Interviews et entretiens 1:1
Présentation du module Interview d'OpenAleph - campagnes d'entretiens individuels, modèles, rôles, statuts et déroulé complet.
Le module Interview permet à votre entreprise de mener ses entretiens individuels : entretiens annuels, entretiens professionnels, bilans de fin de période d'essai, points réguliers et tout autre échange structuré entre un collaborateur et un responsable. Les RH (ou un Responsable créateur) construisent un modèle de questions, lancent une campagne pour un groupe de collaborateurs, puis chaque collaborateur et son intervieweur remplissent leur partie en ligne jusqu'à l'envoi et au verrouillage de l'entretien.
Dans le menu latéral, le module s'appelle Interview et propose jusqu'à quatre entrées selon votre niveau d'accès : Mes Interviews, Interviews d’Équipe, Campagnes et Modèles.
Remarque : Le module Interview est activé par entreprise. Si vous ne voyez pas Interview dans le menu, votre entreprise n'a peut-être pas activé le module ; adressez-vous à votre admin (voir Modules et licences). Le feedback 360° et les sondages collaborateurs sont des modules distincts, documentés dans Feedback 360 et Sondages.
Notions clés
| Terme | Signification |
|---|---|
| Modèle | Le questionnaire de l'entretien : chapitres, questions, qui voit et qui doit répondre à chaque question. Réutilisable d'une campagne à l'autre. |
| Type de modèle | Qui répond : Interviewé (IE), Intervieweur (IR), Tous les deux, ou Cross Review (les deux, puis une version finale commune). |
| Campagne | Un ensemble d'entretiens lancés en même temps, avec un titre, une période (date de début et date limite), des participants, un responsable et un ou plusieurs modèles. Toutes les campagnes sont de type One to one. |
| Participant / Interviewé | Le collaborateur évalué, choisi à la création de la campagne. |
| Responsable / Intervieweur | La personne qui mène l'entretien : le manager direct de chaque participant, ou une personne spécifique pour toute la campagne. |
| Ensemble d'entretiens | Tout ce qui concerne un participant dans une campagne : la partie de l'interviewé (IE), celle de l'intervieweur (IR) et, pour un modèle Cross Review, la cross review (CR). |
| Cross review (CR) | Étape finale, ouverte lorsque l'interviewé et l'intervieweur ont tous deux envoyé leur partie. L'intervieweur la remplit (en général pendant un rendez-vous avec le collaborateur) pour produire la version finale validée ensemble. |
| Envoyer / Verrouiller | L'envoi d'un entretien verrouille ses réponses. Seul un admin peut le déverrouiller. |
| Co-pilote | Un Responsable créateur ajouté à une campagne, avec les mêmes droits que son créateur sur cette campagne. |
Statuts d'un entretien
| Statut | Signification |
|---|---|
| Pas commencé | L'entretien est disponible mais personne ne l'a encore ouvert. |
| En cours | Le répondant a ouvert l'entretien ; les réponses sont enregistrées automatiquement. |
| Envoyé | Le répondant l'a envoyé. Les réponses sont verrouillées. |
| Pas encore disponible | Uniquement pour la cross review : elle s'ouvre quand l'interviewé et l'intervieweur ont envoyé leur partie. |
Dans Mes Interviews, un entretien passe dans l'onglet Fait dès que vous avez envoyé votre propre partie. Dans Interviews d’Équipe, une campagne passe dans Fait lorsqu'aucun de vos entretiens n'a plus de partie à remplir ; à l'intérieur d'une campagne, une personne interviewée passe dans Fait seulement lorsque toutes les parties de son ensemble d'entretien sont envoyées, cross review comprise.
Qui fait quoi
| Rôle | Possibilités dans le module Interview |
|---|---|
| Employé | Voir ses entretiens dans Mes Interviews, remplir et envoyer sa partie, lire la cross review finale une fois envoyée, télécharger un PDF. |
| Manager | Tout ce que fait un employé, plus Interviews d’Équipe : mener les entretiens dont il est responsable, lire les réponses de l'interviewé une fois envoyées, remplir les cross reviews, planifier le rendez-vous, envoyer invitations et rappels, confier un entretien à un autre responsable, générer une synthèse IA d'un entretien envoyé. |
| Responsable créateur | Tout ce que fait un manager, plus créer et gérer ses propres modèles et campagnes (et celles dont il est co-pilote), exporter les données et utiliser Aleph AI sur ses campagnes. |
| Admin à accès limité | Gérer les campagnes créées (ou co-pilotées) par les personnes de son périmètre, verrouiller ou déverrouiller les entretiens des personnes de son périmètre. |
| Admin / Super admin | Gérer tous les modèles et toutes les campagnes de l'entreprise, forcer l'envoi ou déverrouiller n'importe quel entretien, lire tous les entretiens envoyés. |
Le détail figure dans Rôles et droits d'accès. Pour les niveaux d'accès dans tous les modules, voir Rôles et niveaux d'accès et Niveaux d'accès.
