Préparer la succession de vos postes clés

Chaque entreprise a quelques postes qu'elle ne peut pas laisser vacants longtemps : le directeur d'un site, le seul ingénieur qui connaît le système de facturation, le manager que tous les clients réclament. Quand cette personne s'en va, la question « qui prend la suite ? » se règle dans l'urgence, souvent au profit de qui est disponible. Préparer la succession, c'est y répondre à froid, à l'avance.

Identifier vos postes clés

Ne partez pas de tout l'organigramme. Partez des postes dont la vacance soudaine ferait le plus de dégâts, et notez pour chacun qui l'occupe aujourd'hui et si un départ est déjà prévu, comme une retraite ou une mobilité. Dans Workforce Planning, en bêta, chaque poste clé a son titulaire, ses successeurs et, le cas échéant, son départ prévu.

S'accorder sur ce que « prêt » veut dire

« Prêt » ne veut pas dire la même chose pour tous les managers. Rédigez une courte échelle de préparation commune, par exemple « prêt maintenant » et « prêt dans un à deux ans », et décidez à quoi compte chaque niveau : un poste couvert aujourd'hui, une relève pour plus tard, ou rien. Avec une échelle partagée, les plans de succession de deux managers deviennent comparables.

Classer les successeurs, puis chercher les trous

Pour chaque poste clé, classez les personnes qui pourraient prendre la suite, chacune avec son niveau de préparation. La vue d'ensemble montre alors quels postes sont couverts, lesquels sont à risque, et la profondeur de la relève derrière chacun. Un poste sans successeur, ou avec des successeurs encore loin d'être prêts, c'est là que doivent commencer le développement ou le recrutement.

Garder le plan confidentiel jusqu'à ce qu'il soit prêt

Un plan de succession cite des personnes qui ne savent peut-être pas qu'elles y figurent : traitez-le avec soin. Un plan reste privé jusqu'à ce que vous le partagiez, en lecture ou en modification, et il peut être exporté vers Excel pour une revue en comité de direction.

Le relier à votre plan d'effectifs

La succession est une moitié de la planification des effectifs ; les effectifs cibles sont l'autre. Workforce Planning construit un plan pour chaque service ou site à partir de votre propre organisation, fixe l'effectif dont chaque partie a besoin, et montre ce qui est pourvu et ce qui reste à recruter. Voir les deux ensemble indique si la promotion d'un successeur laisserait à son tour un trou.

Pour commencer

• Choisissez cinq à dix postes clés, pas cinquante.
• Mettez-vous d'accord sur l'échelle de préparation avec les managers qui l'utiliseront.
• Nommez au moins deux successeurs par poste quand c'est possible.
• Revoyez le plan deux fois par an, et à chaque changement de poste d'une personne clé.
• Décidez qui peut voir le plan avant de le partager.