.

### Les participants peuvent-ils voir les résultats ?
Non. Les participants ne voient que leur propre fiche. Les résultats sont réservés au créateur de la campagne, à ses responsables, co-pilotes et aux admins.

---

# L'anonymat dans le Sondage d’équipe

Source: https://www.openaleph.io/fr/docs/surveys/anonymity
Roles: Employé, Manager, Responsable créateur, Admin à accès limité, Admin, Super admin

> Ce que masque le réglage Anonymiser les réponses, ce qui reste visible, le seuil de 5 personnes pour les filtres, les exports, l'IA et pourquoi le réglage est verrouillé après le lancement.

Une campagne de Sondage d’équipe peut être menée avec les noms ou de façon anonyme. Le choix est fait par le créateur de la campagne avec l'interrupteur **Anonymiser les réponses** (« Les photos de profil et les noms des participants sont anonymisés. ») à l'étape **Participants** de l'assistant. Cette page explique précisément ce que cela implique, pour les participants comme pour les personnes qui lisent les résultats.

## Quand le réglage est-il choisi ?

- Il se règle dans l'assistant de campagne, étape **Participants**, sous **Réglages des participants**. Il est désactivé par défaut.
- L'étape **Résumé** l'affiche sous **Anonymiser les réponses : Oui/Non**.
- L'e-mail d'invitation et l'e-mail de démarrage de la campagne indiquent si les réponses sont anonymes.
- Une fois la campagne en cours, il **ne peut plus être modifié**, dans un sens comme dans l'autre. Cela garantit qu'un nom n'est jamais associé après coup à des réponses données anonymement, et inversement.
- Une campagne relancée recopie le réglage dans le nouveau brouillon, où vous pouvez encore le modifier avant le lancement.

## Ce qu'une campagne anonymisée masque

Pour toutes les personnes qui lisent la campagne (créateur, responsables, co-pilotes et admins) :

| Endroit | Ce que vous voyez |
|---|---|
| Résultats et onglet **Réponses** | « Respondent 1 », « Respondent 2 »... avec un avatar anonyme au lieu des noms et photos. |
| Onglet **Participants** | Chaque ligne affiche **Participant** avec un avatar anonyme. **Voir le profil du participant** n'est pas proposé, et la recherche ne fonctionne pas par nom. |
| Exports Excel | Aucune colonne de nom, d'e-mail ou d'organisation (département, site, etc.). Chaque réponse n'a qu'un numéro. |
| Synthèse IA | Les réponses sont transmises à l'IA sans les noms (c'est aussi le cas pour les campagnes non anonymisées). |
| E-mails aux responsables | Aucun e-mail n'est envoyé quand quelqu'un répond : personne ne sait qui a répondu à quel moment. |

Les noms ne sont pas simplement masqués à l'écran : ils sont exclus des résultats et des fichiers d'export.

## Le seuil de 5 personnes pour les filtres

Sur la page des résultats, vous pouvez filtrer les réponses par attribut des employés (**Catégorie** et **Type**). Sur une campagne anonymisée, si le filtre correspond à **moins de 5 répondants**, OpenAleph n'affiche ni les réponses ni le graphique. Vous voyez à la place **Trop peu de réponses à afficher**, avec un message indiquant que le filtre doit couvrir au moins 5 personnes.

Cela empêche un filtre comme « site = un petit bureau » de révéler les réponses d'une seule personne. Le nombre de personnes correspondantes n'est pas affiché non plus. Sans filtre (« All »), toutes les réponses sont affichées, quel que soit le nombre de répondants.

## Ce qui reste visible

L'anonymat protège le lien entre une personne et ses réponses. Certains éléments restent visibles pour les personnes qui gèrent la campagne :

- **Qui participe** : ce sont elles qui ont choisi les participants, et la fiche de chaque participant existe dans la liste (sans nom).
- **La complétion** : le statut de chaque fiche (**Pas commencé**, **En cours**, **Envoyé**, **Désactivé**) et le taux de complétion. Il s'agit de décomptes, pas de réponses.
- **Les rappels** : elles peuvent relancer toutes les personnes qui n'ont pas répondu, sans savoir qui elles sont.
- **Le contenu des réponses** : les réponses ouvertes et commentaires sont affichés tels qu'ils ont été écrits. Si un participant écrit quelque chose qui l'identifie, cela sera lu tel quel.
- **Leurs propres commentaires** : les commentaires écrits par les responsables sur une réponse sont signés de leur nom.

## Ce que voit le participant

- Sa propre fiche affiche toujours son nom comme répondant : lui seul la voit ainsi.
- L'e-mail d'invitation lui indique si la campagne est anonyme.
- Si un responsable commente l'une de ses réponses, le participant est prévenu par e-mail, notification push et dans l'application.

## Campagnes non anonymisées

Quand **Anonymiser les réponses** est désactivé, les noms et photos apparaissent à côté de chaque réponse, dans la liste des participants et dans les exports (avec l'e-mail et les champs d'organisation), et les filtres peuvent être aussi fins que souhaité. Les filtres s'appuient sur les attributs des membres décrits dans [Attributs des personnes](https://www.openaleph.io/fr/docs/administration/people-attributes) ; voir aussi [Données des membres et confidentialité](https://www.openaleph.io/fr/docs/administration/data-and-privacy).

## Questions fréquentes

### Puis-je activer l'anonymat après le lancement parce que les participants le demandent ?
Non, le réglage est verrouillé une fois la campagne en cours. Supprimez la campagne (ou laissez-la) et relancez-en une nouvelle avec **Anonymiser les réponses** activé. Les participants devront répondre à nouveau.

### Un admin peut-il voir qui a écrit une réponse anonyme ?
Non. Les admins voient les campagnes anonymisées comme les responsables : sans les noms dans les résultats, les listes ou les exports.

### Pourquoi « Trop peu de réponses à afficher » alors que beaucoup de personnes ont répondu ?
Votre filtre correspond à moins de 5 d'entre elles. Choisissez une valeur plus large ou « All ».

### Mon sondage est-il anonyme ?
Consultez votre e-mail d'invitation : il indique si les réponses sont anonymes. En cas de doute, posez la question au responsable avant de répondre.

---

# Présentation du Sondage client

Source: https://www.openaleph.io/fr/docs/surveys/client-surveys-overview
Roles: Employé, Manager, Responsable créateur, Admin à accès limité, Admin, Super admin

> Ce qu'est le Sondage client, comment les sondages de satisfaction parviennent aux clients externes par e-mail, le tableau de bord, les statuts et qui peut faire quoi.

Le **Sondage client** permet à votre entreprise de recueillir la satisfaction des organisations pour lesquelles elle travaille. Chaque client a un contact principal qui reçoit le sondage par e-mail et répond depuis un lien public, sans compte OpenAleph. Il est distinct du [Sondage d’équipe](https://www.openaleph.io/fr/docs/surveys/launch-a-team-survey), qui interroge vos propres collaborateurs.

> **Remarque :** Le Sondage client est un module activé selon l'offre de votre entreprise. Si vous ne voyez pas **Sondage client** dans le menu latéral, il n'est pas activé pour votre entreprise ; demandez à votre admin.

## Le menu Sondage client

| Page | Rôle |
|---|---|
| **Tableau de bord** | Les chiffres clés et les derniers sondages envoyés et reçus. |
| **Clients** | La liste des sites clients, de leurs contacts et membres assignés. Voir [Gérer les clients](https://www.openaleph.io/fr/docs/surveys/client-survey-clients). |
| **Modèles** | Les questionnaires que vous pouvez envoyer. Voir [Créer un modèle de sondage client](https://www.openaleph.io/fr/docs/surveys/client-survey-templates). |

## Notions clés

- **Client** : un site client avec un nom, un emplacement, une catégorie facultative, un contact principal (nom complet, e-mail, téléphone) et des **membres assignés**, les personnes de votre entreprise qui travaillent avec ce client, chacune avec un rôle.
- **Modèle** : des questions Évaluation, Oui/Non et Question ouverte, qui se termine toujours par une question **Note globale** en étoiles.
- **Sondage** : un modèle envoyé à un client. Les questions sont copiées au moment de l'envoi : les modifications ultérieures du modèle ne le changent pas.
- **Note globale** : la note (par exemple 4/5) donnée à la dernière question, affichée sur les cartes et dans l'e-mail de notification.

### Statuts d'un sondage

| Statut | Signification |
|---|---|
| **Envoyé** | L'e-mail a été envoyé ; le client n'a pas encore ouvert le lien. |
| **Vu** | Le client a ouvert le lien du sondage mais n'a pas encore répondu. |
| **Répondu** | Le client a envoyé ses réponses. |

## Qui peut faire quoi

| Action | Employé / Manager | Responsable créateur | Admin à accès limité / Admin / Super admin |
|---|---|---|---|
| Voir le Tableau de bord et ouvrir les réponses | Uniquement les sondages dont il est membre | Uniquement les sondages dont il est membre | Tous les sondages |
| Consulter **Clients** et **Modèles** | Oui | Oui | Oui |
| Envoyer un sondage | Non | Oui | Oui |
| Ajouter, modifier, importer, désactiver des clients | Non | Non | Oui |
| Créer, modifier, dupliquer, supprimer des modèles | Non | Non | Oui |

> **Droits d'accès :** Un responsable créateur qui envoie un sondage sans en être membre ne peut plus l'ouvrir ensuite. Ajoutez-vous comme membre assigné du client si vous souhaitez suivre ses sondages.

## Le Tableau de bord

Allez dans **Sondage client › Tableau de bord** (titre de page **Sondage**). Il affiche :

1. Quatre chiffres, calculés sur les sondages que vous pouvez voir : **Sondage envoyé**, **Retours reçus**, **En attente** et **Clients actifs**.
2. Le bouton **Envoyer un nouveau sondage**. Voir [Envoyer un sondage client](https://www.openaleph.io/fr/docs/surveys/send-a-client-survey).
3. Le menu **...** avec **Exporter les sondages (XLSX)** et **Voir les clients inactifs**.
4. **Derniers retours**, triés par réponse la plus récente : une carte par sondage, avec le nom et la photo du client, le modèle, la date (**Envoyé** ou **Reçu le**), le tag de statut, la **Note globale** (ou **En attente de réponse**) et les membres assignés.

Recherchez dans la liste, ou filtrez-la par **Client**, **Modèle** ou **Statut**. Cliquez sur une carte pour ouvrir les réponses. Voir [Lire les résultats des sondages clients](https://www.openaleph.io/fr/docs/surveys/client-survey-results).

## Le fonctionnement de bout en bout

1. Un admin crée les clients et leur assigne des membres.
2. Un admin crée au moins un modèle.
3. Un responsable créateur ou un admin envoie un sondage depuis le Tableau de bord, la page d'un client, ou à plusieurs clients à la fois depuis la liste des Clients.
4. Le contact principal du client reçoit un e-mail « Sondage de satisfaction de » suivi du nom de votre entreprise, avec un éventuel message personnel et un lien **Répondre au sondage**.
5. Le client répond à une question par écran et envoie ses réponses. Le statut passe à **Répondu**.
6. La personne qui a envoyé le sondage reçoit un e-mail « Sondage complété » avec la note globale et un lien vers les réponses.

## Mobile

Le Sondage client n'est pas disponible dans l'application mobile OpenAleph ; utilisez l'application web. Les clients peuvent répondre à la page publique du sondage depuis n'importe quel appareil, y compris un téléphone.

## Questions fréquentes

### Quelle différence avec le Sondage d’équipe ?
Le Sondage d’équipe s'adresse à vos collaborateurs, qui se connectent pour répondre, avec des campagnes, l'anonymat et des résultats avancés. Le Sondage client s'adresse à des clients externes, qui répondent depuis un lien reçu par e-mail sans compte, un client par sondage.

### Le tableau de bord est vide alors que des sondages ont été envoyés.
Vous ne voyez que les sondages dont vous êtes membre, sauf si vous êtes admin à accès limité ou admin. Demandez à un admin de vous ajouter aux membres du client.

### Le client peut-il répondre deux fois ?
Non. Une fois les réponses envoyées, rouvrir le lien affiche « Vous avez déjà complété ce sondage. ». Envoyez un nouveau sondage pour recueillir un nouvel avis.

---

# Gérer les clients

Source: https://www.openaleph.io/fr/docs/surveys/client-survey-clients
Roles: Admin à accès limité, Admin, Super admin

> Ajouter, importer, modifier, désactiver et exporter les sites clients qui reçoivent les sondages clients, et assigner à chaque client des membres de l'entreprise avec un rôle.

Les clients sont les organisations ou sites qui reçoivent vos sondages de satisfaction. Chacun a un contact principal, destinataire de l'e-mail du sondage, et des membres assignés de votre entreprise, rattachés à ses sondages. Les clients se gèrent dans **Sondage client › Clients**.

## Avant de commencer

- Toute personne ayant accès au Sondage client peut consulter la liste et ouvrir un client.
- Ajouter, modifier, importer, activer et désactiver des clients nécessite le rôle **Admin à accès limité** ou supérieur.
- Envoyer un sondage à des clients nécessite le rôle **Responsable créateur** ou supérieur.

## La page Clients

Allez dans **Sondage client › Clients**. La liste affiche vos clients actifs :

| Colonne | Signification |
|---|---|
| **Client** | Nom et photo, avec la catégorie et l'emplacement en dessous. |
| **Contact** | Le nom du contact principal. |
| **Sondages** | Le nombre de sondages envoyés, et combien ont reçu une réponse (par exemple « 3 réponses »). |
| **Dernière réponse** | Date du dernier sondage répondu. |
| **Statut** | **Actif** ou **Inactif**. |

Utilisez la barre de recherche (« Rechercher des clients, sites, contacts... ») et les filtres **Statut**, **Catégorie** et **Emplacement**. Le menu **...** en haut propose **Voir les clients inactifs**, « Import clients CSV » et « Export clients CSV ».

Chaque ligne a un menu **...** :

- **Voir le détail** : ouvre la page du client.
- **Exporter les retours (CSV)** : exporte les sondages et réponses de ce client.
- **Modifier le client** : ouvre la fenêtre de modification.
- **Marquer comme inactif** / **Marquer comme actif**.

## Ajouter un client

1. Cliquez sur **Ajouter un nouveau client**.
2. Sous **Informations sur le client** :
   - Cliquez sur **Télécharger une photo** pour ajouter un logo ou une image (facultatif).
   - Saisissez le **Nom du client*** et l'**Emplacement***.
   - Choisissez une **Catégorie*** (obligatoire), ou saisissez-en une nouvelle et choisissez l'entrée « (nouvelle catégorie) » pour la créer.
3. Sous **Contact principal**, saisissez le **Nom complet***, l'**Email*** et éventuellement le **Téléphone** du contact. L'e-mail du sondage est envoyé à cette adresse.
4. Sous **Membres assignés**, utilisez **Sélectionner des membres*** pour ajouter au moins une personne de votre entreprise, puis attribuez à chacune un **Rôle** (choisissez-en un, ou saisissez-en un nouveau et choisissez l'entrée « (nouveau rôle) »).
5. Cliquez sur **Ajouter le client**. Un message confirme la création.

> **Astuce :** Les membres assignés sont ajoutés à chaque sondage envoyé à ce client lors d'un envoi groupé, et peuvent être choisis individuellement lors de l'envoi d'un seul sondage. Ils voient ensuite ces sondages sur leur tableau de bord.

## Modifier un client

Cliquez sur **Modifier le client** dans le menu de ligne ou sur la page du client, modifiez les champs et cliquez sur **Enregistrer les modifications**. Vous pouvez ajouter ou retirer des membres assignés et changer leurs rôles. Les sondages déjà envoyés conservent les membres avec lesquels ils ont été envoyés.

## Importer des clients depuis Excel

1. Dans le menu **...**, cliquez sur « Import clients CSV ». La fenêtre d'import s'ouvre.
2. Cliquez sur **Télécharger le modèle** pour obtenir le fichier Excel type, puis remplissez une ligne par client. Colonnes :
   - **Name** (obligatoire)
   - **Location**
   - **Category** (créée si elle n'existe pas ; si vous en saisissez plusieurs séparées par des virgules, seule la première est retenue)
   - **Contact Name** (obligatoire)
   - **Contact Email** (obligatoire, adresse valide et unique dans le fichier)
   - **Member 1 Email**, **Member 1 Role**, **Member 2 Email**, **Member 2 Role**... (autant de paires que nécessaire). L'e-mail doit être celui d'un utilisateur OpenAleph de votre entreprise, et un rôle est obligatoire dès qu'un e-mail est renseigné.
   - **Status**
3. Glissez le fichier dans la fenêtre ou cliquez sur **Télécharger un fichier**. Seul le format `.xlsx` est accepté.
4. Un récapitulatif indique le nombre de clients **Créé**, **Mis à jour** et ignorés (« Skipped »), avec les erreurs (« Errors », lignes ignorées, par exemple pour un champ obligatoire manquant) et les avertissements (« Warnings », par exemple un e-mail de membre introuvable), chacun avec son numéro de ligne.

Un client dont le **Contact Email** existe déjà est mis à jour au lieu d'être dupliqué.

## Désactiver et réactiver un client

- Cliquez sur **Marquer comme inactif** dans le menu de ligne ou sur la page du client. Le client disparaît de la liste principale et ne peut plus recevoir de sondages groupés. Les sondages et réponses passés sont conservés.
- Pour le réactiver, ouvrez **Voir les clients inactifs** (depuis le menu **...** de la page Clients ou du Tableau de bord) et cliquez sur l'icône **Marquer comme actif**.

## La page d'un client

Cliquez sur un client pour ouvrir sa page (**Retour aux clients** ramène à la liste). Elle affiche :

- Le nom, la catégorie, l'emplacement et le tag de statut du client, avec **Modifier le client**, **Envoyer un nouveau sondage** et un menu pour le marquer inactif ou actif.
- À gauche, les sondages envoyés à ce client, du plus récent au plus ancien, chacun avec sa date, son statut (**Envoyé** ou **Répondu**), sa note globale et ses membres. Cliquez sur l'un d'eux pour voir les réponses. Si aucun n'a été envoyé : « Envoyez le premier sondage à ce client pour commencer. »
- À droite, les informations du client (**Membre depuis**, **Catégorie**, **Emplacement**), le **Contact** (**Nom**, **Email**, **Téléphone**) et les **Membres assignés** avec leurs rôles.

## Exporter les clients

Cliquez sur « Export clients CSV » dans le menu **...**. Le fichier est généré en arrière-plan et téléchargé automatiquement au bout de quelques secondes.

## Questions fréquentes

### Je n'arrive pas à ajouter un client.
L'ajout d'un client nécessite le rôle Admin à accès limité, Admin ou Super admin. Adressez-vous à l'un d'eux.

### La page d'un client indique qu'aucun sondage n'a été envoyé, alors que des sondages existent.
Sauf si vous êtes admin à accès limité ou admin, vous ne voyez que les sondages dans lesquels vous avez été inclus comme membre.

### Un membre importé a été ignoré.
Son e-mail ne correspond à aucun utilisateur OpenAleph de votre entreprise, ou aucun rôle n'était renseigné à côté. Consultez la liste des avertissements, corrigez le fichier et importez-le de nouveau : les clients existants sont mis à jour, pas dupliqués.

### Puis-je supprimer un client ?
Utilisez **Marquer comme inactif** : le client quitte la liste mais son historique est conservé.

### Le sondage est parti à la mauvaise personne.
L'e-mail du sondage est toujours envoyé à l'**Email** du contact principal du client. Modifiez le client pour le corriger, puis envoyez un nouveau sondage.

---

# Créer un modèle de sondage client

Source: https://www.openaleph.io/fr/docs/surveys/client-survey-templates
Roles: Admin à accès limité, Admin, Super admin

> Créer, modifier, prévisualiser, dupliquer, supprimer et restaurer les questionnaires envoyés aux clients, avec les questions Évaluation, Oui/Non, Question ouverte et la Note globale.

Un modèle de sondage client définit les questions auxquelles un client répond. Les modèles sont réutilisables : le même peut être envoyé à autant de clients que nécessaire et adapté à tout moment. Ils se gèrent dans **Sondage client › Modèles**.

## Avant de commencer

- Toute personne ayant accès au Sondage client peut voir les modèles et les prévisualiser.
- Créer, modifier, dupliquer et supprimer des modèles nécessite le rôle **Admin à accès limité** ou supérieur.
- Les modèles de sondage client sont distincts de ceux du Sondage d’équipe.

## La page Modèles

Allez dans **Sondage client › Modèles**. La liste affiche :

| Colonne | Signification |
|---|---|
| **Titre du template** | Cliquez sur une ligne pour prévisualiser le modèle. |
| **Description** | L'usage du modèle. |
| **Questions** | Le nombre de questions. |
| **Utilisations** | Le nombre de fois où il a été envoyé. |
| **Dernière mise à jour** | Date de la dernière modification. |

Recherchez avec « Rechercher des modèles… ». Le menu **...** en haut propose **Voir les modèles supprimés**. Le menu de chaque ligne propose **Dupliquer**, **Modifier** et **Supprimer**.

## Créer un modèle

1. Cliquez sur **Nouveau modèle**.
2. Sous **Informations du modèle**, saisissez le **Titre du template*** (par exemple « Évaluation standard des membres ») et une **Description** facultative (« À quoi sert ce modèle ? »).
3. Sous **Questions**, rédigez chaque question dans **Texte de la question…** et choisissez son **Type de question** :
   - **Évaluation** : le client donne un nombre d'étoiles. Choisissez combien dans **Étoiles** (3 à 10).
   - **Oui/Non** : le client répond Oui ou Non.
   - **Question ouverte** : le client saisit une réponse libre.
4. Cliquez sur **Ajouter une question** pour en ajouter, et sur l'icône de suppression pour en retirer une.
5. Un nouveau modèle commence par la question **Note globale**, et les questions que vous ajoutez s'insèrent au-dessus, si bien qu'elle reste toujours la dernière : une évaluation en étoiles dont le texte et le type ne peuvent pas être modifiés et qui ne peut pas être supprimée. Vous pouvez seulement choisir son nombre d'**Étoiles**. Sa note est celle affichée sur les cartes du tableau de bord et dans l'e-mail de fin.
6. Cliquez sur **Créer un modèle**.

Si un champ obligatoire est vide, il est mis en évidence et le modèle n'est pas enregistré. Un modèle sans question ne peut pas non plus être enregistré (« Ajoutez au moins une question. »).

> **Remarque :** Le client doit répondre à chaque question avant de passer à la suivante. Il n'y a pas de question facultative.

## Prévisualiser un modèle

Cliquez sur un modèle de la liste. La page présente le questionnaire avec un tag **Aperçu** : étoiles pour les évaluations, boutons **Oui** / **Non**, et une zone « Votre réponse... » pour les questions ouvertes. **Retour aux modèles** ramène à la liste.

## Modifier un modèle

Dans le menu de ligne, cliquez sur **Modifier**, apportez vos changements et cliquez sur **Enregistrer les modifications**. Les modifications s'appliquent aux sondages envoyés à partir de maintenant. Les sondages déjà envoyés gardent les questions avec lesquelles ils sont partis.

## Dupliquer un modèle

Cliquez sur **Dupliquer** dans le menu de ligne pour créer une copie, par exemple pour faire une variante destinée à un autre type de client.

## Supprimer et restaurer un modèle

1. Cliquez sur **Supprimer** dans le menu de ligne, puis confirmez dans **Supprimer le modèle ?**. Les modèles supprimés sont conservés pendant 30 jours avant d'être supprimés définitivement.
2. Pour en restaurer un, ouvrez **Voir les modèles supprimés** dans le menu **...** en haut de la page. Vous pouvez aussi le supprimer définitivement depuis cette fenêtre.

Les sondages déjà envoyés avec un modèle supprimé restent consultables.

## Questions fréquentes

### Je n'arrive pas à enregistrer un nouveau modèle.
La création de modèles nécessite le rôle Admin à accès limité, Admin ou Super admin. Adressez-vous à l'un d'eux.

### Pourquoi ne puis-je pas modifier la dernière question ?
C'est la question **Note globale**, fixe, par laquelle se termine chaque sondage client. Vous pouvez seulement changer son nombre d'étoiles.

### J'ai modifié un modèle. Les clients qui l'ont déjà reçu verront-ils le changement ?
Non. Un sondage garde les questions avec lesquelles il a été envoyé. Seuls les nouveaux sondages utilisent la nouvelle version.

### Quelqu'un a voulu envoyer un sondage et a vu « Aucun modèle pour le moment ».
Aucun modèle n'existe encore. Un admin doit d'abord en créer un (« Vous devez créer un modèle avant de pouvoir envoyer un sondage. »).

---

# Envoyer un sondage client

Source: https://www.openaleph.io/fr/docs/surveys/send-a-client-survey
Roles: Responsable créateur, Admin à accès limité, Admin, Super admin

> Envoyer un sondage de satisfaction à un client ou à plusieurs clients à la fois, ce que reçoit le client et comment il répond depuis le lien public.

Envoyer un sondage crée une copie du modèle choisi pour un client et envoie par e-mail un lien unique au contact principal de ce client. Vous pouvez envoyer à un client à la fois ou à une sélection de clients en une seule fois.

## Avant de commencer

- Vous devez avoir le rôle **Responsable créateur** ou supérieur.
- Au moins un modèle doit exister. S'il n'y en a aucun, vous voyez **Aucun modèle pour le moment** avec un bouton **Créer un modèle** (la création de modèles nécessite le rôle Admin à accès limité ou supérieur).
- Le client doit exister dans **Sondage client › Clients** avec un e-mail de contact principal valide. Voir [Gérer les clients](https://www.openaleph.io/fr/docs/surveys/client-survey-clients).

## Envoyer un sondage à un client

1. Allez dans **Sondage client › Tableau de bord** et cliquez sur **Envoyer un nouveau sondage**, ou ouvrez un client dans **Sondage client › Clients** et cliquez sur **Envoyer un nouveau sondage**.
2. Dans la fenêtre **Envoyer un nouveau sondage** (« Remplissez les champs ci-dessous pour envoyer un sondage de satisfaction à un client. ») :
   - **Template** : choisissez le format de sondage à envoyer.
   - **Client** : sélectionnez le site client auquel le sondage est adressé.
   - **Members** : sélectionnez les membres assignés à ce client à inclure dans le sondage (facultatif). Ils pourront voir le sondage et ses réponses.
   - **Message personnel (facultatif)** : une note (400 caractères maximum) affichée en haut de l'e-mail du sondage.
3. Cliquez sur **Envoyer le sondage**. Le message « Sondage envoyé avec succès » apparaît et le sondage s'affiche sur le tableau de bord avec le statut **Envoyé**.

## Envoyer un sondage à plusieurs clients

1. Allez dans **Sondage client › Clients**.
2. Cochez les clients (utilisez la recherche et les filtres pour affiner la liste, ou sélectionnez tout).
3. Cliquez sur l'icône d'envoi (**Envoyer le sondage**) au-dessus de la liste.
4. Dans la fenêtre d'envoi groupé (« Send survey to ... clients ») :
   - Vérifiez le nombre de clients sélectionnés.
   - Choisissez le **Modèle** à envoyer à tous les clients sélectionnés.
   - Ajoutez éventuellement un **Message personnel (facultatif)**, inclus en haut de chaque e-mail.
5. Cliquez sur **Envoyer le sondage**. Un message confirme l'envoi.

En envoi groupé :

- Chaque client reçoit son propre sondage, et **tous ses membres assignés y sont inclus automatiquement**.
- Les clients inactifs ne sont jamais inclus.
- Un client qui a déjà un sondage du même modèle en attente (statut **Envoyé** ou **Vu**) est ignoré, pour que personne ne reçoive deux fois le même sondage avant d'y avoir répondu.

## Ce que reçoit le client

Le contact principal du client reçoit un e-mail :

- Objet : « Sondage de satisfaction de » suivi du nom de votre entreprise, avec le logo de votre entreprise.
- Un message expliquant que votre entreprise sollicite son avis sur les services rendus sur son site, suivi de votre message personnel si vous en avez écrit un.
- Un bouton **Répondre au sondage** qui ouvre le sondage.

L'e-mail et la page du sondage sont dans la langue de la personne qui l'a envoyé (français ou anglais).

## Comment le client répond

Le lien ouvre une page publique : aucun compte ni mot de passe n'est nécessaire.

1. La page affiche le nom de votre entreprise et un indicateur de progression (« 1 sur 5 »).
2. Une question s'affiche à la fois : des étoiles pour une **Évaluation** (avec « 3 sur 5 »), des boutons **Oui** / **Non**, ou une zone de texte (« Écrivez votre réponse ici… »).
3. **Suivant** reste désactivé tant que la question n'a pas de réponse. **Retour** revient à la question précédente.
4. À la dernière question, **Envoyer** transmet les réponses. Un écran **Merci !** s'affiche (« Votre retour nous aide à nous améliorer. Merci pour votre temps. ») avec la note globale donnée.

Quand le client ouvre le lien pour la première fois, le statut du sondage passe de **Envoyé** à **Vu**. Quand il envoie ses réponses, il passe à **Répondu**, et la personne qui a envoyé le sondage reçoit un e-mail « Sondage complété » avec un lien **Voir les réponses**.

Si le lien est rouvert après l'envoi, la page indique « Vous avez déjà complété ce sondage. ». Si le lien est erroné ou n'existe plus, elle indique « Ce lien de sondage n'est plus valide. » et invite le client à contacter l'expéditeur.

## Questions fréquentes

### Je n'arrive pas à envoyer un sondage.
L'envoi d'un sondage nécessite le rôle Responsable créateur ou supérieur. Adressez-vous à un responsable créateur ou à un admin.

### Le client dit ne pas avoir reçu l'e-mail.
Vérifiez l'**Email** du contact principal dans **Sondage client › Clients** et demandez-lui de regarder ses courriers indésirables. Il n'y a pas de bouton de renvoi : envoyez un nouveau sondage si nécessaire.

### Certains clients n'ont pas été inclus dans mon envoi groupé.
Ils étaient inactifs, ou avaient déjà un sondage de ce modèle en attente de réponse.

### Puis-je modifier un sondage après l'avoir envoyé ?
Non. Les questions sont copiées à l'envoi. Modifier le modèle n'affecte que les sondages futurs.

### J'ai envoyé un sondage mais je ne peux plus l'ouvrir.
Sauf si vous êtes admin à accès limité ou admin, vous ne voyez que les sondages dont vous êtes l'un des membres sélectionnés. Incluez-vous dans **Members** lors de l'envoi, ou demandez à un admin de vous ajouter au client.

---

# Lire les résultats des sondages clients

Source: https://www.openaleph.io/fr/docs/surveys/client-survey-results
Roles: Employé, Manager, Responsable créateur, Admin à accès limité, Admin, Super admin

> Lire les réponses d'un client, suivre les chiffres du tableau de bord, retrouver l'historique d'un client et exporter les données des sondages clients vers Excel.

Chaque sondage client répondu a sa propre page avec toutes les réponses. Le tableau de bord donne une vue d'ensemble de tous les sondages que vous pouvez voir, et les exports permettent de les analyser dans Excel.

## Avant de commencer

- Les admins à accès limité, admins et super admins voient tous les sondages clients de l'entreprise.
- Les autres utilisateurs ne voient que les sondages dont ils sont membres.

## Chiffres du tableau de bord

**Sondage client › Tableau de bord** affiche quatre chiffres calculés sur les sondages que vous pouvez voir :

| Chiffre | Signification |
|---|---|
| **Sondage envoyé** | Nombre total de sondages envoyés. |
| **Retours reçus** | Sondages auxquels le client a répondu. |
| **En attente** | Sondages envoyés mais pas encore ouverts. |
| **Clients actifs** | Nombre de clients actifs. |

En dessous, **Derniers retours** liste les sondages triés par réponse la plus récente. Chaque carte affiche le client, le modèle, **Reçu le** ou **Envoyé** avec la date, le statut (**Répondu**, **Vu** ou **Envoyé**), la **Note globale** (par exemple 4/5) ou **En attente de réponse**, et les membres. Filtrez par **Client**, **Modèle** ou **Statut**, ou recherchez.

## Ouvrir les réponses d'un sondage

1. Cliquez sur une carte du tableau de bord, ou sur un sondage de la page d'un client.
2. L'en-tête affiche la photo et le nom du client, la date de réponse (« Responded at ») ou **En attente de réponse**, l'expéditeur (« Sent by ») et les **Membres** (cliquez dessus pour voir la liste complète des **Membres assignés**).
3. En dessous figurent le nom et la description du modèle, puis chaque question avec la réponse du client :
   - Les évaluations s'affichent en étoiles.
   - Les réponses Oui/Non mettent en évidence **Oui** ou **Non**.
   - Les réponses ouvertes s'affichent telles qu'elles ont été écrites.
4. Utilisez **Retour au tableau de bord** ou le bouton de retour au client pour revenir.

Les réponses ne peuvent être ni modifiées ni commentées.

## L'historique d'un client

Ouvrez **Sondage client › Clients** et cliquez sur un client. La colonne de gauche liste tous les sondages envoyés à ce client, du plus récent au plus ancien, avec leur statut et leur note globale. Faites défiler pour charger les plus anciens.

## Exporter

| Export | Où | Contenu |
|---|---|---|
| **Exporter les sondages (XLSX)** | **Tableau de bord › ...** | Tous les sondages que vous pouvez voir, avec leurs réponses. Le fichier est préparé en arrière-plan (« Export lancé, vous recevrez le fichier par e-mail sous peu. ») et vous êtes prévenu quand il est prêt. |
| **Exporter les retours (CSV)** | **Clients**, menu de ligne d'un client | Les sondages et réponses de ce client. Téléchargement automatique au bout de quelques secondes. |
| « Export clients CSV » | **Clients › ...** | La liste des clients. Téléchargement automatique au bout de quelques secondes. |

## Notifications

Quand un client envoie ses réponses, la personne qui a envoyé le sondage reçoit un e-mail « Sondage complété » avec le nom du client, sa note globale et un lien **Voir les réponses** vers la page du sondage.

Les membres inclus dans le sondage voient la réponse sur leur tableau de bord.

## Questions fréquentes

### Un sondage reste « Vu » depuis plusieurs jours.
Le client a ouvert le lien mais n'a pas envoyé ses réponses. Il n'y a pas de rappel automatique ; contactez-le directement ou envoyez un nouveau sondage.

### Pourquoi la note globale manque-t-elle sur une carte ?
Le client n'a pas encore répondu (**En attente de réponse**).

### Puis-je voir les réponses d'un client sans être admin ?
Oui, si vous avez été inclus comme membre de ce sondage. Sinon, adressez-vous à un admin.

### Je n'ai pas reçu le fichier Exporter les sondages.
Les exports volumineux peuvent prendre quelques minutes. Vérifiez vos e-mails (y compris les indésirables) et vos notifications OpenAleph, puis réessayez si nécessaire.

---

# Notifications et e-mails des sondages

Source: https://www.openaleph.io/fr/docs/surveys/notifications-and-emails
Roles: Employé, Manager, Responsable créateur, Admin à accès limité, Admin, Super admin

> Tous les e-mails, notifications push et dans l'application envoyés par le Sondage d’équipe et le Sondage client, leurs destinataires, leur moment d'envoi et leur contenu.

Cette page liste chaque message envoyé par les deux produits de sondage, pour savoir qui est prévenu de quoi et quand. Rien n'est envoyé automatiquement selon un calendrier : en dehors des messages de lancement et de fin, les e-mails ne partent que lorsque quelqu'un clique sur un bouton d'envoi. Pour les notifications en général (cloche, e-mail, push), voir [Notifications et emails](https://www.openaleph.io/fr/docs/getting-started/notifications).

## Sondage d’équipe

| Message | Destinataire | Quand | Canaux |
|---|---|---|---|
| **Votre enquête d'équipe a démarré** | Le créateur de la campagne | Au démarrage de la campagne (au lancement, ou à la date de début pour une campagne programmée). Toujours envoyé. | E-mail |
| **Invitation** (« Vos réponses sont attendues pour... ») | Chaque participant | Au lancement si **Oui, envoyer les emails** a été choisi (à la date de début pour une campagne programmée), ou quand un responsable clique sur **Envoyer un email d'invitation** ou **Envoyer un email aux participants** | E-mail, push, dans l'application |
| **Rappel** (« Rappel concernant... ») | Les participants qui n'ont pas répondu | Quand un responsable clique sur **Envoyer un email de rappel** | E-mail, push, dans l'application |
| **Nouveau commentaire** | Le participant auteur de la réponse | Quand un responsable commente l'une de ses réponses | E-mail, push, dans l'application |
| **Export prêt** | La personne qui l'a demandé | Quand un export Excel ou le PDF d'une synthèse IA est prêt | Notification dans l'application / téléchargement automatique |

### Contenu des e-mails

- **Campagne démarrée** : le nom de la campagne, la date de début, la date limite, le nombre de répondants, si les réponses sont anonymes, et un bouton **Voir l'enquête** vers la page de la campagne.
- **Invitation** : le nom de la campagne, la date avant laquelle répondre, si les réponses sont anonymes, et un bouton **Répondre à l'enquête** qui ouvre la fiche du participant.
- **Rappel** : le nom de la campagne, la date de clôture et un bouton **Répondre à l'enquête**.
- **Nouveau commentaire** : l'auteur du commentaire, le nom de la campagne, le commentaire et un bouton **Voir le sondage**.

Les e-mails sont envoyés dans la langue de chaque destinataire.

### Règles utiles

- Les invitations et rappels ne sont jamais envoyés aux participants qui ont refusé. Les rappels ne sont jamais envoyés à ceux qui ont déjà répondu.
- Ajouter un participant à une campagne en cours n'envoie rien : envoyez-lui une invitation depuis sa ligne.
- Aucun e-mail n'est envoyé aux responsables quand quelqu'un répond. Cela protège les campagnes anonymes ; suivez plutôt la complétion sur la page de la campagne.
- Il n'y a pas de rappel automatique avant la date limite.
- Aucun e-mail ne peut être envoyé sur une campagne supprimée.

## Sondage client

| Message | Destinataire | Quand | Canaux |
|---|---|---|---|
| **Sondage de satisfaction de** votre entreprise | L'e-mail du contact principal du client | À l'envoi d'un sondage (un client ou en groupe) | E-mail |
| **Sondage complété** | La personne qui a envoyé le sondage | Quand le client envoie ses réponses | E-mail |

- L'invitation affiche le logo et le nom de votre entreprise, l'éventuel message personnel et un bouton **Répondre au sondage**. Elle est rédigée dans la langue de l'expéditeur (français ou anglais), tout comme la page publique du sondage.
- L'e-mail de fin contient le nom du client, la note globale donnée et un bouton **Voir les réponses**.
- Il n'y a ni rappel ni renvoi pour les sondages clients : envoyez un nouveau sondage si nécessaire.

## Dans l'application

- Les fiches de Sondage d’équipe auxquelles vous devez encore répondre apparaissent sur la page d'accueil dans **Prochaines tâches !**, avec **Commencer le sondage** ou **Continuer l’enquête**, jusqu'à leur date limite.
- L'application mobile OpenAleph n'a pas encore d'écrans pour le Sondage d’équipe. Pour répondre, utilisez le lien de l'e-mail ou ouvrez **Sondage d’équipe › Mes sondages** dans un navigateur web (cela fonctionne aussi sur téléphone).

## Questions fréquentes

### Un participant dit n'avoir jamais reçu d'invitation.
Vérifiez que les invitations ont été envoyées (au lancement ou ensuite) et que la personne n'a pas été ajoutée après le lancement. Renvoyez-la depuis l'onglet **Participants** de la campagne avec **Envoyer un email d'invitation**.

### Puis-je empêcher OpenAleph d'écrire aux participants au lancement ?
Oui : répondez **Non** dans la fenêtre **Envoyer les invitations ?**. L'e-mail de démarrage au créateur est tout de même envoyé.

### Qui est prévenu quand un client répond ?
La personne qui a envoyé le sondage, par e-mail. Les membres inclus dans le sondage peuvent voir la réponse sur leur tableau de bord.

---

# Objectifs

Source: https://www.openaleph.io/fr/docs/goals
Roles: Employé, Manager, Responsable créateur, Admin à accès limité, Admin, Super admin

> Fixez des objectifs individuels mesurables, suivez leur avancement avec des statuts et des commentaires, et obtenez une vue d'ensemble de l'entreprise.

Le module **Objectifs** permet à votre entreprise de donner à chaque collaborateur des objectifs individuels clairs et mesurables, de suivre leur avancement tout au long de l'année et de garder une trace écrite de chaque mise à jour. Un objectif appartient toujours à une seule personne (l'employé chargé), a une date limite et se mesure avec un indicateur (vrai/faux, nombre, pourcentage ou choix multiple). Les managers suivent les objectifs de leur équipe, les admins disposent d'un tableau de bord global, et des objectifs peuvent être créés directement à la fin d'une [évaluation de compétences](https://www.openaleph.io/fr/docs/skills).

> **Remarque :** Objectifs est un module sous licence. Si vous ne voyez pas **Objectifs** dans le menu latéral, votre entreprise n'a peut-être pas activé le module ; adressez-vous à votre admin (voir [Modules et licences](https://www.openaleph.io/fr/docs/administration/modules-and-licences)).

## Objectifs ou OKR ?

OpenAleph propose deux modules distincts pour gérer des objectifs. Ils ne partagent aucune donnée.

| | Objectifs | OKR |
|---|---|---|
| Principe | Objectifs individuels, un par personne | Objectifs d'entreprise ou d'équipe déclinés en Key Results mesurables |
| Structure | À plat : un objectif = une personne chargée + un indicateur | Hiérarchique : plan OKR › Objectif › Key Result › Key Result enfant |
| Usage type | Objectifs annuels, objectifs de développement, plans d'action après une évaluation | Stratégie trimestrielle ou annuelle partagée par plusieurs personnes |
| Avancement | Valeur de l'indicateur, plus un statut de suivi personnalisable | Calculé automatiquement et remonté des Key Results jusqu'au plan |
| Statuts | Statuts définis par l'entreprise (par exemple Pas commencé, En cours, Complété) | Fixes : En cours, À venir, Terminé, Archivé |

Consultez [OKR](https://www.openaleph.io/fr/docs/okr) pour l'autre module.

## Notions clés

| Terme | Signification |
|---|---|
| Objectif | Un but mesurable assigné à un collaborateur, avec un titre, une description facultative et une date limite. |
| Employé chargé | La personne à qui l'objectif est assigné. Chaque objectif a exactement une personne chargée. Si vous créez un objectif pour plusieurs personnes, OpenAleph crée un objectif distinct par personne. |
| Responsable | La personne qui suit l'objectif. Par défaut, le manager direct de l'employé chargé (ou le créateur si l'employé n'a pas de manager). Modifiable. |
| Créateur | La personne qui a créé l'objectif. |
| Indicateur | La façon de mesurer l'objectif : **Vrai/Faux**, **Nombre**, **Pourcentage** ou **Choix multiple**. Il contient une valeur de départ, une valeur cible et la valeur actuelle. |
| Complétion | L'étiquette d'avancement calculée à partir de l'indicateur (par exemple « 40 / 100 », « 60% / 100% » ou l'option choisie). Elle devient verte quand la valeur cible est atteinte. |
| Statut | Une étiquette de suivi choisie dans la liste définie par vos admins (par défaut **Pas commencé**, **En cours**, **Complété**). Elle est indépendante de l'indicateur. |
| Modèle | Une définition d'objectif réutilisable (titre, description, date limite, indicateur) qui préremplit les nouveaux objectifs. |
| Éléments liés | Les liens entre un objectif et les campagnes d'évaluation de compétences dont il découle. |
| Dernières modifications | L'historique d'un objectif : chaque mise à jour de valeur, modification et commentaire. |

## Qui peut faire quoi

| Action | Employé | Manager | Responsable créateur | Admin à accès limité | Admin / Super admin |
|---|---|---|---|---|---|
| Voir et mettre à jour ses propres objectifs (valeur, statut, commentaires) | Oui | Oui | Oui | Oui | Oui |
| Modifier ou supprimer ses propres objectifs | Oui | Oui | Oui | Oui | Oui |
| Voir **Objectifs de l'équipe** (objectifs de ses collaborateurs) | Non | Oui | Oui | Oui | Oui |
| Mettre à jour les objectifs de ses collaborateurs directs | Non | Oui | Oui | Oui | Oui |
| Créer des objectifs | Non | Non | Oui | Oui | Oui |
| Créer et gérer les **Modèles** | Non | Non | Oui | Oui | Oui |
| Ouvrir le **Tableau de bord** | Non | Non | Non | Oui (sa population) | Oui (toute l'entreprise) |
| Supprimer définitivement un objectif | Non | Non | Non | Oui | Oui |
| Créer, renommer, réordonner et supprimer les **Statuts** | Non | Non | Non | Lecture seule | Oui |

> **Droits d'accès :** un objectif est visible par l'employé chargé, ses managers (directs et indirects), son créateur et les admins (les admins à accès limité seulement pour les collaborateurs de leur population). Il peut être mis à jour par l'employé chargé, son manager direct et les admins. Les niveaux d'accès sont expliqués dans [Rôles et niveaux d'accès](https://www.openaleph.io/fr/docs/getting-started/roles-and-access), les admins à accès limité dans [Admins à accès limité et périmètres](https://www.openaleph.io/fr/docs/administration/scoped-admins).

## Où le trouver

Dans le menu latéral, ouvrez **Objectifs**. Selon votre rôle, vous verrez :

- **Mes objectifs** : vos propres objectifs.
- **Objectifs de l'équipe** : les objectifs des personnes qui vous sont rattachées (managers et plus).
- **Tableau de bord** : tous les objectifs de l'entreprise, en tableau ou en Kanban (admins à accès limité et admins).
- **Modèles** : les modèles d'objectifs de l'entreprise (responsables créateurs et plus).
- **Statuts** : la liste des statuts d'objectif (admins).

Vos objectifs apparaissent aussi sur la page d'accueil (section des objectifs et Key Results), les managers disposent d'une section **Objectifs d’équipe** sur l'accueil, et chaque profil collaborateur a une section **Objectifs** (voir [Votre profil et les profils des membres](https://www.openaleph.io/fr/docs/people/employee-profile)).

## Déroulé type

1. Un admin vérifie les statuts dans **Objectifs › Statuts** (trois statuts existent par défaut : Pas commencé, En cours, Complété).
2. Un responsable créateur ou un admin prépare des modèles dans **Objectifs › Modèles** pour les objectifs récurrents.
3. Un responsable créateur crée les objectifs de son équipe dans **Objectifs › Objectifs de l'équipe** (ou à la fin d'une évaluation de compétences), à partir d'un modèle ou de zéro. Chaque personne chargée reçoit une notification et un e-mail.
4. Au fil de l'année, le collaborateur (ou son manager) ouvre l'objectif, clique sur **Mettre à jour la valeur**, ajoute un commentaire et fait avancer le statut.
5. Le manager suit l'ensemble depuis **Objectifs de l'équipe** ; les admins utilisent le **Tableau de bord** et son Kanban.
6. Quand la valeur cible est atteinte, l'objectif apparaît comme atteint et l'employé chargé est notifié (si c'est quelqu'un d'autre qui l'a enregistré).

## Notifications et e-mails

Voir aussi [Notifications et emails](https://www.openaleph.io/fr/docs/getting-started/notifications) pour le fonctionnement général des notifications dans OpenAleph.

| Événement | Qui est notifié | Canal |
|---|---|---|
| Quelqu'un d'autre crée un objectif pour vous | L'employé chargé | Notification dans l'application, notification push mobile et e-mail (« Un nouvel objectif vous a été assigné ») avec un lien **Voir l’objectif** |
| Quelqu'un d'autre met à jour votre objectif et il atteint sa valeur cible | L'employé chargé | Notification dans l'application, push mobile et e-mail (« Objectif atteint ») |
| Quelqu'un d'autre supprime votre objectif | L'employé chargé | E-mail |

Rien n'est envoyé quand vous agissez sur votre propre objectif (par exemple si vous créez un objectif pour vous-même ou enregistrez vous-même son atteinte).

## Application mobile

Voir [Application mobile](https://www.openaleph.io/fr/docs/getting-started/mobile-app) pour l'installer et vous connecter.

L'application mobile OpenAleph propose une app **Objectifs** avec les onglets **Mes objectifs** et **Objectifs de l'équipe** (filtres par année et, pour l'équipe, par périmètre d'équipe et statut). Depuis un objectif, vous pouvez consulter ses détails, **Mettre à jour la valeur**, lire les dernières modifications et ajouter des commentaires. La création d'objectifs, les modèles, le tableau de bord et les statuts ne sont disponibles que sur l'application web.

## Pages de cette section

- [Mes objectifs](https://www.openaleph.io/fr/docs/goals/my-goals) : retrouver et lire vos objectifs, filtrer par année, restaurer des objectifs supprimés.
- [Créer un objectif](https://www.openaleph.io/fr/docs/goals/create-a-goal) : l'assistant de création en trois étapes, les types d'indicateur, les personnes chargées et le responsable.
- [Mettre à jour et suivre un objectif](https://www.openaleph.io/fr/docs/goals/update-progress) : mettre à jour la valeur, changer le statut, commenter, modifier, réattribuer, lier et supprimer.
- [Objectifs de l'équipe](https://www.openaleph.io/fr/docs/goals/team-goals) : suivre et gérer les objectifs de votre équipe en tant que manager.
- [Modèles d'objectifs](https://www.openaleph.io/fr/docs/goals/templates) : créer des modèles d'objectifs réutilisables.
- [Tableau de bord des objectifs](https://www.openaleph.io/fr/docs/goals/dashboard) : indicateurs clés, tableau et Kanban à l'échelle de l'entreprise.
- [Statuts des objectifs](https://www.openaleph.io/fr/docs/goals/settings-and-statuses) : personnaliser les statuts utilisés par tous les objectifs.
- [Objectifs et évaluations de compétences](https://www.openaleph.io/fr/docs/goals/goals-in-reviews) : créer des objectifs depuis une évaluation et lier des objectifs aux campagnes.

---

# Mes objectifs

Source: https://www.openaleph.io/fr/docs/goals/my-goals
Roles: Employé, Manager, Responsable créateur, Admin à accès limité, Admin, Super admin

> Retrouvez vos objectifs dans Objectifs › Mes objectifs, consultez leur avancement et leur échéance, changez d'année et restaurez les objectifs supprimés.

**Mes objectifs** est votre liste personnelle d'objectifs : tout ce qui vous a été assigné, avec le statut, le responsable, la date limite et la complétion. Toute personne ayant accès au module Objectifs dispose de cette page. Votre manager voit la même liste.

## Ouvrir vos objectifs

1. Dans le menu latéral, allez dans **Objectifs › Mes objectifs**.
2. L'en-tête de la page affiche **Mes objectifs** avec le rappel « Voici la liste de tous vos objectifs. Cette liste est visible par votre manager. »
3. Utilisez le sélecteur d'année en haut à droite de la liste pour choisir une année. Seuls les objectifs dont la **date limite** tombe dans l'année sélectionnée sont affichés. Chaque année affiche un compteur du nombre d'objectifs à échéance cette année-là. Utilisez les flèches (ou cliquez sur l'année précédente/suivante) pour naviguer. L'année en cours est sélectionnée par défaut.
4. Saisissez du texte dans **Rechercher un objectif** pour filtrer par titre.
5. Cliquez sur une ligne pour ouvrir la page de l'objectif.

## Ce que montre la liste

| Colonne | Contenu |
|---|---|
| **Objectif** | L'icône de l'indicateur (interrupteur pour Vrai/Faux, dièse pour Nombre, symbole pourcentage pour Pourcentage, case à cocher pour Choix multiple), le titre et « Mis à jour » + la date du dernier changement (ou « Jamais mis à jour »). |
| **Statut** | Le statut de suivi (par exemple Pas commencé, En cours, Complété) avec sa couleur. **Non définie** si l'objectif n'a pas de statut. |
| **Responsable** | La personne qui suit l'objectif, en général votre manager. |
| **Date limite** | L'échéance de l'objectif. |
| **Complétion** | L'étiquette d'avancement : « valeur actuelle / valeur cible » pour un objectif Nombre, « actuelle% / cible% » pour un objectif Pourcentage, la valeur sélectionnée pour Vrai/Faux et Choix multiple. Un objectif créé avec l'assistant démarre à sa valeur de départ (par exemple « 0 / 10 »). **Pas encore assigné** s'affiche quand l'objectif n'a pas de valeur actuelle (par exemple un objectif Vrai/Faux encore à sa valeur de départ). |
| (menu) | Le menu à trois points avec **Modifier l'objectif**, **Définir les éléments liés** et **Supprimer l'objectif**. |

### Couleurs de complétion

| Couleur | Signification |
|---|---|
| Bleu | Aucune valeur enregistrée. |
| Rouge | La valeur actuelle est encore la valeur de départ (ou zéro), ou un objectif Vrai/Faux n'est pas encore atteint. |
| Orange | En progression : la valeur a bougé mais la valeur cible n'est pas atteinte. Pour un Choix multiple, l'option choisie ne fait pas partie des options cibles. |
| Vert | Valeur cible atteinte. |

## Créer un objectif pour vous-même

Si vous êtes responsable créateur, admin à accès limité ou admin, le bouton **Nouvel objectif** est disponible en haut de la page. Les objectifs créés ici vous sont toujours assignés (le champ de la personne chargée est verrouillé) et le responsable est par défaut votre manager direct. Voir [Créer un objectif](https://www.openaleph.io/fr/docs/goals/create-a-goal).

> **Remarque :** les employés et les managers ne peuvent pas créer d'objectifs. Leurs objectifs sont créés par un responsable créateur ou un admin, ou depuis une évaluation de compétences. S'il vous semble qu'un objectif manque, parlez-en à votre manager.

## Ouvrir un objectif

Cliquez sur une ligne pour ouvrir la page de l'objectif. Vous pouvez y mettre à jour la valeur actuelle, changer le statut, lire l'historique et commenter. Voir [Mettre à jour et suivre un objectif](https://www.openaleph.io/fr/docs/goals/update-progress). Le bouton **Retour à mes objectifs** vous ramène à la liste.

## Objectifs supprimés

Un objectif supprimé est placé dans une corbeille pendant 30 jours avant d'être définitivement effacé.

1. Sur **Mes objectifs**, cliquez sur le menu à trois points à côté du titre de la page.
2. Choisissez **Voir les objectifs supprimés**.
3. Dans la liste, vous pouvez :
   - **Restaurer** un objectif : il revient dans votre liste avec tout son historique.
   - L'ouvrir pour le consulter (un objectif supprimé est en lecture seule ; sa page affiche les boutons **Restaurer** et **Supprimer définitivement**).
   - **Supprimer définitivement** (admins à accès limité et admins uniquement). Cette action est irréversible.

## Consulter les objectifs d'un autre collaborateur

Les managers et les admins peuvent ouvrir la liste d'objectifs d'un collaborateur précis (par exemple depuis son profil). La page affiche alors « Objectifs de {name} » et « Voici la liste de tous les objectifs de ce collaborateur. » Elle fonctionne exactement comme Mes objectifs, et les objectifs créés depuis cette page sont assignés à ce collaborateur.

## Questions fréquentes

### Je ne vois pas Objectifs dans le menu latéral.
Votre entreprise n'a peut-être pas activé le module Objectifs. Adressez-vous à votre admin.

### Pourquoi ma liste est vide alors que j'ai des objectifs ?
Vérifiez le sélecteur d'année : la liste n'affiche que les objectifs dont la date limite est dans l'année sélectionnée. Regardez les compteurs des années voisines.

### Mon manager voit-il mes objectifs ?
Oui. Votre manager direct et les managers au-dessus de lui voient vos objectifs, tout comme la personne qui les a créés et vos admins.

### Puis-je supprimer un objectif qui m'a été assigné ?
Oui, l'employé chargé peut supprimer son propre objectif depuis le menu à trois points. Il reste dans **Voir les objectifs supprimés** pendant 30 jours et peut être restauré. En cas d'erreur, restaurez-le depuis cette liste.

### Puis-je voir mes objectifs sur mon téléphone ?
Oui, dans l'application mobile OpenAleph, ouvrez **Objectifs › Mes objectifs**. Vous pouvez consulter vos objectifs, mettre à jour la valeur actuelle et ajouter des commentaires.

---

# Créer un objectif

Source: https://www.openaleph.io/fr/docs/goals/create-a-goal
Roles: Responsable créateur, Admin à accès limité, Admin, Super admin

> Créez un objectif de zéro ou à partir d'un modèle, choisissez les personnes chargées, le responsable, la date limite et la façon de le mesurer.

Les objectifs se créent avec l'assistant **Nouvel objectif**. Vous choisissez un point de départ (vierge ou modèle), indiquez pour qui est l'objectif et de quoi il s'agit, choisissez comment il sera mesuré, puis vérifiez un résumé avant de le créer.

## Avant de commencer

- Vous devez avoir le niveau d'accès **Responsable créateur**, **Admin à accès limité**, **Admin** ou **Super admin**.
- Tout objectif a besoin d'un titre, d'une date limite et d'un indicateur.
- Pour réutiliser une définition, créez d'abord un modèle dans [Modèles d'objectifs](https://www.openaleph.io/fr/docs/goals/templates).

## Par où commencer

Le bouton **Nouvel objectif** est disponible à plusieurs endroits. L'endroit d'où vous partez détermine qui peut être choisi comme personne chargée et comme responsable :

| Point de départ | Employé(s) chargé(s) | Responsable |
|---|---|---|
| **Objectifs › Mes objectifs** | Verrouillé sur vous | Par défaut votre manager direct |
| La liste d'objectifs d'un collaborateur | Verrouillé sur ce collaborateur | Par défaut son manager direct |
| **Objectifs › Objectifs de l'équipe** (bouton en haut) | Une ou plusieurs personnes (sélection multiple) | Verrouillé sur vous |
| **Objectifs › Objectifs de l'équipe**, **Créer un objectif** sur un membre sans objectif | Prérempli avec ce membre | Verrouillé sur vous |
| **Objectifs › Tableau de bord** | Une personne | Vide (au choix) ; s'il reste vide, le manager direct de la personne est utilisé |
| Une évaluation de compétences soumise | Verrouillé sur la personne évaluée | Par défaut vous |

Voir [Objectifs et évaluations de compétences](https://www.openaleph.io/fr/docs/goals/goals-in-reviews) pour le cas des évaluations.

## Étape 0 : choisir comment créer l'objectif

1. Cliquez sur **Nouvel objectif**. La fenêtre demande « Comment souhaitez-vous créer votre objectif ? ».
2. Choisissez une option :
   - **Commencer depuis le début** : « Définissez un nouvel objectif à partir de zéro. »
   - **Utiliser un template existant** : « Préremplissez l’objectif avec l’un de vos modèles enregistrés. »
3. Cliquez sur **Continuer**.
4. Si vous avez choisi un modèle : sélectionnez le type d'indicateur (**Vrai/Faux**, **Nombre**, **Pourcentage** ou **Choix multiple**), puis choisissez un modèle dans **Choisissez un modèle** (seuls les modèles de ce type sont proposés). Cliquez sur **Suivant**.

Un modèle préremplit le titre, la description, la date limite et l'indicateur. Il ne préremplit jamais les personnes : vous les choisissez toujours vous-même.

## Étape 1 : Détails de l'objectif

1. **Employé(s) chargé(s)** : « Cet objectif sera assigné aux employés sélectionnés. » Recherchez et sélectionnez dans **Rechercher des employés***. Depuis Objectifs de l'équipe, vous pouvez sélectionner plusieurs personnes (et **Tout sélectionner**) ; le compteur indique combien sont sélectionnées.
2. **Responsable** : « Par défaut, le responsable hiérarchique direct. Vous pouvez en assigner un autre. » Choisissez la personne qui suivra l'objectif, ou laissez la valeur proposée.
3. **Informations générales** : « Choisissez un titre, une description et une date limite. »
   - **Titre*** (obligatoire).
   - Description : un éditeur de texte enrichi (gras, listes, liens...).
   - **Date limite*** (obligatoire) : choisissez une date. La date limite détermine l'année dans laquelle l'objectif est affiché.
4. Cliquez sur **Suivant**. S'il manque un champ obligatoire, le message « Remplissez tous les champs obligatoires (*) » s'affiche.

## Étape 2 : Comment mesurer

Sous **Type d'indicateur** (« Choisissez un indicateur pour suivre l’évolution de l’objectif. »), sélectionnez l'un des quatre types et renseignez ses valeurs :

| Type | Quand l'utiliser | Valeurs à renseigner |
|---|---|---|
| **Vrai/Faux** | Objectifs non quantifiables (fait / pas fait). | **Valeur de départ*** et **Valeur cible*** : les deux mots qui décrivent l'objectif (par exemple « Pas fait » et « Fait »). La valeur de départ est utilisée par défaut, puis l'objectif est atteint quand la valeur actuelle passe à la valeur cible. |
| **Nombre** | Objectifs quantifiables. | **Valeur de départ*** et **Valeur cible*** en nombres (par exemple 0 et 20 nouveaux clients). |
| **Pourcentage** | Objectifs suivis en pourcentage. | **Valeur de départ*** et **Valeur cible*** en pourcentage (par exemple 0 et 100). |
| **Choix multiple** | Objectifs qualifiés par une liste de résultats possibles. | Une liste d'options : saisissez chaque option, cliquez sur **Ajouter une option** pour en ajouter, et cochez la ou les options qui valent atteinte de l'objectif (valeur cible). Renseignez au moins une option. |

Cliquez sur **Suivant**.

> **Astuce :** privilégiez Nombre ou Pourcentage quand c'est possible : la barre de progression de l'objectif montre alors où il en est. Les objectifs Vrai/Faux et Choix multiple sont soit atteints, soit non atteints.

## Étape 3 : Résumé

La dernière étape récapitule le titre et la date limite, la ou les personnes chargées et le responsable, et la façon de mesurer l'objectif. Utilisez **Retour** pour corriger, puis cliquez sur **Créer**.

Le message « Votre objectif a été créé avec succès. » confirme la création.

## Et ensuite

- **Un objectif par personne** : si vous avez sélectionné cinq personnes, cinq objectifs indépendants sont créés. Chacun a sa propre valeur, son statut, ses commentaires et son historique.
- **Statut par défaut** : chaque nouvel objectif reçoit le premier statut de la liste de votre entreprise (par défaut **Pas commencé**). Voir [Statuts des objectifs](https://www.openaleph.io/fr/docs/goals/settings-and-statuses).
- **Notification** : chaque personne chargée reçoit une notification dans l'application, une notification push et un e-mail « Un nouvel objectif vous a été assigné » contenant le titre, la description, la date limite, la valeur de départ et la ou les valeurs cibles, avec un lien **Voir l’objectif**. Aucune notification n'est envoyée si vous avez créé l'objectif pour vous-même.
- L'objectif apparaît dans **Mes objectifs** de la personne, dans **Objectifs de l'équipe** du manager et dans le **Tableau de bord**.

## Ce qui peut être modifié ensuite

| Champ | Modifiable après la création ? |
|---|---|
| Titre, description, date limite | Oui, avec **Modifier l'objectif**. |
| Responsable | Oui, depuis la page de l'objectif (voir [Mettre à jour et suivre un objectif](https://www.openaleph.io/fr/docs/goals/update-progress)). |
| Statut | Oui, à tout moment. |
| Éléments liés | Oui, avec **Définir les éléments liés**. |
| Employé chargé | Non. Supprimez l'objectif et créez-en un nouveau pour la bonne personne. |
| Type d'indicateur, valeur de départ, valeur cible, options | Non. Créez un nouvel objectif si la mesure doit changer. |

## Questions fréquentes

### Je ne vois pas le bouton Nouvel objectif.
La création d'objectifs nécessite le niveau d'accès Responsable créateur, Admin à accès limité, Admin ou Super admin. Adressez-vous à votre admin si vous en avez besoin.

### Puis-je assigner un même objectif à toute une équipe ?
Vous pouvez sélectionner plusieurs personnes à la fois depuis **Objectifs › Objectifs de l'équipe**, mais OpenAleph crée un objectif distinct pour chacune, afin que chacun suive son propre avancement. Pour un objectif unique partagé par plusieurs personnes, utilisez le module [OKR](https://www.openaleph.io/fr/docs/okr).

### Le modèle que je cherche n'apparaît pas.
La liste des modèles est filtrée par type d'indicateur. Choisissez d'abord le type correspondant au modèle. Les modèles supprimés ne sont pas proposés.

### Puis-je créer un objectif sans date limite ?
Non, la date limite est obligatoire pour les objectifs (elle n'est facultative que sur les modèles).

### Pourquoi je ne peux pas changer la personne chargée dans le formulaire ?
Quand vous partez de Mes objectifs, de la liste d'un collaborateur ou d'une évaluation de compétences, la personne chargée est fixée. Partez de **Objectifs de l'équipe** ou du **Tableau de bord** pour choisir librement.

---

# Mettre à jour et suivre un objectif

Source: https://www.openaleph.io/fr/docs/goals/update-progress
Roles: Employé, Manager, Responsable créateur, Admin à accès limité, Admin, Super admin

> Ouvrez un objectif, mettez à jour sa valeur, changez son statut, commentez, consultez l'historique, modifiez-le, changez le responsable, liez, supprimez ou restaurez-le.

Tout ce qui concerne un objectif se passe sur sa page : enregistrer l'avancement, faire évoluer le statut, en discuter en commentaires et conserver l'historique complet des changements. Cette page décrit chaque zone de la page d'un objectif et chaque action possible.

## Avant de commencer

- Vous pouvez **consulter** un objectif si vous en êtes l'employé chargé, l'un de ses managers (direct ou indirect), son créateur, ou un admin (admins à accès limité : collaborateurs de leur population).
- Vous pouvez **mettre à jour** un objectif (valeur, statut, commentaires, modification, éléments liés, suppression) si vous en êtes l'employé chargé, son manager direct, un admin à accès limité (pour sa population) ou un admin.
- Sans droit de mise à jour, la page est en lecture seule : l'étiquette de statut n'est pas cliquable et le bouton **Mettre à jour la valeur** est masqué.

## Ouvrir un objectif

Cliquez sur un objectif dans **Objectifs › Mes objectifs**, **Objectifs › Objectifs de l'équipe**, le **Tableau de bord**, la page d'accueil ou un profil collaborateur. Vous pouvez aussi suivre le lien **Voir l’objectif** d'un e-mail de notification.

Si la page affiche « Cet objectif est introuvable », l'objectif a peut-être été supprimé ou vous n'y avez pas accès.

## Ce que montre la page d'un objectif

- Un bouton **Retour** (par exemple **Retour à mes objectifs**, **Retour aux objectifs de l'équipe**, **Retour au tableau de bord**) qui vous ramène d'où vous venez.
- Le **titre** de l'objectif, sa **Date limite** et son **étiquette de statut**.
- **Associés** : les pastilles des campagnes d'évaluation liées (voir [Objectifs et évaluations de compétences](https://www.openaleph.io/fr/docs/goals/goals-in-reviews)).
- Les personnes : **Chargé(e)**, **Responsable** et **Créateur**.
- Le bloc d'avancement : une barre du départ à l'arrivée, avec la **Valeur de départ**, la **Valeur actuelle** et la **Valeur cible**. Pour un Choix multiple, la valeur cible affiche l'option cible, ou « N réponses possibles » si plusieurs options comptent.
- Le bouton **Mettre à jour la valeur**.
- La **Description**, si elle a été rédigée.
- En haut à droite : l'icône d'historique (ouvre **Dernières modifications**) et le menu à trois points (**Modifier l'objectif**, **Définir les éléments liés**, **Supprimer l'objectif**).

### Couleurs de la barre de progression

| Couleur | Signification |
|---|---|
| Bleu | Rien n'a encore été enregistré. |
| Rouge | La valeur actuelle est égale à la valeur de départ, ou un objectif Vrai/Faux n'est pas atteint. |
| Orange | Progression en cours, valeur cible pas encore atteinte. |
| Vert | Valeur cible atteinte (ou dépassée). |

## Mettre à jour la valeur actuelle

1. Sur la page de l'objectif, cliquez sur **Mettre à jour la valeur**.
2. Selon le type d'indicateur :
   - **Nombre** ou **Pourcentage** : saisissez la nouvelle valeur dans **Valeur actuelle**. Elle doit être un nombre entier, positif ou nul.
   - **Vrai/Faux** : choisissez l'une des deux valeurs (par exemple « Pas fait » / « Fait »).
   - **Choix multiple** : choisissez l'option qui décrit le résultat.
3. Ajoutez éventuellement un **Commentaire** qui explique la mise à jour (il est enregistré avec le changement dans l'historique).
4. Cliquez sur **Enregistrer**. Un message confirme la mise à jour.

Ce qui se passe :

- La barre de progression, l'étiquette de complétion et **Dernières modifications** sont mises à jour.
- L'objectif est considéré comme **atteint** quand la valeur actuelle est égale à la valeur cible (Nombre, Pourcentage, Vrai/Faux) ou quand l'option choisie fait partie des options cibles (Choix multiple). L'historique affiche alors un trophée et « Objectif atteint ! ».
- Si c'est une autre personne que l'employé chargé (par exemple le manager) qui enregistre la valeur qui atteint l'objectif, l'employé chargé reçoit une notification, un push et un e-mail « Objectif atteint ».

> **Remarque :** la valeur actuelle et le statut de suivi sont indépendants. Atteindre la valeur cible ne change pas le statut automatiquement : passez-le vous-même à **Complété** (ou son équivalent chez vous).

## Changer le statut

1. Cliquez sur l'étiquette de statut sous le titre (elle affiche **Aucun statut sélectionné** si aucun statut n'est défini).
2. Choisissez un statut dans la liste. Elle présente les statuts de votre entreprise dans l'ordre ; s'il n'en existe aucun, elle affiche « Aucun statut disponible ».

Le changement est enregistré immédiatement et tracé dans **Dernières modifications**. Les admins peuvent aussi changer les statuts en faisant glisser les objectifs sur le Kanban du [Tableau de bord](https://www.openaleph.io/fr/docs/goals/dashboard).

## Commenter et consulter l'historique

1. Cliquez sur l'icône d'historique en haut à droite. Le panneau **Dernières modifications** s'ouvre.
2. Parcourez la chronologie : chaque entrée indique qui a fait quoi et quand, avec l'ancienne et la nouvelle valeur le cas échéant.
3. Pour commenter, saisissez votre texte dans **Ajouter un commentaire** en bas du panneau et appuyez sur Entrée ou cliquez sur l'icône d'envoi.

Événements visibles dans l'historique :

| Événement | Enregistré quand |
|---|---|
| **Valeur actuelle mise à jour** | Une nouvelle valeur est enregistrée (avec son commentaire éventuel). |
| **Commentaire ajouté** | Un commentaire est publié sans changer la valeur. |
| **Statut de l'objectif mis à jour** | Le statut change. |
| **Titre modifié**, **Description modifiée**, **Date limite mise à jour** | L'objectif est modifié. |
| **Responsable mis à jour** | Le responsable change. |
| **Éléments associés mis à jour** | Les éléments liés changent. |

Un commentaire ne modifie jamais la valeur actuelle.

## Modifier un objectif

1. Ouvrez le menu à trois points (sur la page de l'objectif, ou sur la ligne dans Mes objectifs / Objectifs de l'équipe) et choisissez **Modifier l'objectif**.
2. Modifiez le **Titre**, la description ou la **Date butoire**.
3. Cliquez sur **Enregistrer**. Un message confirme la modification.

La personne chargée, le type d'indicateur et les valeurs de départ et cible ne sont pas modifiables.

## Changer le responsable

1. Sur la page de l'objectif, survolez le **Responsable** et cliquez sur l'icône crayon (**Modifier le responsable**).
2. Dans **Modifier le responsable**, recherchez une personne avec **Rechercher par nom**.
3. Cliquez sur **Enregistrer**.

> **Droits d'accès :** le responsable peut être changé par le créateur de l'objectif, un manager (direct ou indirect) de l'employé chargé, ou le responsable actuel. Les admins qui ne sont dans aucun de ces cas ne voient pas le crayon.

## Définir les éléments liés

Utilisez **Définir les éléments liés** (menu à trois points) pour lier l'objectif aux campagnes d'évaluation de compétences auxquelles l'employé chargé a participé. Voir [Objectifs et évaluations de compétences](https://www.openaleph.io/fr/docs/goals/goals-in-reviews).

## Supprimer et restaurer un objectif

1. Ouvrez le menu à trois points et choisissez **Supprimer l'objectif**.
2. Confirmez dans « L'objectif va être supprimé ». Les objectifs supprimés sont conservés 30 jours, puis définitivement supprimés.

Si vous supprimez un objectif qui n'est pas le vôtre, l'employé chargé reçoit un e-mail l'informant de la suppression.

Pour le restaurer, allez dans **Mes objectifs** ou **Objectifs de l'équipe**, ouvrez le menu de la page et choisissez **Voir les objectifs supprimés**, puis **Restaurer**. L'ouverture d'un objectif supprimé affiche une page en lecture seule avec **Restaurer** et, pour les admins à accès limité et les admins, **Supprimer définitivement** (« Cette action est définitive. »).

## Questions fréquentes

### Le bouton Mettre à jour la valeur n'apparaît pas.
Vous n'avez pas le droit de mettre à jour cet objectif (par exemple vous êtes manager indirect, ou créateur sans être le manager de la personne), ou l'objectif est supprimé.

### La valeur que je saisis est refusée.
Pour les objectifs Nombre et Pourcentage, la valeur actuelle doit être un nombre entier, positif ou nul (pas de décimales, pas de valeur négative).

### J'ai atteint mon objectif mais le statut indique toujours En cours.
Le statut est une étiquette de suivi distincte. Cliquez sur l'étiquette de statut et choisissez le statut terminé.

### Puis-je changer la valeur cible une fois l'objectif créé ?
Non. Créez un nouvel objectif avec les bonnes valeurs, puis supprimez l'ancien si nécessaire.

### Puis-je modifier ou supprimer un commentaire ?
Les commentaires sur les objectifs ne peuvent être ni modifiés ni supprimés. Ajoutez un nouveau commentaire pour corriger une information.

---

# Objectifs de l'équipe

Source: https://www.openaleph.io/fr/docs/goals/team-goals
Roles: Manager, Responsable créateur, Admin à accès limité, Admin, Super admin

> En tant que manager, suivez les objectifs de votre équipe directe ou étendue dans Objectifs › Objectifs de l'équipe, filtrez-les, ouvrez-les et créez-en.

**Objectifs de l'équipe** donne aux managers une vue des objectifs des personnes qui leur sont rattachées, regroupés par personne. Vous pouvez y ouvrir n'importe quel objectif, mettre à jour ceux de vos collaborateurs directs et, si vous êtes responsable créateur ou plus, créer de nouveaux objectifs pour votre équipe.

## Avant de commencer

- **Objectifs de l'équipe** est visible par les managers et plus. Les employés ne le voient pas.
- Seules les personnes qui vous sont rattachées apparaissent : vos collaborateurs directs par défaut, ou toute votre ligne hiérarchique (les collaborateurs de vos collaborateurs) avec le périmètre étendu.
- La création d'objectifs nécessite le niveau d'accès Responsable créateur ou plus.

## Ouvrir Objectifs de l'équipe

1. Dans le menu latéral, allez dans **Objectifs › Objectifs de l'équipe**. La page indique « Visualisez et gérez tous les objectifs de votre équipe. »
2. La liste affiche une carte par membre de l'équipe, triée par nom : photo, nom, intitulé de poste et une étiquette avec son nombre d'objectifs.
3. Les cartes contenant des objectifs sont dépliées ; cliquez sur l'en-tête d'une carte pour la replier ou la déplier.
4. Chaque ligne d'objectif affiche l'icône de l'indicateur et le titre, le **Responsable**, la **Date limite** et l'étiquette de complétion, ainsi qu'un menu à trois points.

## Filtrer et rechercher

- **Sélecteur d'année** : seuls les objectifs dont la date limite est dans l'année sélectionnée sont affichés. Chaque année indique son nombre d'objectifs.
- **Rechercher** : trouve des objectifs par titre et des membres de l'équipe par nom.
- **Filtres** :
  - **Team scope** (périmètre d'équipe) : **Mon équipe** (vos collaborateurs directs, par défaut) ou **Mon équipe élargie** (toute votre ligne hiérarchique).
  - **Statut** : un ou plusieurs statuts d'objectif.

## Agir sur l'objectif d'un membre de l'équipe

- Cliquez sur une ligne pour ouvrir la page de l'objectif (le bouton de retour indique **Retour aux objectifs de l'équipe**). Vous pouvez aussi ouvrir les objectifs d'un membre depuis son profil, section **Objectifs** (voir [Votre profil et les profils des membres](https://www.openaleph.io/fr/docs/people/employee-profile)). Voir [Mettre à jour et suivre un objectif](https://www.openaleph.io/fr/docs/goals/update-progress).
- Depuis le menu à trois points d'une ligne :
  - **Modifier l'objectif** : changer le titre, la description et la date limite.
  - **Définir les éléments liés** : lier l'objectif aux campagnes d'évaluation auxquelles cette personne a participé.
  - **Supprimer l'objectif** : placer l'objectif dans la corbeille (conservé 30 jours). Le membre de l'équipe est prévenu par e-mail.

> **Droits d'accès :** en tant que manager, vous pouvez mettre à jour les objectifs de vos collaborateurs **directs**. Pour les personnes plus bas dans votre ligne hiérarchique (équipe élargie), vous pouvez consulter les objectifs mais pas les mettre à jour, sauf si vous êtes admin.

## Créer des objectifs pour votre équipe

1. Cliquez sur **Nouvel objectif** en haut de la page, ou sur **Créer un objectif** sur un membre qui n'a encore aucun objectif (« Pas encore d'objectifs »).
2. Suivez l'assistant décrit dans [Créer un objectif](https://www.openaleph.io/fr/docs/goals/create-a-goal). Depuis Objectifs de l'équipe :
   - vous pouvez choisir **plusieurs personnes** à la fois ; un objectif distinct est créé pour chacune ;
   - le **Responsable** est verrouillé sur vous.
3. Cliquez sur **Créer**. Chaque personne chargée est notifiée.

