Créer et modifier des modèles d'entretien

Un modèle est le questionnaire utilisé dans une campagne d'entretiens. Il définit les chapitres et les questions, qui répond au modèle (interviewé, intervieweur, les deux, ou les deux plus une cross review) et, pour chaque question, qui la voit et qui doit y répondre. Les modèles se gèrent dans Interview › Modèles.

Avant de commencer

La liste des modèles

Allez dans Interview › Modèles. Le tableau liste tous les modèles d'entretien de l'entreprise :

Utilisez la barre de recherche pour trouver un modèle par titre, et le bouton de filtre pour filtrer par Mise à jour, Type, Créateur ou Tags.

Cliquez sur une ligne pour ouvrir le modèle : l'éditeur s'ouvre si vous pouvez le modifier, sinon il s'ouvre en lecture seule (voir plus bas).

Le menu ⋯ en fin de ligne propose :

• Modifier les tags du modèle (seulement sur vos modèles modifiables) : choisir des tags existants ou en créer.
• Dupliquer : crée une copie nommée « titre - Duplicate », avec toutes les questions, options et traductions, et l'ouvre dans l'éditeur. Vous devenez propriétaire de la copie.
• Supprimer (seulement sur vos modèles modifiables) : place le modèle dans les éléments supprimés.

Créer un modèle

1. Allez dans Interview › Modèles et cliquez sur Nouveau modèle.
2. Un modèle nommé Nouveau modèle est créé immédiatement et s'ouvre dans l'éditeur, avec le type Interviewé (IE) présélectionné. Toutes vos modifications sont enregistrées automatiquement : l'indicateur en haut affiche Mise à jour... puis Sauvegardé.
3. Dans la première carte (Modèle), renseignez :
   • Type de template : qui répond au modèle (voir le tableau ci-dessous).
   • Titre du template : le titre vu par les participants.
   • Description : une introduction affichée en haut de l'entretien (objectif de l'entretien, comment s'y préparer…).
   • Video (Youtube) : collez un lien YouTube pour intégrer une vidéo en haut de l'entretien.
4. Cliquez sur l'icône tag en haut à droite de la carte du modèle pour ajouter des tags.
5. Cliquez sur Ajouter (sous la carte du modèle, ou sous n'importe quelle question) et choisissez le type de bloc à insérer à cet endroit.
6. Remplissez chaque bloc et réglez sa visibilité et son caractère obligatoire.
7. Cliquez sur l'icône en forme d'œil dans la barre supérieure pour prévisualiser le modèle tel que les participants le verront (Aperçu du modèle).
8. Cliquez sur la flèche de retour pour revenir à la liste. Il n'y a pas de bouton « enregistrer » : le modèle est déjà sauvegardé.

Types de modèle

Vous pouvez changer le type à tout moment dans la carte du modèle. Les campagnes déjà lancées ne sont pas affectées (voir « Modifier un modèle déjà utilisé » ci-dessous).

Types de blocs

Cliquez sur Ajouter pour insérer l'un de ces blocs :

Autoriser les commentaires ajoute un champ Commentaire sous la note ou les options, pour que les répondants justifient leur réponse. La Note maximale par défaut est 5. Donnez au moins une option de réponse à chaque question à choix multiple avant d'utiliser le modèle dans une campagne.

Visibilité et caractère obligatoire

Chaque question (ouverte, évaluation, choix multiple) dispose de quatre interrupteurs :

Par défaut, une nouvelle question est visible par les deux et obligatoire pour personne. Utilisez ces interrupteurs pour poser une question uniquement au manager (par exemple une note de performance) ou uniquement au collaborateur (par exemple « Quels sont vos souhaits de formation ? »). Les questions obligatoires sont marquées d'un astérisque (*) et le bouton Envoyer refuse l'envoi tant qu'elles sont vides. Dans la cross review, toutes les questions sont affichées.

