OpenAleph Academy
OpenAleph Academy est l'espace de formation des apprenants externes (partenaires, clients, freelances) invités par votre entreprise à suivre ses formations.
Qui peut le faireApprenant externeResponsable créateurAdmin
OpenAleph Academy est un portail de formation dédié aux personnes extérieures à votre entreprise : partenaires, distributeurs, franchisés, clients, freelances ou tout autre public externe que vous souhaitez former. Les apprenants externes se connectent à OpenAleph, arrivent directement dans l'Academy de l'organisation qui les a invités et suivent les formations qui leur sont attribuées, sans jamais voir votre suite OpenAleph interne (annuaire, organigramme, entretiens, compétences, etc.).
Les formations sont celles que votre entreprise construit dans Learn. L'Academy est simplement l'endroit où les personnes externes les suivent.
Academy ou Learn ?
| Learn | OpenAleph Academy | |
|---|---|---|
| Utilisateurs | Vos employés, managers et admins | Les apprenants externes invités par votre entreprise |
| Où | Dans la suite OpenAleph complète | Un portail séparé et simplifié (un par espace de travail externe) |
| Contenu | Catalogue, formations, modules, plans de formation, sessions | Uniquement les formations auxquelles l'apprenant est inscrit |
| Création | Responsables créateurs et admins | Rien n'est créé dans l'Academy : le contenu vient de Learn |
| Données RH | Liées au profil de l'employé | Aucun profil RH. Les apprenants externes n'apparaissent jamais dans Membres, l'organigramme, Compétences ni aucune autre fonctionnalité RH |
Notions clés
| Terme | Signification |
|---|---|
| Espace de travail externe | L'espace Academy de votre entreprise pour un public externe donné. Il est mis en place pour votre entreprise par l'équipe OpenAleph (contactez votre interlocuteur OpenAleph). Une entreprise peut avoir plusieurs espaces externes. |
| Utilisateur externe | Une personne invitée dans un espace de travail externe. Elle n'a pas de compte entreprise dans OpenAleph et n'accède qu'à ce que son périmètre autorise. |
| Périmètre d'accès | Ce que l'utilisateur externe peut faire. Aujourd'hui, le périmètre disponible est Apprenant (les autres périmètres, Sondage, Formateur et Certification uniquement, sont indiqués « bientôt disponible »). |
| Formation | Un parcours construit dans Learn, composé de sections qui contiennent des modules. |
| Session de formation | Une occurrence d'une formation avec des dates. Les apprenants externes sont inscrits à une session ; sa date de fin s'affiche comme échéance. |
| Module | Une unité de contenu (texte, médias, éventuelle version audio) qui se termine généralement par une évaluation. |
| Évaluation | La façon de valider un module : Quiz, Auto-évaluation ou Face à face. Un module validé est « acquis ». |
| Certificat | Un certificat de réussite qui peut être délivré lorsque l'apprenant termine une formation. |
Qui fait quoi
| Rôle | Ce qu'il peut faire |
|---|---|
| Apprenant externe | Se connecter, ouvrir l'Academy, suivre les formations attribuées, passer les évaluations, commenter et donner son avis sur les modules, télécharger ses certificats, consulter son profil. |
| Responsable créateur, Admin à accès limité, Admin, Super admin (votre entreprise) | Inviter des utilisateurs externes, les inscrire à des sessions de formation, renvoyer les invitations, les désactiver ou les réactiver, suivre leur progression et leurs certificats depuis Utilisateurs › Utilisateurs externes. |
| Manager, Employé | Pas d'accès à la gestion des utilisateurs externes (le menu Utilisateurs externes est masqué). |
Remarque : Un employé de votre entreprise peut aussi recevoir un accès à l'un de vos espaces externes. Il continue de se connecter avec son compte habituel et peut passer de la suite interne à l'Academy.
Déroulement type
- L'équipe OpenAleph met en place un espace de travail externe pour votre entreprise.