## Objectifs d'équipe supprimés

Ouvrez le menu à côté du titre de la page et choisissez **Voir les objectifs supprimés** pour voir les objectifs supprimés de votre équipe. Vous pouvez les **Restaurer** ou les ouvrir. La suppression définitive est réservée aux admins à accès limité et aux admins.

## Objectifs d'équipe sur l'accueil et sur mobile

- La page d'accueil affiche une section **Objectifs d’équipe** avec les objectifs de votre équipe et un lien **Voir les objectifs d’équipe**.
- Dans l'application mobile, **Objectifs › Objectifs de l'équipe** liste les objectifs de votre équipe par personne, avec des filtres par année, périmètre (équipe directe ou étendue) et statut.

## Questions fréquentes

### Je suis manager mais je ne peux pas créer d'objectifs pour mon équipe.
La création d'objectifs nécessite le niveau d'accès Responsable créateur (ou un niveau admin). En tant que manager, vous pouvez suivre et mettre à jour les objectifs de vos collaborateurs directs ; votre admin ou un responsable créateur peut les créer.

### L'un de mes collaborateurs n'apparaît pas.
Vérifiez le filtre **Team scope** et que vous êtes bien indiqué comme manager dans le profil de la personne (voir [Modifier, désactiver et restaurer des membres](https://www.openaleph.io/fr/docs/people/edit-and-deactivate-users)). Les collaborateurs de vos collaborateurs n'apparaissent qu'avec **Mon équipe élargie**.

### La carte d'un membre indique Pas encore d'objectifs alors qu'il en a.
La liste n'affiche que les objectifs à échéance dans l'année sélectionnée. Changez d'année avec le sélecteur.

### Puis-je voir ici les OKR de mon équipe ?
Non. Les objectifs et Key Results OKR vivent dans le module [OKR](https://www.openaleph.io/fr/docs/okr) et n'apparaissent pas dans Objectifs de l'équipe.

---

# Modèles d'objectifs

Source: https://www.openaleph.io/fr/docs/goals/templates
Roles: Responsable créateur, Admin à accès limité, Admin, Super admin

> Créez, modifiez, supprimez et restaurez des modèles d'objectifs dans Objectifs › Modèles, puis utilisez-les pour préremplir de nouveaux objectifs.

Les modèles d'objectifs sont des définitions réutilisables : un titre, une description, une date limite facultative et un indicateur. Quand quelqu'un crée un objectif avec **Utiliser un template existant**, le modèle préremplit tout sauf les personnes. Les modèles sont partagés par toute l'entreprise : chaque responsable créateur et chaque admin les voit tous et peut tous les gérer.

## Avant de commencer

- Vous devez avoir le niveau d'accès Responsable créateur, Admin à accès limité, Admin ou Super admin. Les employés et les managers ne voient pas **Modèles**.
- Modifier un modèle ne change jamais les objectifs déjà créés à partir de celui-ci.

## Parcourir les modèles

1. Dans le menu latéral, allez dans **Objectifs › Modèles**. La page indique « Créez et gérez des modèles d’objectifs pour toute l’entreprise. »
2. Le tableau liste chaque **Modèle** (icône de l'indicateur et titre), sa **Date limite** (« Aucune » si elle n'est pas définie) et sa date de **Mise à jour**.
3. Utilisez **Rechercher** pour trouver un modèle par titre.
4. Cliquez sur une ligne pour ouvrir et modifier le modèle.

## Créer un modèle

1. Cliquez sur **Nouveau modèle**. La page **Créer un modèle** s'ouvre.
2. Dans **Informations générales** (« Choisissez un titre, une description et une date limite. ») :
   - **Titre*** (obligatoire).
   - Description (facultative).
   - **Date limite** (facultative). Si vous en définissez une, les objectifs créés à partir du modèle auront cette date préremplie.
3. Dans **Type d'indicateur** (« Choisissez un indicateur pour suivre l’évolution de l’objectif. »), choisissez **Vrai/Faux**, **Nombre**, **Pourcentage** ou **Choix multiple** et renseignez ses valeurs :
   - Vrai/Faux, Nombre et Pourcentage : **Valeur de départ*** et **Valeur cible***.
   - Choix multiple : saisissez les options, utilisez **Ajouter une option** et cochez la ou les options qui comptent comme cible.
4. Cliquez sur **Enregistrer**.

Si vous fermez la page avant d'enregistrer, l'alerte « Vos modifications seront perdues » vous demande de confirmer : le modèle n'a pas encore été créé et toutes les informations saisies seront perdues si vous continuez.

## Utiliser un modèle

1. Cliquez sur **Nouvel objectif** (depuis Mes objectifs, Objectifs de l'équipe, le Tableau de bord ou une évaluation de compétences).
2. Choisissez **Utiliser un template existant**, puis **Continuer**.
3. Sélectionnez le type d'indicateur, puis le modèle dans **Choisissez un modèle**. Cliquez sur **Suivant**.
4. L'assistant s'ouvre avec le titre, la description, la date limite et l'indicateur déjà remplis. Choisissez les personnes chargées et le responsable, ajustez si besoin et cliquez sur **Créer**.

Voir [Créer un objectif](https://www.openaleph.io/fr/docs/goals/create-a-goal).

## Modifier un modèle

1. Cliquez sur le modèle dans la liste. La page **Modifier modèle** s'ouvre.
2. Modifiez les champs voulus et cliquez sur **Enregistrer**.

Les objectifs déjà créés à partir du modèle conservent leur contenu d'origine.

## Supprimer et restaurer un modèle

1. Dans la liste, ouvrez le menu à trois points du modèle et choisissez **Supprimer le modèle**.
2. Confirmez dans « Le modèle sera supprimé ». Les modèles supprimés sont conservés 30 jours, puis définitivement supprimés.

Pour récupérer un modèle :

1. Ouvrez le menu à côté du titre de la page et choisissez **Voir les modèles supprimés**.
2. Cliquez sur **Restaurer** sur le modèle, ou sur **Supprimer définitivement** pour l'effacer.

L'ouverture d'un modèle supprimé affiche une page en lecture seule avec les boutons **Restaurer** et **Supprimer définitivement** en haut.

## Questions fréquentes

### Je ne trouve pas mon modèle lors de la création d'un objectif.
Dans l'assistant, les modèles sont listés par type d'indicateur. Sélectionnez d'abord le type de votre modèle (par exemple **Nombre**). Les modèles supprimés ne sont pas proposés.

### Puis-je réserver un modèle à une équipe ?
Non. Les modèles forment une bibliothèque commune à toute l'entreprise, visible par tous les responsables créateurs et admins.

### Si je modifie un modèle, les objectifs existants sont-ils mis à jour ?
Non. Un modèle ne fait que préremplir les nouveaux objectifs. Les objectifs gardent les valeurs qu'ils avaient à leur création.

---

# Tableau de bord des objectifs

Source: https://www.openaleph.io/fr/docs/goals/dashboard
Roles: Admin à accès limité, Admin, Super admin

> Obtenez une vue d'ensemble de tous les objectifs dans Objectifs › Tableau de bord, avec indicateurs clés, filtres, vue tableau et Kanban par statut.

Le **Tableau de bord** du module Objectifs est la vue admin de tous les objectifs actifs de l'entreprise (ou, pour les admins à accès limité, de leur population). Il affiche quatre chiffres clés, un tableau filtrable et un Kanban où vous pouvez déplacer les objectifs d'un statut à l'autre par glisser-déposer.

## Avant de commencer

- Le Tableau de bord est accessible aux **Admins à accès limité**, **Admins** et **Super admins**.
- Les admins à accès limité ne voient que les objectifs des collaborateurs de leur population (voir [Admins à accès limité et périmètres](https://www.openaleph.io/fr/docs/administration/scoped-admins)). Les admins voient toute l'entreprise.
- Les objectifs supprimés ne sont pas pris en compte.

## Ouvrir le tableau de bord

Dans le menu latéral, allez dans **Objectifs › Tableau de bord**. La page indique « Une vue d'ensemble de tous les objectifs de l'entreprise. »

## Chiffres clés

| Carte | Ce qu'elle compte |
|---|---|
| **Total des objectifs** | Tous les objectifs actifs (non supprimés) que vous pouvez voir. |
| **Objectifs atteints** | Les objectifs dont l'indicateur a atteint sa valeur cible. |
| **Échéance ce mois-ci** | Les objectifs dont la date limite tombe dans le mois calendaire en cours. |
| **Membres actifs** | Le nombre de collaborateurs différents ayant au moins un objectif. |

> **Remarque :** « atteint » repose sur la valeur de l'indicateur, pas sur le statut de suivi. Un objectif passé en « Complété » sans avoir atteint sa valeur cible n'est pas compté comme atteint.

## Vue tableau

La vue **Tableau** liste les objectifs avec les colonnes **Objectif**, **Membre** (l'employé chargé), **Responsable**, **Date limite**, **Progression** (l'étiquette de complétion) et **Statut**. Cliquez sur une ligne pour ouvrir l'objectif (le bouton de retour indique **Retour au tableau de bord**).

- **Rechercher un objectif** filtre par titre.
- Les **filtres** permettent d'affiner par **Niveau d'accès**, **Sexe**, **Manager** du collaborateur, par les champs de profil personnalisés de votre entreprise (voir [Attributs des personnes](https://www.openaleph.io/fr/docs/administration/people-attributes)) et par **Statut** de l'objectif.
- La liste affiche 10 objectifs par page.

## Vue Kanban

1. Passez le sélecteur de vue de **Tableau** à **Kanban**.
2. Le tableau affiche une colonne par statut, dans l'ordre défini dans [Statuts des objectifs](https://www.openaleph.io/fr/docs/goals/settings-and-statuses), précédée d'une colonne **Sans statut**. Chaque colonne indique son nombre d'objectifs.
3. Chaque carte affiche le titre, l'étiquette de progression, l'employé chargé et la date limite (« Pas de date limite » si elle manque).
4. **Faites glisser une carte** dans une autre colonne pour changer le statut de l'objectif. Le changement est enregistré immédiatement et tracé dans l'historique de l'objectif. Les colonnes vides affichent « Déposez les objectifs ici ».
5. Cliquez sur une carte pour ouvrir l'objectif.

La recherche et les filtres s'appliquent aussi au Kanban. Si une colonne ne se charge pas, elle affiche « Le chargement a échoué. » avec un bouton **Réessayer**.

La vue choisie est conservée dans l'adresse de la page : vous pouvez mettre la vue Kanban en favori ou la partager.

## Créer un objectif depuis le tableau de bord

Si vous pouvez créer des objectifs, un bouton **Nouvel objectif** est disponible en haut du tableau de bord. Vous choisissez ici une seule personne ; le responsable est facultatif (le manager direct de la personne est utilisé si vous le laissez vide). Voir [Créer un objectif](https://www.openaleph.io/fr/docs/goals/create-a-goal).

## Questions fréquentes

### Je ne vois pas Tableau de bord dans le menu Objectifs.
Le Tableau de bord est réservé aux admins à accès limité et aux admins.

### Pourquoi Objectifs atteints ne correspond pas au nombre d'objectifs de ma colonne Complété ?
**Objectifs atteints** compte les objectifs dont l'indicateur a atteint la valeur cible. Les colonnes du Kanban reposent sur le statut de suivi, choisi manuellement.

### Puis-je exporter le tableau de bord ?
Le tableau de bord des objectifs ne propose pas d'export.

### Un objectif que j'ai déplacé est revenu dans sa colonne d'origine.
Le changement n'a pas pu être enregistré (par exemple problème réseau ou droits insuffisants). Actualisez la page et réessayez.

---

# Statuts des objectifs

Source: https://www.openaleph.io/fr/docs/goals/settings-and-statuses
Roles: Admin, Super admin

> Créez, renommez, recolorez, réordonnez et supprimez les statuts utilisés par tous les objectifs de votre entreprise dans Objectifs › Statuts.

Les statuts d'objectif sont les étiquettes de suivi affichées sur chaque objectif (par exemple **Pas commencé**, **En cours**, **Complété**). Ils apparaissent comme étiquettes colorées sur les objectifs, comme colonnes du Kanban et comme valeurs de filtre. Chaque entreprise a sa propre liste, gérée par les admins dans **Objectifs › Statuts**.

## Avant de commencer

- Créer, modifier, réordonner et supprimer des statuts est réservé aux **Admins** et **Super admins**. Les admins à accès limité peuvent ouvrir la page mais seulement consulter la liste.
- Les statuts sont indépendants de l'indicateur de l'objectif : un objectif peut atteindre sa valeur cible alors que son statut est encore « En cours », et inversement.

## Statuts par défaut

Chaque entreprise démarre avec trois statuts :

| Position | Statut | Couleur |
|---|---|---|
| 1 | Pas commencé | Gris |
| 2 | En cours | Orange |
| 3 | Complété | Vert |

Le **premier statut de la liste** est attribué automatiquement à chaque nouvel objectif. Réordonnez la liste si vous voulez que les nouveaux objectifs démarrent avec un autre statut.

## Ouvrir les paramètres

1. Dans le menu latéral, allez dans **Objectifs › Statuts**. La page indique « Configurez l'application Objectifs pour votre entreprise. »
2. La section **Statuts des objectifs** liste chaque statut avec sa couleur et le nombre d'objectifs qui l'utilisent. « Les statuts apparaissent sur chaque objectif — colonnes Kanban, cellules de tableau et filtres. Glissez pour réordonner. »

## Créer un statut

1. Cliquez sur **Nouveau statut** (ou **Créez votre premier statut** si la liste est vide).
2. Sous **Libellé**, saisissez le **Nom du statut*** (par exemple « En pause »).
3. Sous **Couleur**, choisissez une couleur : Gris, Bleu, Vert, Rouge, Violet, Orange, Turquoise foncé ou Rose.
4. Vérifiez l'**Aperçu**, puis cliquez sur **Créer**.

Le nouveau statut est ajouté en fin de liste et devient immédiatement disponible sur tous les objectifs.

## Modifier un statut

1. Ouvrez le menu à trois points du statut et choisissez **Modifier**.
2. Changez le libellé ou la couleur dans **Modifier le statut**.
3. Cliquez sur **Enregistrer**.

Le changement s'applique à tous les objectifs qui utilisent ce statut.

## Réordonner les statuts

Faites glisser un statut par sa poignée (icône pointillée à gauche) et déposez-le à sa nouvelle position. L'ordre est utilisé dans le sélecteur de statut des objectifs et pour les colonnes du Kanban, et le premier statut devient celui des nouveaux objectifs.

## Supprimer un statut

1. Ouvrez le menu à trois points du statut et choisissez **Supprimer**.
2. Confirmez dans « Supprimer le statut ? » : « Le statut "{label}" sera supprimé de votre application Objectifs. »

Les objectifs qui utilisaient ce statut ne sont pas supprimés : ils n'ont simplement plus de statut. Ils affichent **Non définie** dans les listes, **Aucun statut sélectionné** sur la page de l'objectif, et apparaissent dans la colonne **Sans statut** du Kanban.

> **Important :** la suppression d'un statut est irréversible. Si vous voulez seulement le renommer, utilisez **Modifier**.

## Questions fréquentes

### Puis-je avoir des statuts différents par équipe ?
Non. La liste des statuts est commune à toute l'entreprise.

### Passer un objectif en Complété le marque-t-il comme atteint ?
Non. « Atteint » repose sur la valeur de l'indicateur. Le statut est une étiquette distincte choisie manuellement.

### J'ai supprimé tous les statuts. Que se passe-t-il pour les nouveaux objectifs ?
Les nouveaux objectifs sont créés sans statut. Recréez un statut pour utiliser à nouveau les statuts.

### Les noms de statut sont-ils traduits ?
Tant que les trois statuts par défaut gardent leur nom d'origine, les objectifs les affichent dans la langue de chaque utilisateur. Les statuts que vous créez ou renommez s'affichent exactement tels que vous les avez saisis.

---

# Objectifs et évaluations de compétences

Source: https://www.openaleph.io/fr/docs/goals/goals-in-reviews
Roles: Employé, Manager, Responsable créateur, Admin à accès limité, Admin, Super admin

> Transformez une évaluation de compétences soumise en objectif, liez des objectifs aux campagnes d'évaluation et retrouvez les objectifs précédents pendant une évaluation.

Le module Objectifs est relié au module Compétences : un évaluateur peut transformer une évaluation terminée en objectif pour la personne évaluée, les objectifs peuvent être liés aux campagnes d'évaluation qui les concernent, et ces objectifs réapparaissent comme contexte lors des évaluations suivantes. Cette page détaille chaque lien.

> **Remarque :** ces fonctionnalités nécessitent les modules Objectifs et Compétences. Si votre entreprise n'a pas le module Objectifs, les propositions « Créer un objectif » n'apparaissent pas dans les évaluations.

## Créer un objectif depuis une évaluation soumise

Quand un évaluateur soumet une évaluation de compétences (voir [Répondre à une évaluation de compétences](https://www.openaleph.io/fr/docs/skills/answer-a-skills-review)), les réponses sont verrouillées et une fenêtre **Félicitations !** s'affiche : « Revue soumise avec succès, vos réponses sont verrouillées. Envie de transformer cette review en objectif pour cette personne ? Il aura son responsable, son échéance et son suivi. »

1. Cliquez sur **Créer un objectif** (ou **Retour aux évaluations** pour passer).
2. L'assistant **Nouvel objectif** s'ouvre avec :
   - la **personne évaluée** comme employé chargé (verrouillé) ;
   - **vous** comme responsable par défaut (modifiable) ;
   - la **campagne** de l'évaluation déjà ajoutée comme élément lié.
3. Choisissez **Commencer depuis le début** ou **Utiliser un template existant** et terminez l'assistant comme décrit dans [Créer un objectif](https://www.openaleph.io/fr/docs/goals/create-a-goal).
4. Cliquez sur **Créer**. La personne évaluée est notifiée.

Si vous avez fermé la fenêtre, vous pouvez y revenir plus tard : ouvrez l'évaluation soumise et cliquez sur le bouton **Créer un objectif** sous les réponses.

> **Droits d'accès :** la création d'un objectif nécessite le niveau d'accès Responsable créateur ou plus. Si vous êtes manager ou employé, demandez à un responsable créateur ou à un admin de créer l'objectif.

## Créer un objectif depuis la matrice d'une campagne

Dans la vue matrice d'une campagne d'évaluation, cliquer sur une personne évaluée ouvre le panneau **Détails de l'analyse** (voir [Résultats et exports](https://www.openaleph.io/fr/docs/skills/results-and-exports)). Cliquez sur **Create new goal** pour ouvrir le même assistant, avec cette personne comme employé chargé et cette campagne comme élément lié.

## Lier un objectif à des campagnes (éléments liés)

Un objectif peut être lié à une ou plusieurs campagnes d'évaluation de compétences. Les campagnes liées apparaissent sous forme de pastilles sous **Associés** en haut de la page de l'objectif.

1. Ouvrez le menu à trois points d'un objectif (page de l'objectif, Mes objectifs ou Objectifs de l'équipe) et choisissez **Définir les éléments liés**.
2. Sélectionnez une ou plusieurs campagnes. Seules les campagnes dans lesquelles l'employé chargé a été évalué sont proposées ; les campagnes supprimées sont exclues.
3. Cliquez sur **Enregistrer**. Le message « Éléments liés mis à jour avec succès. » confirme l'opération, et le changement est tracé dans l'historique de l'objectif (**Éléments associés mis à jour**).

Pour retirer un lien, rouvrez **Définir les éléments liés**, retirez la campagne et cliquez sur **Enregistrer**.

Côté évaluation, le panneau **Détails de l'analyse** d'une personne évaluée affiche un bloc **Associés** avec les objectifs liés à cette campagne, et un bouton **Edit related** pour choisir lesquels de ses objectifs sont liés.

## Objectifs issus des évaluations précédentes

Quand un évaluateur ouvre une évaluation, un bloc **Issu des reviews précédentes** indique « Ce qui a été demandé à cette personne la dernière fois. En lecture seule ici. » : les objectifs liés aux campagnes précédentes de cette personne. L'évaluateur repart ainsi de ce qui avait été convenu.

## Ouvrir un élément lié

Sur la page de l'objectif, une pastille liée avec une icône de lien externe peut être cliquée pour ouvrir la campagne. Les campagnes d'évaluation ne peuvent être ouvertes que par les responsables créateurs et plus ; pour les autres utilisateurs (par exemple l'employé chargé), la pastille est informative.

Si une campagne liée est supprimée, sa pastille disparaît de l'objectif ; l'objectif lui-même n'est pas affecté.

## Questions fréquentes

### J'ai soumis une évaluation mais je ne vois pas le bouton Créer un objectif.
Le bouton n'apparaît que si le module Objectifs est activé et que l'évaluation est soumise (verrouillée). Il n'est pas affiché dans la vue « toutes les réponses » d'une évaluation, et il est désactivé quand l'évaluation appartient à une campagne supprimée.

### Pourquoi ma campagne n'apparaît pas dans Définir les éléments liés ?
Seules les campagnes dans lesquelles l'employé chargé est évalué sont listées. Vérifiez que la personne faisait partie de cette campagne et que la campagne n'est pas supprimée.

### Puis-je lier un objectif à une campagne d'entretiens ?
Le sélecteur **Définir les éléments liés** ne propose que des campagnes d'évaluation de compétences.

### Puis-je créer des objectifs depuis un entretien ?
Pas directement depuis le formulaire d'entretien. Créez l'objectif depuis **Objectifs** (par exemple **Objectifs de l'équipe › Nouvel objectif**) après l'entretien.

---

# OKR

Source: https://www.openaleph.io/fr/docs/okr
Roles: Employé, Manager, Responsable créateur, Admin à accès limité, Admin, Super admin

> Pilotez vos Objectives and Key Results dans OpenAleph avec des plans OKR, des objectifs, des Key Results mesurables, un avancement consolidé automatiquement et des assignés.

Le module **OKR** (Objectives and Key Results) permet à votre entreprise de fixer des ambitions communes et mesurables pour une période et de les suivre ensemble. Un **plan OKR** couvre une période (un trimestre, une année...) et contient des **Objectifs** (ce que vous voulez accomplir), chacun mesuré par des **Key Results** (comment vous savez que vous y êtes). L'avancement est calculé automatiquement à partir des Key Results et remonte jusqu'à l'objectif et au plan.

> **Remarque :** OKR est un module sous licence. Si vous ne voyez pas **OKRs** dans le menu latéral, votre entreprise n'a peut-être pas activé le module ; adressez-vous à votre admin (voir [Modules et licences](https://www.openaleph.io/fr/docs/administration/modules-and-licences)).

## OKR ou Objectifs ?

OpenAleph propose deux modules distincts. Ils ne partagent aucune donnée, et une entreprise peut utiliser l'un, l'autre ou les deux.

| | OKR | Objectifs |
|---|---|---|
| But | Ambitions partagées (entreprise, équipe ou individuelles) pour une période | Objectifs personnels d'un collaborateur |
| Structure | Plan OKR › Objectif › Key Result › Key Result enfant | Un objectif à plat par personne |
| Personnes | Un responsable par élément, plus autant d'assignés que nécessaire | Un employé chargé, un responsable |
| Mesure | Key Results : Nombre, Pourcentage ou Vrai/Faux | Indicateur : Vrai/Faux, Nombre, Pourcentage ou Choix multiple |
| Avancement | Calculé en % et consolidé automatiquement (KR › objectif › plan) | Chaque objectif pour lui-même |
| Statuts | Cycle de vie fixe : En cours, À venir, Terminé, Archivé | Statuts de suivi personnalisables |
| Visibilité | Tous les OKR sont visibles par toute l'entreprise | Visible par la personne, ses managers et les admins |
| Application mobile | Web uniquement | Disponible dans l'application mobile |

Utilisez **OKR** pour une stratégie à laquelle plusieurs personnes contribuent, et [Objectifs](https://www.openaleph.io/fr/docs/goals) pour les objectifs individuels suivis entre un collaborateur et son manager.

## Notions clés

| Terme | Signification |
|---|---|
| Plan OKR | Un conteneur pour une période, avec un titre, une description, un responsable, des assignés, une date de début et une date limite. Son avancement est la moyenne de ses objectifs. |
| Objectif | Une ambition qualitative au sein d'un plan. Il a un responsable, un périmètre (Organisation ou Individuel), des assignés éventuels, une date de début et une date limite (par défaut celles du plan). Son avancement est la moyenne de ses Key Results. |
| Key Result (KR) | Un résultat mesurable qui indique si l'objectif est atteint. Il a un responsable, des assignés, des dates et un indicateur (Nombre, Pourcentage ou Vrai/Faux) avec une valeur de départ, une valeur cible et une valeur actuelle. |
| Key Result enfant | Un Key Result créé sous un autre Key Result pour le découper en sous-résultats mesurables. Le parent (Key Result « global ») tire alors son avancement de ses enfants. |
| Responsable | La personne qui rend compte d'un plan, d'un objectif ou d'un KR (champ **Responsable** dans l'interface). |
| Assignés | Les personnes qui contribuent à un plan, à un objectif d'organisation ou à ses KR. Elles peuvent mettre l'élément à jour et en sont notifiées. |
| Périmètre | **Organisation** (objectif partagé, qui peut avoir des assignés) ou **Individuel** (objectif personnel, sans assignés). |
| Statut | **En cours** ou **À venir** (fixé automatiquement selon la date de début), **Terminé** (manuel), **Archivé** (plans uniquement, s'applique à tout leur contenu). |
| Score | La tranche d'avancement d'un KR : Aucun progrès (0–29 %), Quelques progrès (30–69 %), Bien avancé (70–99 %), Atteint (100 %). |
| Dernières modifications | L'historique et les commentaires d'un plan, d'un objectif ou d'un KR. |

## Qui fait quoi

| Action | Employé / Manager | Responsable créateur | Admin à accès limité | Admin / Super admin |
|---|---|---|---|---|
| Voir tous les plans, objectifs et KR de l'entreprise | Oui | Oui | Oui | Oui |
| Créer un plan OKR | Non | Oui | Oui | Oui |
| Modifier, changer le statut, archiver ou supprimer un plan | S'il est responsable, assigné ou créateur du plan | Idem | Oui | Oui |
| Créer des objectifs dans un plan | S'il est responsable, assigné ou créateur du plan | Idem | Idem | Oui (tout plan non archivé) |
| Modifier objectifs et KR, mettre à jour les valeurs | S'il est responsable, assigné ou créateur de l'élément ou d'un de ses parents | Idem | Oui | Oui |

Voir [Visibilité et droits d'accès](https://www.openaleph.io/fr/docs/okr/visibility-and-permissions) pour le détail, et [Rôles et niveaux d'accès](https://www.openaleph.io/fr/docs/getting-started/roles-and-access) pour ce que permet chaque niveau d'accès dans OpenAleph.

## Où le trouver

Dans le menu latéral, ouvrez **OKRs** :

- **Objectives and KRs** (page « Objectifs et KRs ») : tous les objectifs de l'entreprise avec leurs Key Results, filtrables par plan, statut, progression, périmètre, responsable et date limite.
- **OKR Plans** (page « Plans OKR ») : la liste des plans par statut (En cours, À venir, Terminé) et les plans archivés.

Vos Key Results en cours apparaissent aussi sur la page d'accueil, dans la section « Key Results & autres objectifs ». Voir [Page d'accueil et navigation](https://www.openaleph.io/fr/docs/getting-started/home-and-navigation).

## Déroulé type

1. Un responsable créateur ou un admin crée un **plan OKR** pour la période dans **OKRs › OKR Plans › Nouveau plan OKR**, définit son responsable et ses dates, puis le premier objectif (et éventuellement son premier Key Result).
2. Le responsable du plan ajoute les **assignés** du plan et leur envoie les e-mails d'invitation.
3. Responsables et assignés ajoutent des **Objectifs** au plan et des **Key Results** à chaque objectif, avec un responsable, des dates et une mesure. Les gros KR peuvent être découpés en **Key Results enfants**.
4. Pendant la période, responsables et assignés des KR **mettent à jour la valeur actuelle** et commentent. L'avancement remonte vers l'objectif et le plan ; responsables et assignés reçoivent un e-mail quand un KR change de tranche de score.
5. Quand un KR, un objectif ou un plan est terminé, il est **marqué comme Terminé**. En fin de période, le plan peut être **archivé**.

## Notifications

Les notifications OKR sont envoyées par e-mail, jamais à la personne qui a fait le changement (voir aussi [Notifications et emails](https://www.openaleph.io/fr/docs/getting-started/notifications)) :

- quand vous devenez responsable ou assigné d'un plan, d'un objectif ou d'un KR (les assignés ne sont prévenus que si la personne qui les ajoute a choisi **Oui, envoyer les emails** ; les éléments encore à venir sont notifiés quand ils passent en cours) ;
- quand un objectif est ajouté à un plan dont vous êtes responsable ou assigné, ou un KR à un objectif dont vous êtes responsable ou assigné ;
- quand un KR dont vous êtes responsable ou assigné atteint Quelques progrès, Bien avancé ou Atteint ;
- quand un plan, un objectif ou un KR qui vous concerne est terminé, archivé ou supprimé.

## Pages de cette section

- [Objectifs et Key Results](https://www.openaleph.io/fr/docs/okr/objectives-and-key-results) : parcourir les OKR de l'entreprise, créer et modifier objectifs et Key Results.
- [Plans OKR](https://www.openaleph.io/fr/docs/okr/plans) : créer des plans, gérer leur statut, les archiver et les supprimer.
- [Mettre à jour les Key Results](https://www.openaleph.io/fr/docs/okr/update-key-results) : enregistrer l'avancement, commenter, suivre l'historique et marquer comme terminé.
- [Alignement et avancement](https://www.openaleph.io/fr/docs/okr/alignment) : comment plans, objectifs, Key Results et Key Results enfants s'articulent et comment l'avancement est calculé.
- [Visibilité et droits d'accès](https://www.openaleph.io/fr/docs/okr/visibility-and-permissions) : qui voit quoi, qui peut modifier quoi, responsables, assignés et e-mails.

---

# Objectifs et Key Results

Source: https://www.openaleph.io/fr/docs/okr/objectives-and-key-results
Roles: Employé, Manager, Responsable créateur, Admin à accès limité, Admin, Super admin

> Parcourez les objectifs de l'entreprise dans OKRs › Objectives and KRs, filtrez-les, et créez, modifiez, terminez et supprimez objectifs et Key Results.

La page **Objectifs et KRs** est la page principale des OKR : elle liste les objectifs de l'entreprise avec leurs Key Results, pour que chacun voie sur quoi l'entreprise travaille et où elle en est. C'est aussi là que responsables et assignés créent et gèrent objectifs et Key Results.

## Parcourir les objectifs

1. Dans le menu latéral, allez dans **OKRs › Objectives and KRs**. La page s'intitule **Objectifs et KRs**, « OKR actuels de votre entreprise ».
2. Utilisez les commandes en haut :
   - **Plan OKR** : choisissez un plan, ou **All** (par défaut) pour voir les objectifs de tous les plans.
   - **Afficher uniquement mes OKR** : activé par défaut. Ne garde que les objectifs dont vous êtes responsable ou assigné du plan, de l'objectif ou de l'un de ses Key Results (ou Key Results enfants). Désactivez-le pour voir tous les objectifs de l'entreprise.
   - **Rechercher** : trouver des objectifs par titre.
   - **Filtres** : **Statut** (En cours est sélectionné par défaut à la première ouverture), **Progression**, **Périmètre**, **Responsable** et **Date limite**.
3. Chaque objectif s'affiche sous forme de carte : « Objectif | Organisationnel » ou « Objectif | Individuel », le titre, les dates, le responsable et le pourcentage d'avancement.
4. Cliquez sur une carte pour la déplier. Vous y trouvez :
   - **Infos de l’objectif** : responsable, assignés et description ;
   - le graphique **Évolution de la progression** avec l'avancement actuel (« L’OKR est à ... d’avancement », ou « L’OKR n’a pas encore commencé. ») ;
   - **Dernières modifications** : historique et commentaires de l'objectif ;
   - la liste de ses **Key Results**, chacun avec son avancement, que vous pouvez déplier à leur tour.

Vos filtres sont conservés dans l'adresse de la page : vous pouvez mettre une vue filtrée en favori ou la partager.

## Créer un objectif

### Avant de commencer

- Vous pouvez créer un objectif dans un plan si vous êtes responsable, assigné ou créateur de ce plan, ou si vous êtes admin. Le plan ne doit pas être archivé.
- Le bouton **Nouvel Objectif** n'apparaît que si vous pouvez créer des objectifs dans au moins un plan en cours ou à venir.

### Étapes

1. Cliquez sur **Nouvel Objectif** sur la page Objectifs et KRs, ou sur **Nouvel objectif** sur la page d'un plan (voir [Plans OKR](https://www.openaleph.io/fr/docs/okr/plans)).
2. Remplissez la fenêtre **Créer Objectif** :
   - **Plan OKR parent** : le plan auquel appartient l'objectif (déjà rempli et verrouillé si vous partez d'un plan).
   - **Titre de l’Objectif*** (70 caractères maximum) et, avec **Ajouter une description**, une description.
   - **Responsable*** : la personne qui rend compte de l'objectif.
   - **Périmètre*** : **Organisation** (objectif partagé, qui peut avoir des assignés) ou **Individuelle** (objectif personnel, sans assignés). Organisation est sélectionné par défaut.
   - **Durée** : **Date de début*** et **Date limite***.
3. Cliquez sur **Créer Objectif**. Un message confirme la création de l'objectif.

Si vous partez de la page d'un plan, le responsable et les dates sont pré-remplis avec ceux du plan. Si vous partez de **Objectifs et KRs**, choisissez vous-même le responsable et les dates. Le statut de l'objectif est **En cours** ou **À venir** selon sa date de début. Le responsable et les assignés du plan reçoivent un e-mail signalant le nouvel objectif (sauf vous).

## Ajouter un Key Result à un objectif

1. Ouvrez le menu à trois points de l'objectif et choisissez **Ajouter un Key Result** (ou cliquez sur **Ajouter le premier Key Result** dans un objectif qui n'en a aucun : « Aucun Key Result ajouté pour le moment »).
2. Remplissez la fenêtre **Créer un Key Result** :
   - **Objectif parent** : déjà rempli, en lecture seule.
   - **Informations générales** : **Titre du Key Result*** (70 caractères maximum) et une description facultative.
   - **Responsable** : par défaut le responsable de l'objectif.
   - **Durée** : **Date de début*** et **Date limite***, préremplies avec les dates de l'objectif. Vous pouvez les raccourcir.
   - **Type d'indicateur** : voir le tableau ci-dessous.
3. Cliquez sur **Créer Key Result**.

« La Valeur de départ est la valeur initiale, et la Valeur cible est l’objectif à atteindre. La progression est mesurée entre ces deux points. »

| Type d'indicateur | Valeurs | Avancement |
|---|---|---|
| **Nombre** | **Valeur de départ*** et **Valeur cible*** (nombres entiers, par exemple 0 et 50 démos). | Part du chemin parcouru entre départ et cible, en %. Peut dépasser 100 %. |
| **Pourcentage** | **Starting %*** et **Target %*** (nombres entiers, par exemple 20 et 80). | Même calcul que Nombre. |
| **Vrai/Faux** | Valeur de départ **Faux** ou **Vrai**, et l'inverse comme cible. | 0 % tant que la valeur n'a pas changé, puis 100 %. |

La valeur de départ et la valeur cible doivent être différentes. La valeur actuelle démarre à la valeur de départ.

Le responsable et les assignés de l'objectif reçoivent un e-mail signalant le nouveau Key Result. Pour découper un Key Result, ajoutez des **Key Results enfants** (voir [Alignement et avancement](https://www.openaleph.io/fr/docs/okr/alignment)).

## Actions sur un objectif

Ouvrez le menu à trois points d'une carte objectif :

| Action | Effet |
|---|---|
| **Ajouter un Key Result** | Ajoute un Key Result à l'objectif. |
| **Éditer l’Objectif** | Modifie le titre, la description, le responsable ou le périmètre. Passer le périmètre à Individuel retire tous les assignés de l'objectif et de ses Key Results. |
| **Gérer les assignés** | Objectifs d'organisation uniquement. Voir [Visibilité et droits d'accès](https://www.openaleph.io/fr/docs/okr/visibility-and-permissions). |
| **Marquer ‘Terminé’** | Demande « Appliquer le statut « Terminé » aux KRs enfants ? » : **Tout terminer** termine aussi tous ses Key Results et Key Results enfants ; **Uniquement cet objectif** ne termine que l'objectif. |
| **Marquer comme ‘En cours/À venir’** | Sur un objectif terminé : « L’Objectif reviendra au statut ‘En cours’ ou ‘A venir’ en fonction de sa date de début. Le statut de ses Key Results ne sera pas mis à jour. » |
| **Supprimer l’Objectif** | « Supprimer l’Objectif va supprimer aussi tous ses Key Results. Cette action est définitive. » |

## Actions sur un Key Result

Ouvrez le menu à trois points d'un Key Result, ou la barre du haut de sa page (ouvrez le KR, puis **Voir détails**) :

| Action | Effet |
|---|---|
| **Ajouter un Key Result** | Ajoute un Key Result enfant (indisponible sur un Key Result enfant). |
| **Modifier Key Result** | Modifie titre, description, responsable, dates et type/valeurs d'indicateur. Le type d'indicateur n'est pas modifiable sur un KR qui a des KR enfants. |
| **Gérer les assignés** | Uniquement pour les KR d'un objectif d'organisation. |
| **Marquer ‘Terminé’** | Propose **Tout terminer** (le KR et ses enfants) ou **Terminer ce Key Result**. |
| **Marquer comme ‘En cours/À venir’** | Remet un KR terminé en cours ou à venir selon sa date de début. |
| **Supprimer Key Result** | « Cette action supprimera définitivement ce Key Result. S’il contient des Key Results enfants, ils seront également supprimés. » |

La mise à jour de la valeur et les commentaires sont décrits dans [Mettre à jour les Key Results](https://www.openaleph.io/fr/docs/okr/update-key-results).

## Questions fréquentes

### Je ne vois pas le bouton Nouvel Objectif.
Vous ne pouvez créer des objectifs que dans les plans dont vous êtes responsable, assigné ou créateur (ou en tant qu'admin). Demandez au responsable du plan de vous ajouter comme assigné, ou adressez-vous à votre admin.

### La page affiche moins d'objectifs que prévu.
Vérifiez **Afficher uniquement mes OKR** (activé par défaut), le sélecteur **Plan OKR** et le filtre **Statut** (En cours par défaut).

### Je ne peux pas ajouter d'assignés à un objectif.
Les assignés ne sont possibles que sur les objectifs **Organisation**. Modifiez le périmètre de l'objectif, ou désignez les personnes comme responsables de Key Results.

### Puis-je restaurer un objectif ou un Key Result supprimé ?
Non. La suppression d'un objectif ou d'un Key Result est définitive, avec tout ce qu'il contient.

### Puis-je utiliser les OKR sur l'application mobile ?
Non, les OKR sont disponibles uniquement sur l'application web.

---

# Plans OKR

Source: https://www.openaleph.io/fr/docs/okr/plans
Roles: Responsable créateur, Admin à accès limité, Admin, Super admin

> Créez des plans OKR pour une période, définissez responsable, assignés et dates, puis terminez, archivez, désarchivez ou supprimez-les.

Un **plan OKR** regroupe les objectifs d'une période (par exemple « 2026 – T3 » ou « Plan commercial 2026 »). Il a un titre, une description, un responsable, des assignés, une date de début et une date limite. Son avancement est la moyenne de l'avancement de ses objectifs.

## Avant de commencer

- La création d'un plan nécessite le niveau d'accès **Responsable créateur** ou plus.
- Modifier un plan, changer son statut, l'archiver ou le supprimer est possible pour son responsable, ses assignés, son créateur, les admins à accès limité et les admins.
- Toute personne ayant accès aux OKR voit tous les plans.

## Parcourir les plans

1. Dans le menu latéral, allez dans **OKRs › OKR Plans**. La page **Plans OKR** indique « Définissez des objectifs mesurables à l’aide de Plans, Objectives et Key Results. »
2. Utilisez les onglets **En cours**, **À venir** et **Terminé** (chacun affiche un compteur).
3. Le tableau affiche le **Titre** (avec le nombre d'OKR), le **Responsable**, la **Date de début**, la **Date limite** et la **Progression** (rouge sous 30 %, orange de 30 à 69 %, vert à partir de 70 % ; bleu pour les plans à venir).
4. Utilisez **Rechercher** et les filtres **Responsable**, **Progression** et **Date limite**.
5. Cliquez sur un plan pour ouvrir sa page.

## Statuts d'un plan

| Statut | Comment il est fixé |
|---|---|
| **En cours** | Automatiquement, quand la date de début est aujourd'hui ou passée. |
| **À venir** | Automatiquement, quand la date de début est future. Le plan passe en cours à sa date de début. |
| **Terminé** | Manuellement, avec **Marquer ‘Terminé’**. |
| **Archivé** | Manuellement, avec **Archiver**. Les plans archivés n'apparaissent plus dans les onglets. |

## Créer un plan

1. Sur **Plans OKR**, cliquez sur **Nouveau plan OKR**.
2. Étape 1 de **Créer plan OKR** :
   - **Titre du plan OKR*** (70 caractères maximum) et, avec **Ajouter une description**, une description.
   - **Responsable** : vous par défaut.
   - **Durée** : **Date de début*** et **Date limite***.
3. Cliquez sur **Suivant**.
4. Étape 2, **Définir votre premier OKR** :
   - **Objectif*** : **Titre de l’Objectif***, responsable (vous par défaut) et **Périmètre** (Individuelle ou Organisationnel).
   - **Key Result** (facultatif) : titre, responsable et type d'indicateur avec ses valeurs de départ et cible. Remplissez tous les champs du Key Result ou laissez-les tous vides (« Veuillez remplir tous les champs de Key Result ou laissez-les tous vides. »).
5. Cliquez sur **Créer plan OKR**. « Le plan OKR a bien été créé. » s'affiche et la page du plan s'ouvre.

## La page d'un plan

La page d'un plan affiche le titre et le statut, les dates, le **Responsable** et les **Employé(s) chargé(s)** (assignés), la description, puis les objectifs dans les onglets **En cours**, **À venir** et **Terminé**.

La barre du haut donne accès à :

- l'icône crayon (**Modifier**) : titre, description, responsable et dates. Changer la date de début recalcule En cours / À venir ;
- l'icône d'historique (**Dernières modifications**) : historique et commentaires du plan ;
- le menu **Plus** : **Marquer ‘Terminé’** ou **Marquer comme ‘En cours/À venir’**, **Archiver** ou **Désarchiver**, **Gérer les assignés**, **Supprimer le plan OKR** ;
- **Nouvel objectif** : ajouter un objectif à ce plan (voir [Objectifs et Key Results](https://www.openaleph.io/fr/docs/okr/objectives-and-key-results)).

## Terminer un plan

1. Choisissez **Marquer ‘Terminé’** (menu **Plus** de la page du plan, ou menu de la ligne dans l'onglet **En cours**).
2. Confirmez : « Marquer le plan OKR comme ‘Terminé’ ne mettra pas automatiquement à jour le statut de ses Objectifs et Key Results. »

Pour le rouvrir, utilisez **Marquer comme ‘En cours/À venir’** : « Le plan OKR reviendra au statut ‘En cours’ ou ‘A venir’ en fonction de ses dates. »

Le responsable, les assignés du plan et les personnes impliquées dans ses objectifs et KR reçoivent un e-mail quand le plan est terminé.

## Archiver et désarchiver un plan

1. Choisissez **Archiver** et confirmez « Tous les Objectifs et KRs seront archivés » : « Archiver le plan OKR va archiver aussi ses Objectifs et Key Results. Le calcul de la progression globale et individuelle sera suspendu. »
2. Le plan disparaît des onglets. Sa page affiche « Ce plan est archivé — Pour voir la liste des objectifs, désarchiver cet OKR plan. » Aucun objectif ne peut être ajouté à un plan archivé.

Pour le récupérer, cliquez sur **Voir les plans OKR archivés** dans le menu en haut de **Plans OKR**, puis sur l'icône **Désarchiver** (ou **Désarchiver** depuis la page du plan). « Le plan OKR et tous ses Objectifs et Key Results vont revenir en ‘En cours’ ou ‘À venir’ en fonction de leurs dates. »

## Supprimer un plan

Choisissez **Supprimer le plan OKR** et confirmez « Tous les Objectifs et KRs seront supprimés » : « Supprimer le plan OKR va supprimer aussi tous ses Objectifs et Key Results. Cette action est définitive. » Les plans archivés peuvent aussi être supprimés depuis **Voir les plans OKR archivés** (**Supprimer définitivement**).

Les responsables et assignés du plan, de ses objectifs et de ses KR reçoivent un e-mail de suppression.

## Questions fréquentes

### Je ne vois pas le bouton Nouveau plan OKR.
La création de plans nécessite le niveau d'accès Responsable créateur ou plus.

### Mon plan est À venir alors qu'il devrait être en cours.
Le statut suit la date de début. Modifiez le plan et vérifiez sa **Date de début**.

### Terminer un plan termine-t-il ses objectifs ?
Non. Terminez les objectifs et KR séparément (un objectif peut terminer tous ses KR d'un coup avec **Tout terminer**). Seul l'archivage s'applique à tout le contenu du plan.

### Quelle différence entre le responsable et les assignés d'un plan ?
Le responsable rend compte du plan. Les assignés y contribuent. Tous peuvent modifier le plan, y ajouter des objectifs et le gérer, et tous reçoivent les e-mails du plan. Voir [Visibilité et droits d'accès](https://www.openaleph.io/fr/docs/okr/visibility-and-permissions).

---

# Mettre à jour les Key Results

Source: https://www.openaleph.io/fr/docs/okr/update-key-results
Roles: Employé, Manager, Responsable créateur, Admin à accès limité, Admin, Super admin

> Enregistrez l'avancement d'un Key Result, commentez, consultez les dernières modifications, comprenez les scores et marquez les Key Results comme terminés.

C'est sur les Key Results que l'avancement s'enregistre. À chaque évolution de la valeur mesurée, le responsable du KR ou un assigné met à jour la **valeur actuelle**, idéalement avec un court commentaire. L'avancement remonte ensuite automatiquement vers l'objectif et le plan.

## Avant de commencer

- Vous pouvez mettre à jour un Key Result si vous en êtes responsable, assigné ou créateur, si vous êtes responsable, assigné ou créateur de son objectif, de son plan ou (pour un KR enfant) de son KR parent, ou si vous êtes admin à accès limité ou admin.
- Un Key Result qui a des Key Results enfants (Key Result « global ») ne se met pas à jour directement : sa valeur est calculée à partir de ses enfants. Mettez à jour les KR enfants.

## Retrouver vos Key Results

- Sur **OKRs › Objectives and KRs**, laissez **Afficher uniquement mes OKR** activé, dépliez un objectif et repérez le KR dans sa liste.
- Sur la page d'accueil, la section « Key Results & autres objectifs » liste vos KR en cours et à venir.
- Cliquez sur un Key Result (ou **Voir détails**) pour ouvrir sa page. Le haut de la page affiche le chemin plan › objectif › (KR parent) › KR.

## Mettre à jour la valeur actuelle

1. Cliquez sur **Mettre à jour la valeur** (sur la carte du KR ou sur sa page).
2. Saisissez la nouvelle valeur :
   - **Nombre** ou **Pourcentage** : saisissez la valeur dans **Valeur actuelle** (nombre entier, positif ou nul) ;
   - **Vrai/Faux** : choisissez **Vrai** ou **Faux**.
3. Ajoutez éventuellement un **Commentaire** pour expliquer le changement.
4. Cliquez sur **Enregistrer**. Un message confirme la mise à jour.

Ensuite :

- L'avancement du KR, son graphique **Évolution de la progression**, son objectif et son plan sont recalculés.
- Le changement et son commentaire sont tracés dans **Dernières modifications** (**Valeur actuelle mise à jour**).
- Si le KR atteint **70 % ou plus**, OpenAleph demande « Marquer le Key Result comme ‘Terminé’ ? » : « Ce résultat clé a atteint un progrès de 70 % ou plus, bon travail ! Voulez-vous marquer son statut comme ‘Terminé’ ? » Cliquez sur **Marquer ‘Terminé’** ou **Non, merci**.
- Si le KR change de tranche de score, son responsable et ses assignés (sauf vous) reçoivent un e-mail.

## Scores et couleurs

| Score | Avancement | Couleur |
|---|---|---|
| Aucun progrès | 0–29 % | Rouge |
| Quelques progrès | 30–69 % | Orange |
| Bien avancé | 70–99 % | Vert |
| Atteint | 100 % et plus | Vert |

Les éléments à venir affichent leur avancement en bleu, puisqu'ils n'ont pas commencé.

## Commenter et consulter l'historique

- Cliquez sur **Ajouter un commentaire** sur le KR (ou saisissez-le dans **Ajouter un commentaire** en bas du panneau **Dernières modifications**) pour publier un commentaire sans changer la valeur.
- Ouvrez **Dernières modifications** (icône d'historique dans la barre du haut de la page du KR ou du plan, ou bloc **Derniers événements et commentaires** de la carte du KR) pour lire la chronologie : valeurs mises à jour, titres, responsables, descriptions, types d'indicateur et statuts modifiés, Key Results ajoutés ou supprimés, et commentaires.
- Un commentaire peut être supprimé (**Supprimer le commentaire**, puis confirmer « Le commentaire sera supprimé ») par son auteur, par le responsable de l'élément ou par un admin.

Les objectifs et les plans ont le même panneau **Dernières modifications** et peuvent aussi être commentés.

## Marquer un Key Result comme terminé

1. Ouvrez le menu à trois points du KR (ou le menu **Plus** sur sa page) et choisissez **Marquer ‘Terminé’**.
2. Confirmez « Marquer le Key Result comme ‘Terminé’ ? » : **Tout terminer** termine aussi ses Key Results enfants ; **Terminer ce Key Result** ne termine que celui-ci.

Un KR terminé n'apparaît plus avec le filtre de statut **En cours**. Pour le rouvrir, choisissez **Marquer comme ‘En cours/À venir’** : il revient en cours ou à venir selon sa date de début. Responsables et assignés reçoivent un e-mail quand un KR est terminé.

## Questions fréquentes

### Le bouton Mettre à jour la valeur n'apparaît pas.
Soit vous n'avez pas de droits sur ce KR (vous n'en êtes ni responsable, ni assigné, ni créateur, et vous n'êtes pas impliqué dans son objectif ou son plan), soit le KR a des Key Results enfants et est calculé automatiquement.

### Ma valeur est refusée.
Les valeurs Nombre et Pourcentage doivent être des nombres entiers, positifs ou nuls.

### L'avancement dépasse 100 %.
Pour les KR Nombre et Pourcentage, l'avancement peut dépasser 100 % quand la valeur actuelle dépasse la cible. Dans la moyenne de l'objectif et du plan, chaque KR compte au maximum pour 100 %.

### Mettre à jour un KR prévient-il quelqu'un ?
Seulement quand le KR change de tranche de score (Quelques progrès, Bien avancé, Atteint), et jamais la personne qui fait la mise à jour.

---

# Alignement et avancement

Source: https://www.openaleph.io/fr/docs/okr/alignment
Roles: Employé, Manager, Responsable créateur, Admin à accès limité, Admin, Super admin

> Comment plans OKR, objectifs, Key Results et Key Results enfants s'articulent, comment dates et statuts se répercutent, et comment l'avancement est calculé.

Dans OpenAleph, les OKR sont organisés en arbre. Chaque niveau contribue à celui du dessus : un changement sur un seul Key Result se répercute sur son objectif et sur tout le plan. Cette page explique la structure, les périmètres et le calcul de l'avancement.

## La structure

| Niveau | Appartient à | Exemple |
|---|---|---|
| Plan OKR | Votre entreprise | « 2026 – S2 » |
| Objectif | Un plan | « Devenir l'outil de référence de nos clients » |
| Key Result | Un objectif | « Atteindre un NPS de 50 » |
| Key Result enfant | Un Key Result | « Mener 40 entretiens clients » |

L'arbre s'arrête aux Key Results enfants : un Key Result enfant ne peut pas avoir ses propres enfants.

## Objectifs d'organisation et objectifs individuels

Chaque objectif a un **Périmètre** :

- **Organisation** : un objectif partagé (entreprise, département ou équipe). Lui et ses Key Results peuvent avoir des assignés, qui contribuent et sont notifiés.
- **Individuel** : un objectif personnel porté par son responsable. Il ne peut pas avoir d'assignés, ses Key Results non plus. Passer un objectif en Individuel retire tous les assignés existants de l'objectif et de ses KR.

Utilisez le filtre **Périmètre** sur la page Objectifs et KRs pour afficher l'un ou l'autre.

Il n'existe pas de lien automatique entre objectifs de plans différents, ni entre les modules OKR et Objectifs : l'alignement se fait au sein d'un plan, par l'arbre ci-dessus et par le choix des responsables et contributeurs de chaque élément.

## Key Results enfants

Utilisez des Key Results enfants pour découper un gros Key Result en parties mesurables, par exemple par équipe ou par personne.

1. Ouvrez le menu à trois points du Key Result et choisissez **Ajouter un Key Result**, ou ouvrez la page du KR et cliquez sur **Ajouter Key Result**.
2. Le **Key Result Parent** est déjà renseigné. Le KR enfant reprend par défaut les dates et le responsable du parent ; modifiez-les si besoin.
3. Choisissez son indicateur et ses valeurs, puis cliquez sur **Créer Key Result**.

Le parent devient alors un Key Result global : sa page liste ses enfants dans un bloc **Key Results** (avec les onglets **En cours**, **À venir** et **Terminé**), son avancement est calculé à partir d'eux (la valeur saisie auparavant sur le parent n'est plus utilisée) et **Mettre à jour la valeur** disparaît. Son type d'indicateur ne peut plus être modifié.

## Calcul de l'avancement

| Élément | Avancement |
|---|---|
| Key Result Nombre ou Pourcentage | (valeur actuelle − valeur de départ) ÷ (valeur cible − valeur de départ), en %, arrondi. Jamais sous 0 %, peut dépasser 100 %. Fonctionne aussi pour les cibles décroissantes (par exemple de 20 incidents à 5). |
| Key Result Vrai/Faux | 0 % tant que la valeur actuelle est la valeur de départ, 100 % dès qu'elle change. |
| Global Key Result (avec enfants) | Moyenne de ses Key Results enfants, chacun comptant au maximum pour 100 %. |
| Objectif | Moyenne de ses Key Results (les enfants comptent à travers leur parent), chacun au maximum pour 100 %. 0 % sans Key Result. |
| Plan OKR | Moyenne de ses objectifs. 0 % sans objectif. |

> **Important :** un Key Result Nombre ou Pourcentage dont la valeur cible est 0 affiche toujours 0 % d'avancement. Pour un objectif « ramener à zéro », utilisez un Key Result Vrai/Faux ou une cible de 1.

Exemple : un objectif a deux KR. Le KR 1 va de 0 à 10 clients et en est à 5 (50 %). Le KR 2 est Vrai/Faux et atteint (100 %). L'objectif est à 75 %. Si le plan a un second objectif à 25 %, le plan est à 50 %.

## Dates et statuts d'un niveau à l'autre

- Un objectif a ses propres dates, pré-remplies avec celles du plan quand vous le créez depuis la page du plan. Un Key Result reprend par défaut celles de son objectif, et un KR enfant celles de son parent ; les dates des KR sont ajustables.
- Chaque élément est **En cours** ou **À venir** selon sa propre date de début, et bascule automatiquement.
- **Terminé** se fixe élément par élément. Quand vous terminez un objectif ou un KR, vous choisissez si ses enfants sont terminés aussi (**Tout terminer**). Terminer un plan ne termine pas son contenu.
- **Archiver** un plan archive tous ses objectifs et Key Results ; le désarchiver les remet tous en cours ou à venir.
- **Supprimer** un élément supprime tout ce qu'il contient.

## Questions fréquentes

### Pourquoi je ne peux pas mettre à jour la valeur d'un Key Result ?
Il a des Key Results enfants. Sa valeur est calculée à partir d'eux.

### Un Key Result enfant peut-il avoir ses propres enfants ?
Non. La profondeur maximale est plan › objectif › Key Result › Key Result enfant.

### Puis-je relier un objectif à un objectif d'un autre plan ?
Non. Chaque objectif appartient à un seul plan et il n'existe pas de lien entre plans.

### Pourquoi mon objectif n'atteint pas 100 % alors qu'un KR est à 150 % ?
Chaque Key Result compte au maximum pour 100 % dans la moyenne de l'objectif : un KR au-delà de sa cible ne compense pas un autre en retard.

---

# Visibilité et droits d'accès

Source: https://www.openaleph.io/fr/docs/okr/visibility-and-permissions
Roles: Employé, Manager, Responsable créateur, Admin à accès limité, Admin, Super admin

> Qui voit les OKR, qui peut créer et modifier plans, objectifs et Key Results, comment gérer responsables et assignés, et quels e-mails sont envoyés.

Les OKR sont conçus pour être transparents : toute l'entreprise voit tous les plans, objectifs et Key Results. Ce que vous pouvez **modifier** dépend de votre rôle et du fait d'être responsable, assigné ou créateur d'un élément ou de l'un de ses parents.

## Qui voit quoi

- Toute personne ayant accès au module OKR voit tous les plans dans **OKRs › OKR Plans** et tous les objectifs dans **OKRs › Objectives and KRs**.
- **Afficher uniquement mes OKR** (activé par défaut sur la page Objectifs et KRs) restreint la liste aux objectifs dont vous êtes responsable ou assigné du plan, de l'objectif, de l'un de ses Key Results ou Key Results enfants. Désactivez-le pour tout voir.
- La page d'accueil liste vos propres Key Results en cours et à venir (comme responsable ou assigné).
- Les OKR ne sont pas disponibles dans l'[application mobile](https://www.openaleph.io/fr/docs/getting-started/mobile-app).

## Qui peut faire quoi

Les niveaux d'accès sont décrits dans [Niveaux d'accès](https://www.openaleph.io/fr/docs/administration/access-levels) ; pour les admins à accès limité, voir [Admins à accès limité et périmètres](https://www.openaleph.io/fr/docs/administration/scoped-admins).

| Action | Qui |
|---|---|
| Créer un plan OKR | Responsables créateurs, admins à accès limité, admins, super admins |
| Modifier un plan, changer son statut, l'archiver, le désarchiver, le supprimer, gérer ses assignés | Son responsable, ses assignés et son créateur ; admins à accès limité et admins |
| Créer un objectif dans un plan | Responsable, assignés ou créateur du plan ; admins. Pas dans un plan archivé. |
| Modifier, terminer, supprimer un objectif, gérer ses assignés | Responsable, assignés ou créateur de l'objectif ou de son plan ; admins à accès limité et admins |
| Créer un Key Result ou un KR enfant | Responsable, assignés ou créateur de l'objectif, du plan ou du KR parent ; admins. Pas sous un élément archivé. |
| Modifier, mettre à jour la valeur, terminer, supprimer un Key Result, gérer ses assignés | Responsable, assignés ou créateur du KR ou de l'un de ses parents (KR parent, objectif, plan) ; admins à accès limité et admins |
| Commenter | Toute personne qui peut ouvrir l'élément |
| Supprimer un commentaire | Son auteur, le responsable de l'élément, les admins |

Les boutons et entrées de menu auxquels vous n'avez pas droit sont masqués.

## Responsables

Chaque plan, objectif et Key Result a exactement un responsable, la personne qui en rend compte (champ **Responsable**). Il se choisit dans le formulaire de création ou de modification et vaut vous par défaut (pour un KR, le responsable de l'objectif ou du KR parent). Le nouveau responsable reçoit un e-mail quand le responsable change.

## Gérer les assignés

Les assignés sont les contributeurs d'un plan, d'un objectif **Organisation**, ou d'un KR d'un objectif Organisation.

1. Ouvrez le menu de l'élément (menu **Plus** sur la page d'un plan ou d'un KR, menu à trois points sur une carte objectif ou KR) et choisissez **Gérer les assignés**.
2. Dans **Gérer les assignés**, sélectionnez les personnes dans la liste (recherche et filtres disponibles).
3. Pour un objectif ou un KR, cochez **Inclure les assignés du parent.** pour ajouter aussi les assignés du plan (ou de l'objectif).
4. Cliquez sur **Continuer**.
5. Choisissez si les nouveaux assignés reçoivent un e-mail : **Envoyer les invitations ?** › **Oui, envoyer les emails** ou **Non**.

Les objectifs individuels (et leurs KR) ne peuvent pas avoir d'assignés. Les éléments archivés ne sont pas modifiables.

## E-mails envoyés par les OKR

La personne qui réalise l'action ne reçoit jamais l'e-mail.

| Événement | Destinataires |
|---|---|
| Vous devenez responsable d'un plan, d'un objectif ou d'un KR | Le nouveau responsable |
| Vous êtes ajouté comme assigné | Les nouveaux assignés, si **Oui, envoyer les emails** a été choisi. Pour les éléments à venir, l'e-mail part quand ils passent en cours. |
| Un objectif est ajouté à un plan | Le responsable et les assignés du plan |
| Un Key Result est ajouté à un objectif | Le responsable et les assignés de l'objectif |
| Un KR atteint Quelques progrès, Bien avancé ou Atteint | Le responsable et les assignés du KR |
| Un plan, un objectif ou un KR est terminé | Les responsables et assignés concernés |
| Un plan est archivé | Les responsables et assignés du plan et de tout son contenu |
| Un plan, un objectif ou un KR est supprimé | Les responsables et assignés de l'élément supprimé et de son contenu |

## Questions fréquentes

### Puis-je masquer un OKR aux autres collaborateurs ?
Non. Tous les OKR sont visibles par toute personne de l'entreprise ayant accès au module.

### Je suis assigné mais je n'ai pas reçu d'e-mail.
Les e-mails aux assignés ne partent que si la personne qui vous a ajouté a choisi **Oui, envoyer les emails**, et seulement une fois l'élément en cours.

### Pourquoi je ne peux pas modifier un objectif que je vois ?
Il faut en être responsable, assigné ou créateur, être impliqué dans son plan, ou être admin. Demandez au responsable du plan de vous ajouter comme assigné.

### Un manager peut-il modifier automatiquement les OKR de son équipe ?
Non. Les droits OKR ne suivent pas la ligne hiérarchique. Un manager doit être responsable, assigné ou créateur de l'élément ou de l'un de ses parents.

---

# Compétences

Source: https://www.openaleph.io/fr/docs/skills
Roles: Employé, Manager, Responsable créateur, Admin à accès limité, Admin

> Présentation du module Compétences d'OpenAleph - grille de compétences, modèles d'évaluation, cycles d'évaluation, résultats et matrice de talents 4-box.

Le module **Compétences** permet à votre entreprise de décrire les compétences attendues pour chaque poste et de les évaluer lors de **cycles d'évaluation**. Les évaluateurs (managers, pairs, collaborateurs directs ou les personnes elles-mêmes) notent chaque compétence sur une échelle. Les résultats sont ensuite analysés par cycle, par catégorie de compétences et sur une **matrice de talents 4-box** (par exemple performance / potentiel).

Le module se trouve dans la navigation de gauche, sous **Apps › Compétences**. Si vous ne le voyez pas, votre entreprise n'a peut-être pas activé le module Compétences : adressez-vous à votre admin.

## Notions clés

| Terme | Signification |
|---|---|
| **Grille de compétences** | Le catalogue des compétences de l'entreprise, organisé en **catégories de compétences**. Chaque compétence est attribuée à **Tout le monde** ou à des **intitulés de poste** précis, et possède un **poids** de 1 à 10. |
| **Catégorie de compétences** | Un groupe de compétences (par exemple « Compétences techniques », « Leadership »). Les catégories structurent les formulaires, le tableau des résultats et les axes de la 4-box. |
| **Intitulé de poste** | Renseigné sur le profil de chaque membre (voir [Modifier et désactiver des utilisateurs](https://www.openaleph.io/fr/docs/people/edit-and-deactivate-users)) ; la liste des intitulés se gère dans les [paramètres de l'entreprise](https://www.openaleph.io/fr/docs/administration/company-settings). Il détermine les compétences spécifiques sur lesquelles une personne est évaluée. |
| **Modèle** | Un formulaire d'évaluation réutilisable : une échelle de notation (1-3, 1-5, 1-7 ou 1-10), un ensemble de compétences et des questions de conclusion optionnelles. |
| **Cycle d'évaluation** | Une campagne avec un titre, une période, une liste de **personnes évaluées**, leurs évaluateurs et un responsable pour chaque personne évaluée. |
| **Évalué** | La personne dont les compétences sont évaluées. |
| **Évaluateur** | Une personne qui rédige une évaluation sur un évalué. Un évalué peut avoir plusieurs évaluateurs, chacun rédigeant une évaluation distincte. |
| **Contributeur** | Un collègue avec qui une évaluation est partagée : il co-rédige la même évaluation que l'évaluateur. Les réponses sont attribuées au groupe. |
| **Responsable** | La personne qui supervise toutes les évaluations d'un évalué (par défaut son manager). Aussi appelé « Propriétaire de l'évaluation » dans l'interface. |
| **Co-pilote** | Une personne qui aide à piloter un cycle entier (suivi de l'avancement, gestion des évaluateurs). |
| **Matrice 4-box** | Un graphique qui place chaque évalué dans l'une des quatre cases selon deux axes, chacun calculé à partir des catégories de compétences choisies. |

## Qui fait quoi

Les entrées de menu dépendent de votre niveau d'accès : les employés voient **Compétences › Évaluation** et **Grille de compétences** ; les managers voient aussi **Matrice des compétences** ; les responsables créateurs et au-delà voient en plus **Modèles**, le bouton **Nouveau cycle** et les pages des cycles. Voir [Rôles et accès](https://www.openaleph.io/fr/docs/getting-started/roles-and-access) et [Niveaux d'accès](https://www.openaleph.io/fr/docs/administration/access-levels).

| Rôle | Ce qu'il peut faire dans Compétences |
|---|---|
| **Employé** | Répond aux évaluations qui lui sont assignées (auto-évaluation, évaluation d'un pair, évaluation de son manager), voit les évaluations auxquelles il participe, consulte la grille de compétences. Sur son propre profil, il ne voit que ses auto-évaluations. |
| **Manager** | Tout ce que fait un employé, plus : il est responsable des évaluations des membres de son équipe (voir toutes les réponses, gérer les évaluateurs, envoyer des rappels), évalue son équipe et ouvre la **Matrice des compétences** pour ses collaborateurs. |
| **Responsable créateur** | Tout ce que fait un manager, plus : crée des compétences et des catégories, crée des modèles et des cycles d'évaluation, et pilote les cycles qu'il a créés ou qu'il co-pilote. |
| **Admin à accès limité** | Pilote les cycles créés ou co-pilotés par les personnes de sa population, voit les résultats et la matrice de sa population, modifie n'importe quelle compétence ou catégorie. |
| **Admin** | Voit et gère tous les cycles de l'entreprise, modifie toutes les compétences, catégories et modèles, gère la matrice de talents de l'entreprise et ses configurations enregistrées. |

> **Droits d'accès :** un responsable créateur ne peut modifier ou supprimer que les compétences, catégories et modèles qu'il a créés. Les admins peuvent tous les modifier.

## Pages de cette section

- [Grille de compétences](https://www.openaleph.io/fr/docs/skills/skills-framework) : créer des compétences et des catégories, les attribuer à des intitulés de poste, définir leur poids.
- [Modèles d'évaluation](https://www.openaleph.io/fr/docs/skills/templates) : construire des formulaires réutilisables avec une échelle, des sources de compétences, des questions optionnelles, et ordonner les questions.
- [Créer et lancer un cycle d'évaluation](https://www.openaleph.io/fr/docs/skills/create-a-review-cycle) : l'assistant en quatre étapes, les évaluateurs, les responsables, les invitations.
- [Gérer un cycle d'évaluation](https://www.openaleph.io/fr/docs/skills/manage-a-review-cycle) : suivre l'avancement, ajouter ou retirer des évalués, changer de responsable ou d'évaluateurs, partager des évaluations, co-pilotes, modifier, relancer ou supprimer un cycle.
- [Répondre à une évaluation de compétences](https://www.openaleph.io/fr/docs/skills/answer-a-skills-review) : trouver vos évaluations, noter les compétences, utiliser Aleph AI, envoyer, créer un objectif, utiliser l'application mobile.
- [Résultats et exports](https://www.openaleph.io/fr/docs/skills/results-and-exports) : graphiques de la vue d'ensemble, résultats regroupés par catégorie, panneau d'analyse, modification des réponses, exports.
- [Matrice de talents (4-box)](https://www.openaleph.io/fr/docs/skills/talent-matrix) : configurer la 4-box d'un cycle, la matrice de talents de l'entreprise et les configurations enregistrées.
- [Notifications et e-mails](https://www.openaleph.io/fr/docs/skills/notifications) : tous les e-mails et notifications envoyés par le module, et quand.

## Déroulé type

1. **Préparez les données.** Vérifiez que chaque membre a un intitulé de poste (paramètres de l'entreprise). Un cycle n'a rien à évaluer pour une personne dont l'intitulé de poste n'a aucune compétence associée.
2. **Construisez la grille.** Dans **Compétences › Grille de compétences**, créez vos catégories et vos compétences, attribuez chaque compétence à **Tout le monde** ou à des intitulés de poste et définissez son poids.
3. **(Optionnel) Créez des modèles** dans **Compétences › Modèles** si vous voulez une autre échelle que 1-3, des compétences personnalisées, des questions de conclusion ou un ordre de questions précis.
4. **(Optionnel) Enregistrez une configuration 4-box** dans **Compétences › Matrice des compétences** (admins), pour que les nouveaux cycles démarrent avec la matrice de talents déjà configurée.
5. **Créez et lancez un cycle** depuis **Compétences › Évaluation** avec **Nouveau cycle** : choisissez la période, le mode d'attribution des modèles, les évalués, le responsable et les évaluateurs, puis **Lancer le cycle**.
6. **Les évaluateurs répondent** depuis **Compétences › Évaluation › Vos évaluations** (ou l'application mobile) et envoient leurs évaluations avant la date limite. Les responsables suivent l'avancement et envoient des rappels.
7. **Analysez** le cycle : **Vue d'ensemble**, **Résultats** regroupés par catégorie de compétences, **Matrice 4-Box** et exports (XLSX, PDF).
8. **Passez à l'action :** créez des objectifs à partir des évaluations envoyées (si votre entreprise dispose de l'application Objectifs) ; ils réapparaissent lors de la prochaine évaluation de la même personne.

---

# Grille de compétences

Source: https://www.openaleph.io/fr/docs/skills/skills-framework
Roles: Employé, Manager, Responsable créateur, Admin à accès limité, Admin

> Créer des compétences et des catégories, attribuer les compétences à tout le monde ou à des intitulés de poste, définir leur poids et voir les compétences d'un profil.

La grille de compétences est le catalogue des compétences de votre entreprise. C'est la base de toute évaluation : au lancement d'un cycle, le formulaire de chaque évalué est construit à partir des compétences qui s'appliquent à son intitulé de poste, regroupées par catégorie. Allez dans **Compétences › Grille de compétences** pour ouvrir la page **Grille de compétences**.

## Avant de commencer

- Tout le monde peut ouvrir et consulter la grille. Seuls les **Responsables créateurs**, **Admins à accès limité** et **Admins** voient le bouton **Nouvelle compétence** et les menus de modification.
- Les intitulés de poste se gèrent dans les paramètres de l'entreprise, pas dans le module Compétences. Chaque membre que vous voulez évaluer doit avoir un intitulé de poste sur son profil. Utilisez **⋮ › Gérer les intitulés de poste** sur la page de la grille pour ouvrir les paramètres dans un nouvel onglet (voir [Paramètres de l'entreprise](https://www.openaleph.io/fr/docs/administration/company-settings)).

## Le tableau de la grille

Le tableau liste toutes les compétences avec ces colonnes :

| Colonne | Contenu |
|---|---|
| **Compétence** | Le nom de la compétence, avec sa catégorie en dessous. |
| **Assigné à** | **Tout le monde** (la compétence s'applique à tous les intitulés de poste) ou la liste des intitulés concernés. Quand il y en a plusieurs, le premier s'affiche avec un compteur « + n » ; dépliez la ligne pour tous les voir. |
| **Weight** (poids) | De 1 à 10. |
| **Description** | La définition de la compétence. Les évaluateurs la voient sous la compétence au moment de la noter. |

Utilisez la barre de recherche pour trouver une compétence par son nom, et le filtre pour affiner par **Catégorie** ou **Intitulés de poste**.

## Gérer les catégories de compétences

Chaque compétence appartient à une seule catégorie. Les catégories définissent les sections du formulaire d'évaluation et les groupes de colonnes des résultats du cycle, et c'est à partir d'elles que sont calculés les axes de la 4-box.

1. Sur **Compétences › Grille de compétences**, ouvrez le menu **⋮** à côté de **Nouvelle compétence** et choisissez **Gérer les catégories de compétences**.
2. Dans la fenêtre **Catégories de compétences** :
   - Renommez une catégorie directement dans son champ.
   - Cliquez sur **Ajouter une description** pour lui donner une description (400 caractères maximum), ou sur **Supprimer la description** pour l'effacer.
   - Faites glisser une catégorie par sa poignée pour changer l'ordre. Cet ordre est celui des sections des formulaires et des résultats.
   - Cliquez sur **Ajouter catégorie** pour en créer une.
3. Cliquez sur **Enregistrer**.

### Supprimer une catégorie

1. Dans **Gérer les catégories de compétences**, cliquez sur l'icône corbeille de la catégorie. La dernière catégorie restante ne peut pas être supprimée.
2. Si la catégorie contient des compétences, la fenêtre les liste et vous demande de choisir une catégorie de remplacement dans **Sélectionner une catégorie** (**Réassigner une catégorie à cette compétence (obligatoire)**). Confirmez avec **Delete & Reassign**. Si elle est vide, confirmez avec **Supprimer**.

> **Droits d'accès :** vous pouvez modifier ou supprimer une catégorie que vous avez créée. Les admins à accès limité et les admins peuvent modifier ou supprimer n'importe quelle catégorie.

## Créer une compétence

1. Allez dans **Compétences › Grille de compétences** et cliquez sur **Nouvelle compétence**.
2. Sous **Détails de compétence**, renseignez :
   - **Titre** (obligatoire).
   - La description, dans l'éditeur de texte enrichi. Rédigez une définition claire : les évaluateurs notent par rapport à elle.
   - **Catégorie** (obligatoire). Pour créer une nouvelle catégorie, cliquez sur le lien **catégories de compétences** sous le champ.
3. Sous **Skill rating**, choisissez le **Poids de la compétence** (1 à 10). Le poids définit l'importance de la compétence dans les analyses des cycles d'évaluation, y compris les scores de la matrice 4-box.
4. Sous **Affectation de compétence**, choisissez :
   - **Tout le monde** : la compétence est ajoutée au formulaire de chaque évalué, quel que soit son intitulé de poste.
   - **Spécifique à un poste** : choisissez un ou plusieurs **Intitulés de poste**. Ils apparaissent sous **Poste(s) sélectionné(s)** ; retirez-en un avec sa croix, ou cliquez sur **Tout supprimer**. Le lien **Gérer les intitulés de poste** ouvre les paramètres de l'entreprise.
5. Cliquez sur **Créer**. Un message confirme la création.

## Modifier ou supprimer une compétence

1. Dans le tableau, ouvrez le menu **⋮** en fin de ligne.
2. Choisissez **Modifier** pour ouvrir la fenêtre **Modifier une compétence**, changez les champs et cliquez sur **Enregistrer**.
3. Ou choisissez **Supprimer**, puis confirmez dans **Supprimer cette compétence ?**.

La suppression est définitive, mais elle n'affecte pas les évaluations passées ou en cours qui contiennent déjà la compétence : les cycles lancés conservent une copie de leurs formulaires.

> **Droits d'accès :** un responsable créateur peut modifier ou supprimer les compétences qu'il a créées. Les admins à accès limité et les admins peuvent modifier ou supprimer n'importe quelle compétence.

## Utilisation de la grille dans les évaluations

- Une compétence attribuée à **Tout le monde** apparaît dans tous les formulaires construits à partir de la grille.
- Une compétence **Spécifique à un poste** n'apparaît que pour les évalués dont l'intitulé de poste figure dans sa liste.
- Dans un formulaire, les compétences sont regroupées par catégorie, dans l'ordre des catégories de la grille.
- Modifier la grille après le lancement d'un cycle ne change pas ce cycle : ses formulaires ont été construits au lancement.
- Les modèles peuvent combiner les compétences de la grille avec des compétences personnalisées (voir [Modèles d'évaluation](https://www.openaleph.io/fr/docs/skills/templates)).

## Voir les compétences d'un intitulé de poste ou d'un profil

- **Dans les paramètres de l'entreprise**, quand vous ouvrez un intitulé de poste, une carte **Compétences associées** liste les compétences qui lui sont rattachées. S'il n'y en a aucune, un lien vous mène à la grille pour en attribuer.
- **Sur le profil d'un membre** (voir [Profil d'un employé](https://www.openaleph.io/fr/docs/people/employee-profile)), les informations de poste affichent les compétences qui s'appliquent à son intitulé de poste (spécifiques et communes à tout le monde). Cliquez sur **Voir le détail des compétences** pour ouvrir la fenêtre **Détails de compétence** avec l'attribution, le poids et la description de chaque compétence, et un lien **Voir la grille de compétences**.

## Questions fréquentes

### Je ne vois pas le bouton Nouvelle compétence.
La création de compétences nécessite le rôle Responsable créateur ou supérieur. Les employés et les managers peuvent consulter la grille mais pas la modifier.

### Je ne peux pas modifier une compétence ou une catégorie créée par un collègue.
Les responsables créateurs ne peuvent modifier que ce qu'ils ont créé. Demandez à un admin à accès limité, à un admin ou à la personne qui l'a créée.

### Un évalué n'a aucune compétence dans son formulaire.
Vérifiez que la personne a un intitulé de poste sur son profil et qu'au moins une compétence est attribuée à cet intitulé ou à **Tout le monde**. Dans les cycles automatiques, les personnes sans intitulé de poste sont écartées lors de leur ajout.

