Administration
Tout ce qu'un admin configure dans OpenAleph - niveaux d'accès, admins à accès limité, paramètres, attributs de profil, modules, traductions, exports, API et synchronisation SIRH.
Qui peut le faireAdminAdmin à accès limité
Cette section s'adresse aux personnes qui administrent OpenAleph pour leur entreprise. Elle explique qui peut faire quoi (niveaux d'accès et admins à accès limité), comment mettre en place la structure de l'entreprise (unités d'organisation, intitulés de poste, attributs de profil), quels modules sont actifs et pourquoi, comment traduire les contenus, comment extraire des données (exports, API) et comment synchroniser les membres avec votre SIRH.
Notions clés
| Terme | Signification |
|---|---|
| Niveau d'accès | Le rôle d'un membre dans OpenAleph : Employé, Manager, Responsable créateur, Admin à accès limité ou Admin. Il détermine les menus visibles et les actions possibles dans chaque module. Voir Niveaux d'accès. |
| Admin à accès limité | Un admin dont les droits ne s'appliquent qu'à une population de membres (un pays, un département...), définie par des règles d'inclusion et d'exclusion. Voir Admins à accès limité et périmètres. |
| Périmètre | L'ensemble des règles qui définit la population d'un admin à accès limité. |
| Paramètres | La page d'administration où vous gérez l'identité de l'entreprise (logo, nom, bannière de la page d'accueil, informations partagées) et sa structure (unités d'organisation, lieux de travail, intitulés de poste, niveaux de séniorité, types de contrat, champs de profil). Voir Paramètres de l'entreprise. |
| Attributs des personnes / champs de profil | Les champs qui composent le profil d'un membre, regroupés en sections. Ils peuvent servir de filtres partout où des membres sont listés. Voir Attributs des personnes. |
| Module (application) | Un domaine fonctionnel : Interview, Learn, Objectifs, OKRs, Compétences, Feedback, Sondage d'équipe, Sondage client, Work Time ou SWP. Les modules sont activés par entreprise selon son contrat. Voir Modules et licences. |
| Traduction de contenu | Les modèles et modules de formation peuvent être proposés en plusieurs langues, traduits à la main, via un fichier Excel ou avec l'IA. Voir Traduire les contenus. |
| API key | Un secret qui permet aux systèmes de votre entreprise de dialoguer avec l'API OpenAleph, principalement pour envoyer les données des membres. Voir API keys et API publique. |
| Synchronisation SIRH | Une synchronisation automatique et quotidienne des membres depuis votre système d'information RH. Voir Intégrations et synchronisation SIRH. |
Qui fait quoi
| Tâche | Admin | Admin à accès limité | Responsable créateur | Manager / Employé |
|---|---|---|---|---|
| Modifier les niveaux d'accès et les périmètres | Oui | Non | Non | Non |
| Modifier les paramètres de l'entreprise et les champs de profil | Oui | Lecture seule | Non | Non |
| Voir et modifier les profils | Tous les membres | Les membres de son périmètre | Modifier son profil, consulter ceux de son équipe | Modifier son profil (les managers consultent aussi ceux de leur équipe) |
| Désactiver et restaurer des membres | Oui | Non | Non | Non |
| Ajouter ou importer des membres | Oui | Non | Non | Non |
| Envoyer les emails d'invitation aux membres | Oui | Son périmètre | Non | Non |
| Créer des campagnes, modèles et contenus de formation | Oui | Oui | Oui | Non |
| Traduire modèles et modules | Oui | Oui (contenus qu'il peut modifier) | Oui (contenus qu'il peut modifier) | Non |
| Créer des API keys et consulter les rapports de synchronisation | Oui | Non | Non | Non |
| Activer ou désactiver un module | Non (géré par OpenAleph) | Non | Non | Non |
Remarque : Un sixième niveau, Super admin, existe. Il dispose de tous les droits d'un admin et est mis en place par OpenAleph : il ne peut pas être attribué depuis l'application, pas même par un autre Super admin.
Pages de cette section
- Niveaux d'accès : les cinq niveaux d'accès, ce que chacun peut faire dans chaque module et comment modifier le niveau d'un membre.
- Admins à accès limité et périmètres : donner à un admin des droits sur une population seulement, avec des règles d'inclusion et d'exclusion.
- Paramètres de l'entreprise : logo, nom de l'entreprise, bannière, informations partagées, unités d'organisation, lieux de travail, intitulés de poste, niveaux de séniorité et types de contrat.