- Dans Learn, un responsable créateur ou un admin publie la ou les formations destinées aux apprenants externes.
- Depuis Utilisateurs › Utilisateurs externes, il invite chaque apprenant externe dans l'espace et lui attribue éventuellement des sessions de formation (ou ajoute les apprenants externes à une session depuis Learn).
- L'apprenant reçoit un email d'invitation, définit son mot de passe et se connecte.
- L'apprenant arrive dans l'Academy, ouvre une formation depuis My learning, lit chaque module et passe son évaluation.
- Quand tous les modules sont acquis, la formation est terminée ; si la formation délivre des certificats automatiquement, l'apprenant le reçoit par email et peut le télécharger depuis l'Academy.
- Votre équipe suit la progression et les certificats depuis le profil de l'utilisateur externe dans Utilisateurs › Utilisateurs externes.
Pages de cette section
- Se connecter et accéder à l'Academy : activer son compte, se connecter, choisir un espace, changer d'espace, se déconnecter.
- Le tableau de bord My learning : vos statistiques et la liste de vos formations.
- Suivre une formation : le studio d'apprentissage, les modules, les langues, la version audio, les commentaires et les avis.
- Les évaluations de module : quiz, auto-évaluation et évaluation en face à face.
- Les certificats : quand vous obtenez un certificat et comment l'ouvrir ou le télécharger.
- Votre profil Academy : vos informations et votre bilan d'apprentissage.
- Inviter et gérer les apprenants externes : la vue entreprise, pour les responsables créateurs et les admins.
Pages liées dans d'autres sections : Utilisateurs externes dans Utilisateurs, Sessions de formation et Certificats et badges dans Learn, et Rôles et accès.
Bon à savoir
- Langue : l'interface de l'Academy (y compris les pages de connexion et l'écran de choix d'espace) s'affiche actuellement en anglais pour tous les apprenants ; les emails suivent la langue du compte de l'apprenant. Les libellés de l'Academy sont donc cités en anglais dans cette documentation. Le contenu des modules peut être disponible en plusieurs langues (voir Suivre une formation) et les certificats peuvent être téléchargés en anglais ou en français.
- Appareils : l'Academy s'utilise dans un navigateur web, sur ordinateur, tablette et téléphone (l'affichage s'adapte aux petits écrans). Elle ne fait pas partie de l'application mobile OpenAleph.
- Disponibilité : si votre entreprise n'a pas d'espace de travail externe, l'Academy n'est pas disponible et vous ne pouvez pas inviter d'utilisateurs externes. Contactez votre interlocuteur OpenAleph.
Se connecter et accéder à l'AcademyComment les apprenants externes activent leur compte OpenAleph, se connectent, choisissent un espace de travail, en changent et se déconnectent de l'Academy.Le tableau de bord My learningLa page d'accueil de l'Academy : vos statistiques de formation, la liste des formations qui vous sont attribuées, la recherche, les filtres, la progression et les échéances.Suivre une formationComment suivre une formation dans le studio d'apprentissage de l'Academy : sections et modules, navigation, langues, version audio, réactions, commentaires et avis.Les évaluations de moduleComment valider un module de l'Academy par un quiz, une auto-évaluation ou une évaluation en face à face, lire les résultats du quiz et repasser une évaluation.Les certificatsQuand un apprenant de l'Academy reçoit un certificat de réussite, comment l'ouvrir ou le télécharger en anglais ou en français, et comment partager son lien de vérification.Votre profil AcademyCe qu'affiche la page Profil de l'Academy (identité, informations, bilan d'apprentissage) et comment faire modifier votre nom, votre photo ou votre email.Inviter et gérer les apprenants externesPour les responsables créateurs et les admins, comment inviter des utilisateurs externes dans votre Academy, les inscrire à des sessions, renvoyer les invitations, les modifier, les désactiver et les suivre.
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