### Modifier le nom ou l'attribution d'une compétence change-t-il un cycle lancé ?
Non. Les questions d'un cycle lancé ont été construites au lancement : renommer une compétence ou changer ses intitulés de poste n'affecte que les cycles lancés ensuite. En revanche, le poids est lu dans la grille au moment du calcul des scores : le modifier peut donc faire bouger les scores 4-box des cycles existants. Évitez de modifier les poids pendant l'analyse d'un cycle.

---

# Modèles d'évaluation

Source: https://www.openaleph.io/fr/docs/skills/templates
Roles: Responsable créateur, Admin à accès limité, Admin

> Créer des modèles d'évaluation de compétences réutilisables avec une échelle de notation, des sources de compétences, des questions de conclusion et votre ordre de questions.

Un modèle est un formulaire d'évaluation de compétences réutilisable. Il définit l'échelle de notation, les compétences que les évaluateurs notent et les questions optionnelles posées à la fin. Les modèles permettent de lancer des cycles plus vite et d'utiliser une autre échelle que l'échelle 1-3 par défaut. Allez dans **Compétences › Modèles**.

## Avant de commencer

- Le menu **Modèles** est visible à partir du rôle **Responsable créateur** (voir [Rôles et accès](https://www.openaleph.io/fr/docs/getting-started/roles-and-access)). Les employés et les managers ne le voient pas.
- Les modèles s'appuient sur la [grille de compétences](https://www.openaleph.io/fr/docs/skills/skills-framework) : créez d'abord vos catégories et vos compétences.
- Un modèle n'est pas obligatoire pour lancer un cycle. Un cycle en mode **Automatique** construit chaque formulaire à partir de l'intitulé de poste de l'évalué et des compétences de l'entreprise, sur une échelle 1-3.

## La liste des modèles

La page **Modèles** liste tous les modèles de votre entreprise avec ces colonnes : **Modèle**, **Compétences**, **Échelle de notation** (1-3, 1-5, 1-7 ou 1-10), **Questions**, **Utilisé dans des cycles** et **Dernière mise à jour**. Utilisez **Rechercher des modèles** pour en trouver un. Cliquez sur une ligne pour ouvrir la page du modèle. Tant qu'il n'y en a aucun, la page affiche **Aucun modèle pour le moment**.

Le menu **⋮** de chaque ligne propose **Modifier modèle**, **Dupliquer le modèle** et **Supprimer le modèle**.

## Créer un modèle

1. Allez dans **Compétences › Modèles** et cliquez sur **Nouveau modèle**. La fenêtre **Nouveau modèle** comporte trois étapes, matérialisées par une barre de progression en haut.
2. **Étape 1 : bases et échelle**
   - Sous **Bases du modèle**, saisissez le **Titre du modèle** (obligatoire, 70 caractères maximum) et une **Description (optionnelle)**.
   - Sous **Échelle de notation**, choisissez l'échelle que les évaluateurs utiliseront pour noter chaque compétence. **1 – 5 (Standard)** est sélectionnée par défaut :

     | Option | Quand l'utiliser |
     |---|---|
     | 1 – 3 (Évaluation rapide) | Signal large et peu contraignant. |
     | 1 – 5 (Standard) | Le choix le plus courant. |
     | 1 – 7 (Granulaire) | Permet de distinguer les performances intermédiaires. |
     | 1 – 10 (Très granulaire) | Idéal pour les cycles d'étalonnage des cadres dirigeants. |

   - **Autoriser les commentaires sur les questions d'évaluation** est cochée par défaut : les évaluateurs peuvent ajouter un commentaire sous chaque note. Décochez-la pour n'autoriser que les notes.
   - Cliquez sur **Suivant**.
3. **Étape 2 : compétences** (**Compétences de ce modèle**) : combinez une ou plusieurs sources à l'aide de leurs interrupteurs. Chaque évaluateur note toutes les compétences issues des sources activées. Au moins une source doit être active. Un récapitulatif en haut de l'étape indique ce qu'apportent les sources (nombre de compétences de l'entreprise, compétences d'intitulé de poste, compétences personnalisées).
   - **Compétences de l'entreprise** (activée par défaut) : les compétences de la grille attribuées à **Tout le monde**. Elles apparaissent dans chaque formulaire, quel que soit l'intitulé de poste de l'évalué.
   - **Compétences d'intitulé de poste** : une fois activée, elle porte le badge **Dynamique**. Au lancement, le formulaire de chaque évalué est construit à partir des compétences liées à son intitulé de poste. Deux évalués aux intitulés différents voient des compétences différentes.
   - **Compétences personnalisées** : des compétences supplémentaires propres à ce modèle. Choisissez-les dans la grille ; les compétences déjà apportées par les deux autres sources sont exclues (une note indique combien sont masquées). Pour chaque compétence personnalisée, vous pouvez définir un **Poids de la compétence**. Si vous activez cette source sans choisir de compétence, **Suivant** affiche « Choisissez au moins une compétence ou désactivez cette option ».
   - Cliquez sur **Suivant**.
4. **Étape 3 : questions optionnelles** (**Questions optionnelles**) : des questions supplémentaires auxquelles les évaluateurs doivent répondre après la notation des compétences. Elles forment une section **Conclusion** à la fin du formulaire.
   Activez chaque question souhaitée avec son interrupteur :
   - **Question Vrai / Faux** : une décision oui/non unique que l'évaluateur doit trancher. Saisissez le **Texte de la question** (par exemple « Travailleriez-vous à nouveau avec cette personne ? »). Les évaluateurs répondent **Vrai** ou **Faux**.
   - **Question ouverte** : une réponse libre à la fin du formulaire. Saisissez le texte de la question (par exemple « Sur quoi cette personne doit-elle se concentrer ensuite ? »).
   - **Prochain poste** : l'évaluateur choisit un poste dans la liste de votre entreprise. Cette question est toujours posée en dernier. Une formulation par défaut est proposée (« Quel poste cette personne devrait-elle occuper ensuite ? »), que vous pouvez modifier.
5. À cette dernière étape, cliquez sur **Prévisualiser le modèle** pour voir le formulaire tel que les évaluateurs le verront : l'**Aperçu du modèle** plein écran (**Vue de l'évaluateur**) affiche les étoiles de l'échelle choisie, les icônes de commentaire et les questions de **Conclusion**. Fermez-le avec la croix en haut à droite.
6. Cliquez sur **Créer un modèle** (ou sur **Retour** pour modifier une étape précédente). Le message « Modèle « nom » créé. » confirme la création.

> **Remarque :** toutes les questions d'un modèle, y compris les questions optionnelles, doivent avoir une réponse pour que l'évaluateur puisse envoyer l'évaluation.

## Ouvrir un modèle et ordonner ses questions

Cliquez sur un modèle dans la liste pour ouvrir sa page. Elle affiche le titre, la description et le formulaire exactement tel qu'il sera posé :

- **Compétences** : les questions de notation, regroupées sous leur catégorie de compétences, avec la définition de chaque compétence. Un compteur indique le nombre de questions et de catégories. Utilisez **Tout déplier** / **Tout replier**, ou la flèche de chaque catégorie. Les modèles longs (plus de 30 questions) s'ouvrent repliés.
- **Conclusion** : les questions optionnelles, s'il y en a.
- Si le modèle utilise les **Compétences d'intitulé de poste**, choisissez un intitulé de poste en haut de page pour voir le formulaire qu'obtiendra une personne ayant cet intitulé. Si aucune compétence n'y est rattachée, la page affiche **Aucune compétence pour cet intitulé de poste**, avec un lien vers la grille.

Pour changer l'ordre dans lequel les évaluateurs répondent :

1. Faites glisser une catégorie par sa poignée (**Réordonner cette catégorie**) pour déplacer toute la catégorie.
2. Faites glisser une question par sa poignée (**Réordonner cette question**) pour la déplacer dans sa catégorie. Une question reste toujours dans sa propre catégorie, car la catégorie relève de la grille.
3. L'ordre est enregistré dès que vous relâchez.

Quand le modèle utilise les compétences d'intitulé de poste, l'ordre défini pendant qu'un intitulé est sélectionné est conservé pour cet intitulé : organiser les questions d'un intitulé ne réinitialise pas l'ordre des autres. Les compétences ajoutées plus tard à la grille se placent à la fin, jusqu'à ce que vous les déplaciez.

L'ordre du modèle est utilisé pour le formulaire d'évaluation. L'ordre de la grille reste utilisé pour les colonnes des **Résultats** du cycle et pour les exports, car un cycle peut mélanger plusieurs modèles.

## Modifier un modèle

1. Dans la liste, ouvrez **⋮ › Modifier modèle**.
2. Parcourez les trois mêmes étapes et cliquez sur **Mettre à jour le modèle**.

Les cycles déjà lancés ne sont pas affectés : chaque cycle prend une copie du formulaire au lancement (ou à l'ajout d'un évalué). Les modifications s'appliquent aux cycles lancés ensuite.

## Dupliquer un modèle

1. Dans la liste, ouvrez **⋮ › Dupliquer le modèle**.
2. Gardez ou modifiez le titre proposé (« Copie de ... »), puis cliquez sur **Dupliquer**.

La copie reprend l'échelle, les sources de compétences, les compétences personnalisées et les questions. Vous en devenez le créateur.

## Supprimer et restaurer un modèle

1. Dans la liste, ouvrez **⋮ › Supprimer le modèle** et confirmez dans **Supprimer ce modèle ?**.
2. Les modèles supprimés sont conservés 30 jours. Ouvrez **⋮ › Voir les modèles supprimés** (à côté de **Nouveau modèle**) pour en restaurer un ou le supprimer définitivement.

Supprimer un modèle n'affecte pas les cycles qui l'utilisent déjà.

> **Droits d'accès :** tous les responsables créateurs peuvent voir, utiliser et dupliquer les modèles de l'entreprise. Seuls le créateur du modèle et les admins peuvent le modifier, le supprimer, le restaurer ou le supprimer définitivement.

## Questions fréquentes

### Pourquoi je ne vois pas le menu Modèles ?
Il nécessite le rôle Responsable créateur ou supérieur.

### Puis-je utiliser une échelle 1-5 sans modèle ?
Non. Les cycles en mode **Automatique** utilisent toujours une échelle 1-3. Pour une autre échelle, créez un modèle et choisissez **Modèle unique** ou **Plusieurs modèles** lors de la création du cycle.

### Pourquoi une compétence n'apparaît-elle pas parmi les compétences personnalisées ?
Les compétences déjà incluses via **Compétences de l'entreprise** ou **Compétences d'intitulé de poste** sont masquées de la liste personnalisée, puisqu'elles font déjà partie du formulaire.

### J'ai modifié un modèle mais le cycle en cours affiche toujours les anciennes questions.
C'est normal. Un cycle conserve le formulaire avec lequel il a été lancé, pour que les résultats restent cohérents.

---

# Créer et lancer un cycle d'évaluation

Source: https://www.openaleph.io/fr/docs/skills/create-a-review-cycle
Roles: Responsable créateur, Admin à accès limité, Admin

> Guide pas à pas pour créer un cycle d'évaluation des compétences - période, mode d'attribution des modèles, évalués, responsable, évaluateurs, 4-box et invitations.

Un cycle d'évaluation des compétences est une campagne au cours de laquelle des personnes choisies (les évalués) sont notées sur leurs compétences par un ou plusieurs évaluateurs pendant une période donnée. Vous le créez avec un assistant en quatre étapes depuis **Compétences › Évaluation**.

## Avant de commencer

- Vous devez avoir le rôle **Responsable créateur** ou supérieur. Le bouton **Nouveau cycle** n'est affiché qu'à ces rôles.
- Chaque évalué devrait avoir un **intitulé de poste** (défini sur son profil, voir [Modifier et désactiver des utilisateurs](https://www.openaleph.io/fr/docs/people/edit-and-deactivate-users)), et chaque intitulé de poste des compétences dans la [grille](https://www.openaleph.io/fr/docs/skills/skills-framework). Si votre entreprise n'a encore aucun cycle, une fenêtre **Avant de créer un cycle de revue** vous rappelle ces deux prérequis, avec les liens **Attribuer des intitulés de poste aux membres (Paramètres)** et **Définir les compétences par intitulé de poste (Référentiel)** ; fermez-la avec **C'est compris**. Vous pouvez la rouvrir avec l'icône d'information à côté de **Nouveau cycle**.
- Pour utiliser une autre échelle que 1-3, des compétences personnalisées ou un ordre de questions précis, créez d'abord un [modèle](https://www.openaleph.io/fr/docs/skills/templates).
- Pour que la matrice 4-box soit prête au lancement, un admin peut enregistrer une configuration dans **Compétences › Matrice des compétences** (voir [Matrice de talents](https://www.openaleph.io/fr/docs/skills/talent-matrix)).

## Démarrer un nouveau cycle

1. Allez dans **Compétences › Évaluation** (ou **Compétences › Évaluation › Voir tout** pour ouvrir la page **Cycles d'évaluation**).
2. Cliquez sur **Nouveau cycle** (sur mobile, le bouton flottant **Nouveau cycle**).
3. Si vous avez laissé un cycle inachevé, OpenAleph demande **Créer un cycle d'évaluation à partir d'un brouillon ?**. Cliquez sur **Oui, reprendre du brouillon** pour reprendre là où vous vous étiez arrêté, ou sur **Non** pour repartir de zéro (le brouillon est alors perdu).

L'assistant, **Créer un cycle d'évaluation**, comporte quatre étapes (une barre de progression indique où vous en êtes) et enregistre vos choix en brouillon au fur et à mesure. Utilisez **Suivant** et **Retour** pour passer d'une étape à l'autre.

## Étape 1 : Configuration

1. Saisissez le **Titre du cycle** (obligatoire).
2. Sous **Période**, cliquez sur **Période du cycle**, choisissez la date de début puis la date de fin dans le calendrier et validez avec **OK** (obligatoire). La date de fin est la date limite affichée aux évaluateurs.
3. Sous **Attribution du modèle**, choisissez comment les participants reçoivent le bon ensemble de compétences et de questions :

| Mode | Construction des formulaires | Échelle |
|---|---|---|
| **Automatique** | Le formulaire de chaque évalué est construit à partir des compétences liées à son intitulé de poste, plus les compétences de l'entreprise. Vous réglez les questions optionnelles directement ici. | 1-3 |
| **Modèle unique** | Choisissez un modèle ; il est utilisé pour tous les participants du cycle. | Celle du modèle |
| **Plusieurs modèles** | Les participants reçoivent différents modèles. Vous attribuez chaque modèle à un groupe à l'étape suivante. | Celle de chaque modèle |

4. En mode **Automatique** (sélectionné par défaut), choisissez les options :
   - **Autoriser les commentaires sur les questions d'évaluation** (cochée par défaut).
   - **Ajouter une question vrai/faux**, puis saisissez la **Question vrai/faux**.
   - **Ajouter une question ouverte**, puis saisissez la **Question ouverte**.
   - **Ajouter la question du prochain poste**, puis vérifiez la formulation de la **Question du prochain poste**. Elle est posée en dernier.
   - Cliquez sur **Prévisualiser le modèle** pour voir un exemple de formulaire.
5. En mode **Modèle unique**, choisissez-le dans la liste **Modèle**. L'icône en forme d'œil le prévisualise.

## Étape 2 : Sélectionner les évalués (ou Assigner des modèles)

Modes **Automatique** et **Modèle unique** : l'étape s'appelle **Sélectionner les évalués**.

1. Recherchez dans la liste des membres ou affinez-la avec les filtres (niveau d'accès, manager, genre, date d'embauche, intitulé de poste, lieu de travail et vos autres champs de profil). Le tableau affiche l'intitulé de poste et le manager de chaque membre.
2. Cochez les personnes à évaluer. La case de l'en-tête sélectionne d'un coup toutes les personnes correspondant à votre recherche et à vos filtres.
3. Comme l'indique la note en haut de l'étape, n'ajoutez que des participants avec un intitulé de poste, afin qu'ils aient des compétences à évaluer. C'est surtout important en mode **Automatique**, où le formulaire est construit à partir de l'intitulé de poste.

Mode **Plusieurs modèles** : l'étape s'appelle **Assigner des modèles**. Les participants qui ne sont attribués à aucun modèle sont ignorés au lancement.

1. Cliquez sur **Attribuer un modèle**.
2. Dans **Assigner un modèle aux participants** : à l'**Étape 1**, **Choisir un modèle** (l'icône œil le prévisualise, ou **Pas de modèles? Créer votre modèle**) ; à l'**Étape 2**, **Sélectionner des participants**.
3. Cliquez sur **Enregistrer**. L'attribution apparaît dans la liste avec le modèle et le nombre de **Participants assignés**.
4. Répétez pour chaque groupe. Le menu **⋮** d'une attribution permet de **Prévisualiser le modèle**, de la **Modifier** ou de la **Supprimer**.

## Étape 3 : Responsable et évaluateurs

**Propriétaire de l'évaluation** : le responsable supervise les évaluations de chaque évalué du cycle. Il peut gérer les évaluateurs et voir toutes les évaluations concernant cette personne. Dans la liste **Propriétaire de l'évaluation**, choisissez :

- **Manager de l'évalué** (par défaut) : le manager direct de chaque évalué devient son responsable. Un évalué sans manager n'a pas de responsable tant que vous n'en définissez pas.
- **Personne spécifique pour tout le monde** : choisissez ensuite une **Personne spécifique** responsable de toutes les évaluations du cycle.

**Évaluateurs** : cochez un ou plusieurs groupes d'évaluateurs (**Direct manager** est coché par défaut). Chaque évaluateur rédige sa propre évaluation, distincte, de l'évalué.

| Option | Qui évalue |
|---|---|
| **Direct manager** | Le manager direct de l'évalué. Un évalué sans manager dans OpenAleph ne reçoit aucune évaluation par cette règle. |
| **Peers** | Les collègues de l'évalué qui ont le même manager. |
| **Équipe directe** | Les collaborateurs directs (N-1) de l'évalué évaluent leur manager. |
| **Auto-évaluation** | Les évalués s'évaluent eux-mêmes. |

Si vous ne choisissez aucun évaluateur, OpenAleph demande **Continuer sans évaluateurs?**. Vous pouvez continuer et ajouter des évaluateurs plus tard depuis la page du cycle.

## Étape 4 : Résumé

Vérifiez le **Titre du cycle**, le **Modèle** (ou les attributions de modèles), le nombre de **Personnes évalué(es)**, les **Évaluateur(s)**, le **Responsable** et la **Période du cycle**. Utilisez **Retour** pour corriger une étape.

Sous **Matrice de talents (4-box)**, choisissez la **Configuration** à partir de laquelle démarrera la matrice 4-box du cycle :

- **Configuration par défaut du groupe** utilise la configuration marquée par défaut dans la matrice de l'entreprise.
- Ou choisissez une autre configuration enregistrée.
- Si aucune configuration n'est enregistrée, le résumé indique « Aucune configuration enregistrée — la matrice pourra être configurée sur le cycle une fois lancé. » Si le groupe n'a pas de configuration par défaut utilisable, un message vous prévient que le cycle sera lancé sans matrice.

## Lancer le cycle

1. Sur le résumé, cliquez sur **Lancer le cycle**.
2. OpenAleph demande **Envoyer les invitations?** (« Souhaitez-vous envoyer des invitations par e-mail pour ce cycle ? ») :
   - **Oui, envoyer les emails** : chaque évaluateur reçoit une invitation (e-mail et notification dans l'application) et chaque responsable un e-mail l'informant qu'il est responsable des évaluations d'un évalué. Si le cycle commence plus tard, ces envois ont lieu à la date de début.
   - **Non** : rien n'est envoyé aux évaluateurs ni aux responsables. Vous pourrez envoyer les invitations plus tard depuis la page du cycle.
3. Le message « Le cycle a été lancé avec succès » confirme le lancement et le cycle apparaît dans **Cycles d'évaluation en cours** avec sa complétion, sa date limite et son nombre d'évalués. Les évaluations sont créées en arrière-plan, ce qui peut prendre quelques instants pour les grands cycles. En tant que créateur, vous recevez l'e-mail « Votre cycle d'évaluation des compétences ... est lancé ! » avec un lien vers le cycle.

Ce qui se passe au lancement :

- Une évaluation est créée pour chaque évalué et chaque évaluateur (un évalué avec trois évaluateurs a trois évaluations distinctes).
- Le formulaire de chaque évaluation est figé : les modifications ultérieures de la grille ou des modèles ne le changent pas.
- Les évaluations apparaissent dans **Vos évaluations** des évaluateurs à partir de la date de début du cycle.
- Dans un cycle **Automatique**, un évalué sans intitulé de poste ne reçoit aucune évaluation.

## Après le lancement

- Seuls le **Titre du cycle** et la **Période du cycle** peuvent encore être modifiés (**⋮ › Modifier le cycle** sur la page du cycle). Le mode d'attribution, les options, les règles d'évaluateurs et la règle de responsable sont figés.
- Vous pouvez encore ajouter ou retirer des évalués, changer les responsables et les évaluateurs, et partager des évaluations avec des contributeurs : voir [Gérer un cycle d'évaluation](https://www.openaleph.io/fr/docs/skills/manage-a-review-cycle).
- Pour refaire le même cycle avec les mêmes réglages, utilisez **Relancer le cycle**.

## Questions fréquentes

### Je ne vois pas le bouton Nouveau cycle.
La création de cycles nécessite le rôle Responsable créateur ou supérieur.

### Puis-je enregistrer un cycle et le lancer plus tard ?
Oui. L'assistant conserve votre travail en brouillon. La prochaine fois que vous cliquez sur **Nouveau cycle**, choisissez **Oui, reprendre du brouillon**. Seul votre brouillon le plus récent est proposé.

### Certaines personnes sélectionnées n'ont pas d'évaluation.
En mode automatique, les personnes sans intitulé de poste sont ignorées. En mode plusieurs modèles, les personnes attribuées à aucun modèle sont ignorées. Vérifiez les intitulés de poste dans les paramètres, puis ajoutez à nouveau ces personnes depuis la page du cycle.

### Les évaluateurs n'ont reçu aucun e-mail.
Vous avez sans doute répondu **Non** à **Envoyer les invitations?**, ou le cycle commence plus tard (les e-mails partent à la date de début). Envoyez-les depuis la page du cycle avec **Envoyer un email d'invitation**.

### Puis-je changer l'échelle après le lancement ?
Non. L'échelle vient du modèle (ou 1-3 en mode automatique) et est figée au lancement. Relancez un cycle avec un autre modèle si besoin.

---

# Gérer un cycle d'évaluation

Source: https://www.openaleph.io/fr/docs/skills/manage-a-review-cycle
Roles: Responsable créateur, Admin à accès limité, Admin

> Suivre un cycle d'évaluation, ajouter ou retirer des évalués après le lancement, changer de responsable et d'évaluateurs, partager des évaluations, ajouter des co-pilotes, modifier, relancer ou supprimer un cycle.

Une fois un cycle lancé, vous le suivez et l'ajustez depuis sa page : qui est évalué, par qui, qui est responsable des évaluations de chaque évalué, qui les co-rédige et qui aide à piloter le cycle.

## Trouver un cycle

- **Compétences › Évaluation** : le panneau **Cycles d'évaluation en cours** (l'onglet **Cycles d'évaluation** sur mobile) liste les cycles en cours auxquels vous participez, avec leur complétion, leur date limite et leur nombre d'évalués. Cliquez sur un cycle pour l'ouvrir.
- **Compétences › Évaluation › Voir tout** ouvre la page **Cycles d'évaluation**, avec trois onglets : **En cours**, **À venir** et **Complété**. Le tableau affiche **Titre du cycle**, **Personnes évalué(es)**, **Complétion**, **Date de début** et **Date limite**. Le menu **⋮** de chaque ligne propose **Modifier le cycle**, **Relancer le cycle**, **Gérer les co-pilotes** et **Supprimer le cycle**.

### Les cycles que vous voyez

| Rôle | Cycles listés et consultables |
|---|---|
| **Admin** | Tous les cycles lancés de l'entreprise. |
| **Admin à accès limité** | Les cycles qu'il a créés, qu'il co-pilote ou auxquels il participe, plus tous les cycles créés ou co-pilotés par une personne de sa population. Si aucune population n'est configurée, ses collaborateurs directs sont pris en compte. |
| **Responsable créateur** | Les cycles qu'il a créés, qu'il co-pilote, ou dans lesquels il rédige, supervise ou co-rédige une évaluation. |

Les brouillons ne sont jamais listés : reprenez-les avec **Nouveau cycle**. La page du cycle est réservée aux responsables créateurs et au-delà. Les employés et les managers voient aussi les cycles auxquels ils participent dans **Cycles d'évaluation en cours**, mais la page du cycle ne leur est pas accessible. Les managers responsables d'évaluations travaillent depuis **Vos évaluations** (voir [Répondre à une évaluation de compétences](https://www.openaleph.io/fr/docs/skills/answer-a-skills-review)). Les admins à accès limité sont décrits dans [Admins à accès limité](https://www.openaleph.io/fr/docs/administration/scoped-admins).

## La page du cycle

L'en-tête affiche le titre du cycle, le modèle utilisé (**Modèle : ...**, « n modèles assignés » ou l'attribution automatique), une étiquette de statut et la période.

| Statut | Signification |
|---|---|
| **À venir** | La date de début est dans le futur. Les évaluateurs ne voient pas encore leurs évaluations. |
| **En cours** | Entre les dates de début et de fin. |
| **Terminé** | La date de fin est passée. Le cycle apparaît dans l'onglet **Complété** de la page Cycles d'évaluation. |
| **Supprimé** | Le cycle est dans la corbeille (voir plus bas). |

Il n'y a pas d'action « clôturer » : un cycle passe à **Terminé** après sa date de fin. Modifiez la **Période du cycle** si vous devez le prolonger.

La barre du haut contient une flèche de retour, une icône d'export (voir [Résultats et exports](https://www.openaleph.io/fr/docs/skills/results-and-exports)) et un menu **⋮** (**Plus**) avec **Modifier le cycle**, **Relancer le cycle** et **Gérer les co-pilotes** (cycles en cours uniquement) et **Supprimer le cycle**.

La page comporte cinq onglets :

- **Vue d'ensemble** : le rapport d'avancement et les graphiques ([Résultats et exports](https://www.openaleph.io/fr/docs/skills/results-and-exports)).
- **Personnes évalué(es)** : une ligne par évalué, pour gérer qui est évalué, par qui, et qui en est responsable.
- **Évaluation** : une ligne par évaluation, pour partager des évaluations avec des contributeurs.
- **Résultats** : les notes de chaque évalué, regroupées par catégorie de compétences ([Résultats et exports](https://www.openaleph.io/fr/docs/skills/results-and-exports)).
- **Matrice 4-Box** : la matrice de talents ([Matrice de talents](https://www.openaleph.io/fr/docs/skills/talent-matrix)).

## Onglet Personnes évalué(es)

Le tableau liste chaque évalué avec son **Responsable** (nom et e-mail), le **Modèle** (cycles à plusieurs modèles), le **Nombre de compétences** et la **Complétion** (évaluations envoyées sur le total des évaluations de cette personne, par exemple « 1/2 »). Un évalué sans évaluateur affiche **Définir le(s) évaluateur(s)**. Utilisez la recherche, le sélecteur du nombre de lignes et **Filtre** (complétion, responsable ou n'importe quel champ du profil, comme la date d'embauche, l'intitulé de poste ou le lieu de travail).

### Actions sur un évalué

Ouvrez le menu **⋮** en fin de ligne :

| Action | Effet |
|---|---|
| **Voir le profil de l'évalué** | Ouvre le profil de la personne. |
| **Envoyer un email d'invitation** | Renvoie l'invitation à tous les évaluateurs de cet évalué. |
| **Envoyer un email de rappel** | Envoie un rappel aux évaluateurs de cet évalué qui n'ont pas encore envoyé leur évaluation. |
| **Gérer les évaluateurs** | Ouvre la liste des évaluateurs de cet évalué. Ajoutez ou retirez des personnes, puis **Enregistrer**. |
| **Modifier le responsable** | Ouvre **Définir un autre propriétaire** : choisissez le nouveau **Responsable** (un manager ou plus) et cliquez sur **Appliquer**. Toutes les évaluations de cet évalué prennent ce nouveau responsable. |
| **Retirer l'évaluation du cycle** | Retire l'évalué du cycle après confirmation. |

> **Important :** retirer un évaluateur dans **Gérer les évaluateurs**, retirer un évalué ou supprimer des évaluations efface les évaluations concernées et leurs réponses. Ajouter des évaluateurs via **Gérer les évaluateurs** ne leur envoie pas d'e-mail : utilisez ensuite **Envoyer un email d'invitation**.

### Actions sur plusieurs évalués

Cochez les évalués (ou utilisez la case de l'en-tête pour sélectionner toutes les personnes correspondant à vos filtres). Trois icônes apparaissent dans une barre au-dessus du tableau :

- la cloche (**Envoyer des notifications**) › **Envoyer un email d'invitation** ou **Envoyer un email de rappel**, pour les évaluateurs de tous les évalués sélectionnés ;
- l'icône personne et engrenage (**Assigner un responsable ou des évaluateurs**) : la fenêtre **Assigner** s'ouvre. Dans **Rôle à assigner**, choisissez **Responsable** (puis un manager ou plus) ou **Évaluateurs** (puis n'importe quels membres), et cliquez sur **Appliquer**. Les évaluateurs ajoutés reçoivent immédiatement un e-mail et une notification d'invitation ;
- la corbeille (**Supprimer**) : retire du cycle les évaluations des évalués sélectionnés, après confirmation.

### Ajouter des évalués après le lancement

1. Dans l'onglet **Personnes évalué(es)**, cliquez sur l'icône **Ajouter des évalués** (une personne avec un signe plus, à côté du sélecteur du nombre de lignes).
2. Dans la fenêtre **Ajouter des évalués** (« Choisissez les nouveaux évalués et un responsable pour leurs reviews afin de les lancer. »), choisissez le **Responsable** des évaluations des nouveaux évalués (obligatoire, un manager ou plus).
3. Dans un cycle à plusieurs modèles, choisissez le **Modèle** auquel ils répondront.
4. Sélectionnez les personnes dans la liste (recherche, filtres, ou toutes les personnes correspondantes).
5. Cliquez sur **Ajouter**.

Le message indique combien d'évalués sont en cours d'ajout, et combien ont été écartés parce qu'ils sont déjà dans le cycle ou, dans les cycles automatiques, parce qu'ils n'ont pas d'intitulé de poste. Les évaluations sont créées en arrière-plan en quelques secondes. Les nouveaux évalués reçoivent les évaluateurs définis par les règles du cycle (manager, pairs, équipe directe, auto-évaluation). Aucun e-mail n'est envoyé automatiquement : utilisez **Envoyer un email d'invitation** une fois qu'ils apparaissent.

Un évalué que vous avez retiré peut être ajouté à nouveau de la même façon.

## Onglet Évaluation : partager une évaluation avec des contributeurs

L'onglet **Évaluation** liste une ligne par évaluation : **Évalué**, **Évaluateur**, **Contributeurs** (aucun ou, par exemple, « 1 contributeur »), **Statut** (**Pas commencé**, **En cours**, **Envoyé**) et **Modèle**. Utilisez **Rechercher un évalué** pour en trouver une.

Un contributeur co-rédige une évaluation avec son évaluateur : il ouvre le même formulaire, peut y répondre et l'envoyer, et les réponses sont attribuées à tout le groupe. C'est différent de l'ajout d'un évaluateur, qui crée une évaluation distincte.

- Pour une évaluation : **⋮ › Gérer les contributeurs**, sélectionnez les personnes dans **Contributeurs de cette review**, puis **Enregistrer**.
- Pour plusieurs évaluations : cochez-les, puis cliquez sur **Ajouter des contributeurs** ou **Retirer des contributeurs**.

Les nouveaux contributeurs reçoivent un e-mail et une notification (« Vous co-rédigez une review de compétences »). Les contributeurs retirés ne peuvent plus ouvrir ni rédiger l'évaluation ; les réponses déjà écrites sont conservées. Une évaluation sans évaluateur ne peut pas avoir de contributeurs. Les contributeurs peuvent être ajoutés ou retirés même après l'envoi de l'évaluation.

> **Droits d'accès :** le créateur du cycle, ses co-pilotes, le responsable de l'évalué et les admins peuvent gérer les contributeurs. L'évaluateur peut aussi le faire depuis la page de l'évaluation avec **Gérer les contributeurs**.

## Co-pilotes

Les co-pilotes aident à piloter un cycle : ils ouvrent la page du cycle, suivent l'avancement, gèrent les évaluateurs et voient toutes les évaluations.

1. Sur la page du cycle, ouvrez **⋮ › Gérer les co-pilotes** (disponible sur les cycles en cours).
2. Dans la fenêtre **Gérer les co-pilotes**, recherchez ou filtrez la liste et cochez les co-pilotes (seuls les responsables créateurs et au-delà sont proposés), puis cliquez sur **Continuer**.

Les nouveaux co-pilotes reçoivent l'e-mail « Vous êtes Co-pilote du cycle d'évaluation ... ».

## Modifier un cycle

**⋮ › Modifier le cycle** ouvre **Modifier le cycle d'évaluation** à l'étape **Configuration**. Après le lancement, seuls le **Titre du cycle** et la **Période du cycle** peuvent être modifiés ; l'attribution du modèle et les autres options sont grisées et affichées à titre d'information. Cliquez sur **Enregistrer**.

## Relancer un cycle

**Relancer le cycle** (cycles en cours) crée un nouveau cycle copié sur celui-ci : même titre, même période, même mode d'attribution et mêmes modèles, mêmes options, règles d'évaluateurs, règle de responsable, évalués et configuration 4-box. L'assistant **Relancer la revue de cycle** s'ouvre pour que vous l'ajustiez ; cliquez sur **Relancer le cycle** et choisissez d'envoyer ou non les invitations. Le cycle d'origine n'est pas modifié.

## Supprimer et restaurer un cycle

1. Ouvrez **⋮ › Supprimer le cycle**. La fenêtre de confirmation rappelle que les cycles supprimés sont conservés 30 jours avant d'être supprimés définitivement. Confirmez avec **Supprimer**.
2. Les cycles supprimés sont conservés 30 jours, puis supprimés définitivement. Pour les voir, allez dans **Compétences › Évaluation** (ou sur la page **Cycles d'évaluation**) et ouvrez **⋮ › Voir les cycles supprimés**.
3. Depuis cette liste, **Restaurer** un cycle ou le supprimer définitivement. Vous pouvez aussi ouvrir un cycle supprimé : sa page propose **Restaurer** et **Supprimer définitivement**.

Tant qu'un cycle est supprimé, ses évaluations ne peuvent pas être remplies : les évaluateurs qui en ouvrent une voient **Cycle supprimé**. Les liens entre le cycle et les objectifs sont retirés.

## Questions fréquentes

### Un manager n'arrive pas à ouvrir la page du cycle.
La page du cycle est réservée aux responsables créateurs et au-delà. Les responsables suivent les évaluations de leurs évalués depuis **Compétences › Évaluation › Vos évaluations**, où ils peuvent aussi envoyer invitations et rappels, gérer les évaluateurs et changer de responsable.

### Un admin à accès limité ne voit pas un cycle.
Les admins à accès limité voient les cycles créés ou co-pilotés par des personnes de leur population, plus ceux auxquels ils participent. Un cycle créé par une personne hors de leur population n'est pas listé, même s'il évalue des personnes de leur population, sauf s'ils en sont co-pilotes.

### J'ai ajouté des évalués mais rien ne s'est passé.
Les évaluations sont créées en arrière-plan : actualisez la page après quelques secondes. Les personnes déjà dans le cycle, et celles sans intitulé de poste dans les cycles automatiques, sont ignorées.

### Puis-je changer les règles d'évaluateurs ou le modèle après le lancement ?
Non. Ajoutez des évaluateurs par évalué (**Gérer les évaluateurs**, **Assigner un responsable ou des évaluateurs**) ou relancez le cycle avec d'autres réglages.

### Comment clôturer un cycle plus tôt ?
Modifiez le cycle et fixez la date de fin à aujourd'hui : le cycle apparaît comme **Terminé** dès le lendemain. Il n'y a pas de bouton de clôture, et les évaluations envoyées restent disponibles pour l'analyse.

---

# Répondre à une évaluation de compétences

Source: https://www.openaleph.io/fr/docs/skills/answer-a-skills-review
Roles: Employé, Manager, Responsable créateur, Admin à accès limité, Admin

> Trouver les évaluations de compétences à rédiger, noter chaque compétence, utiliser Aleph AI et la dictée, envoyer, créer un objectif et suivre les évaluations dont vous êtes responsable.

Quand vous êtes évaluateur dans un cycle d'évaluation des compétences, vous notez les compétences d'un évalué (un collègue, un membre de votre équipe, votre manager ou vous-même) sur l'échelle du cycle. Cette page explique comment trouver vos évaluations, y répondre et les envoyer, et comment les responsables suivent les évaluations de leurs évalués.

## Trouver vos évaluations

- **E-mail et notification :** quand un cycle est lancé avec invitations, vous recevez « Vous êtes Évaluateur de ... — Cycle d'évaluation ... » avec un lien **Accéder à mon évaluation**. La notification dans l'application « Évaluation de compétences à compléter » ouvre directement l'évaluation.
- **Page d'accueil :** vos évaluations à faire des cycles en cours apparaissent dans la section **Prochaines tâches !**.
- **Compétences › Évaluation › Vos évaluations :** la liste complète des évaluations que vous rédigez, co-rédigez ou supervisez, pour les cycles qui ont commencé. Par défaut, elle affiche les évaluations restant à faire (**Pas commencé** et **En cours**). Utilisez le filtre pour changer le **Statut** ou filtrer par **Date limite**, et la barre de recherche pour trouver une personne. Les employés ne voient que **Évaluation** et **Grille de compétences** sous **Compétences** dans le menu.
- **Application mobile :** allez dans **Apps › Compétences** pour ouvrir **Évaluations des compétences**, avec les onglets **À faire** et **Terminé**.

Chaque carte affiche le titre du cycle, l'évalué, la **Date limite** et le statut (**Pas commencé**, **En cours**, **Complété**). Si une évaluation a été partagée avec vous, la carte indique **Vous êtes contributeur sur cette review**, suivi du nom de l'évaluateur. Cliquez sur le bouton flèche de la carte pour ouvrir l'évaluation.

Le menu **⋮** d'une carte propose **Voir le profil de l'évalué** et, si vous êtes responsable, les actions de responsable décrites plus bas.

Le panneau **Cycles d'évaluation en cours**, à droite, liste les cycles en cours auxquels vous participez, avec leur date limite.

## Répondre à une évaluation

La page de l'évaluation affiche le titre du formulaire (par exemple le nom du modèle), l'**Évalué**, l'**Évaluateur** (ou **Évaluateur et contributeurs** quand l'évaluation est partagée) et la **Date limite**. La barre du haut regroupe l'étiquette d'enregistrement, l'icône **Gérer les contributeurs**, l'icône de téléchargement du PDF et le bouton **Envoyer** (plus **Tout envoyer** quand vous avez plusieurs évaluations dans le cycle).

1. Si des cycles précédents ont donné lieu à des objectifs pour cette personne, un bloc **Issu des reviews précédentes** les rappelle, pour contexte. Il est en lecture seule.
2. Dans la section des compétences (« Évaluez chaque compétence selon l'échelle convenue. Utilisez les commentaires pour étayer vos notes. »), les compétences sont regroupées par catégorie. Pour chaque compétence :
   - Lisez la définition affichée sous le nom : c'est par rapport à elle que vous notez.
   - Cliquez sur les étoiles pour donner votre note (par exemple de 1 à 5 sur une échelle 1-5).
   - Si les commentaires sont autorisés, cliquez sur l'icône de commentaire à côté des étoiles pour ouvrir un champ de commentaire et justifier votre note.
3. Dans la section **Conclusion**, répondez aux questions optionnelles du cycle, le cas échéant :
   - une question **Vrai** / **Faux**,
   - une question ouverte (texte libre),
   - une liste **Fonction** pour choisir le poste que cette personne devrait occuper ensuite.
4. Vos réponses sont enregistrées automatiquement. L'étiquette en haut affiche **Mise à jour...** puis **Sauvegardé**.

Toutes les questions marquées d'un * doivent avoir une réponse pour pouvoir envoyer l'évaluation.

Si vous avez plusieurs évaluations à rédiger dans le même cycle, utilisez **Évaluation précédente** et **Évaluation suivante** en haut de page pour passer d'un évalué à l'autre.

## Évaluez plus vite avec l'Aleph AI

En haut d'une évaluation ouverte, le panneau **Évaluez plus vite avec l'Aleph AI** vous permet de décrire la personne avec vos propres mots et de faire remplir le formulaire. Il est replié par défaut : cliquez dessus pour l'ouvrir. Il rappelle qu'« Aleph AI peut se tromper, vérifiez les réponses remplies par l'IA. » (Voir aussi [Assistant Aleph AI](https://www.openaleph.io/fr/docs/getting-started/ai-assistant).)

1. Tapez votre note dans le champ (**Tapez ou dictez pour compléter cette évaluation en une seule fois…**), ou cliquez sur le micro (**Dicter votre note**) et parlez. Cliquez sur **Valider la dictée** pour insérer la transcription ou **Annuler la dictée** pour l'abandonner. Si votre navigateur ne la prend pas en charge, le message « La reconnaissance vocale n'est pas prise en charge par ce navigateur » s'affiche.
2. Cliquez sur **Appliquer ma note**. Le formulaire est grisé pendant qu'Aleph AI travaille, et vous êtes notifié quand c'est terminé.
3. Chaque réponse remplie par l'IA porte l'étiquette **Rempli par l'IA**. Relisez-les et ajustez-les : Aleph AI peut se tromper. Quand vous modifiez une réponse vous-même, l'étiquette disparaît.

> **Important :** appliquer une note traite l'évaluation comme vierge : l'IA peut écraser des réponses déjà données. Vérifiez chaque réponse avant d'envoyer.

## Envoyer l'évaluation

1. Cliquez sur **Envoyer** (barre du haut, ou bas de l'écran sur mobile).
2. S'il manque une réponse, la page défile jusqu'à la question et affiche « Veuillez répondre à toutes les questions obligatoires (*) ».
3. Confirmez avec **Envoyer** dans **Les réponses de cette évaluation seront verrouillées** (« La soumission de cette évaluation verrouillera vos réponses. Demandez à un administrateur de les déverrouiller si nécessaire. »). Si l'évaluation a des contributeurs, le texte précise que les réponses sont aussi verrouillées pour eux.
4. La fenêtre **Félicitations !** confirme l'envoi (« Revue soumise avec succès, vos réponses sont verrouillées. »). Cliquez sur **Retour aux évaluations**, ou sur **Créer un objectif** (voir plus bas).

Une fois envoyée, l'évaluation est en lecture seule pour tous ceux qui la rédigent (étiquette **Envoyé** dans la barre du haut) : chaque réponse indique son auteur, la date et l'heure. Le responsable, les admins, le créateur et les co-pilotes du cycle peuvent encore corriger les réponses depuis le panneau d'analyse du cycle (voir [Résultats et exports](https://www.openaleph.io/fr/docs/skills/results-and-exports)).

### Envoyer d'un coup toutes vos évaluations d'un cycle

Si vous avez plusieurs évaluations dans le même cycle, cliquez sur **Tout envoyer**. La fenêtre **Envoyer toutes les évaluations complétées** liste vos évaluations avec « Cette évaluation est prête à être soumise. » ou « Cette évaluation n'est pas encore prête à être soumise. ». **Envoyer les évaluations** devient disponible quand elles sont toutes complètes.

### Télécharger une évaluation en PDF

Cliquez sur l'icône de téléchargement (**Télécharger le pdf**) dans la barre du haut. Dans l'application mobile, le PDF est disponible une fois l'évaluation envoyée.

## Créer un objectif à partir d'une évaluation

Si votre entreprise dispose de l'application [Objectifs](https://www.openaleph.io/fr/docs/goals), vous pouvez transformer une évaluation envoyée en objectif pour l'évalué :

- juste après l'envoi, dans la fenêtre **Félicitations !**, cliquez sur **Créer un objectif**,
- ou plus tard, en bas de l'évaluation envoyée, cliquez sur **Créer un objectif**.

La fenêtre de création d'objectif s'ouvre avec l'évalué comme assigné et le cycle comme élément associé (voir [Créer un objectif](https://www.openaleph.io/fr/docs/goals/create-a-goal)). L'objectif a son propre responsable, son échéance et son suivi. Lors du prochain cycle d'évaluation de cette personne, l'objectif apparaît dans **Issu des reviews précédentes**.

## Co-rédiger une évaluation (contributeurs)

Une évaluation peut être partagée avec des collègues, appelés contributeurs. Toutes les personnes de l'évaluation répondent au même formulaire, peuvent l'envoyer, et les réponses sont attribuées au groupe, pas à une personne. L'envoi verrouille l'évaluation pour tout le groupe.

En tant qu'évaluateur, cliquez sur l'icône **Gérer les contributeurs** (une personne avec un signe plus) dans la barre du haut. Dans **Contributeurs de cette review** (« Toutes les personnes sélectionnées ici rédigent cette review ensemble. Les réponses sont attribuées au groupe, pas à une seule personne. »), recherchez ou filtrez la liste, cochez des personnes et cliquez sur **Enregistrer**. Elles reçoivent un e-mail et une notification (« Vous co-rédigez une review de compétences »), et l'évaluation apparaît dans leur liste **Vos évaluations**.

## Suivre les évaluations dont vous êtes responsable

Le responsable d'un évalué (par défaut son manager) supervise toutes les évaluations concernant cette personne. Dans **Vos évaluations**, la carte du responsable indique **Vous êtes propriétaire de cette évaluation dans** suivi du nom du cycle, et le nombre d'évaluations envoyées sur le total (par exemple « 1/2 »). Cliquez sur le chevron de la carte pour déplier la liste des **Évaluateurs** avec le statut de chaque évaluation (**Pas commencé**, **En cours**, **Complété**) et le bouton **Voir les réponses**.

Si vous êtes aussi l'un des évaluateurs (par exemple un manager qui évalue un membre de son équipe), votre propre évaluation figure dans cette liste **Évaluateurs** : cliquez sur la flèche à côté de votre nom pour l'ouvrir et y répondre. La carte du responsable peut apparaître une fois par évaluation de l'évalué.

Le menu **⋮** de la carte permet au responsable de :

- **Envoyer un email d'invitation** ou **Envoyer un email de rappel** aux évaluateurs de cet évalué (les rappels ne partent qu'aux évaluateurs qui n'ont pas envoyé),
- **Gérer les évaluateurs** : ajouter ou retirer des évaluateurs (en retirer un supprime son évaluation et ses réponses),
- **Modifier le responsable** : choisir un autre responsable (un manager ou plus) et cliquer sur **Appliquer**,
- **Voir toutes les réponses d'évaluation** : ouvrir une page en lecture seule qui affiche, pour chaque question, la réponse de chaque évaluateur.

## Qui voit quelles évaluations

- En tant qu'évaluateur ou contributeur, vous voyez les évaluations que vous rédigez.
- Sur le profil d'un employé, l'onglet **Skills reviews** liste les évaluations le concernant. Un employé qui consulte son propre profil ne voit que ses auto-évaluations. Ses managers (directs et indirects), les admins et les admins à accès limité qui ont accès à lui voient toutes les évaluations le concernant.
- Les responsables, créateurs et co-pilotes du cycle, managers de l'évalué, admins à accès limité (pour leur population) et admins peuvent voir toutes les réponses concernant un évalué.

## Questions fréquentes

### J'ai reçu une invitation mais l'évaluation n'est pas dans ma liste.
Les évaluations apparaissent à partir de la date de début du cycle. Si l'invitation est partie tôt, revenez à la date de début. Vérifiez aussi le filtre de **Vos évaluations** : par défaut, il n'affiche que les évaluations restant à faire.

### J'ai envoyé par erreur. Puis-je modifier mes réponses ?
Pas vous-même : l'envoi verrouille les réponses. Demandez au responsable de l'évaluation ou à un admin : ils peuvent modifier les réponses depuis le panneau d'analyse du cycle.

### Je n'arrive pas à envoyer mon évaluation.
Une question n'a pas de réponse. La page défile jusqu'à la première réponse manquante. Toutes les questions marquées d'un * doivent avoir une réponse, y compris les questions de conclusion.

### Le responsable est-il prévenu quand j'envoie ?
Le responsable suit l'avancement de chaque évaluateur dans **Vos évaluations** et sur la page du cycle. Aucun e-mail ne lui est envoyé à chaque envoi.

### Puis-je répondre depuis mon téléphone ?
Oui. Dans l'application mobile OpenAleph, allez dans **Apps › Compétences**, ouvrez l'évaluation dans **À faire**, répondez et appuyez sur **Envoyer**.

### Le bouton Créer un objectif n'apparaît pas.
Il n'apparaît que sur les évaluations envoyées, et seulement si votre entreprise dispose de l'application Objectifs.

---

# Résultats et exports

Source: https://www.openaleph.io/fr/docs/skills/results-and-exports
Roles: Responsable créateur, Admin à accès limité, Admin

> Analyser un cycle d'évaluation - rapport d'avancement, graphiques, résultats regroupés par catégorie de compétences, panneau d'analyse, modification des réponses, exports XLSX et PDF.

Chaque cycle d'évaluation dispose de ses propres analyses : un rapport d'avancement avec des graphiques, un tableau de résultats regroupé par catégorie de compétences, un panneau d'analyse détaillé par évalué et plusieurs exports. Ouvrez le cycle depuis **Compétences › Évaluation** (voir [Gérer un cycle d'évaluation](https://www.openaleph.io/fr/docs/skills/manage-a-review-cycle)), puis utilisez les onglets **Vue d'ensemble** et **Résultats**.

## Avant de commencer

- La page du cycle est accessible au créateur du cycle, à ses co-pilotes, aux admins à accès limité (cycles pilotés par leur population) et aux admins, à partir du rôle Responsable créateur.
- Les admins à accès limité ne voient dans les résultats que les évalués de leur population.
- Les scores ne tiennent compte que des évaluations **envoyées**.

## Onglet Vue d'ensemble

### Rapport d'avancement

Quatre chiffres en haut : **Taux de complétion**, **Personnes évalué(es)**, **Évaluations en cours** et **Évaluations soumises**.

### Graphiques

| Graphique | Ce qu'il montre |
|---|---|
| **Taux de complétion des évaluations — Tous** | Combien d'évaluations sont **Envoyé**, **En cours** et **Pas commencé**. |
| **Complétion des évaluations — Catégorie** | La complétion comparée selon les valeurs d'un champ du profil. Choisissez le champ dans **Attribut** (par exemple département, site ou intitulé de poste). |
| **Notation par ...** | Le score moyen pour chaque valeur de l'**Attribut** choisi, sur l'échelle du cycle (« échelles différentes » quand le cycle utilise des modèles aux échelles différentes). |
| **Répartition par case** | La répartition des évalués dans les quatre cases de la matrice de talents. Affiché une fois la 4-box configurée. |
| **Évolution du score de l'équipe** | Le score moyen des personnes évaluées dans ce cycle, dans ce cycle et dans leurs cycles précédents. Si aucune n'a été notée auparavant, **Rien à comparer pour l'instant** s'affiche. |

### Tableau de synthèse des compétences

Le **Tableau de synthèse des compétences** liste chaque compétence du cycle avec sa **Population** (nombre d'évalués notés sur cette compétence) et la part de chaque note. Recherchez une compétence par son nom, ou affinez le tableau par **Type de compétence**, intitulé de poste ou un autre champ du profil (**Voir plus** affiche les autres champs). Cliquez sur une ligne pour ouvrir **Détails du résumé des compétences** : toutes les notes données sur cette compétence, avec le **Participant**, l'**Évaluateur**, la **Évaluation** (note) et la **Date de l'évaluation**. Vous pouvez filtrer par **Niveau d'accès**, **Sexe** ou **Manager**.

## Onglet Résultats

L'onglet **Résultats** affiche une ligne par évalué :

- **Évalué** (fixé à gauche quand vous faites défiler), avec sous le nom le nombre d'évaluations envoyées sur le total (par exemple « 1/2 »),
- les scores des deux axes de la 4-box, nommés d'après les axes de la matrice du cycle (par exemple **Performance** et **Potentiel**), en pourcentage, et le libellé de la case. Tant que la 4-box n'est pas configurée, ces trois colonnes affichent **Pas encore défini**,
- puis une colonne par question. Les questions sont **regroupées par catégorie de compétences** : une ligne d'en-tête au-dessus des colonnes nomme chaque catégorie, dans l'ordre de la grille. Les questions Vrai/Faux et prochain poste sont regroupées sous **Conclusion**.

Valeurs des cellules :

| Valeur | Signification |
|---|---|
| Une note comme « 4/5 » | La note sur le maximum de l'échelle (moyenne quand plusieurs évaluateurs ont envoyé). |
| **Vrai** / **Faux**, un intitulé de poste | La réponse à une question de conclusion. |
| **Non soumis** | Aucune évaluation envoyée pour cette personne pour l'instant. |
| **Non applicable** | La question ne fait pas partie du formulaire de cette personne (par exemple une compétence spécifique à un autre intitulé de poste). |

Utilisez la liste des intitulés de poste au-dessus du tableau pour n'afficher que les évalués et les questions d'un ou plusieurs intitulés. Utilisez la recherche pour trouver une personne, le sélecteur du nombre de lignes, et le filtre pour affiner le tableau par **Manager**, par n'importe quel champ du profil (par exemple l'intitulé de poste : seules les questions qui s'appliquent aux intitulés choisis restent alors en colonnes), ou par la réponse majoritaire à la question Vrai/Faux.

## Panneau Détails de l'analyse

Cliquez sur une personne dans l'onglet **Matrice 4-Box** (ou sur une ligne de l'onglet **Résultats**) pour ouvrir le panneau **Détails de l'analyse** à droite. L'icône à côté de la croix de fermeture l'ouvre en pleine page.

- Le nom et l'intitulé de poste de l'évalué, et des flèches pour passer à l'évalué précédent ou suivant.
- L'évaluateur, ou la liste des **Évaluateurs** pour passer d'une évaluation à l'autre.
- Les réponses de l'évaluation sélectionnée, regroupées par catégorie de compétences, avec les commentaires.
- **Associés** : les objectifs de l'évalué liés à ce cycle. Cliquez sur **Edit related** pour les choisir dans **Définir les éléments liés**.
- **Create new goal** (si votre entreprise dispose de l'application [Objectifs](https://www.openaleph.io/fr/docs/goals)), **Voir les réponses** pour ouvrir la page complète de l'évaluation, et **Modifier les réponses**.
- Si l'évaluation sélectionnée n'est pas envoyée : **L'évaluation n'a pas encore été soumise.** et un bouton **Envoyer un rappel** qui envoie un e-mail à l'évaluateur.

### Modifier les réponses d'une évaluation envoyée

1. Dans **Détails de l'analyse**, sélectionnez l'évaluation et cliquez sur **Modifier les réponses**.
2. Modifiez les notes, commentaires ou réponses de conclusion (la question Vrai/Faux s'affiche sous la forme **Oui** / **Non** dans ce mode).
3. Cliquez sur **Enregistrer les modifications** (ou **Annuler**).

L'évaluation affiche ensuite **Modifié par** avec le nom de la personne et la date. C'est ainsi qu'on corrige une évaluation envoyée et verrouillée.

> **Droits d'accès :** la modification des réponses est possible pour les admins, le responsable de l'évalué, le créateur et les co-pilotes du cycle, et les admins à accès limité pour leur population.

## Exports

### Exports du cycle

1. Sur la page du cycle, cliquez sur l'icône d'export (**Exporter en .xlsx**) dans la barre du haut.
2. Dans **Exporter les données**, choisissez le **Type d'export**. La fenêtre indique le **Format de fichier** du type choisi :

| Type | Description dans la fenêtre | Contenu | Format |
|---|---|---|---|
| **Progression** (par défaut) | « Suivre l'avancement de la campagne » | La complétion de chaque évaluation, pour suivre le cycle. | XLSX |
| **Réponses** | « Se concentrer sur les réponses et les analyses » | Toutes les réponses et tous les scores, pour analyser les résultats. Les colonnes suivent l'ordre de la grille. | XLSX |
| **Vue d'ensemble** | « Le rapport d'avancement et ses graphiques, en document » | Le rapport d'avancement et ses graphiques, avec les attributs sélectionnés dans les graphiques. | PDF |

3. Cliquez sur **Exporter**. Le fichier se télécharge automatiquement après quelques secondes ; vous pouvez fermer le message en attendant.

### Autres exports

- **Matrice de talents** : **Exporter › Exporter en PDF** ou **Exporter en Excel** dans l'onglet **Matrice 4-Box** ou sur la matrice de l'entreprise (voir [Matrice de talents](https://www.openaleph.io/fr/docs/skills/talent-matrix)).
- **Une évaluation** : **Télécharger le pdf** sur la page de l'évaluation.
- Les exports des autres modules et des données de l'entreprise sont présentés dans [Exports et rapports](https://www.openaleph.io/fr/docs/administration/exports-and-reports).

## Les évaluations sur un profil

Sur le profil d'un employé (voir [Profil d'un employé](https://www.openaleph.io/fr/docs/people/employee-profile)), l'onglet **Skills reviews** affiche **Évaluations en cours** et **Total des évaluations** et liste les évaluations concernant cette personne dans les cycles lancés. Cliquez sur l'une d'elles pour l'ouvrir (toutes les réponses si vous êtes autorisé à les voir). Un employé qui consulte son propre profil ne voit que ses auto-évaluations ; les managers, admins à accès limité et admins qui ont accès à la personne les voient toutes.

## Questions fréquentes

### Pourquoi le score d'un évalué est-il vide ?
Les scores ne comptent que les évaluations envoyées. Vérifiez dans l'onglet **Personnes évalué(es)** qui n'a pas envoyé, et envoyez un rappel.

### Pourquoi Performance, Potentiel et le libellé de case affichent-ils « Pas encore défini » ?
La matrice 4-box du cycle n'est pas encore configurée. Configurez-la dans l'onglet **Matrice 4-Box**.

### Pourquoi certaines colonnes affichent « Non applicable » ?
Le formulaire de la personne ne contenait pas cette question, généralement parce que la compétence est attribuée à un autre intitulé de poste, ou parce que le cycle utilise plusieurs modèles.

### Un admin à accès limité voit moins d'évalués qu'un admin.
C'est normal : les admins à accès limité ne voient que les évalués de leur population.

### Comment les scores sont-ils calculés ?
Chaque note est convertie en pourcentage du maximum de l'échelle, puis moyennée en tenant compte des poids des compétences définis dans la grille. Les axes de la 4-box utilisent les compétences des catégories attribuées à chaque axe.

---

# Matrice de talents (4-box)

Source: https://www.openaleph.io/fr/docs/skills/talent-matrix
Roles: Manager, Responsable créateur, Admin à accès limité, Admin

> Configurer et lire la matrice de talents 4-box d'un cycle d'évaluation, la matrice de talents de l'entreprise et les configurations enregistrées du groupe.

La matrice de talents (4-box) place chaque évalué dans l'une des quatre cases selon deux axes, par exemple **Performance** (horizontal) et **Potentiel** (vertical). Chaque axe est calculé à partir des catégories de compétences que vous lui attribuez. OpenAleph propose une matrice par cycle d'évaluation (l'onglet **Matrice 4-Box**) et une matrice de talents de l'entreprise, qui agrège les derniers résultats de chaque employé.

## Calcul des positions

- Chaque axe est lié à une ou plusieurs **catégories de compétences** de la grille.
- Pour chaque évalué, OpenAleph prend les notes de ses évaluations **envoyées** sur les compétences de ces catégories, convertit chaque note en pourcentage du maximum de l'échelle et en fait la moyenne pondérée par le poids des compétences. Le score de l'axe va de 0 % à 100 %.
- Chaque axe a un seuil (la « coupure ») entre faible et élevé. Les deux coupures divisent le graphique en quatre cases, numérotées de 1 à 4. Les numéros de case sont des références fixes utilisées dans les analyses ; chaque case porte aussi un nom que vous choisissez.
- Les personnes sans évaluation envoyée sur les compétences des axes ne sont pas placées.

## Configurer la matrice d'un cycle

Un cycle peut démarrer avec une matrice déjà configurée : lors de sa création, l'étape Résumé permet de choisir une configuration enregistrée ou la **Configuration par défaut du groupe** (voir [Créer et lancer un cycle d'évaluation](https://www.openaleph.io/fr/docs/skills/create-a-review-cycle)). Sinon, ou pour la modifier :

1. Ouvrez le cycle et allez dans l'onglet **Matrice 4-Box**.
2. Cliquez sur **Configurer** (quand il n'y a pas encore de matrice, **Aucune matrice de talents pour le moment**) ou sur l'icône de réglages de la matrice.
3. Dans **Configurer la matrice de talents**, répondez à **Comment souhaitez-vous configurer la matrice ?** :
   - **Utiliser une configuration existante** : partez de l'un des modèles de matrice de talents enregistrés pour le groupe. Choisissez-en un (celui par défaut porte l'étiquette **Par défaut**) et cliquez sur **Utiliser cette configuration**. S'il n'en existe aucun, **Aucune configuration de groupe disponible** s'affiche.
   - **Partir de zéro** : choisissez vous-même les axes, leurs catégories de compétences et les seuils des cases, puis cliquez sur **Continuer**.
4. Si le cycle avait déjà une matrice, un avertissement rappelle que la nouvelle la remplace : les personnes déjà évaluées peuvent changer de case, mais leurs évaluations et leurs réponses ne sont pas modifiées.

### Partir de zéro

La fenêtre **Configuration de la matrice des talents (4 cases)** comporte trois étapes, avec un **Aperçu de la matrice 4 cases** sur le côté :

1. **Axes : que souhaitez-vous évaluer ?** Nommez l'**Axe horizontal** (par exemple « Performance ») et l'**Axe vertical** (par exemple « Potentiel »), et choisissez une ou plusieurs catégories de compétences dans la liste **Catégories** de chacun. Cliquez sur **Suivant**.
2. **Cases : comment souhaitez-vous les nommer ?** Donnez un nom à chaque quadrant (cases 1 à 4, toutes obligatoires). Les champs rappellent ce que couvre chaque case : case 1 performance faible et potentiel faible, case 2 performance élevée et potentiel faible, case 3 performance faible et potentiel élevé, case 4 performance élevée et potentiel élevé. Les numéros de case sont des références fixes utilisées dans les analyses. Cliquez sur **Suivant**.
3. **Seuils : où tracez-vous la limite ?** Pour chaque axe (coupure horizontale et coupure verticale), définissez **Elevé-à partir de**, le pourcentage où « élevé » commence ; « faible » va de **Faible-à partir de** jusqu'à cette valeur. Les scores vont toujours de 0 % à 100 %. Réglez les deux seuils avant d'enregistrer.
4. Cliquez sur **Enregistrer**. Le message « La configuration de la matrice 4 cases a été mise à jour. » le confirme, et les personnes sont placées immédiatement.

## Lire la matrice

- Chaque évalué apparaît sous forme d'avatar (ses initiales) dans sa case. Survolez ou cliquez sur un avatar pour voir le nom de la personne et ses scores sur les deux axes.
- Quand plusieurs personnes se superposent, cliquez sur le groupe pour ouvrir une liste et en choisir une.
- Cliquez sur une personne pour ouvrir **Détails de l'analyse** avec ses évaluations (voir [Résultats et exports](https://www.openaleph.io/fr/docs/skills/results-and-exports)).
- Utilisez **Zoomer**, **Dézoomer** et **Recentrer** pour naviguer.
- Utilisez **Rechercher** pour trouver une personne, et **Filtrer** pour affiner la matrice par champs du profil (département, intitulé de poste...) ou par la réponse majoritaire à la question Vrai/Faux.
- **Exporter › Exporter en PDF** ou **Exporter en Excel** télécharge la matrice. Le tableur liste chaque personne avec son intitulé de poste, sa case et ses deux scores d'axe.

L'onglet **Résultats** du cycle affiche aussi les scores d'axe et le libellé de case de chaque évalué, et l'onglet **Vue d'ensemble** un graphique **Répartition par case**.

## Matrice de talents de l'entreprise

Allez dans **Compétences › Matrice des compétences** pour ouvrir la matrice de talents de l'entreprise (page intitulée « Company talent matrix ») : une vue 4-box agrégée du dernier résultat d'évaluation de chaque employé.

Les personnes affichées dépendent de votre rôle :

| Rôle | Personnes affichées |
|---|---|
| **Admin** | Toute l'entreprise. |
| **Admin à accès limité** | Sa population. |
| **Manager** / **Responsable créateur** | Ses collaborateurs directs et indirects, plus les personnes évaluées dans les cycles qu'il a créés ou qu'il co-pilote. |

Les employés n'ont pas accès à cette page.

La page propose **Rechercher des employés**, **Filtre**, **Exporter** (PDF ou Excel), les commandes de zoom et l'icône de réglages. Cliquez sur le titre d'une case pour ouvrir la liste de ses **Membres**, puis sur un membre pour voir son analyse. Si rien n'est configuré, un état vide l'indique, l'icône de réglages est grisée et un bouton **Configurer** ouvre la même fenêtre **Configurer la matrice de talents** que sur un cycle (**Partir de zéro** ou **Utiliser une configuration existante**).

Une fois la matrice de l'entreprise en place, les admins peuvent utiliser l'icône de réglages pour renommer ses axes et ses cases. Seuls les noms y sont modifiables : les seuils sont gérés au niveau de l'entreprise.

## Configurations enregistrées (Modèles de matrice de talents)

Sous la matrice de l'entreprise, la liste **Modèles de matrice de talents** regroupe les configurations réutilisables du groupe. Un nouveau cycle démarre avec celle par défaut, et tout cycle peut être basculé vers une autre.

Les admins les gèrent :

1. Cliquez sur **Nouveau modèle**, renseignez le **Nom de la configuration** (par exemple « Équipes commerciales ») et parcourez les trois mêmes étapes (axes, cases, seuils ; les coupures démarrent à 50 %). Cliquez sur **Enregistrer**. « Configuration créée. » le confirme, et la liste affiche la configuration avec ses axes et leurs catégories.
2. Dans les options d'un modèle (**Options du modèle**), choisissez **Modifier modèle**, **Définir par défaut** ou **Supprimer le modèle**. La configuration par défaut porte l'étiquette **Par défaut** (« Les nouveaux cycles démarreront avec cette configuration. »).
3. Un modèle marqué « Incomplete » n'a pas de catégorie sur ses axes ou pas de seuils : il ne peut placer personne et ne peut donc pas servir à préremplir un cycle.

Supprimer une configuration (**Supprimer cette configuration ?**) n'affecte pas les cycles qui l'utilisent déjà : ils conservent leur propre copie. Seuls les nouveaux cycles sont concernés.

> **Droits d'accès :** les managers et au-delà peuvent voir les configurations ; seuls les admins peuvent les créer, les modifier, les supprimer ou changer celle par défaut. La configuration de la matrice d'un cycle est ouverte aux personnes qui gèrent ce cycle.

## Questions fréquentes

### La matrice est vide alors que le cycle est configuré.
Seuls les évalués ayant des évaluations envoyées sur les compétences des catégories des axes sont placés. Vérifiez l'avancement dans l'onglet **Personnes évalué(es)**.

### Pourquoi quelqu'un a-t-il changé de case après la modification de la configuration ?
Les positions sont recalculées avec les nouvelles catégories et les nouveaux seuils. Les évaluations et les réponses ne sont pas modifiées.

### Le cycle a été lancé sans matrice.
Aucune configuration n'a été choisie et le groupe n'a pas de configuration par défaut utilisable. Configurez-la dans l'onglet **Matrice 4-Box**.

### Un manager peut-il voir toute l'entreprise sur la matrice de l'entreprise ?
Non. Les managers voient leurs collaborateurs (directs et indirects) et les évalués des cycles qu'ils pilotent.

---

# Notifications et e-mails

Source: https://www.openaleph.io/fr/docs/skills/notifications
Roles: Employé, Manager, Responsable créateur, Admin

> Tous les e-mails, notifications dans l'application et notifications push envoyés par le module Compétences - invitations, rappels, contributeurs, co-pilotes et lancement de cycle.

Le module Compétences informe les évaluateurs, responsables, contributeurs et créateurs de cycles par e-mail et, pour les évaluateurs et contributeurs, par notification dans l'application (et notification push sur l'application mobile). Les e-mails sont envoyés dans la langue du destinataire (définie dans son profil, voir [Profil et préférences](https://www.openaleph.io/fr/docs/getting-started/profile-and-preferences)) et leurs liens ouvrent directement la bonne page. Pour les notifications en général, voir [Notifications](https://www.openaleph.io/fr/docs/getting-started/notifications) et [Application mobile](https://www.openaleph.io/fr/docs/getting-started/mobile-app).

## Récapitulatif

| Notification | Destinataire | Quand | Canal |
|---|---|---|---|
| **Vous êtes Évaluateur de ... — Cycle d'évaluation ...** (« Évaluation de compétences à compléter ») | Chaque évaluateur | Au lancement si vous avez choisi **Oui, envoyer les emails** (à la date de début si le cycle commence plus tard) ; quand vous cliquez sur **Envoyer un email d'invitation** ; quand des évaluateurs sont ajoutés avec **Assigner un responsable ou des évaluateurs** | E-mail, application, push |
| **Vous êtes responsable de l'évaluation de ... — Cycle ...** | Le responsable de chaque évalué | Au lancement si vous avez choisi **Oui, envoyer les emails** | E-mail |
| **Rappel : merci de compléter votre évaluation de ...** (« Rappel : évaluation à compléter ») | Les évaluateurs qui n'ont pas envoyé | Quand le responsable ou le gestionnaire du cycle clique sur **Envoyer un email de rappel** ou **Envoyer un rappel** | E-mail, application, push |
| **Rappel : votre évaluation de ... est à rendre demain** (« Évaluation à rendre demain ») | Les évaluateurs qui n'ont pas envoyé | Automatiquement, la veille de la date de fin du cycle | E-mail, application, push |
| **Vous co-rédigez désormais la review de ...** (« Vous co-rédigez une review de compétences ») | Les nouveaux contributeurs d'une évaluation | Quand ils sont ajoutés comme contributeurs | E-mail, application, push |
| **Vous êtes Co-pilote du cycle d'évaluation ...** | Les nouveaux co-pilotes | Quand ils sont ajoutés dans **Gérer les co-pilotes** | E-mail |
| **Votre cycle d'évaluation des compétences ... est lancé !** | Le créateur du cycle | À chaque lancement ou relance | E-mail |
| Fin du remplissage par Aleph AI | La personne qui a appliqué une note | Quand l'IA a rempli l'évaluation | Application |

## Ce qui n'est pas envoyé automatiquement

- Un lancement avec **Non** à **Envoyer les invitations?** n'envoie rien aux évaluateurs ni aux responsables.
- L'ajout d'évalués après le lancement (**Ajouter des évalués**) n'envoie pas d'invitations : sélectionnez-les dans l'onglet **Personnes évalué(es)** et utilisez **Envoyer des notifications › Envoyer un email d'invitation**.
- L'ajout d'évaluateurs via **Gérer les évaluateurs** ou le changement de responsable avec **Modifier le responsable** n'envoie pas d'e-mail.
- Les responsables ne reçoivent pas d'e-mail à chaque évaluation envoyée : ils suivent l'avancement dans **Vos évaluations** et sur la page du cycle.

## Envoyer des invitations et des rappels

- **Un évalué :** dans l'onglet **Personnes évalué(es)** du cycle, **⋮ › Envoyer un email d'invitation** ou **Envoyer un email de rappel** ; ou, en tant que responsable, depuis le menu **⋮** de la carte dans **Compétences › Évaluation › Vos évaluations**.
- **Plusieurs évalués :** cochez-les dans l'onglet **Personnes évalué(es)**, puis **Envoyer des notifications › Envoyer un email d'invitation** ou **Envoyer un email de rappel**, et confirmez avec **Envoyer**.
- **Une évaluation :** dans **Détails de l'analyse**, **Envoyer un rappel** sur une évaluation non envoyée.

Les invitations et rappels partent aux **évaluateurs** des évalués sélectionnés (l'évalué n'en reçoit que s'il est son propre évaluateur, dans une auto-évaluation). Les rappels ignorent les évaluations déjà envoyées.

## Questions fréquentes

### Un évaluateur dit ne jamais avoir reçu l'invitation.
Vérifiez que les invitations ont été envoyées au lancement, que le cycle a commencé (les e-mails des cycles futurs partent à la date de début), et demandez-lui de consulter ses indésirables. Renvoyez-la ensuite avec **Envoyer un email d'invitation**.

### Puis-je désactiver le rappel de date limite ?
Non. Il est envoyé automatiquement la veille de la date de fin à chaque évaluateur dont l'évaluation n'est pas envoyée.

### Les notifications ouvrent-elles l'évaluation sur mobile ?
Oui. Appuyer sur une notification push d'évaluation de compétences ouvre l'évaluation dans l'application mobile OpenAleph.

---

# Learn (LMS)

Source: https://www.openaleph.io/fr/docs/learn
Roles: Employé, Manager, Responsable créateur, Admin à accès limité, Admin, Super admin

> Présentation d'OpenAleph Learn - modules, playlists, formations, sessions, certificats et plans de formation - et qui peut faire quoi selon son rôle.

OpenAleph Learn est le module d'apprentissage d'OpenAleph. Les employés suivent des formations structurées et parcourent un catalogue de courtes unités d'apprentissage ; les créateurs de contenu conçoivent ces contenus, avec l'aide de l'IA s'ils le souhaitent ; les responsables formation animent des sessions de formation, suivent qui a terminé quoi, délivrent des certificats et, avec l'option de gestion de la formation, pilotent les plans de formation et les budgets.

Vous le trouvez dans la navigation principale sous **Learn**. Le menu comporte jusqu'à cinq entrées : **Mon apprentissage**, **Catalogue**, **Formations**, **Plans de formation** et **Mon contenu**. **Mon apprentissage**, **Catalogue** et **Formations** s'affichent pour toutes les personnes qui ont Learn ; **Mon contenu** uniquement à partir du rôle Responsable créateur ; **Plans de formation** uniquement pour les Admins et Super admins dont l'entreprise dispose de l'option de gestion de la formation (voir ci-dessous).

## Notions clés

| Terme | Définition |
|---|---|
| **Module** | La plus petite unité d'apprentissage : une page de texte enrichi (texte, images, vidéos, tableaux...) avec une narration audio facultative et une **évaluation**. Les apprenants passent l'évaluation dans une formation ; une fois réussie, le module est **Acquis**. |
| **Évaluation** | Ce qu'un apprenant doit faire pour acquérir un module. Il existe trois types : **Auto-évaluation** (l'apprenant confirme avoir compris les objectifs d'apprentissage), **Quiz** (100 % de bonnes réponses sont requises) et **Évaluation en face-à-face** (questions ouvertes examinées par un expert). |
| **Playlist** | Une liste de modules sélectionnés et ordonnés, publiée dans le catalogue. Tout le monde peut la consulter ; elle n'est assignée à personne et n'a ni évaluation ni suivi de progression. |
| **Catalogue** | Tous les modules et playlists publiés de votre entreprise, visibles par tous les employés. |
| **Formation** | Un parcours d'apprentissage structuré composé de **sections**, contenant chacune des modules. Une formation n'apparaît pas dans le catalogue : les apprenants y accèdent en étant inscrits à une **session de formation**, et c'est là qu'ils passent les évaluations. |
| **Session de formation** | Une édition d'une formation pour un groupe de personnes, avec une date de début, une date limite, une modalité (**En ligne** ou **Présentiel / Sur site**) et ses participants (employés internes et, le cas échéant, apprenants externes). |
| **Co-pilote** | Un collègue (quel que soit son rôle) que vous ajoutez à une formation pour vous aider à la gérer : modifier son contenu, lancer des sessions et suivre les apprenants. |
| **Co-auteur** | Un Responsable créateur ou un administrateur crédité sur un module que vous avez créé. |
| **Certificat** | Un certificat de réussite qu'une formation peut délivrer aux apprenants, automatiquement ou manuellement, avec un lien de vérification public et un QR code. |
| **Badge** | Une récompense ludique obtenue en acquérant des modules, en terminant des formations, en ajoutant des modules en favoris et en réagissant aux modules. |
| **Plan de formation** | Un regroupement de sessions de formation (avec ou sans formation associée) pour suivre au même endroit leur planning, leurs participants et leurs dépenses. Fait partie de l'option de gestion de la formation. |
| **Prestataire / Catégorie de dépense** | Des listes communes à toute l'entreprise, utilisées pour indiquer les prestataires qui ont animé les sessions et pour classer les dépenses des sessions. |

## Licences : LMS et TMS

Learn est proposé sous forme de deux fonctionnalités que votre entreprise peut avoir ensemble ou séparément :

- **LMS** (apprentissage) : Mon apprentissage, Catalogue, Formations, modules, playlists, sessions, certificats, Mon contenu.
- **TMS** (gestion de la formation) : **Plans de formation**, analyses des dépenses, coûts et dépenses des sessions, documents joints, prestataires et catégories de dépense.

La page d'une session de formation s'ouvre avec l'une ou l'autre licence ; ses parties coûts et dépenses n'apparaissent qu'avec le TMS. Si vous ne voyez pas une entrée décrite dans ces pages, il est possible que la fonctionnalité correspondante ne soit pas activée pour votre entreprise : demandez à votre administrateur. Consultez [Modules et licences](https://www.openaleph.io/fr/docs/administration/modules-and-licences).

