Ajouter et inviter des membres
Créez un compte membre dans OpenAleph, choisissez son manager et son niveau d'accès, et envoyez l'email d'invitation pour qu'il puisse se connecter.
Les admins peuvent créer des comptes membres un par un depuis la page Membres, puis les inviter par email. Pour créer de nombreux membres d'un coup, utilisez plutôt Importer des membres depuis un fichier.
Avant de commencer
- Le bouton Ajouter un membre est masqué si les membres de votre entreprise sont synchronisés depuis un SIRH : créez alors la personne dans votre SIRH (voir Intégrations).
- Pour désigner quelqu'un comme manager du nouveau membre, cette personne doit déjà avoir le niveau d'accès Manager ou supérieur.
Créer un membre
- Allez dans Entreprise › Utilisateurs › Membres.
- Cliquez sur Ajouter un membre. La fenêtre Créer un utilisateur s'ouvre.
- Sous Informations générales, renseignez :
| Champ | Obligatoire | Remarques |
|---|---|---|
| Prénom | Oui | |
| Nom | Oui | |
| Oui | Adresse valide et unique dans OpenAleph. C'est l'identifiant de connexion du membre. | |
| UID de l'employé | Oui | Votre propre identifiant pour cette personne (matricule de paie ou SIRH). Doit être unique. Il sert à reconnaître le membre lors des imports. |
| Manager | Non | Recherche parmi les membres ayant le niveau Manager ou supérieur. |
| Date de naissance | Non | Ne peut pas être dans le futur. |
| Sexe | Non | Féminin, Masculin ou Préférer ne pas le dire. |
| Langue | Non | Anglais ou Français : la langue de l'application et des emails pour ce membre. |
Sous Niveau d'accès, choisissez le rôle du membre : Employé (par défaut), Manager, Manager creator (Responsable créateur, libellé non traduit dans la liste), Admin à accès limité ou Admin. Un court texte explique ce à quoi donne accès le niveau choisi (par exemple « Accès limité à son propre profil » ou « Accès à tous les membres »). Si vous choisissez Admin à accès limité, définissez son périmètre dans l'onglet Périmètre et vérifiez le résultat dans Prévisualisation. Voir Niveaux d'accès et Admins à accès limité et périmètres.
Remarque : les super admins voient aussi une option Super admin dans cette liste, mais ce niveau ne peut pas être attribué depuis l'application : l'enregistrement est refusé.
Cliquez sur l'un des deux boutons :
- Créer : le compte est créé avec le statut Non invité. Aucun email n'est envoyé.
- Créer et envoyer une invitation : le compte est créé et l'email d'invitation est envoyé immédiatement. Le statut devient Invité.
Après la création, le nouveau membre apparaît dans la liste et un message vous rappelle : « Pensez à affecter ce membre à une politique d’absence. », avec un raccourci vers Types d’absence (utile si votre entreprise utilise le module Work Time, voir Types d'absence).
Les autres attributs du profil (fonction, date d'embauche, département, informations personnelles...) se renseignent ensuite depuis le profil du membre : ouvrez-le, allez dans l'onglet Information, sélectionnez la section et cliquez sur Modifier. Voir Votre profil et les profils des membres.
Remarque : si vous saisissez l'email d'un membre précédemment désactivé, OpenAleph réactive ce compte existant avec les nouvelles informations au lieu de créer un doublon. Son historique est conservé.
Messages d'erreur
| Message | Cause |
|---|---|
| « Cette adresse e-mail est déjà utilisée. » | Un compte actif utilise déjà cet email. Recherchez-le dans la liste. |
| « L’e-mail n’est pas valide » (sous le champ) ou « L'email n'est pas valide » | Le format de l'email est incorrect. |
| « Le prénom est obligatoire » / « Le nom est obligatoire » / « L'e-mail est obligatoire » / UID de l'employé obligatoire | Un champ obligatoire est vide. |
Ce qui se passe quand un manager est défini
Quand vous définissez ou changez le manager d'un membre, ce manager reçoit un email « Nouveau membre assigné à votre équipe : nom », avec le nom et l'email du nouveau membre (aucun email n'est envoyé si vous vous désignez vous-même comme manager). Le membre apparaît aussitôt dans la page Mon équipe du manager et sous lui dans l'organigramme.
Inviter des membres
L'email d'invitation s'intitule « 👋 Invitation à rejoindre (votre entreprise) sur OpenAleph ». Il souhaite la bienvenue au membre, lui indique de faire sa première connexion avec son adresse email (un mot de passe est généré automatiquement et pourra être changé ensuite) et contient un bouton Se connecter à OpenAleph. Il est envoyé dans la langue du membre.
Vous pouvez l'envoyer :
- à la création, avec Créer et envoyer une invitation ;
- à l'import, en cochant Envoyer des e-mails d'invitation à tous les nouveaux utilisateurs ;
- à tout moment depuis la liste des membres : sélectionnez un ou plusieurs membres, cliquez sur Envoyer / Renvoyer invitation par email, puis confirmez avec Envoyer email dans la fenêtre Envoyer l’invitation par email ?. Les membres déjà invités reçoivent l'email à nouveau. « Invitations envoyées avec succès. » le confirme. Les Admins à accès limité peuvent le faire pour les membres de leur périmètre.
Astuce : vous pouvez inviter d'un coup toutes les personnes qui ne l'ont pas encore été : filtrez la liste sur Statut › Non invité, sélectionnez tout, puis envoyez.
Ce que fait ensuite le membre
- Il clique sur Se connecter à OpenAleph dans l'email, saisit son adresse email et clique sur Continue with email.
- À sa première connexion, OpenAleph génère un mot de passe et l'envoie dans un second email, « Votre mot de passe OpenAleph ».
- Il se connecte avec ce mot de passe et peut le modifier depuis son profil (Paramètres › Changer le mot de passe, 8 caractères minimum). Voir Se connecter à OpenAleph.
Un membre n'a pas besoin de l'email d'invitation pour se connecter : un membre Non invité qui saisit son email sur la page de connexion reçoit lui aussi un mot de passe généré.
Une fois connecté, son statut devient Actif.
Questions fréquentes
Je ne vois pas le bouton Ajouter un membre.
Vous n'êtes pas admin, ou les membres de votre entreprise sont synchronisés depuis un SIRH.
La liste Manager ne propose pas la personne voulue.
Seuls les membres ayant le niveau Manager ou supérieur peuvent être managers. Changez d'abord le niveau d'accès de cette personne (voir Modifier, désactiver et restaurer des membres).
Le membre dit n'avoir jamais reçu l'invitation.
Vérifiez l'adresse email de son profil, demandez-lui de regarder dans ses courriers indésirables, puis renvoyez-la depuis la liste des membres avec Envoyer / Renvoyer invitation par email.
Puis-je créer un membre sans adresse email ?
Non. L'email est l'identifiant de connexion du membre et il est obligatoire.
Un admin à accès limité peut-il créer des membres ?
Non. Seuls les admins et super admins peuvent créer des membres. Les Admins à accès limité n'ont pas le bouton Ajouter un membre.
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