Gérer une formation - analyses, apprenants et sessions

Chaque formation publiée dispose d'une page de gestion où son créateur, ses co-pilotes et les administrateurs suivent la progression et agissent sur les apprenants. Ouvrez-la depuis Learn › Formations en cliquant sur la formation, ou depuis Learn › Mon contenu › Formations. Les co-pilotes y accèdent aussi avec le bouton de leur e-mail de co-pilote.

Avant de commencer

L'en-tête de la page

L'en-tête affiche l'image de couverture, le titre, la description, le coût estimé et son type (Coût forfaitaire ou Par participant) et l'auteur (Par ...). Boutons en haut à droite :

• Modifier la formation (crayon) : ouvre l'éditeur de formation.
• Lancer une nouvelle session de formation : ouvre l'assistant de session.

Une formation supprimée affiche à la place Restaurer et Supprimer définitivement.

La page comporte cinq onglets : Analytiques, Contenu, Sessions de formation, Apprenants et Certification.

Onglet Analytiques

Statut d'apprentissage affiche deux chiffres clés, Apprenants et Taux de complétion, et un sélecteur Session de formation (toutes les sessions ou une seule : « Sélectionnez une session de formation pour voir son analyse et ses données »). La session choisie s'applique aux graphiques ci-dessous.

Graphiques :

• Entonnoir de complétion des modules : « Modules les plus performants de cette formation parmi toutes ses sessions de formation » : combien d'apprenants ont acquis chaque module, pour repérer où ils décrochent.
• Répartition de la progression des apprenants : « Répartition des apprenants par statut de complétion » : Complété, En cours, Pas commencé. Son sélecteur Lieu de travail (Tous les lieux de travail ou un lieu) restreint le graphique.
• Progression d'apprentissage par attribut : la complétion ventilée selon l'Attribut de votre choix (la fonction par défaut ; équipe, genre, niveau... ou Utilisateurs externes pour regrouper les apprenants externes par espace). Les attributs proviennent des attributs des personnes de votre entreprise.

Onglet Contenu

Une vue en lecture seule des sections et des modules, avec leur nombre et leur durée. Pour les modifier, cliquez sur Modifier la formation.

Onglet Sessions de formation

Liste les sessions de cette formation : Titre, Mode, Complétion (apprenants ayant terminé / tous les apprenants), Date de début, Date limite, avec Rechercher et Filtrer. Le menu de la ligne propose Modifier la session de formation et Supprimer la session de formation.

Cliquez sur une session pour ouvrir Détails de la session de formation : les titres de la session et de la formation, un tag Complétion et la liste des apprenants avec Apprenant, Origine (Interne ou Externe), Complétion (modules acquis / total), Dernier module acquis et Formation acquise.

Dans cette fenêtre :

• Ajouter des apprenants (icône de personne au-dessus de la liste) : recherchez des personnes et ajoutez-les. Les sessions en ligne leur envoient une invitation.
• Cochez des apprenants, puis utilisez les icônes au-dessus de la liste :
  • Envoyer un rappel : « Un e-mail de rappel sera envoyé aux apprenants afin de compléter leur session de formation. » Confirmez avec Envoyer. Un message confirme l'envoi.
  • Envoyer/Renvoyer une invitation : « Un e-mail d’invitation sera envoyé aux apprenants sélectionnés avec les détails pour rejoindre la session de formation. »
  • Marquer comme acquis : « Cela marquera la formation et tous ses modules comme acquis pour les apprenants sélectionnés. » Confirmez avec Acquérir. Utilisez-le par exemple pour les apprenants qui ont assisté à une session en présentiel.
  • Retirer les apprenants : « Cette action supprimera les apprenants sélectionnés de cette session de formation. Ils perdront l’accès à l’ensemble du contenu de la session de formation ainsi qu’à leur progression. » Confirmez avec Supprimer.
• Menu de chaque apprenant (trois points) : Envoyer un rappel, Envoyer/Renvoyer une invitation, Détails de complétion, Retirer l’apprenant.

Onglet Apprenants

Tous les apprenants de toutes les sessions de la formation : Apprenant, Type (Interne / Externe), Session de formation, Complétion, Dernier module acquis et Formation terminée le. Rechercher et Filtrer par complétion.

Cochez des apprenants pour Envoyer un rappel, Envoyer/Renvoyer une invitation ou Retirer les apprenants (« Les apprenants sélectionnés seront retirés de leurs sessions de formation dans cette formation. »). Le menu de chaque apprenant propose Envoyer un rappel, Envoyer/Renvoyer une invitation, Détails de complétion et Retirer l’apprenant.

Cliquez sur un apprenant (ou sur Détails de complétion) pour ouvrir le détail de sa complétion : l'apprenant, sa Complétion, et chaque module avec sa section, son Type d'évaluation (Auto-évaluation, face-à-face, Quiz) et son Acquisition (Acquis ou non acquis).

Pour voir les formations d'un apprenant dans tout Learn, ouvrez son profil (voir Votre profil et les profils des membres).

Onglet Certification

Configurez et envoyez des certificats de réussite. Voir Certificats et badges.

E-mail de rappel

Un rappel parvient à chaque apprenant sélectionné sous la forme « 👋 Rappel : complétez la formation ... » par e-mail (dans sa langue), dans l'application et en notification push, avec un bouton Aller à la formation.

Questions fréquentes

Un apprenant a assisté à la session en présentiel mais n'a passé aucune évaluation. Comment le valider ?

Ouvrez la session dans Sessions de formation, cochez l'apprenant et utilisez Marquer comme acquis. Tous les modules de la formation deviennent acquis pour lui, et un certificat est délivré si la formation en délivre automatiquement.

Puis-je déplacer un apprenant d'une session à une autre ?

Retirez-le de la première session, puis ajoutez-le à l'autre. Les modules qu'il a déjà acquis restent acquis.

Puis-je envoyer un rappel à tous ceux qui n'ont pas terminé ?

Oui : dans l'onglet Apprenants, Filtrez sur la complétion voulue, cochez tous les apprenants affichés et cliquez sur Envoyer un rappel.

Je suis co-pilote mais je ne peux pas supprimer la formation.

La suppression d'une formation est réservée à son créateur, aux Admins et aux Super admins. L'entrée Supprimer la formation peut apparaître dans votre menu, mais elle aboutit à « Erreur lors de la suppression de la formation. »