## Qui peut faire quoi

| Action | Employé | Manager | Responsable créateur | Admin à accès limité | Admin / Super admin |
|---|---|---|---|---|---|
| Suivre les formations assignées, passer les évaluations, obtenir des badges et des certificats | Oui | Oui | Oui | Oui | Oui |
| Parcourir le catalogue, ajouter des favoris, réagir et commenter les modules | Oui | Oui | Oui | Oui | Oui |
| Être co-pilote d'une formation (la modifier, lancer des sessions, suivre les apprenants) | Si ajouté | Si ajouté | Si ajouté | Si ajouté | Oui, toutes les formations |
| Ouvrir **Mon contenu**, créer des modules, des playlists et des formations | Non | Non | Oui | Oui | Oui |
| Modifier ou supprimer un module ou une playlist | Non | Non | Les siens | Tous | Tous |
| Supprimer une formation | Non | Non | Les siennes | Les siennes | Toutes |
| Voir des formations dans **Learn › Formations** | Celles qu'il co-pilote | Celles qu'il co-pilote | Les siennes et celles qu'il co-pilote | Toutes | Toutes |
| **Plans de formation**, analyses des plans, prestataires, catégories de dépense (TMS) | Non | Non | Non | Non | Oui |

> **Droits d'accès :** Les plans de formation, les prestataires et les catégories de dépense sont réservés aux Admins et Super admins. Un Admin à accès limité n'y a pas accès. Les niveaux d'accès eux-mêmes sont expliqués dans [Rôles et niveaux d'accès](https://www.openaleph.io/fr/docs/getting-started/roles-and-access) et [Niveaux d'accès](https://www.openaleph.io/fr/docs/administration/access-levels).

## Pages de cette section

Pour les apprenants :

- [Mon apprentissage, formations assignées et favoris](https://www.openaleph.io/fr/docs/learn/my-learning)
- [Parcourir le catalogue](https://www.openaleph.io/fr/docs/learn/browse-the-catalog)
- [Suivre un module](https://www.openaleph.io/fr/docs/learn/follow-a-module)
- [Évaluations et quiz](https://www.openaleph.io/fr/docs/learn/evaluations-and-quizzes)
- [Suivre une formation](https://www.openaleph.io/fr/docs/learn/follow-a-training)
- [Playlists](https://www.openaleph.io/fr/docs/learn/playlists)

Pour les créateurs de contenu :

- [Mon contenu](https://www.openaleph.io/fr/docs/learn/my-content)
- [Créer un module](https://www.openaleph.io/fr/docs/learn/create-a-module)
- [L'éditeur de module et les évaluations](https://www.openaleph.io/fr/docs/learn/module-editor)
- [Fonctionnalités d'IA dans Learn](https://www.openaleph.io/fr/docs/learn/ai-features)
- [Créer une formation](https://www.openaleph.io/fr/docs/learn/create-a-training)

Pour les responsables formation et les administrateurs :

- [Lancer et gérer des sessions de formation](https://www.openaleph.io/fr/docs/learn/training-sessions)
- [Gérer une formation : analyses, apprenants et sessions](https://www.openaleph.io/fr/docs/learn/manage-a-training)
- [Certificats et badges](https://www.openaleph.io/fr/docs/learn/certificates-and-badges)
- [Plans de formation](https://www.openaleph.io/fr/docs/learn/training-plans)
- [Coûts, dépenses et documents des sessions](https://www.openaleph.io/fr/docs/learn/session-costs-and-documents)
- [Prestataires et catégories de dépense](https://www.openaleph.io/fr/docs/learn/providers-and-expense-categories)
- [Analyses et exports des plans de formation](https://www.openaleph.io/fr/docs/learn/training-plan-analytics)

Pour tous :

- [Notifications, e-mails et application mobile](https://www.openaleph.io/fr/docs/learn/notifications-and-mobile)

Des personnes extérieures à votre entreprise (clients, partenaires) peuvent aussi suivre vos formations via Academy : voir [Academy](https://www.openaleph.io/fr/docs/academy).

## Déroulé type, de bout en bout

1. Un créateur de contenu ouvre **Learn › Mon contenu**, clique sur **Créer** et crée un **Module** : il rédige le contenu dans l'éditeur (ou demande à Aleph AI d'en proposer une première version), définit la durée, les tags et l'image de couverture, choisit le type d'évaluation, puis clique sur **Publier**. Le module apparaît dans le **Catalogue** pour tout le monde.
2. S'il le souhaite, le créateur regroupe des modules dans une **Playlist**, traduit des modules dans d'autres langues ou ajoute une narration audio.
3. Pour faire apprendre et évaluer des personnes, le créateur construit une **Formation** (**Learn › Formations › Créer une formation**) : sections, modules, coût estimé, co-pilotes, puis **Publier**.
4. Juste après la publication, il lance une session : titre, modalité, date de début et date limite, participants, coût, et choix d'envoyer ou non l'e-mail d'invitation.
5. Les apprenants retrouvent la formation dans **Learn › Mon apprentissage** sous **Formations assignées**, suivent chaque module dans le lecteur de formation et réussissent chaque évaluation. La formation est terminée lorsque tous les modules sont acquis.
6. Le formateur suit la progression sur la page de gestion de la formation (onglets **Analytiques**, **Sessions de formation**, **Apprenants**), envoie des rappels et, si c'est configuré, des certificats sont délivrés.
7. Avec le TMS, les administrateurs regroupent les sessions dans des **Plans de formation**, enregistrent les coûts réels et les dépenses, indiquent les prestataires et consultent les analyses des dépenses, exportables en PDF ou en Excel.

---

# Mon apprentissage, formations assignées et favoris

Source: https://www.openaleph.io/fr/docs/learn/my-learning
Roles: Employé, Manager, Responsable créateur, Admin à accès limité, Admin, Super admin

> Utilisez le tableau de bord Mon apprentissage pour suivre vos formations, voir vos modules acquis, ouvrir vos formations assignées et retrouver vos favoris.

**Mon apprentissage** est votre espace d'apprentissage personnel. Il affiche les formations que vous devez terminer, votre progression, les modules récemment acquis, de nouveaux modules à découvrir et vos favoris. Un clic sur **Learn** dans la navigation ouvre cette page par défaut.

> **Astuce :** La page d'accueil d'OpenAleph liste aussi vos formations à faire parmi vos prochaines actions. Voir [Page d'accueil et navigation](https://www.openaleph.io/fr/docs/getting-started/home-and-navigation).

## Ouvrir Mon apprentissage

Allez dans **Learn › Mon apprentissage**. La page s'intitule **Mon apprentissage** (« Suivez vos progrès et accédez à vos contenus d’apprentissage. »).

> **Remarque :** Si vous ne voyez pas **Learn** dans la navigation, il est possible que le module Learn (LMS) ne soit pas activé pour votre entreprise. Demandez à votre administrateur.

## Le tableau de bord

Le haut de la page comporte trois cartes.

### Mes progrès d’apprentissage

La carte **Mes progrès d’apprentissage** liste jusqu'à trois formations qu'il vous reste à terminer. Pour chacune, vous voyez le titre de la formation, une ligne **Date limite** et une barre de **Progression** avec le pourcentage de modules acquis. Cliquez sur une formation pour l'ouvrir dans le lecteur de formation (voir [Suivre une formation](https://www.openaleph.io/fr/docs/learn/follow-a-training)).

Si rien ne vous est assigné, la carte affiche « Vos formations à compléter apparaîtront ici. »

### Aperçu de l’apprentissage

Trois compteurs :

| Compteur | Signification |
|---|---|
| **Formations à faire** | Les formations auxquelles vous êtes inscrit et que vous n'avez pas encore terminées. |
| **Formations terminées** | Les formations dont vous avez acquis tous les modules. |
| **Modules acquis** | Tous les modules que vous avez acquis, dans ou en dehors des formations. |

### Modules récemment acquis

Vos derniers modules acquis, avec leur date d'acquisition. Cliquez sur l'un d'eux pour l'ouvrir.

## Les carrousels

Sous le tableau de bord, des carrousels regroupent vos contenus. Chaque carrousel dispose d'un bouton **Voir tout**. Un carrousel n'apparaît que s'il contient des éléments.

| Carrousel | Contenu | Voir tout ouvre |
|---|---|---|
| **Formations assignées** | Les formations auxquelles vous êtes inscrit, avec une étiquette de statut (**Non commencé**, **En cours**, **Complété**) et leur durée totale. | La page **Formations assignées** |
| **Nouveaux modules à découvrir** | Les modules récemment publiés dans votre entreprise. | Le **Catalogue** |
| **Modules favoris** | Les modules que vous avez ajoutés à vos favoris. | **Favoris**, onglet Modules |
| **Playlists favorites** | Les playlists que vous avez ajoutées à vos favoris. | **Favoris**, onglet Playlists |

Les cartes des modules affichent la durée, les réactions reçues et une étiquette **Acquis** si vous les avez déjà acquis. Survolez la carte d'un module ou d'une playlist pour afficher les actions rapides :

- **Favori** : ajoute l'élément à vos favoris ou l'en retire (le cœur est plein lorsqu'il s'agit d'un favori).
- **Copy Link** : copie un lien direct pour partager le module ou la playlist.
- Sur une playlist que vous avez créée (ou sur n'importe quelle playlist si vous êtes administrateur) : **Modifier la playlist** (modifier le titre et la description) et **Supprimer la playlist**.

## Formations assignées

La page **Formations assignées** (« Voici la liste de toutes vos formations assignées. ») liste toutes les formations auxquelles vous êtes inscrit, quelle que soit la session.

1. Ouvrez-la avec **Voir tout** sur le carrousel **Formations assignées**.
2. Utilisez les onglets **À faire** et **Complété** (chacun affiche un nombre) ainsi que le champ **Rechercher** pour retrouver une formation par son titre.
3. Cliquez sur la carte d'une formation pour l'ouvrir dans le lecteur de formation.

Une formation apparaît ici dès que quelqu'un vous inscrit à l'une de ses sessions. Si la session est en ligne et que l'organisateur a choisi de notifier les participants, vous recevez aussi un e-mail d'invitation (voir [Notifications, e-mails et application mobile](https://www.openaleph.io/fr/docs/learn/notifications-and-mobile)).

## Favoris

La page **Favoris** (« Voici la liste de tous vos modules et listes de lecture favoris. ») comporte deux onglets, **Modules** et **Playlists**.

- Recherchez par titre avec **Rechercher**.
- Filtrez par **Publié le** / **Créé le**, **Durée**, **Thèmes** et **Auteur**.
- Cliquez sur une carte pour ouvrir le module ou la playlist.

Pour ajouter un favori, cliquez sur le cœur d'une carte (catalogue, Mon apprentissage) ou en haut de la page d'un module ou d'une playlist. Cliquez à nouveau pour le retirer. Les favoris sont personnels : personne d'autre ne les voit. Ils apparaissent aussi sur votre page d'accueil OpenAleph et dans **Ma bibliothèque** dans l'application mobile.

> **Astuce :** Ajouter des modules à vos favoris permet d'obtenir des badges à 1, 5, 10 et 25 favoris. Consultez [Certificats et badges](https://www.openaleph.io/fr/docs/learn/certificates-and-badges).

## Questions fréquentes

### Une formation dont on m'a parlé n'apparaît pas dans mes formations assignées. Pourquoi ?

Les formations ne figurent pas dans le catalogue : vous n'en voyez une qu'une fois inscrit à l'une de ses sessions. Demandez au formateur de vérifier que vous faites bien partie des participants de la session. Si vous avez été retiré de la session, la formation disparaît de votre liste.

### Pourquoi ma progression est-elle à 0 % alors que j'ai lu les modules ?

Un module n'est compté qu'une fois **Acquis**, c'est-à-dire lorsque vous avez terminé son évaluation dans la formation (confirmation, quiz réussi à 100 % ou évaluation en face-à-face validée avec votre expert). Lire le contenu, dans la formation ou dans le catalogue, ne suffit pas. Voir [Évaluations et quiz](https://www.openaleph.io/fr/docs/learn/evaluations-and-quizzes).

### Quelle est la date limite affichée sur une formation ?

La date limite est la date de fin que l'organisateur a fixée pour votre session de formation. Si la carte affiche **Aucune**, demandez la date à l'organisateur. Rien n'est bloqué après la date limite, mais votre formateur peut vous envoyer des rappels.

### Puis-je voir mon historique d'apprentissage ailleurs ?

Votre profil liste vos sessions de formation et leur avancement, et affiche vos badges. Consultez [Votre profil et les profils des membres](https://www.openaleph.io/fr/docs/people/employee-profile).

---

# Parcourir le catalogue

Source: https://www.openaleph.io/fr/docs/learn/browse-the-catalog
Roles: Employé, Manager, Responsable créateur, Admin à accès limité, Admin, Super admin

> Explorez tous les modules et playlists publiés de votre entreprise dans le catalogue Learn - recherche, filtres, tri, favoris, partage et ajout à une playlist.

Le **Catalogue** rassemble tous les modules et playlists publiés de votre entreprise. Toute personne ayant accès à Learn peut le parcourir et lire librement n'importe quel contenu, sans qu'il lui soit assigné.

> **Remarque :** Les modules ouverts depuis le catalogue sont destinés à la lecture : leur évaluation n'y est pas affichée. Vous passez les évaluations, et acquérez les modules, dans les [formations](https://www.openaleph.io/fr/docs/learn/follow-a-training) auxquelles vous êtes inscrit.

## Ouvrir le catalogue

Allez dans **Learn › Catalogue**. La page s'intitule **Catalogue** (« Voici tous les contenus créés dans votre entreprise. »). Si votre entreprise n'a encore rien publié, elle affiche « Tous les contenus créés dans votre entreprise apparaîtront ici. »

## Contenu de la page du catalogue

L'accueil du catalogue est composé de plusieurs blocs, chacun affiché uniquement s'il contient des éléments :

| Bloc | Contenu |
|---|---|
| **Modules** | Les derniers modules publiés, avec **Voir tout** pour ouvrir la liste complète des modules. |
| **Playlists** | Les dernières playlists, avec **Voir tout** pour ouvrir la liste complète des playlists. |
| **Playlist à la une** | Une playlist mise en avant (la plus consultée), avec sa **Durée totale** et un bouton **Aller à la playlist**. |
| **Thèmes recommandés** | Des tags de thèmes. Cliquez sur un thème pour ouvrir la liste des modules filtrée sur ce thème. |
| **Modules les plus populaires** | Les modules les plus consultés. |

Chaque carte de module affiche l'image de couverture, le titre, la durée, les réactions (emoji et nombre) et une étiquette **Acquis** si vous l'avez déjà acquis. Chaque carte de playlist affiche son nombre de modules (par exemple « 3 module(s) »). Cliquez sur une carte pour ouvrir le module ou la playlist.

## Liste complète des modules

Cliquez sur **Voir tout** à côté de **Modules**. La page **Modules** (« Voici la liste de tous vos modules. ») vous permet de :

- **Rechercher** par titre ;
- **Trier par** : **Dernière mise à jour**, **Date de publication**, **Vues** ou **Alphabétique** ;
- **Filtrer** par **Date de publication**, **Durée**, **Thèmes** et **Auteur**.

## Liste complète des playlists

Cliquez sur **Voir tout** à côté de **Playlists**. La page **Playlists** vous permet de rechercher, de **Trier par** **Dernière mise à jour**, **Date de création** ou **Alphabétique**, et de **Filtrer** par **Date de création**, **Auteur**, **Durée** et **Thèmes**.

## Actions rapides sur les cartes

Survolez une carte (ou ouvrez son menu sur un petit écran) pour afficher ses actions :

| Action | Qui | Effet |
|---|---|---|
| **Favori** | Tout le monde | Ajoute l'élément à vos [favoris](https://www.openaleph.io/fr/docs/learn/my-learning) ou l'en retire. |
| **Copy Link** | Tout le monde | Copie un lien direct vers le module ou la playlist. |
| **Dupliquer le module** | Créateur du module, administrateurs | Crée une copie du module avec un nouveau titre (tout le contenu, évaluation comprise). |
| **Ajouter à la playlist** | Créateur du module, administrateurs | Ouvre un sélecteur pour ajouter le module à une ou plusieurs playlists. |
| **Supprimer le module** | Créateur du module, administrateurs | Place le module dans les éléments supprimés (voir ci-dessous). |
| **Modifier la playlist** / **Supprimer la playlist** | Créateur de la playlist, administrateurs | Modifie le titre et la description de la playlist, ou la supprime. |

Ici, « administrateurs » désigne les Admins à accès limité, les Admins et les Super admins.

### Ajouter un module à une playlist

1. Sur la carte d'un module, choisissez **Ajouter à la playlist**.
2. Dans le sélecteur, choisissez une ou plusieurs playlists (vous pouvez rechercher).
3. Validez avec **Continuer**. Un message confirme l'ajout.

### Supprimer un module

Lorsque vous supprimez un module, il est placé dans les éléments supprimés pendant 30 jours, puis supprimé définitivement. Il disparaît du catalogue, de toutes les playlists et des formations qui le contiennent. Si une formation ne contenait que ce module, la formation elle-même est placée dans les formations supprimées. Vous pouvez restaurer un module supprimé depuis **Mon contenu › Voir les éléments supprimés** (voir [Mon contenu](https://www.openaleph.io/fr/docs/learn/my-content)).

## Questions fréquentes

### Puis-je voir des modules qui ne sont pas encore publiés ?

Non. Le catalogue n'affiche que les contenus publiés. Les brouillons sont visibles par leur créateur (et les administrateurs) dans **Mon contenu**.

### Pourquoi ne trouve-t-on pas de formation dans le catalogue ?

Les formations ne sont jamais listées dans le catalogue. Elles sont assignées via des sessions de formation et apparaissent dans **Mon apprentissage › Formations assignées**.

### Je ne vois pas « Dupliquer le module » ni « Supprimer le module ».

Ces actions sont réservées au créateur du module (avec le rôle Responsable créateur) et aux administrateurs.

### Puis-je suivre un module dans une autre langue ?

Oui, si le créateur l'a traduit : ouvrez le module et utilisez le bouton de langue en haut de la page. Consultez [Suivre un module](https://www.openaleph.io/fr/docs/learn/follow-a-module).

### Pourquoi n'y a-t-il pas de quiz à la fin d'un module ouvert depuis le catalogue ?

Les évaluations ne sont disponibles que dans les formations. Ouvrez le module depuis la formation à laquelle vous êtes inscrit (**Learn › Mon apprentissage › Formations assignées**) pour le terminer. S'il ne fait partie d'aucune de vos formations, vous pouvez quand même le lire, réagir et commenter.

### Certains blocs décrits ici n'apparaissent pas dans mon catalogue.

Chaque bloc ne s'affiche que s'il a du contenu : **Playlist à la une** nécessite des playlists déjà consultées, et **Thèmes recommandés** des modules associés à des thèmes.

---

# Suivre un module

Source: https://www.openaleph.io/fr/docs/learn/follow-a-module
Roles: Employé, Manager, Responsable créateur, Admin à accès limité, Admin, Super admin

> Lisez un module Learn, écoutez sa narration audio, changez de langue, réagissez, donnez votre avis et commentez, et sachez où passer son évaluation.

Un module est une page d'apprentissage unique qui se termine par une évaluation. Cette page explique ce que vous voyez sur la page d'un module et comment interagir avec elle. L'évaluation elle-même, qui rend le module **Acquis**, se passe dans une formation : voir [Suivre une formation](https://www.openaleph.io/fr/docs/learn/follow-a-training) et [Évaluations et quiz](https://www.openaleph.io/fr/docs/learn/evaluations-and-quizzes).

## Ouvrir un module

Cliquez sur la carte d'un module n'importe où dans Learn : le **Catalogue**, **Mon apprentissage**, **Favoris**, une playlist ou un lien qu'on vous a partagé. La page du module s'ouvre.

> **Important :** Un module ouvert depuis le catalogue, une playlist, vos favoris ou un lien partagé est en lecture seule : son évaluation n'y est pas affichée, vous ne pouvez donc pas l'acquérir depuis cette page. Pour être évalué, ouvrez le module depuis une formation à laquelle vous êtes inscrit (**Learn › Mon apprentissage › Formations assignées**). Si vous pensez devoir suivre une formation contenant ce module, adressez-vous à votre formateur ou à votre équipe RH.

## La page du module

### Barre supérieure

| Bouton | Effet |
|---|---|
| Flèche de retour | Revient là d'où vous venez (la playlist, le catalogue...). |
| Langue (icône de traduction) | Uniquement si le module existe en plusieurs langues. Choisissez la langue dans laquelle vous voulez lire. |
| Modifier (crayon) | Uniquement pour le créateur du module et les administrateurs. Ouvre l'[éditeur de module](https://www.openaleph.io/fr/docs/learn/module-editor). |
| Commentaires | Ouvre le panneau des commentaires, avec leur nombre. |
| Favori (cœur) | Ajoute le module à vos favoris ou l'en retire. |
| Copier le lien | Copie le lien du module (« Lien copié dans le presse-papiers. »). |

### Détails

Sous le titre, vous voyez la description, l'image de couverture, l'auteur (**Par** ..., ou **Plusieurs auteurs** lorsque le module a des co-auteurs), la **Durée**, la date de mise à jour, le nombre de réactions et les thèmes du module. Une fois le module acquis, **Acquis le** indique la date.

### Contenu

La section **Contenu** contient la leçon elle-même : texte, titres, listes, images, tableaux, vidéos YouTube intégrées, citations et blocs de code.

### Narration audio

Si le créateur a ajouté une narration audio, un bouton de lecture vous permet d'ouvrir un lecteur audio en bas de la page. Vous pouvez écouter tout en lisant, mettre en pause et avancer dans l'audio.

### « Ce module vient d'être mis à jour ! »

Si le créateur publie une nouvelle version pendant votre lecture, un bandeau vous propose **Recharger la page** pour afficher la dernière version.

## Où se passe l'évaluation

Dans une formation, la fin du module affiche son bloc d'évaluation (« 🙌 Vous êtes arrivé au bout ! ... ») : une auto-évaluation, un quiz ou une évaluation en face-à-face. Une fois l'évaluation terminée, le module est **Acquis** et une fenêtre **Module acquis!** vous félicite avec **Fermer** et **Passer au module suivant** (ou **Continuer** sur le dernier module). L'acquisition vaut pour le module : un module acquis dans une formation est acquis partout, y compris sur sa page du catalogue.

Le détail de chaque type, les résultats et les nouvelles tentatives sont expliqués dans [Évaluations et quiz](https://www.openaleph.io/fr/docs/learn/evaluations-and-quizzes).

## Réagir et donner votre avis

En bas du module, le bloc **Qu'avez-vous pensé du module?** vous permet de donner votre avis :

1. Cliquez sur **Partagez votre expérience🙌**.
2. Dans la fenêtre **Partagez votre feedback**, choisissez une réaction : **Très intéressant**, **Utile dans mon travail**, **Un peu ennuyeux**, **Difficile à suivre** ou **Besoin d'une mise à jour**.
3. Si vous le souhaitez, écrivez un message dans **Voulez-vous ajouter quelque chose ?** (400 caractères maximum).
4. Cliquez sur **Envoyer un feedback**. Un message confirme « Votre feedback a été envoyé. »

Votre réaction est comptabilisée sur le module (« 1 réaction ») et aide les créateurs à améliorer leurs contenus (ils voient les réactions dans les [statistiques de Mon contenu](https://www.openaleph.io/fr/docs/learn/my-content#statistiques-de-performance-du-contenu)). Votre message écrit est publié dans les commentaires du module, avec le libellé de votre réaction. Pour changer de réaction plus tard, rouvrez **Partagez votre expérience🙌** : le bouton de la fenêtre devient **Modifier le feedback**.

## Commentaires

Cliquez sur **Ajouter un commentaire** (ou sur l'icône des commentaires dans la barre supérieure) pour ouvrir le panneau des commentaires. Vous pouvez :

- écrire dans **Ajouter un commentaire** et l'envoyer : il est visible par toutes les personnes qui ouvrent le module ;
- **Répondre** à un commentaire pour lancer une discussion ;
- supprimer votre propre commentaire (**Supprimer le commentaire**, puis confirmer ; cette action est définitive).

Le créateur du module reçoit un e-mail pour chaque nouveau commentaire (« ... a laissé un commentaire dans ... »), et les participants d'une discussion sont informés des nouvelles réponses. Un message écrit dans la fenêtre de feedback ne déclenche pas cet e-mail.

## Questions fréquentes

### J'ai tout lu mais le module n'est pas acquis.

La lecture ne suffit pas : vous devez terminer l'évaluation, et les évaluations ne sont disponibles que dans une formation. Ouvrez le module depuis votre formation assignée dans **Mon apprentissage** et faites défiler jusqu'à la fin du module.

### Le module ouvert depuis le catalogue n'a pas de quiz.

C'est normal : le catalogue sert à la lecture. L'évaluation apparaît lorsque vous suivez le module dans une formation à laquelle vous êtes inscrit.

### Le créateur a changé le type d'évaluation. Est-ce que je perds mon acquisition ?

Non. Les personnes qui avaient déjà acquis le module conservent leur statut.

### Pourquoi le bouton de langue n'apparaît-il pas ?

Le module n'existe que dans une seule langue. Les traductions sont ajoutées par le créateur.

### Puis-je suivre des modules sur mon téléphone ?

Oui, dans l'application mobile OpenAleph. Voir [Notifications, e-mails et application mobile](https://www.openaleph.io/fr/docs/learn/notifications-and-mobile).

---

# Évaluations et quiz

Source: https://www.openaleph.io/fr/docs/learn/evaluations-and-quizzes
Roles: Employé, Manager, Responsable créateur, Admin à accès limité, Admin, Super admin

> Comment les apprenants passent les trois types d'évaluation Learn dans une formation - auto-évaluation, quiz et face-à-face - lisent leurs résultats et recommencent.

Chaque module se termine par une évaluation. La réussir marque le module comme **Acquis**, ce qui compte pour vos formations, votre compteur **Modules acquis** et vos badges. C'est le créateur qui choisit le type d'évaluation ; vous ne pouvez pas le modifier.

## Où passer une évaluation

Les évaluations se passent dans une formation, dans le lecteur de formation : ouvrez la formation depuis **Learn › Mon apprentissage** (voir [Suivre une formation](https://www.openaleph.io/fr/docs/learn/follow-a-training)), ouvrez un module et faites défiler jusqu'à la fin de son contenu. Le bloc d'évaluation commence par « 🙌 Vous êtes arrivé au bout ! ».

Un module ouvert depuis le catalogue, une playlist ou vos favoris n'affiche pas son évaluation. Si vous devez être évalué sur un module qui ne figure dans aucune de vos formations, demandez à votre formateur de vous inscrire à une formation qui le contient.

## Auto-évaluation

Le bloc affiche « 🙌 Vous êtes arrivé au bout ! Avez-vous appris tous les objectifs d’apprentissage suivants ? », suivi des objectifs d'apprentissage rédigés par le créateur.

1. Lisez les objectifs.
2. Cliquez sur **Oui, tout est clair pour moi!**. Si une fenêtre de confirmation **Le module sera acquis** s'affiche, cliquez sur **Confirmer**.

Le module est acquis immédiatement et la fenêtre **Module acquis!** s'affiche. Par la suite, le bouton devient **Mise à jour de la date d'acquisition**, qui enregistre la date du jour comme nouvelle date d'acquisition.

## Quiz

Le bloc affiche « 🙌 Vous avez atteint la fin! Prêt pour le quiz? » et « Pour compléter ce module, évaluez-vous avec un quiz. ».

1. Cliquez sur **Commencer le quiz !**. Le quiz s'ouvre (si une fenêtre de rappel s'affiche d'abord, cliquez sur **Commencer**, ou sur **Le faire plus tard**).
2. Le quiz affiche une question à la fois (**Question** n/total). Chaque question propose plusieurs options de réponse, dont **une ou plusieurs** peuvent être correctes : cochez toutes les options correctes.
3. Passez d'une question à l'autre avec **Suivant** et **Previous question**.
4. À la dernière question, cliquez sur **Valider les réponses**.

> **Important :** Si vous quittez le quiz avant de valider, une fenêtre vous avertit « Your answers will be lost. ». Cliquez sur **Oui, quitter** uniquement si vous souhaitez abandonner vos réponses.

### Résultats

La page de résultats affiche **Module acquired** ou **Module not acquired**, puis **Check your results** : votre pourcentage de bonnes réponses (**correct answers**) et le nombre de réponses justes, partiellement justes et fausses. Le module n'est acquis qu'avec 100 % de bonnes réponses.

Boutons sous le résultat :

- **Back to module** : revenir au contenu du module.
- **Réessayer le quiz** : recommencer.
- **Continue training** : passer au module suivant de la formation.
- **Continuez votre formation avec l’IA** (**Bêta**) › **Continuer** : ouvrir le tuteur IA de la formation (voir [Fonctionnalités d'IA](https://www.openaleph.io/fr/docs/learn/ai-features#tuteur-ia-pour-les-apprenants)).

En dessous, la section **Corrected quiz** vous permet de revoir chaque question : chacune est marquée **Bonne réponse**, **Partially right** ou **Mauvaise réponse**, avec les options que vous avez choisies. Utilisez **Go to question** pour aller directement à une question.

Une fois le module acquis, son bloc d'évaluation propose **View my results** et **Réessayer le quiz**. Lorsque vous débloquez un nouveau niveau de badge, une fenêtre de nouveau badge s'affiche avec **Voir mes badges**.

## Évaluation en face-à-face

Cette évaluation est examinée par un expert (un formateur, votre manager, un collègue expérimenté). Le bloc affiche « 🙌 Vous avez atteint la fin ! Validez votre évaluation pour terminer ce module. » et « Pour terminer ce module, vos réponses doivent être examinées en temps réel par votre expert. ».

1. Cliquez sur **Démarrer l'évaluation** (si une fenêtre s'affiche, cliquez sur **Commencer**).
2. Chaque étape affiche une question (**Question** n/total) avec les indications du créateur. Saisissez votre réponse dans **Réponse** et cliquez sur **Suivant**. Validez l'évaluation avec votre expert, par exemple lors d'un rendez-vous.
3. La dernière étape est **Sélectionnez votre expert** : « Veuillez sélectionner l'expert qui examinera vos réponses. Après validation, il recevra une copie de cette évaluation par e-mail. » Choisissez la personne dans **Mon expert** (tapez quelques lettres pour la rechercher).
4. Cliquez sur **Valider les réponses**.

La fenêtre **Module acquis!** confirme que vos réponses ont été envoyées à votre expert, avec **Fermer** et **Passer au module suivant**. Votre expert en reçoit une copie par e-mail, « <module> - Évaluation de <votre nom> », avec un lien pour télécharger l'évaluation au format PDF.

À chaque étape, **Imprimer l’évaluation (PDF)** télécharge l'évaluation et **Previous question** vous ramène en arrière. Si vous quittez avant de valider, vos réponses sont perdues. Après l'acquisition, le bloc propose **Redémarrer l'évaluation** ; une évaluation non terminée affiche **Continuer l'évaluation**.

## Les évaluations sur mobile

L'application mobile OpenAleph prend en charge les trois types d'évaluation (quiz, auto-évaluation et face-à-face), là aussi uniquement dans les formations. Consultez [Notifications, e-mails et application mobile](https://www.openaleph.io/fr/docs/learn/notifications-and-mobile).

## Questions fréquentes

### J'ai répondu presque tout juste, pourquoi le module n'est-il pas acquis ?

Un quiz exige 100 % de bonnes réponses. Pour une question comportant plusieurs options correctes, vous devez toutes les cocher, sans cocher aucune option fausse. Revoyez le **Corrected quiz** et cliquez sur **Réessayer le quiz**.

### Je ne vois aucune évaluation à la fin du module.

Vous avez probablement ouvert le module depuis le catalogue, une playlist ou un lien. Ouvrez-le plutôt depuis votre formation dans **Mon apprentissage**.

### Mon expert n'a pas reçu l'e-mail.

Vérifiez que vous avez sélectionné la bonne personne dans **Mon expert** et demandez-lui de regarder dans ses courriers indésirables. Vous pouvez aussi lui envoyer le PDF obtenu avec **Imprimer l’évaluation (PDF)**.

### Le quiz est en anglais alors que j'ai passé le module dans une autre langue.

Le quiz suit la langue sélectionnée si le créateur a traduit l'évaluation. Sinon, il reste dans la langue principale du module.

---

# Suivre une formation

Source: https://www.openaleph.io/fr/docs/learn/follow-a-training
Roles: Employé, Manager, Responsable créateur, Admin à accès limité, Admin, Super admin

> Ouvrez une formation assignée dans le lecteur de formation, parcourez ses sections et modules, suivez votre progression et votre date limite, et terminez-la.

Une formation est un parcours structuré composé de sections et de modules, qui vous a été assigné via une session de formation. Vous la suivez dans le **lecteur de formation**, un lecteur plein écran qui enregistre votre progression.

## Ouvrir une formation

Utilisez l'un de ces points d'entrée :

- **Learn › Mon apprentissage**, carte **Mes progrès d’apprentissage** ou carrousel **Formations assignées** ;
- **Learn › Mon apprentissage › Formations assignées** (**Voir tout**) ;
- le lien de votre e-mail d'invitation ou de rappel (**Démarrer la formation**, **Aller à la formation**), ou la notification dans l'application ;
- la page d'accueil, lorsqu'une formation apparaît dans vos prochaines actions (voir [Page d'accueil et navigation](https://www.openaleph.io/fr/docs/getting-started/home-and-navigation)).

## Présentation de la formation

À l'ouverture du lecteur, une fenêtre **Training introduction** présente l'image de couverture, le titre, la description, l'auteur (**Par** ...), le nombre de sections et de modules et la durée totale de la formation. Cliquez sur **Continuer** pour commencer.

## Le lecteur de formation

Sur ordinateur, le lecteur comporte deux colonnes.

**Colonne de gauche (liste)**

- Une carte récapitulative avec le nombre de sections et de modules, la durée totale, une ligne **Date limite:** et votre pourcentage d'avancement avec une barre de progression.
- La frise des sections et des modules. Chaque module affiche sa durée et son type d'évaluation (**Évaluation en face-à-face**, **Quiz**, **Auto-évaluation**) et une coche verte une fois acquis. Le module en cours est mis en évidence. Cliquez sur n'importe quel module pour l'ouvrir : vous pouvez suivre les modules dans l'ordre de votre choix.

**Colonne de droite (contenu)**

- L'en-tête du module : titre, description, auteur, date de mise à jour, réactions, un bouton pour écouter la **narration audio** (si disponible) et un bouton de langue (si le module est traduit). La fenêtre de langue **Choose language** vous permet de choisir une langue puis de cliquer sur **Appliquer**.
- Le contenu du module, puis son évaluation (voir [Évaluations et quiz](https://www.openaleph.io/fr/docs/learn/evaluations-and-quizzes)), puis le bloc d'avis **Qu'avez-vous pensé du module?** (voir [Suivre un module](https://www.openaleph.io/fr/docs/learn/follow-a-module#reagir-et-donner-votre-avis)).
- En haut à droite, des boutons pour revenir au module précédent (flèche) ou **Passer au module suivant**.

Sur téléphone, le lecteur comporte deux onglets, **Liste** et **Contenu**, avec des boutons de navigation en bas de l'écran.

## Progression et achèvement

- Un module compte lorsqu'il est acquis. Votre pourcentage d'avancement correspond à la part de modules acquis dans la formation.
- Lorsque vous terminez le dernier module d'une section, une fenêtre **Section terminée !** annonce « On passe à « ... » » avec le nombre de modules et la durée de la section suivante.
- Après chaque évaluation, la fenêtre **Module acquis!** propose **Passer au module suivant** (ou **Continuer** sur le dernier module) et **Fermer**.
- La formation est **Complété** lorsque tous les modules sont acquis. Elle passe alors dans l'onglet **Complété** des **Formations assignées** et augmente votre compteur **Formations terminées**.
- Les modules que vous avez déjà acquis dans une autre formation sont déjà comptés comme acquis.
- Si la formation délivre un certificat automatiquement, vous le recevez par e-mail dès que vous terminez la formation. Consultez [Certificats et badges](https://www.openaleph.io/fr/docs/learn/certificates-and-badges).

Fermez le lecteur avec le bouton de fermeture en haut pour revenir à **Mon apprentissage**.

## Apprendre avec le tuteur IA

Dans une formation, sur la page de résultats d'un quiz, vous pouvez cliquer sur **Continuer** sous **Continuez votre formation avec l’IA** : Aleph AI joue le rôle de tuteur sur le contenu de la formation, résume ce que vous avez terminé, vous suggère des questions et vous propose de passer le quiz ou l'évaluation suivante. Consultez [Fonctionnalités d'IA](https://www.openaleph.io/fr/docs/learn/ai-features#tuteur-ia-pour-les-apprenants).

## Questions fréquentes

### Dois-je suivre les modules dans l'ordre ?

Non. La frise suggère un ordre, mais vous pouvez ouvrir n'importe quel module.

### Que se passe-t-il après la date limite ?

Rien n'est bloqué : vous pouvez toujours terminer la formation. La date limite correspond à la date de fin de votre session ; votre formateur peut voir qui n'a pas terminé et envoyer des rappels.

### Un module est déjà marqué comme acquis alors que je ne l'ai jamais ouvert dans cette formation.

Vous l'avez acquis auparavant, dans une autre formation (ou un formateur l'a marqué comme acquis pour vous). L'acquisition se fait par module, pas par formation.

### La formation contient de nouveaux modules et mon statut est repassé « En cours ».

Le formateur a ajouté du contenu. Terminez les nouveaux modules pour achever à nouveau la formation.

### Une section de la frise ne contient aucun module.

Le formateur a laissé une section vide dans la formation. Elle ne compte pas dans votre progression ; seuls les modules comptent.

### Où est mon certificat ?

Si la formation délivre des certificats, vous recevez un e-mail « 🎓 Votre certificat pour ... » lorsqu'il est délivré. Voir [Certificats et badges](https://www.openaleph.io/fr/docs/learn/certificates-and-badges#ce-que-recoit-lapprenant).

---

# Playlists

Source: https://www.openaleph.io/fr/docs/learn/playlists
Roles: Employé, Manager, Responsable créateur, Admin à accès limité, Admin, Super admin

> Suivez une playlist de modules et, en tant que créateur, créez une playlist, ajoutez, réordonnez et retirez des modules, modifiez-la, partagez-la et supprimez-la.

Une playlist est une sélection ordonnée de modules publiée dans le catalogue, par exemple « Les essentiels de l'intégration » ou « Manager à distance ». Tout le monde peut consulter une playlist ; elle n'est assignée à personne, n'a pas de date limite et ses modules n'affichent pas d'évaluation. Pour assigner un apprentissage à des personnes avec des évaluations, un suivi et des dates limites, utilisez plutôt une [formation](https://www.openaleph.io/fr/docs/learn/create-a-training).

## Suivre une playlist

1. Ouvrez une playlist depuis **Learn › Catalogue** (bloc **Playlists** ou **Playlist à la une**), depuis **Mon apprentissage › Playlists favorites**, ou depuis un lien partagé.
2. La page de la playlist affiche son titre, sa **Durée** totale, sa description, les thèmes de ses modules et, sous **Contenu**, la liste de ses modules avec leur durée et leurs thèmes.
3. Cliquez sur un module pour le lire (voir [Suivre un module](https://www.openaleph.io/fr/docs/learn/follow-a-module)). La flèche de retour ramène à la playlist.

Actions de la barre supérieure : **Favori** (cœur), copie du lien et, pour le créateur ou un administrateur, modification (crayon) et un menu avec **Supprimer la playlist**.

## Créer une playlist

> **Droits d'accès :** La création de playlists nécessite le rôle Responsable créateur ou supérieur.

1. Allez dans **Learn › Mon contenu**, cliquez sur **Créer**, sélectionnez **Playlist** (« Une playlist est une sélection de modules. ») et cliquez sur **Continuer**. Dans l'onglet **Playlists**, vous pouvez aussi utiliser **Créer une nouvelle playlist**.
2. Dans **Créer une nouvelle playlist**, renseignez le **Titre de la playlist*** (obligatoire) et la **Description**, puis cliquez sur **Enregistrer**.
3. La page de la playlist s'ouvre, encore vide. Cliquez sur **Ajouter module(s)**, cochez des modules dans le sélecteur (recherche, **Filtrer** par **Thèmes**) et cliquez sur **Continuer**. Un message confirme « Modules ajoutés à la playlist avec succès. »

La playlist est publiée dans le catalogue dès sa création. Seuls des modules publiés peuvent être ajoutés.

Vous pouvez aussi ajouter un module à des playlists depuis la carte d'un module : **Ajouter à la playlist** (voir [Parcourir le catalogue](https://www.openaleph.io/fr/docs/learn/browse-the-catalog)).

## Gérer une playlist

En tant que créateur de la playlist (ou administrateur) :

- **Réordonner les modules** : glissez-déposez les modules dans la liste **Contenu**. Le nouvel ordre est enregistré automatiquement (« Sauvegardé »).
- **Retirer un module** : ouvrez le menu du module (trois points), choisissez **Retirer le module de la playlist** et confirmez. Le module lui-même n'est pas supprimé ; vous pourrez le rajouter plus tard.
- **Modifier le titre et la description** : cliquez sur le crayon dans la barre supérieure (ou sur **Modifier la playlist** sur la carte), modifiez les champs dans **Modifier la playlist** et cliquez sur **Enregistrer**.
- **Modifier un module** : menu du module › **Modifier le module** (uniquement pour les modules que vous pouvez modifier).
- **Supprimer la playlist** : menu de la barre supérieure (trois points) › **Supprimer la playlist**, puis **Supprimer**. Les playlists supprimées sont conservées pendant 30 jours, puis supprimées définitivement. Les modules ne sont pas supprimés. Restaurez-la depuis **Mon contenu › Voir les éléments supprimés**.

## Transformer une playlist en formation, ou l'inverse

- Dans l'éditeur de formation, **Importer une playlist** copie les modules d'une ou plusieurs playlists dans de nouvelles sections (une section par playlist). Les modules déjà présents dans la formation ne sont pas ajoutés deux fois. Consultez [Créer une formation](https://www.openaleph.io/fr/docs/learn/create-a-training#importer-des-playlists).
- Dans une formation, une section peut être exportée avec **Exporter comme playlist**, ce qui publie ses modules sous forme de nouvelle playlist dans le catalogue.

## Questions fréquentes

### Ma progression est-elle suivie dans une playlist ?

Non. Une playlist n'a ni évaluation, ni statut d'achèvement, ni date limite, ni certificat : les modules s'acquièrent dans les formations. Utilisez une formation pour faire évaluer et suivre des personnes.

### Je ne peux pas réordonner ni retirer de modules.

Seuls le créateur de la playlist et les administrateurs peuvent modifier une playlist.

### Un module a disparu de ma playlist.

Le module a été supprimé par son créateur ou par un administrateur. Les modules supprimés sont retirés de toutes les playlists.

---

# Mon contenu

Source: https://www.openaleph.io/fr/docs/learn/my-content
Roles: Responsable créateur, Admin à accès limité, Admin, Super admin

> Le tableau de bord des créateurs dans Learn - vue d'ensemble de vos modules, playlists, formations et sessions, création, éléments supprimés et statistiques de performance.

**Mon contenu** est l'espace de travail des créateurs de contenu. Il liste ce que vous avez créé, vous permet de créer de nouveaux contenus et montre comment vos modules sont reçus par les apprenants.

## Avant de commencer

> **Droits d'accès :** **Mon contenu** est accessible aux Responsables créateurs, Admins à accès limité, Admins et Super admins (voir [Rôles et niveaux d'accès](https://www.openaleph.io/fr/docs/getting-started/roles-and-access)). Les Employés et les Managers n'y ont pas accès. Il liste **votre propre** contenu : même en tant qu'admin, vous n'y voyez que les modules, playlists, formations et sessions que vous avez créés. Le catalogue complet de l'entreprise se trouve dans **Learn › Catalogue** et toutes les formations dans **Learn › Formations**.

Allez dans **Learn › Mon contenu**. La page s'intitule **Mon contenu** (« Gérez votre contenu, obtenez des informations sur vos modules et vos formations, et suivez les commentaires des apprenants. »).

## Aperçu de votre contenu

La carte **Aperçu de votre contenu** compte vos **Modules**, **Playlists**, **Formations** et **Sessions de formation**. **Voir les statistiques** fait défiler la page jusqu'à la section de statistiques en bas.

## La liste des contenus

Quatre onglets, chacun avec **Rechercher** et des filtres :

| Onglet | Colonnes | Filtres | Un clic sur une ligne ouvre |
|---|---|---|---|
| **Modules** | **Titre**, **Statut** (Published ou Draft), **Mise à jour**, **Vues**, **Réactions**, **Thème** | **Date de publication**, **Statut**, **Durée**, **Thème** | L'éditeur de module |
| **Playlists** | **Titre**, **Modules**, **Créé le**, **Thème** | **Date de création**, **Durée**, **Thème** | La page de la playlist |
| **Formations** | **Titre**, **Contenu** (sections, modules), **Statut**, **Sessions de formation** (sessions et participants), **Mise à jour** | **Mise à jour**, **Statut**, **Durée** | La page de gestion de la formation |
| **Sessions de formation** | **Titre** (avec le nom de la formation), **Durée**, **Complétion** (apprenants ayant terminé / tous les apprenants), **Date de début**, **Date limite** | **Complétion**, **Date de début**, **Date limite** | La [page de la session](https://www.openaleph.io/fr/docs/learn/session-costs-and-documents) |

Un module est en brouillon (**Draft**) tant que vous ne l'avez pas publié pour la première fois. Un module publié que vous modifiez reste publié (**Published**) pour les apprenants : vos modifications sont conservées dans un brouillon jusqu'à ce que vous cliquiez sur **Mettre à jour**.

### Actions sur les lignes

Chaque ligne dispose d'un menu :

- **Modules** : **Copier le lien**, **Dupliquer le module**, **Ajouter à la playlist**, **Supprimer le module**.
- **Playlists** : **Modifier la playlist**, **Supprimer la playlist**.
- **Formations** : **Modifier la formation**, **Lancer une nouvelle session de formation**, **Dupliquer la formation**, **Supprimer la formation**.
- **Sessions de formation** : **Modifier la session de formation**, **Supprimer la session de formation**.

## Créer du contenu

1. Cliquez sur **Créer**.
2. Dans **Créer un nouveau contenu** (« Choisissez le type de contenu que vous souhaitez créer: »), sélectionnez :
   - **Module** : « Un module est la plus petite unité d’apprentissage fondamentale dans OpenAleph Learn. » Voir [Créer un module](https://www.openaleph.io/fr/docs/learn/create-a-module).
   - **Playlist** : « Une playlist est une sélection de modules. » Voir [Playlists](https://www.openaleph.io/fr/docs/learn/playlists).
   - **Formation** : « Une formation est un contenu pédagogique structuré. » Voir [Créer une formation](https://www.openaleph.io/fr/docs/learn/create-a-training).
3. Cliquez sur **Continuer**.

## Éléments supprimés

Les modules, playlists et formations supprimés sont conservés 30 jours avant d'être supprimés définitivement.

1. Ouvrez le menu (trois points) à côté de **Créer** et choisissez **Voir les éléments supprimés**. Les formations supprimées se retrouvent aussi depuis **Learn › Formations** (menu à côté de **Créer une formation** › **Voir les éléments supprimés**).
2. Choisissez le type d'élément et recherchez si besoin.
3. Pour chaque élément : **Restaurer** le remet à sa place (un module restauré est de nouveau publié), **Supprimer définitivement** le supprime pour de bon après confirmation (« Cette action est définitive. »).

> **Important :** Un module supprimé est aussi retiré des playlists et des formations. Le restaurer ne l'ajoute pas de nouveau à ces playlists et formations : vous devez l'y ajouter à nouveau.

## Statistiques de performance du contenu

En bas de la page, **Statistiques de performance du contenu** (« Principaux indicateurs d’engagement — comparaison des vues, acquisitions et réactions totales sur vos contenus publiés. ») affiche :

- Un sélecteur **Module** (**Tous les modules** ou un module précis) et un **Intervalle de dates** : **30 derniers jours**, **3 derniers mois**, **6 derniers mois**, **12 derniers mois**.
- **Vues vs acquisitions** : un graphique du nombre de fois où vos modules ont été consultés et acquis au fil du temps. Une vue est comptée lorsque la personne reste sur le module suffisamment longtemps pour en lire une partie.
- **Réactions totales** : la répartition des réactions : **Très intéressant**, **Utile dans mon travail**, **Un peu ennuyeux**, **Difficile à suivre**, **Besoin d'une mise à jour**.

Utilisez-les pour repérer les modules souvent ouverts mais rarement acquis (l'évaluation est peut-être trop difficile) ou signalés **Besoin d'une mise à jour**.

## Questions fréquentes

### Je suis admin mais Mon contenu n'affiche pas les modules d'un collègue.

C'est voulu : **Mon contenu** ne liste que ce que vous avez créé. Retrouvez les autres modules dans le **Catalogue**, où les admins peuvent les modifier ou les supprimer.

### Où sont les commentaires écrits des apprenants ?

Sur le module lui-même, dans le panneau des commentaires (les messages écrits avec une réaction y figurent aussi). Vous recevez aussi un e-mail pour chaque nouveau commentaire publié dans ce panneau.

### Puis-je récupérer un module supprimé il y a plus de 30 jours ?

Non. Au-delà de 30 jours, les éléments supprimés sont définitivement effacés.

---

# Créer un module

Source: https://www.openaleph.io/fr/docs/learn/create-a-module
Roles: Responsable créateur, Admin à accès limité, Admin, Super admin

> Créez un module Learn, configurez son titre, sa description, sa couverture, sa durée, ses tags, sa langue et ses co-auteurs, prévisualisez-le puis publiez-le ou mettez-le à jour.

Un module est l'unité d'apprentissage de base d'OpenAleph Learn : une page de contenu accompagnée d'une évaluation. Cette page explique comment créer un module, le paramétrer et le publier. La rédaction du contenu et la construction de l'évaluation sont décrites dans [L'éditeur de module et les évaluations](https://www.openaleph.io/fr/docs/learn/module-editor).

## Avant de commencer

> **Droits d'accès :** Vous devez avoir le rôle Responsable créateur ou supérieur. Un Responsable créateur peut modifier et supprimer les modules qu'il a créés ; les Admins à accès limité, Admins et Super admins peuvent modifier tous les modules de l'entreprise (voir [Rôles et niveaux d'accès](https://www.openaleph.io/fr/docs/getting-started/roles-and-access)).

## Créer le module

1. Allez dans **Learn › Mon contenu** et cliquez sur **Créer**.
2. Sélectionnez **Module** et cliquez sur **Continuer**.
3. Dans **Configuration du module**, renseignez :
   - **Titre du module** (obligatoire),
   - **Description** (facultative, 400 caractères maximum, affichée sur la carte du catalogue),
   - **Langue** : « Choisissez la langue du module » (pré-remplie avec votre langue). Elle devient la langue principale du module.
4. Cliquez sur **Créer**. L'éditeur de module s'ouvre, avec une image de couverture par défaut.

Vous pouvez aussi créer un module directement depuis une formation : dans une section, **Ajouter un module › Créer un nouveau module**. Une fois publié, le module est automatiquement ajouté à cette section.

Le module est créé en brouillon (**Draft**). Personne d'autre ne le voit tant que vous ne l'avez pas publié. Tout ce que vous faites dans l'éditeur est enregistré automatiquement (la barre supérieure affiche **Sauvegardé**). La flèche de retour en haut à gauche permet de quitter l'éditeur.

## Organisation de l'éditeur

Sur ordinateur, l'éditeur comporte deux panneaux :

- **Panneau de gauche**, avec deux segments : **Outils IA** (voir [Fonctionnalités IA](https://www.openaleph.io/fr/docs/learn/ai-features)) et **Configurer** (les paramètres ci-dessous).
- **Panneau de droite**, avec deux segments : **Contenu** et **Évaluation**, et un sélecteur **Langue** pour passer d'une langue du module à l'autre.

Sur téléphone, deux onglets **Paramètres** et **Contenu** remplacent les panneaux. La publication n'est disponible que sur un écran plus grand.

## Configurer le module

Cliquez sur **Configurer** dans le panneau de gauche.

### Informations générales

- **Titre du module**.
- **Description** : cliquez sur **Ajouter une description** / **Afficher la description** / **Cacher la description** pour la modifier.
- **Image de couverture** : une image par défaut est définie ; utilisez **Mettre à jour l’image** pour la remplacer (« Format recommandé : JPG ou PNG. », 10 Mo maximum). Vous pouvez repositionner l'image dans son cadre.

### Durée estimée

« Ajoutez le temps nécessaire pour acquérir ce module. » Saisissez une **Valeur** et une **Unité** (Minutes ou Hours). Sans valeur, le module compte pour 30 minutes. Les durées s'additionnent pour afficher la durée des playlists et des formations, et servent de filtre dans le catalogue.

### Tags

Les thèmes aident les apprenants à trouver votre module et alimentent les **Thèmes recommandés** du catalogue. « Choisissez dans la liste ou tapez puis appuyez sur Entrée pour ajouter un thème. » Cliquez dans le champ **Ajouter un nouveau thème**, choisissez un thème existant ou tapez un nouveau nom puis appuyez sur Entrée (un message confirme la création du thème). Retirez un thème avec la croix de son tag.

### Langue principale

« Sélectionnez la langue utilisée dans ce module. » C'est la langue de référence pour les traductions.

### Co-auteurs

« Invitez des collaborateurs à modifier ce module. » Jusqu'à 10 co-auteurs, choisis parmi les Responsables créateurs, Admins à accès limité, Admins et Super admins.

1. Cliquez sur le bouton à côté de **Co-auteurs**. La fenêtre **Gérer les co-auteurs** liste les collègues éligibles, avec **Rechercher** et des filtres.
2. Cochez les personnes à ajouter (décochez pour retirer), puis cliquez sur **Continuer**.
3. Répondez à **Envoyer les invitations?** : **Oui, envoyer les emails** les prévient immédiatement, dans leur langue (« Vous avez été ajouté comme co-auteur pour ... »), **Non** les ajoute sans notification.

Les avatars des co-auteurs apparaissent dans la barre supérieure de l'éditeur, et le module affiche **Plusieurs auteurs** aux apprenants. La modification et la publication restent du ressort du créateur du module et des admins (voir [Avant de commencer](#avant-de-commencer)).

### Langues

« Gérer les langues de ce module » : le bouton ouvre la fenêtre **Langues**, qui liste les langues du module. Voir [Fonctionnalités IA](https://www.openaleph.io/fr/docs/learn/ai-features#traduire-un-module).

### Dupliquer et Supprimer

- **Dupliquer** : « Choisissez un titre pour ce module dupliqué. Tout le contenu sera dupliqué. » Saisissez un **Titre du module** et cliquez sur **Dupliquer**. La copie vous appartient.
- **Supprimer** : place le module dans les éléments supprimés (30 jours). Il est retiré des playlists et des formations.

## Prévisualiser

Cliquez sur l'icône en forme d'œil dans la barre supérieure pour prévisualiser le module tel que les apprenants le verront, dans la langue actuellement sélectionnée.

## Publier

1. Cliquez sur **Publier** dans la barre supérieure.
2. OpenAleph vérifie que le titre est renseigné, qu'un type d'évaluation est choisi (« Le type d'évaluation doit être défini. ») et que les champs obligatoires de l'évaluation sont remplis (par exemple les **Objectifs d’apprentissage** d'une auto-évaluation). Sinon, un message vous demande de remplir les champs obligatoires (*).
3. Confirmez dans **Le module sera publié** : « Votre module sera ajouté au catalogue et sera visible par tous. » Cliquez sur **Publier**.

Le message « Module publié! » s'affiche et la page du module s'ouvre. Le module apparaît dans le catalogue (**Modules**, et **Nouveaux modules à découvrir** dans Mon apprentissage de chacun). Pour que des personnes passent son évaluation, ajoutez-le à une [formation](https://www.openaleph.io/fr/docs/learn/create-a-training).

## Mettre à jour un module publié

Ouvrez le module (crayon de modification sur la page du module, ou ligne dans **Mon contenu**). Le bouton de la barre supérieure devient **Mettre à jour**. Vos modifications sont conservées dans un brouillon ; les apprenants continuent de voir la version publiée. Quand vous êtes prêt, cliquez sur **Mettre à jour** et confirmez **Le module sera mis à jour** (« Votre module sera mis à jour dans le catalogue et sera visible par tous. »). Les apprenants qui ont le module ouvert voient un bandeau les invitant à recharger la page.

## Questions fréquentes

### Je n'arrive pas à publier mon module.

Vérifiez les champs obligatoires (*), qu'un type d'évaluation est défini dans le segment **Évaluation**, et que vous êtes sur un écran d'ordinateur ou de tablette.

### Un co-auteur peut-il modifier ou publier ?

Les co-auteurs sont crédités sur le module. La modification et la publication sont assurées par le créateur du module et par les Admins à accès limité, Admins et Super admins.

### J'ai modifié un module publié mais les apprenants voient toujours l'ancienne version.

Cliquez sur **Mettre à jour** pour publier vos modifications.

### Changer le type d'évaluation réinitialise-t-il les apprenants ?

Non. Les apprenants qui ont déjà acquis le module conservent leur statut.

---

# L'éditeur de module et les évaluations

Source: https://www.openaleph.io/fr/docs/learn/module-editor
Roles: Responsable créateur, Admin à accès limité, Admin, Super admin

> Rédigez le contenu d'un module avec l'éditeur de texte enrichi (titres, listes, images, vidéos, tableaux) et construisez l'évaluation - auto-évaluation, quiz ou face-à-face.

Le panneau de droite de l'éditeur de module comporte deux segments : **Contenu**, où vous rédigez la leçon, et **Évaluation**, où vous définissez comment les apprenants acquièrent le module. Tout est enregistré automatiquement pendant la saisie.

## Rédiger le contenu

Cliquez sur **Contenu**. L'éditeur est une page libre (« Type / to browse options ») : cliquez n'importe où et commencez à écrire.

### Insérer des blocs avec « / »

Tapez **/** en début de ligne pour ouvrir le menu des blocs, puis tapez pour filtrer et appuyez sur Entrée ou cliquez :

| Groupe | Bloc | Usage |
|---|---|---|
| Format | **Heading 1**, **Heading 2**, **Heading 3** | Titres de sections, par ordre d'importance décroissant |
| Format | **Bulleted List**, **Numbered List** | Listes à puces ou numérotées |
| Format | **Quote** | Une citation mise en valeur |
| Format | **Code Block** | Du code ou du texte préformaté |
| Insert | **Table** | Un tableau 3x3 avec une ligne d'en-tête ; ajoutez ou supprimez ensuite des lignes et des colonnes |
| Insert | **Image** | Une image, voir ci-dessous |
| Insert | **Youtube** | Collez l'URL d'une vidéo YouTube pour l'intégrer |
| Insert | **Divider** | Un séparateur horizontal |

### Mettre en forme le texte

Sélectionnez du texte pour le mettre en forme : gras, italique, souligné, barré, surlignage, couleur du texte, liens et alignement. Les raccourcis habituels fonctionnent (Ctrl/Cmd+B, Ctrl/Cmd+I, Ctrl/Cmd+U).

### Images

Le bloc **Image** propose trois sources :

- **Télécharger un fichier** depuis votre ordinateur,
- **Embed link** : collez l'URL d'une image et cliquez sur **Embed image**,
- **Unsplash** : recherchez une image dans la bibliothèque gratuite Unsplash (**Search for an image**) et cliquez dessus.

### Narration audio

Si vous avez généré une narration audio (voir [Fonctionnalités IA](https://www.openaleph.io/fr/docs/learn/ai-features)), un lecteur apparaît sous le contenu. Son menu permet de **Supprimer l’audio** (« Cette action supprimera définitivement cet audio de votre module. »).

### Édition à plusieurs

Si un co-auteur ou un autre éditeur modifie le module en même temps que vous, un bandeau « Ce module vient d'être mis à jour ! » propose **Recharger la page** pour récupérer la dernière version.

## Construire l'évaluation

Cliquez sur **Évaluation**. Si aucune évaluation n'existe encore, le segment affiche **Choisissez votre type d’évaluation** (« Choisissez le type d’évaluation pour commencer la création. »). Cliquez sur **Créer l’évaluation**, choisissez un type dans la fenêtre qui s'ouvre et cliquez sur **Continuer** :

| Type | Règle pour les apprenants |
|---|---|
| **Auto-évaluation** | « L'apprenant doit confirmer qu'il a pleinement compris le module avant de continuer. » |
| **Quiz** | « L'apprenant doit réussir le quiz avec un score de 100% de bonnes réponses pour terminer cette section avec succès. » |
| **Évaluation en face-à-face** | « Les réponses de l'apprenant seront évaluées en temps réel par un expert, garantissant une évaluation précise et un retour personnalisé. » |

Un module a exactement une évaluation active. Le sélecteur **Type d'évaluation** en haut du segment l'affiche (**Auto-évaluation**, **Quiz** ou face-à-face) et permet d'en changer.

> **Astuce :** **Générer avec l’IA** crée l'évaluation à partir de votre contenu (objectifs, questions de quiz ou questions ouvertes). Relisez le résultat avant de publier. Voir [Fonctionnalités IA](https://www.openaleph.io/fr/docs/learn/ai-features).

### Auto-évaluation

Renseignez **Objectifs d’apprentissage*** (obligatoire) : la liste de ce que l'apprenant doit désormais savoir. Les apprenants la voient à la fin du module et confirment avec **Oui, tout est clair pour moi!**.

### Quiz

Chaque question est un bloc composé de :

- **Question** : le texte de la question.
- **Options de réponse (utilisez la case à cocher pour les bonnes réponses)** : champs Option A, Option B... Saisissez chaque option et cochez la case à côté de chaque bonne réponse. Une question peut avoir plusieurs bonnes réponses. Utilisez **Ajouter une option** pour en ajouter une ; deux options identiques sont signalées par « Cette option est identique à une autre option ».

Les icônes en haut à droite d'un bloc déplacent la question vers le haut ou le bas, la dupliquent ou la suppriment. Cliquez sur **Ajouter** sous un bloc pour insérer une nouvelle question. Les apprenants doivent cocher exactement les bonnes options de chaque question pour obtenir 100 %.

### Évaluation en face-à-face

Chaque bloc est une question ouverte avec une **Question** et une **Description** facultative (des consignes pour l'apprenant et l'expert). Utilisez **Ajouter** pour ajouter des questions et les icônes du bloc pour les déplacer, les dupliquer ou les supprimer. Les apprenants valident l'évaluation avec leur expert, qui en reçoit une copie par e-mail (un lien vers l'évaluation en PDF).

### Changer le type d'évaluation

Sélectionnez un autre type dans **Type d'évaluation**. Si le module est déjà publié, confirmez **Changer le type d’évaluation ?** : « Vos apprenants seront désormais évalués avec le nouveau type. Ceux qui ont déjà terminé ce module conservent leur statut de complétion. » Cliquez sur **Oui, changer** (ou **Annuler**). Les questions de l'évaluation précédente sont conservées si vous revenez à ce type. Le changement parvient aux apprenants lorsque vous cliquez sur **Mettre à jour**.

### Évaluations dans d'autres langues

L'évaluation est rédigée dans la langue principale. Lorsque vous traduisez le module en cochant **Traduire l’évaluation**, les questions sont aussi traduites ; vous pouvez ensuite les relire en changeant de **Langue** dans le sélecteur. La création d'une nouvelle évaluation par l'IA n'est possible que dans la langue principale.

N'oubliez pas que les apprenants ne passent l'évaluation que dans les formations : ajoutez le module à une [formation](https://www.openaleph.io/fr/docs/learn/create-a-training) pour qu'il puisse être acquis.

## Questions fréquentes

### Comment ajouter une vidéo qui n'est pas sur YouTube ?

Seules les vidéos YouTube peuvent être intégrées dans l'éditeur. Vous pouvez ajouter un lien vers une autre plateforme dans le texte.

### Quand mon contenu est-il enregistré ?

Le contenu est enregistré automatiquement quelques instants après que vous avez arrêté d'écrire. Attendez l'indication **Sauvegardé** dans la barre supérieure avant de fermer.

### Puis-je avoir un quiz et une auto-évaluation dans le même module ?

Non, une seule évaluation par module. Découpez le contenu en deux modules si vous avez besoin des deux.

---

# Fonctionnalités IA dans Learn

Source: https://www.openaleph.io/fr/docs/learn/ai-features
Roles: Employé, Responsable créateur, Admin à accès limité, Admin, Super admin

> Utilisez Aleph AI dans Learn pour rédiger le contenu des modules, générer évaluations et narrations audio, traduire des modules, et laisser les apprenants se former avec un tuteur IA.

Aleph AI est intégré à Learn. Les créateurs l'utilisent dans l'éditeur de module pour rédiger, évaluer, sonoriser et traduire leurs modules ; les apprenants l'utilisent comme tuteur dans les formations. Les contenus générés par l'IA peuvent comporter des erreurs : relisez-les toujours avant de publier (« Aleph AI peut faire des erreurs. »). L'assistant général **Demander à AlephAI**, disponible partout dans OpenAleph, est décrit dans [Assistant Aleph AI](https://www.openaleph.io/fr/docs/getting-started/ai-assistant).

## Outils IA dans l'éditeur de module

Ouvrez un module dans l'éditeur et cliquez sur **Outils IA** dans le panneau de gauche. Quatre outils sont disponibles :

| Outil | Description |
|---|---|
| **Créer du contenu** | « Générez des leçons structurées et du matériel pédagogique pour ce module. » |
| **Générer une narration audio** | « Transformez votre contenu en narration vocale naturelle. » |
| **Créer l’évaluation** | « Choisissez parmi plusieurs types d’évaluation et générez-les automatiquement. » (langue principale uniquement) |
| **Ajouter une autre langue** | « Traduisez ce module dans une autre langue en quelques clics. » |

> **Droits d'accès :** Les outils IA sont accessibles à toute personne pouvant modifier le module : son créateur (Responsable créateur) et les admins.

## L'assistant Aleph AI (Créer du contenu)

**Créer du contenu** ouvre le panneau Aleph AI (« Boost your content with Aleph AI! ») avec une première demande préparée à partir du titre et de la description de votre module.

1. Saisissez votre demande dans le champ « Ask Aleph AI about... », par exemple « Rédige une introduction sur les bases du RGPD avec trois exemples », « Rends le ton plus décontracté », « Raccourcis la deuxième partie ».
2. Aleph AI répond dans le panneau. Sous une réponse rédigée :
   - **Insérer** ajoute le texte au contenu de votre module,
   - **Copier** le copie pour le coller où vous le souhaitez.
3. L'assistant peut aussi agir directement sur le module lorsque vous le lui demandez : modifier le titre, la description (400 caractères maximum) ou la durée, ajouter des thèmes, changer ou générer l'évaluation, générer la narration audio, traduire le module ou changer la langue que vous modifiez.
4. Après une action, **Undo** annule la dernière modification faite par l'assistant.

Aleph AI est en bêta : relisez ses réponses.

## Générer l'évaluation

Deux possibilités :

- **Outils IA › Créer l’évaluation** : si le module n'a pas encore d'évaluation, choisissez le type (**Auto-évaluation**, **Quiz** ou **Évaluation en face-à-face**) et l'IA la génère. Si un type d'évaluation est déjà défini, elle est générée directement (« Génération de l’évaluation… merci de patienter. »).
- Dans le segment **Évaluation**, cliquez sur **Générer avec l’IA**.

L'IA rédige, à partir du contenu du module, les objectifs d'apprentissage (auto-évaluation), des questions à choix multiples avec les bonnes réponses cochées (quiz) ou des questions ouvertes (face-à-face). Un message confirme « Évaluation générée avec succès. ». Modifiez ce que vous voulez avant de publier.

## Générer une narration audio

1. Cliquez sur **Outils IA › Générer une narration audio**. Le panneau s'ouvre pour la langue que vous modifiez.
2. Réglez les options :
   - **Qui doit parler ?** (« Sélectionnez une voix qui correspond le mieux au ton de votre module. ») : **Voix** **Féminin** ou **Masculin**.
   - **Quelle doit être la durée de l’audio ?** : **Court**, **Par défaut** ou **Long** (« Les clips plus longs peuvent prendre quelques secondes supplémentaires à générer. »).
   - **Sur quoi l’audio doit-il se concentrer ?** (« Soyez précis pour aider l’IA à trouver le ton et le message appropriés. ») : des instructions facultatives, par exemple « Présente la leçon avec un ton enthousiaste ».
3. Cliquez sur **Générer**. La génération prend un peu de temps (« Generating Audio », « Come back in a few minutes ») ; vous pouvez continuer à travailler.
4. Écoutez le résultat. Utilisez **Edit prompt** et **Re-generate** pour réessayer, puis **Insérer** pour attacher la narration au module.

Les apprenants voient alors un bouton de lecture sur le module (et « Apprendre avec l'audio » dans l'application mobile). Chaque langue peut avoir sa propre narration. Pour la retirer, utilisez **Supprimer l’audio** dans le menu du lecteur de l'éditeur.

## Traduire un module

Langues prises en charge : anglais, allemand (affiché **Deutsch**), français, italien, espagnol et suédois.

1. Cliquez sur **Outils IA › Ajouter une autre langue** (ou sur le bloc **Langues** dans **Configurer**).
2. « Dans quelle langue souhaitez-vous traduire ce module ? » : **Sélectionner la langue**.
3. « Le contenu principal sera traduit. Que souhaitez-vous inclure d’autre ? » : cochez **Traduire le titre et la description**, **Traduire l’évaluation** et/ou **Traduire la narration audio** (facultatif).
4. Cliquez sur **Traduire**. « Une ou plusieurs nouvelles langues seront ajoutées. Le module dans la langue principale restera inchangé. » La traduction prend de quelques secondes à une minute ; l'éditeur passe ensuite sur la nouvelle langue pour que vous la relisiez.

Utilisez le sélecteur **Langue** au-dessus du contenu pour relire et modifier chaque traduction. Lorsqu'une langue autre que la langue principale est sélectionnée, **Créer l’évaluation** est grisé. Publiez les traductions avec **Mettre à jour** (ou **Publier**).

### Gérer les langues

Dans **Configurer**, cliquez sur le bouton à côté de **Langues**. La fenêtre **Langues** liste les **Langues dans ce module** : la langue principale est signalée par « Primary », une icône d'état indique si chaque traduction est complète, et une icône de corbeille supprime une langue. Cliquez sur **Enregistrer** pour appliquer.

- **Traduction incomplète** : lorsque certaines parties (contenu, titre et description, évaluation, narration audio) n'ont pas encore été traduites, cliquez sur **Traduire** pour les compléter (« Nous vous recommandons de terminer ces traductions avant de changer de langue. »).
- Vous ne pouvez supprimer ni la langue principale, ni la langue que vous êtes en train de consulter.

Les apprenants choisissent leur langue avec le bouton de traduction en haut du module.

## Tuteur IA pour les apprenants

Dans une formation, les apprenants peuvent étudier avec un tuteur IA qui connaît le contenu de la formation.

1. Sur la page de résultats d'un quiz dans une formation, repérez **Continuez votre formation avec l’IA** (**Bêta**) et cliquez sur **Continuer**.
2. Le chat **Aleph AI** s'ouvre avec un message de bienvenue qui liste les modules que vous avez déjà terminés, le module suivant et des suggestions de questions cliquables. Écrivez votre propre question dans « Posez-moi vos questions sur cette formation... » (Maj + Entrée pour passer à la ligne).
3. Quand vous êtes prêt, le tuteur propose des boutons pour **Passer le quiz maintenant** (« Commencer le quiz de ce module »), **Commencer l’évaluation** pour un module en face-à-face, ou **Revenir au module**.
4. L'icône en haut à droite recommence la conversation et efface l'historique du chat, après confirmation. La flèche de retour quitte le chat ; la conversation n'est pas conservée.

« Aleph AI peut faire des erreurs. » : vérifiez les réponses importantes dans le contenu du module.

## Questions fréquentes

### Les outils IA sont grisés.

**Créer l’évaluation** n'est disponible que lorsque la langue principale est sélectionnée. Les autres outils peuvent être désactivés temporairement pendant une génération ou une traduction en cours.

### L'IA publie-t-elle quelque chose d'elle-même ?

Non. Tout ce qu'elle crée va dans votre brouillon. Les apprenants ne le voient qu'après que vous avez cliqué sur **Publier** ou **Mettre à jour**.

### Puis-je traduire dans une langue qui ne figure pas dans la liste ?

Non, seules les langues listées sont prises en charge.

---

# Créer une formation

Source: https://www.openaleph.io/fr/docs/learn/create-a-training
Roles: Responsable créateur, Admin à accès limité, Admin, Super admin

> Construisez une formation Learn avec des sections et des modules, importez des playlists, estimez son coût, ajoutez des co-pilotes, puis publiez-la et lancez sa première session.

Une formation est un parcours d'apprentissage structuré : une liste ordonnée de sections contenant chacune des modules. Contrairement aux playlists, les formations n'apparaissent pas dans le catalogue : vous les attribuez à des personnes via des [sessions de formation](https://www.openaleph.io/fr/docs/learn/training-sessions), ce qui vous donne des dates limites, un suivi de la progression, des rappels et des certificats.

## Avant de commencer

> **Droits d'accès :** Créer une formation nécessite le rôle Responsable créateur ou supérieur. Les co-pilotes que vous ajoutez à une formation (n'importe quel collègue) peuvent ensuite la modifier aussi. Seuls le créateur de la formation, les Admins et les Super admins peuvent la supprimer.

Publiez d'abord les modules que vous souhaitez utiliser : seuls les modules publiés peuvent être ajoutés à une formation (vous pouvez aussi créer de nouveaux modules depuis la formation).

## Créer la formation

1. Allez dans **Learn › Formations** et cliquez sur **Créer une formation**, ou allez dans **Learn › Mon contenu › Créer**, sélectionnez **Formation** et cliquez sur **Continuer**.
2. L'éditeur de formation s'ouvre en plein écran, avec le titre provisoire « Training Title », une image de couverture par défaut et une première section vide, **Section 1**.

Tout est enregistré automatiquement (**Mise à jour...**, puis **Sauvegardé** dans la barre supérieure). Tant que vous ne publiez pas, la formation est un brouillon que les apprenants ne voient pas.

## Titre, description et couverture

Dans **Titre et description de la formation** :

- Remplacez l'image de couverture par défaut à gauche (10 Mo maximum ; vous pouvez la repositionner).
- **Titre de la formation** (obligatoire).
- **Description** : affichée aux apprenants dans l'écran d'introduction de la formation.

## Coût estimé

« Estimez le coût de votre formation afin de mieux piloter vos plans de formation. Tous les champs ci-dessous sont optionnels. »

- **Type de coût** : **Coût forfaitaire** (un montant pour toute la session, par défaut) ou **Par participant** (multiplié par le nombre de participants).
- **Coût estimé** en euros.

La page de gestion de la formation l'affiche ensuite avec son type de coût.

Cette estimation pré-remplit le coût de chaque nouvelle session de la formation, que vous pouvez modifier au lancement (voir [Page de session : coûts, dépenses et documents](https://www.openaleph.io/fr/docs/learn/session-costs-and-documents)).

## Construire le contenu

Le bloc **Contenu de la formation** affiche le nombre de sections et de modules (compteurs « Section(s) » et « Module(s) »), la durée totale, **Tout replier** / **Tout déplier**, et un bouton icône **Importer une playlist**. Cliquez sur l'en-tête d'une section pour la déplier ou la replier.

### Sections

- **Nouvelle section** ajoute une section à la fin. Donnez-lui un **Titre** et une **Description** facultative (**Modifier section**).
- Faites glisser la poignée pour réorganiser les sections.
- Menu de la section (trois points) : **Modifier section**, **Dupliquer la section**, **Exporter comme playlist** et **Supprimer la section** (confirmez avec **Oui, supprimer**). **Supprimer la section** n'est proposé que lorsque la section contient au moins deux modules.

Une section vide affiche « Section vide » et « Ajoutez au moins un module avec le bouton ci-dessous. » Les apprenants la voient aussi dans leur frise : remplissez-la ou évitez d'en laisser.

### Ajouter des modules

1. Dans une section, cliquez sur **Ajouter un module**.
2. Dans **Ajouter un module** (« Choisissez comment vous souhaitez ajouter un module à votre formation. »), choisissez :
   - **Ajouter un module existant** : « Choisissez parmi tous les modules disponibles dans le catalogue de votre entreprise. » Cliquez sur **Continuer**, puis dans **Ajouter un module à la formation** cochez un ou plusieurs modules (recherche, **Filtrer** par **Thèmes**) et cliquez sur **Continuer**. Un message confirme « Modules ajoutés à la section avec succès. »
   - **Créer un nouveau module** (Responsable créateur et plus) : « Partez de zéro et créez un tout nouveau module pour cette formation. » L'éditeur de module s'ouvre ; lorsque vous publiez le module, il est ajouté à cette section et vous revenez à la formation.
3. Faites glisser les modules pour les réorganiser ou les déplacer d'une section à l'autre.

Chaque ligne de module affiche sa date de mise à jour, son type d'évaluation (**Auto-évaluation**, **Évaluation en face-à-face**, **Quiz** ou **Aucun**) et sa durée, un menu avec **Voir module** et **Modifier le module**, et une icône de corbeille (**Supprimer l'élément**) qui retire le module de la section. La corbeille est désactivée lorsque le module est le seul de sa section. Sur téléphone, « Remove from section » se trouve dans le menu.

> **Important :** Les modules s'acquièrent par leur évaluation : vérifiez que chaque module de la formation en a une pour que les apprenants puissent la terminer.

### Importer des playlists

Cliquez sur l'icône **Importer une playlist**, puis dans **Importer les playlists dans la formation** cochez des playlists : « Sélectionnez les playlists à ajouter à votre formation. Les modules de chaque playlist seront regroupés dans une nouvelle section. » Cliquez sur **Continuer**. Chaque playlist devient une nouvelle section portant son nom. Les modules déjà présents dans la formation ne sont pas ajoutés une seconde fois.

### Exporter une section comme playlist

Menu de la section **Exporter comme playlist** : « Exporter cette section et ses modules comme playlist dans le catalogue. » Ajustez le titre si besoin et cliquez sur **Exporter**.

## Co-pilotes

Les co-pilotes vous aident à piloter la formation : ils peuvent modifier son contenu, lancer et gérer des sessions, suivre les apprenants et gérer les certificats.

