Votre profil et les profils des membres
Ce que contient un profil membre dans OpenAleph (sections d'informations, interviews, évaluations de compétences, formations, objectifs) et qui peut le consulter ou le modifier.
Chaque membre de votre entreprise dispose d'une page de profil. Elle rassemble son identité, ses informations RH (les attributs des personnes suivis par votre entreprise) et un tableau de bord de tout ce à quoi il participe dans OpenAleph : interviews, évaluations de compétences, formations et objectifs.
Ouvrir un profil
- Votre propre profil : cliquez sur votre avatar en haut à droite de l'écran, puis sur Profil.
- Le profil d'un membre de votre équipe (managers) : allez dans Entreprise › Utilisateurs › Mon équipe et cliquez sur Voir profil sur une carte, ou cliquez sur une ligne de l'onglet Extended Team.
- Le profil de n'importe quel membre (admins) : allez dans Entreprise › Utilisateurs › Membres et cliquez sur la ligne du membre. Le profil s'ouvre dans un nouvel onglet du navigateur.
- Depuis l'organigramme : cliquez sur la carte d'une personne, puis sur l'icône de lien externe en haut du panneau Détails du profil. L'icône n'apparaît que si vous avez le droit d'ouvrir ce profil.
L'en-tête du profil
En haut du profil figurent la photo, le nom et l'email du membre. Un membre désactivé est affiché sur un fond grisé.
Selon vos droits, l'en-tête affiche aussi :
| Élément | Rôle | Qui le voit |
|---|---|---|
| Modifier photo | Charger une nouvelle photo (glisser-déposer ou Télécharger un fichier ; .jpg, .png ou .jpeg, 10 Mo maximum) ou Retirer la photo actuelle. | Le membre, les admins à accès limité (leur périmètre), les admins (sur le profil d'une autre personne, seul le changement de langue est appliqué) |
| Historique (icône horloge) | Ouvre la liste de toutes les modifications des informations du membre. Voir Historique du profil. | Le membre, les admins à accès limité (leur périmètre), les admins (sur le profil d'une autre personne, seul le changement de langue est appliqué) |
| Paramètres | Changer la Langue OpenAleph (English ou Français) et le Mot de passe. | Le membre, les admins à accès limité (leur périmètre), les admins (sur le profil d'une autre personne, seul le changement de langue est appliqué) |
| Badges | Les badges Learn du membre : formations terminées, modules acquis, modules aimés et réactions, chacun avec quatre niveaux. | Toute personne pouvant ouvrir le profil, si votre entreprise utilise Learn |
Changer votre langue ou votre mot de passe
- Ouvrez votre profil et cliquez sur Paramètres.
- Sous Langue OpenAleph, choisissez English ou Français. La page se recharge dans la nouvelle langue. Les emails qu'OpenAleph vous envoie utilisent aussi cette langue.
- Sous Mot de passe, cliquez sur Changer le mot de passe, saisissez deux fois votre nouveau mot de passe et validez.
Remarque : seul le titulaire du compte peut changer son mot de passe. Les admins et admins à accès limité voient aussi Changer le mot de passe sur le profil d'un membre et obtiennent un message de confirmation, mais le mot de passe du membre n'est pas modifié. Le membre peut utiliser Forgot? sur la page de connexion (voir Se connecter à OpenAleph).
Les onglets du tableau de bord
Sous l'en-tête, le Tableau de bord comporte cinq onglets.
Information
Le bloc Informations utilisateur liste à gauche les sections du profil et à droite les champs de la section sélectionnée. Les sections sont définies par votre entreprise. Les plus courantes sont :
| Section | Champs habituels |
|---|---|
| Général | UID de l'employé, Prénom, Nom, Email, Niveau d'accès, Anniversaire, Sexe, Manager |
| Informations personnelles | Email personnel, Téléphone personnel, Adresse personnelle, Nationalité, LinkedIn URL, Langue maternelle, Langues parlées |
| Informations de travail | Date d'embauche, Date de fin, Fonction, Lieu de travail, Type de contrat, Référence HR, Niveau, Téléphone professionnel, plus un champ par unité d'organisation (département, business unit, site...) |
| Sections personnalisées | Toute section et tout champ créés par votre admin dans les Attributs des personnes |
Les champs vides s'affichent Non définie. Certains champs offrent des détails supplémentaires :
- Fonction : si la fonction a une description, un lien Voir la description complète du poste l'ouvre.
- Compétences (sous la fonction) : les compétences attendues pour cette fonction, issues de la grille de compétences. Cliquez sur + n pour les voir toutes et sur Voir le détail des compétences pour lire leurs descriptions.
- Niveau d'accès : pour un admin à accès limité, un lien du type « (12 membres administrés) » ouvre la liste des membres de son périmètre. Seuls les admins et l'admin à accès limité lui-même le voient. Voir Admins à accès limité et périmètres.