- Attributs des personnes : sections et champs des profils, types de champ, champs obligatoires et filtres.
- Modules et licences : les modules existants, leur activation, ce que voient les utilisateurs quand un module n'est pas actif, les visites guidées.
- Traduire les contenus : langue de l'interface, langues des contenus, traduction manuelle, par fichier ou avec l'IA.
- Exports et rapports : tous les exports disponibles dans OpenAleph, leurs formats et leur mode de livraison.
- API keys et API publique : créer et révoquer des API keys, ce que permet l'API, où trouver la documentation de référence.
- Intégrations et synchronisation SIRH : synchroniser les membres depuis votre SIRH, ce qui est synchronisé, les rapports de synchronisation.
- Connexion et sécurité : modes de connexion (email, Google, Microsoft), mots de passe, sessions.
- Données des membres et confidentialité : désactivation plutôt que suppression, historique des modifications, devenir des données au départ d'un collaborateur.
Mise en place type, de bout en bout
- Vérifiez vos modules. Ouvrez le menu principal : la section Apps liste les modules de votre entreprise. S'il en manque un, contactez votre interlocuteur OpenAleph (Modules et licences).
- Personnalisez la plateforme. Dans Paramètres › Général, importez votre logo et la bannière de la page d'accueil, vérifiez le nom de l'entreprise et ajoutez des informations partagées, comme des liens vers vos politiques RH (Paramètres de l'entreprise).
- Construisez la structure de l'entreprise. Créez les unités d'organisation (départements, équipes, sites), les lieux de travail, les intitulés de poste, les niveaux de séniorité et les types de contrat.
- Concevez les profils. Dans Paramètres › Profiles fields, ajoutez les champs personnalisés nécessaires, choisissez ceux qui sont obligatoires et ceux qui apparaissent dans les filtres (Attributs des personnes).
- Ajoutez vos membres. Ajoutez-les ou importez-les depuis Utilisateurs › Membres, ou connectez votre SIRH via l'API (Intégrations et synchronisation SIRH).
- Attribuez les bons accès. Nommez managers, managers creators et admins, et définissez le périmètre des admins à accès limité (Niveaux d'accès, Admins à accès limité et périmètres).
- Traduisez vos contenus si vos équipes travaillent dans plusieurs langues (Traduire les contenus).
- Assurez le suivi avec les exports et, lorsque des personnes quittent l'entreprise, désactivez-les plutôt que de les supprimer (Exports et rapports, Données des membres et confidentialité).
Niveaux d'accèsLes cinq niveaux d'accès OpenAleph (Employé, Manager, Responsable créateur, Admin à accès limité, Admin), leurs droits par module et comment un admin les modifie.Admins à accès limité et périmètresDonner à un admin des droits sur une partie de l'entreprise seulement, avec des règles d'inclusion et d'exclusion basées sur les champs de profil ou les managers.Paramètres de l'entrepriseGérer le logo, le nom, la bannière et les informations partagées de l'entreprise, ainsi que sa structure - unités d'organisation, lieux de travail, fonctions, niveaux, contrats.Attributs des personnesConfigurer les sections et champs des profils - champs système et personnalisés, types de champ, options, champs obligatoires et « Afficher dans les filtres ».Modules et licencesLes modules OpenAleph, leur activation pour votre entreprise, comment savoir ce qui est actif, ce que voient les utilisateurs quand un module est désactivé, et les visites guidées.Traduire les contenusLangue de l'interface et langues des contenus, et comment traduire les modèles d'entretien, de feedback et de sondage d'équipe et les modules Learn, à la main, par fichier Excel ou avec l'IA.Exports et rapportsTous les exports disponibles dans OpenAleph (campagnes, réponses, compétences, Work Time, Learn, sondages, SWP, membres), formats, droits et mode de livraison des fichiers.API keys et API publiqueCréer et révoquer des API keys OpenAleph, s'authentifier sur l'API partenaire, ce que permet l'API (membres, fonctions, options, unités) et où trouver la documentation de référence.Intégrations et synchronisation SIRHSynchroniser les membres OpenAleph avec votre SIRH via l'API partenaire - données synchronisées, exécution quotidienne, rapports ETL et ce qui change pour les admins.Connexion et sécuritéComment les membres se connectent à OpenAleph (email et mot de passe, Google, Microsoft), règles de mot de passe, invitations, espaces multiples et ce que les admins contrôlent.Données des membres et confidentialitéCe que deviennent les données des membres qui partent - désactivation plutôt que suppression, restauration, historique des modifications et demandes RGPD.
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