1. Dans le menu de la barre supérieure (trois points), choisissez **Gérer les co-pilotes**.
2. Recherchez (**Rechercher**, filtres) et cochez des collègues de n'importe quel rôle, puis cliquez sur **Continuer**. Un message confirme « Co-pilote(s) mis à jour avec succès. »
3. Chaque nouveau co-pilote reçoit automatiquement un e-mail qui indique « Vous avez été ajouté(e) en tant que co-pilote de la formation ... Votre rôle est d'accompagner la formation : vous pouvez gérer le contenu, la structure et les sessions associées. »

## Publier

1. Cliquez sur **Publier**. La formation doit avoir un titre et au moins un module (sinon, un message vous demande d'ajouter un module à une section).
2. Le message « Formation publiée avec succès. » s'affiche, puis la fenêtre **Lancer votre première session de formation** (« Votre formation est publiée maintenant, voulez-vous lancer votre première session de formation ? »).
3. Cliquez sur **Lancer** pour ouvrir l'assistant de session (voir [Lancer et gérer les sessions de formation](https://www.openaleph.io/fr/docs/learn/training-sessions)), ou sur **Pas maintenant**.

## Modifier une formation publiée

Ouvrez-la avec **Modifier la formation** (menu de la ligne de la formation dans **Learn › Formations**, crayon sur la page de gestion). Les modifications sont conservées dans un brouillon jusqu'à ce que vous cliquiez sur **Mettre à jour** ; pendant ce temps, les apprenants gardent la version publiée. Après une mise à jour, les apprenants qui avaient terminé la formation et ont désormais de nouveaux modules repassent **En cours** jusqu'à ce qu'ils les acquièrent.

## Dupliquer ou supprimer

- **Dupliquer la formation** : « Choisissez le titre de cette formation dupliquée. Tout le contenu sera dupliqué. » Saisissez le titre de la formation dupliquée (et une **Description**), puis **Dupliquer**. Les sessions et les apprenants ne sont pas copiés.
- **Supprimer la formation** (créateur, Admins et Super admins ; menu de la ligne dans **Learn › Formations** ou **Mon contenu**) : la formation est placée dans les éléments supprimés pendant 30 jours (« Les formations supprimées sont conservées pendant 30 jours. Passé ce délai, elles seront définitivement supprimées. »). Restaurez-la depuis **Learn › Formations › Voir les éléments supprimés**, ou depuis sa page avec **Restaurer**.

## Questions fréquentes

### Pourquoi les apprenants ne voient-ils pas ma formation ?

Une formation n'est visible que par les personnes inscrites à l'une de ses sessions. Lancez une session et ajoutez des participants.

### Puis-je utiliser le même module dans plusieurs formations ?

Oui. Un apprenant qui l'a acquis une fois l'a acquis dans toutes les formations.

### Je ne trouve pas « Créer un nouveau module » dans Ajouter un module.

Cette option n'est proposée qu'aux Responsables créateurs et plus. Les co-pilotes ayant le rôle Employé ou Manager peuvent uniquement ajouter des modules existants.

---

# Lancer et gérer des sessions de formation

Source: https://www.openaleph.io/fr/docs/learn/training-sessions
Roles: Responsable créateur, Admin à accès limité, Admin, Super admin

> Lancez une session de formation - modalité, dates, participants, coût et e-mail d'invitation - puis modifiez-la, changez son statut ou supprimez-la depuis la page Formations.

Une session de formation est une édition d'une formation pour un groupe d'apprenants, par exemple « Formation sécurité - promotion de mars ». Elle fixe la date de début et la date limite, la modalité (en ligne ou sur site) et les participants. Une formation peut avoir autant de sessions que nécessaire ; un apprenant est inscrit à une formation via l'une de ses sessions.

Avec l'option de gestion de la formation (TMS), une session peut aussi exister sans formation derrière elle (pour un cours externe, une conférence...), appartenir à un plan de formation et porter des coûts, des dépenses, des prestataires et des documents.

## Avant de commencer

> **Droits d'accès :** Les Responsables créateurs et plus peuvent lancer des sessions ; les co-pilotes peuvent lancer des sessions des formations qu'ils co-pilotent. Une session peut être modifiée par son créateur, le créateur de la formation, les co-pilotes de la formation et les Admins ; elle peut être supprimée par son créateur, les Admins et les Super admins. Les coûts, dépenses et documents sont gérés par le créateur de la session et les Admins (voir [Page d'une session](https://www.openaleph.io/fr/docs/learn/session-costs-and-documents)).

La formation doit d'abord être publiée (voir [Créer une formation](https://www.openaleph.io/fr/docs/learn/create-a-training)).

## Où lancer une session

- Juste après la publication d'une formation : **Lancer** dans la fenêtre **Lancer votre première session de formation**.
- **Learn › Formations** : bouton **Lancer une session de formation**, ou menu de la ligne d'une formation › **Lancer une nouvelle session de formation**.
- La page de gestion de la formation : **Lancer une nouvelle session de formation** en haut à droite.
- **Learn › Mon contenu**, menu de la ligne d'une formation : **Lancer une nouvelle session de formation**.
- Un plan de formation : **Ajouter une session de formation › Lancer une nouvelle session de formation** (voir [Plans de formation](https://www.openaleph.io/fr/docs/learn/training-plans)).

## L'assistant de lancement

La fenêtre **Créer une nouvelle session de formation** comporte quatre étapes (1/4 à 4/4). Utilisez **Suivant** et **Retour** pour passer de l'une à l'autre.

### 1. Configuration

| Champ | Détails |
|---|---|
| **Formation** | La formation à dérouler. Pré-remplie et verrouillée si vous partez d'une formation. Les liens **Pas encore de formation disponible ?** / **Créer une formation** vous aident si aucune n'existe. Si vous partez d'un plan de formation, le champ devient **Formation (Facultatif)** : une session sans formation est alors possible. |
| **Plan de formation** | Uniquement si vous partez d'un plan de formation (TMS) : le plan est pré-rempli et fixe. |
| **Titre de la session de formation** | Obligatoire. |
| **Prestataires (Optionnel)** | Uniquement si vous partez d'un plan de formation (TMS) : les prestataires qui animent la session. Les Admins peuvent taper un nouveau nom et choisir la suggestion « Nouveau prestataire » pour le créer. |
| **Mode de session de formation** | **En ligne** (« Notifie les apprenants ») ou **Présentiel / Sur site** (« Aucune notification envoyée »). |
| **Période** | **Date de début** et **Date limite** (toutes deux obligatoires ; la date limite doit être postérieure au début). Choisissez-les dans le calendrier et cliquez sur **OK**. |

### 2. Sélectionner le(s) chargé(e)s

Deux onglets :

- **Internal members** : recherchez et cochez des employés, ou utilisez les filtres (niveau d'accès, manager, fonction, lieu de travail...) pour sélectionner toutes les personnes correspondantes.
- **External members** : les personnes de vos espaces externes (Academy), avec leur **Organisation**, leur **Périmètre** et leur **Statut** (**Actif** ou **En attente**). Voir [Inviter et gérer les apprenants externes](https://www.openaleph.io/fr/docs/academy/manage-external-learners).

Vous pouvez aussi lancer la session sans participants et les ajouter plus tard.

### 3. Coût de la formation

« Pré-rempli à partir de l’estimation de la formation. Modifiez-le ici, inutile de modifier la session de formation ensuite. »

- **Montant** et **Type de coût** (**Coût forfaitaire** ou **Par participant**).
- **Dépenses** : **Ajouter une dépense** pour enregistrer dès maintenant des coûts supplémentaires : **Quelle est la dépense ?** (ex. location de salle, traiteur, matériel), **Catégories**, **Montant** et **Type de coût**, puis **Ajouter**. La dépense apparaît sous la forme « Coût forfaitaire · 50,00 € · Restauration », par exemple.

> **Remarque :** Seuls les Admins et Super admins peuvent créer une nouvelle catégorie depuis ce champ. Les autres rôles choisissent une catégorie existante (voir [Prestataires et catégories de dépense](https://www.openaleph.io/fr/docs/learn/providers-and-expense-categories)).

Les coûts sont enregistrés avec la fonctionnalité TMS.

### 4. Résumé

Vérifiez les **Chargé(e)s** (nombre de membres), le **Titre**, la **Période**, la **Formation**, le **Plan de formation** (depuis un plan) et le **Coût de la formation**, puis cliquez sur **Lancer la session de formation**.

### E-mail d'invitation

Si la session a une formation et des participants, la fenêtre **Envoyer un e-mail aux participants ?** s'affiche : « Ils recevront un e-mail d’invitation pour cette session de formation. Choisissez de la lancer sans les notifier s’ils ont déjà été informés. »

- **Envoyer l’e-mail** : chaque participant reçoit, dans sa langue, « Invitation à la formation ... » avec un bouton pour démarrer la formation, ainsi qu'une notification dans l'application et une notification push.
- **Lancer sans e-mail** : personne n'est notifié.

> **Remarque :** Les e-mails d'invitation ne sont envoyés que pour les sessions **En ligne**. Pour les sessions **Présentiel / Sur site**, les participants sont inscrits sans notification ; ils retrouvent quand même la formation dans **Mon apprentissage**.

Le message « La session de formation a été lancée avec succès. » confirme le lancement et la [page de la session](https://www.openaleph.io/fr/docs/learn/session-costs-and-documents) s'ouvre (depuis un plan de formation, vous restez sur le plan). Les apprenants voient immédiatement la formation dans **Mon apprentissage › Formations assignées**.

## La page Formations

**Learn › Formations** (« Voici la liste de toutes les formations et sessions de formation actuelles et à venir. ») comporte deux onglets. Boutons en haut : **Lancer une session de formation**, **Créer une formation**, et un menu (trois points) avec **Voir les éléments supprimés**.

Onglet **Formations** : **Titre** (avec la durée totale), **Contenu** (sections et modules), **Sessions de formation** (nombre de sessions et de participants), **Mise à jour**, avec les filtres **Auteurs**, **Mise à jour** et **Durée**. Cliquez sur une formation pour ouvrir sa [page de gestion](https://www.openaleph.io/fr/docs/learn/manage-a-training). Menu de la ligne : **Modifier la formation**, **Lancer une nouvelle session de formation**, **Dupliquer la formation**, **Supprimer la formation**.

Onglet **Sessions de formation** : **Titre**, **Formation**, **Statut**, **Date de début**, **Date limite** et, avec le TMS, **Coût total** (avec le nombre de participants). Menu de la ligne : **Modifier la session de formation**, **Modifier le statut**, **Supprimer la session de formation**.

Les Responsables créateurs voient les formations qu'ils ont créées ou qu'ils co-pilotent ; les Employés et Managers voient les formations qu'ils co-pilotent (« Toutes vos formations apparaîtront ici. » s'il n'y en a aucune) ; les Admins à accès limité, Admins et Super admins voient toutes les formations de l'entreprise.

## Modifier une session

Choisissez **Modifier la session de formation** (menu de la ligne, ou crayon sur la page de la session). La fenêtre **Modifier la session de formation** affiche l'étape de configuration (titre, modalité, dates et, pour les sessions d'un plan, prestataires). Cliquez sur **Enregistrer**. Pour ajouter ou retirer des participants, utilisez la page de la session ou les détails de la session dans [Gérer une formation](https://www.openaleph.io/fr/docs/learn/manage-a-training#onglet-sessions-de-formation).

## Modifier le statut de la session

Choisissez **Modifier le statut** (ou utilisez le champ **Statut** sur la page de la session). Dans **Statut de la session**, choisissez **Pas commencé**, **En cours** ou **Fait** et cliquez sur **Enregistrer**. « Ce statut est renseigné manuellement — il ne suit pas les dates de la session. » Pour une session sans formation, le statut **Fait** vaut complétion pour ses participants.

## Supprimer une session

Choisissez **Supprimer la session de formation** et confirmez : « Cette session de formation sera définitivement supprimée et tous ses participants en seront désinscrits. » La formation disparaît de la liste des participants (leurs modules acquis restent acquis).

## Questions fréquentes

### Un participant n'a pas reçu l'invitation.

L'e-mail n'est envoyé que pour les sessions en ligne avec une formation, et seulement si vous avez choisi **Envoyer l’e-mail**. Renvoyez-le depuis la page de la session : sélectionnez le participant et utilisez **Envoyer/Renvoyer une invitation**.

### Un apprenant peut-il être dans deux sessions de la même formation ?

Un apprenant n'est ajouté qu'une fois par formation : s'il est déjà dans une session de cette formation, il n'est pas ajouté à nouveau.

### Puis-je changer la formation d'une session existante ?

Non. Créez une nouvelle session pour l'autre formation.

### J'ai besoin d'une catégorie de dépense qui n'existe pas encore.

La création de catégories est réservée aux Admins et Super admins. Choisissez une catégorie existante, ou demandez d'abord à un admin d'ajouter la catégorie.

---

# Gérer une formation - analyses, apprenants et sessions

Source: https://www.openaleph.io/fr/docs/learn/manage-a-training
Roles: Employé, Manager, Responsable créateur, Admin à accès limité, Admin, Super admin

> Suivez une formation depuis sa page de gestion - analyses, contenu, sessions, apprenants, rappels, invitations, marquage comme acquis et retrait d'apprenants.

Chaque formation publiée dispose d'une page de gestion où son créateur, ses co-pilotes et les administrateurs suivent la progression et agissent sur les apprenants. Ouvrez-la depuis **Learn › Formations** en cliquant sur la formation, ou depuis **Learn › Mon contenu › Formations**. Les co-pilotes y accèdent aussi avec le bouton de leur e-mail de co-pilote.

## Avant de commencer

> **Droits d'accès :** La page est accessible au créateur de la formation, à ses co-pilotes (quel que soit leur rôle : Employé, Manager ou plus) ainsi qu'aux Admins et Super admins.

## L'en-tête de la page

L'en-tête affiche l'image de couverture, le titre, la description, le coût estimé et son type (**Coût forfaitaire** ou **Par participant**) et l'auteur (**Par** ...). Boutons en haut à droite :

- **Modifier la formation** (crayon) : ouvre l'[éditeur de formation](https://www.openaleph.io/fr/docs/learn/create-a-training).
- **Lancer une nouvelle session de formation** : ouvre l'[assistant de session](https://www.openaleph.io/fr/docs/learn/training-sessions).

Une formation supprimée affiche à la place **Restaurer** et **Supprimer définitivement**.

La page comporte cinq onglets : **Analytiques**, **Contenu**, **Sessions de formation**, **Apprenants** et **Certification**.

## Onglet Analytiques

**Statut d'apprentissage** affiche deux chiffres clés, **Apprenants** et **Taux de complétion**, et un sélecteur **Session de formation** (toutes les sessions ou une seule : « Sélectionnez une session de formation pour voir son analyse et ses données »). La session choisie s'applique aux graphiques ci-dessous.

Graphiques :

- **Entonnoir de complétion des modules** : « Modules les plus performants de cette formation parmi toutes ses sessions de formation » : combien d'apprenants ont acquis chaque module, pour repérer où ils décrochent.
- **Répartition de la progression des apprenants** : « Répartition des apprenants par statut de complétion » : **Complété**, **En cours**, **Pas commencé**. Son sélecteur **Lieu de travail** (**Tous les lieux de travail** ou un lieu) restreint le graphique.
- **Progression d'apprentissage par attribut** : la complétion ventilée selon l'**Attribut** de votre choix (la fonction par défaut ; équipe, genre, niveau... ou **Utilisateurs externes** pour regrouper les apprenants externes par espace). Les attributs proviennent des [attributs des personnes](https://www.openaleph.io/fr/docs/administration/people-attributes) de votre entreprise.

## Onglet Contenu

Une vue en lecture seule des sections et des modules, avec leur nombre et leur durée. Pour les modifier, cliquez sur **Modifier la formation**.

## Onglet Sessions de formation

Liste les sessions de cette formation : **Titre**, **Mode**, **Complétion** (apprenants ayant terminé / tous les apprenants), **Date de début**, **Date limite**, avec **Rechercher** et **Filtrer**. Le menu de la ligne propose **Modifier la session de formation** et **Supprimer la session de formation**.

Cliquez sur une session pour ouvrir **Détails de la session de formation** : les titres de la session et de la formation, un tag **Complétion** et la liste des apprenants avec **Apprenant**, **Origine** (**Interne** ou **Externe**), **Complétion** (modules acquis / total), **Dernier module acquis** et **Formation acquise**.

| Tag de complétion | Signification |
|---|---|
| **À venir** | La session n'a pas encore commencé. |
| **Pas commencé** | La session a commencé mais aucun apprenant n'a encore acquis de module. |
| **En cours** | Au moins un apprenant a commencé. |
| **Complété** | Tous les apprenants ont terminé la formation. |

Dans cette fenêtre :

- **Ajouter des apprenants** (icône de personne au-dessus de la liste) : recherchez des personnes et ajoutez-les. Les sessions en ligne leur envoient une invitation.
- Cochez des apprenants, puis utilisez les icônes au-dessus de la liste :
  - **Envoyer un rappel** : « Un e-mail de rappel sera envoyé aux apprenants afin de compléter leur session de formation. » Confirmez avec **Envoyer**. Un message confirme l'envoi.
  - **Envoyer/Renvoyer une invitation** : « Un e-mail d’invitation sera envoyé aux apprenants sélectionnés avec les détails pour rejoindre la session de formation. »
  - **Marquer comme acquis** : « Cela marquera la formation et tous ses modules comme acquis pour les apprenants sélectionnés. » Confirmez avec **Acquérir**. Utilisez-le par exemple pour les apprenants qui ont assisté à une session en présentiel.
  - **Retirer les apprenants** : « Cette action supprimera les apprenants sélectionnés de cette session de formation. Ils perdront l’accès à l’ensemble du contenu de la session de formation ainsi qu’à leur progression. » Confirmez avec **Supprimer**.
- Menu de chaque apprenant (trois points) : **Envoyer un rappel**, **Envoyer/Renvoyer une invitation**, **Détails de complétion**, **Retirer l’apprenant**.

## Onglet Apprenants

Tous les apprenants de toutes les sessions de la formation : **Apprenant**, **Type** (**Interne** / **Externe**), **Session de formation**, **Complétion**, **Dernier module acquis** et **Formation terminée le**. **Rechercher** et **Filtrer** par complétion.

Cochez des apprenants pour **Envoyer un rappel**, **Envoyer/Renvoyer une invitation** ou **Retirer les apprenants** (« Les apprenants sélectionnés seront retirés de leurs sessions de formation dans cette formation. »). Le menu de chaque apprenant propose **Envoyer un rappel**, **Envoyer/Renvoyer une invitation**, **Détails de complétion** et **Retirer l’apprenant**.

Cliquez sur un apprenant (ou sur **Détails de complétion**) pour ouvrir le détail de sa complétion : l'apprenant, sa **Complétion**, et chaque module avec sa section, son **Type d'évaluation** (**Auto-évaluation**, face-à-face, **Quiz**) et son **Acquisition** (**Acquis** ou non acquis).

Pour voir les formations d'un apprenant dans tout Learn, ouvrez son profil (voir [Votre profil et les profils des membres](https://www.openaleph.io/fr/docs/people/employee-profile)).

## Onglet Certification

Configurez et envoyez des certificats de réussite. Voir [Certificats et badges](https://www.openaleph.io/fr/docs/learn/certificates-and-badges).

## E-mail de rappel

Un rappel parvient à chaque apprenant sélectionné sous la forme « 👋 Rappel : complétez la formation ... » par e-mail (dans sa langue), dans l'application et en notification push, avec un bouton **Aller à la formation**.

## Questions fréquentes

### Un apprenant a assisté à la session en présentiel mais n'a passé aucune évaluation. Comment le valider ?

Ouvrez la session dans **Sessions de formation**, cochez l'apprenant et utilisez **Marquer comme acquis**. Tous les modules de la formation deviennent acquis pour lui, et un certificat est délivré si la formation en délivre automatiquement.

### Puis-je déplacer un apprenant d'une session à une autre ?

Retirez-le de la première session, puis ajoutez-le à l'autre. Les modules qu'il a déjà acquis restent acquis.

### Puis-je envoyer un rappel à tous ceux qui n'ont pas terminé ?

Oui : dans l'onglet **Apprenants**, **Filtrez** sur la complétion voulue, cochez tous les apprenants affichés et cliquez sur **Envoyer un rappel**.

### Je suis co-pilote mais je ne peux pas supprimer la formation.

La suppression d'une formation est réservée à son créateur, aux Admins et aux Super admins.

---

# Certificats et badges

Source: https://www.openaleph.io/fr/docs/learn/certificates-and-badges
Roles: Employé, Responsable créateur, Admin à accès limité, Admin, Super admin

> Configurez les certificats de réussite d'une formation, envoyez-les, vérifiez-les et annulez-les, téléchargez-les en PDF, et découvrez comment gagner les badges Learn.

Learn récompense les apprenants de deux façons : les **certificats de réussite**, délivrés par formation avec un lien de vérification public, et les **badges**, obtenus automatiquement au fil de l'apprentissage.

## Certificats : configurer une formation

> **Droits d'accès :** Les certificats se configurent sur la page de gestion de la formation par son créateur, ses co-pilotes et les admins. L'envoi et l'annulation de certificats nécessitent le rôle Responsable créateur ou supérieur.

1. Ouvrez la page de gestion de la formation (**Learn › Formations**, cliquez sur la formation) et allez dans l'onglet **Certification**.
2. Activez **Délivrer un certificat pour cette formation** (« Les apprenants qui remplissent les critères ci-dessous reçoivent un certificat automatiquement ou manuellement. »).
3. Dans **Paramétrage**, configurez les rubriques ci-dessous. Les modifications sont enregistrées automatiquement, et un **Aperçu en direct — apprenant exemple** à droite montre le certificat avec le nom de votre entreprise. En dessous, un encadré résume ce que l'apprenant doit faire selon la règle choisie (par exemple terminer chaque module de la formation).

### Comment les apprenants l’obtiennent

« Définissez ce qui déclenche la délivrance du certificat. »

- **Automatique — tous les modules terminés** (sélectionné par défaut) : « Le certificat est envoyé automatiquement à l’apprenant dès qu’il a terminé tous les modules. Aucune action manuelle requise. »
- **Manuel — le formateur ou le copilote l’envoie** : « Le formateur, le manager ou le copilote vérifie l’achèvement et déclenche manuellement le certificat depuis l’onglet Destinataires. »

### Validité

« Certaines certifications nécessitent un renouvellement périodique (sécurité, conformité, ISO…). »

- **N’expire jamais** : « Un certificat de réussite permanent. »
- **Expire et nécessite une recertification** : « L’apprenant doit repasser la formation pour rester certifié. » Renseignez **Valable pendant** : une **Durée** et une **Unité** (**an(s)** ou **mois**). Le certificat affiche **Valable jusqu’au** avec la date d'expiration.

### Contenu du certificat

« Ce qui apparaît sur le certificat. L’aperçu se met à jour en direct. »

- **Titre** (par défaut **Certificat de réussite**),
- **Nom du signataire** et **Fonction du signataire** (par ex. « Responsable de la formation »),
- **Logo** : **Utiliser le logo de l’entreprise**, **Téléverser un logo personnalisé** (PNG ou SVG, 2 Mo max) ou **Aucun logo**.

### Vérification

Cette option permet aux clients, auditeurs et recruteurs de confirmer l'authenticité d'un certificat grâce à un QR code et un lien de vérification uniques. Activez **Page de vérification publique + QR code** : « Chaque certificat reçoit un identifiant unique et une URL de vérification publique. »

## Certificats : destinataires

Cliquez sur **Destinataires** (avec le nombre d'apprenants, par exemple **Destinataires (2)**) dans l'onglet **Certification**. Des compteurs indiquent combien de certificats sont **Envoyé**, **Non envoyé** et **Annulé**. La liste affiche chaque **Destinataire** (nom et e-mail), son **Type** (**Interne** ou **Externe**), **Complété** (date de complétion), le **Statut du certificat** et la date **Délivré**. Recherchez et **Filtrez** au-dessus de la liste.

Les actions de chaque ligne dépendent du statut :

| Statut | Actions |
|---|---|
| **Non envoyé** | **Envoyer le certificat** |
| **Envoyé** | **Voir le certificat**, **Lien de vérification** (copie le lien public), **Annuler le certificat** |
| **Annulé** | **Envoyer quand même** (le délivre à nouveau) |

« Les destinataires externes apparaissent ici aux côtés des apprenants internes. Les certificats sont délivrés et révocables par le formateur ou le copilote. »

## Ce que reçoit l'apprenant

Lorsqu'un certificat est délivré, l'apprenant reçoit l'e-mail « 🎓 Votre certificat pour ... », qui le félicite, indique la formation et l'entreprise émettrice, avec un bouton **Voir mon certificat**. Il ouvre la page du certificat, qui affiche **Certificat de réussite**, la formation, **Décerné à**, **Délivré par** (votre entreprise), **Délivré le**, **Valable jusqu’au** (s'il expire), l'**Identifiant du certificat**, un QR code (**Scannez pour vérifier**) et la mention « Issued through OpenAleph.io ».

En haut de cette page :

- **Lien de vérification** copie le lien public à partager avec des clients ou des recruteurs.
- **Télécharger** ouvre **Télécharger le certificat** (« Choisissez la langue de votre certificat PDF. ») : choisissez **English** ou **Français** dans **Langue** et cliquez sur **Télécharger**.

Les apprenants externes retrouvent aussi leurs certificats dans leur espace Academy. Voir [Certificats Academy](https://www.openaleph.io/fr/docs/academy/certificates).

## Vérifier un certificat

Toute personne disposant du lien de vérification ou du QR code peut ouvrir la page publique, sans compte OpenAleph. Si le certificat a été annulé ou si le lien est erroné, la page affiche **Certificat introuvable** (« Ce lien de vérification n’est pas valide. Le certificat a peut-être été supprimé ou le lien est incorrect. »).

## Badges

Les badges sont obtenus automatiquement. Lorsque vous en débloquez un, une fenêtre **New badge acquired!** apparaît (« You earned ... badge by acquiring a module. Congratulations! ») avec un bouton **Voir mes badges**, qui ouvre votre profil. Vos badges sont affichés sur votre profil dans **Badges** (voir [Votre profil et les profils des membres](https://www.openaleph.io/fr/docs/people/employee-profile)).

Chaque famille de badges compte quatre niveaux, atteints à 1, 5, 10 et 25 actions :

| Famille | Obtenue en | Niveaux (1 / 5 / 10 / 25) |
|---|---|---|
| Formations | Terminant des formations | Apprenti Accompli, Formé et Compétent, Certifié Connaisseur, Champion de la Formation |
| Modules | Acquérant des modules | Novice Éclairé, Explorateur du Savoir, Assoiffé de Connaissance, Maître du Curriculum |
| Favoris | Ajoutant des modules en favoris | Le Sélectionneur, Amateur de Contenus, Collectionneur Averti, Gardien des Ressources |
| Réactions | Réagissant à des modules | L'Approbateur, Le Soutien Positif, Enlightened Evaluator, Le Maître des Émotions |

## Questions fréquentes

### Un apprenant a terminé la formation mais n'a pas reçu de certificat.

Vérifiez l'onglet **Certification** : les certificats doivent être activés et, en délivrance **Manuel**, vous devez cliquer sur **Envoyer le certificat**. Les certificats ne sont délivrés automatiquement qu'à partir du moment où l'option est activée ; envoyez ceux qui manquent depuis **Destinataires**.

### Puis-je modifier le design du certificat après en avoir envoyé ?

Oui. Les nouveaux paramètres s'appliquent aux certificats délivrés ensuite.

### Que se passe-t-il quand j'annule un certificat ?

Sa page de vérification ne fonctionne plus et affiche **Certificat introuvable**. Vous pouvez le délivrer à nouveau avec **Envoyer quand même**.

---

# Plans de formation

Source: https://www.openaleph.io/fr/docs/learn/training-plans
Roles: Admin, Super admin

> Regroupez des sessions de formation dans des plans pour suivre leur planning, leurs membres et leurs dépenses - créer, modifier, archiver, supprimer, ajouter et retirer des sessions.

Un plan de formation regroupe des sessions de formation, par exemple « Plan de formation 2026 » ou « Onboarding commercial T1 », afin de suivre au même endroit leur planning, les personnes formées et leur coût. Les plans font partie de l'option de gestion de la formation (TMS) et sont signalés **Bêta**.

## Avant de commencer

> **Droits d'accès :** **Plans de formation** est réservé aux Admins et Super admins, et nécessite que la fonctionnalité TMS soit activée pour votre entreprise. Les Admins à accès limité, Responsables créateurs et autres rôles ne le voient pas (voir [Niveaux d'accès](https://www.openaleph.io/fr/docs/administration/access-levels)). Si l'entrée de menu est absente, demandez à votre admin si le TMS est activé (voir [Modules et licences](https://www.openaleph.io/fr/docs/administration/modules-and-licences)).

Un plan regroupe des **sessions**, pas des formations : les formations couvertes par un plan sont celles que ses sessions déroulent. Une session appartient au plus à un plan. Les sessions sans formation (une formation externe, un séminaire) ne peuvent exister que dans un plan.

## La page Plans de formation

Allez dans **Learn › Plans de formation** (« Regroupez vos formations en plans pour suivre leur planning et leurs dépenses au même endroit. »).

**À gauche : la liste des plans**, avec le bouton **Nouveau plan**, deux onglets **En cours** (plans en cours et à venir) et **Archivé** avec leur nombre, un champ de recherche **Rechercher un plan de formation…** et des filtres sur les participants (**Participants**, niveau d'accès, manager, niveau d'équipe, genre, date d'embauche, **Fonction**, **Lieu de travail**...). Chaque carte affiche le titre du plan, sa période (ou **Aucun**), son coût total et des compteurs comme « 2 sessions de formation en cours » et « 3 sessions de formation planifiées ». Cliquez sur une carte pour ouvrir le plan.

**À droite : le résumé de l'entreprise**, avec un sélecteur de période (**Toutes les dates**, **Le mois dernier** par défaut, **Le dernier trimestre**, **Le dernier semestre**, **L’année dernière**, **Période personnalisée** avec **Du** / **Au**) :

- **Coût total de l’entreprise** : « Somme des dépenses de toutes les sessions de formation. Le coût des sessions de formation à venir peut être estimé. »
- **Nombre de sessions de formation en cours**.
- **Toutes les dépenses par attribut (en €)** : les dépenses réparties selon l'attribut salarié choisi dans **Filtrer par** (la fonction par défaut).

**Voir les analyses** (en haut à droite) ouvre la page d'analyses à l'échelle de l'entreprise (voir [Analyses et exports des plans de formation](https://www.openaleph.io/fr/docs/learn/training-plan-analytics)).

## Statuts des plans

| Statut | Signification |
|---|---|
| **En cours** | La date de début est aujourd'hui ou passée. |
| **À venir** | La date de début est dans le futur. |
| **Non défini** | Le plan n'a pas de date de début. |
| **Archivé** | Quelqu'un a archivé le plan. Son contenu ne peut plus être modifié. |

Les statuts autres qu'**Archivé** sont calculés à partir des dates : un plan passe en cours à sa date de début, sans aucune action.

## Créer un plan

1. Cliquez sur **Nouveau plan**.
2. Dans **Créer un plan de formation**, saisissez un **Titre** (obligatoire) et une **Période** : **Date de début (Facultatif)** et **Échéance (Facultatif)**.
3. Cliquez sur **Créer un plan de formation**. Le plan apparaît dans la liste **En cours** ; cliquez dessus pour l'ouvrir.

## La page d'un plan

L'en-tête affiche le titre du plan, son tag de statut et sa période, puis trois chiffres : **Coût total**, **Coût par session de formation (moy.)** et **Coût par participant (moy.)**. En haut à droite, le crayon ouvre **Modifier le plan de formation** et le menu (trois points) propose **Archiver le plan** (ou **Désarchiver le plan**) et **Supprimer le plan**.

Trois onglets : **Sessions de formation**, **Membres** et **Analytiques**.

### Onglet Sessions de formation

Liste les sessions du plan avec **Titre**, **Formation** (**Non définie** pour une session sans formation), **Statut**, **Date de début**, **Date limite** et **Coût total** (avec le nombre de participants). Cliquez sur une session pour ouvrir sa [page de session](https://www.openaleph.io/fr/docs/learn/session-costs-and-documents). Menu de la ligne :

- **Modifier la session de formation**,
- **Modifier le statut** (**Pas commencé**, **En cours**, **Fait**),
- **Retirer du plan** (uniquement pour les sessions qui déroulent une formation) : « La session de formation et ses participants seront conservés, elle sera seulement détachée de ce plan. »,
- **Supprimer la session de formation** : « Cette session de formation sera définitivement supprimée et tous ses participants en seront désinscrits. »

### Ajouter une session au plan

1. Cliquez sur **Ajouter une session de formation**.
2. « Comment souhaitez-vous ajouter une session de formation à ce plan ? » :
   - **Lancer une nouvelle session de formation** : « Créez une session de formation de zéro et inscrivez ses participants. » L'[assistant de session](https://www.openaleph.io/fr/docs/learn/training-sessions) s'ouvre avec le plan pré-sélectionné ; la formation est facultative et vous pouvez indiquer des **Prestataires**. Sans formation, aucun e-mail d'invitation n'est envoyé.
   - **Utiliser une session de formation existante** : « Rattachez l’une de vos sessions de formation qui ne fait encore partie d’aucun plan. » Choisissez-la dans **Session de formation** (« Only your training sessions that are not part of a plan yet are listed. ») et cliquez sur **Ajouter une session de formation**.
3. Cliquez sur **Continuer**.

### Onglet Membres

« Toute personne assignée à une session de formation de ce plan apparaîtra ici. » Chaque personne apparaît une seule fois, avec **Sessions de formation assignées**, **Fonction**, **Durée des formations** et **Coût total** (sa part des dépenses). Recherchez et **Filtrez** (par exemple par genre, niveau d'accès, niveau d'équipe ou manager). Cliquez sur un membre pour voir **Sessions de formation suivies** : chaque session avec sa formation, ses dates et son statut.

### Onglet Analytiques

Des graphiques sur les dépenses du plan, exportables en PDF et en Excel. Voir [Analyses et exports des plans de formation](https://www.openaleph.io/fr/docs/learn/training-plan-analytics#analyses-dun-plan).

## Modifier, archiver ou supprimer un plan

- **Modifier le plan** (crayon) : changez le titre et la période dans **Modifier le plan de formation**, puis **Enregistrer**.
- **Archiver le plan** : appliqué immédiatement, sans confirmation (« Le plan de formation a bien été archivé. »). Le plan passe dans l'onglet **Archivé** et devient un historique en lecture seule : plus de bouton **Ajouter une session de formation** ni de menu sur ses sessions, qui ne peuvent pas non plus être modifiées depuis leur propre page. Le menu ne propose alors plus que **Désarchiver le plan**, qui le rétablit.
- **Supprimer le plan** (indisponible sur un plan archivé) : confirmez **Le plan de formation sera supprimé**. « Les formations liées à ce plan ne seront pas supprimées, seul le plan le sera. » Les sessions du plan sont supprimées avec lui.

> **Important :** Supprimer un plan supprime ses sessions et désinscrit leurs participants. Pour conserver une session qui déroule une formation, utilisez **Retirer du plan** sur celle-ci avant de supprimer le plan.

## Questions fréquentes

### Je ne vois pas Plans de formation dans le menu Learn.

Vous devez être Admin ou Super admin et votre entreprise doit disposer de la fonctionnalité TMS.

### Une session n'apparaît pas dans « Utiliser une session de formation existante ».

Seules les sessions que vous avez créées et qui ne font pas déjà partie d'un plan sont proposées.

### Pourquoi un plan est-il « Non défini » ?

Il n'a pas de date de début. Modifiez le plan et renseignez une **Date de début (Facultatif)**.

### Je ne trouve pas « Retirer du plan » sur une session.

Cette action n'est proposée que pour les sessions qui déroulent une formation. Une session sans formation a besoin de son plan ; supprimez-la si vous n'en avez plus besoin.

---

# Page de session - participants, coûts, dépenses et documents

Source: https://www.openaleph.io/fr/docs/learn/session-costs-and-documents
Roles: Responsable créateur, Admin à accès limité, Admin, Super admin

> Utilisez la page d'une session de formation pour gérer les participants, renseigner le coût réel, enregistrer des dépenses par catégorie et joindre documents et liens.

Chaque session de formation dispose de sa propre page, qui réunit ses informations générales, ses participants et, avec l'option de gestion de la formation (TMS), ses coûts, ses dépenses et ses documents joints.

## Ouvrir la page d'une session

- Depuis un plan de formation : onglet **Sessions de formation**, cliquez sur la session.
- Depuis **Learn › Mon contenu** : onglet **Sessions de formation**, cliquez sur la session.
- Juste après avoir lancé une session depuis une formation (la page s'ouvre automatiquement).

> **Droits d'accès :** Le créateur de la session et les Admins peuvent gérer ses coûts, dépenses et documents (un Responsable créateur uniquement pour les sessions qu'il a créées) ; les co-pilotes de la formation peuvent gérer ses participants. Avec la seule licence Learn (LMS), la page affiche les participants mais ni coûts, ni dépenses, ni documents. Une session d'un plan archivé est en lecture seule.

## Informations générales

La page affiche le titre de la session. Le panneau latéral **Informations générales** affiche :

| Champ | Contenu |
|---|---|
| **Statut** | **Pas commencé**, **En cours** ou **Fait**, renseigné manuellement dans le champ **Libellé** (voir [Modifier le statut de la session](https://www.openaleph.io/fr/docs/learn/training-sessions#modifier-le-statut-de-la-session)). |
| **Formation** | La formation associée à la session (lien vers sa page de gestion), ou aucune. |
| **Prestataires** | Les prestataires auxquels la session est attribuée (uniquement s'il y en a). |
| **Mode** | **En ligne** ou sur site. |
| **Date de début** / **Date limite** | La période de la session. |
| **Participants** | Nombre de personnes inscrites. |
| **Coût de la session de formation** | Le coût propre de la session (**Coût forfaitaire** ou **Par participant**), ou **Aucun coût renseigné**. |
| **Coût total** | Coût de la session plus toutes les dépenses. |
| **Progression des apprenants** | La complétion des participants (**Pas commencé**, **En cours**...). |

Une carte sous le panneau renvoie vers la formation (couverture, titre, durée, description), avec une flèche pour l'ouvrir.

Barre du haut : **Modifier la session de formation** (crayon) et un menu (trois points) avec **Supprimer la session de formation** et, pour les Admins et Super admins avec le TMS, **Gérer les prestataires** et **Gérer les catégories de tags de dépense**. Si la session appartient à un plan archivé, elle ne peut pas être modifiée.

## Onglet Participants

Liste les participants avec **Participant**, **Complétion** (modules acquis / total) et **Dernier module acquis**, avec **Rechercher** et **Filtrer**.

- **Ajouter un participant** : recherchez des personnes et ajoutez-les.
- Cochez des participants, puis utilisez les icônes au-dessus de la liste : envoyer un rappel, envoyer ou renvoyer l'invitation, ou les retirer (« Ils perdront l’accès à tout son contenu et à leur progression. »).
- Menu de chaque participant (trois points) : **Envoyer un rappel**, **Envoyer/Renvoyer une invitation**, **Détails de complétion**, **Retirer l’apprenant**. Pour une session sans formation, seul **Retirer l’apprenant** est proposé.

## Onglet Dépenses (TMS)

Cet onglet liste tout ce que coûte la session.

### Le coût de la session de formation

La première ligne est le **Coût de la session de formation** (titre de la formation, type de coût, montant). Cliquez dessus pour ouvrir **Coût de la session de formation** :

- L'estimation issue de la formation, avec son type de coût (lecture seule).
- **Coût réel** : le montant réel (par ex. 500). Il ne peut pas être négatif.
- **Type de coût** : **Coût forfaitaire** ou **Par participant**. Avec **Par participant**, le montant est multiplié par le nombre de participants (la fenêtre affiche le total).
- **Rétablir l’estimation** revient à l'estimation de la formation.

Cliquez sur **Enregistrer**.

### Dépenses additionnelles

1. Cliquez sur **Ajouter une dépense**.
2. Renseignez **Titre**, **Catégories** (choisissez des catégories existantes ou tapez-en une nouvelle et choisissez **Nouvelle catégorie**), **Montant** et **Type de coût**.
3. Cliquez sur **Ajouter**.

Les dépenses apparaissent comme des lignes **Dépense additionnelle** avec leur type de coût, leur montant et leurs catégories. Cliquez sur une dépense pour la modifier (**Modifier la dépense**, **Enregistrer**) ou la **Supprimer**. Le bas de l'onglet affiche le **Coût par participant** et le **Total**. Tant qu'aucune donnée n'est saisie : « Renseignez le coût de la session de formation ou ajoutez une dépense pour commencer à suivre les dépenses. »

## Onglet Documents joints (TMS)

Partagez des ressources sur la session (programme, supports, présentations, liens utiles).

- **Documents** : **Ajouter un document**, puis dans **Fichier source** cliquez sur **Importer un fichier**, donnez un **Nom du document** et cliquez sur **Enregistrer**. Ouvrez un document pour **Télécharger le fichier**, **Remplacer le fichier** ou **Supprimer le fichier**.
- **Liens** : **Ajouter un lien**, saisissez l'**URL** (« Saisissez une URL complète commençant par http:// ou https:// ») et un **Nom du lien**, puis **Enregistrer**. Cliquez sur un lien pour ouvrir **Modifier le lien** : **Ouvrir le lien**, le modifier et **Enregistrer**, ou **Supprimer le lien** (sous **Action dangereuse**).

## Questions fréquentes

### Quelle différence entre le coût de la session et les dépenses ?

Le coût de la session est ce que coûte la formation elle-même (souvent le prix du prestataire). Les dépenses sont des coûts supplémentaires, comme la salle, les déplacements ou la restauration, classés par catégorie pour les analyses.

### Pourquoi le coût total diffère-t-il de ce que j'ai saisi ?

Un montant **Par participant** est multiplié par le nombre actuel de participants : le total change donc quand des personnes sont ajoutées ou retirées.

### Je ne vois pas l'onglet Dépenses.

Votre entreprise ne dispose pas de la fonctionnalité TMS, ou vous n'êtes ni le créateur de la session ni un admin.

---

# Prestataires et catégories de dépenses

Source: https://www.openaleph.io/fr/docs/learn/providers-and-expense-categories
Roles: Admin, Super admin

> Gérez les listes de prestataires de formation et de catégories de tags de dépense utilisées sur les sessions de formation - ajout, renommage et suppression.

Les prestataires et les catégories de dépenses sont deux listes communes à toute l'entreprise, utilisées par les sessions de formation :

- **Prestataires** : « Les prestataires auxquels vos sessions de formation peuvent être attribuées. » Une session peut mentionner plusieurs prestataires.
- **Catégories de tags de dépense** : « Les catégories avec lesquelles les dépenses de vos sessions peuvent être taguées. » Une dépense peut porter plusieurs catégories.

Elles alimentent les analyses **Dépenses par prestataire** et **Dépenses par catégorie**.

## Avant de commencer

> **Droits d'accès :** Admins et Super admins disposant de la fonctionnalité TMS. Ils peuvent aussi créer un prestataire ou une catégorie à la volée en remplissant une session (tapez le nom et choisissez la suggestion **Nouveau prestataire** ou **Nouvelle catégorie**). Les autres rôles, Responsables créateurs compris, ne peuvent que choisir des entrées existantes.

## Ouvrir les listes

Ouvrez n'importe quelle page de session (voir [Page de session](https://www.openaleph.io/fr/docs/learn/session-costs-and-documents)), ouvrez le menu du haut (trois points) et choisissez **Gérer les prestataires** ou **Gérer les catégories de tags de dépense**. Ces listes n'ont pas d'entrée dans le menu Learn.

## Prestataires

La page **Prestataires** (« Les prestataires auxquels vos sessions de formation peuvent être attribuées. Renommer un prestataire met à jour toutes les sessions qui le mentionnent déjà. ») liste chaque **Prestataire** et le nombre de **Sessions** qui lui sont attribuées. Recherchez avec **Rechercher des prestataires...**. Chaque ligne a un menu (trois points) avec **Renommer le prestataire** et **Supprimer le prestataire**.

- **Ajouter un prestataire** : saisissez le **Nom du prestataire** et cliquez sur **Ajouter**.
- **Renommer le prestataire** : modifiez le nom et cliquez sur **Enregistrer**. « Renommer un prestataire met à jour toutes les sessions qui le mentionnent déjà. »
- **Supprimer le prestataire** : confirmez **Le prestataire sera supprimé**. « Cette action supprimera définitivement ce prestataire. Les sessions de formation qui lui étaient attribuées conservent leurs données et cessent simplement de le mentionner. »

## Catégories de tags de dépense

La page **Catégories de tags de dépense** liste chaque **Catégorie** et le nombre de **Dépenses** qui la portent. Recherchez avec **Rechercher des catégories de tags de dépense...**. Chaque ligne a un menu avec **Renommer la catégorie** et **Supprimer la catégorie**.

- **Ajouter catégorie** : saisissez le **Nom de la catégorie** et cliquez sur **Ajouter**.
- **Renommer la catégorie** : « Renommer une catégorie met à jour toutes les dépenses qui la portent déjà. »
- **Supprimer la catégorie** : confirmez **La catégorie sera supprimée**. « Les dépenses qui la portaient conservent leurs montants et cessent simplement de l’afficher. »

## Questions fréquentes

### Deux prestataires sont en doublon (par ex. « Acme » et « ACME Formation »). Comment les fusionner ?

Il n'y a pas de fusion : modifiez les sessions qui mentionnent le doublon pour utiliser le bon prestataire, puis supprimez le doublon.

### Je suis Responsable créateur : comment obtenir un nouveau prestataire ou une nouvelle catégorie ?

Demandez à un Admin de l'ajouter dans **Gérer les prestataires** ou **Gérer les catégories de tags de dépense**. L'entrée apparaît ensuite dans les listes de l'assistant de session.

### Supprimer une catégorie modifie-t-il mes totaux ?

Non. Les montants des dépenses sont conservés ; seul le libellé de la catégorie disparaît des dépenses et du graphique par catégorie.

---

# Analyses et exports des plans de formation

Source: https://www.openaleph.io/fr/docs/learn/training-plan-analytics
Roles: Admin, Super admin

> Analysez les dépenses de formation sur tous les plans ou au sein d'un plan - par plan, session, prestataire, modalité, catégorie et attribut salarié - et exportez en PDF ou Excel.

Les analyses des plans de formation montrent où va le budget de formation et ce qu'il finance. Il existe deux niveaux : les analyses à l'échelle de l'entreprise, qui lisent tous les plans ensemble, et l'onglet **Analytiques** d'un plan donné. Les deux nécessitent la fonctionnalité TMS et sont réservés aux Admins et Super admins.

## Comment les dépenses sont calculées

- Chaque session coûte son **coût de session de formation** (le coût réel s'il a été renseigné, sinon l'estimation de la formation) plus ses **dépenses**.
- Un montant **Par participant** est multiplié par le nombre de personnes inscrites.
- Le **Coût total** d'un plan est la somme de ses sessions. Son **Coût par participant** divise ce total par le nombre de personnes distinctes formées (une personne qui suit trois sessions compte une seule fois).
- Tout est calculé en direct : quand vous modifiez un coût, ajoutez une dépense ou inscrivez quelqu'un, les chiffres se mettent à jour.

## Analyses à l'échelle de l'entreprise

Allez dans **Learn › Plans de formation** et cliquez sur **Voir les analyses**. La page **Analyses des plans de formation** (« Tous les plans de formation de l’entreprise réunis : où va le budget et ce qu’il finance. ») propose **Retour aux plans de formation**, **Exporter en PDF** et **Exporter en Excel**.

### Filtres

- **Période** : **Toutes les dates** (par défaut), **Le mois dernier**, **Le dernier trimestre**, **Le dernier semestre**, **L’année dernière** ou **Période personnalisée** (**Du** / **Au**).
- **Plan de formation** : pour lire un seul plan (le sous-titre indique alors « ..., lu seul »).
- Filtres sur les participants : **Participants**, niveau d'accès, manager, niveau d'équipe, genre, date d'embauche, **Fonction**, **Lieu de travail** et les autres [attributs des personnes](https://www.openaleph.io/fr/docs/administration/people-attributes) de votre entreprise.

« Pour qu’un plan soit pris en compte, il doit : avoir au moins une session dans la période sélectionnée ; avoir au moins un participant correspondant aux critères choisis. »

### Graphiques

| Graphique | Ce qu'il montre |
|---|---|
| **Toutes les dépenses par attribut (en €)** | Les dépenses réparties selon l'attribut salarié choisi dans **Filtrer par** (la fonction par défaut ; par ex. l'équipe ou le lieu). |
| **Dépenses par plan de formation (en €)** | « Comment le total de l’entreprise se répartit entre les plans qui ont un coût ». Les petits plans sont regroupés sous **Autres plans de formation**. |
| **Coût de formation et dépenses par plan (en €)** | « Ce que chaque plan a coûté, et ce qui a été enregistré en dépenses en plus ». |
| **Coût par participant et par plan (en €)** | « Ce qu’a coûté chaque participant dans chaque plan — un total ramené au nombre de personnes formées ». |
| **Dépenses par statut de plan (en €)** | « Quelle part du budget porte sur des plans en cours et quelle part est clôturée » (en cours, à venir, archivés...). |
| **Dépenses par modalité de participation (en €)** | « Ce que l’entreprise dépense pour ses sessions en ligne et en présentiel ». Les sessions sans modalité apparaissent sous **Modalité non renseignée**. |
| **Dépenses par prestataire (en €)** | « Ce que l’entreprise dépense auprès de chaque prestataire ayant animé ses sessions de formation ». |
| **Dépenses par catégorie (en €)** | « À quoi ont servi les dépenses enregistrées sur l’ensemble des plans, selon la catégorie qui leur est associée ». |

**Agrandir le graphique** ouvre un graphique dans une fenêtre plus grande, **Détail du graphique**, avec son propre filtre de période.

## Analyses d'un plan

Ouvrez un plan et cliquez sur l'onglet **Analytiques**. Il dispose de ses propres boutons **Exporter en PDF** et **Exporter en Excel** et d'un sélecteur d'attribut **Filtrer par**. Les graphiques portent sur le plan :

- **Dépenses par attribut (en €)**,
- **Répartition des dépenses par session de formation (en €)** : « Comment le total du plan se répartit entre les sessions de formation qui ont un coût » (les petites regroupées sous **Autres sessions de formation**),
- **Coût de formation et dépenses par session (en €)**,
- **Coût par participant et par session (en €)** : « Ce qu’a coûté chaque participant, du plus élevé au plus faible »,
- **Dépenses par modalité de participation (en €)** : ce que le plan dépense pour ses sessions en ligne et sur site,
- **Dépenses par catégorie (en €)** : à quoi ont servi les dépenses enregistrées sur ce plan, selon leur catégorie,
- **Dépenses par prestataire (en €)** : ce que le plan dépense auprès de chaque prestataire.

Un nouveau plan affiche des messages comme « Aucune session de formation de ce plan n’a encore engendré de coût. » tant que ses sessions n'ont pas de coût.

## Exporter en PDF ou Excel

1. Réglez les filtres souhaités : l'export les respecte.
2. Cliquez sur **Exporter en PDF** ou **Exporter en Excel**.
3. « La génération de l’export est en cours. Vous pouvez fermer ce message. » Lorsqu'il est prêt : « Votre export sera automatiquement téléchargé dans quelques secondes. »

Le PDF contient les graphiques ; le fichier Excel contient les chiffres sous-jacents, pour aller plus loin dans l'analyse. L'export d'un plan couvre toujours le plan entier. Pour les autres exports disponibles dans OpenAleph, voir [Exports et rapports](https://www.openaleph.io/fr/docs/administration/exports-and-reports).

## Questions fréquentes

### Un plan n'apparaît pas dans les analyses.

Il n'a aucune session dans la période sélectionnée, ou aucun de ses participants ne correspond aux filtres. Élargissez la période à **Toutes les dates** et effacez les filtres.

### Les totaux incluent des sessions qui n'ont pas encore eu lieu.

Oui : les sessions à venir comptent avec leur coût renseigné ou estimé (« Le coût des sessions de formation à venir peut être estimé. »). Utilisez le filtre de période pour les exclure.

### Les graphiques affichent « Aucun plan de formation de cette entreprise n’a encore engendré de coût. »

Aucune session n'a de coût ni de dépense. Renseignez les coûts sur la [page de session](https://www.openaleph.io/fr/docs/learn/session-costs-and-documents).

---

# Notifications, e-mails et application mobile

Source: https://www.openaleph.io/fr/docs/learn/notifications-and-mobile
Roles: Employé, Manager, Responsable créateur, Admin à accès limité, Admin, Super admin

> Les e-mails et notifications envoyés par Learn (invitations, rappels, commentaires, co-auteurs, co-pilotes, certificats, badges) et ce que permet l'application mobile.

Cette page liste ce que Learn envoie et à quel moment, ainsi que ce que l'application mobile OpenAleph vous permet de faire.

## E-mails et notifications

| Message | Destinataire | Quand | Canal |
|---|---|---|---|
| « Invitation à la formation ... » (avec un bouton pour démarrer la formation) | Chaque nouveau participant | Une session est lancée avec **Envoyer l’e-mail**, un participant est ajouté à une session en ligne, ou quelqu'un utilise **Envoyer/Renvoyer une invitation**. Uniquement pour les sessions **En ligne** associées à une formation. | E-mail, dans l'application, push |
| « 👋 Rappel : complétez la formation ... » | Les apprenants sélectionnés | Le formateur, un co-pilote ou un admin utilise **Envoyer un rappel** sur la page de gestion d'une formation ou la page d'une session. | E-mail, dans l'application, push |
| « ... a laissé un commentaire dans ... » | Le créateur du module | Quelqu'un publie un nouveau commentaire dans le panneau des commentaires du module (un message ajouté avec une réaction ne le déclenche pas). | E-mail |
| « ... a répondu au fil de discussion dans ... » | L'auteur du commentaire, le créateur du module et les personnes ayant répondu dans le fil | Quelqu'un répond à un commentaire. | E-mail |
| « Vous avez été ajouté comme co-auteur pour ... » | Le nouveau co-auteur | Le créateur choisit **Oui, envoyer les emails** dans **Gérer les co-auteurs**. | E-mail |
| « Vous êtes co-pilote de la formation ... » (avec un bouton vers la formation) | Le nouveau co-pilote | Quelqu'un l'ajoute dans **Gérer les co-pilotes**. Envoyé automatiquement. | E-mail |
| « <module> - Évaluation de <apprenant> » (avec un lien vers le PDF) | L'expert choisi par l'apprenant | Un apprenant valide une évaluation en face-à-face. | E-mail |
| « 🎓 Votre certificat pour ... » | L'apprenant | Un certificat est délivré (automatiquement ou avec **Envoyer le certificat**). | E-mail |
| **New badge acquired!** | L'apprenant | Un niveau de badge est atteint. | Fenêtre dans l'application |
| Résultats de génération IA | Le créateur | Une évaluation, une traduction ou une génération audio par l'IA se termine. | Dans l'application |

Les e-mails sont rédigés dans la langue du destinataire (celle définie dans son profil). Vous gérez vos préférences générales de notification comme décrit dans [Notifications et emails](https://www.openaleph.io/fr/docs/getting-started/notifications).

## Learn dans l'application mobile

L'application mobile OpenAleph (iOS et Android) comprend une application **Learn** destinée aux apprenants. Voir [Application mobile](https://www.openaleph.io/fr/docs/getting-started/mobile-app) pour l'installer.

### Mon apprentissage

Les onglets **À faire** et **Terminés** listent vos formations assignées. Ouvrez une formation pour voir ses sections en accordéon et touchez **Commencer la formation** ou **Continuer la formation**. La date limite est affichée.

### Catalogue

Onglets **Modules** et **Playlists**, avec recherche, filtres (**Favoris uniquement**, **Thèmes**, **Durée**) et tri (**Plus récents**, **Plus vus**, **Titre A-Z**).

### Modules

- Lisez le contenu, modifiez la **Taille du texte**, changez de langue lorsque le module est traduit.
- **Apprendre avec l'audio** : écoutez la narration audio.
- Ajoutez en favoris, lisez et rédigez des commentaires.
- Dans une formation, réalisez l'évaluation : quiz, auto-évaluation ou évaluation en face-à-face (avec choix de l'expert), puis consultez vos résultats ou recommencez. Comme sur le web, un module ouvert depuis le catalogue n'affiche pas d'évaluation.
- Passez au module précédent ou suivant au sein d'une playlist ou d'une formation.

### Ma bibliothèque

Dans votre profil, **Ma bibliothèque** regroupe vos modules et playlists favoris.

### Non disponible sur mobile

La création et la gestion de contenu (Mon contenu, éditeur de module, formations, sessions, certificats, plans de formation) ne sont disponibles que dans l'application web.

## Questions fréquentes

### Je ne reçois pas les e-mails de Learn.

Vérifiez votre dossier de spams. Les invitations ne sont envoyées que pour les sessions en ligne, et seulement si l'organisateur a choisi de les envoyer. Les rappels sont envoyés manuellement par le formateur. Plus de conseils dans [Dépannage et aide](https://www.openaleph.io/fr/docs/getting-started/troubleshooting).

### Puis-je désactiver les notifications push de Learn ?

Les notifications push se gèrent dans les réglages de votre téléphone et dans les préférences de notification de l'application.

---

# OpenAleph Academy

Source: https://www.openaleph.io/fr/docs/academy
Roles: Apprenant externe, Responsable créateur, Admin

> OpenAleph Academy est l'espace de formation des apprenants externes (partenaires, clients, freelances) invités par votre entreprise à suivre ses formations.

OpenAleph Academy est un portail de formation dédié aux personnes **extérieures à votre entreprise** : partenaires, distributeurs, franchisés, clients, freelances ou tout autre public externe que vous souhaitez former. Les apprenants externes se connectent à OpenAleph, arrivent directement dans l'Academy de l'organisation qui les a invités et suivent les formations qui leur sont attribuées, sans jamais voir votre suite OpenAleph interne (annuaire, organigramme, entretiens, compétences, etc.).

Les formations sont celles que votre entreprise construit dans [Learn](https://www.openaleph.io/fr/docs/learn). L'Academy est simplement l'endroit où les personnes externes les suivent.

## Academy ou Learn ?

| | Learn | OpenAleph Academy |
|---|---|---|
| Utilisateurs | Vos employés, managers et admins | Les apprenants externes invités par votre entreprise |
| Où | Dans la suite OpenAleph complète | Un portail séparé et simplifié (un par espace de travail externe) |
| Contenu | Catalogue, formations, modules, plans de formation, sessions | Uniquement les formations auxquelles l'apprenant est inscrit |
| Création | Responsables créateurs et admins | Rien n'est créé dans l'Academy : le contenu vient de Learn |
| Données RH | Liées au profil de l'employé | Aucun profil RH. Les apprenants externes n'apparaissent jamais dans Membres, l'organigramme, Compétences ni aucune autre fonctionnalité RH |

## Notions clés

| Terme | Signification |
|---|---|
| **Espace de travail externe** | L'espace Academy de votre entreprise pour un public externe donné. Il est mis en place pour votre entreprise par l'équipe OpenAleph (contactez votre interlocuteur OpenAleph). Une entreprise peut avoir plusieurs espaces externes. |
| **Utilisateur externe** | Une personne invitée dans un espace de travail externe. Elle n'a pas de compte entreprise dans OpenAleph et n'accède qu'à ce que son périmètre autorise. |
| **Périmètre d'accès** | Ce que l'utilisateur externe peut faire. Aujourd'hui, le périmètre disponible est **Apprenant**. |
| **Formation** | Un parcours construit dans Learn, composé de **sections** qui contiennent des **modules**. |
| **Session de formation** | Une occurrence d'une formation avec des dates. Les apprenants externes sont inscrits à une session ; sa date de fin s'affiche comme **échéance**. |
| **Module** | Une unité de contenu (texte, médias, éventuelle version audio) qui se termine généralement par une évaluation. |
| **Évaluation** | La façon de valider un module : **Quiz**, **Auto-évaluation** ou **Face à face**. Un module validé est « acquis ». |
| **Certificat** | Un certificat de réussite qui peut être délivré lorsque l'apprenant termine une formation. |

## Qui fait quoi

| Rôle | Ce qu'il peut faire |
|---|---|
| **Apprenant externe** | Se connecter, ouvrir l'Academy, suivre les formations attribuées, passer les évaluations, commenter et donner son avis sur les modules, télécharger ses certificats, consulter son profil. |
| **Responsable créateur**, **Admin à accès limité**, **Admin**, **Super admin** (votre entreprise) | Inviter des utilisateurs externes, les inscrire à des sessions de formation, renvoyer les invitations, les désactiver ou les réactiver, suivre leur progression et leurs certificats depuis **Utilisateurs › Utilisateurs externes**. |
| **Manager**, **Employé** | Pas d'accès à la gestion des utilisateurs externes (le menu **Utilisateurs externes** est masqué). |

> **Remarque :** Un employé de votre entreprise peut aussi recevoir un accès à l'un de vos espaces externes. Il continue de se connecter avec son compte habituel et peut passer de la suite interne à l'Academy.

## Déroulement type

1. L'équipe OpenAleph met en place un espace de travail externe pour votre entreprise.
2. Dans Learn, un responsable créateur ou un admin publie la ou les formations destinées aux apprenants externes.
3. Depuis **Utilisateurs › Utilisateurs externes**, il invite chaque apprenant externe dans l'espace et lui attribue éventuellement des sessions de formation (ou ajoute les apprenants externes à une session depuis Learn).
4. L'apprenant reçoit un email d'invitation, définit son mot de passe et se connecte.
5. L'apprenant arrive dans l'Academy, ouvre une formation depuis **My learning**, lit chaque module et passe son évaluation.
6. Quand tous les modules sont acquis, la formation est terminée ; si la formation délivre des certificats automatiquement, l'apprenant le reçoit par email et peut le télécharger depuis l'Academy.
7. Votre équipe suit la progression et les certificats depuis le profil de l'utilisateur externe dans **Utilisateurs › Utilisateurs externes**.

## Pages de cette section

- [Se connecter et accéder à l'Academy](https://www.openaleph.io/fr/docs/academy/access-and-sign-in) : activer son compte, se connecter, choisir un espace, changer d'espace, se déconnecter.
- [Le tableau de bord My learning](https://www.openaleph.io/fr/docs/academy/my-learning) : vos statistiques et la liste de vos formations.
- [Suivre une formation](https://www.openaleph.io/fr/docs/academy/training-player) : le studio d'apprentissage, les modules, les langues, la version audio, les commentaires et les avis.
- [Les évaluations de module](https://www.openaleph.io/fr/docs/academy/module-evaluations) : quiz, auto-évaluation et évaluation en face à face.
- [Les certificats](https://www.openaleph.io/fr/docs/academy/certificates) : quand vous obtenez un certificat et comment l'ouvrir ou le télécharger.
- [Votre profil Academy](https://www.openaleph.io/fr/docs/academy/profile) : vos informations et votre bilan d'apprentissage.
- [Inviter et gérer les apprenants externes](https://www.openaleph.io/fr/docs/academy/manage-external-learners) : la vue entreprise, pour les responsables créateurs et les admins.

Pages liées dans d'autres sections : [Utilisateurs externes](https://www.openaleph.io/fr/docs/people/external-users) dans Utilisateurs, [Sessions de formation](https://www.openaleph.io/fr/docs/learn/training-sessions) et [Certificats et badges](https://www.openaleph.io/fr/docs/learn/certificates-and-badges) dans Learn, et [Rôles et accès](https://www.openaleph.io/fr/docs/getting-started/roles-and-access).

## Bon à savoir

- **Langue :** l'interface de l'Academy (y compris les pages de connexion et l'écran de choix d'espace) est disponible en anglais ; les emails suivent la langue du compte de l'apprenant. Les libellés de l'Academy sont donc cités en anglais dans cette documentation. Le contenu des modules peut être disponible en plusieurs langues (voir [Suivre une formation](https://www.openaleph.io/fr/docs/academy/training-player)) et les certificats peuvent être téléchargés en anglais ou en français.
- **Appareils :** l'Academy s'utilise dans un navigateur web, sur ordinateur, tablette et téléphone (l'affichage s'adapte aux petits écrans). Elle ne fait pas partie de l'application mobile OpenAleph.
- **Disponibilité :** si votre entreprise n'a pas d'espace de travail externe, l'Academy n'est pas disponible et vous ne pouvez pas inviter d'utilisateurs externes. Contactez votre interlocuteur OpenAleph.

---

# Se connecter et accéder à l'Academy

Source: https://www.openaleph.io/fr/docs/academy/access-and-sign-in
Roles: Apprenant externe

> Comment les apprenants externes activent leur compte OpenAleph, se connectent, choisissent un espace de travail, en changent et se déconnectent de l'Academy.

Les apprenants externes n'ont pas de compte entreprise dans OpenAleph : ils sont invités par une organisation dans son Academy. Cette page explique comment activer votre compte après l'invitation, comment vous connecter et comment passer d'un espace de travail à un autre.

## Avant de commencer

- Vous devez avoir été invité par l'organisation qui gère l'Academy. Vous ne pouvez pas créer de compte vous-même.
- Cherchez un email ayant pour objet **« 👋 Vous avez été invité à <nom de l'espace> »** (en anglais : **« 👋 You've been invited to <nom de l'espace> »**). La langue de l'email suit celle de votre compte.

## Activer votre compte

1. Ouvrez l'email d'invitation (« Un accès externe à <espace> vous a été attribué sur OpenAleph ») et cliquez sur **Activer mon compte**.
2. La page **Create password** s'ouvre (« Please type and confirm your new password. »). Saisissez votre mot de passe dans **Password**, puis à nouveau dans **Confirm password**, et validez.
3. Vous arrivez sur la page de connexion d'OpenAleph. Connectez-vous avec l'adresse email qui a reçu l'invitation et votre nouveau mot de passe (voir ci-dessous).

La définition du mot de passe active votre compte : côté organisation, votre statut passe de **En attente** à **Actif**.

> **Important :** Si le lien d'activation ne fonctionne plus, demandez à la personne qui vous a invité de renvoyer l'invitation (elle peut le faire depuis **Utilisateurs › Utilisateurs externes**), ou utilisez le lien **Forgot?** de la page de connexion.

> **Remarque :** Si vous travaillez déjà pour l'entreprise qui gère l'Academy et que vous vous connectez à OpenAleph avec votre compte entreprise, vous ne recevez pas d'email d'activation : l'accès est ajouté à votre compte existant et vous continuez d'utiliser votre mot de passe ou votre connexion unique (SSO) habituels.

## Se connecter

1. Rendez-vous sur la page de connexion d'OpenAleph (**Log in** / **Continue to OpenAleph**).
2. Saisissez votre email et cliquez sur **Continue with email**, puis saisissez votre mot de passe et cliquez sur **Log in**. Vous pouvez aussi utiliser **Continue with Google** ou **Continue with Microsoft** si votre email est un compte Google ou Microsoft. Mot de passe oublié ? Cliquez sur **Forgot?** à côté du champ mot de passe.
3. L'écran **Where would you like to go?** s'ouvre. Il indique avec quel compte vous êtes connecté (**Signed in as**) et liste les espaces auxquels vous avez accès :
   - **External access** : chaque Academy dans laquelle vous avez été invité, avec son nom, la description « Portail Learn » et un badge indiquant votre rôle (par exemple **Apprenant** / **Learner**).
   - **Internal access** : affiché uniquement si vous êtes aussi employé d'une entreprise utilisant OpenAleph (« Suite OpenAleph complète »).
4. Cliquez sur l'espace dans lequel vous voulez entrer. Pour un espace externe, l'Academy s'ouvre sur votre tableau de bord **My learning**.

> **Remarque :** L'écran de choix d'espace s'affiche même si vous n'avez qu'une seule Academy. Cliquez simplement dessus pour continuer.

## Changer d'espace de travail

Si vous avez accès à plusieurs espaces (plusieurs Academies, ou une Academy et la suite interne de votre entreprise) :

- **Depuis l'Academy :** cliquez sur votre nom en bas de la barre latérale gauche, puis sur **Switch workspace**. Vous revenez à l'écran **Where would you like to go?**.
- **Depuis la suite OpenAleph interne :** ouvrez le menu de votre profil (en haut à droite) et cliquez sur **Switch workspace**. Cette option n'apparaît que si vous avez plus d'un espace.

## Se déconnecter

Dans l'Academy, cliquez sur votre nom en bas de la barre latérale gauche, puis sur **Log out**. Sur l'écran de choix d'espace, vous pouvez aussi cliquer sur **Sign out** à côté de **Not you?**.

## L'interface de l'Academy

Une fois dans un espace, l'Academy comporte :

- Une **barre latérale gauche** avec le nom de l'espace en haut, le groupe **Learning** (**My learning**, avec un badge indiquant le nombre de formations qui vous sont attribuées), le groupe **Account** (**Profile**) et, en bas, votre nom et votre rôle avec le menu du compte (**Switch workspace**, **Log out**). Sur petit écran, la barre latérale est masquée : ouvrez-la avec le bouton **Toggle Sidebar** en haut à gauche.
- Une **barre supérieure** avec un bouton **Toggle Sidebar** (pour masquer ou afficher la barre latérale), le fil d'Ariane (**OpenAleph Academy** › page en cours) et un bouton **Toggle theme** (icône lune / soleil) pour passer du mode clair au mode sombre.

Les apprenants externes ne voient que l'Academy : les menus de la suite OpenAleph interne ne leur sont jamais affichés.

## Questions fréquentes

### Je n'ai pas reçu l'email d'invitation.
Vérifiez vos courriers indésirables, puis demandez à la personne qui vous a invité de vérifier votre adresse email et de cliquer sur **Renvoyer l’invitation** (depuis [Utilisateurs externes](https://www.openaleph.io/fr/docs/people/external-users)). Seules les personnes invitées par email (sans compte entreprise existant) reçoivent cet email.

### Le lien d'activation ne fonctionne plus.
Demandez un nouvel envoi de l'invitation. Vous pouvez aussi cliquer sur **Forgot?** sur la page de connexion et utiliser la même adresse email.

### Je suis renvoyé vers l'écran de choix d'espace quand j'ouvre l'Academy.
Cela arrive quand vous n'avez plus accès à cet espace (votre accès a été désactivé) ou quand le lien pointe vers un espace dont vous n'êtes pas membre. Choisissez un autre espace ou contactez l'organisation qui vous a invité.

### Je n'arrive plus à me connecter.
Si vous n'arrivez pas à vous connecter alors que votre mot de passe est correct, votre accès a peut-être été désactivé : contactez l'organisation qui vous a invité pour qu'elle le réactive. Si vous avez simplement oublié votre mot de passe, cliquez sur **Forgot?**.

### L'écran de choix d'espace affiche « We could not load your workspaces. »
Cliquez sur **Try again**. Si le message persiste, votre accès a peut-être été désactivé : contactez l'organisation qui vous a invité.

### Puis-je utiliser l'application mobile OpenAleph ?
Non. L'Academy s'utilise dans un navigateur web ; elle fonctionne sur téléphone et tablette comme sur ordinateur.

### Puis-je changer la langue de l'interface ?
L'interface de l'Academy, les pages de connexion et l'écran de choix d'espace sont disponibles en anglais. Les emails suivent la langue de votre compte. Le contenu des modules et les certificats peuvent être disponibles dans d'autres langues.

---

# Le tableau de bord My learning

Source: https://www.openaleph.io/fr/docs/academy/my-learning
Roles: Apprenant externe

> La page d'accueil de l'Academy : vos statistiques de formation, la liste des formations qui vous sont attribuées, la recherche, les filtres, la progression et les échéances.

**My learning** est la page d'accueil de l'Academy. Elle vous accueille (**Welcome back, <votre nom>**), résume votre progression et liste toutes les formations que l'organisation vous a attribuées. Ouvrez-la à tout moment depuis la barre latérale gauche (**Learning › My learning**) ou en cliquant sur le nom de l'espace en haut de la barre latérale.

## Statistiques

Trois tuiles s'affichent en haut de la page :

| Tuile | Ce qu'elle compte |
|---|---|
| **Assigned trainings** | Toutes les formations auxquelles vous êtes inscrit dans cet espace. La légende indique combien ont une échéance (**N with a due date**). |
| **In progress** | Les formations dont vous avez acquis au moins un module, mais pas tous (**Currently learning**). |
| **Completed** | Les formations dont tous les modules sont acquis. La légende indique votre taux de réussite (**N% completion rate**) = formations terminées / formations attribuées. |

Le badge à côté de **My learning** dans la barre latérale indique le nombre de formations attribuées.

## My trainings

La section **My trainings** présente vos formations sous forme de cartes.

### Rechercher et filtrer

- **Search trainings** : saisissez une partie du titre de la formation (ou de la session). La liste se met à jour pendant la saisie.
- Onglets :
  - **All** : toutes les formations attribuées.
  - **To do** : les formations que vous n'avez pas encore terminées.
  - **Completed** : les formations terminées.

Si rien ne correspond, la page affiche **No trainings found – Try adjusting your search or filter.**

### Ce qu'affiche une carte de formation

- L'**image de couverture** de la formation, avec un badge indiquant le nombre de modules (**N modules**) et la durée totale.
- Le **titre** et une courte **description**.
- Le **statut** et une **barre de progression** avec le pourcentage de modules acquis :

| Statut | Signification |
|---|---|
| **Not started** | Aucun module acquis. |
| **In progress** | Une partie des modules est acquise. |
| **Completed** | Tous les modules sont acquis. |

- L'**échéance** (**Due <date>**), c'est-à-dire la date de fin de la session de formation à laquelle vous êtes inscrit, ou **No due date**.
- Un bouton d'action :

| Bouton | Quand il apparaît | Ce qu'il fait |
|---|---|---|
| **Start** | Formation non commencée | Ouvre la formation dans le studio d'apprentissage. |
| **Resume** | Formation en cours | Ouvre la formation là où vous vous étiez arrêté (premier module en cours ou non commencé). |
| **Review** | Formation terminée, sans certificat | Rouvre la formation pour relire les modules. |
| **Download certificate** | Un certificat vous a été délivré pour cette formation | Ouvre le choix de la langue du certificat, puis permet de l'ouvrir ou de le télécharger. Voir [Les certificats](https://www.openaleph.io/fr/docs/academy/certificates). |

## Questions fréquentes

### Une formation attendue n'apparaît pas dans ma liste.
Seules les formations auxquelles l'organisation vous a inscrit apparaissent ici, et uniquement pour l'espace dans lequel vous vous trouvez. Vérifiez que vous êtes dans le bon espace (**Switch workspace** dans le menu de la barre latérale), puis contactez l'organisation qui vous a invité.

### L'échéance semble décalée d'un jour.
Les dates s'affichent selon le fuseau horaire de votre navigateur. Si vous êtes loin du fuseau de l'organisation, le jour affiché peut différer d'un jour. En cas de doute, vérifiez auprès de l'organisation.

### Que se passe-t-il si je dépasse l'échéance ?
L'Academy ne bloque pas la formation : vous pouvez continuer à apprendre. L'organisation voit votre progression et peut revenir vers vous.

### Pourquoi ma formation est-elle toujours « In progress » alors que j'ai lu tous les modules ?
La lecture ne suffit pas : un module est acquis une fois son évaluation validée (quiz réussi avec 100 % de bonnes réponses, auto-évaluation confirmée ou évaluation en face à face validée). Ouvrez la formation et repérez les modules non acquis. Voir [Les évaluations de module](https://www.openaleph.io/fr/docs/academy/module-evaluations).

### Le message « Could not load trainings » s'affiche.
Il s'agit généralement d'un problème de connexion temporaire. Patientez un instant et rechargez la page.

---

# Suivre une formation

Source: https://www.openaleph.io/fr/docs/academy/training-player
Roles: Apprenant externe

> Comment suivre une formation dans le studio d'apprentissage de l'Academy : sections et modules, navigation, langues, version audio, réactions, commentaires et avis.

Lorsque vous cliquez sur **Start**, **Resume** ou **Review** sur une carte de formation, la formation s'ouvre en plein écran dans le **studio d'apprentissage**. C'est là que vous lisez les modules, passez de l'un à l'autre et accédez à l'évaluation de chaque module.

## Ouvrir une formation

1. Allez dans **My learning** et cliquez sur **Start**, **Resume** ou **Review** sur une carte de formation.
2. Une fenêtre **Training introduction** s'ouvre avec la couverture, le titre, la description, l'auteur (**By <nom>**), le nombre de sections, le nombre de modules et la durée totale de la formation.
3. Cliquez sur **Continue** pour la fermer et commencer.

Le studio sélectionne automatiquement le premier module **en cours**, sinon le premier module **non commencé**, sinon le premier module de la formation.

Pour quitter le studio, cliquez sur la **croix** (Close learning studio) en haut à droite. Vous revenez à **My learning**.

## Organisation du studio

### Panneau de gauche : le contenu de la formation

- **Résumé de la formation** : titre, nombre de sections et de modules, durée totale, **Deadline: <date>** (ou **None**) et votre progression.
- **Chronologie** : les sections de la formation (**Section 1: <titre>**, **Section 2: <titre>**...), chacune avec un anneau de progression, et les modules de chaque section. Chaque ligne de module indique son titre, sa durée et son type d'évaluation (**Quiz**, **Self-assessment** ou **Face to Face**). Les modules acquis sont marqués comme terminés ; le module en cours est mis en évidence.
- Cliquez sur n'importe quel module de la chronologie pour l'ouvrir. Vous pouvez ouvrir les modules dans l'ordre de votre choix.

### Panneau de droite : le module

- **En-tête du module** : couverture, titre, description, auteur (**By <nom>**), date de publication et réactions laissées par les apprenants (par exemple 😍 🤓 et un total). Cliquez sur les réactions pour en voir le détail (**View reactions**) ; **No reaction** s'affiche s'il n'y en a pas encore.
- **Contenu** : le texte, les images, les vidéos et autres médias intégrés du module. Si le module est vide, vous voyez **This module has no content yet.**
- **Carte d'évaluation** à la fin du contenu (voir [Les évaluations de module](https://www.openaleph.io/fr/docs/academy/module-evaluations)).
- **Carte d'avis** (**What did you think of this module?**) avec **Add comment** et **Share your feedback**.