Interviews
Les interviews dont le membre est l'interviewé, avec la Campagne, le Responsable et le statut de Complétion (Non commencé, En cours, Envoyé, Désactivé). Cliquez sur une ligne pour ouvrir l'interview.
Skills reviews
Les évaluations de compétences du membre, avec le cycle d'évaluation, le Responsable, la Date de début et la Complétion (évaluations terminées sur le total). Dès que le membre a au moins une évaluation, deux compteurs apparaissent en haut : Évaluations en cours et Total des évaluations. Cliquez sur une ligne pour ouvrir l'évaluation.
Formations
Les sessions de formation auxquelles le membre est inscrit : Session de formation, Formation, mode de participation (en ligne ou en présentiel), Date limite, Complétion et Coût par participant (la part du coût de la session attribuée au membre). Cliquez sur une ligne pour ouvrir la formation. Une session autonome, sans formation associée, affiche Aucune formation et le statut de la session au lieu d'un nombre de modules.
Objectifs
Les objectifs du membre avec leur Date limite et leur Complétion. Cliquez sur une ligne pour ouvrir l'objectif.
Chaque onglet a sa propre barre de recherche. Le contenu de chaque onglet suit aussi les règles de son module : par exemple, un manager voit les interviews de son collaborateur, mais les réponses qu'il peut lire dépendent des paramètres de la campagne.
Modifier les informations du profil
- Ouvrez le profil et restez sur l'onglet Information.
- Sélectionnez la section à mettre à jour dans la colonne de gauche.
- Cliquez sur Modifier (en haut à droite de la section). La fenêtre Détails du profil s'ouvre avec les champs de cette section.
- Modifiez les valeurs. Dans Informations de travail, la fonction est accompagnée d'un aperçu de sa Description du poste et de ses Compétences du poste.
- Cliquez sur Enregistrer. Le message « Les paramètres ont été mis à jour. » confirme la modification.
Si vous fermez la fenêtre avec des modifications non enregistrées, OpenAleph demande confirmation : Quitter quand même les abandonne, Annuler vous ramène à la fenêtre.
Qui peut modifier quoi
| Qui | Ce qu'il peut modifier |
|---|---|
| Le membre lui-même | Son prénom, nom, email, anniversaire, sexe, photo, langue et mot de passe, ainsi que les champs des autres sections de son propre profil. Il ne peut pas modifier son propre niveau d'accès ni son manager. |
| Manager | Rien depuis la page de profil : un manager consulte les profils de son équipe sans les modifier. |
| Admin à accès limité | Tout pour les membres de son périmètre, sauf le Niveau d'accès (non affiché) et le Manager (grisé). |
| Admin / Super admin | Tout, y compris le Niveau d'accès (et le périmètre d'un admin à accès limité) et le Manager. Seul un super admin peut attribuer le niveau Super admin. |
Remarque : si votre entreprise synchronise les données des membres depuis son SIRH, le bouton Modifier est masqué : les données sont gérées dans le SIRH et mises à jour automatiquement.
Chaque modification enregistrée apparaît dans l'historique du profil.
Application mobile
Dans l'application mobile, ouvrez l'onglet Profil :
- Détails du profil affiche la section Informations générales et toutes les autres sections de votre profil, en lecture seule.
- Touchez votre photo pour Changer la photo ou Supprimer la photo.
- Vous pouvez aussi changer la Langue de l'application, le thème et les notifications, Changer le mot de passe et vous déconnecter.
La modification des champs du profil se fait sur l'application web.
Questions fréquentes
Je n'arrive pas à ouvrir le profil d'un collègue, j'obtiens une page d'accès refusé.
C'est normal : un employé ne peut ouvrir que son propre profil, et un manager uniquement ceux de son équipe. Utilisez l'organigramme pour voir la fonction, le département, l'email et le téléphone d'un collègue.
Pourquoi le bouton Modifier n'apparaît-il pas ?
Soit vous consultez le profil d'une autre personne sans droits d'admin, soit les données de votre entreprise sont synchronisées depuis son SIRH (dans ce cas, personne ne modifie les profils dans OpenAleph).
Je ne peux pas changer mon manager ni mon niveau d'accès.
Seuls les admins le peuvent. Adressez-vous à votre équipe RH ou à votre admin OpenAleph.
Le champ Manager est grisé et le Niveau d'accès n'apparaît pas dans la fenêtre de modification.
Vous êtes admin à accès limité : ces deux champs ne peuvent être modifiés que par un admin. Voir Niveaux d'accès.
Un champ dont j'ai besoin n'existe pas sur le profil.
Les champs du profil sont configurés par les admins dans Paramètres › Attributs des personnes. Voir Attributs des personnes.
Le chargement de ma photo échoue.
Utilisez une image .jpg, .jpeg ou .png de moins de 10 Mo.
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