Déroulé type
- Créer un modèle. Un admin RH ou un Responsable créateur va dans Interview › Modèles, clique sur Nouveau modèle, ajoute chapitres et questions et choisit le type (par exemple Cross Review). Voir Créer et modifier des modèles.
- Le traduire (facultatif). Pour des équipes multilingues, ajoutez des langues, manuellement ou avec l'IA. Voir Traduire un modèle.
- Créer la campagne. Dans Interview › Campagnes, cliquez sur Nouvelle campagne et suivez l'assistant : titre et période, participants, responsable, modèle(s), résumé, puis Lancer la campagne. Avec l'option Manager, chaque participant est interviewé par le manager renseigné dans son profil : vérifiez donc les managers au préalable (voir Profil d'un membre et Organigramme). Voir Créer une campagne.
- Les participants sont invités. Si vous avez choisi d'envoyer les invitations, interviewés et intervieweurs reçoivent un e-mail, une notification dans l'application et une notification push mobile. Voir Notifications et e-mails.
- Les collaborateurs répondent. Chaque interviewé ouvre Interview › Mes Interviews, remplit sa partie et clique sur Envoyer. Voir Répondre à votre entretien.
- Les managers répondent. Chaque intervieweur ouvre Interview › Interviews d’Équipe, remplit sa partie et lit les réponses du collaborateur une fois envoyées. Voir Mener les entretiens de votre équipe.
- Cross review. Pour les modèles Cross Review, l'intervieweur planifie un rendez-vous, remplit la cross review (pré-remplie avec les réponses précédentes) et envoie la version finale. Voir Cross review, envoi et verrouillage.
- Suivi. Le créateur de la campagne suit la complétion, envoie des rappels, ajoute ou retire des participants et exporte les résultats. Voir Gérer une campagne, Suivre l'avancement et Exports et PDF.
- IA. Générez une synthèse IA d'un entretien envoyé, ou interrogez Aleph AI sur toutes les réponses d'une campagne. Voir Fonctionnalités IA.
Pages de cette section
- Créer et modifier des modèles : construire le questionnaire, types de questions, visibilité et caractère obligatoire.
- Traduire un modèle : ajouter des langues, traduire avec l'IA, importer et exporter les fichiers de traduction.
- Créer une campagne : l'assistant de campagne étape par étape, brouillons et lancements programmés.
- Gérer une campagne : liste des campagnes, participants, responsable, date limite, co-pilotes, relance, suppression.
- Suivre l'avancement d'une campagne : graphiques de la vue d'ensemble, taux de complétion et statuts.
- Répondre à votre entretien : le point de vue du collaborateur, de Mes Interviews jusqu'à l'envoi.
- Mener les entretiens de votre équipe : le point de vue de l'intervieweur dans Interviews d’Équipe.
- Cross review, envoi et verrouillage : cross review, planification du rendez-vous, verrouillage et déverrouillage.
- Fonctionnalités IA : synthèse IA d'un entretien, chat Aleph AI sur une campagne, traduction par IA.
- Exports et PDF : exports Excel de l'avancement et des réponses, PDF des entretiens.
- Notifications et e-mails : tous les e-mails et notifications envoyés par le module, et à quel moment.
- Rôles et droits d'accès : qui peut voir et faire quoi.
Sur mobile
L'application mobile OpenAleph donne accès à Mes entretiens et Les entretiens de mon équipe depuis l'onglet Applications › Entretiens : vous pouvez ouvrir un entretien, y répondre, l'envoyer, consulter les réponses envoyées, l'historique et télécharger le PDF une fois l'entretien envoyé. La création de modèles et de campagnes et la gestion des campagnes se font uniquement dans l'application web. Voir Application mobile.
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