### Passer d'un module à l'autre

- Utilisez **Previous module** et **Next module** en haut à droite (en bas de l'écran sur mobile).
- Quand vous passez du dernier module d'une section au premier module de la suivante, une fenêtre **Section complete!** annonce la section suivante (**Up next: Section N: <titre>**, « Moving on to <titre> », avec son nombre de modules et sa durée). Cliquez sur **Continue**.

### Sur téléphone ou petite tablette

Les deux panneaux s'affichent l'un après l'autre. Utilisez le sélecteur **List** / **Content** sous le titre de la formation pour passer de la chronologie au module et inversement. Sélectionner un module dans **List** affiche automatiquement son **Content**.

## Options du module

### Changer la langue du module
Si le module existe en plusieurs langues, un bouton de langue (icône de traduction, **Change module language**) apparaît dans l'en-tête du module. Choisissez une langue : le contenu se recharge dans cette langue. Chaque module s'ouvre par défaut dans sa langue d'origine.

### Écouter la version audio
Si le module dispose d'un résumé audio, un bouton casque (**Play audio version**) apparaît dans l'en-tête du module. Cliquez dessus pour ouvrir le lecteur audio en bas du module, puis utilisez **Play audio** / **Pause audio**, **Back 15 seconds**, **Forward 15 seconds** et la barre de progression. Fermez-le avec **Close audio player**.

## Commentaires

Les commentaires sont partagés avec les autres apprenants du module.

1. À la fin du module, cliquez sur **Add comment**.
2. La fenêtre **Comments (N)** (« Comments left by learners on this module. ») liste les commentaires, avec leur auteur et leur date. S'il n'y en a pas encore, elle affiche **No comments yet. Be the first to add one.**
3. Saisissez votre message dans le champ **Add a comment** en bas et cliquez sur le bouton d'envoi (**Send comment**).
4. Pour supprimer l'un de vos commentaires, cliquez sur l'icône de suppression à côté (**Delete comment**). Vous ne pouvez supprimer que vos propres commentaires.

## Donner votre avis

1. À la fin du module, cliquez sur **Share your feedback**. La fenêtre rappelle que vos impressions et suggestions aident les formateurs à améliorer chaque module.
2. Choisissez l'impression qui correspond le mieux à votre expérience :

| Réaction | Libellé |
|---|---|
| 😍 | **Engaging course** |
| 🤓 | **Useful in my work** |
| 😐 | **A bit boring** |
| 😵‍💫 | **Difficult to understand** |
| 👀 | **Needs an update** |

3. Ajoutez éventuellement un message dans **Want to add something?** (400 caractères maximum, un compteur affiche **0/400**). Le message est aussi publié comme commentaire sur le module, visible des autres apprenants.
4. Cliquez sur **Submit feedback**.

Vous pouvez donner une réaction par module. Pour la modifier, rouvrez **Share your feedback**, choisissez une autre réaction et cliquez sur **Update feedback**. Votre réaction s'ajoute aux totaux affichés dans l'en-tête du module, et les auteurs de la formation peuvent la consulter.

## Questions fréquentes

### Lire un module le marque-t-il comme terminé ?
Non. Un module est acquis quand son évaluation est validée. Votre progression et le statut de la formation se basent sur les modules acquis.

### J'obtiens « Training not found ».
La formation a peut-être été supprimée ou dépubliée, ou vous n'y êtes plus inscrit. Cliquez sur **Back to my learning** et contactez l'organisation si besoin.

### Je ne vois pas les boutons de langue ou d'audio.
Ils n'apparaissent que si le module existe réellement en plusieurs langues ou dispose d'une version audio.

### Les autres apprenants voient-ils mes commentaires ?
Oui, les commentaires sont visibles par toutes les personnes qui suivent le module. Les réactions sont affichées sous forme de totaux par type.

---

# Les évaluations de module

Source: https://www.openaleph.io/fr/docs/academy/module-evaluations
Roles: Apprenant externe

> Comment valider un module de l'Academy par un quiz, une auto-évaluation ou une évaluation en face à face, lire les résultats du quiz et repasser une évaluation.

La plupart des modules se terminent par une **évaluation**. La réussir rend le module **acquis** : c'est ce qui compte pour votre progression, le statut de la formation et le certificat. Le type d'évaluation est indiqué à côté de chaque module dans la chronologie de la formation : **Quiz**, **Self-assessment** (auto-évaluation) ou **Face to Face** (face à face).

La carte d'évaluation apparaît à la fin du contenu du module, sous le texte. Faites défiler le module jusqu'en bas pour la trouver.

## Auto-évaluation

L'auto-évaluation vous demande de confirmer que vous avez compris le module.

1. À la fin du module, lisez la carte **🙌 You've reached the end! Did you learn all the following learning objectives?** et la liste des objectifs pédagogiques.
2. Si tout est clair pour vous, cliquez sur **Yes, it's all clear to me!**
3. Le module est immédiatement acquis.

Une fois le module acquis, le bouton devient **Update acquisition date** : cliquer dessus confirme à nouveau et met à jour la date d'acquisition du module.

## Quiz

Un quiz est une série de questions à choix multiples. Plusieurs réponses peuvent être correctes pour une même question.

### Passer le quiz

1. À la fin du module, la carte indique **🙌 You've reached the end! Ready for the quiz?** Cliquez sur **Start Quiz**.
2. Le quiz s'ouvre en plein écran, avec le titre du module et de la formation, un lien **Back to module** et une barre de progression (**Question 1/2**, **Question 2/2**...).
3. Pour chaque question, cliquez sur une ou plusieurs réponses (A, B, C...). Cliquez à nouveau pour désélectionner une réponse.
4. Cliquez sur **Next** pour passer à la question suivante (le bouton n'est actif qu'une fois au moins une réponse sélectionnée). Utilisez **Previous question** pour revenir en arrière.
5. À la dernière question, cliquez sur **Validate answers**.

Pour quitter sans valider, cliquez sur **Back to module** ou sur le bouton de fermeture (**Close evaluation**) de la barre de progression. Une fenêtre de confirmation vous avertit **Your answers will be lost.** ; cliquez sur **Yes, leave** pour revenir au module, ou sur **Cancel** pour continuer.

### Lire vos résultats

Après validation, l'écran de résultats affiche :

- **✅ Module acquired** ou **🔄 Module not acquired**, avec **Check your results**.
- Votre score en pourcentage (**N% correct answers**). Survolez l'icône d'information à côté pour lire la règle : **The module is acquired when 100% of answers are correct** (le module est acquis lorsque 100 % des réponses sont correctes).
- Le détail en **right answers** (bonnes réponses), **partially right answer** (une partie seulement des bonnes options choisies) et **wrong answers** (mauvaises réponses).
- **Corrected quiz** : parcourez les questions avec le sélecteur de question (**Go to question**) ou **Previous question** / **Next question**. Chaque question porte l'étiquette **Right answer**, **Partially right** ou **Wrong answer**, et les options que vous avez choisies sont marquées comme correctes ou fausses. Les bonnes réponses que vous n'avez pas choisies ne sont pas révélées.

Cliquez ensuite sur :
- **Back to module** pour revenir au studio d'apprentissage, ou
- **Retake quiz** pour recommencer avec un quiz vierge.

> **Important :** Un quiz ne valide le module que si **toutes** les réponses sont correctes. Avec une réponse partiellement juste ou fausse, le module reste non acquis : repassez le quiz autant de fois que nécessaire.

Quand vous revenez sur un quiz déjà réussi, l'écran de résultats s'affiche directement et la carte du module propose **Retake Quiz**. Si vous ne l'avez pas encore réussi, le quiz recommence à vide.

> **Remarque :** Si vous repassez un quiz déjà réussi et que vos réponses ne sont pas toutes correctes, le module redevient non acquis jusqu'à ce que vous réussissiez à nouveau le quiz.

## Évaluation en face à face

Une évaluation en face à face se déroule avec un expert (l'évaluateur de la formation), qui vérifie vos réponses en temps réel.

### Avant de commencer
La carte à la fin du module indique **🙌 You've reached the end! Please notify your expert before starting the evaluation.** avec le rappel : « To successfully complete this module, your answers must be reviewed in real time by your expert. » (vos réponses doivent être revues en temps réel par votre expert). Assurez-vous que votre expert est disponible (en présentiel ou en visio) avant de commencer.

### Étapes

1. Cliquez sur **Start evaluation** (ou **Continue evaluation** si vous aviez déjà commencé).
2. Pour chaque question ouverte (**Question 1/3**... ; l'étape de l'expert compte comme la dernière), saisissez votre réponse dans **Your answer** et cliquez sur **Next**. Le bouton **Next** n'est actif qu'une fois la réponse renseignée. Utilisez **Previous question** pour revenir en arrière.
3. La dernière étape, **Select your expert**, affiche **Your reviewer** : l'expert qui évalue ce module (« Your answers will be reviewed by this expert. After validation, they receive a copy of this evaluation. » : l'expert reçoit une copie de l'évaluation après validation). S'il n'y en a pas, l'écran indique **No reviewer available for this training.** et vous ne pouvez pas valider ; contactez l'organisation.
4. Validez l'évaluation avec votre expert : passez vos réponses en revue ensemble, puis validez (**Validate answers**). Votre expert reçoit une copie de l'évaluation.
5. La confirmation **Evaluation validated!** s'affiche et le module est acquis. Cliquez sur **Back to module**.

Si vous fermez l'évaluation avant de valider, une confirmation vous avertit **If you leave now, your answers will be lost. Are you sure?**

Si vous avez commencé sans valider, la carte indique **🙌 You've reached the end! Validate your evaluation to complete this module.** avec **Continue evaluation**.

Une fois le module acquis, la carte indique **✅ Evaluation done, you have acquired this module!** (« This module has been acquired, but you can still restart the evaluation. ») et propose **Restart evaluation** si vous souhaitez la refaire.

## Effet des évaluations sur votre progression

- Chaque module acquis augmente le pourcentage de progression de la formation.
- Quand tous les modules de la formation sont acquis, la formation passe en **Completed** sur votre tableau de bord.
- Si la formation délivre des certificats automatiquement, votre certificat est délivré à ce moment-là. Voir [Les certificats](https://www.openaleph.io/fr/docs/academy/certificates).

## Questions fréquentes

### J'ai répondu au quiz mais le module n'est toujours pas acquis.
Il faut 100 % de bonnes réponses. Ouvrez le quiz corrigé pour voir quelles questions étaient partiellement justes ou fausses, puis cliquez sur **Retake quiz**.

### Le message « Could not submit your quiz. Please try again. » s'affiche.
Vérifiez votre connexion et cliquez à nouveau sur **Validate answers**. Vos sélections restent à l'écran tant que vous ne quittez pas la page.

### L'évaluation en face à face ne se valide pas.
Vérifiez que chaque question a une réponse et qu'un évaluateur est affiché à la dernière étape. Le message « Could not validate — make sure every question is answered, then try again. » signifie qu'une réponse manque.

### Puis-je repasser une évaluation une fois le module acquis ?
Oui : **Retake Quiz**, **Restart evaluation** ou **Update acquisition date** restent toujours disponibles.

---

# Les certificats

Source: https://www.openaleph.io/fr/docs/academy/certificates
Roles: Apprenant externe

> Quand un apprenant de l'Academy reçoit un certificat de réussite, comment l'ouvrir ou le télécharger en anglais ou en français, et comment partager son lien de vérification.

Certaines formations délivrent un **certificat de réussite**. Une fois qu'il vous a été délivré, vous le recevez par email et pouvez l'ouvrir ou le télécharger depuis l'Academy à tout moment.

## Quand obtenez-vous un certificat ?

Un certificat est délivré de l'une de ces deux façons, selon la configuration de la formation par l'organisation :

- **Automatiquement**, dès que tous les modules de la formation sont acquis (voir [Les évaluations de module](https://www.openaleph.io/fr/docs/academy/module-evaluations)).
- **Manuellement**, lorsqu'une personne de l'organisation vous l'envoie.

Toutes les formations ne délivrent pas de certificat. Si une formation terminée affiche **Review** au lieu de **Download certificate**, aucun certificat ne vous a été délivré pour celle-ci.

## L'email du certificat

Lorsque votre certificat est délivré, vous recevez un email ayant pour objet **« 🎓 Votre certificat pour <titre de la formation> »** (en anglais : **« 🎓 Your certificate for <titre de la formation> »**). Il vous félicite, indique la formation et l'organisation émettrice, et le bouton **Voir mon certificat** ouvre la page de vérification publique de votre certificat.

## Ouvrir ou télécharger votre certificat depuis l'Academy

1. Allez dans **My learning**.
2. Sur la carte de la formation terminée, cliquez sur **Download certificate**. Utilisez l'onglet **Completed** pour la retrouver rapidement.
3. Dans la fenêtre **Certificate language**, choisissez **English** ou **Français**.
4. Cliquez sur l'un des deux boutons :
   - **Open certificate** : ouvre la page de vérification publique du certificat dans un nouvel onglet, dans la langue choisie.
   - **Download certificate** : télécharge le certificat au format PDF dans la langue choisie.

## Partager votre certificat

La page de vérification ouverte par **Open certificate** (ou par **Voir mon certificat** dans l'email) dispose d'un lien public : toute personne disposant du lien peut vérifier l'authenticité du certificat, sans compte OpenAleph. Vous pouvez partager ce lien avec des clients, employeurs ou recruteurs.

La page présente le certificat lui-même (intitulé, titre de la formation, bénéficiaire, signataire et sa fonction, date de délivrance, date de fin de validité le cas échéant, identifiant du certificat et QR code de vérification), dans la langue choisie, avec deux boutons :

- **Lien de vérification** (**Verification link** en anglais) : copie le lien public de la page, prêt à être collé.
- **Télécharger** (**Download** en anglais) : télécharge le certificat au format PDF.

## Validité

Un certificat peut avoir une date d'expiration, définie par l'organisation. L'organisation voit le statut de chaque certificat (**Actif**, expirant bientôt, expiré). Si un certificat est annulé par l'organisation, il n'apparaît plus dans votre Academy.

## Où voir combien de certificats vous avez

Votre [profil Academy](https://www.openaleph.io/fr/docs/academy/profile) indique le nombre de certificats obtenus dans l'espace (**Certificates**) et la date du plus récent.

## Questions fréquentes

### J'ai terminé la formation mais je n'ai pas de certificat.
Soit la formation ne délivre pas de certificat, soit les certificats sont envoyés manuellement par l'organisation. Contactez-la.

### Mon nom est incorrect sur le certificat.
Le certificat utilise le nom sous lequel l'organisation vous a enregistré dans son espace. Demandez-lui de le corriger.

### Puis-je obtenir le certificat dans une autre langue ?
Les certificats peuvent être ouverts et téléchargés en anglais ou en français. Choisissez la langue dans la fenêtre **Certificate language** à chaque fois.

---

# Votre profil Academy

Source: https://www.openaleph.io/fr/docs/academy/profile
Roles: Apprenant externe

> Ce qu'affiche la page Profil de l'Academy (identité, informations, bilan d'apprentissage) et comment faire modifier votre nom, votre photo ou votre email.

La page **Profile** présente votre compte dans l'espace Academy en cours et un bilan de votre apprentissage. Ouvrez-la depuis la barre latérale gauche : **Account › Profile**. L'en-tête de la page indique **Your account in the <espace> learning space.**

## Carte d'identité

- Votre photo (ou votre initiale s'il n'y a pas de photo) et votre nom complet.
- Des badges indiquant votre **rôle** dans l'espace (par exemple **Learner** / **Apprenant**) et le **nom de l'espace**.
- Votre adresse email.

## Informations

La carte **Details** indique :

| Champ | Contenu |
|---|---|
| **Email** | L'email avec lequel vous vous connectez. |
| **Role** | Votre périmètre d'accès dans cet espace (par exemple **Learner** / **Apprenant**). |
| **Workspace** | Le nom de l'espace Academy. |
| **Member since** | La date à laquelle vous avez été ajouté à l'espace. |

Sous le titre de la carte, la mention **Managed by <espace>.** rappelle que vos informations sont gérées par l'organisation qui vous a invité et sont en lecture seule dans l'Academy.

## Bilan d'apprentissage

Le **Learning summary** reprend vos chiffres clés pour cet espace :

| Chiffre | Signification |
|---|---|
| **Assigned trainings** | Nombre de formations auxquelles vous êtes inscrit, et combien ont une échéance. |
| **Completed** | Formations terminées, avec votre taux de réussite. |
| **In progress** | Formations commencées mais non terminées (**Currently learning**). |
| **Certificates** | Nombre de certificats qui vous ont été délivrés pour ces formations, avec la date du plus récent (**Latest <date>**), ou **None earned yet**. |

## Un profil par espace

Si vous avez été invité dans plusieurs Academies, chaque espace a son propre profil : l'organisation peut enregistrer votre nom et votre photo différemment dans chacun, et les chiffres ne concernent que les formations de l'espace dans lequel vous êtes. Votre email et votre mot de passe sont communs à tous vos espaces.

## Questions fréquentes

### Comment changer mon nom ou ma photo ?
Vous ne pouvez pas les modifier depuis l'Academy. Demandez-le à l'organisation qui vous a invité : elle peut modifier votre prénom, votre nom et votre photo de son côté.

### Comment changer mon adresse email ?
Votre email est votre identifiant de connexion et ne peut pas être modifié depuis l'Academy. Contactez l'organisation qui vous a invité.

### Comment changer mon mot de passe ?
Déconnectez-vous, puis cliquez sur **Forgot?** sur la page de connexion d'OpenAleph et suivez l'email reçu. Voir [Se connecter et accéder à l'Academy](https://www.openaleph.io/fr/docs/academy/access-and-sign-in).

---

# Inviter et gérer les apprenants externes

Source: https://www.openaleph.io/fr/docs/academy/manage-external-learners
Roles: Responsable créateur, Admin à accès limité, Admin, Super admin

> Pour les responsables créateurs et les admins, comment inviter des utilisateurs externes dans votre Academy, les inscrire à des sessions, renvoyer les invitations, les modifier, les désactiver et les suivre.

Les apprenants externes se gèrent depuis la suite OpenAleph de votre entreprise, dans **Utilisateurs › Utilisateurs externes**. Vous y invitez des personnes dans votre Academy (espace de travail externe), les inscrivez à des sessions de formation et suivez leurs formations et leurs certificats. Pour la présentation générale des utilisateurs externes dans la section Utilisateurs, voir [Utilisateurs externes](https://www.openaleph.io/fr/docs/people/external-users).

## Avant de commencer

- **Droits d'accès :** vous devez avoir le rôle **Responsable créateur** ou supérieur (Responsable créateur, Admin à accès limité, Admin, Super admin). Le menu **Utilisateurs externes** est masqué pour les managers et les employés. Voir [Les niveaux d'accès](https://www.openaleph.io/fr/docs/administration/access-levels).
- Votre entreprise doit disposer d'au moins un **espace de travail externe**. Les espaces externes sont mis en place par l'équipe OpenAleph ; contactez votre interlocuteur OpenAleph si la liste des espaces est vide au moment d'inviter quelqu'un.
- Les formations que vous souhaitez attribuer doivent être publiées dans [Learn](https://www.openaleph.io/fr/docs/learn) et disposer d'une [session de formation](https://www.openaleph.io/fr/docs/learn/training-sessions).

> **Remarque :** Les utilisateurs externes sont totalement séparés de vos effectifs : aucun profil RH n'est créé, et ils n'apparaissent jamais dans Membres, l'organigramme, Compétences ni aucune fonctionnalité RH.

## La page Utilisateurs externes

Allez dans **Utilisateurs › Utilisateurs externes**. La page affiche :

- Trois chiffres : **Nombre total d'utilisateurs externes** (**Tous périmètres confondus**), **Apprenants actifs** (**30 derniers jours** ; utilisateurs externes au périmètre Apprenant dont l'accès est actif, y compris ceux qui n'ont pas encore activé leur compte) et **Invitations en attente** (**En attente de première connexion**).
- Un tableau avec **Utilisateur**, **Organisation** (l'espace de travail externe), **Périmètre**, **Statut**, **Sessions de formation** (nombre de sessions auxquelles l'utilisateur est inscrit) et **Dernière visite**.
- Un champ de recherche (par prénom ou nom), un sélecteur du nombre de lignes par page et un bouton **Filtre** pour filtrer sur le **Périmètre** et le **Statut**.

| Statut | Signification |
|---|---|
| **En attente** | Invité, mais la personne n'a pas encore défini son mot de passe ni ne s'est connectée. |
| **Actif** | La personne a activé son compte (ou il s'agit d'un collègue qui utilise son compte entreprise). |
| **Inactif** | Accès désactivé : la personne ne peut plus entrer dans cette Academy. |

## Inviter un utilisateur externe

1. Dans **Utilisateurs › Utilisateurs externes**, cliquez sur **Ajouter un utilisateur** (ou **Ajouter un utilisateur externe** sur mobile). La fenêtre **Inviter un utilisateur externe** s'ouvre.
2. Étape 1, **Identité** : renseignez **Prénom**, **Nom**, **Email** et choisissez l'**Accès externe** (l'espace de travail externe dans lequel l'inviter). Tous les champs sont obligatoires.
3. Cliquez sur **Suivant**.
4. Étape 2, **Périmètre d’accès** (« Choisissez ce à quoi cet utilisateur peut accéder. Les périmètres pourront être modifiés plus tard. ») : choisissez **Apprenant**.
5. **Attribution de formations** (facultatif) : dans **Assigner à des sessions de formation**, sélectionnez une ou plusieurs sessions.
6. Cliquez sur **Envoyer l'invitation** (ou sur **Retour** pour revenir à l'étape 1). La confirmation « Invitation envoyée à <email> » s'affiche.

Ce qui se passe ensuite :
- La personne reçoit l'email d'invitation **« 👋 Vous avez été invité à <espace> »** avec un bouton **Activer mon compte** pour définir son mot de passe. L'email est envoyé dans la langue de la personne.
- Elle apparaît avec le statut **En attente** jusqu'à ce qu'elle définisse son mot de passe (ou se connecte), puis passe automatiquement en **Actif**.
- Elle est inscrite aux sessions sélectionnées et verra ces formations sur son tableau de bord Academy. Les sessions auxquelles elle est déjà inscrite sont ignorées.

> **Remarque :** Si l'email appartient à une personne de votre propre entreprise, aucun email d'invitation n'est envoyé : elle est ajoutée directement (statut **Actif**) et accède à l'Academy avec ses identifiants habituels, via **Switch workspace**.

> **Important :** Une personne ne peut être invitée qu'une seule fois dans un même espace. Pour modifier ses informations ou ses sessions, modifiez-la plutôt.

## Inscrire des apprenants externes depuis Learn

Vous pouvez aussi inscrire des utilisateurs externes lors de la création ou de la modification d'une session de formation dans Learn :

1. Ouvrez la fenêtre de création ou de modification de session d'une formation (voir [Learn](https://www.openaleph.io/fr/docs/learn)).
2. À l'étape **Sélectionner le(s) chargé(e)s**, ouvrez l'onglet **External members** (à côté de **Internal members**).
3. Sélectionnez les utilisateurs externes (vous pouvez rechercher et filtrer par périmètre et statut), puis terminez la session comme d'habitude.

Les apprenants externes sélectionnés sont inscrits à la session et voient la formation dans leur Academy. La date de fin de la session leur est présentée comme échéance.

## Modifier un utilisateur externe

1. Dans le tableau, ouvrez le menu de la ligne et cliquez sur **Modifier** (ou, dans le profil de l'utilisateur, ouvrez le menu **⋮** et cliquez sur **Modifier**). La fenêtre **Modifier l’utilisateur externe** s'ouvre.
2. Vous pouvez modifier le **Prénom**, le **Nom** et le **Périmètre d'accès**, et ajouter des sessions de formation. L'email et l'espace ne peuvent pas être modifiés.
3. Cliquez sur **Suivant**, puis sur **Enregistrer**.

Le nom défini ici est propre à cet espace (c'est le nom affiché dans l'Academy et imprimé sur les certificats). Il ne modifie pas le compte de la personne dans ses autres espaces.

Pour changer la photo, ouvrez le profil de l'utilisateur et cliquez sur **Modifier photo**.

## Renvoyer une invitation

- Pour une personne : menu de la ligne › **Renvoyer l’invitation**, ou **Resend invite** dans son profil. La confirmation « L’e-mail d’invitation a été envoyé avec succès. » s'affiche.
- Pour plusieurs : sélectionnez-les dans le tableau, cliquez sur l'icône **Envoyer / Renvoyer invitation par email** au-dessus du tableau, puis confirmez avec **Envoyer email** dans la fenêtre **Envoyer l’invitation par email ?**.

Un nouvel email d'invitation est envoyé. Le renvoi n'est proposé que pour les personnes uniquement externes (pas pour les collègues qui utilisent leur compte entreprise).

## Désactiver ou réactiver

- Depuis le tableau : menu de la ligne › **Désactiver**. L'utilisateur est désactivé immédiatement (« Utilisateur externe désactivé. »).
- Depuis le profil : menu **⋮** › **Deactivate user**, puis confirmez avec **Désactiver**.
- Les Admins et Super admins peuvent désactiver plusieurs utilisateurs à la fois : sélectionnez-les, cliquez sur l'icône **Désactiver les utilisateurs externes sélectionnés** au-dessus du tableau, puis confirmez avec **Désactiver**.
- Pour rétablir l'accès : menu de la ligne › **Réactiver** (« Utilisateur externe réactivé. »).

Un utilisateur désactivé passe au statut **Inactif** et perd immédiatement l'accès à cette Academy ; ses formations, sa progression et ses certificats sont conservés. Un apprenant externe qui n'a pas d'autre Academy active ne peut plus du tout se connecter à OpenAleph.

Les utilisateurs externes ne sont jamais supprimés, uniquement désactivés.

> **Remarque :** Si votre entreprise synchronise ses utilisateurs depuis un SIRH, l'icône de désactivation groupée est masquée sur cette page.

## Suivre un utilisateur externe

Cliquez sur un utilisateur dans le tableau pour ouvrir son profil (il s'ouvre dans un nouvel onglet du navigateur). L'en-tête affiche sa photo (avec **Modifier photo** en dessous), son nom, son email et son espace, ainsi que des badges pour le périmètre, le statut et **External user**. À droite : **Resend invite** (personnes uniquement externes) et le menu **⋮** avec **Modifier** et **Deactivate user**. Trois onglets :

| Onglet | Contenu |
|---|---|
| **Vue d'ensemble** | Carte **Profil** : **Nom complet**, **Email**, **Organisation**, **Invited on** (date d'invitation), **Last active** (dernière activité) et **Access scopes** (périmètres d'accès). |
| **Formations** | Un tableau (avec recherche) de chaque session suivie (titre de la session et de la formation), avec le **Mode** (**Online** / **Onsite**), la **Date limite** et la **Complétion** (modules acquis / total, par exemple 3/3). |
| **Certifications** | Un tableau (avec recherche) des certificats délivrés à la personne : **Certification** (formation et organisation émettrice), **Délivré**, **Expires** (**Aucun** s'il n'expire jamais) et **Statut** (**Actif**, expirant bientôt, expiré). Icônes de ligne : **Télécharger le certificat** et copie du lien de vérification. |

Les apprenants externes apparaissent aussi dans les statistiques des formations de Learn, où vous pouvez filtrer sur les utilisateurs externes (voir [Gérer une formation](https://www.openaleph.io/fr/docs/learn/manage-a-training)). Les paramètres de certificat se définissent sur la formation dans Learn (voir [Certificats et badges](https://www.openaleph.io/fr/docs/learn/certificates-and-badges)).

## Questions fréquentes

### Je ne vois pas Utilisateurs › Utilisateurs externes.
Il faut le rôle Responsable créateur ou supérieur. Adressez-vous à un admin (voir [Rôles et accès](https://www.openaleph.io/fr/docs/getting-started/roles-and-access)).

### La liste Accès externe est vide dans la fenêtre d'invitation.
Votre entreprise n'a pas encore d'espace de travail externe. Contactez votre interlocuteur OpenAleph pour en mettre un en place.

### La personne invitée n'a pas reçu l'email.
Vérifiez l'adresse email dans son profil, demandez-lui de regarder dans ses courriers indésirables, puis utilisez **Renvoyer l’invitation**.

### Les apprenants externes voient-ils les données de mon entreprise ?
Non. Ils ne voient que l'Academy de l'espace dans lequel ils ont été invités et les formations auxquelles ils sont inscrits. Ils ne voient ni votre annuaire, ni votre organigramme, ni aucun autre module.

### Puis-je retirer une formation à un apprenant externe ?
Les inscriptions se gèrent sur la session de formation dans Learn. Modifier un utilisateur externe permet seulement d'ajouter des sessions, pas d'en retirer.

---

# Temps de travail & absences

Source: https://www.openaleph.io/fr/docs/work-time
Roles: Employé, Manager, Responsable créateur, Admin à accès limité, Admin, Super admin

> Présentation du module Work Time - demander un congé, suivre vos soldes, voir qui est absent, valider les demandes et configurer types d'absence, calendriers et jours fériés.

Le module **Work Time** gère les absences et les congés dans OpenAleph. Les employés demandent leurs absences et suivent leurs soldes de congés, les managers valident les demandes de leur équipe et voient qui est absent, et les admins configurent les types d'absence, les politiques d'acquisition, les calendriers de travail et les jours fériés qui servent à tous les calculs.

> **Remarque :** Work Time est activé par entreprise, selon votre offre. Si vous ne voyez pas **Work Time** dans le menu latéral, le module n'est peut-être pas activé pour votre entreprise ; adressez-vous à votre admin (voir [Modules et licences](https://www.openaleph.io/fr/docs/administration/modules-and-licences)).

## Où trouver le module

Dans le menu latéral, ouvrez **Work Time**. Selon votre niveau d'accès, vous voyez jusqu'à quatre entrées :

| Entrée de menu | Qui la voit | À quoi elle sert |
|---|---|---|
| **Work Time › Mon calendrier** | Tout le monde | Votre calendrier, vos soldes de congés et l'historique de vos demandes. C'est la page par défaut du module. |
| **Work Time › Planning** | Tout le monde | Le planning d'équipe : qui est absent, et quand, dans votre équipe ou toute l'entreprise. |
| **Work Time › Demandes** | Manager et au-delà | La file de validation des demandes d'absence de votre équipe. |
| **Work Time › Configuration** | Admin et au-delà | Les paramètres : **Types d’absence**, **Jours fériés** et **Calendriers d’entreprise**. |

## Notions clés

| Terme | Signification |
|---|---|
| **Type d'absence** | Une catégorie d'absence : congés payés, RTT, arrêt maladie, congé sans solde... Il a une couleur, une catégorie (**Avec solde** ou **Sans solde**), un indicateur **Payé** / **Non payé** et un mode de **Décompte des jours**. |
| Type **Avec solde** | Type qui utilise un solde de jours crédité automatiquement par une ou plusieurs politiques (typiquement les congés payés). Vous ne pouvez poser que ce que votre solde permet, sauf si la politique accepte un solde négatif. |
| Type **Sans solde** | Type sans solde (typiquement l'arrêt maladie ou un congé exceptionnel). Tout le monde peut le demander, il n'y a rien à acquérir. |
| **Politique** | La règle d'acquisition d'un type avec solde : combien de jours sont crédités (**Taux d’acquisition**), à quelle fréquence (**Mois** ou **Année**), à quel moment (**Début de la période** ou **Fin de la période**), sur quelle période et jusqu'à quand les jours peuvent être utilisés (**Valide jusqu’au**). Les employés sont affectés aux politiques. |
| **Solde de congés** | Le nombre de jours dont vous disposez sur une politique. Il évolue avec les acquisitions, les absences approuvées, les annulations, les ajustements manuels et les expirations. |
| **Décompte des jours** | La façon de compter une absence : **Jours ouvrés** (les jours que vous travaillez), **Jours ouvrables** (du lundi au samedi) ou **Jours calendaires** (tous les jours). Défini une fois pour toutes par type d'absence. |
| **Calendrier d'entreprise** | Une semaine de travail (jours travaillés en journée entière, le matin, l'après-midi ou non travaillés). Un calendrier par défaut, du lundi au vendredi, s'applique à toute personne qui n'est pas affectée à un autre calendrier. |
| **Jour férié** | Un jour férié ou un jour de fermeture de l'entreprise. Il est exclu du décompte en jours ouvrés et en jours ouvrables. |
| **Statuts d'une demande** | **En attente** (à valider), **Approuvée**, **Refusée**, **Annulée**. Seules les demandes approuvées sont déduites du solde. |
| **Contact de référence** | La personne à contacter pendant votre absence. Par défaut, votre manager. |

## Qui fait quoi

Les niveaux d'accès sont expliqués dans [Rôles et accès](https://www.openaleph.io/fr/docs/getting-started/roles-and-access) et [Niveaux d'accès](https://www.openaleph.io/fr/docs/administration/access-levels). Work Time s'appuie sur le manager renseigné sur chaque profil (voir [Modifier et désactiver des utilisateurs](https://www.openaleph.io/fr/docs/people/edit-and-deactivate-users)) : c'est lui qui reçoit et valide les demandes.

| Rôle | Ce qu'il peut faire dans Work Time |
|---|---|
| **Employé** | Consulter son calendrier et ses soldes, demander des absences (journées ou demi-journées), joindre un document, annuler une demande en attente, exporter l'historique de ses soldes, consulter le planning (les absences des autres apparaissent comme « Absent », sans détail). |
| **Manager** | Tout ce que fait un employé, plus : voir le détail des absences de ses collaborateurs directs et indirects dans le planning, accepter ou refuser leurs demandes en attente, annuler leurs demandes approuvées, recevoir un e-mail pour chaque nouvelle demande de ses collaborateurs directs. |
| **Responsable créateur** | Comme un manager, plus les exports **Export absences** (planning Excel) et **Exporter l’historique** (historique des soldes) depuis le planning. |
| **Admin à accès limité** | Comme un manager dans Work Time : il accepte ou refuse les demandes des personnes qui lui sont rattachées. |
| **Admin** / **Super admin** | Tout ce qui précède pour toute l'entreprise, plus : ajouter des absences pour un ou plusieurs membres, ajuster les soldes, et configurer types d'absence, politiques, calendriers d'entreprise et jours fériés. |

## Déroulé type

1. Un admin prépare le module dans **Work Time › Configuration** : il crée les [types d'absence](https://www.openaleph.io/fr/docs/work-time/absence-types), une [politique](https://www.openaleph.io/fr/docs/work-time/absence-types) pour chaque type avec solde en y affectant les membres, vérifie le [calendrier d'entreprise](https://www.openaleph.io/fr/docs/work-time/company-schedules) par défaut et ajoute les [jours fériés](https://www.openaleph.io/fr/docs/work-time/public-holidays).
2. Les soldes sont crédités automatiquement, chaque mois ou chaque année, selon les politiques (voir [Soldes et exports](https://www.openaleph.io/fr/docs/work-time/balances-and-exports)).
3. Un employé [demande une absence](https://www.openaleph.io/fr/docs/work-time/request-time-off) depuis **Mon calendrier**. La demande est **En attente** et son manager reçoit un e-mail et une notification.
4. Le manager l'[accepte ou la refuse](https://www.openaleph.io/fr/docs/work-time/approve-requests) dans **Work Time › Demandes**, avec un message s'il le souhaite. L'employé est notifié. En cas d'acceptation, les jours sont déduits du solde.
5. Chacun peut consulter le [planning](https://www.openaleph.io/fr/docs/work-time/planning) pour voir qui est absent.
6. Les admins peuvent [ajouter des absences pour d'autres membres](https://www.openaleph.io/fr/docs/work-time/absence-on-behalf) (par exemple un pont imposé), ajuster les soldes et exporter le planning ou l'historique des soldes.

## Pages de cette section

- [Mon calendrier](https://www.openaleph.io/fr/docs/work-time/my-calendar) : votre calendrier, vos soldes et l'historique de vos demandes.
- [Demander une absence](https://www.openaleph.io/fr/docs/work-time/request-time-off) : envoyer, suivre et annuler une demande.
- [Planning](https://www.openaleph.io/fr/docs/work-time/planning) : voir qui est absent dans l'équipe ou l'entreprise.
- [Valider les demandes](https://www.openaleph.io/fr/docs/work-time/approve-requests) : la file de validation du manager.
- [Ajouter des absences pour d'autres et ajuster les soldes](https://www.openaleph.io/fr/docs/work-time/absence-on-behalf) : les actions admin sur les autres membres.
- [Types d'absence et politiques](https://www.openaleph.io/fr/docs/work-time/absence-types) : configurer types, politiques d'acquisition et affectations.
- [Calendriers d'entreprise](https://www.openaleph.io/fr/docs/work-time/company-schedules) : définir les semaines de travail et qui les suit.
- [Jours fériés](https://www.openaleph.io/fr/docs/work-time/public-holidays) : gérer les jours fériés et les fermetures.
- [Soldes et exports](https://www.openaleph.io/fr/docs/work-time/balances-and-exports) : calcul des soldes et exports Excel.
- [Notifications et application mobile](https://www.openaleph.io/fr/docs/work-time/notifications-and-mobile) : e-mails, notifications et Work Time sur mobile.

---

# Mon calendrier

Source: https://www.openaleph.io/fr/docs/work-time/my-calendar
Roles: Employé, Manager, Responsable créateur, Admin à accès limité, Admin, Super admin

> Utilisez Work Time › Mon calendrier pour voir vos absences et les jours fériés, consulter vos soldes, estimer un solde futur et suivre l'historique de vos demandes.

**Mon calendrier** est votre page personnelle Work Time. Elle affiche vos absences et les jours fériés de l'entreprise sur un calendrier, vos soldes de congés actuels et l'historique complet de vos demandes d'absence. Toute personne ayant accès au module Work Time dispose de cette page.

## Ouvrir votre calendrier

1. Dans le menu latéral, allez dans **Work Time › Mon calendrier** (un clic sur **Work Time** ouvre directement cette page).
2. L'en-tête indique **Mon calendrier**, avec le sous-titre « Gérez vos absences, consultez vos disponibilités et suivez votre solde restant. »
3. Deux onglets sont disponibles : **Calendrier** (par défaut) et **Historique et demandes**.
4. Le bouton **Demander une absence** se trouve en haut à droite sur ordinateur. Sur un petit écran, il devient un bouton flottant en bas à droite.

## L'onglet Calendrier

L'onglet Calendrier contient deux blocs : la carte **Solde de congés** et le calendrier.

### Carte Solde de congés

La carte liste chaque politique avec solde à laquelle vous êtes actuellement affecté (par exemple « Congés payés 2025 - 2026 » ou « RTT »). Pour chacune, vous voyez :

- une barre de couleur correspondant au type d'absence ;
- le nom de la politique et, en dessous, la période (quand le nom se termine par une année ou une plage d'années) et l'unité de décompte (**jours ouvrés**, **jours ouvrables** ou **jours calendaires**) ;
- votre **solde actuel**, à droite.

Les types sans solde (par exemple l'arrêt maladie) n'ont pas de solde et n'apparaissent donc pas ici.

Cliquez sur l'icône d'information à côté de **Solde de congés** pour ouvrir le détail de vos soldes (voir plus bas).

### Le calendrier

Le calendrier affiche :

- vos absences **En attente** et **Approuvée**, sous forme de barres colorées portant le nom de la politique et la durée. Les absences en attente sont hachurées (« En attente d’approbation »). Les demandes refusées et annulées ne sont pas affichées ;
- les **jours fériés** de l'entreprise (« Jour férié ») ;
- vos jours ou demi-journées non travaillés, selon le [calendrier d'entreprise](https://www.openaleph.io/fr/docs/work-time/company-schedules) que vous suivez (par défaut, samedi et dimanche).

Utilisez les commandes de l'en-tête pour naviguer :

| Commande | Effet |
|---|---|
| Flèches précédent / suivant | Passer au mois précédent ou suivant (à l'année en vue **Année**). |
| **Aujourd’hui** | Revenir au mois en cours. |
| **Année** | Vue des 12 mois. Cliquez sur un mois pour l'ouvrir en vue **Mois**. |
| **Mois** | Grille mensuelle classique, découpée en matinées et après-midis. |
| **Liste** | Liste chronologique des absences et jours fériés du mois, avec une étiquette **En attente d’approbation** ou **Approuvée**. Sans absence, elle affiche « Aucun congé à afficher pour ce mois-ci. » |

### Demander une absence depuis le calendrier

En vue **Mois**, vous pouvez sélectionner les jours directement sur la grille :

1. Appuyez sur la première demi-journée de votre absence (matin ou après-midi) et faites glisser jusqu'à la dernière, puis relâchez.
2. La fenêtre **Demande d'absence** s'ouvre avec les dates et les demi-journées déjà renseignées.
3. Complétez et envoyez la demande comme décrit dans [Demander une absence](https://www.openaleph.io/fr/docs/work-time/request-time-off).

Seules les demi-journées travaillées peuvent être sélectionnées. Fermer la fenêtre sans envoyer efface la sélection.

### Ouvrir une demande

Cliquez sur une barre d'absence pour ouvrir le **Récapitulatif de la demande d’absence** : demandeur, contact de référence, dates et demi-journées, durée, statut, jours pris sur chaque politique, votre description, le message du manager et la pièce jointe. Depuis cette fenêtre, vous pouvez :

- **Ajouter une pièce jointe** si la demande n'en a pas encore (JPG, JPEG, PNG ou PDF) ;
- **Annuler la demande**, uniquement tant qu'elle est **En attente**. Voir [Demander une absence](https://www.openaleph.io/fr/docs/work-time/request-time-off#annuler-une-demande).

## Détail des soldes

Cliquez sur l'icône d'information à côté de **Solde de congés**. La fenêtre **Solde de congés** liste chacune de vos politiques avec quatre chiffres :

| Chiffre | Signification |
|---|---|
| **Solde actuel** | Jours disponibles aujourd'hui : tout ce qui a été crédité moins les absences approuvées déjà déduites. |
| **Jour posé** | Jours déjà utilisés par des absences approuvées jusqu'à la date choisie. |
| **À acquérir** | Jours qui seront encore crédités entre aujourd'hui et la date choisie, selon la politique. |
| **Solde estimé** | Ce dont vous disposerez à la date choisie : solde actuel plus jours à acquérir. |

Utilisez le champ **Avant** en haut pour choisir la date de l'estimation : **Fin** du mois en cours ou de l'un des 12 mois suivants. Pratique avant de poser de longues vacances.

Si une politique a une date d'expiration, sa carte affiche « À utiliser avant » suivi de la date : les jours restants sont perdus après cette date.

Chaque carte comporte aussi une icône d'historique, « Exporter l’historique du solde de cette politique ». Cliquez dessus pour télécharger un fichier Excel de tous les mouvements de cette politique (voir [Soldes et exports](https://www.openaleph.io/fr/docs/work-time/balances-and-exports#exporter-lhistorique-de-vos-propres-soldes)).

Si la fenêtre indique « Aucune politique attribuée à cet utilisateur. », vous n'êtes encore affecté à aucune politique avec solde ; contactez votre admin RH.

## L'onglet Historique et demandes

Cet onglet liste toutes vos demandes d'absence, quel que soit leur statut :

| Colonne | Contenu |
|---|---|
| **Demandé le** | Date d'envoi de la demande. |
| **Statut** | **En attente**, **Approuvée**, **Refusée** ou **Annulée**. |
| **Durée (jours)** | Nombre de jours de la demande. |
| **Date de début** / **Date de fin** | Période de l'absence. |
| (icône d'information) | Ouvre le **Récapitulatif de la demande d’absence**. |

Utilisez **Rechercher** pour retrouver une demande par sa description, et les filtres pour restreindre la liste par **Demandé le**, **Statut**, **Date de début** ou **Date de fin**. Sans aucune demande, le tableau affiche « Rien à montrer pour l'instant – Toutes vos demandes apparaîtront ici. »

## Questions fréquentes

### Mon solde semble faux. Pourquoi ?

Le solde ne bouge que lorsqu'une demande est **approuvée** : les demandes en attente ne le modifient pas (elles sont toutefois prises en compte lors d'une nouvelle demande, pour éviter de poser deux fois les mêmes jours). Vérifiez aussi le chiffre **À acquérir** : si votre politique crédite les jours en fin de mois, ceux du mois en cours ne sont pas encore dans le solde actuel. Si les chiffres restent incorrects, votre admin peut exporter l'historique de votre solde et le corriger par un ajustement manuel.

### Une politique que j'avais a disparu de la carte Solde de congés.

La carte n'affiche que les politiques auxquelles vous êtes actuellement affecté. Quand une affectation se termine ou qu'une politique expire, elle disparaît de la carte. Vos anciennes demandes restent dans **Historique et demandes**.

### Pourquoi ne puis-je pas sélectionner le samedi ?

Les jours non travaillés de votre calendrier ne peuvent pas être sélectionnés. Si vous travaillez le samedi, demandez à votre admin de vous affecter au bon [calendrier d'entreprise](https://www.openaleph.io/fr/docs/work-time/company-schedules).

### Les autres voient-ils mes absences ?

Vos collègues voient dans le [planning](https://www.openaleph.io/fr/docs/work-time/planning) que vous êtes absent, sans le type d'absence. Votre manager (et toute la ligne hiérarchique au-dessus) ainsi que les admins voient le détail.

---

# Demander une absence

Source: https://www.openaleph.io/fr/docs/work-time/request-time-off
Roles: Employé, Manager, Responsable créateur, Admin à accès limité, Admin, Super admin

> Envoyez une demande d'absence dans Work Time, en journées ou demi-journées, répartissez les jours entre vos soldes, ajoutez un contact de référence et une pièce jointe, et annulez-la.

Vous demandez une absence depuis **Work Time › Mon calendrier**. La demande est envoyée à votre manager pour validation, et les jours ne sont déduits de votre solde qu'une fois la demande approuvée.

## Avant de commencer

- Vous devez avoir accès au module Work Time.
- Pour utiliser un type avec solde (par exemple congés payés ou RTT), vous devez être affecté à l'une de ses politiques. Les types sans solde (par exemple l'arrêt maladie) sont accessibles à tous.
- Vérifiez votre solde sur la carte **Solde de congés** de [Mon calendrier](https://www.openaleph.io/fr/docs/work-time/my-calendar).

## Envoyer une demande

1. Allez dans **Work Time › Mon calendrier** et cliquez sur **Demander une absence**. Vous pouvez aussi sélectionner les jours directement sur le calendrier en vue **Mois** (appuyez sur la première demi-journée et faites glisser jusqu'à la dernière).
2. La fenêtre **Demande d'absence** s'ouvre.
3. Dans la liste **Durée**, choisissez **Jour unique** (par défaut) ou **Jours multiples**.
4. Choisissez les dates dans les calendriers (ils s'ouvrent sur la date du jour) :
   - **Jour unique** : choisissez la **Date de l’absence**, puis **Journée entière**, **Matin** ou **Après-midi**.
   - **Jours multiples** : choisissez la **Date de début** puis **Journée entière** ou **Après-midi** (vous partez à midi le premier jour). Choisissez ensuite la **Date de fin** puis **Journée entière** ou **Matin** (vous revenez à midi le dernier jour). Vérifiez ce dernier choix : **Matin** ne compte que la moitié du dernier jour.
5. Le bloc **Solde de congés** se met à jour automatiquement. Il liste les politiques utilisables pour ces dates, avec les jours restants sur chacune (« X jours ouvrés restants », jours crédités d'ici votre absence compris) et, si la politique expire, « À utiliser avant » et la date. OpenAleph pré-remplit le nombre de jours pris sur chaque politique (voir [Répartition des jours](#répartition-des-jours)). Ajustez les nombres si besoin, par pas de 0,5 jour.
6. Pour utiliser un type sans solde (par exemple arrêt maladie), cliquez sur **Ajouter un autre type d’absence**, choisissez-le dans la liste puis indiquez le nombre de jours.
7. Vérifiez la ligne **Nombre total de jours** : elle affiche « alloués / requis ». Les deux nombres doivent être égaux ; le nombre alloué passe en rouge s'ils diffèrent.
8. Sous « Qui est votre contact de référence pendant votre absence ? », choisissez votre **Contact de référence**, la personne à contacter pendant votre absence. Il est obligatoire et vaut par défaut votre manager ; si aucun manager n'est renseigné pour vous dans OpenAleph, le champ est vide et vous choisissez vous-même une personne.
9. Facultatif : cliquez sur **Ajouter une description** pour écrire un message (400 caractères maximum) à votre manager.
10. Facultatif : cliquez sur **Ajouter une pièce jointe** pour joindre un justificatif (JPG, JPEG, PNG ou PDF), par exemple un arrêt de travail. L'icône en forme d'œil permet de le prévisualiser, la corbeille de le retirer.
11. Cliquez sur **Suivant**. Le **Récapitulatif de la demande** affiche **Demandé par**, le **Contact de référence**, les dates de début et de fin avec leur demi-journée, le nombre de jours, les jours pris sur chaque politique, la **Description complémentaire** et la pièce jointe (« Aucun fichier joint. » s'il n'y en a pas).
12. Cliquez sur **Envoyer**, ou sur **Retour** pour modifier quelque chose.

Le message « La demande a été envoyée avec succès. » confirme l'envoi. La demande apparaît hachurée sur votre calendrier (**En attente d’approbation**) et dans **Historique et demandes** avec le statut **En attente**.

## Et ensuite ?

- Votre **manager direct** reçoit un e-mail (« Demande d'absence en attente ») et une notification avec un lien vers la demande. Si aucun manager n'est renseigné pour vous dans OpenAleph, personne n'est prévenu automatiquement : informez votre admin RH (le manager se renseigne sur le profil, voir [Modifier et désactiver des utilisateurs](https://www.openaleph.io/fr/docs/people/edit-and-deactivate-users)). Votre contact de référence n'est pas prévenu d'une nouvelle demande.
- Votre manager accepte ou refuse la demande dans [Work Time › Demandes](https://www.openaleph.io/fr/docs/work-time/approve-requests), avec un message s'il le souhaite.
- Vous recevez un e-mail et une notification quand la demande est **Approuvée**, **Refusée** ou **Annulée**. Le message du manager éventuel figure dans l'e-mail et dans le récapitulatif, sous **Message du manager**.
- Une fois la demande approuvée, les jours sont déduits des soldes concernés.

## Comment les jours sont comptés

Le nombre de jours requis dépend du **Décompte des jours** du type d'absence :

| Mode | Ce qui compte | Exemple : du lundi au vendredi |
|---|---|---|
| **Jours ouvrés** | Uniquement les jours (ou demi-journées) que vous travaillez selon votre [calendrier d'entreprise](https://www.openaleph.io/fr/docs/work-time/company-schedules), hors [jours fériés](https://www.openaleph.io/fr/docs/work-time/public-holidays). | 5 jours |
| **Jours ouvrables** | Tous les jours sauf le dimanche et les jours fériés, samedi compris. Le décompte court jusqu'à la veille de la reprise. | 6 jours (le samedi suivant est compté) |
| **Jours calendaires** | Tous les jours, week-ends et jours fériés compris. | 5 jours (7 du lundi au dimanche) |

En jours ouvrables, la fenêtre affiche une note indiquant le jour supplémentaire, par exemple « Le (date) est aussi décompté — en jours ouvrables, le congé court jusqu’à la veille de la reprise du travail. »

Si les politiques disponibles pour vos dates utilisent des modes de décompte différents, un sélecteur **Mode de décompte** apparaît dans le bloc **Solde de congés**. Une même demande ne peut utiliser que des politiques du même mode de décompte.

## Répartition des jours

Quand vous choisissez vos dates, OpenAleph propose une répartition des jours requis entre vos politiques avec solde :

- les politiques qui expirent le plus tôt sont utilisées en premier, pour que vous ne perdiez pas de jours ;
- les jours qui seront crédités avant la fin de votre absence sont pris en compte ;
- les jours sont alloués par demi-journées uniquement (un solde de 2,9 jours propose 2,5 jours) ;
- une politique qui accepte un solde négatif n'est utilisée en dessous de zéro qu'une fois tous vos autres soldes épuisés.

Vous pouvez modifier les nombres proposés. Un nombre passe en rouge avec « Nombre de jours maximum atteint » s'il dépasse ce que la politique permet.

## Annuler une demande

Vous pouvez annuler votre propre demande tant qu'elle est **En attente** :

1. Dans **Mon calendrier**, cliquez sur l'absence dans le calendrier, ou ouvrez l'onglet **Historique et demandes** et cliquez sur l'icône d'information de la demande. Le **Récapitulatif de la demande d’absence** s'ouvre.
2. Cliquez sur **Annuler la demande**.
3. Confirmez avec **Supprimer la demande** dans la fenêtre **Supprimer la demande en attente ?** (« Êtes-vous sûr de vouloir supprimer cette demande en attente ? Cette action est irréversible. »).

Un message confirme l'annulation. La demande passe au statut **Annulée** et reste dans votre historique. Votre manager et votre contact de référence reçoivent un e-mail et une notification d'annulation.

Une fois la demande **Approuvée**, vous ne pouvez plus l'annuler vous-même : demandez à votre manager ou à un admin, qui peut l'annuler depuis **Work Time › Demandes**. Les jours sont alors recrédités sur votre solde.

## Modifier une demande

Les dates et les jours d'une demande envoyée ne peuvent pas être modifiés. Pour les changer, annulez la demande en attente et envoyez-en une nouvelle. Vous pouvez en revanche ajouter une pièce jointe après coup si la demande n'en a pas : ouvrez le récapitulatif et cliquez sur **Ajouter une pièce jointe**.

## Questions fréquentes

### « Le nombre de jours sélectionnés ne correspond pas à la période demandée. »

Les jours alloués dans le bloc **Solde de congés** ne correspondent pas au total requis. Ajustez les nombres jusqu'à ce que **Nombre total de jours** affiche la même valeur des deux côtés, ou ajoutez un autre type d'absence.

### « Vous n’avez aucune politique d’absence disponible pour ces dates. »

Vous n'êtes affecté à aucune politique avec solde couvrant ces dates, ou vos soldes sont vides. Vous pouvez tout de même ajouter un type sans solde avec **Ajouter un autre type d’absence** s'il en existe un. Sinon, contactez votre admin RH.

### « Solde insuffisant pour cette demande de congé. »

L'une des politiques n'a pas assez de jours pour la quantité saisie. Réduisez les jours sur cette politique et reportez le reste sur une autre.

### « Cette demande d’absence chevauche une demande existante. »

Vous avez déjà une absence en attente ou approuvée sur au moins une des demi-journées choisies. Vérifiez votre calendrier ; vous pouvez poser l'autre moitié d'une journée si seul le matin ou l'après-midi est déjà pris.

### Puis-je demander une absence dans le passé ?

Oui. La demande suit le circuit de validation habituel.

### Ma demande affiche 2,5 jours au lieu de 3.

En **Jours multiples**, vérifiez la demi-journée de la **Date de fin** : **Matin** signifie que vous revenez à midi. Choisissez **Journée entière** pour inclure tout le dernier jour.

### Puis-je demander un congé depuis mon téléphone ?

Oui, avec l'application mobile OpenAleph. Voir [Notifications et application mobile](https://www.openaleph.io/fr/docs/work-time/notifications-and-mobile).

---

# Planning

Source: https://www.openaleph.io/fr/docs/work-time/planning
Roles: Employé, Manager, Responsable créateur, Admin à accès limité, Admin, Super admin

> Utilisez Work Time › Planning pour voir qui est absent dans votre équipe ou l'entreprise, au mois ou à la semaine, avec des filtres, et ce que managers et admins peuvent y faire.

Le **Planning** est le calendrier d'équipe partagé du module Work Time. Il affiche pour chaque personne ses absences en attente et approuvées, les jours fériés et ses jours non travaillés, pour vérifier qui est disponible avant de poser un congé ou d'organiser le travail.

## Ouvrir le planning

1. Dans le menu latéral, allez dans **Work Time › Planning**.
2. L'en-tête indique **Planning**, avec le sous-titre « Planifiez et suivez les absences approuvées et en attente au sein de vos équipes. »
3. Le planning s'ouvre sur le mois en cours, filtré sur votre équipe (voir [Filtrer la liste des personnes](#filtrer-la-liste-des-personnes)).

## Lire le planning

Le planning est une frise : une ligne par personne (vous en premier, puis les autres par ordre alphabétique de nom) et une colonne par jour.

- Les absences apparaissent sous forme de barres colorées. Les absences en attente sont hachurées (« En attente d’approbation »).
- Les jours fériés et les jours non travaillés sont grisés. Les jours non travaillés suivent le [calendrier d'entreprise](https://www.openaleph.io/fr/docs/work-time/company-schedules) de chaque personne : un mercredi à temps partiel n'apparaît que sur la ligne de la personne concernée.
- L'en-tête affiche la période, un compteur de personnes absentes (**absent(s) aujourd’hui** en vue mois, **absent(s) cette semaine** en vue semaine) et une légende des types d'absence affichés, avec leur nombre de jours. L'en-tête de la colonne des personnes indique combien de personnes sont listées.
- Le jour courant est marqué par une ligne verticale.
- D'autres personnes se chargent automatiquement quand vous faites défiler la page.

Commandes de l'en-tête :

| Commande | Effet |
|---|---|
| Flèches précédent / suivant | Passer au mois ou à la semaine précédente ou suivante. |
| **Aujourd’hui** | Revenir à la période en cours. |
| **Mois** / **Semaine** | Basculer entre une vue mois (les colonnes défilent horizontalement si besoin) et une vue semaine. |

### Ce que vous voyez des autres

| Absence de | Ce que vous voyez |
|---|---|
| Vous-même | Le détail complet : type, dates, statut. Cliquez sur la barre pour ouvrir le récapitulatif. |
| Vos collaborateurs directs et indirects (managers) | Le détail complet. Cliquez sur la barre pour ouvrir le récapitulatif. |
| Tout le monde (admins) | Le détail complet pour tous. |
| Les autres collègues | La barre est libellée **Absent**, dans une couleur neutre, sans le type d'absence. Elle ne peut pas être ouverte. |

## Filtrer la liste des personnes

Par défaut, le planning affiche **Mon manager et mes pairs** et **Mon équipe** (votre manager, vos collègues qui ont le même manager et les personnes qui vous sont rattachées).

1. Saisissez un nom dans **Rechercher** pour trouver quelqu'un.
2. Cliquez sur **Filtre** pour afficher la barre de filtres. Le bouton indique le nombre de filtres actifs, par exemple **Filtre (1)**.
3. Filtrez sur **Niveau d’équipe** (**Mon équipe**, **Mon équipe élargie**, **Mon manager et mes pairs**), **Manager**, **Date d'embauche**, **Niveau d'accès**, **Sexe** ou tout champ de profil personnalisé de votre entreprise.
4. Retirez le filtre **Niveau d’équipe** pour voir tous les membres actifs de l'entreprise.

## Actions des managers

Depuis le planning, un manager (ou un admin à accès limité) peut cliquer sur la barre d'absence d'un collaborateur pour ouvrir le **Récapitulatif de la demande** et en lire le détail. L'acceptation, le refus ou l'annulation se font depuis [Work Time › Demandes](https://www.openaleph.io/fr/docs/work-time/approve-requests).

## Actions des Responsables créateurs et au-delà : exports

Les responsables créateurs, admins à accès limité, admins et super admins voient un menu à trois points en haut à droite de la page (à côté de **Ajouter des absences** pour les admins), avec deux exports :

- **Export absences** : un planning Excel des absences approuvées, sur une période ;
- **Exporter l’historique** : l'historique des soldes des membres sélectionnés.

Voir [Soldes et exports](https://www.openaleph.io/fr/docs/work-time/balances-and-exports) pour le contenu de ces fichiers.

## Actions des admins

Les admins et super admins peuvent aussi, depuis le planning :

| Action | Comment |
|---|---|
| Ajouter une absence pour une personne | Faites glisser sur les jours de la ligne de cette personne. La fenêtre **Ajouter une absence (pour un autre utilisateur)** s'ouvre avec les dates renseignées. |
| Ajouter une absence pour plusieurs personnes | Cliquez sur **Ajouter des absences** en haut à droite. |
| Voir et ajuster le solde d'une personne | Cliquez sur son nom dans la colonne de gauche. La fenêtre **Solde de congés** s'ouvre, avec une icône de modification sur chaque politique pour ajuster le solde. |
| Accepter, refuser ou annuler une demande | Cliquez sur une barre d'absence, puis **Accepter**, **Refuser** (demande en attente) ou **Annuler cette demande** (demande approuvée). |

Ces actions sont détaillées dans [Ajouter des absences pour d'autres et ajuster les soldes](https://www.openaleph.io/fr/docs/work-time/absence-on-behalf).

## Questions fréquentes

### Pourquoi je vois « Absent » au lieu du type de congé ?

Le type d'absence n'est visible que par la personne, ses managers (toute la ligne hiérarchique au-dessus d'elle) et les admins. Les autres collègues voient seulement qu'elle est absente.

### Quelqu'un n'apparaît pas dans le planning.

Seuls les membres actifs sont listés, et le filtre par défaut n'affiche que votre équipe proche. Retirez le filtre **Niveau d’équipe** ou recherchez la personne par son nom.

### Les absences refusées ou annulées n'apparaissent pas.

C'est normal : le planning n'affiche que les absences **En attente** et **Approuvée**.

### Je ne vois ni le bouton Ajouter des absences ni le menu d'export.

**Ajouter des absences** est réservé aux admins et super admins. Le menu d'export est disponible à partir du niveau Responsable créateur. Demandez à votre admin si vous avez besoin de l'une de ces actions.

---

# Valider les demandes

Source: https://www.openaleph.io/fr/docs/work-time/approve-requests
Roles: Manager, Responsable créateur, Admin à accès limité, Admin, Super admin

> Traitez les demandes d'absence de votre équipe dans Work Time › Demandes - accepter, refuser ou annuler une ou plusieurs demandes, ajouter un message, gérer les soldes négatifs.

**Work Time › Demandes** est la file de validation des demandes d'absence. Les managers acceptent ou refusent les demandes des personnes qui leur sont rattachées et peuvent annuler une absence approuvée. Les admins peuvent faire de même pour toute l'entreprise.

## Avant de commencer

- Vous devez avoir le niveau d'accès **Manager** ou supérieur. Les employés ne voient pas l'entrée **Demandes**.
- Vous pouvez traiter les demandes de vos **collaborateurs directs et indirects** (toute personne située sous vous dans la ligne hiérarchique). Les admins et super admins peuvent traiter toutes les demandes de l'entreprise.
- Un **Admin à accès limité** accepte, refuse ou annule les demandes des personnes qui lui sont rattachées, comme un manager (voir [Admins à accès limité](https://www.openaleph.io/fr/docs/administration/scoped-admins)).

## La page Demandes

1. Dans le menu latéral, allez dans **Work Time › Demandes**.
2. L'en-tête indique **Demandes**.
3. Les demandes sont réparties en quatre onglets : **En attente** (ouvert par défaut), **Approuvée**, **Refusée** et **Annulée**. Chaque onglet indique le nombre de demandes correspondant aux filtres en cours ; un onglet vide affiche un message du type « Toutes les demandes en attente apparaîtront ici ».

Chaque onglet affiche un tableau :

| Colonne | Contenu |
|---|---|
| **Membre** | La personne absente. |
| **Demandé le** | Date d'envoi de la demande. |
| **Période d'absence** | Date de début → date de fin. |
| **Durée (jours)** | Nombre de jours demandés. |
| Actions | Icône d'information (**Récapitulatif de la demande**). Sur l'onglet **En attente**, une coche verte (accepter) et une croix rouge (refuser). Sur l'onglet **Approuvée**, une icône d'annulation. |

Par défaut, la liste est filtrée sur **Niveau d’équipe : Mon équipe** : si une demande attendue manque, ouvrez le filtre et modifiez ou retirez ce filtre (**Tout supprimer**). Utilisez **Rechercher** pour trouver un membre, et les filtres pour restreindre la liste par **Membre**, **Niveau d’équipe** (par exemple **Mon équipe élargie** pour inclure les collaborateurs indirects), **Demandé le**, **Date de début** ou **Date de fin**.

## Examiner une demande

Cliquez sur l'icône d'information d'une ligne pour ouvrir le **Récapitulatif de la demande**. Il affiche :

- **Demandé pour** : le membre, et le **Contact de référence** choisi ;
- la **Durée** : dates de début et de fin avec la demi-journée (journée entière, matin, après-midi), le nombre de jours et le **Statut** ;
- pour chaque politique utilisée, les jours demandés et le solde actuel du membre sur cette politique ;
- la **Description complémentaire** rédigée par le membre ;
- le **Message du manager**, si une décision a déjà été prise ;
- les **Pièces jointes** (cliquez sur l'œil pour ouvrir le document), ou « Aucun fichier joint. » avec un bouton **Ajouter une pièce jointe**.

Depuis le récapitulatif, vous pouvez cliquer sur **Accepter** ou **Refuser** (demande en attente), ou sur **Annuler cette demande** (demande approuvée).

## Accepter une demande

1. Sur l'onglet **En attente**, cliquez sur la coche verte de la ligne, ou sur **Accepter** dans le récapitulatif.
2. La fenêtre **Accepter la demande ?** indique : « Cette demande sera approuvée et l’employé sera notifié. Vous ne pourrez pas annuler cette action. »
3. Facultatif : rédigez un **Message pour le collaborateur (facultatif)** (400 caractères maximum).
4. Cliquez sur **Accepter la demande**.

Le message « Demande approuvée. Le membre sera notifié par e-mail. » confirme l'action. La demande passe dans l'onglet **Approuvée**, les jours sont déduits des soldes du membre, et celui-ci reçoit un e-mail et une notification avec votre message.

### Accepter avec un solde négatif

Si l'acceptation fait passer le solde du membre sous zéro sur une politique (par exemple parce que d'autres absences ont été approuvées entre-temps), la fenêtre **Accepter la demande avec un solde négatif ?** vous prévient : « Accepter cette demande mettra le solde de (nom) en négatif sur (politique). Voulez-vous continuer ? » Cliquez sur **Accepter** pour continuer.

Si la politique n'accepte pas de solde négatif, l'acceptation est refusée et un message indique le membre et la politique au solde insuffisant. Demandez au membre de modifier sa demande, ou faites [ajuster son solde](https://www.openaleph.io/fr/docs/work-time/absence-on-behalf#ajuster-le-solde-dun-membre) par un admin.

## Refuser une demande

1. Sur l'onglet **En attente**, cliquez sur la croix rouge de la ligne, ou sur **Refuser** dans le récapitulatif.
2. Dans la fenêtre **Refuser la demande ?** (« Cette demande sera refusée et l’employé sera notifié. »), rédigez si besoin un **Message pour le collaborateur (facultatif)**, par exemple le motif.
3. Cliquez sur **Refuser la demande**.

La demande passe dans l'onglet **Refusée** et le membre est notifié par e-mail. Aucun jour n'est déduit. Une demande refusée ne peut plus être acceptée : le membre doit en envoyer une nouvelle.

## Annuler une demande approuvée

1. Sur l'onglet **Approuvée**, cliquez sur l'icône d'annulation de la ligne, ou sur **Annuler cette demande** dans le récapitulatif.
2. La fenêtre **Annuler la demande approuvée ?** indique : « Cette demande sera annulée et retirée de la liste des demandes approuvées. L’employé sera notifié. »
3. Rédigez si besoin un message, puis cliquez sur **Annuler la demande**.

La demande passe dans l'onglet **Annulée**, les jours sont recrédités sur les soldes du membre, et celui-ci est notifié par e-mail.

> **Remarque :** Les membres ne peuvent annuler leurs propres demandes que tant qu'elles sont en attente. Une fois approuvées, seul un manager de leur ligne hiérarchique ou un admin peut les annuler.

## Traiter plusieurs demandes à la fois

1. Cochez les demandes (ou utilisez la case de l'en-tête pour sélectionner tous les résultats de la recherche et des filtres en cours). Les icônes d'action apparaissent dans une barre au-dessus du tableau.
2. Utilisez les boutons de la barre de sélection :
   - sur l'onglet **En attente** : **Accepter les demandes** (coche) ou **Refuser les demandes** (croix) ;
   - sur l'onglet **Approuvée** : l'icône d'annulation (**Cancel requests**).
3. Confirmez dans la fenêtre (**Accepter les demandes sélectionnées ?**, **Refuser les demandes sélectionnées ?** ou **Annuler les demandes sélectionnées ?**). Vous pouvez ajouter un message, envoyé à chaque membre.

Une confirmation telle que « 3 demandes approuvées. Les membres seront notifiés par e-mail. » s'affiche. Si certaines demandes ne peuvent pas être traitées (par exemple pour solde insuffisant), elles sont listées dans un message et les autres sont traitées normalement.

## Comment vous êtes prévenu des nouvelles demandes

Quand l'un de vos **collaborateurs directs** envoie une demande, vous recevez un e-mail (« Demande d'absence en attente : (nom) ») et une notification, avec un lien vers la demande. S'il annule une demande en attente, vous recevez un e-mail d'annulation. Les demandes de vos collaborateurs indirects ne vous envoient pas d'e-mail, mais apparaissent dans **Demandes** avec le filtre **Mon équipe élargie**.

## Questions fréquentes

### Je ne vois pas le menu Demandes.

Il est réservé au niveau Manager et au-delà. Si vous encadrez des personnes mais ne voyez que **Mon calendrier** et **Planning**, demandez à votre admin de vérifier votre niveau d'accès.

### Une demande de mon équipe n'est pas dans la liste.

Vérifiez les filtres : le filtre par défaut est **Mon équipe** (collaborateurs directs). Passez le filtre **Niveau d’équipe** sur **Mon équipe élargie** pour inclure les collaborateurs indirects, et vérifiez l'onglet (la liste s'ouvre sur **En attente**).

### Puis-je modifier les dates d'une demande avant de l'accepter ?

Non. Refusez-la avec un message expliquant quoi changer, et le membre envoie une nouvelle demande.

### Puis-je revenir sur une acceptation ?

Pas directement. Vous pouvez annuler la demande approuvée depuis l'onglet **Approuvée** : les jours sont recrédités. Le membre envoie ensuite une nouvelle demande si nécessaire.

### Qui valide mes propres demandes ?

Votre propre manager, comme pour tout membre. Les admins peuvent aussi les valider.

---

# Ajouter des absences pour d'autres et ajuster les soldes

Source: https://www.openaleph.io/fr/docs/work-time/absence-on-behalf
Roles: Admin, Super admin

> Les admins peuvent ajouter une absence pour un membre ou pour plusieurs à la fois depuis Work Time › Planning, et ajuster manuellement le solde de congés d'un membre.

Depuis **Work Time › Planning**, les admins peuvent enregistrer des absences pour d'autres membres (par exemple un arrêt maladie signalé par téléphone, ou un pont imposé à tous) et corriger le solde de congés d'un membre.

## Avant de commencer

- Vous devez avoir le niveau d'accès **Admin** ou **Super admin**. Les managers et admins à accès limité ne peuvent pas ajouter d'absences pour d'autres.
- Pour un type avec solde, le membre doit être affecté à l'une de ses [politiques](https://www.openaleph.io/fr/docs/work-time/absence-types).

## Ajouter une absence pour un membre

1. Allez dans **Work Time › Planning** et trouvez le membre (avec **Rechercher** ou les filtres).
2. Sur la ligne du membre, appuyez sur le premier jour de l'absence et faites glisser jusqu'au dernier, puis relâchez. Vous pouvez sélectionner des demi-journées quand le calendrier du membre en comporte.
3. La fenêtre **Ajouter une absence (pour un autre utilisateur)** s'ouvre, avec le membre en haut et les dates pré-remplies. Ajustez si besoin la **Durée** (**Jour unique** ou **Jours multiples**), les dates et les demi-journées.
4. Dans le bloc **Solde de congés**, vérifiez la répartition des jours entre les politiques du membre. Ajustez les nombres, ou cliquez sur **Ajouter un autre type d’absence** pour utiliser un type sans solde (par exemple arrêt maladie). Le **Nombre total de jours** doit correspondre.
5. Choisissez le **Contact de référence** (par défaut, le manager du membre) et cliquez si besoin sur **Ajouter une description**.
6. Cliquez sur **Suivant**, vérifiez le **Récapitulatif de la demande**, puis cliquez sur **Envoyer**.

Le membre reçoit un e-mail (« Congé obligatoire ») et une notification l'informant qu'une absence a été planifiée pour lui. L'absence est créée comme une demande **En attente** : elle apparaît hachurée dans le planning et dans **Work Time › Demandes**, où elle doit être acceptée comme toute autre demande avant que les jours soient déduits du solde. Vous pouvez l'accepter tout de suite depuis le planning en cliquant sur la barre puis sur **Accepter**.

> **Remarque :** Il n'est pas possible de joindre un document lorsque vous créez une absence pour quelqu'un d'autre.

## Ajouter une absence pour plusieurs membres

Utilisez cette fonction pour imposer la même absence à un groupe, par exemple un jour de fermeture de l'entreprise lors d'un pont.

1. Allez dans **Work Time › Planning** et cliquez sur **Ajouter des absences** en haut à droite. La fenêtre **Ajouter une absence (pour un autre utilisateur)** s'ouvre.
2. **Étape 1 – détails** : choisissez la **Durée** (**Jour unique** ou **Jours multiples**), les dates et les demi-journées (**Journée entière**, **Matin** ou **Après-midi** pour un jour unique ; **Journée entière** ou **Après-midi** pour le premier jour et **Journée entière** ou **Matin** pour le dernier), puis la **Politique** à utiliser (la liste propose les politiques des types avec solde et les types sans solde). Cliquez si besoin sur **Ajouter une description**. Cliquez sur **Suivant**.
3. **Étape 2 – personnes** : « Ici, vous pouvez sélectionner l’utilisateur à qui vous souhaitez appliquer l’absence. » Le tableau liste les membres pouvant recevoir cette politique (ceux qui y sont affectés pour un type avec solde, tous les membres actifs pour un type sans solde), sauf les personnes qui ont déjà une absence sur ces dates. La colonne **Days/balance** indique le coût de l'absence pour chaque personne et son solde. Recherchez, filtrez et cochez les membres, ou sélectionnez tout. Cliquez sur **Continuer**.
4. **Étape 3 – récapitulatif** (**Récapitulatif de la demande**) : vérifiez **Demandé pour** (par exemple « 1 membre »), la **Durée**, la **Politique** et la description, puis cliquez sur **Ajouter**.

Les absences sont créées **directement approuvées** : les jours sont déduits immédiatement et les membres ne peuvent pas les annuler eux-mêmes. Chaque membre reçoit un e-mail « Congé obligatoire » et une notification. Le message « Absence ajoutée pour les membres sélectionnés. Ils seront notifiés par e-mail. » confirme l'opération.

Si certains membres n'avaient aucun jour travaillé à compter sur la période (par exemple à cause de leur calendrier), ils sont ignorés et un message en indique le nombre : « (nombre) membre(s) ont été ignoré(s) : leur période ne comportait aucun jour travaillé à comptabiliser. »

Pour retirer une absence imposée, annulez-la depuis l'onglet **Approuvée** de [Work Time › Demandes](https://www.openaleph.io/fr/docs/work-time/approve-requests#annuler-une-demande-approuvee) : les jours sont recrédités.

## Voir les soldes d'un membre

1. Dans **Work Time › Planning**, cliquez sur le nom du membre dans la colonne de gauche.
2. La fenêtre **Solde de congés** s'ouvre, avec le membre en haut et une carte par politique affichant **Solde actuel**, **Jour posé**, **À acquérir** et **Solde estimé**.
3. Utilisez **Avant** pour estimer le solde à la fin d'un mois futur (jusqu'à 12 mois).
4. Cliquez sur l'icône d'historique d'une carte pour exporter l'historique du solde de cette politique (voir [Soldes et exports](https://www.openaleph.io/fr/docs/work-time/balances-and-exports)).

## Ajuster le solde d'un membre

Un ajustement manuel sert à ajouter des jours (par exemple des jours d'ancienneté ou une reprise de solde depuis un ancien outil) ou à en retirer (par exemple pour corriger une erreur).

1. Ouvrez la fenêtre **Solde de congés** du membre comme décrit ci-dessus.
2. Cliquez sur l'icône de modification (« Ajuster le solde de cet utilisateur pour cette politique ») de la carte.
3. L'étape **Ajuster le solde** s'ouvre. Vérifiez ou changez la **Politique** sous **Choisir la politique**.
4. Saisissez le **Montant**, dans l'unité de décompte de la politique, par pas de 0,5. Un nombre positif ajoute des jours, un nombre négatif en retire.
5. Choisissez la **Date d’effet** de l'ajustement.
6. Facultatif : cliquez sur **Ajouter une description** pour justifier l'ajustement (400 caractères maximum).
7. Cliquez sur **Enregistrer**. La fenêtre **Appliquer cette mise à jour du solde ?** résume la modification, par exemple « Cela ajustera « Congés payés » de 2 jours ouvrés pour Jane Doe, à effet du (date). Cette action est irréversible. » Si le solde devient négatif, un avertissement indique le solde résultant.
8. Cliquez sur **Confirmer**.

Le membre reçoit un e-mail (« Solde d'absences mis à jour ») et une notification avec la politique, le montant et la date d'effet.

> **Important :** Un ajustement ne peut être ni modifié ni supprimé. Pour corriger une erreur, ajoutez un nouvel ajustement du montant opposé.

## Questions fréquentes

### Le membre n'apparaît pas à l'étape des personnes.

Pour un type avec solde, seuls les membres affectés à la politique choisie sont listés : [ajoutez-les à la politique](https://www.openaleph.io/fr/docs/work-time/absence-types#gerer-les-personnes-affectees-a-une-politique) au préalable. Les membres ayant déjà une absence en attente ou approuvée sur la période sont également exclus.

### « Ce membre n’a aucune politique d’absence disponible pour ces dates. »

Le membre n'est affecté à aucune politique avec solde couvrant ces dates. Utilisez **Ajouter un autre type d’absence** pour un type sans solde, ou affectez-le à une politique.

### Un manager peut-il ajouter une absence pour un membre de son équipe ?

Non. Seuls les admins et super admins peuvent créer des absences pour d'autres. Le manager peut s'adresser à son admin, ou demander au collaborateur d'envoyer la demande.