Réordonner, dupliquer et supprimer des blocs

Chaque bloc comporte des icônes en haut :

• Flèches haut et bas : déplacer le bloc d'une position.
• Icône copie : dupliquer le bloc juste en dessous (le titre de la copie se termine par « (copy) »).
• Icône corbeille : supprimer le bloc.

L'icône liste de la barre supérieure ouvre le panneau latéral Résumé avec tous les blocs ; cliquez sur l'un d'eux pour y accéder. La barre supérieure affiche aussi l'icône de traduction (voir Traduire un modèle) et l'indicateur d'enregistrement.

Prévisualiser un modèle

Cliquez sur l'icône en forme d'œil dans la barre de l'éditeur (ou ouvrez un modèle en lecture seule) pour voir l'Aperçu du modèle : le modèle exactement comme un participant le verra, avec sa description, ses chapitres et ses questions. Si le modèle a des traductions, vous pouvez changer la langue de l'aperçu.

Modèles en lecture seule

Lorsque vous ouvrez un modèle que vous ne pouvez pas modifier (créé par quelqu'un d'autre et vous n'êtes pas admin), il s'affiche avec le libellé Modèle en lecture seule. Vous pouvez le parcourir, le prévisualiser, et cliquer sur Dupliquer le modèle pour obtenir votre propre copie modifiable.

Supprimer et restaurer un modèle

1. Dans la liste, ouvrez le menu ⋯ du modèle et cliquez sur Supprimer.
2. Confirmez dans la fenêtre Le modèle sera supprimé.

La fenêtre rappelle que les modèles supprimés sont conservés 30 jours, puis définitivement supprimés. Pour les retrouver, cliquez sur le bouton ⋯ à côté de Nouveau modèle et choisissez Voir les modèles supprimés. La fenêtre Modèles supprimés les liste avec leur date (Supprimé le) et une barre de recherche. Sur chaque ligne, vous pouvez :

• Cliquer sur la ligne pour consulter le contenu du modèle.
• Restaurer le modèle (icône de restauration) : il revient dans la liste (« Le modèle a bien été restauré. »).
• Le supprimer définitivement (icône corbeille), puis confirmer Supprimer dans la fenêtre « Cette action est définitive. ».

Modifier un modèle déjà utilisé

Au lancement d'une campagne, OpenAleph prend un instantané (une « version ») de chaque modèle utilisé. Les entretiens de la campagne conservent cet instantané : vos modifications ultérieures ne changent pas les entretiens déjà lancés. L'onglet Participants et réponses de la campagne affiche la date de version sous le nom de chaque modèle. Vos modifications s'appliquent aux campagnes lancées ensuite, y compris les campagnes programmées qui n'ont pas encore démarré.

Questions fréquentes

Je ne vois pas Modèles dans le menu.

L'entrée Modèles n'est visible que pour les Responsables créateurs, Admins à accès limité, Admins et Super admins. Si vous avez l'un de ces niveaux et ne la voyez pas, le module Interview n'est peut-être pas activé pour votre entreprise.

Je peux ouvrir un modèle mais pas le modifier.

Vous ne pouvez modifier que les modèles que vous avez créés, sauf si vous êtes Admin. Utilisez Dupliquer le modèle pour obtenir une copie modifiable.

Où est la question Vrai/Faux ?

Il n'est plus possible d'ajouter de nouvelles questions Vrai/Faux ; utilisez un Choix multiple à deux options. Les questions Vrai/Faux existantes continuent de fonctionner dans les anciens modèles.

Puis-je ajouter des objectifs, compétences ou formations dans un modèle ?

Non. Les modèles d'entretien contiennent des chapitres, paragraphes, questions ouvertes, évaluations et choix multiples. Objectifs, compétences et formations se gèrent dans leurs propres modules.

J'ai modifié un modèle mais une campagne en cours affiche toujours les anciennes questions.

C'est normal : une campagne lancée garde la version du modèle au moment du lancement. Pour utiliser la nouvelle version, créez une nouvelle campagne ou relancez la campagne (voir Gérer une campagne).