Gérer les congés et absences sans tableur

Dans beaucoup d'entreprises, les congés passent encore par l'e-mail et un tableur. Le salarié demande à son manager, le manager accepte, quelqu'un met un fichier à jour, et en fin d'année personne n'est d'accord sur le nombre de jours restants. Passer à un outil n'aide que si les règles sont posées d'abord. Voici l'ordre qui fonctionne.

Commencer par les types d'absence

Listez chaque type d'absence que reconnaît votre entreprise : congés payés, RTT, arrêt maladie, congé sans solde, congés exceptionnels. Pour chacun, dans WorkTime, tranchez deux questions. Utilise-t-il un solde (les congés payés oui, l'arrêt maladie en général non) ? Et comment les jours sont-ils décomptés : en jours travaillés, en jours ouvrables du lundi au samedi, ou en jours calendaires ? Bien le régler une fois, c'est ne plus jamais compter à la main.

Écrire les règles d'acquisition une seule fois

Un solde a besoin d'une règle : combien de jours sont acquis, chaque mois ou chaque année, en début ou en fin de période, et jusqu'à quand ils peuvent être pris. C'est une politique, et chaque salarié y est rattaché. Les soldes sont ensuite crédités automatiquement. Décidez si une politique peut passer sous zéro : une demande au-delà du solde est alors soit bloquée, soit signalée au manager.

Définir les semaines de travail et les jours fériés

Une absence coûte les jours que la personne aurait travaillés. Tout le monde suit une semaine par défaut du lundi au vendredi, sauf si vous lui attribuez un autre planning : temps partiel, ou semaine de magasin avec le samedi. Ajoutez vos jours fériés et jours de fermeture : les dates fixes peuvent se répéter chaque année, les fêtes mobiles comme le lundi de Pâques s'ajoutent année par année. Les jours fériés s'appliquent à toute l'entreprise.

Laisser les managers valider là où ils se trouvent

Le salarié demande une journée ou une demi-journée, joint un justificatif si besoin, et son manager est prévenu par e-mail, dans l'application et par notification sur son téléphone. Le manager accepte ou refuse avec un message, une demande à la fois ou plusieurs d'un coup, et il est averti si une validation ferait passer un solde sous zéro. Le salarié est notifié, et les jours ne sont décomptés du solde qu'une fois la demande acceptée.

Donner à tous la même vue des absences

Le planning montre qui est absent, à l'échelle d'une équipe ou de l'entreprise. Les managers voient le détail pour les personnes qui leur sont rattachées ; les autres voient « Absent », sans le motif. Les administrateurs peuvent ajouter une absence pour plusieurs personnes à la fois, ajuster un solde, et exporter vers Excel le planning des absences ou l'historique des soldes.

Avant de basculer

• Renseignez le bon manager sur chaque profil : c'est lui qui est prévenu de chaque demande.
• Créez les types d'absence et les politiques avant de saisir les soldes de départ.
• Vérifiez que les salariés à temps partiel ont la bonne semaine de travail.
• Ajoutez les fêtes mobiles de l'année suivante avant que les demandes n'arrivent.
• Faites tourner un mois en parallèle de l'ancien tableur, puis abandonnez-le.