### Le membre est-il prévenu quand j'ajuste son solde ?

Oui, par e-mail et par notification.

---

# Types d'absence et politiques

Source: https://www.openaleph.io/fr/docs/work-time/absence-types
Roles: Admin, Super admin

> Configurez les types d'absence (avec ou sans solde, payé ou non, décompte des jours), créez les politiques d'acquisition et affectez-y les membres dans Work Time › Configuration.

Les types d'absence définissent ce que les employés peuvent demander (congés payés, RTT, arrêt maladie, congé sans solde...). Les types avec solde reçoivent une ou plusieurs **politiques** qui créditent automatiquement des jours aux membres qui y sont affectés. Tout se configure dans **Work Time › Configuration › Types d’absence**.

## Avant de commencer

- Vous devez avoir le niveau d'accès **Admin** ou **Super admin**.
- Deux réglages d'un type d'absence ne peuvent plus être modifiés après sa création : la catégorie (**Avec solde** / **Sans solde**) et le **Décompte des jours**. Choisissez-les avec soin.

## Ouvrir les types d'absence

1. Dans le menu latéral, allez dans **Work Time › Configuration**. La page **Paramètres** affiche trois cartes : **Types d’absence**, **Jours fériés** et **Calendriers d’entreprise**.
2. Sur la carte **Types d’absence**, cliquez sur **Gérer les types d’absence**.
3. La page liste chaque type d'absence sous forme de panneau dépliable. Dépliez un panneau pour voir ses politiques.

## Créer un type d'absence

1. Cliquez sur **Créer un type d’absence**.
2. Remplissez la fenêtre **Créer un type d’absence**. Par défaut, le type est **Avec solde**, **Payé**, décompté en **Jours ouvrés** et de couleur **Bleu** :

| Champ | Que saisir |
|---|---|
| **Titre du type d’absence** | Le nom vu par les employés, par exemple « Congés payés » ou « Arrêt maladie ». Obligatoire. |
| **Couleur** | Cliquez sur la couleur actuelle et choisissez **Bleu**, **Vert**, **Vert clair**, **Turquoise**, **Violet**, **Rose**, **Rouge**, **Orange**, **Jaune** ou **Gris clair**. |
| **Catégorie** | **Avec solde** (le type utilise un solde de jours crédité par des politiques, par exemple congés payés ou RTT) ou **Sans solde** (pas de solde, par exemple arrêt maladie ou congé exceptionnel). Non modifiable ensuite. |
| **Payé** / **Non payé** | Indique si l'absence est rémunérée. Modifiable ensuite. |
| **Décompte des jours** | **Jours ouvrés** (« Seuls les jours réellement travaillés dans l’entreprise comptent — en général du lundi au vendredi. »), **Jours ouvrables** (« Tous les jours comptent sauf les dimanches et jours fériés — samedis inclus. ») ou **Jours calendaires** (« Tous les jours comptent, week-ends et jours fériés inclus — utilisé pour les arrêts maladie et congés parentaux. »). La fenêtre précise « S’applique uniquement aux futures demandes et acquisitions. » ; une fois le type créé, le mode est verrouillé. |

3. Cliquez sur **Créer**.

La suite dépend de la catégorie :

- Type **Sans solde** : il est immédiatement disponible pour tous les membres actifs, via **Ajouter un autre type d’absence** dans le formulaire de demande. Il n'a pas de politique à configurer : son panneau affiche une seule entrée attribuée à **Tous les utilisateurs**.
- Type **Avec solde** : les employés ne peuvent pas l'utiliser tant que vous n'avez pas [créé une politique](#créer-une-politique) et affecté des membres.

### Quel décompte choisir

| Mode | Usage typique | Exemple : absent du lundi au vendredi |
|---|---|---|
| **Jours ouvrés** | Congés payés décomptés en jours ouvrés, RTT. Suit le [calendrier d'entreprise](https://www.openaleph.io/fr/docs/work-time/company-schedules) de chaque membre. | 5 jours |
| **Jours ouvrables** | Congés payés décomptés en jours ouvrables (30 jours par an selon le Code du travail). Le décompte court jusqu'à la veille de la reprise. | 6 jours |
| **Jours calendaires** | Arrêt maladie, congé maternité, paternité ou parental. | 5 jours, 7 du lundi au dimanche |

Les [jours fériés](https://www.openaleph.io/fr/docs/work-time/public-holidays) ne sont jamais comptés en jours ouvrés et ouvrables, et toujours comptés en jours calendaires.

## Modifier, désactiver ou supprimer un type d'absence

Ouvrez le menu à trois points à droite du panneau du type :

| Action | Effet |
|---|---|
| **Modifier le type d’absence** | Changer le titre, la couleur et **Payé** / **Non payé**. La catégorie et le décompte sont verrouillés. |
| **Désactiver le type d’absence** | « Ce type d’absence ne sera plus disponible pour les nouvelles demandes. » Les demandes et soldes existants sont conservés. Pour un type avec solde, vous devez d'abord arrêter toutes ses politiques : l'entrée affiche alors **Désactiver le type d’absence (arrêtez d’abord toutes ses politiques)** et est grisée. |
| **Activer le type d’absence** | Rend un type désactivé de nouveau disponible pour les nouvelles demandes. |
| **Supprimer le type d’absence** | « Ce type d’absence sera définitivement supprimé et ne pourra pas être récupéré. » Possible uniquement si le type n'a jamais été utilisé (aucune demande, aucun mouvement de solde). Sinon, désactivez-le. |

## Créer une politique

Les politiques n'existent que pour les types **Avec solde**. Un type peut avoir plusieurs politiques, par exemple une par période de référence (« Congés payés 2025 - 2026 », « Congés payés 2026 - 2027 »), mais deux politiques actives d'un même type ne peuvent pas se chevaucher dans le temps.

1. Dépliez le panneau du type avec solde et cliquez sur **Créer une politique** (ou **Créer la première politique** s'il n'en a aucune).
2. **Étape 1 – informations de la politique**. Le type d'absence est présélectionné en haut (vous pouvez choisir un autre type avec solde) avec « Ce type d’absence est décompté en (unité). » La période est pré-remplie d'aujourd'hui au même jour de l'année suivante, la fréquence sur **Mois** et le moment du crédit sur **Début de la période**. Renseignez :

| Champ | Que saisir |
|---|---|
| **Titre de la politique** | Par exemple « Congés payés 2025 - 2026 ». Si le nom se termine par une année ou une plage d'années, cette période s'affiche sous le solde dans le calendrier de l'employé. |
| **Taux d’acquisition** | Nombre de jours crédités à chaque période, par pas de 0,5. Ne peut pas être 0. |
| **Earning Frequency** | **Mois** ou **Année**. |
| **Moment du crédit** (« Quand le crédit doit-il être appliqué ? ») | **Début de la période** (le 1er du mois, ou le 1er janvier) ou **Fin de la période** (le dernier jour du mois, ou le 31 décembre). |
| **Période : Date de début** | Premier jour d'acquisition. |
| **Période : Date de fin** | Dernier jour d'acquisition. Plus aucun jour n'est crédité ensuite, mais le solde reste utilisable. |
| **Valide jusqu’au (optionnel)** | Date d'expiration du solde : après cette date, les jours restants sont perdus et la politique ne peut plus être utilisée dans les demandes. Les employés voient « À utiliser avant » et cette date. |
| **Cette politique peut avoir un solde négatif** | Cochez pour permettre de poser plus de jours que le solde (par exemple pour anticiper les acquisitions à venir). |

Si le taux est inférieur au minimum légal des congés payés pour le mode de décompte (2,08 jours ouvrés ou 2,5 jours ouvrables par mois, 25 ou 30 par an), un avertissement **Vérifier le taux** apparaît : « En dessous du minimum légal de congés payés de ... Assurez-vous que cette politique reste au moins aussi favorable. » Il s'agit d'un simple avertissement ; vous pouvez tout de même créer la politique.

3. Cliquez sur **Suivant**. **Étape 2 – membres** : cochez les membres à affecter à la politique, à l'aide de la recherche et des filtres, ou sélectionnez tout. Cliquez sur **Suivant**.
4. **Étape 3 – dates d'affectation**. Sous **Assigné à**, vous voyez les membres sélectionnés (par exemple « 3 utilisateurs »). Choisissez :
   - **Date de début** : **Date d'embauche** (la date d'embauche de chaque membre, ou la date de début de la politique si elle n'est pas renseignée) ou **Personnalisé** (choisir une date) ;
   - **Date de fin** : **Départ** (pas de date de fin : le membre reste sur la politique) ou **Personnalisé** (choisir une date).
5. Cliquez sur **Créer**. « La politique a été créée avec succès. » confirme la création.

> **Important :** Quand un membre est affecté avec une date de début passée, OpenAleph crédite immédiatement les jours qu'il aurait acquis depuis cette date, au prorata des jours travaillés sur la première période. Par exemple, avec 2,08 jours par mois depuis le 1er janvier et un membre embauché le 15 janvier, janvier est crédité en proportion des jours travaillés du 15 au 31 janvier.

## Lire une politique

Chaque politique du panneau affiche son titre, une étiquette de statut (**Actif** ou **Arrêtée**) et, une fois dépliée, les **Informations de la politique** : date de début, date de fin (avec « Valide jusqu’au: » et la date d'expiration s'il y en a une), **Moment du crédit**, **Taux d’acquisition** (par exemple « 2.08/mois ») et les personnes affectées (**Tous les utilisateurs**, un nom, ou **Plusieurs utilisateurs**).

## Gérer les personnes affectées à une politique

Ouvrez le menu à trois points de la politique :

- **Ajouter des assignés** : sélectionnez des membres qui ne sont pas encore sur la politique, puis choisissez leurs dates de début et de fin (étape 3 ci-dessus). Leurs jours au prorata sont crédités immédiatement.
- **Gérer les assignés** : sélectionnez des membres déjà affectés (le tableau affiche leur **Date de début** et **Date de fin**) et modifiez leur date de début ou de fin. Fixez une date de fin pour arrêter de créditer des jours à un membre qui change de contrat ou quitte l'entreprise. Modifier les dates recalcule les jours crédités.

> **Astuce :** Lorsque vous créez un nouveau membre dans People, OpenAleph vous rappelle « Pensez à affecter ce membre à une politique d’absence. » avec un raccourci vers **Types d’absence**.

## Modifier, arrêter ou supprimer une politique

| Action (menu de la politique) | Effet |
|---|---|
| **Modifier la politique** | Changer le **Titre de la politique** et la date d'expiration **Valide jusqu’au (optionnel)**. Le taux, la fréquence, le moment du crédit et la période ne sont plus modifiables une fois la politique créée. |
| **Arrêter la politique** | « Êtes-vous sûr ? Cette politique sera définitivement arrêtée et ne pourra plus être activée. » Plus aucun jour n'est crédité. Les membres conservent leur solde restant et peuvent encore l'utiliser (jusqu'à la date **Valide jusqu’au**, le cas échéant). |
| **Supprimer la politique** | Proposé uniquement quand la politique n'a aucune personne affectée, et possible seulement si elle n'a jamais été utilisée. Un message rappelle que la suppression est définitive. |

Pour changer les règles à l'avenir (par exemple un nouveau taux l'an prochain), arrêtez ou terminez la politique en cours et créez-en une nouvelle qui démarre après.

## Questions fréquentes

### Un employé ne trouve pas le type d'absence dans son formulaire de demande.

Pour un type avec solde, vérifiez que l'employé est affecté à une politique active dont la période couvre les dates choisies (menu **Gérer les assignés**), et qu'il a un solde positif ou que la politique accepte un solde négatif. Pour un type sans solde, vérifiez qu'il est actif : l'employé l'ajoute avec **Ajouter un autre type d’absence**.

### J'obtiens une erreur en créant une politique qui en chevauche une autre.

Deux politiques actives d'un même type ne peuvent pas couvrir les mêmes dates. Modifiez la période de la nouvelle politique, ou arrêtez d'abord l'autre.

### Puis-je changer le décompte des jours d'un type existant ?

Non. Toutes les demandes et tous les soldes sont comptés avec le mode choisi à la création. Créez un nouveau type avec le bon mode, affectez-y les membres, et désactivez l'ancien une fois ses soldes consommés.

### Comment donner des jours supplémentaires à une personne ?

Utilisez un ajustement manuel depuis le planning : voir [Ajuster le solde d'un membre](https://www.openaleph.io/fr/docs/work-time/absence-on-behalf#ajuster-le-solde-dun-membre).

### Quand exactement les jours sont-ils crédités ?

Chaque jour, OpenAleph vérifie les politiques : les politiques mensuelles créditent le 1er ou le dernier jour du mois, les annuelles le 1er janvier ou le 31 décembre, selon le **Moment du crédit**. Voir [Soldes et exports](https://www.openaleph.io/fr/docs/work-time/balances-and-exports).

---

# Calendriers d'entreprise

Source: https://www.openaleph.io/fr/docs/work-time/company-schedules
Roles: Admin, Super admin

> Définissez les semaines de travail de l'entreprise (journées, demi-journées, jours non travaillés) et affectez-y les membres dans Work Time › Configuration › Calendriers d'entreprise.

Un calendrier d'entreprise décrit une semaine de travail : pour chaque jour, s'il est travaillé en journée entière, le matin seulement, l'après-midi seulement, ou pas du tout. Les calendriers déterminent les demi-journées sélectionnables dans une demande et le nombre de **jours ouvrés** que coûte une absence. Chaque entreprise a un calendrier par défaut, et les admins peuvent en créer d'autres pour les temps partiels, les semaines de commerce, etc.

## Avant de commencer

- Vous devez avoir le niveau d'accès **Admin** ou **Super admin**.
- Les dates et les jours travaillés d'un calendrier sont verrouillés dès sa création. Seuls son nom, sa description et ses personnes assignées peuvent être modifiés ensuite.

## Ouvrir les calendriers d'entreprise

1. Allez dans **Work Time › Configuration**.
2. Sur la carte **Calendriers d’entreprise** (« Définissez les semaines de travail et attribuez-les aux personnes. Par défaut lun.–ven. »), cliquez sur **Gérer les calendriers**.
3. La page **Calendriers d’entreprise** (« Définissez les semaines de travail de votre entreprise, puis attribuez-les aux personnes. ») affiche une légende des types de jour (**Journée entière** : journée complète travaillée, **Matin** : matin uniquement, **Après-midi** : après-midi uniquement, **Non travaillé** : entreprise fermée) et une carte par calendrier actif.

## Le calendrier par défaut

La première carte est le calendrier par défaut, marqué **Par défaut**. Il est créé automatiquement sous la forme d'une semaine du lundi au vendredi en journées entières. Il « S’applique à toute personne sans calendrier personnalisé » : les membres qui ne sont affectés à aucun autre calendrier le suivent automatiquement, sans affectation manuelle.

Le calendrier par défaut ne peut pas être désactivé et n'a pas de personnes assignées à gérer. Vous pouvez modifier son nom et sa description.

## Lire une carte de calendrier

Chaque carte affiche :

- le nom et la description ;
- une frise de la semaine, un segment par jour, coloré selon le type de jour (**Journée entière**, **Matin**, **Après-midi**, **Non travaillé**) ;
- un résumé du type « 5 journées complètes · 2 jours non travaillés » ;
- la période : « Du (date) au (date) » ou « À partir du (date), sans date de fin » ;
- les personnes assignées : « 3 personnes assignées » avec leurs avatars, ou « Personne n’est encore assigné ».

## Créer un calendrier

1. Cliquez sur **Nouveau calendrier**. L'assistant affiche « Étape 1 sur 4 ».
2. **Détails** : saisissez le **Nom du calendrier** (obligatoire, par exemple « Semaine commerce ») et une **Description (optionnelle)**. Sous **Période d’effet**, choisissez **En vigueur à partir du** (obligatoire, aujourd'hui ou plus tard) et éventuellement **En vigueur jusqu’au (optionnel)**. Cliquez sur **Suivant**.
3. **Jours travaillés** : sous **Semaine de travail** (« Choisissez comment l’entreprise fonctionne chaque jour de la semaine. »), réglez chaque jour sur **Journée entière**, **Matin**, **Après-midi** ou **Non travaillé**. L'aperçu **La semaine en un coup d’œil** se met à jour. Cliquez sur **Suivant**.
4. **Personnes assignées** : cochez les membres qui suivent ce calendrier. Les membres déjà rattachés à un autre calendrier sur la même période ne sont pas listés. Cliquez sur **Suivant**.
5. **Résumé** : vérifiez la **Période d’effet**, les **Personnes assignées** et la **Semaine de travail**, puis cliquez sur **Créer**.
6. La fenêtre « Les jours travaillés ne pourront plus être modifiés » prévient : « Une fois ce calendrier créé, ses dates et ses jours travaillés sont verrouillés. Seuls le titre, la description et les personnes assignées pourront ensuite être modifiés. » Cliquez sur **Continuer**.

« Calendrier créé. » confirme la création. Les membres assignés suivent le calendrier à partir de sa date de début (ou d'aujourd'hui s'il a déjà commencé). À la fin du calendrier, ils reviennent au calendrier par défaut.

## Modifier un calendrier

Ouvrez le menu à trois points de la carte et cliquez sur **Modifier le calendrier**. Vous pouvez changer le nom et la description. « Les dates du calendrier ne peuvent pas être modifiées une fois créées. » Pour changer les jours travaillés, créez un nouveau calendrier et affectez-y les membres.

## Ajouter des personnes

1. Dans le menu de la carte, cliquez sur **Ajouter des assignés**.
2. « Ajoutez des personnes au calendrier « (nom) ». » Cochez les membres et cliquez sur **Ajouter**.

Les nouveaux membres suivent le calendrier à partir d'aujourd'hui (ou de la date de début du calendrier si elle est future). Un membre ne peut appartenir qu'à un seul calendrier à la fois.

## Retirer des personnes

1. Dans le menu de la carte, cliquez sur **Retirer des assignés**.
2. « Personnes sur le calendrier « (nom) ». Cochez pour les retirer. » Cochez les membres à retirer : ils sont marqués **Sera retiré(e)** ; ceux qui ont déjà une fin prévue affichent « Se termine le (date) ».
3. Choisissez la **Date de fin pour le(s) membre(s) retiré(e)(s)**, leur dernier jour sur le calendrier. Elle ne peut pas être antérieure à hier.
4. Cliquez sur **Enregistrer**, puis confirmez **Supprimer** dans la fenêtre « Retirer (nombre) membre(s) de « (nom) » ? » : « Ils suivront le calendrier par défaut à la place à partir du (date). »

Leurs absences passées conservent le calendrier qu'ils avaient à l'époque.

## Désactiver ou réactiver un calendrier

- Dans le menu de la carte, cliquez sur **Définir comme inactif**. La fenêtre « Définir « (nom) » comme inactif ? » explique : « Tous les (nombre) assigné(s) seront retirés de ce calendrier et suivront le calendrier par défaut à la place. » Cliquez sur **Définir comme inactif**.
- Les calendriers désactivés sont listés dans **Calendriers inactifs** (« Les calendriers désactivés sont conservés ici. Réactivez-en un pour l’utiliser à nouveau. »), depuis le menu à côté de **Nouveau calendrier**. Cliquez sur **Définir comme actif** pour réutiliser un calendrier ; ses anciens assignés ne sont pas restaurés, ajoutez-les de nouveau.

## Effet des calendriers sur les absences

- Dans le formulaire de demande et les calendriers, seules les demi-journées travaillées selon le calendrier du membre sont sélectionnables.
- Pour les types décomptés en **Jours ouvrés**, seules les demi-journées travaillées comptent : un vendredi travaillé le matin seulement coûte 0,5 jour.
- Le prorata des acquisitions pour un membre qui rejoint une politique en cours de période utilise aussi ses jours travaillés.
- Changer le calendrier d'un membre ne recalcule pas les demandes déjà envoyées.

## Questions fréquentes

### Pourquoi ne puis-je pas modifier les jours travaillés d'un calendrier ?

Toutes les absences et acquisitions de ses membres ont été comptées avec ces jours. Pour les changer, créez un nouveau calendrier démarrant à la date du changement, retirez les membres de l'ancien (date de fin la veille) et ajoutez-les au nouveau.

### Un membre n'apparaît pas quand j'ajoute des personnes.

Il appartient probablement déjà à un autre calendrier sur la même période. Retirez-le d'abord de ce calendrier.

### Que se passe-t-il les jours hors de la période d'un calendrier ?

Le membre suit le calendrier par défaut.

---

# Jours fériés

Source: https://www.openaleph.io/fr/docs/work-time/public-holidays
Roles: Admin, Super admin

> Ajoutez, renommez et désactivez les jours fériés et jours de fermeture de l'entreprise dans Work Time › Configuration › Jours fériés, et leur effet sur le décompte des absences.

Les jours fériés sont les jours fériés et jours de fermeture de votre entreprise. Ils apparaissent sur tous les calendriers et dans le planning, et sont exclus du décompte en **Jours ouvrés** et en **Jours ouvrables** : les employés ne consomment pas de congés ces jours-là. Les jours fériés s'appliquent à tous les membres de l'entreprise.

## Avant de commencer

Vous devez avoir le niveau d'accès **Admin** ou **Super admin**.

## Ouvrir les jours fériés

1. Allez dans **Work Time › Configuration**.
2. Sur la carte **Jours fériés** (« Définissez les jours fériés de l’entreprise applicables à tous les employés. »), cliquez sur **Gérer les jours fériés**.

La page **Jours fériés** liste les jours fériés actifs dans un tableau :

| Colonne | Contenu |
|---|---|
| **Holiday** | Le titre du jour férié. |
| **Date** | Sa date (pour un jour récurrent, la première occurrence). |
| **Ajouté le** | Date de création. |
| **Se répète chaque année** | **Oui** ou **Non**. |

Utilisez **Rechercher** pour trouver un jour férié par son titre, **Trier par** (**Date d’ajout** ou **Date du jour férié**) et les filtres sur **Date d’ajout** et **Date du jour férié**. Quand la liste est vide, elle affiche « Tous les jours fériés de l’entreprise apparaîtront ici. »

## Ajouter des jours fériés

1. Cliquez sur **Ajouter un jour férié**.
2. Dans la fenêtre (« Ajoutez un ou plusieurs jours fériés à votre calendrier. »), renseignez le **Titre du jour férié** et la **Date du jour férié**.
3. Activez **Se répète chaque année** pour les jours fériés à date fixe (1er janvier, 1er mai, 14 juillet, 25 décembre...). Laissez-le désactivé pour les jours fériés dont la date change chaque année (lundi de Pâques, Ascension, lundi de Pentecôte) et ajoutez-les pour chaque année.
4. Cliquez sur **Ajouter un autre jour férié** pour ajouter d'autres lignes dans la même fenêtre.
5. Cliquez sur **Enregistrer**. « Jour(s) férié(s) ajouté(s) avec succès. » confirme l'ajout.

Chaque date ne peut être utilisée qu'une fois : « Cette date est déjà utilisée par un autre jour férié. » ou « Chaque jour férié doit avoir une date unique. » signifie qu'un autre jour férié utilise déjà cette date.

## Renommer un jour férié

1. Dans le menu de la ligne, cliquez sur **Modifier**.
2. « Renommez ce jour férié. Seul le titre peut être modifié. » Modifiez le **Titre du jour férié** et cliquez sur **Enregistrer**.

Pour changer la date, désactivez le jour férié et ajoutez-en un nouveau.

## Désactiver un jour férié

1. Dans le menu de la ligne, cliquez sur **Désactiver**.
2. Confirmez **Désactiver** dans la fenêtre « Désactiver ce jour férié ? » : « Ce jour férié ne s’appliquera plus. Vous le retrouverez dans les jours fériés archivés. »

« Jour férié désactivé. » confirme l'action. Le jour férié n'apparaît plus sur les calendriers et redevient un jour normal pour les nouvelles demandes. La désactivation est définitive : ajoutez de nouveau le jour férié si besoin.

Pour voir les jours fériés désactivés, ouvrez le menu en haut du tableau et cliquez sur **Voir les jours fériés désactivés**. La fenêtre **Jours fériés désactivés** les liste avec l'étiquette **Inactif**.

## Effet des jours fériés sur les absences

| Décompte du type d'absence | Effet d'un jour férié |
|---|---|
| **Jours ouvrés** | Non compté. |
| **Jours ouvrables** | Non compté. |
| **Jours calendaires** | Compté, comme tout autre jour. |

Le décompte est fait à l'envoi de la demande. Ajouter ou désactiver un jour férié ensuite ne modifie pas les demandes déjà envoyées : si nécessaire, le membre annule et renvoie sa demande, ou un admin [ajuste son solde](https://www.openaleph.io/fr/docs/work-time/absence-on-behalf#ajuster-le-solde-dun-membre).

## Questions fréquentes

### Puis-je avoir des jours fériés différents par pays ou par site ?

Non, les jours fériés s'appliquent à toute l'entreprise.

### Puis-je supprimer un jour férié ?

Les jours fériés sont désactivés plutôt que supprimés, afin que l'historique des demandes passées reste cohérent.

### Les employés voient encore un jour férié que j'ai retiré.

Vérifiez qu'il est bien désactivé (il doit apparaître dans **Voir les jours fériés désactivés**), puis demandez-leur de rafraîchir la page.

---

# Soldes et exports

Source: https://www.openaleph.io/fr/docs/work-time/balances-and-exports
Roles: Employé, Responsable créateur, Admin à accès limité, Admin, Super admin

> Comment les soldes de congés Work Time sont crédités, déduits, proratisés et expirés, et comment exporter le planning des absences et l'historique des soldes en Excel.

Cette page explique comment évoluent les soldes de congés dans OpenAleph et comment télécharger les exports Excel du module Work Time : le planning des absences et l'historique des soldes.

## Comment un solde est calculé

Un solde appartient à un membre sur une politique d'un type avec solde. C'est la somme de tous ses mouvements jusqu'à une date donnée :

| Mouvement | Quand | Effet |
|---|---|---|
| **Acquisition** | Automatiquement, selon le **Taux d’acquisition**, la fréquence et le **Moment du crédit** de la politique. | Ajoute des jours. |
| **Absence** | Quand une demande est **approuvée** (ou qu'une absence est imposée à plusieurs membres). | Retire les jours de la demande. |
| **Annulation d’absence** | Quand une demande approuvée est annulée. | Rend les jours. |
| **Ajustement manuel** | Quand un admin [ajuste le solde](https://www.openaleph.io/fr/docs/work-time/absence-on-behalf#ajuster-le-solde-dun-membre). | Ajoute ou retire des jours. |
| **Expiration** | Le lendemain de la date **Valide jusqu’au** de la politique. | Retire le solde positif restant. |

Les mouvements ne sont jamais modifiés ni supprimés : toute correction est un nouveau mouvement, l'historique est donc toujours complet.

Les demandes **En attente** ne modifient pas le solde. Elles sont toutefois réservées : quand un membre envoie une nouvelle demande, les jours de ses autres demandes en attente sont considérés comme déjà utilisés, pour éviter de poser deux fois les mêmes jours.

### Quand les jours sont crédités

Un traitement quotidien crédite les politiques arrivées à échéance :

| Fréquence | Début de la période | Fin de la période |
|---|---|---|
| **Mois** | Le 1er de chaque mois | Le dernier jour de chaque mois |
| **Année** | Le 1er janvier | Le 31 décembre |

Les jours ne sont crédités qu'entre la date de début et la date de fin de la politique, tant qu'elle est active (non arrêtée), aux membres dont l'affectation couvre la date.

### Prorata

- Quand un membre est affecté à une politique avec une date de début passée, les jours qu'il aurait acquis depuis sont crédités immédiatement.
- Quand un membre arrive ou part en cours de période, le crédit de cette période est calculé au prorata des jours qu'il y travaille (selon le décompte du type d'absence et son calendrier).
- Quand les dates d'une affectation changent, les jours crédités sont recalculés.

### Soldes négatifs

Une demande ne peut utiliser une politique que dans la limite de son solde disponible, en incluant les jours crédités avant la fin de l'absence. Si la case **Cette politique peut avoir un solde négatif** est cochée, les membres peuvent passer sous zéro ; le formulaire de demande ne l'utilise qu'une fois les autres soldes épuisés. Un manager qui accepte une demande rendant un solde négatif reçoit un avertissement.

### Expiration

Si une politique a une date **Valide jusqu’au**, les membres voient « À utiliser avant » et la date. Après cette date, la politique ne peut plus être utilisée dans les demandes et le solde positif restant est retiré par un mouvement **Expiration**. La date de fin de la politique arrête seulement les nouvelles acquisitions ; elle ne supprime pas le solde.

## Consulter un solde

- Employés : **Work Time › Mon calendrier**, carte **Solde de congés**, puis l'icône d'information pour **Solde actuel**, **Jour posé**, **À acquérir** et **Solde estimé** à la fin d'un mois choisi. Voir [Mon calendrier](https://www.openaleph.io/fr/docs/work-time/my-calendar#detail-des-soldes).
- Admins : dans **Work Time › Planning**, cliquez sur le nom d'un membre.

## Exporter l'historique de vos propres soldes

Tout membre peut exporter l'historique d'une de ses politiques :

1. Dans **Work Time › Mon calendrier**, cliquez sur l'icône d'information à côté de **Solde de congés**.
2. Sur la carte de la politique, cliquez sur l'icône d'historique (« Exporter l’historique du solde de cette politique »).
3. Dans **Exporter l’historique du solde** (« Toutes les acquisitions, absences, ajustements et expirations de cette politique, ainsi que les demandes en attente sans effet sur le solde. »), laissez **Historique complet** activé, ou désactivez-le et choisissez une **Date de début** et une **Date de fin**.
4. Cliquez sur **Exporter**.

Les admins peuvent exporter le même fichier pour n'importe quel membre depuis sa fenêtre **Solde de congés** dans le planning.

## Exporter l'historique des soldes de plusieurs membres

Disponible pour les responsables créateurs, admins à accès limité, admins et super admins.

1. Allez dans **Work Time › Planning**, ouvrez le menu à trois points en haut à droite de la page et cliquez sur **Exporter l’historique**.
2. **Période** : « Une feuille par utilisateur, avec un tableau par politique : toutes les acquisitions, absences, ajustements et expirations, ainsi que les demandes en attente. » Gardez **Historique complet** ou choisissez une **Date de début** et une **Date de fin**. Cliquez sur **Suivant**.
3. **Utilisateurs** : « Ici, vous pouvez sélectionner les utilisateurs que vous souhaitez exporter. » Cochez des membres (recherche et filtres disponibles) ou sélectionnez tout. Cliquez sur **Continuer**.
4. **Résumé de l’export** : vérifiez **Utilisateurs** (par exemple « 12 membres »), **Période** et **Contenu**, puis cliquez sur **Exporter**.

### Contenu du fichier d'historique des soldes

Une feuille par membre. Pour chaque politique, un bloc de synthèse (**Employé**, **Email**, **Type d’absences**, **Politique**, **Période**, **Solde avant la période**, **Solde actuel**, **Jour posé**, **À acquérir**, **Solde estimé**) suivi d'un tableau des mouvements :

| Colonne | Contenu |
|---|---|
| **Date** | Date d'effet du mouvement. |
| **Événement** | **Acquisition**, **Absence**, **Ajustement manuel**, **Expiration**, **Annulation d’absence**, **Demande d’absence en attente (sans effet sur le solde)** ou **Acquisitions à venir (projection)**. |
| **Quantité** | Jours ajoutés ou retirés. |
| **Solde après** | Solde cumulé. |
| **Détails** | Par exemple les dates et le statut de l'absence, le commentaire de l'employé, le message du manager, l'auteur de l'ajustement. |
| **Notes** | La description de l'ajustement. |
| **Créé par** | L'auteur du mouvement, ou **Système**. |
| **Enregistré le** | Date d'enregistrement. |

## Exporter le planning des absences

Disponible pour les responsables créateurs, admins à accès limité, admins et super admins.

1. Allez dans **Work Time › Planning**, ouvrez le menu à trois points en haut à droite de la page et cliquez sur **Export absences**.
2. Choisissez une **Date de début** et une **Date de fin**. La période ne peut pas dépasser un an (« La période d'export ne peut pas dépasser un an. »).
3. Cliquez sur **Exporter**.

Le fichier Excel (feuille **Planning**) contient une ligne par membre présent sur la période, avec son nom, son e-mail et ses **Jours travaillés**, et une colonne par jour regroupée par mois. Les absences approuvées y figurent avec leur type, les week-ends et jours fériés sont grisés, et les jours suivant le départ d'un membre sont marqués **Parti(e)**. Une légende liste les types d'absence. Les demandes en attente ne sont pas incluses.

## Réception des exports

Les exports sont générés en arrière-plan. Le message « La génération de l’export est en cours. Vous pouvez fermer ce message. » s'affiche, puis « Votre export sera automatiquement téléchargé dans quelques secondes. » Le fichier se télécharge automatiquement, dans la langue de votre interface. En cas d'échec de la génération, vous êtes notifié par une erreur ; réessayez.

## Questions fréquentes

### Existe-t-il un export pour la paie ?

Il n'existe pas de fichier spécifique à la paie. Utilisez **Export absences** pour les absences approuvées jour par jour et **Exporter l’historique** pour les soldes ; chaque type d'absence est marqué **Payé** ou **Non payé** dans la configuration.

### Pourquoi l'export du planning n'affiche-t-il pas une demande en attente ?

L'export du planning ne contient que les absences approuvées.

### Je ne vois pas le menu d'export dans le Planning.

Il est disponible à partir du niveau Responsable créateur. Les employés peuvent toujours exporter l'historique de leurs propres soldes depuis **Mon calendrier**.

---

# Notifications et application mobile

Source: https://www.openaleph.io/fr/docs/work-time/notifications-and-mobile
Roles: Employé, Manager, Responsable créateur, Admin à accès limité, Admin, Super admin

> Les e-mails et notifications envoyés par Work Time (demandes, décisions, annulations, absences imposées, ajustements de solde) et l'utilisation de Work Time sur l'application mobile.

Work Time informe chaque personne concernée à chaque étape d'une demande d'absence : par e-mail, dans les notifications de l'application, et par notification push sur l'application mobile. Cette page liste qui reçoit quoi, et ce que vous pouvez faire depuis l'application mobile OpenAleph. Pour les notifications et l'application mobile en général, voir [Notifications](https://www.openaleph.io/fr/docs/getting-started/notifications) et [Application mobile](https://www.openaleph.io/fr/docs/getting-started/mobile-app).

## E-mails et notifications

| Événement | Qui est prévenu | Objet de l'e-mail | Contenu |
|---|---|---|---|
| Un membre envoie une demande | Son manager direct | « Demande d'absence en attente : (nom) » | Dates, types d'absence et un lien **Voir la demande d'absence** pour l'accepter, la refuser ou l'annuler. |
| Une demande est approuvée, refusée ou annulée par un manager ou un admin | Le membre | « Demande d'Absence Approuvée / Refusée / Annulée : (dates) » | Dates, types, message éventuel du manager et lien **Voir la demande d'absence**. |
| Un membre annule sa propre demande en attente | Son manager direct et son contact de référence | E-mail d'annulation | Dates et types ; la demande est retirée des demandes en attente. |
| Un admin ajoute une absence pour un membre | Le membre | « Congé obligatoire : (dates) » | Dates et types. |
| Un admin ajuste un solde | Le membre | « Solde d'absences mis à jour » | Politique, montant et date d'effet. |

Les notifications de l'application et les notifications push utilisent les titres **Nouvelle demande d'absence**, **Demande d'absence approuvée**, **Demande d'absence refusée**, **Demande d'absence annulée**, **Nouvelle absence ajoutée** et **Solde de congés mis à jour**. Les e-mails sont envoyés dans la langue du destinataire.

> **Remarque :** Seul le manager direct est prévenu d'une nouvelle demande. Si aucun manager n'est renseigné dans le profil d'un membre, personne ne reçoit sa demande par e-mail : les admins la voient toutefois dans **Work Time › Demandes**. Vérifiez que chaque membre a un manager dans [People](https://www.openaleph.io/fr/docs/people).

## Work Time sur l'application mobile

L'application mobile OpenAleph intègre Work Time. Ouvrez l'onglet **Applications** et touchez **Absences**. L'accueil du module propose :

| Carte | Qui la voit | Ce que vous pouvez faire |
|---|---|---|
| **Mon calendrier** (« Vos soldes, absences et demandes ») | Tout le monde | Voir vos soldes de congés, vos absences et les jours fériés sur un calendrier mensuel ou une liste, et l'historique de vos demandes. Touchez **Demander une absence** pour envoyer une demande : durée, dates, demi-journées, répartition des jours entre vos types de congé, contact de référence, commentaire et pièce jointe (photo ou PDF, 5 Mo maximum). Ouvrez une demande pour voir son détail ou l'annuler tant qu'elle est en attente. |
| **Planning** (« Voyez qui est absent dans votre équipe ») | Tout le monde | Voir qui est absent chaque jour, avec les mêmes règles de visibilité que sur le web. |
| **Demandes** (« Consultez et approuvez les demandes d'absence ») | Managers et au-delà | La file de validation avec les onglets **En attente**, **Approuvées**, **Refusées** et **Annulées** et un badge indiquant le nombre de demandes en attente. Acceptez, refusez ou annulez une demande, avec un message facultatif pour l'employé. |

Toucher une notification push ouvre le bon écran : votre calendrier pour une décision, une absence imposée ou une mise à jour de solde, et la demande elle-même dans **Demandes** pour une nouvelle demande ou une annulation.

La configuration (types d'absence, politiques, calendriers, jours fériés) et les exports ne sont disponibles que sur l'application web.

## Questions fréquentes

### Mon manager n'a pas reçu ma demande.

Vérifiez que votre manager est bien renseigné dans votre profil. L'e-mail est envoyé uniquement à votre manager direct. Il peut aussi retrouver la demande dans **Work Time › Demandes**.

### Je ne reçois pas les notifications push.

Autorisez les notifications d'OpenAleph dans les réglages de votre téléphone et vérifiez que vous êtes connecté à l'application mobile.

### Je ne vois pas Absences dans l'application mobile.

Le module Work Time n'est peut-être pas activé pour votre entreprise, ou votre application doit être mise à jour.

---

# Planification stratégique des effectifs

Source: https://www.openaleph.io/fr/docs/workforce-planning
Roles: Manager, Admin

> La planification stratégique des effectifs (SWP) permet de fixer un effectif cible par unité, de le comparer à l'effectif actuel et de voir combien de personnes restent à recruter.

La **Planification stratégique des effectifs** (menu **SWP**, marqué **Bêta**) vous aide à définir votre organisation cible, à suivre la dotation de chaque partie de l'entreprise et à anticiper les postes à venir. Pour chaque unité de votre organisation (par exemple chaque département ou chaque lieu de travail), vous fixez un **effectif cible**. OpenAleph le compare aux personnes actuellement présentes dans cette unité et indique ce qui est **pourvu** et ce qui reste **à recruter**.

## Avant de commencer

- Le module doit faire partie de l'offre de votre entreprise (voir [Modules et licences](https://www.openaleph.io/fr/docs/administration/modules-and-licences)). Si vous ne voyez pas **SWP** dans la section Apps du menu de navigation, le module n'est peut-être pas activé pour votre entreprise : adressez-vous à votre admin ou à votre interlocuteur OpenAleph.
- Le module est accessible aux **managers et au-delà**. Les employés ne le voient pas dans le menu ; s'ils ouvrent un lien SWP, ils arrivent sur la page **Accès restreint**. Voir [Rôles et accès](https://www.openaleph.io/fr/docs/getting-started/roles-and-access).
- Il s'appuie sur les **attributs des personnes** de votre entreprise (unités d'organisation et lieu de travail), paramétrés par les admins dans **Paramètres › Attributs des personnes** (voir [Attributs des personnes](https://www.openaleph.io/fr/docs/administration/people-attributes)), et sur les valeurs renseignées dans le profil de chaque employé (voir [Profil employé](https://www.openaleph.io/fr/docs/people/employee-profile)).

## Notions clés

| Terme | Signification |
|---|---|
| **Configuration** | Paramètre commun à toute l'entreprise, défini par un admin, qui choisit l'**Unité organisationnelle principale** et l'**Unité secondaire**. |
| **Unité organisationnelle principale** | Le niveau principal utilisé pour organiser la planification, par exemple « Département » ou **Lieu de travail**. OpenAleph crée **un plan par valeur** de cette unité (un plan par département, par exemple). |
| **Unité secondaire** | Le sous-niveau utilisé pour décomposer chaque plan, par exemple « Équipe » ou « Famille de métiers ». Les objectifs sont fixés par valeur de cette unité. |
| **Plan** | Le plan d'effectifs d'une valeur de l'unité principale (par exemple le département « Ventes »). Il a un statut, des objectifs et des membres. |
| **Effectif cible** | Le nombre de personnes souhaité dans chaque valeur de l'unité secondaire d'un plan. Leur somme donne l'objectif du plan (**Total des postes**, **Ouverture de structure**). |
| **Pourvus** | Le nombre d'employés **actifs** qui ont actuellement cette valeur d'unité dans leur profil. |
| **À recruter** | Objectif moins pourvus. Quand les pourvus dépassent l'objectif, l'unité est **au-dessus de l'objectif** / en **Sureffectif**. |
| **Taux de couverture** | Les pourvus en pourcentage de l'objectif. |
| **Statut** | **Actif** (le plan s'applique maintenant) ou **À venir** (le plan ouvre à une **Date d'ouverture** future). Un plan sans objectif est **Non configuré**. |

> **Remarque :** Les membres sont comptés à partir des valeurs d'attributs des profils employés. Les employés désactivés ne sont jamais comptés. Si un chiffre semble faux, vérifiez les attributs dans les profils des employés.

## Qui fait quoi

| Action | Manager, Responsable créateur, Admin à accès limité | Admin, Super admin |
|---|---|---|
| Ouvrir SWP et voir les plans | Uniquement les plans des unités auxquelles ils appartiennent eux-mêmes | Tous les plans de l'entreprise |
| Voir la vue d'ensemble et les membres d'un plan | Oui, pour leurs plans | Oui |
| Définir statut, date d'ouverture et objectifs (**Modifier la structure**) | Oui, pour leurs plans | Oui |
| **Exporter les membres** d'un plan | Oui, pour leurs plans | Oui |
| **Configuration** (choix des unités principale et secondaire) | Non | Oui |
| **Exporter la planification des effectifs** (tous les plans) | Non | Oui |

> **Droits d'accès :** Un manager voit les plans des unités auxquelles il est rattaché dans son propre profil (par exemple son propre département), et non les unités des membres de son équipe.

## Déroulement type

1. Un admin ouvre **SWP** et clique sur **Configurez votre structure** pour choisir les unités principale et secondaire ([Configurer la planification](https://www.openaleph.io/fr/docs/workforce-planning/configure)).
2. OpenAleph crée un plan par valeur de l'unité principale. Ils apparaissent sur le tableau de bord avec le statut **Non configuré**.
3. Pour chaque plan, un admin ou un manager clique sur **Configurer** et définit le statut et l'effectif cible par unité secondaire ([Définir les objectifs d'un plan](https://www.openaleph.io/fr/docs/workforce-planning/set-targets)).
4. Chacun suit le tableau de bord ([Le tableau de bord SWP](https://www.openaleph.io/fr/docs/workforce-planning/dashboard)) et le détail de chaque plan ([Détail d'un plan](https://www.openaleph.io/fr/docs/workforce-planning/plan-details)).
5. Si besoin, exportez un plan ou tous les plans vers Excel ([Exporter la planification](https://www.openaleph.io/fr/docs/workforce-planning/exports)).

## Pages de cette section

- [Configurer la planification](https://www.openaleph.io/fr/docs/workforce-planning/configure) : choisir les unités principale et secondaire (admins).
- [Le tableau de bord SWP](https://www.openaleph.io/fr/docs/workforce-planning/dashboard) : chiffres de l'entreprise, cartes des plans, recherche.
- [Définir les objectifs d'un plan](https://www.openaleph.io/fr/docs/workforce-planning/set-targets) : statut, date d'ouverture et effectif cible par unité.
- [Détail d'un plan](https://www.openaleph.io/fr/docs/workforce-planning/plan-details) : vue d'ensemble du recrutement, graphiques et liste des membres.
- [Exporter la planification](https://www.openaleph.io/fr/docs/workforce-planning/exports) : exports Excel d'un plan ou de tous les plans.

## Bon à savoir

- **Scénarios :** le module comporte une configuration en cours et un plan par valeur d'unité. Il n'y a pas de scénarios ni de comparaison de versions.
- **Mobile :** SWP est disponible dans l'application web (les pages s'adaptent aux petits écrans). Il n'est pas présent dans l'application mobile OpenAleph.
- **Bêta :** le module est en version bêta ; les écrans peuvent évoluer.

---

# Configurer la planification

Source: https://www.openaleph.io/fr/docs/workforce-planning/configure
Roles: Admin, Super admin

> Comment un admin choisit l'unité organisationnelle principale et l'unité secondaire qui structurent la planification stratégique des effectifs, et l'effet d'un changement.

Avant toute utilisation de la planification stratégique des effectifs, un admin doit choisir comment votre organisation y est structurée : l'**Unité organisationnelle principale** (un plan est créé par valeur) et l'**Unité secondaire** (utilisée pour décomposer chaque plan et fixer les objectifs).

## Avant de commencer

- **Droits d'accès :** seuls les **Admins** et **Super admins** peuvent enregistrer la configuration.
- Les unités proposées sont les **unités d'organisation** de votre entreprise (définies dans **Paramètres › Attributs des personnes**) et le **Lieu de travail**. Paramétrez-les d'abord, et vérifiez que ces attributs sont renseignés dans les profils des employés : c'est ce qu'OpenAleph utilise pour compter les membres.

## Première configuration

1. Ouvrez **SWP** dans la section Apps du menu de navigation.
2. La page affiche **Configurez votre planification des effectifs**. Cliquez sur **Configurez votre structure**.
3. La fenêtre **Configuration de la planification des effectifs** s'ouvre.
4. Dans **Unité organisationnelle principale** (« Le niveau principal utilisé pour organiser la planification des effectifs — choisissez l’un des attributs de votre entreprise. »), cliquez sur **Sélectionner un attribut** et choisissez le niveau principal (par exemple « Département » ou **Lieu de travail**).
5. Dans **Unité secondaire** (« Le sous-niveau utilisé pour décomposer chaque unité principale au sein de sa page. »), choisissez le sous-niveau utilisé dans chaque plan (par exemple « Équipe »).
6. Vérifiez l'**Aperçu en direct — structure d'exemple** à droite : **La planification des effectifs sera regroupée par :** affiche l'unité principale (avec son nombre de **nœuds** et des exemples de valeurs), puis l'unité secondaire, puis **Poste** (les rôles individuels au sein de chaque groupe).
7. Cliquez sur **Enregistrer la configuration** (ou sur **Annuler**). Le message **Configuration enregistrée.** s'affiche.

Les deux unités doivent être différentes ; sinon, un message l'indique et l'enregistrement est impossible.

Ensuite : OpenAleph crée un plan pour chaque valeur active de l'unité principale. Ils apparaissent sur le tableau de bord avec le statut **Non configuré**, jusqu'à ce que quelqu'un fixe leurs objectifs (voir [Définir les objectifs d'un plan](https://www.openaleph.io/fr/docs/workforce-planning/set-targets)).

> **Remarque :** Si un manager ouvre SWP avant que la configuration existe, il voit aussi **Configurez votre planification des effectifs**, mais seul un admin peut enregistrer la configuration.

## Modifier la configuration

1. Sur le tableau de bord SWP, cliquez sur **Configuration** (à côté de la barre de recherche). Ce bouton n'est visible que par les admins.
2. Choisissez une autre unité principale et/ou secondaire.
3. Cliquez sur **Enregistrer la configuration**.

Les plans et objectifs sont rattachés à un couple d'unités. Quand vous passez à un nouveau couple, le tableau de bord affiche les plans de ce couple (les nouveaux plans démarrent en **Non configuré**). Si vous revenez plus tard à un couple déjà utilisé, ses plans et objectifs sont retrouvés.

## Nouvelles valeurs d'unité

Lorsque vous ajoutez une valeur à l'unité principale (par exemple un nouveau département) dans les attributs des personnes, un plan est créé automatiquement à la prochaine ouverture du tableau de bord. Les nouvelles valeurs de l'unité secondaire sont ajoutées à la liste des objectifs de chaque plan avec un objectif de 0.

## Questions fréquentes

### Je ne vois pas le bouton Configuration.
Il est réservé aux Admins et Super admins.

### L'unité que je souhaite n'est pas dans la liste.
Seules les unités d'organisation et le **Lieu de travail** peuvent être utilisés. Créez d'abord l'unité dans **Paramètres › Attributs des personnes** (voir [Attributs des personnes](https://www.openaleph.io/fr/docs/administration/people-attributes)).

### Impossible d'enregistrer : les deux unités doivent être différentes.
Vous avez choisi deux fois le même attribut. Si votre entreprise ne dispose que d'un seul attribut (par exemple uniquement le **Lieu de travail**), créez d'abord une unité d'organisation pour disposer de deux niveaux différents.

### Pourquoi un plan affiche-t-il 0 membre ?
Les membres sont les employés actifs dont le profil porte cette valeur d'unité. Vérifiez que les attributs des employés sont renseignés.

---

# Le tableau de bord SWP

Source: https://www.openaleph.io/fr/docs/workforce-planning/dashboard
Roles: Manager, Admin

> Le tableau de bord de la planification stratégique des effectifs : chiffres de l'entreprise (postes, pourvus, à recruter, taux de couverture), cartes des plans, statuts et recherche.

Ouvrez **SWP** dans la section Apps du menu de navigation pour accéder au tableau de bord **Planification stratégique des effectifs**. Il résume la dotation des plans auxquels vous avez accès et affiche une carte par plan.

## Chiffres de l'entreprise

Quatre tuiles en haut de la page :

| Tuile | Légende | Signification |
|---|---|---|
| **Total des postes** | **Structure cible** | Somme des effectifs cibles. |
| **Pourvus** | **Situation actuelle** | Nombre de personnes actuellement présentes dans ces unités. |
| **À recruter** | **Postes ouverts** | Postes restant à pourvoir (les unités au-dessus de leur objectif ne réduisent pas ce nombre). |
| **Taux de couverture** | **De la structure cible** | Postes pourvus dans la limite de l'objectif, en pourcentage du total des postes. Les personnes au-delà de l'objectif d'une unité ne sont pas comptées : ce taux ne dépasse donc jamais 100 %. |

> **Remarque :** Ces chiffres ne tiennent compte que des plans qui ont à la fois un objectif et au moins un membre. Ils portent sur les plans auxquels vous avez accès : tous les plans pour les admins, vos propres unités pour les managers.

## Cartes des plans

Chaque carte présente un plan (une valeur de l'unité principale, par exemple un département) :

- Le nom de l'unité et son étiquette de **statut** :

| Statut | Signification |
|---|---|
| **Non configuré** | Aucun effectif cible défini (la carte indique **Aucun effectif cible défini pour l'instant.**). |
| **Actif** | Le plan s'applique maintenant. |
| **À venir** | Le plan ouvrira plus tard ; la carte affiche **Lancer <date>** (date d'ouverture). |

- Pour les plans configurés, une barre de progression avec le pourcentage pourvu (rouge jusqu'à 30 %, orange jusqu'à 70 %, vert au-delà ; rouge également en cas de sureffectif).
- Des étiquettes : l'objectif du plan (**N membres** ; **0 membres** tant qu'il n'est pas configuré), **N pourvus**, et soit **N à recruter**, soit **N au-dessus de l'objectif**. Le pourcentage de la carte correspond aux pourvus rapportés à l'objectif et peut dépasser 100 % en cas de sureffectif.
- La date de dernière mise à jour (**Mis à jour <date>** ou **Jamais mis à jour**). Pour un plan **À venir**, la date d'ouverture (**Lancer <date>**) s'affiche à la place.
- Un bouton : **Voir plus** ouvre le [détail du plan](https://www.openaleph.io/fr/docs/workforce-planning/plan-details) ; **Configurer** (pour les plans non configurés) ouvre la fenêtre des objectifs (voir [Définir les objectifs d'un plan](https://www.openaleph.io/fr/docs/workforce-planning/set-targets)).

## Recherche

Utilisez **Rechercher un poste, une personne…** pour filtrer les cartes par nom d'unité (par exemple un nom de département). Pour trouver une personne, ouvrez un plan et utilisez la recherche de son onglet **Liste des membres**. Si rien ne correspond, la page affiche **Rien à montrer pour l'instant** (« Oups, nous n'avons trouvé aucun résultat correspondant à votre recherche. »).

## Actions admin

Les admins voient aussi, à côté de la barre de recherche :
- **Configuration** : modifier les unités principale et secondaire ([Configurer la planification](https://www.openaleph.io/fr/docs/workforce-planning/configure)).
- Le menu **⋮** avec **Exporter la planification des effectifs** ([Exporter la planification](https://www.openaleph.io/fr/docs/workforce-planning/exports)).

## Questions fréquentes

### Je vois « Configurez votre planification des effectifs » au lieu des plans.
Aucune configuration n'existe encore. Un admin doit cliquer sur **Configurez votre structure**.

### En tant que manager, je ne vois qu'un ou deux plans.
Les managers voient les plans des unités auxquelles ils sont rattachés dans leur propre profil. Les admins voient tous les plans.

### Je vois « Aucun plan d'effectifs pour l'instant ».
La configuration existe mais aucun plan ne vous est visible, par exemple parce que votre profil n'est rattaché à aucune valeur de l'unité principale.

---

# Définir les objectifs d'un plan

Source: https://www.openaleph.io/fr/docs/workforce-planning/set-targets
Roles: Manager, Admin

> Comment définir le statut, la date d'ouverture et l'effectif cible par unité secondaire d'un plan dans la planification stratégique des effectifs.

Un plan devient utile dès qu'il a des **effectifs cibles** : le nombre de personnes souhaité dans chaque valeur de l'unité secondaire (par exemple chaque équipe d'un département). Vous les définissez dans la fenêtre **Modifier la structure**.

## Avant de commencer

- **Droits d'accès :** les Admins peuvent modifier tous les plans. Les managers (ainsi que les responsables créateurs et les admins à accès limité) peuvent modifier les plans qu'ils voient, c'est-à-dire ceux des unités auxquelles ils appartiennent.
- La configuration doit exister (voir [Configurer la planification](https://www.openaleph.io/fr/docs/workforce-planning/configure)).

## Définir les objectifs

1. Ouvrez la fenêtre :
   - sur le tableau de bord, cliquez sur **Configurer** sur un plan **Non configuré** (ou cliquez sur la carte), ou
   - sur la page de détail d'un plan, cliquez sur **Modifier la structure**.
2. La fenêtre **Modifier la structure de <unité>** s'ouvre : « Définissez le statut et l'effectif cible pour chaque <unité secondaire>. »
3. Choisissez le **Statut** :
   - **Actif** : le plan s'applique maintenant.
   - **À venir** : le plan ouvrira plus tard. Choisissez sa **Date d'ouverture** (cliquez sur le champ, choisissez une date, cliquez sur **OK**).
4. Sous **Effectif cible par <unité secondaire>**, saisissez un nombre pour chaque unité. Les nombres négatifs ne sont pas acceptés ; 0 signifie aucun objectif. Le **Total** en bas se met à jour pendant la saisie. Faites défiler pour charger davantage d'unités si la liste est longue.
5. Cliquez sur **Enregistrer les modifications**. Le message **Structure mise à jour.** s'affiche.

Ensuite :
- L'objectif du plan est la somme des objectifs de ses unités. Dès qu'il est supérieur à 0, le plan est considéré comme configuré : sa carte affiche le pourcentage pourvu et **Voir plus** ouvre son détail.
- Les chiffres du tableau de bord et les graphiques du plan sont actualisés.
- Personne n'est notifié : les modifications ne sont visibles que dans SWP.

> **Astuce :** S'il n'existe aucune valeur d'unité secondaire, la fenêtre indique « Aucun(e) <unité> défini pour le moment. ». Ajoutez des valeurs dans **Paramètres › Attributs des personnes** (admins).

## Questions fréquentes

### Puis-je annuler la configuration d'un plan ?
Remettez tous les objectifs à 0 et enregistrez : le plan redevient **Non configuré**.

### Le statut « À venir » change-t-il les calculs ?
Non. Le statut et la date d'ouverture sont informatifs : les chiffres pourvus et à recruter sont calculés de la même façon.

### Je ne trouve pas le bouton Modifier la structure.
Il se trouve sur la page de détail d'un plan configuré. Pour un plan pas encore configuré, utilisez **Configurer** sur sa carte du tableau de bord.

---

# Détail d'un plan

Source: https://www.openaleph.io/fr/docs/workforce-planning/plan-details
Roles: Manager, Admin

> La page de détail d'un plan d'effectifs dans SWP : statut, vue d'ensemble du recrutement avec graphiques, et liste des membres regroupés par unité secondaire.

Cliquez sur **Voir plus** sur la carte d'un plan configuré pour ouvrir sa page de détail. Elle affiche le nom de l'unité (avec l'unité principale en sous-titre), le statut (**Actif** ou **À venir**, avec **Ouvre le <date>**) et deux onglets : **Vue d'ensemble** et **Liste des membres**.

À droite, au-dessus des onglets : le menu **⋮** avec **Exporter les membres** (voir [Exporter la planification](https://www.openaleph.io/fr/docs/workforce-planning/exports)) et **Modifier la structure** (voir [Définir les objectifs d'un plan](https://www.openaleph.io/fr/docs/workforce-planning/set-targets)). Utilisez **Retour à la planification des effectifs**, en haut, pour revenir au tableau de bord.

> **Remarque :** Un plan sans objectif n'a pas de page de détail : vous êtes renvoyé au tableau de bord. Définissez d'abord ses objectifs.

## Onglet Vue d'ensemble

### Vue d'ensemble du recrutement
Quatre chiffres :

| Chiffre | Signification |
|---|---|
| **Ouverture de structure** | Somme des objectifs. |
| **Pourvus** | Personnes actuellement présentes dans ces unités. |
| **À recruter** | Ouverture de structure moins pourvus. Affiché en **Sureffectif** (en rouge) quand les pourvus dépassent l'objectif. |
| **Taux de couverture** | Les pourvus en pourcentage de l'ouverture de structure. |

### Graphiques
- **Recrutement par <unité secondaire>** : un graphique en barres qui compare, pour chaque unité, l'objectif, les postes pourvus et les postes à recruter (écarts négatifs en rouge).
- **Répartition du recrutement** : un graphique en anneau montrant comment l'ouverture de structure est pourvue (pourvus, à recruter, sureffectif).

> **Remarque :** La vue d'ensemble n'inclut que les unités secondaires qui ont à la fois un objectif et au moins un membre. Les membres du plan sans valeur d'unité secondaire apparaissent sur une ligne distincte « No <unité> », sans objectif.

## Onglet Liste des membres

Les membres sont les employés actifs dont le profil porte la valeur d'unité du plan. Ils sont regroupés dans un panneau repliable par valeur d'unité secondaire :

- En-tête du panneau : le nom de l'unité, le nombre de membres (**N membres**) et une étiquette **N à recruter** ou **N au-dessus de l'objectif** par rapport à l'objectif de l'unité, ou **Non configuré** si cette unité n'a pas d'objectif.
- Un panneau « Sans <unité> » (par exemple « Sans Équipe » ; **Non assigné** si l'unité n'a pas de nom) regroupe les membres sans valeur d'unité secondaire. Il n'a pas d'étiquette d'objectif.
- Cliquez sur un panneau pour le déplier. Chaque ligne affiche la photo, le nom complet, le poste, la **Date d'embauche** et le **Type de contrat** (un tiret si l'information manque). Cliquez sur **Afficher plus** pour charger davantage de membres.
- Utilisez **Rechercher** pour trouver des membres par nom. Seules les unités contenant des membres correspondants sont affichées. Si rien ne correspond : « Oups, nous n'avons trouvé aucun résultat correspondant à votre recherche. »

Les unités sans membre ne sont pas listées.

## Questions fréquentes

### Une personne manque dans la liste des membres.
Vérifiez son profil : elle doit avoir la valeur d'unité du plan (par exemple le bon département) et être active.

### Une personne apparaît dans « Non assigné » ou « Sans <unité> ».
Son profil n'a pas de valeur pour l'unité secondaire. Renseignez-la dans son profil (voir [Profil employé](https://www.openaleph.io/fr/docs/people/employee-profile)).

### Pourquoi les totaux diffèrent-ils entre la carte du tableau de bord et la vue d'ensemble ?
La vue d'ensemble exclut les unités sans membre ou sans objectif, alors que la carte utilise l'objectif complet du plan.

---

# Exporter la planification

Source: https://www.openaleph.io/fr/docs/workforce-planning/exports
Roles: Manager, Admin

> Comment exporter vers Excel un plan d'effectifs (membres et recrutement) ou tous les plans depuis la planification stratégique des effectifs, et ce que contiennent les fichiers.

Vous pouvez exporter les données SWP dans des fichiers Excel (.xlsx) : un plan avec ses membres, ou tous les plans de l'entreprise.

## Exporter un plan

**Droits d'accès :** les Admins, et les managers pour les plans qu'ils voient.

1. Ouvrez la page de détail du plan (**Voir plus** sur sa carte).
2. Cliquez sur le menu **⋮** à côté de **Modifier la structure**, puis sur **Exporter les membres**.
3. Le message « La génération de l'export est en cours. Vous pouvez fermer ce message. » s'affiche.
4. Quand le fichier est prêt, il se télécharge automatiquement dans votre navigateur. Gardez OpenAleph ouvert jusque-là.

Le fichier contient deux onglets :

| Onglet | Colonnes |
|---|---|
| **Recruitment** | Pour chaque unité secondaire : unité, objectif, pourvus, à recruter, taux de couverture (%), plus une ligne **Total**. Une valeur **À recruter** négative signifie que l'unité est au-dessus de l'objectif, et le taux de couverture peut dépasser 100 %. Les membres sans valeur d'unité secondaire ne sont pas comptés dans cet onglet. |
| **Members** | Tous les membres du plan : nom complet, date d'embauche, poste, type de contrat, et une colonne portant le nom de l'unité secondaire avec la valeur de chaque membre (vide s'il n'en a pas). |

## Exporter tous les plans

**Droits d'accès :** Admins et Super admins uniquement.

1. Sur le tableau de bord SWP, cliquez sur le menu **⋮** à côté de **Configuration**.
2. Cliquez sur **Exporter la planification des effectifs**.
3. Un message indique que l'export est en préparation, puis le fichier se télécharge automatiquement une fois prêt.

L'onglet **Plans** liste chaque plan avec : unité, statut (**active** ou **upcoming**), date de lancement (uniquement pour les plans à venir), effectif cible, membres, à recruter (négatif en cas de sureffectif), taux de couverture (%). Seuls les plans ayant à la fois un objectif et au moins un membre sont inclus.

Si aucune configuration n'existe, un message indique qu'il n'y a aucune configuration à exporter.

## Questions fréquentes

### Le fichier ne s'est pas téléchargé.
Le téléchargement démarre quand le fichier est prêt, dans l'onglet où vous l'avez demandé. Si vous avez fermé ou rechargé la page, relancez l'export. Si un message d'erreur s'affiche, réessayez ou contactez le support.

---

# Administration

Source: https://www.openaleph.io/fr/docs/administration
Roles: Admin, Admin à accès limité

> Tout ce qu'un admin configure dans OpenAleph - niveaux d'accès, admins à accès limité, paramètres, attributs de profil, modules, traductions, exports, API et synchronisation SIRH.

Cette section s'adresse aux personnes qui administrent OpenAleph pour leur entreprise. Elle explique qui peut faire quoi (niveaux d'accès et admins à accès limité), comment mettre en place la structure de l'entreprise (unités d'organisation, intitulés de poste, attributs de profil), quels modules sont actifs et pourquoi, comment traduire les contenus, comment extraire des données (exports, API) et comment synchroniser les membres avec votre SIRH.

## Notions clés

| Terme | Signification |
|---|---|
| **Niveau d'accès** | Le rôle d'un membre dans OpenAleph : **Employé**, **Manager**, **Responsable créateur**, **Admin à accès limité** ou **Admin**. Il détermine les menus visibles et les actions possibles dans chaque module. Voir [Niveaux d'accès](https://www.openaleph.io/fr/docs/administration/access-levels). |
| **Admin à accès limité** | Un admin dont les droits ne s'appliquent qu'à une population de membres (un pays, un département...), définie par des règles d'inclusion et d'exclusion. Voir [Admins à accès limité et périmètres](https://www.openaleph.io/fr/docs/administration/scoped-admins). |
| **Périmètre** | L'ensemble des règles qui définit la population d'un admin à accès limité. |
| **Paramètres** | La page d'administration où vous gérez l'identité de l'entreprise (logo, nom, bannière de la page d'accueil, informations partagées) et sa structure (unités d'organisation, lieux de travail, intitulés de poste, niveaux de séniorité, types de contrat, champs de profil). Voir [Paramètres de l'entreprise](https://www.openaleph.io/fr/docs/administration/company-settings). |
| **Attributs des personnes / champs de profil** | Les champs qui composent le profil d'un membre, regroupés en sections. Ils peuvent servir de filtres partout où des membres sont listés. Voir [Attributs des personnes](https://www.openaleph.io/fr/docs/administration/people-attributes). |
| **Module (application)** | Un domaine fonctionnel : Interview, Learn, Objectifs, OKRs, Compétences, Feedback, Sondage d'équipe, Sondage client, Work Time ou SWP. Les modules sont activés par entreprise selon son contrat. Voir [Modules et licences](https://www.openaleph.io/fr/docs/administration/modules-and-licences). |
| **Traduction de contenu** | Les modèles et modules de formation peuvent être proposés en plusieurs langues, traduits à la main, via un fichier Excel ou avec l'IA. Voir [Traduire les contenus](https://www.openaleph.io/fr/docs/administration/translations). |
| **API key** | Un secret qui permet aux systèmes de votre entreprise de dialoguer avec l'API OpenAleph, principalement pour envoyer les données des membres. Voir [API keys et API publique](https://www.openaleph.io/fr/docs/administration/api-keys-and-api). |
| **Synchronisation SIRH** | Une synchronisation automatique et quotidienne des membres depuis votre système d'information RH. Voir [Intégrations et synchronisation SIRH](https://www.openaleph.io/fr/docs/administration/integrations). |

## Qui fait quoi

| Tâche | Admin | Admin à accès limité | Responsable créateur | Manager / Employé |
|---|---|---|---|---|
| Modifier les niveaux d'accès et les périmètres | Oui | Non | Non | Non |
| Modifier les paramètres de l'entreprise et les champs de profil | Oui | Lecture seule | Non | Non |
| Voir et modifier les profils | Tous les membres | Les membres de son périmètre | Modifier son profil, consulter ceux de son équipe | Modifier son profil (les managers consultent aussi ceux de leur équipe) |
| Désactiver et restaurer des membres | Oui | Non | Non | Non |
| Ajouter ou importer des membres | Oui | Non | Non | Non |
| Envoyer les emails d'invitation aux membres | Oui | Son périmètre | Non | Non |
| Créer des campagnes, modèles et contenus de formation | Oui | Oui | Oui | Non |
| Traduire modèles et modules | Oui | Oui (contenus qu'il peut modifier) | Oui (contenus qu'il peut modifier) | Non |
| Créer des API keys et consulter les rapports de synchronisation | Oui | Non | Non | Non |
| Activer ou désactiver un module | Non (géré par OpenAleph) | Non | Non | Non |

> **Remarque :** Un sixième niveau, **Super admin**, existe. Il dispose de tous les droits d'un admin et est mis en place par OpenAleph : il ne peut pas être attribué depuis l'application, pas même par un autre Super admin.

## Pages de cette section

- [Niveaux d'accès](https://www.openaleph.io/fr/docs/administration/access-levels) : les cinq niveaux d'accès, ce que chacun peut faire dans chaque module et comment modifier le niveau d'un membre.
- [Admins à accès limité et périmètres](https://www.openaleph.io/fr/docs/administration/scoped-admins) : donner à un admin des droits sur une population seulement, avec des règles d'inclusion et d'exclusion.
- [Paramètres de l'entreprise](https://www.openaleph.io/fr/docs/administration/company-settings) : logo, nom de l'entreprise, bannière, informations partagées, unités d'organisation, lieux de travail, intitulés de poste, niveaux de séniorité et types de contrat.
- [Attributs des personnes](https://www.openaleph.io/fr/docs/administration/people-attributes) : sections et champs des profils, types de champ, champs obligatoires et filtres.
- [Modules et licences](https://www.openaleph.io/fr/docs/administration/modules-and-licences) : les modules existants, leur activation, ce que voient les utilisateurs quand un module n'est pas actif, les visites guidées.
- [Traduire les contenus](https://www.openaleph.io/fr/docs/administration/translations) : langue de l'interface, langues des contenus, traduction manuelle, par fichier ou avec l'IA.
- [Exports et rapports](https://www.openaleph.io/fr/docs/administration/exports-and-reports) : tous les exports disponibles dans OpenAleph, leurs formats et leur mode de livraison.
- [API keys et API publique](https://www.openaleph.io/fr/docs/administration/api-keys-and-api) : créer et révoquer des API keys, ce que permet l'API, où trouver la documentation de référence.
- [Intégrations et synchronisation SIRH](https://www.openaleph.io/fr/docs/administration/integrations) : synchroniser les membres depuis votre SIRH, ce qui est synchronisé, les rapports de synchronisation.
- [Connexion et sécurité](https://www.openaleph.io/fr/docs/administration/sign-in-and-security) : modes de connexion (email, Google, Microsoft), mots de passe, sessions.
- [Données des membres et confidentialité](https://www.openaleph.io/fr/docs/administration/data-and-privacy) : désactivation plutôt que suppression, historique des modifications, devenir des données au départ d'un collaborateur.

## Mise en place type, de bout en bout

1. **Vérifiez vos modules.** Ouvrez le menu principal : la section **Apps** liste les modules de votre entreprise. S'il en manque un, contactez votre interlocuteur OpenAleph ([Modules et licences](https://www.openaleph.io/fr/docs/administration/modules-and-licences)).
2. **Personnalisez la plateforme.** Dans **Paramètres › Général**, importez votre logo et la bannière de la page d'accueil, vérifiez le nom de l'entreprise et ajoutez des informations partagées, comme des liens vers vos politiques RH ([Paramètres de l'entreprise](https://www.openaleph.io/fr/docs/administration/company-settings)).
3. **Construisez la structure de l'entreprise.** Créez les unités d'organisation (départements, équipes, sites), les lieux de travail, les intitulés de poste, les niveaux de séniorité et les types de contrat.
4. **Concevez les profils.** Dans **Paramètres › Profiles fields**, ajoutez les champs personnalisés nécessaires, choisissez ceux qui sont obligatoires et ceux qui apparaissent dans les filtres ([Attributs des personnes](https://www.openaleph.io/fr/docs/administration/people-attributes)).
5. **Ajoutez vos membres.** Ajoutez-les ou importez-les depuis **Utilisateurs › Membres**, ou connectez votre SIRH via l'API ([Intégrations et synchronisation SIRH](https://www.openaleph.io/fr/docs/administration/integrations)).
6. **Attribuez les bons accès.** Nommez managers, managers creators et admins, et définissez le périmètre des admins à accès limité ([Niveaux d'accès](https://www.openaleph.io/fr/docs/administration/access-levels), [Admins à accès limité et périmètres](https://www.openaleph.io/fr/docs/administration/scoped-admins)).
7. **Traduisez vos contenus** si vos équipes travaillent dans plusieurs langues ([Traduire les contenus](https://www.openaleph.io/fr/docs/administration/translations)).
8. **Assurez le suivi** avec les exports et, lorsque des personnes quittent l'entreprise, désactivez-les plutôt que de les supprimer ([Exports et rapports](https://www.openaleph.io/fr/docs/administration/exports-and-reports), [Données des membres et confidentialité](https://www.openaleph.io/fr/docs/administration/data-and-privacy)).

---

# Niveaux d'accès

Source: https://www.openaleph.io/fr/docs/administration/access-levels
Roles: Admin

> Les cinq niveaux d'accès OpenAleph (Employé, Manager, Responsable créateur, Admin à accès limité, Admin), leurs droits par module et comment un admin les modifie.

Chaque membre d'OpenAleph a un **Niveau d'accès**. Il détermine les menus visibles dans la navigation, les pages accessibles et ce que la personne peut créer, modifier, lancer ou exporter dans chaque module. Cette page décrit chaque niveau, donne une matrice détaillée des droits par module et explique comment modifier le niveau d'un membre.

## Les niveaux d'accès

| Niveau (tel qu'affiché) | Pour qui | Portée sur les autres membres |
|---|---|---|
| **Employé** | Tous les membres par défaut. Répond à ses entretiens, suit ses formations, gère ses propres objectifs et demandes. | « Accès limité à son propre profil » |
| **Manager** | Les personnes qui encadrent une équipe. Ajoute les vues d'équipe : entretiens de l'équipe, objectifs de l'équipe, demandes d'absence, matrice des compétences. | « Accès limité à son propre profil et ceux de son équipe directe ou étendue (N-X) » |
| **Responsable créateur** | Les managers (ou HR business partners) qui créent aussi des contenus : campagnes et modèles d'entretien, de feedback, de sondage d'équipe et de compétences, contenus de formation, objectifs. | Identique à Manager |
| **Admin à accès limité** | Les admins dont les droits ne portent que sur une population : un pays, une business unit, un site... | Les membres de son périmètre, plus sa propre ligne hiérarchique. Voir [Admins à accès limité et périmètres](https://www.openaleph.io/fr/docs/administration/scoped-admins). |
| **Admin** | L'équipe RH et les responsables de la plateforme. Administration complète de l'entreprise. | « Accès à tous les membres » |

Les niveaux sont cumulatifs : chaque niveau peut faire tout ce que peuvent faire les niveaux situés au-dessus de lui dans le tableau (un Responsable créateur peut faire tout ce que fait un Manager, etc.), sous réserve des exceptions propres aux admins à accès limité décrites plus bas.

> **Remarque :** Dans la liste **Niveau d'accès**, le Responsable créateur apparaît sous le libellé **Manager creator**. Il existe aussi un niveau **Super admin**, géré par OpenAleph : il ne peut être attribué ni dans l'application ni via l'API. Au sein de votre entreprise, il a les mêmes droits qu'un Admin.

> **Remarque :** Un manager est une personne à qui des membres sont rattachés. Un membre qui a encore des collaborateurs directs ne peut pas repasser au niveau **Employé** : réaffectez d'abord ses collaborateurs.

## Ce que chaque niveau voit dans la navigation

Le menu principal affiche **Accueil**, une section **Apps** (les modules de votre entreprise) et une section **Entreprise** (**Utilisateurs**, **Paramètres**). Une entrée n'apparaît que si le module est activé pour votre entreprise (voir [Modules et licences](https://www.openaleph.io/fr/docs/administration/modules-and-licences)) et si votre niveau le permet.

| Entrée de menu | Employé | Manager | Responsable créateur | Admin à accès limité | Admin |
|---|---|---|---|---|---|
| **Interview › Mes Interviews** | Oui | Oui | Oui | Oui | Oui |
| **Interview › Interviews d'Équipe** | - | Oui | Oui | Oui | Oui |
| **Interview › Campagnes**, **Modèles** | - | - | Oui | Oui | Oui |
| **Learn › Mon apprentissage**, **Catalogue**, **Formations** | Oui | Oui | Oui | Oui | Oui |
| **Learn › Mon contenu** | - | - | Oui | Oui | Oui |
| **Learn › Plans de formation** | - | - | - | - | Oui |
| **Objectifs › Mes objectifs** | Oui | Oui | Oui | Oui | Oui |
| **Objectifs › Objectifs de l'équipe** | - | Oui | Oui | Oui | Oui |
| **Objectifs › Modèles** | - | - | Oui | Oui | Oui |
| **Objectifs › Tableau de bord**, **Statuts** | - | - | - | Oui | Oui |
| **OKRs** (tous les onglets) | Oui | Oui | Oui | Oui | Oui |
| **Feedback › Tableau de bord** | Oui | Oui | Oui | Oui | Oui |
| **Feedback › Campagnes**, **Modèles** | - | - | Oui | Oui | Oui |
| **Compétences › Évaluation**, **Grille de compétences** | Oui | Oui | Oui | Oui | Oui |
| **Compétences › Matrice des compétences** | - | Oui | Oui | Oui | Oui |
| **Compétences › Modèles** | - | - | Oui | Oui | Oui |
| **Sondage d'équipe › Mes sondages** | Oui | Oui | Oui | Oui | Oui |
| **Sondage d'équipe › Campagnes**, **Modèles** | - | - | Oui | Oui | Oui |
| **Work Time › Mon calendrier**, **Planning** | Oui | Oui | Oui | Oui | Oui |
| **Work Time › Demandes** | - | Oui | Oui | Oui | Oui |
| **Work Time › Configuration** | - | - | - | Oui (consultation) | Oui |
| **SWP** (planification des effectifs) | - | Oui | Oui | Oui | Oui |
| **Utilisateurs › Organization Chart** | Oui | Oui | Oui | Oui | Oui |
| **Utilisateurs › Mon équipe** | - | Oui | Oui | Oui | Oui |
| **Utilisateurs › Utilisateurs externes** | - | - | Oui | Oui | Oui |
| **Utilisateurs › Membres** | - | - | - | Oui | Oui |
| **Paramètres** | - | - | - | Oui (surtout en lecture) | Oui |
| Icône **API keys** (bas du menu) | - | - | - | - | Oui |

Si une personne ouvre une page que son niveau ne permet pas (par exemple depuis un lien partagé), elle voit la page **Accès restreint** avec un bouton **Retour à l'accueil**.

## Matrice des droits par module

« Les siens » désigne les contenus que la personne a créés, possède ou co-pilote. « Périmètre » désigne les membres de la population de l'admin à accès limité et les contenus qu'ils possèdent.

