Valider les demandes

Work Time › Demandes est la file de validation des demandes d'absence. Les managers acceptent ou refusent les demandes des personnes qui leur sont rattachées et peuvent annuler une absence approuvée. Les admins peuvent faire de même pour toute l'entreprise.

Avant de commencer

• Vous devez avoir le niveau d'accès Manager ou supérieur. Les employés ne voient pas l'entrée Demandes.
• Vous pouvez traiter les demandes de vos collaborateurs directs et indirects (toute personne située sous vous dans la ligne hiérarchique). Les admins et super admins peuvent traiter toutes les demandes de l'entreprise.
• Un Admin à accès limité voit les demandes des personnes de son périmètre, mais ne peut accepter, refuser ou annuler que celles des personnes qui lui sont rattachées (voir Admins à accès limité).

La page Demandes

1. Dans le menu latéral, allez dans Work Time › Demandes.
2. L'en-tête indique Demandes, avec le sous-titre « Examinez et gérez les demandes d’absence et de télétravail de votre équipe. »
3. Les demandes sont réparties en quatre onglets : En attente (ouvert par défaut), Approuvée, Refusée et Annulée. Chaque onglet indique le nombre de demandes correspondant aux filtres en cours ; un onglet vide affiche un message du type « Toutes les demandes en attente apparaîtront ici ».

Chaque onglet affiche un tableau :

Par défaut, la liste est filtrée sur Niveau d’équipe : Mon équipe : si une demande attendue manque, ouvrez le filtre et modifiez ou retirez ce filtre (Tout supprimer). Utilisez Rechercher pour trouver un membre, et les filtres pour restreindre la liste par Membre, Niveau d’équipe (par exemple Mon équipe élargie pour inclure les collaborateurs indirects), Demandé le, Date de début ou Date de fin.

Examiner une demande

Cliquez sur l'icône d'information d'une ligne pour ouvrir le Récapitulatif de la demande. Il affiche :

• Demandé pour : le membre, et le Contact de référence choisi ;
• la Durée : dates de début et de fin avec la demi-journée (journée entière, matin, après-midi), le nombre de jours et le Statut ;
• pour chaque politique utilisée, les jours demandés et le solde actuel du membre sur cette politique ;
• la Description complémentaire rédigée par le membre ;
• le Message du manager, si une décision a déjà été prise ;
• les Pièces jointes (cliquez sur l'œil pour ouvrir le document), ou « Aucun fichier joint. » avec un bouton Ajouter une pièce jointe.

Depuis le récapitulatif, vous pouvez cliquer sur Accepter ou Refuser (demande en attente), ou sur Annuler cette demande (demande approuvée).

Accepter une demande

1. Sur l'onglet En attente, cliquez sur la coche verte de la ligne, ou sur Accepter dans le récapitulatif.
2. La fenêtre Accepter la demande ? indique : « Cette demande sera approuvée et l’employé sera notifié. Vous ne pourrez pas annuler cette action. »
3. Facultatif : rédigez un Message pour le collaborateur (facultatif) (400 caractères maximum).
4. Cliquez sur Accepter la demande.

Le message « Demande approuvée. Le membre sera notifié par e-mail. » confirme l'action. La demande passe dans l'onglet Approuvée, les jours sont déduits des soldes du membre, et celui-ci reçoit un e-mail et une notification avec votre message.

Accepter avec un solde négatif

Si l'acceptation fait passer le solde du membre sous zéro sur une politique (par exemple parce que d'autres absences ont été approuvées entre-temps), la fenêtre Accepter la demande avec un solde négatif ? vous prévient : « Accepter cette demande mettra le solde de (nom) en négatif sur (politique). Voulez-vous continuer ? » Cliquez sur Accepter pour continuer.

Si la politique n'accepte pas de solde négatif, l'acceptation est refusée et un message indique le membre et la politique au solde insuffisant. Demandez au membre de modifier sa demande, ou faites ajuster son solde par un admin.

Refuser une demande

1. Sur l'onglet En attente, cliquez sur la croix rouge de la ligne, ou sur Refuser dans le récapitulatif.
2. Dans la fenêtre Refuser la demande ? (« Cette demande sera refusée et l’employé sera notifié. »), rédigez si besoin un Message pour le collaborateur (facultatif), par exemple le motif.
3. Cliquez sur Refuser la demande.

La demande passe dans l'onglet Refusée et le membre est notifié par e-mail. Aucun jour n'est déduit. Une demande refusée ne peut plus être acceptée : le membre doit en envoyer une nouvelle.

Annuler une demande approuvée

1. Sur l'onglet Approuvée, cliquez sur l'icône d'annulation de la ligne, ou sur Annuler cette demande dans le récapitulatif.
2. La fenêtre Annuler la demande approuvée ? indique : « Cette demande sera annulée et retirée de la liste des demandes approuvées. L’employé sera notifié. »
3. Rédigez si besoin un message, puis cliquez sur Annuler la demande.

La demande passe dans l'onglet Annulée, les jours sont recrédités sur les soldes du membre, et celui-ci est notifié par e-mail.

Traiter plusieurs demandes à la fois

1. Cochez les demandes (ou utilisez la case de l'en-tête pour sélectionner tous les résultats de la recherche et des filtres en cours). Les icônes d'action apparaissent dans une barre au-dessus du tableau.
2. Utilisez les boutons de la barre de sélection :
   • sur l'onglet En attente : Accepter les demandes (coche) ou Refuser les demandes (croix) ;
   • sur l'onglet Approuvée : l'icône d'annulation (Cancel requests, info-bulle non traduite).
3. Confirmez dans la fenêtre (Accepter les demandes sélectionnées ?, Refuser les demandes sélectionnées ? ou Annuler les demandes sélectionnées ?). Vous pouvez ajouter un message, envoyé à chaque membre.

Une confirmation telle que « 3 demandes approuvées. Les membres seront notifiés par e-mail. » s'affiche. Si certaines demandes ne peuvent pas être traitées (par exemple pour solde insuffisant), elles sont listées dans un message et les autres sont traitées normalement.

Comment vous êtes prévenu des nouvelles demandes

Quand l'un de vos collaborateurs directs envoie une demande, vous recevez un e-mail (« Demande d'absence en attente : (nom) ») et une notification, avec un lien vers la demande. S'il annule une demande en attente, vous recevez un e-mail d'annulation. Les demandes de vos collaborateurs indirects ne vous envoient pas d'e-mail, mais apparaissent dans Demandes avec le filtre Mon équipe élargie.

Questions fréquentes

Je ne vois pas le menu Demandes.

Il est réservé au niveau Manager et au-delà. Si vous encadrez des personnes mais ne voyez que Mon calendrier et Planning, demandez à votre admin de vérifier votre niveau d'accès.

Une demande de mon équipe n'est pas dans la liste.

Vérifiez les filtres : le filtre par défaut est Mon équipe (collaborateurs directs). Passez le filtre Niveau d’équipe sur Mon équipe élargie pour inclure les collaborateurs indirects, et vérifiez l'onglet (la liste s'ouvre sur En attente).

Puis-je modifier les dates d'une demande avant de l'accepter ?

Non. Refusez-la avec un message expliquant quoi changer, et le membre envoie une nouvelle demande.

Puis-je revenir sur une acceptation ?

Pas directement. Vous pouvez annuler la demande approuvée depuis l'onglet Approuvée : les jours sont recrédités. Le membre envoie ensuite une nouvelle demande si nécessaire.

Qui valide mes propres demandes ?

Votre propre manager, comme pour tout membre. Les admins peuvent aussi les valider.