Planning
Utilisez Work Time › Planning pour voir qui est absent dans votre équipe ou l'entreprise, au mois ou à la semaine, avec des filtres, et ce que managers et admins peuvent y faire.
Le Planning est le calendrier d'équipe partagé du module Work Time. Il affiche pour chaque personne ses absences en attente et approuvées, les jours fériés et ses jours non travaillés, pour vérifier qui est disponible avant de poser un congé ou d'organiser le travail.
Ouvrir le planning
- Dans le menu latéral, allez dans Work Time › Planning.
- L'en-tête indique Planning, avec le sous-titre « Planifiez et suivez les absences approuvées et en attente au sein de vos équipes. »
- Le planning s'ouvre sur le mois en cours, filtré sur votre équipe (voir Filtrer la liste des personnes).
Lire le planning
Le planning est une frise : une ligne par personne (vous en premier, puis les autres par ordre alphabétique de nom) et une colonne par jour.
- Les absences apparaissent sous forme de barres colorées. Les absences en attente sont hachurées (« En attente d’approbation »).
- Les jours fériés et les jours non travaillés sont grisés. Les jours non travaillés suivent le calendrier d'entreprise de chaque personne : un mercredi à temps partiel n'apparaît que sur la ligne de la personne concernée.
- L'en-tête affiche la période, un compteur de personnes absentes (absent(s) aujourd’hui en vue mois, absent(s) cette semaine en vue semaine) et une légende des types d'absence affichés, avec leur nombre de jours. L'en-tête de la colonne des personnes indique combien de personnes sont listées.
- Le jour courant est marqué par une ligne verticale.
- D'autres personnes se chargent automatiquement quand vous faites défiler la page.
Commandes de l'en-tête :
| Commande | Effet |
|---|---|
| Flèches précédent / suivant | Passer au mois ou à la semaine précédente ou suivante. |
| Aujourd’hui | Revenir à la période en cours. |
| Mois / Semaine | Basculer entre une vue mois (les colonnes défilent horizontalement si besoin) et une vue semaine. |
Ce que vous voyez des autres
| Absence de | Ce que vous voyez |
|---|---|
| Vous-même | Le détail complet : type, dates, statut. Cliquez sur la barre pour ouvrir le récapitulatif. |
| Vos collaborateurs directs et indirects (managers) | Le détail complet. Cliquez sur la barre pour ouvrir le récapitulatif. |
| Tout le monde (admins) | Le détail complet pour tous. |
| Les autres collègues | La barre est libellée Absent, dans une couleur neutre, sans le type d'absence. Elle ne peut pas être ouverte. |
Filtrer la liste des personnes
Par défaut, le planning affiche Mon manager et mes pairs et Mon équipe (votre manager, vos collègues qui ont le même manager et les personnes qui vous sont rattachées).
- Saisissez un nom dans Rechercher pour trouver quelqu'un.
- Cliquez sur Filtre pour afficher la barre de filtres. Le bouton indique le nombre de filtres actifs, par exemple Filtre (1).
- Filtrez sur Niveau d’équipe (Mon équipe, Mon équipe élargie, Mon manager et mes pairs), Manager, Date d'embauche, Niveau d'accès, Sexe ou tout champ de profil personnalisé de votre entreprise.
- Retirez le filtre Niveau d’équipe pour voir tous les membres actifs de l'entreprise.
Actions des managers
Depuis le planning, un manager (ou un admin à accès limité) peut cliquer sur la barre d'absence d'un collaborateur pour ouvrir le Récapitulatif de la demande et en lire le détail. L'acceptation, le refus ou l'annulation se font depuis Work Time › Demandes.
Actions des Responsables créateurs et au-delà : exports
Les responsables créateurs, admins à accès limité, admins et super admins voient un menu à trois points en haut à droite de la page (à côté de Ajouter des absences pour les admins), avec deux exports :
- Export absences : un planning Excel de toutes les absences approuvées de l'entreprise sur une période ;
- Exporter l’historique : l'historique des soldes des membres sélectionnés.
Voir Soldes et exports pour le contenu de ces fichiers.
Actions des admins
Les admins et super admins peuvent aussi, depuis le planning :
| Action | Comment |
|---|---|
| Ajouter une absence pour une personne | Faites glisser sur les jours de la ligne de cette personne. La fenêtre Ajouter une absence (pour un autre utilisateur) s'ouvre avec les dates renseignées. |
| Ajouter une absence pour plusieurs personnes | Cliquez sur Ajouter des absences en haut à droite. |
| Voir et ajuster le solde d'une personne | Cliquez sur son nom dans la colonne de gauche. La fenêtre Solde de congés s'ouvre, avec une icône de modification sur chaque politique pour ajuster le solde. |
| Accepter, refuser ou annuler une demande | Cliquez sur une barre d'absence, puis Accepter, Refuser (demande en attente) ou Annuler cette demande (demande approuvée). |
Ces actions sont détaillées dans Ajouter des absences pour d'autres et ajuster les soldes.
Questions fréquentes
Pourquoi je vois « Absent » au lieu du type de congé ?
Le type d'absence n'est visible que par la personne, ses managers (toute la ligne hiérarchique au-dessus d'elle) et les admins. Les autres collègues voient seulement qu'elle est absente.
Quelqu'un n'apparaît pas dans le planning.
Seuls les membres actifs sont listés, et le filtre par défaut n'affiche que votre équipe proche. Retirez le filtre Niveau d’équipe ou recherchez la personne par son nom.
Les absences refusées ou annulées n'apparaissent pas.
C'est normal : le planning n'affiche que les absences En attente et Approuvée.
Je ne vois ni le bouton Ajouter des absences ni le menu d'export.
Ajouter des absences est réservé aux admins et super admins. Le menu d'export est disponible à partir du niveau Responsable créateur. Demandez à votre admin si vous avez besoin de l'une de ces actions.
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