### Interview

| Action | Employé | Manager | Responsable créateur | Admin à accès limité | Admin |
|---|---|---|---|---|---|
| Répondre à ses entretiens | Oui | Oui | Oui | Oui | Oui |
| Voir les entretiens de l'équipe | - | Équipe directe et étendue | Équipe directe et étendue | Périmètre | Tous |
| Créer des campagnes et des modèles | - | - | Oui | Oui | Oui |
| Modifier, lancer, supprimer, exporter une campagne | - | - | Les siennes et celles qu'il co-pilote | Les siennes, co-pilotées et celles détenues par le périmètre | Toutes |
| Modifier un modèle | - | - | Les siens | Les siens | Tous |
| Déverrouiller un entretien soumis | - | - | - | Périmètre | Tous |

### Learn

| Action | Employé | Manager | Responsable créateur | Admin à accès limité | Admin |
|---|---|---|---|---|---|
| Suivre des formations, parcourir le catalogue | Oui | Oui | Oui | Oui | Oui |
| Créer des modules et playlists (**Mon contenu**) | - | - | Oui | Oui | Oui |
| Modifier un module | - | - | Les siens (créateur ou co-auteur) | Oui | Oui |
| Créer des formations | - | - | Oui | Oui | Oui |
| Voir le détail et les statistiques d'une formation | Apprenants inscrits | Apprenants inscrits | Les siennes et co-pilotées | Les siennes et co-pilotées | Toutes |
| Plans de formation, organismes, catégories de dépenses, analyse budgétaire | - | - | - | - | Oui |

> **Remarque :** Learn comporte deux parties activées séparément : la partie apprentissage (**Mon apprentissage**, **Catalogue**, **Formations**, **Mon contenu**) et la partie gestion de la formation (**Plans de formation**). Voir [Modules et licences](https://www.openaleph.io/fr/docs/administration/modules-and-licences).

### Objectifs

| Action | Employé | Manager | Responsable créateur | Admin à accès limité | Admin |
|---|---|---|---|---|---|
| Voir et mettre à jour ses objectifs | Oui | Oui | Oui | Oui | Oui |
| Voir les objectifs de l'équipe | - | Équipe directe et étendue | Équipe directe et étendue | Périmètre | Tous |
| Créer des objectifs pour d'autres | - | - | Oui | Oui | Oui |
| Modifier ou supprimer l'objectif d'une personne | Les siens | Les siens et ceux de ses collaborateurs directs | Les siens, ceux de ses collaborateurs directs et ceux qu'il a créés | Périmètre | Tous |
| Modèles d'objectifs | - | - | Oui | Oui | Oui |
| **Tableau de bord** | - | - | - | Oui | Oui |
| Modifier les **Statuts** d'objectifs | - | - | - | Consultation | Oui |

### OKRs

| Action | Employé | Manager | Responsable créateur | Admin à accès limité | Admin |
|---|---|---|---|---|---|
| Voir les OKRs qu'il possède ou qui lui sont assignés | Oui | Oui | Oui | Périmètre | Tous |
| Créer des plans OKR | - | - | Oui | Oui | Oui |
| Créer des objectifs et résultats clés | Dans les plans ou objectifs qu'il possède, a créés ou qui lui sont assignés | Idem | Idem | Idem | Partout |
| Modifier ou supprimer | Les siens, assignés ou créés | Idem | Idem | Périmètre | Tous |

### Compétences

| Action | Employé | Manager | Responsable créateur | Admin à accès limité | Admin |
|---|---|---|---|---|---|
| Répondre aux évaluations, consulter la grille | Oui | Oui | Oui | Oui | Oui |
| **Matrice des compétences** (consultation et export PDF/Excel) | - | Équipe et participants de ses campagnes | Équipe et participants de ses campagnes | Périmètre | Tous |
| Créer et piloter des campagnes de compétences | - | - | Les siennes et co-pilotées | Les siennes, co-pilotées et celles du périmètre | Toutes |
| Ajouter des compétences et catégories à la grille | - | - | Oui (modifie les siennes) | Oui | Oui |
| Modèles de compétences | - | - | Les siens | Les siens | Tous |
| Configuration de la box matrix | - | - | - | - | Oui |

### Feedback et Sondage d'équipe

| Action | Employé | Manager | Responsable créateur | Admin à accès limité | Admin |
|---|---|---|---|---|---|
| Répondre, voir son tableau de bord ou ses sondages | Oui | Oui | Oui | Oui | Oui |
| Créer des campagnes et des modèles | - | - | Oui | Oui | Oui |
| Modifier, lancer, supprimer, exporter des campagnes | - | - | Les siennes et co-pilotées | Les siennes, co-pilotées et celles du périmètre | Toutes |
| Modifier un modèle | - | - | Les siens | Les siens | Tous |
| Pilote d'un sondage d'équipe (voir les résultats, exporter) | - | S'il est nommé pilote | S'il est nommé pilote | S'il est nommé pilote | Tous |

### Sondage client

| Action | Employé / Manager | Responsable créateur | Admin à accès limité | Admin |
|---|---|---|---|---|
| Répondre aux sessions qui lui sont assignées | Oui | Oui | Oui | Oui |
| Créer et exporter des sessions | - | Oui | Oui | Oui |
| Gérer sites, clients, rôles, modèles, imports | - | - | Oui | Oui |
| Gérer les questions et types de site | - | - | - | Oui |

### Work Time

| Action | Employé | Manager | Responsable créateur | Admin à accès limité | Admin |
|---|---|---|---|---|---|
| Créer ses demandes, voir calendrier et planning | Oui | Oui | Oui | Oui | Oui |
| Valider ou refuser des demandes | - | Sa ligne hiérarchique | Sa ligne hiérarchique | Sa ligne hiérarchique | Toutes |
| Voir les demandes de l'équipe | - | Son équipe | Son équipe | Périmètre | Toutes |
| Ajuster les soldes de congés | - | - | - | Périmètre | Tous |
| Exporter l'historique du planning | - | - | Oui | Oui | Oui |
| **Configuration** (types d'absence, règles, horaires, jours fériés) | - | - | - | Consultation | Oui |

### SWP (planification des effectifs)

| Action | Manager / Responsable créateur / Admin à accès limité | Admin |
|---|---|---|
| Consulter, mettre à jour et exporter des plans | Pour ses propres unités | Tous |
| Exporter tous les plans, configuration | - | Oui |

### Utilisateurs et entreprise

| Action | Employé | Manager | Responsable créateur | Admin à accès limité | Admin |
|---|---|---|---|---|---|
| Voir et modifier son profil | Oui | Oui | Oui | Oui | Oui |
| Voir les profils de l'équipe | - | Équipe directe et étendue | Équipe directe et étendue | Périmètre | Tous |
| Liste **Membres**, modification des profils | - | - | - | Périmètre (sans niveau d'accès ni manager) | Tous |
| Envoyer ou renvoyer les invitations, **Gérer les attributs**, **Exporter tous les membres** | - | - | - | Périmètre | Tous |
| Inviter des utilisateurs externes | - | - | Oui | Oui | Oui |
| Ajouter ou importer des membres | - | - | - | - | Oui |
| Modifier niveaux d'accès et périmètres | - | - | - | - | Oui |
| Désactiver et restaurer des membres | - | - | - | - | Oui |
| **Paramètres** de l'entreprise | - | - | - | Lecture seule | Oui |
| API keys et rapports de synchronisation | - | - | - | - | Oui |

> **Important :** Lorsque les membres de votre entreprise sont synchronisés depuis un SIRH, l'ajout, l'import, la modification, la désactivation et la restauration de membres sont désactivés pour tous dans OpenAleph. Le SIRH devient la source de référence. Voir [Intégrations et synchronisation SIRH](https://www.openaleph.io/fr/docs/administration/integrations).

## Modifier le niveau d'accès d'un membre

### Avant de commencer

Vous devez être **Admin**. Les admins à accès limité peuvent modifier les membres de leur périmètre mais pas leur niveau d'accès.

### Pour un membre

1. Allez dans **Utilisateurs › Membres**.
2. Cliquez sur l'icône crayon en bout de ligne du membre (ou ouvrez son profil et cliquez sur **Modifier** dans la section **Général**). La fenêtre **Détails du profil** s'ouvre.
3. Dans le champ **Niveau d'accès**, choisissez **Employé**, **Manager**, **Manager creator** (Responsable créateur), **Admin à accès limité** ou **Admin**. Une courte description sous le champ rappelle la portée du niveau (par exemple « Accès limité à son propre profil » ou « Accès à tous les membres »).
4. Si vous choisissez **Admin à accès limité**, définissez son périmètre dans l'onglet **Périmètre** (voir [Admins à accès limité et périmètres](https://www.openaleph.io/fr/docs/administration/scoped-admins)).
5. Cliquez sur **Enregistrer**. Le changement s'applique immédiatement : au prochain chargement de page, le menu du membre reflète son nouveau niveau. Un membre qui a encore des collaborateurs directs ne peut pas passer au niveau **Employé** : réaffectez d'abord ses collaborateurs.

### Pour plusieurs membres à la fois

1. Allez dans **Utilisateurs › Membres** et cochez les membres concernés.
2. Cliquez sur **Gérer le niveau d'accès**.
3. Choisissez le nouveau **Niveau d'accès** (et le périmètre si vous choisissez **Admin à accès limité**), puis confirmez.

Vous pouvez aussi définir le niveau d'accès lors de la création d'un membre avec **Ajouter un membre**. Un membre créé sans niveau choisi est **Employé**.

## Questions fréquentes

### Un manager ne voit pas « Campagnes » dans Interview. Pourquoi ?

La création de campagnes nécessite le niveau **Responsable créateur** ou supérieur. Un simple **Manager** ne voit que **Mes Interviews** et **Interviews d'Équipe**. Passez-le au niveau **Responsable créateur**.

### Je ne peux pas sélectionner « Employé » pour une personne.

Ce membre a encore des collaborateurs rattachés. Affectez-les d'abord à un autre manager, puis changez le niveau.

### Un admin à accès limité peut-il nommer quelqu'un admin ?

Non. Seuls les admins peuvent modifier les niveaux d'accès et les périmètres.

### Puis-je nommer quelqu'un Super admin ?

Non. Super admin est mis en place par OpenAleph et ne peut pas être attribué depuis l'application. Admin est le niveau le plus élevé que vous pouvez donner, et vous pouvez avoir autant d'admins que nécessaire.

### J'ai changé un niveau mais la personne voit toujours l'ancien menu.

Demandez-lui de recharger la page. Si vos membres sont synchronisés depuis votre SIRH, le niveau d'accès peut être écrasé à la prochaine synchronisation quotidienne : modifiez-le plutôt dans le flux du SIRH.

---

# Admins à accès limité et périmètres

Source: https://www.openaleph.io/fr/docs/administration/scoped-admins
Roles: Admin

> Donner à un admin des droits sur une partie de l'entreprise seulement, avec des règles d'inclusion et d'exclusion basées sur les champs de profil ou les managers.

Un **Admin à accès limité** est un admin dont la portée est limitée à une population de membres, appelée son périmètre (**Périmètre** dans l'application). Usages typiques : un HR business partner pour un pays, un responsable RH de site, un directeur de division qui lance des campagnes pour sa seule division. Cette page explique le fonctionnement des périmètres, leur configuration et ce qu'un admin à accès limité peut ou ne peut pas faire.

## Comment un périmètre est construit

Un périmètre ne liste jamais des personnes nommément. Il est composé de règles sur les informations de profil, et suit donc l'organisation automatiquement : une nouvelle recrue du département Marketing devient visible pour l'admin à accès limité du Marketing sans que personne ne modifie les règles.

Un périmètre comporte deux parties :

| Partie | Rôle |
|---|---|
| **Inclure** | Sélectionne les membres que l'admin à accès limité peut atteindre. Chaque ligne est une condition : un **Filtrer** (un champ de profil comme Lieu de travail, Type de contrat, Niveau, Fonction, une unité d'organisation, un champ de sélection personnalisé, ou **Manager**) et une ou plusieurs valeurs **Option**. Vous pouvez aussi cocher **Inclure tout le monde** pour partir de toute l'entreprise. |
| **Exclure** | Retire des membres de cette sélection. N'ajoute jamais personne. |

La population est calculée ainsi :

- plusieurs valeurs sur une même ligne se combinent en **OU** (Lieu de travail = Paris **ou** Lyon) ;
- des lignes sur des filtres différents se combinent en **ET** (Lieu de travail = Paris **et** Type de contrat = CDI) ;
- les exclusions se combinent en **OU** : correspondre à une seule exclusion suffit à retirer le membre ;
- les collaborateurs directs et indirects de l'admin à accès limité font toujours partie de sa population, même si une exclusion les viserait ;
- seuls les membres actifs comptent. Les membres désactivés sortent automatiquement.

> **Exemple :** Inclure « Lieu de travail : Paris, Lyon » et « Type de contrat : CDI », exclure « Unité d'organisation : Comité de direction ». L'admin à accès limité atteint tous les salariés actifs en CDI basés à Paris ou Lyon, sauf les membres du comité de direction, plus sa propre équipe.

> **Remarque :** Le filtre **Manager** cible les collaborateurs directs (N-1) des managers choisis.

### Quels champs peuvent servir de filtre

Seuls les champs de profil de type sélection ou référence pour lesquels **Afficher dans les filtres** est activé peuvent être utilisés dans un périmètre (par exemple Fonction, Lieu de travail, Type de contrat, Niveau, unités d'organisation et champs de sélection personnalisés). Si le champ voulu manque, allez dans **Paramètres › Profiles fields**, modifiez le champ et cochez **Afficher dans les filtres**. Le message d'information de l'éditeur de périmètre le rappelle. Voir [Attributs des personnes](https://www.openaleph.io/fr/docs/administration/people-attributes).

## Configurer un admin à accès limité

### Avant de commencer

Vous devez être **Admin**. Vérifiez que les champs sur lesquels vous voulez filtrer ont l'option **Afficher dans les filtres** activée.

### Étapes

1. Allez dans **Utilisateurs › Membres** et modifiez le membre (ou utilisez **Ajouter un membre** pour un nouveau membre). Vous pouvez aussi sélectionner plusieurs membres et utiliser **Gérer le niveau d'accès**.
2. Dans **Niveau d'accès**, choisissez **Admin à accès limité**. Deux onglets apparaissent : **Périmètre** et **Prévisualisation**.
3. Dans l'onglet **Périmètre**, sous **Inclure** :
   - cliquez sur **Ajouter une condition**,
   - choisissez un **Filtrer**, puis une ou plusieurs valeurs **Option** (pour le filtre **Manager**, le second champ est une recherche **Manager** où vous tapez un nom),
   - répétez pour d'autres conditions (un même filtre ne peut pas être utilisé deux fois), ou cochez **Inclure tout le monde**.
   Le compteur à côté de **Inclure** indique le nombre de membres concernés (par exemple « - 6 membres », ou « Tout le monde »).
4. Sous **Exclure**, cliquez sur **Ajouter une condition** pour ajouter les conditions des membres à retirer. Cette partie a son propre compteur.
5. Ouvrez **Prévisualisation** pour vérifier le résultat : la liste affiche chaque membre avec sa fonction, son type de contrat et son lieu de travail, avec un bouton **Filtre**.
6. Cliquez sur **Enregistrer** (ou **Créer** / **Créer et envoyer une invitation** pour un nouveau membre).

L'admin à accès limité peut consulter son propre périmètre depuis son profil : le champ **Niveau d'accès** affiche « Admin à accès limité (n membres administrés) », et le lien ouvre la liste.

Les messages suivants empêchent d'enregistrer un périmètre incomplet :

| Message | Que faire |
|---|---|
| « Assurez-vous de remplir tous les champs attribut et option. » | Une ligne n'a pas de filtre ou pas d'option. Complétez-la ou supprimez-la. |
| « Assurez-vous d'avoir au moins 1 exclusion lorsque vous incluez tout le monde. » | Avec **Inclure tout le monde**, ajoutez au moins une exclusion (sinon, nommez simplement la personne **Admin**). |
| « Assurez-vous d'avoir au moins 1 exclusion ou inclusion. » | Ajoutez au moins une règle. |
| « Assurez-vous d'avoir au moins 1 inclusion avec 1 exclusion. » | Une exclusion seule nécessite une règle d'inclusion (ou **Inclure tout le monde**). |

Si aucun membre ne correspond, la prévisualisation indique « Veuillez ajouter des filtres pour déterminer le périmètre d'accès de cet admin. » et « Pour l'instant, cet administrateur n'a aucun droit effectif sur aucun membre. »

## Ce qu'un admin à accès limité peut faire

Dans son périmètre, un admin à accès limité :

- voit la liste **Utilisateurs › Membres**, restreinte à sa population, et peut ouvrir et modifier les profils de ces membres (sauf niveau d'accès et périmètre) ;
- voit les campagnes d'entretien, de feedback et de sondage d'équipe détenues ou co-pilotées par des membres du périmètre, ainsi que les campagnes de compétences créées ou co-pilotées par eux ;
- peut consulter et déverrouiller les entretiens et évaluations soumis des membres du périmètre ;
- voit les objectifs, demandes d'absence et la matrice des compétences des membres du périmètre, et peut ajuster leurs soldes de congés ;
- dispose de tous les droits d'un Responsable créateur (créer campagnes, modèles, formations, contenus) ;
- voit la page **Paramètres**, **Objectifs › Tableau de bord** / **Statuts** et **Work Time › Configuration**, essentiellement en lecture.

## Ce qu'un admin à accès limité ne peut pas faire

- Modifier les niveaux d'accès ou le périmètre de qui que ce soit (il peut consulter son propre périmètre, en lecture seule, sur son profil).
- Désactiver ou restaurer des membres, ajouter ou importer des membres.
- Modifier les paramètres de l'entreprise, les champs de profil, les statuts d'objectifs, la configuration Work Time ou la box matrix des compétences.
- Utiliser la gestion de la formation (**Plans de formation**, organismes, budgets).
- Créer des API keys ou consulter les rapports de synchronisation.
- Modifier les modèles créés par d'autres personnes (entretien, feedback, sondage d'équipe, compétences).

## Ce qui modifie un périmètre

- **Supprimer une option ou un champ** dans les Paramètres (par exemple un lieu de travail) supprime les règles de périmètre qui l'utilisaient, ce qui peut réduire ou vider la population d'un admin à accès limité. Vérifiez vos admins à accès limité après avoir nettoyé vos listes.
- **Changer le niveau d'accès** d'un admin à accès limité supprime ses règles enregistrées. Si vous le renommez plus tard, il faudra redéfinir le périmètre.
- **Les changements de profil** (un membre change de site, de manager) le font entrer ou sortir des périmètres automatiquement.
- **Synchronisation SIRH :** si votre entreprise synchronise ses membres via l'API, les périmètres peuvent aussi être envoyés par votre SIRH. Voir [Intégrations et synchronisation SIRH](https://www.openaleph.io/fr/docs/administration/integrations).

## Questions fréquentes

### Le filtre dont j'ai besoin n'est pas dans la liste.

Seuls les champs avec **Afficher dans les filtres** apparaissent. Modifiez le champ dans **Paramètres › Profiles fields** et cochez **Afficher dans les filtres**. Les champs texte libre, date et nombre ne peuvent pas être utilisés.

### L'admin à accès limité voit des membres hors de son périmètre.

Ses collaborateurs directs et indirects lui sont toujours visibles. Vérifiez l'organigramme : ces personnes lui sont probablement rattachées.

### L'admin à accès limité ne voit personne dans Membres.

Son périmètre n'a pas de règle, ou les règles ne correspondent à personne (par exemple après la suppression d'une option). Modifiez le membre et vérifiez l'onglet **Prévisualisation**.

### Un admin à accès limité peut-il sélectionner des participants hors de son périmètre dans une campagne ?

Les listes de membres qu'il voit sont limitées à son périmètre : il ne peut donc choisir que des personnes de ce périmètre.

---

# Paramètres de l'entreprise

Source: https://www.openaleph.io/fr/docs/administration/company-settings
Roles: Admin, Admin à accès limité

> Gérer le logo, le nom, la bannière et les informations partagées de l'entreprise, ainsi que sa structure - unités d'organisation, lieux de travail, fonctions, niveaux, contrats.

La page **Paramètres** permet aux admins de gérer l'identité de l'entreprise et les listes qui structurent les profils des membres. On y accède depuis le menu principal, **Entreprise › Paramètres**. Son sous-titre indique « Gérez la structure et les informations générales de votre entreprise. »

## Avant de commencer

- Les **Admins** peuvent tout consulter et modifier.
- Les **Admins à accès limité** peuvent consulter la page en lecture seule.
- Les autres niveaux ne voient pas **Paramètres** dans le menu.

## Organisation de la page

Le menu de gauche (des onglets sur mobile) est organisé en trois groupes :

| Groupe | Sections |
|---|---|
| **Entreprise** | **Général**, **Organisation units**, **Work locations** |
| **Job framework** | **Intitulés de poste**, **Niveaux de séniorité**, **Types de contrat** |
| **Utilisateurs** | **Profiles fields** (voir [Attributs des personnes](https://www.openaleph.io/fr/docs/administration/people-attributes)) |

## Général

### Logo

Cliquez sur la zone du logo et choisissez une image. Seuls les fichiers .jpg et .png sont acceptés (10 Mo maximum). Le logo est enregistré dès son import, sans bouton Enregistrer.

### Nom de l'entreprise

Modifiez **Nom entreprise** (obligatoire). Un bouton **Enregistrer** apparaît dès que la valeur change ; cliquez dessus pour valider.

### Homepage : bannière

Sous **Homepage › Bannière**, importez l'image affichée en haut de la page d'accueil de chaque membre. Mêmes formats que le logo (.jpg, .png) ; elle est enregistrée à l'import.

### Informations partagées

Les **Informations partagées** sont une liste de liens affichés sur la page d'accueil de tous, pour les consignes ou informations globales que tous les membres doivent pouvoir trouver (politique RH, portail avantages, wiki interne, calendrier des congés...).

1. Cliquez sur **Ajouter**.
2. Renseignez **Titre** et **Lien** (tous deux obligatoires).
3. Validez. La carte apparaît immédiatement sur la page d'accueil.

Chaque carte peut être modifiée ou supprimée depuis son propre menu ; les changements s'appliquent immédiatement.

## Organisation units (unités d'organisation)

Les unités d'organisation décrivent le découpage de votre entreprise : départements, business units, équipes, entités juridiques, sites... Vous créez d'abord un **type d'unité** (par exemple « Département »), puis les unités de ce type (« Finance », « Marketing »...), qui peuvent être imbriquées.

### Créer un type d'unité

1. Allez dans **Paramètres › Organisation units**.
2. Cliquez sur **Nouvelle unité**. Un nouveau type nommé « Nouvelle organisation » apparaît dans le panneau de gauche.
3. Dans le panneau de droite, saisissez le **Titre de l'organisation** (par exemple « Département »). Il est enregistré automatiquement pendant la saisie.

> **Important :** Créer un type d'unité crée automatiquement un champ de profil du même nom dans la section **Informations de travail** des profils. C'est là que vous rattachez les membres à une unité, et ce champ peut servir de filtre et de critère de périmètre pour les admins à accès limité.

### Ajouter des unités

1. Sélectionnez le type d'unité dans le panneau de gauche.
2. Cliquez sur **Nouvelle sous-unité**.
3. Renseignez **Titre**, et éventuellement **Responsable de l'unité (facultatif)** (un membre) et **Unité parente (facultatif)** pour imbriquer l'unité sous une autre.
4. Cliquez sur **Enregistrer**.

Glissez-déposez les cartes pour les réordonner. Utilisez le champ de recherche pour retrouver rapidement un type d'unité.

### Supprimer

- Pour supprimer une unité, utilisez son action de suppression et confirmez **Supprimer l'unité ?**.
- Pour supprimer un type d'unité entier, survolez-le dans le panneau de gauche, cliquez sur l'icône corbeille et confirmez **Supprimer le type d'unité d'organisation ?**. Cela désactive le type, toutes ses unités et le champ de profil correspondant. « Cette action est définitive et irréversible. »

## Work locations, niveaux de séniorité et types de contrat

Ces trois sections gèrent les listes d'options des champs de profil intégrés **Lieu de travail**, **Niveau** et **Type de contrat**. Elles fonctionnent toutes de la même façon :

| Section | Bouton d'ajout | Champ à renseigner | Confirmation de suppression |
|---|---|---|---|
| **Work locations** | **Ajouter un lieu de travail** | **Lieu de travail** | **Supprimer le lieu de travail ?** |
| **Niveaux de séniorité** | **Ajouter un niveau** | **Niveau de séniorité** | **Supprimer le niveau de séniorité ?** |
| **Types de contrat** | **Ajouter un type de contrat** | **Type de contrat** | **Supprimer le type de contrat ?** |

1. Cliquez sur le bouton d'ajout. Une nouvelle ligne apparaît (« Nouveau lieu de travail », « Nouveau niveau » ou « Nouveau type de contrat »).
2. Saisissez le nom et cliquez sur **Enregistrer** (ou **Annuler**).
3. Pour renommer un élément, utilisez **Modifier** sur sa ligne.
4. Glissez-déposez pour réordonner (l'ordre est celui des listes déroulantes).
5. Pour supprimer, utilisez **Supprimer** et confirmez.

> **Important :** Supprimer un élément retire cette valeur à tous les membres qui l'avaient et supprime toute règle de périmètre d'admin à accès limité qui l'utilisait. C'est irréversible.

## Intitulés de poste

1. Allez dans **Paramètres › Intitulés de poste**.
2. Cliquez sur **Ajouter un poste**, saisissez la **Fonction** (obligatoire) et enregistrez.
3. Sélectionnez un intitulé dans la liste de gauche pour voir son détail : le nombre de salariés qui l'occupent, une description (**Ajouter une description**, puis enregistrer) et ses **Compétences associées**.
4. Les compétences associées sont en lecture seule ici. Utilisez **Go to Skills framework to assign skills** pour les gérer dans le module Compétences (nécessite ce module).
5. Glissez-déposez pour réordonner (indisponible pendant une recherche).

Supprimer un intitulé de poste (confirmation **Delete job title?**) le retire à tous les membres qui l'avaient.

## Profiles fields

Cette section contient l'éditeur de la structure des profils : sections, champs personnalisés, champs obligatoires et filtres. Elle est documentée dans [Attributs des personnes](https://www.openaleph.io/fr/docs/administration/people-attributes).

## Ce qui ne se gère pas ici

- Les **niveaux d'accès et périmètres** se définissent sur chaque membre, voir [Niveaux d'accès](https://www.openaleph.io/fr/docs/administration/access-levels).
- Les **tags des modèles d'entretien** se gèrent depuis **Interview › Modèles** (**Modifier les tags du modèle**) et les tags de campagne depuis les actions de la campagne (**Éditer les tags de la campagne**), par les Managers creators et au-dessus.
- Les **thèmes Learn** (étiquettes de sujet des modules de formation) s'ajoutent directement dans l'éditeur de module (**Ajouter un nouveau thème**).
- Les **modules** sont activés par OpenAleph, voir [Modules et licences](https://www.openaleph.io/fr/docs/administration/modules-and-licences).
- Votre **langue personnelle** se règle dans les paramètres de votre profil, voir [Traduire les contenus](https://www.openaleph.io/fr/docs/administration/translations).

## Questions fréquentes

### Je ne vois pas Paramètres dans le menu.

Seuls les admins et admins à accès limité le voient. Demandez à un admin de votre entreprise de modifier votre niveau d'accès si nécessaire.

### Mon logo ne s'importe pas.

Vérifiez le format (.jpg ou .png) et la taille (10 Mo maximum). Les autres formats comme .svg ou .webp sont refusés.

### Je suis admin à accès limité et je ne peux pas enregistrer.

C'est normal : seuls les admins peuvent modifier les paramètres de l'entreprise.

### J'ai supprimé un lieu de travail par erreur. Puis-je le récupérer ?

Non. Recréez-le et réaffectez-le aux membres concernés, puis vérifiez les périmètres des admins à accès limité qui l'utilisaient.

### Nos membres sont synchronisés depuis le SIRH. Dois-je quand même créer les listes ici ?

Oui. La synchronisation attribue des valeurs qui existent déjà dans OpenAleph (options, unités d'organisation, intitulés de poste) ; elle ne les crée pas à la volée, sauf si votre intégration SIRH les crée d'abord via l'API. Voir [Intégrations et synchronisation SIRH](https://www.openaleph.io/fr/docs/administration/integrations).

---

# Attributs des personnes

Source: https://www.openaleph.io/fr/docs/administration/people-attributes
Roles: Admin

> Configurer les sections et champs des profils - champs système et personnalisés, types de champ, options, champs obligatoires et « Afficher dans les filtres ».

Les attributs des personnes sont les champs qui composent le profil d'un membre : identité, informations personnelles, informations de travail et tout champ personnalisé dont votre entreprise a besoin. Les admins les gèrent dans **Paramètres › Profiles fields** (le même éditeur est aussi disponible sur la page **Attributs des personnes**, « Définissez les attributs utilisés dans les profils et les filtres des collaborateurs. »).

## Avant de commencer

Seuls les **Admins** peuvent modifier les attributs des personnes. Les admins à accès limité peuvent les consulter.

## Sections

Les champs sont regroupés en sections, affichées sous forme de blocs sur chaque profil.

- Trois sections intégrées apparaissent toujours en premier et ne peuvent être ni déplacées ni supprimées : **Général**, **Informations personnelles** et **Informations de travail**.
- Cliquez sur **Nouvelle section** pour ajouter une section personnalisée, donnez-lui un titre puis ajoutez-y des champs.
- Glissez-déposez les sections personnalisées pour les réordonner. Utilisez le champ de recherche pour retrouver une section ou un champ.
- Pour supprimer une section personnalisée, utilisez son action de suppression et confirmez **Supprimer cette section ?**.

## Champs système

Les champs système existent dans toutes les entreprises et alimentent le reste d'OpenAleph.

| Section | Champs système |
|---|---|
| **Général** | Identifiant salarié (Company employee UID), Prénom, Nom, Email, Niveau d'accès, Date de naissance, Genre, Manager, Photo, Statut |
| **Informations personnelles** | Email personnel, Téléphone personnel, Adresse personnelle, Nationalité, URL LinkedIn, Langue maternelle, Langues parlées |
| **Informations de travail** | Date d'embauche, Date de fin, Fonction, Lieu de travail, Type de contrat, Référence RH, Niveau, Téléphone professionnel, plus un champ par type d'unité d'organisation |

- Les champs de la section **Général** sont entièrement verrouillés.
- Pour les champs système des autres sections, seuls **Requis** et **Afficher dans les filtres** sont modifiables. Leur titre et leur type ne peuvent pas changer, et ils ne peuvent être ni déplacés ni supprimés.
- Les options de Lieu de travail, Niveau, Type de contrat et Fonction se gèrent dans leurs propres sections des Paramètres, voir [Paramètres de l'entreprise](https://www.openaleph.io/fr/docs/administration/company-settings).
- Les champs d'unité d'organisation sont créés automatiquement lorsque vous créez un type d'unité dans **Paramètres › Organisation units**.

Par défaut, Date d'embauche, Fonction, Lieu de travail, Type de contrat, Référence RH et Niveau sont affichés dans les filtres.

## Ajouter un champ personnalisé

1. Allez dans **Paramètres › Profiles fields**.
2. Dans la section de votre choix, cliquez sur **New field**.
3. Renseignez **Titre\*** et choisissez le **Type\*** (voir le tableau ci-dessous).
4. Pour les champs **Sélection** et **Sélection multiple**, cliquez sur **Définir options** et ajoutez les valeurs avec **Ajouter option**.
5. Cochez **Requis** si chaque profil doit avoir une valeur, et **Afficher dans les filtres** si le champ doit pouvoir servir de filtre.
6. Cliquez sur **Enregistrer**.

Chaque champ affiche une ligne de résumé : **Système** ou **Personnalisé**, son type, **Requis** ou **Optionnel**, et **In filters** ou **Not in filters**.

### Types de champ

| Type | À utiliser pour |
|---|---|
| **Texte** | Un texte libre court (numéro de badge, surnom) |
| **Long text** | Un paragraphe (biographie, notes) |
| **Nombre** | Une valeur numérique |
| **Date** | Une date (date de certification, fin de période d'essai) |
| **Email** | Une adresse email |
| **URL** | Un lien |
| **Téléphone** | Un numéro de téléphone avec indicatif pays |
| **Fichier** | Un document joint |
| **Toggle (vrai/faux)** | Une information oui/non |
| **Sélection** | Une valeur dans une liste que vous définissez |
| **Sélection multiple** | Plusieurs valeurs dans une liste que vous définissez |
| **Langue (unique)** / **Langue (multiple)** | Une ou plusieurs langues |
| **Nationalité** | Un pays |
| **Utilisateur** | Un lien vers un autre membre (mentor, HR partner) |
| **Fonction** | Un intitulé de votre liste d'intitulés de poste |
| **Org Unit** | Une unité d'un type d'unité d'organisation |

## Champs obligatoires et « Afficher dans les filtres »

- **Requis** : le champ doit être renseigné lorsqu'un profil est créé ou modifié dans OpenAleph.
- **Afficher dans les filtres** : le champ devient disponible comme filtre partout où des membres sont listés (annuaire des membres, sélection des participants dans les campagnes, prévisualisations) et peut servir à construire les [périmètres des admins à accès limité](https://www.openaleph.io/fr/docs/administration/scoped-admins). Seuls les types sélection et référence (Sélection, Sélection multiple, Nationalité, Langue, Utilisateur, Fonction, Org Unit) sont utiles pour les périmètres.

## Modifier, déplacer ou supprimer un champ

- **Modifier** : ouvrez le champ, modifiez-le, puis **Enregistrer**.
- **Déplacer vers une autre section** : choisissez la **Section\*** de destination et cliquez sur **Déplacer**.
- **Retirer une option** d'un champ de sélection : confirmez **Supprimer cette option ?**. « Les membres ayant cette option perdront cette valeur à l'enregistrement de l'attribut. Cette action est irréversible. »
- **Supprimer** : confirmez **Supprimer attribut ?**. Toutes les valeurs enregistrées dans ce champ pour tous les membres sont perdues, et toute règle de périmètre basée sur lui est supprimée.

## Qui voit les champs

Les champs apparaissent sur les profils des membres. Ce qu'une personne peut voir et modifier sur un profil dépend de son niveau d'accès : chaque membre voit son propre profil, les managers voient leur équipe (avec un ensemble limité de champs), les admins à accès limité leur périmètre et les admins tout le monde. Voir [Votre profil et les profils des membres](https://www.openaleph.io/fr/docs/people/employee-profile).

## Questions fréquentes

### Je ne peux pas renommer le champ « Date d'embauche ».

C'est un champ système. Vous pouvez seulement choisir s'il est obligatoire et affiché dans les filtres.

### Mon nouveau champ n'apparaît pas comme filtre.

Modifiez le champ, cochez **Afficher dans les filtres** et enregistrez.

### Nos membres sont synchronisés depuis le SIRH. Puis-je quand même ajouter des champs personnalisés ?

Oui. Votre intégration SIRH peut ensuite envoyer des valeurs pour ces champs : chaque champ dispose d'un identifiant technique accessible via l'API. Voir [Intégrations et synchronisation SIRH](https://www.openaleph.io/fr/docs/administration/integrations).

### Que deviennent les données quand je supprime un champ ?

Les valeurs sont supprimées pour tous les membres et ne peuvent pas être récupérées. Si vous voulez seulement arrêter d'utiliser un champ, laissez-le plutôt optionnel.

---

# Modules et licences

Source: https://www.openaleph.io/fr/docs/administration/modules-and-licences
Roles: Admin

> Les modules OpenAleph, leur activation pour votre entreprise, comment savoir ce qui est actif, ce que voient les utilisateurs quand un module est désactivé, et les visites guidées.

OpenAleph est composé de modules (Interview, Learn, Objectifs, etc.). Chaque entreprise dispose des modules prévus dans son contrat, sous forme de licences gérées par OpenAleph. Cette page présente chaque module, explique comment savoir lesquels votre entreprise possède et ce qui se passe lorsqu'un module n'est pas activé.

## Les modules

| Module (nom dans le menu) | Ce qu'il couvre |
|---|---|
| **Interview** | Entretiens annuels, professionnels et one-to-one : campagnes, modèles, réponses |
| **Learn** | Formation : catalogue, modules et playlists, formations et (en option) plans de formation et budgets |
| **Objectifs** | Objectifs individuels et d'équipe, modèles d'objectifs, tableau de bord |
| **OKRs** | Plans OKR, objectifs et résultats clés |
| **Feedback** | Campagnes et modèles de feedback 360 |
| **Compétences** | Grille de compétences, campagnes d'évaluation des compétences, matrice |
| **Sondage d'équipe** | Sondages collaborateurs (engagement, pulse) |
| **Sondage client** | Sondages envoyés à vos propres clients ou sites |
| **Work Time** | Demandes de congés et d'absence, calendrier, planning |
| **SWP** | Planification stratégique des effectifs (marquée **Bêta**) |

**Utilisateurs** et **Paramètres** font partie de toutes les entreprises et sont toujours disponibles.

### Learn : deux parties sous licence

Learn se divise en deux fonctionnalités activées séparément :

| Partie | Entrées de menu |
|---|---|
| Gestion de l'apprentissage | **Mon apprentissage**, **Catalogue**, **Formations**, **Mon contenu** |
| Gestion de la formation | **Plans de formation** (plans, organismes, dépenses et analyse budgétaire) |

Une entreprise peut avoir l'une ou les deux. Si seule la gestion de la formation est active, Learn n'affiche que **Plans de formation** (et seulement aux admins).

## Comment les modules sont activés

- Les modules sont activés par OpenAleph selon votre contrat.
- **Les admins de l'entreprise ne peuvent pas activer ou désactiver les modules eux-mêmes.** Pour ajouter ou retirer un module, ou vérifier un renouvellement, contactez votre interlocuteur OpenAleph ou le support (**Aide & Support** en bas du menu).
- Lorsqu'une licence prend fin sans être renouvelée, le module disparaît du menu. Les données ne sont pas supprimées.

## Comment savoir quels modules sont actifs

Le plus simple est de regarder la section **Apps** du menu principal en tant qu'admin : elle liste tous les modules de votre entreprise. Les admins voient toutes les entrées de chaque module (campagnes, modèles, configuration) ; les autres niveaux en voient moins, voir [Niveaux d'accès](https://www.openaleph.io/fr/docs/administration/access-levels).

## Ce que voient les utilisateurs quand un module n'est pas actif

- Le module est masqué dans la navigation, pour tout le monde.
- Ouvrir un lien vers ce module (par exemple depuis un ancien email) affiche la page **Accès restreint** : « Vous ne pouvez pas accéder à cette page pour le moment. Cela peut être dû à votre niveau d'accès ou au statut du contenu. Si vous pensez qu'il s'agit d'une erreur, contactez un Admin de votre entreprise. », avec un bouton **Retour à l'accueil**.
- Les visites guidées et notifications de ce module ne sont pas affichées.

La même page **Accès restreint** apparaît lorsque le module est actif mais que le niveau d'accès de la personne ne permet pas d'ouvrir la page. Pour distinguer les deux cas, vérifiez si le module apparaît dans votre propre menu d'admin.

## Visites guidées

Certaines pages proposent une courte visite guidée : une série de bulles d'aide qui pointent sur des parties de l'écran et les expliquent.

- Une visite démarre automatiquement la première fois qu'un membre ouvre une page qui en possède une.
- Une fois terminée ou passée, elle ne réapparaît pas. Certaines visites sont obligatoires et ne peuvent pas être passées.
- Les visites s'adaptent au niveau d'accès : les admins peuvent voir des étapes supplémentaires sur les actions d'administration.
- Les visites ne s'affichent que pour les modules dont votre entreprise dispose.
- Les visites sont rédigées et maintenues par OpenAleph. Vous n'avez rien à configurer.

## Application mobile

L'application mobile OpenAleph utilise le même compte et les mêmes niveaux d'accès. Elle ne liste que les modules actifs pour votre entreprise, et tous les modules ne sont pas disponibles sur mobile. Si aucun module n'est disponible, l'application mobile l'indique par un message « aucune application activée ».

## Questions fréquentes

### Un module que nous avons acheté n'apparaît pas dans le menu.

Rechargez la page. S'il manque toujours, la licence n'a peut-être pas encore commencé ou a expiré : contactez votre interlocuteur OpenAleph.

### Puis-je masquer un module pour certains salariés seulement ?

Pas personne par personne. Ce que chacun voit dans un module dépend de son niveau d'accès (par exemple, campagnes et modèles ne sont visibles qu'à partir du niveau Responsable créateur).

### Je vois « Plans de formation » mais pas le catalogue.

Votre entreprise dispose de la partie gestion de la formation de Learn mais pas de la partie gestion de l'apprentissage. Contactez votre interlocuteur pour la modifier.

### Que deviennent nos données si un module est retiré ?

Elles restent dans OpenAleph mais ne sont plus accessibles dans l'interface. Si le module est réactivé, les données réapparaissent.

---

# Traduire les contenus

Source: https://www.openaleph.io/fr/docs/administration/translations
Roles: Admin, Admin à accès limité, Responsable créateur

> Langue de l'interface et langues des contenus, et comment traduire les modèles d'entretien, de feedback et de sondage d'équipe et les modules Learn, à la main, par fichier Excel ou avec l'IA.

OpenAleph distingue deux choses : la **langue de l'interface** (menus, boutons, emails), choisie par chaque membre, et les **langues des contenus** rédigés par votre entreprise (modèles, modules de formation), que vous traduisez vous-même. Cette page couvre les deux.

## Langue de l'interface

L'interface d'OpenAleph est disponible en **anglais** et en **français**.

- Chaque membre choisit sa langue sur son propre profil : ouvrez votre profil, puis **Paramètres** › **Langue OpenAleph**.
- Les admins peuvent aussi définir la **Langue** d'un membre lors de sa création ou de sa modification dans **Utilisateurs › Membres**.

La langue de l'interface est aussi la langue dans laquelle les contenus sont affichés par défaut au membre lorsqu'une traduction existe.

## Langues des contenus

Les contenus peuvent être traduits en six langues : **anglais**, **français**, **allemand**, **italien**, **espagnol** et **suédois**. Chaque contenu a une **langue source** (celle dans laquelle il a été rédigé) et autant de langues supplémentaires que nécessaire.

Contenus traduisibles :

| Contenu | Où le traduire |
|---|---|
| Modèles d'entretien | Éditeur de modèle, icône de traduction |
| Modèles de feedback | Éditeur de modèle, icône de traduction |
| Modèles de sondage d'équipe | Éditeur de modèle, icône de traduction |
| Modules Learn | Éditeur de module, paramètres de langue |

> **Droits d'accès :** Vous pouvez traduire tout contenu que vous avez le droit de modifier : en pratique les Managers creators (leurs propres modèles et modules), les admins à accès limité et les admins.

## Traduire un modèle (Interview, Feedback, Sondage d'équipe)

1. Ouvrez le modèle en mode édition.
2. Cliquez sur l'icône de traduction dans l'en-tête. La fenêtre **Traduction de modèle** s'ouvre. Elle liste la **Langue source** (étiquetée **Source**) et chaque langue ajoutée avec son statut.
3. Cliquez sur **Ajouter une langue** et choisissez une langue (les langues déjà ajoutées sont grisées).
4. Pour chaque langue, choisissez comment la traduire avec les actions de la ligne :
   - **Traduire avec l'IA** : tout le modèle est traduit automatiquement en arrière-plan. Le statut affiche **Traduction par l'IA...** puis passe à traduit.
   - **Télécharger la traduction** : télécharge un fichier Excel à traduire hors ligne (voir plus bas).
   - **Importer la traduction** : importe le fichier Excel complété.
   - **Supprimer la langue** : supprime cette traduction (« Traduction supprimée avec succès »).
5. Fermez la fenêtre. Le lien **Comment traduire mon modèle?** › **cliquez ici** ouvre un guide pas à pas.

### Statuts de traduction

| Statut | Signification |
|---|---|
| **Traduction manquante** | La langue a été ajoutée mais rien n'est encore traduit. |
| **Traduction par l'IA...** | Une traduction par l'IA est en cours. |
| **Translated** | Tous les textes sont traduits. |
| **To update** | Le modèle source a changé après la traduction. Relisez la traduction (relancez l'IA ou importez un nouveau fichier). |
| **Erreur** | Le dernier import ou la dernière traduction par l'IA a échoué. Réessayez. |

### Le fichier Excel de traduction

Le fichier .xlsx téléchargé contient une feuille, **Translations**, avec quatre colonnes :

| Colonne | Contenu |
|---|---|
| **Field UID** | Identifiant technique de chaque texte. Ne le modifiez pas. |
| **Source Text** | Le texte dans la langue source. |
| **Translation Text** | L'endroit où vous saisissez la traduction. |
| **Status** | Doit valoir `translated` sur chaque ligne avant import. |

Règles pour un import réussi :

- conservez la ligne d'en-tête telle quelle ;
- n'ajoutez ni ne supprimez de lignes, et conservez chaque **Field UID** ;
- indiquez `translated` dans **Status** sur chaque ligne, sinon l'import est refusé.

Le fichier est généré en arrière-plan : un message vous invite à patienter quelques secondes et le téléchargement démarre quand il est prêt. Les imports sont aussi traités en arrière-plan et un message confirme quand les traductions ont été importées.

### Traduction par l'IA

**Traduire avec l'IA** traduit tous les textes du modèle dans la langue choisie. Relisez le résultat avant de lancer une campagne : ouvrez le modèle dans cette langue ou téléchargez le fichier pour le relire. La traduction par l'IA est disponible pour toutes les langues listées ci-dessus.

## Traduire un module Learn

1. Ouvrez le module dans l'éditeur Learn (**Learn › Mon contenu**).
2. La **Langue principale** est celle dans laquelle le module a été rédigé (« Sélectionnez la langue utilisée dans ce module. »).
3. Cliquez sur **Ajouter une autre langue** puis **Sélectionner la langue**.
4. Choisissez ce qu'il faut traduire : **Traduire le titre et la description**, **Traduire l'évaluation**, **Traduire la narration audio** (certains éléments sont obligatoires, d'autres optionnels), puis cliquez sur **Traduire**. Le module affiche **Traduction du module en cours** pendant la traduction.
5. La liste **Langues dans ce module** affiche chaque langue, la langue source étant marquée comme principale. **Traduction incomplète** vous avertit lorsque « Certaines sections n'ont pas encore été traduites : » et les liste.

## Ce que voient les participants

- Dans un entretien, le participant peut changer de langue : la fenêtre de traduction de l'entretien liste « toutes les langues disponibles pour cet interview », gérées par le créateur du modèle ; il en choisit une et clique sur **Appliquer**. Les téléchargements PDF suivent la langue sélectionnée.
- Dans Learn, les apprenants peuvent choisir parmi les langues du module (**Choose language** › **Appliquer**).
- Lorsqu'aucune traduction n'existe pour une langue, le contenu s'affiche dans sa langue source.

## Questions fréquentes

### Je ne vois pas l'icône de traduction sur un modèle.

Vous devez pouvoir modifier le modèle (vous l'avez créé, ou vous êtes admin). Les modèles supprimés ne peuvent pas être traduits.

### Mon import est refusé.

Vérifiez que la ligne d'en-tête n'a pas été modifiée, qu'aucun **Field UID** n'est vide et que le **Status** de chaque ligne vaut `translated`.

### J'ai modifié le modèle après l'avoir traduit. Que se passe-t-il ?

Les traductions complètes passent au statut **To update**. Les textes déjà traduits sont conservés, mais les textes nouveaux ou modifiés doivent être traduits à nouveau.

### L'interface peut-elle s'afficher en allemand ou en espagnol ?

Non. L'interface est disponible en anglais et en français uniquement. L'allemand, l'italien, l'espagnol et le suédois sont disponibles pour vos contenus.

---

# Exports et rapports

Source: https://www.openaleph.io/fr/docs/administration/exports-and-reports
Roles: Admin, Admin à accès limité, Responsable créateur, Manager

> Tous les exports disponibles dans OpenAleph (campagnes, réponses, compétences, Work Time, Learn, sondages, SWP, membres), formats, droits et mode de livraison des fichiers.

OpenAleph permet d'exporter l'avancement des campagnes, les réponses, les matrices, les plans et les listes de membres vers Excel (.xlsx), PDF ou CSV. Cette page liste les exports disponibles dans chaque module, qui peut les utiliser et comment le fichier vous parvient.

## Comment les exports sont livrés

La plupart des exports sont générés en arrière-plan, vous pouvez donc continuer à travailler pendant la préparation du fichier :

1. Lancez l'export. Un message du type « Votre export sera automatiquement téléchargé dans quelques secondes. » apparaît.
2. Quand le fichier est prêt, il se télécharge automatiquement et un message indique **Votre export est prêt !**
3. Si votre navigateur a bloqué le téléchargement, utilisez le bouton **Télécharger** de ce message (« S'il n'a pas été enregistré automatiquement, vous pouvez le télécharger manuellement ici : »).

Lorsque plusieurs fichiers sont produits, ils sont regroupés dans une archive .zip. En cas d'échec, vous voyez « Une erreur s'est produite lors de la génération de votre export. » Réessayez ou contactez le support.

> **Remarque :** Les exports sont livrés dans le navigateur, pas par email. Gardez l'onglet OpenAleph ouvert jusqu'au début du téléchargement.

## Exports par module

### Campagnes Interview, Feedback et Sondage d'équipe

Depuis la liste des campagnes ou une campagne, ouvrez **Exporter les données** :

1. Choisissez le **Type d'export** :
   - **Progression** : « Suivre l'avancement de la campagne » (qui a répondu, statut par participant) ;
   - **Réponses** : « Se concentrer sur les réponses et les analyses » (le contenu des réponses).
2. Choisissez **Toutes les campagnes** ou uniquement les campagnes sélectionnées.
3. **Format de fichier** : XLSX.
4. Validez.

Les campagnes de Feedback et de Sondage d'équipe proposent aussi **Exporter en .xlsx**. Le Sondage d'équipe conserve votre dernier fichier avec **Télécharger le dernier export** (un message vous prévient si « Le dernier export n'a pas abouti »).

> **Droits d'accès :** Interview : les personnes qui peuvent modifier la campagne (propriétaire, co-pilotes, admins à accès limité pour leur périmètre, admins). Feedback et Sondage d'équipe : les personnes qui gèrent la campagne (propriétaire, co-pilotes, admins) et, pour les sondages d'équipe, les pilotes nommés.

### Réponses Interview et Feedback (PDF)

Sur un entretien ou un feedback complété, **Télécharger le pdf** propose **PDF Q&R uniquement** ou **PDF avec synthèse** (avec la synthèse IA lorsqu'elle existe). Le PDF suit la langue sélectionnée pour l'entretien.

### Compétences

- **Matrice des compétences** : **Exporter en PDF** et **Exporter en Excel** (managers et au-dessus, limité aux personnes qu'ils peuvent voir).
- **Campagnes de compétences** : **Exporter en .xlsx** depuis la campagne, pour les personnes qui la gèrent.

### Work Time

- **Exporter l'historique** depuis le planning (Managers creators et au-dessus).
- **Exporter l'historique du solde** pour les soldes de congés.
- Un export couvre au maximum un an (« La période d'export ne peut pas dépasser un an. »).

### Learn

- **Statistiques des plans de formation** : **Exporter en PDF** et **Exporter en Excel** (admins uniquement).
- **Imprimer l'évaluation (PDF)** pour une évaluation.
- **Télécharger le certificat** pour une formation terminée (les certificats peuvent être générés en anglais ou en français).

### Sondage client

- **Exporter les sondages (XLSX)** et **Exporter les retours (CSV)** (Managers creators et au-dessus).

### SWP (planification des effectifs)

- **Exporter la planification des effectifs** : tous les plans (admins).
- **Exporter les membres** : les membres d'un plan (managers et au-dessus, pour les plans qu'ils peuvent voir).

### Utilisateurs

- **Exporter tous les membres** dans **Utilisateurs › Membres** (menu d'options, trois points) télécharge la liste des membres avec leurs informations de profil. Les admins et les admins à accès limité peuvent l'utiliser (ces derniers pour les membres de leur périmètre). Lorsque les membres sont synchronisés depuis un SIRH, il devient le bouton principal de la page. Voir [Annuaire des membres](https://www.openaleph.io/fr/docs/people/directory#exporter-tous-les-membres).

## Rapports de synchronisation SIRH

Si votre entreprise synchronise ses membres via l'API, chaque exécution quotidienne produit un rapport téléchargeable depuis l'espace **Company developer**. Voir [Intégrations et synchronisation SIRH](https://www.openaleph.io/fr/docs/administration/integrations).

## Bonnes pratiques

- Les exports contiennent des données personnelles. Stockez-les dans un endroit sécurisé et supprimez-les quand vous n'en avez plus besoin.
- Ne partagez les exports de réponses qu'avec des personnes autorisées à lire ces réponses (par exemple, pas toute la ligne hiérarchique pour un feedback confidentiel).
- Pour le reporting récurrent, privilégiez les tableaux de bord de chaque module et n'exportez qu'en cas de besoin.

## Questions fréquentes

### J'ai cliqué sur exporter mais rien ne s'est téléchargé.

Patientez quelques secondes en gardant l'onglet ouvert. Si votre navigateur a bloqué le téléchargement, utilisez le bouton **Télécharger** du message **Votre export est prêt !** Si le message n'apparaît jamais, rechargez la page et réessayez.

### Ai-je reçu l'export par email ?

Non. Les exports sont livrés uniquement dans le navigateur.

### Je ne vois pas le bouton d'export sur une campagne.

Vous devez pouvoir gérer cette campagne (ou être pilote nommé d'un sondage d'équipe). Demandez au propriétaire de la campagne de vous ajouter comme co-pilote, ou demandez à un admin.

### Puis-je choisir les colonnes exportées ?

Non. Chaque export a une structure fixe. Filtrez ou retravaillez le fichier Excel après téléchargement.

---

# API keys et API publique

Source: https://www.openaleph.io/fr/docs/administration/api-keys-and-api
Roles: Admin

> Créer et révoquer des API keys OpenAleph, s'authentifier sur l'API partenaire, ce que permet l'API (membres, fonctions, options, unités) et où trouver la documentation de référence.

OpenAleph propose une API publique, appelée API partenaire, afin que les systèmes de votre entreprise (généralement votre SIRH ou un outil d'intégration) puissent envoyer les données des membres à OpenAleph et les relire. L'accès est contrôlé par des API keys que les admins créent dans l'espace **Company developer**.

## Avant de commencer

- Vous devez être **Admin**. Les admins à accès limité et les autres niveaux ne peuvent ni voir ni utiliser les API keys.
- Une API key appartient à votre entreprise, pas à une personne. Elle continue de fonctionner si l'admin qui l'a créée quitte l'entreprise.

## Ouvrir l'espace Company developer

1. En bas du menu principal, cliquez sur l'icône de code (info-bulle **API keys**), à côté de **Aide & Support**.
2. La page **Company developer** s'ouvre en pleine page, sans le menu principal (« Here you can manage your developer settings, including API keys and event reporting functionalities. »). Elle comporte deux cartes :
   - **Go to api keys** : création et gestion de vos API keys pour accéder aux API d'OpenAleph ;
   - **Go to ETL reports** : liste des exécutions de synchronisation et de leurs statuts (voir [Intégrations et synchronisation SIRH](https://www.openaleph.io/fr/docs/administration/integrations)).

## Créer une API key

1. Cliquez sur **Go to api keys**. La page **Api keys** liste les clés existantes avec leur **Nom**, leur **ID public** et leur date **Créé le**.
2. Cliquez sur **Créer une API key**.
3. Saisissez un **Nom de l'API key** (obligatoire), par exemple « Synchro SIRH - production », puis cliquez sur **Enregistrer**.
4. Le message de confirmation de création apparaît et le **Secret de l'API key** s'affiche. Copiez-le (icône de copie à côté du secret) et conservez-le en lieu sûr (gestionnaire de mots de passe ou coffre de secrets de votre intégration).
5. Cliquez sur **Fait**.

> **Important :** « Cette API key ne sera affichée qu'une seule fois. Assurez-vous de la copier et de la conserver en lieu sûr, car vous ne pourrez plus la consulter par la suite. Si vous la perdez, vous pouvez générer une nouvelle API key à tout moment. »

## Révoquer une API key

1. Sur la page **Api keys**, cliquez sur l'icône corbeille de la ligne de la clé.
2. Confirmez **Confirmer la suppression de la clé API** : « La suppression de cette clé API révoquera immédiatement son accès. Toutes les intégrations ou scripts qui l'utilisent cesseront de fonctionner jusqu'à leur mise à jour. Continuer ? »
3. Cliquez sur **Supprimer**. « API key supprimée avec succès. » le confirme : la clé disparaît de la liste et cesse immédiatement de fonctionner. Quand il ne reste aucune clé, la page affiche « Vous n’avez généré aucune API key jusqu’à présent. »

Pour renouveler une clé sans interruption : créez une nouvelle clé, mettez à jour votre intégration, vérifiez qu'elle fonctionne, puis supprimez l'ancienne clé.

## Utiliser l'API

### Authentification

Envoyez la clé dans l'en-tête `Authorization` de chaque requête :

```
Authorization: Bearer VOTRE_API_KEY
```

Une clé absente ou invalide renvoie une erreur 401.

### URL de base et versions

- Version actuelle : `https://app.openaleph.io/partners/v2`
- Ancienne version (création de membres uniquement) : `https://app.openaleph.io/partners/v1`

### Ce que permet l'API

L'API partenaire couvre les données des membres et les listes qui décrivent votre organisation. Elle ne donne pas accès aux entretiens, formations, objectifs ou autres contenus des modules.

| Endpoint | Rôle |
|---|---|
| `GET /users_schema` | Liste les champs de profil de votre entreprise et leurs identifiants techniques, pour savoir ce que vous pouvez envoyer. |
| `GET /users` | Liste les membres (filtre `status=active` ou `inactive`), avec leur niveau d'accès et leur périmètre d'admin à accès limité. Paginé avec `page[number]` et `page[size]`. |
| `POST /users` | Crée ou met à jour un membre. |
| `POST /users/bulk` | Crée ou met à jour plusieurs membres en un appel. |
| `POST /job_titles/bulk` | Crée ou met à jour des intitulés de poste. |
| `POST /fields/{field}/options/bulk` | Crée ou met à jour les options d'un champ de sélection (par exemple les lieux de travail). |
| `POST /fields/{field}/nodes/bulk` | Crée ou met à jour des unités d'organisation. |

Règles principales :

- Les membres sont identifiés par leur `company_uid` (votre matricule). Champs obligatoires : `company_uid`, `email`, `firstname`, `lastname`, `status`, `access_level`.
- Chaque envoi de membre est une mise à jour complète : envoyez tous les champs obligatoires à chaque fois.
- Le manager se définit avec `manager_company_uid`. Les champs de profil personnalisés s'envoient dans `extras`, avec les identifiants fournis par `/users_schema`.
- Les admins à accès limité peuvent être envoyés avec leur périmètre (`perimeter` et `exclusions`), voir [Admins à accès limité et périmètres](https://www.openaleph.io/fr/docs/administration/scoped-admins).
- Envoyer `status: inactive` désactive le membre et enregistre une date de départ.
- Les endpoints groupés pour les intitulés de poste, options et unités acceptent jusqu'à 1 000 éléments par appel et peuvent être appelés à chaque fois avec vos listes complètes sans risque.
- La création et la mise à jour de membres acceptent un en-tête `Idempotency-Key`, afin qu'une requête relancée ne soit pas appliquée deux fois.

> **Important :** Les données de membres envoyées à l'API ne sont pas appliquées immédiatement. Elles sont mises en file d'attente et traitées par la synchronisation quotidienne, dont le résultat apparaît dans le rapport ETL. Le premier envoi fait aussi passer votre entreprise en mode synchronisé, dans lequel les membres ne peuvent plus être ajoutés ou modifiés à la main dans OpenAleph. Lisez [Intégrations et synchronisation SIRH](https://www.openaleph.io/fr/docs/administration/integrations) avant de commencer.

### Documentation de référence de l'API

La documentation interactive complète (formats de requête et de réponse, exemples, codes d'erreur) est disponible sur `https://app.openaleph.io/api-docs`. Sélectionnez **API V2 partners** dans la liste.

## Questions fréquentes

### J'ai perdu le secret d'une clé.

Il ne peut pas être réaffiché. Créez une nouvelle clé, mettez à jour votre intégration, puis supprimez l'ancienne.

### Je ne vois pas l'icône de code dans le menu.

Elle n'est affichée qu'aux admins.

### J'ai envoyé un membre via l'API mais je ne vois pas la modification.

Les modifications sont appliquées lors de la prochaine synchronisation quotidienne. Consultez le rapport ETL de cette exécution dans **Company developer › Go to ETL reports**.

### Puis-je utiliser l'API pour exporter les réponses aux entretiens ou les résultats de formation ?

Non. Utilisez les exports disponibles dans chaque module, voir [Exports et rapports](https://www.openaleph.io/fr/docs/administration/exports-and-reports).

---

# Intégrations et synchronisation SIRH

Source: https://www.openaleph.io/fr/docs/administration/integrations
Roles: Admin

> Synchroniser les membres OpenAleph avec votre SIRH via l'API partenaire - données synchronisées, exécution quotidienne, rapports ETL et ce qui change pour les admins.

Plutôt que de gérer les membres à la main, votre entreprise peut synchroniser OpenAleph avec son système d'information RH (SIRH). Le SIRH, ou un outil d'intégration entre les deux, envoie les données des membres à l'API partenaire d'OpenAleph ; OpenAleph les applique une fois par jour et produit un rapport de chaque exécution.

## Les façons d'ajouter des membres

| Méthode | Quand l'utiliser | Où |
|---|---|---|
| Création manuelle | Quelques membres, petites entreprises | **Utilisateurs › Membres › Ajouter un membre** |
| Import Excel | Chargement initial ou mises à jour groupées ponctuelles | **Utilisateurs › Membres › Importer des membres** (modèle .xlsx) |
| Synchronisation SIRH via l'API | Votre SIRH est la source de référence et vous voulez des mises à jour automatiques | API partenaire, voir ci-dessous |

Voir [Utilisateurs](https://www.openaleph.io/fr/docs/people) pour la création manuelle et l'import Excel.

> **Remarque :** OpenAleph ne propose pas de connecteurs prêts à l'emploi pour des SIRH spécifiques. La synchronisation repose sur l'API partenaire : votre équipe informatique, l'éditeur de votre SIRH ou un intégrateur envoie les données. Contactez votre interlocuteur OpenAleph pour préparer le projet.

## Ce qui est synchronisé

| Données | Détail |
|---|---|
| Membres | Identité (matricule, email, prénom et nom), statut (actif ou inactif), niveau d'accès, date de naissance, genre |
| Manager | La ligne hiérarchique, via le matricule du manager |
| Champs de profil | Tout champ système ou personnalisé : lieu de travail, type de contrat, niveau, fonction, unités d'organisation, dates, champs personnalisés |
| Listes | Intitulés de poste, options des champs de sélection et unités d'organisation peuvent être créés ou mis à jour via l'API avant l'envoi des membres |
| Admins à accès limité | Le niveau d'accès et les règles de périmètre de chaque admin à accès limité |
| Départs | Un membre envoyé comme inactif est désactivé et sa date de départ enregistrée (la date que vous envoyez, ou la date de la synchronisation) |

Les valeurs qui n'existent pas encore dans OpenAleph (lieu de travail, fonction ou unité inconnus) sont refusées pour le membre concerné et signalées dans le rapport ETL. Créez-les d'abord, via l'API ou dans les [Paramètres de l'entreprise](https://www.openaleph.io/fr/docs/administration/company-settings).

## Mettre en place la synchronisation

1. **Préparez la structure** dans OpenAleph : champs de profil, unités d'organisation, intitulés de poste et listes ([Paramètres de l'entreprise](https://www.openaleph.io/fr/docs/administration/company-settings), [Attributs des personnes](https://www.openaleph.io/fr/docs/administration/people-attributes)).
2. **Créez une API key** dans **Company developer › Go to api keys** et transmettez-la de façon sécurisée à la personne qui construit l'intégration ([API keys et API publique](https://www.openaleph.io/fr/docs/administration/api-keys-and-api)).
3. **Construisez l'intégration** : elle lit les identifiants des champs via l'endpoint de schéma, envoie les listes, puis les membres (en général tous les membres actifs chaque jour).
4. **Vérifiez le premier rapport** dans **Company developer › Go to ETL reports** le lendemain du premier envoi, et corrigez les lignes refusées à la source.

## L'exécution quotidienne

- Les données reçues via l'API sont mises en file d'attente puis traitées une fois par jour, pendant la nuit. Les modifications ne sont pas visibles immédiatement.
- Envoyer plusieurs fois par jour le même membre ne pose pas de problème : les dernières données reçues l'emportent.
- Un membre simplement absent d'un envoi n'est pas considéré comme parti : envoyez-le avec le statut inactif pour le désactiver.

## Rapports ETL

Allez dans **Company developer › Go to ETL reports**. La page **Jobs** liste chaque exécution avec son **Job ID**, sa date **Créé le** et un **Report File** à télécharger. Si rien n'a encore été exécuté, elle indique « No job has been executed yet ».

Le rapport Excel liste des messages d'information et des erreurs pour chaque ligne. Utilisez-le pour trouver les membres refusés et la raison.

## Ce qui change une fois la synchronisation active

Le premier envoi à l'API fait passer votre entreprise en mode synchronisé. Dès lors, le SIRH est la source de référence et, pour éviter les modifications contradictoires, OpenAleph bloque les modifications manuelles des membres :

- **Ajouter un membre** et **Importer des membres** sont masqués ; **Exporter tous les membres** apparaît à la place ;
- la modification des profils, les actions groupées **Gérer le niveau d'accès**, **Gérer les attributs** et **Désactiver membres sélectionnés**, ainsi que la restauration de membres sont indisponibles ;
- les désactivations proviennent du SIRH (membres envoyés comme inactifs).

Tout le reste fonctionne normalement : paramètres de l'entreprise, champs de profil, campagnes, formations.

> **Important :** Les niveaux d'accès faisant partie des données synchronisées, modifiez-les dans le flux de votre SIRH et non dans OpenAleph. Sinon, la prochaine exécution écrasera votre modification.

Pour quitter le mode synchronisé (par exemple pour revenir à une gestion manuelle), contactez le support OpenAleph.

## Questions fréquentes

### Une modification faite dans le SIRH n'apparaît pas dans OpenAleph.

Attendez la prochaine exécution quotidienne, puis consultez le dernier rapport ETL pour vérifier s'il y a une erreur sur ce membre (valeur inconnue, champ obligatoire manquant, email déjà utilisé).

### Pourquoi ne puis-je plus modifier les membres ?

Votre entreprise est en mode synchronisé. Modifiez les données dans votre SIRH.

### L'équipe OpenAleph peut-elle mettre en place l'intégration pour nous ?

Contactez votre interlocuteur OpenAleph pour discuter du projet d'intégration.

### Une nouvelle recrue devrait apparaître dans la population d'un admin à accès limité.

Cela se fait automatiquement si le nouveau membre correspond aux règles du périmètre (par exemple son lieu de travail), après l'exécution quotidienne.

---

# Connexion et sécurité

Source: https://www.openaleph.io/fr/docs/administration/sign-in-and-security
Roles: Admin

> Comment les membres se connectent à OpenAleph (email et mot de passe, Google, Microsoft), règles de mot de passe, invitations, espaces multiples et ce que les admins contrôlent.

Cette page explique comment les membres se connectent à OpenAleph et ce que les admins peuvent ou ne peuvent pas contrôler en matière d'accès.

## Modes de connexion

Sur la page de connexion (**Connexion**), un membre peut :

| Mode | Fonctionnement |
|---|---|
| **Continue with email** | Saisir son adresse email, puis son mot de passe. |
| **Continue with Google** | Se connecter avec un compte Google dont l'email correspond à son email OpenAleph. |
| **Continue with Microsoft** | Se connecter avec un compte Microsoft (Entra ID / Microsoft 365) dont l'email correspond à son email OpenAleph. |

La connexion Google et Microsoft fonctionne sans configuration de votre part : elle est disponible pour toutes les entreprises, à condition que l'email du compte Google ou Microsoft soit exactement celui du membre dans OpenAleph.

> **Remarque :** Pour toute exigence spécifique en matière d'identité, contactez votre interlocuteur OpenAleph.

## Première connexion et mots de passe

1. Le membre saisit son email et clique sur **Continue with email**.
2. S'il n'a pas encore de mot de passe, OpenAleph en génère un et le lui envoie par email (« Votre mot de passe OpenAleph ») ; l'écran affiche **Check your mail 📩**.
3. Les fois suivantes, il voit **Welcome back** et saisit son mot de passe. **Forgot?** envoie un email **Réinitialisez votre mot de passe** dont le lien mène à l'écran **Create password**.

Règles de mot de passe :

- au moins 8 caractères ;
- seul le lien du dernier email de réinitialisation fonctionne.

Les membres peuvent changer leur mot de passe depuis les **Paramètres** de leur profil (**Changer le mot de passe**). Les admins ne peuvent pas définir le mot de passe d'un membre. Le parcours côté membre est décrit dans [Se connecter à OpenAleph](https://www.openaleph.io/fr/docs/getting-started/logging-in).

## Invitations

Les admins invitent les membres depuis **Utilisateurs › Membres** (email d'invitation à la création ou à l'import d'un membre, ou **Envoyer / Renvoyer invitation par email**). Voir [Ajouter et inviter des membres](https://www.openaleph.io/fr/docs/people/add-and-invite-users).

## Espaces multiples

Une personne qui appartient à plusieurs espaces OpenAleph (par exemple un apprenant externe de l'académie d'une autre entreprise) choisit où aller après sa connexion (« Where would you like to go? »).

## Qui ne peut pas se connecter

| Situation | Message affiché |
|---|---|
| L'email n'est pas connu dans OpenAleph, ou le membre est désactivé (connexion par email et mot de passe) | L'écran **Oops, it seems this email is not registered 🧐** |
| L'email du compte Google ou Microsoft n'est pas connu dans OpenAleph | « Email introuvable. Veuillez vérifier et réessayer. » |
| Le membre est désactivé ou n'est rattaché à aucune entreprise (connexion Google ou Microsoft) | « Votre compte n'est pas actif ou n'est pas associé à une entreprise. » |

Désactiver un membre le déconnecte immédiatement de toutes ses sessions (web et mobile). Voir [Données des membres et confidentialité](https://www.openaleph.io/fr/docs/administration/data-and-privacy).

## Se connecter en tant qu'un autre utilisateur

Les admins de l'entreprise ne peuvent pas se connecter à la place d'un autre membre. Pour savoir ce que voit une personne, vérifiez son niveau d'accès ([Niveaux d'accès](https://www.openaleph.io/fr/docs/administration/access-levels)) et, pour un admin à accès limité, son onglet **Prévisualisation**. Si vous avez besoin d'aide pour analyser le problème d'un membre, contactez le support OpenAleph via **Aide & Support**.

## Bonnes pratiques de sécurité pour les admins

- Limitez le nombre de comptes **Admin** ; utilisez **Admin à accès limité** pour les personnes qui n'ont besoin que d'une partie de l'entreprise.
- Désactivez les personnes qui partent le jour de leur départ (ou assurez-vous que votre SIRH les envoie comme inactives).
- Conservez les API keys dans un gestionnaire de secrets, donnez à chaque intégration sa propre clé et supprimez les clés inutilisées ([API keys et API publique](https://www.openaleph.io/fr/docs/administration/api-keys-and-api)).
- Traitez les exports comme des documents confidentiels ([Exports et rapports](https://www.openaleph.io/fr/docs/administration/exports-and-reports)).

## Questions fréquentes

### « Continue with Google » indique que mon email est introuvable.

L'email du compte Google doit être exactement celui de votre profil OpenAleph. Connectez-vous avec ce compte, ou demandez à un admin de vérifier votre email dans **Utilisateurs › Membres**.

### Je n'ai jamais reçu l'email de mot de passe.

Vérifiez vos courriers indésirables, puis demandez à un admin de renvoyer votre invitation. Si votre entreprise utilise des comptes Google ou Microsoft, vous pouvez aussi utiliser **Continue with Google** ou **Continue with Microsoft** sans mot de passe.

### Peut-on obliger tout le monde à se connecter avec Microsoft ?

La connexion par email et mot de passe est disponible pour tous les membres. Pour toute exigence spécifique en matière d'identité, contactez votre interlocuteur OpenAleph.

---

# Données des membres et confidentialité

Source: https://www.openaleph.io/fr/docs/administration/data-and-privacy
Roles: Admin

> Ce que deviennent les données des membres qui partent - désactivation plutôt que suppression, restauration, historique des modifications et demandes RGPD.

Cette page explique comment OpenAleph gère les données des membres au fil de la vie d'un compte : effet de la désactivation, restauration, traçabilité des modifications et traitement des demandes liées à la protection des données (RGPD).

## Désactivation plutôt que suppression

Les admins de l'entreprise ne peuvent pas supprimer un membre d'OpenAleph. Lorsqu'une personne part, vous la **désactivez**. Son compte est fermé mais son historique (entretiens, formations, objectifs, évaluations) est conservé, afin que les résultats de campagne et les rapports restent complets.

### Désactiver des membres

1. Allez dans **Utilisateurs › Membres** et cochez les membres qui partent.
2. Cliquez sur **Désactiver membres sélectionnés**.
3. Dans **Désactiver les membres**, vérifiez la liste **Membres sélectionnés**. « Les membres sélectionnés ne seront plus accessibles sur OpenAleph. Les informations ne seront pas supprimées : vous pouvez les réactiver plus tard. »
4. Si vous le souhaitez, utilisez **Ajouter une date de départ** pour renseigner la **Date de départ**.
5. Cliquez sur **Désactiver**.

Ce qui se passe :

- le membre ne peut plus se connecter et toutes ses sessions ouvertes prennent fin immédiatement ;
- la date de départ est fixée à aujourd'hui si vous n'en avez pas indiqué ;
- il est retiré des campagnes d'entretien encore en préparation ;
- ses collaborateurs directs n'ont plus de manager : affectez-leur un nouveau manager (OpenAleph garde la trace de l'ancien lien) ;
- il disparaît des listes de membres, des sélecteurs de participants et des populations des admins à accès limité ;
- ses données sont conservées et son email reste réservé à ce compte.

> **Droits d'accès :** Seuls les **Admins** peuvent désactiver et restaurer des membres. Si vos membres sont synchronisés depuis votre SIRH, la désactivation vient du SIRH (membre envoyé comme inactif), voir [Intégrations et synchronisation SIRH](https://www.openaleph.io/fr/docs/administration/integrations).

### Consulter et restaurer les membres désactivés

1. Dans **Utilisateurs › Membres**, ouvrez le menu d'options et choisissez **Voir membres désactivés**.
2. La fenêtre **Membres désactivés** les liste avec la date **Désactivé le** et la **Date de départ**.
3. Cliquez sur l'icône **Restaurer le membre** d'une ligne. « L'utilisateur a été réactivé avec succès. »

Restaurer un membre le rend à nouveau actif, efface sa date de départ, le rattache à son ancien manager (si celui-ci est toujours actif et peut encadrer) et lui rend ses anciens collaborateurs directs qui n'ont pas été affectés à quelqu'un d'autre entre-temps.

## Historique des modifications

Chaque modification d'un profil est tracée. Sur le profil d'un membre, cliquez sur l'icône **Historique** (visible par les personnes qui peuvent modifier ce profil). Le tableau affiche **Champ**, **Modification**, **Modifié par**, **Source** et **Date**, la source étant **Manuel**, **Synchronisation automatique** ou **Import**. Voir [Historique du profil](https://www.openaleph.io/fr/docs/people/profile-history).

Les changements de statut des entretiens et des réponses de feedback peuvent aussi être suivis depuis le panneau d'historique de la réponse.

## Qui voit les données personnelles

- Chaque membre voit son propre profil ; les managers voient leur équipe avec un ensemble limité de champs ; les admins à accès limité leur périmètre ; les admins tout le monde. Voir [Niveaux d'accès](https://www.openaleph.io/fr/docs/administration/access-levels).
- Les champs de profil sont visibles selon ces règles ; il n'existe pas de réglage de confidentialité champ par champ. Évitez de créer des champs personnalisés pour des données sensibles dont vous n'avez pas besoin.
- Les exports contiennent des données personnelles et doivent être traités en conséquence ([Exports et rapports](https://www.openaleph.io/fr/docs/administration/exports-and-reports)).
- La politique de confidentialité d'OpenAleph est accessible à tous, sans connexion (voir [Dépannage et aide](https://www.openaleph.io/fr/docs/getting-started/troubleshooting#politique-de-confidentialite)).

## Demandes liées à la protection des données (RGPD)

Votre entreprise est responsable du traitement des données de ses membres dans OpenAleph. Pour les demandes des salariés :

| Demande | Que faire |
|---|---|
| Accès (copie de ses données) | Utilisez les exports des modules concernés et le profil du membre ; contactez le support OpenAleph pour une extraction complète. |
| Rectification | Corrigez le profil dans **Utilisateurs › Membres** (ou dans votre SIRH en cas de synchronisation). |
| Effacement ou anonymisation | Un admin de l'entreprise ne peut pas le faire. Désactivez le membre, puis transmettez la demande au support OpenAleph. |
| Fin du contrat avec OpenAleph | Contactez votre interlocuteur au sujet de la restitution et de la suppression des données. |

## Questions fréquentes

### Puis-je supprimer un membre créé par erreur ?

Pas depuis l'application. Désactivez-le. Si l'email doit être réutilisé pour un autre compte, contactez le support OpenAleph.

### Un membre désactivé apparaît encore dans les résultats d'une ancienne campagne.

C'est normal : ses réponses passées sont conservées pour que les résultats restent complets.

### J'ai restauré un membre mais pas son équipe.

Seuls les collaborateurs qui n'ont pas été affectés à un autre manager entre-temps lui sont rendus. Réaffectez les autres manuellement.

### Pourquoi « Désactiver membres sélectionnés » n'apparaît-il pas ?

Soit vous n'êtes pas admin, soit vos membres sont synchronisés depuis votre SIRH.