Annuaire des membres
La page Membres liste tous les comptes OpenAleph de votre entreprise, avec filtres, actions groupées (niveaux d'accès, attributs, invitations, désactivation) et export Excel.
La page Membres est la vue admin du module Utilisateurs : la liste de tous les comptes OpenAleph de votre entreprise, avec leur statut, leur niveau d'accès, leur manager et leurs principaux attributs RH. C'est d'ici que les admins créent, importent, modifient, invitent, désactivent et exportent les membres.
Allez dans Entreprise › Utilisateurs › Membres.
Avant de commencer
La liste des membres
Chaque ligne correspond à un membre. Les colonnes sont :
| Colonne | Contenu |
|---|---|
| Membre | Photo, nom complet et email. Triable par nom. |
| Statut | Statut d'invitation : Non invité, Invité, Actif ou Inactif (voir ci-dessous). |
| Niveau d'accès | Employé, Manager, Manager - Creator (Responsable créateur), Admin à accès limité, Admin ou Super admin. |
| Manager | Le manager du membre, avec photo et email. |
| Date d'embauche | Issue de la section Informations de travail. |
| Dernière visite | La dernière fois que le membre a utilisé OpenAleph. |
| Fonction, Type de contrat, Lieu de travail | Issus de la section Informations de travail. |
| Une colonne par unité d'organisation | Par exemple Département ou Business unit, selon la structure configurée pour votre entreprise. |
| Icône crayon | Ouvre la fenêtre Détails du profil du membre pour le modifier (pour un Admin à accès limité, sans la partie Niveau d'accès et avec le champ Manager en lecture seule). |
Cliquez sur une ligne pour ouvrir le profil du membre dans un nouvel onglet du navigateur.
Statuts des membres
| Statut | Signification |
|---|---|
| Non invité | Le compte existe mais aucun email d'invitation n'a encore été envoyé. |
| Invité | L'email d'invitation a été envoyé ; le membre ne s'est pas encore connecté. |
| Actif | Le membre s'est connecté au moins une fois. |
| Inactif | Le membre a été désactivé et ne peut plus se connecter. Les membres désactivés sont listés à part, voir Modifier, désactiver et restaurer des membres. |
Rechercher et filtrer
- Saisissez du texte dans Rechercher pour trouver des membres par nom ou email.
- Cliquez sur le bouton de filtre pour filtrer par Niveau d'accès, Sexe, Manager, Statut, et par tout attribut des personnes que votre admin a configuré pour apparaître dans les filtres (fonction, lieu de travail, type de contrat, département, niveau...).
Les filtres se combinent : par exemple, tous les membres Non invité d'un département.
Actions de l'en-tête
| Bouton | Rôle | Qui |
|---|---|---|
| Ajouter un membre | Ouvre la fenêtre Créer un utilisateur. Voir Ajouter et inviter des membres. | Admin, Super admin |
| Importer des membres | Ouvre la fenêtre Importer des utilisateurs pour créer ou mettre à jour des membres depuis un fichier Excel. Voir Importer des membres depuis un fichier. | Admin, Super admin |
| Menu d'options (trois points) › Exporter tous les membres | Télécharge un fichier Excel des membres que vous gérez (pour un admin à accès limité, les membres de son périmètre). | Admin, Super admin, Admin à accès limité |
| Menu d'options › Voir membres désactivés | Ouvre la liste des membres désactivés, où vous pouvez les restaurer. | Admin, Super admin |
Sur téléphone, Ajouter un membre et le bouton d'import sont des boutons flottants en bas à droite de l'écran.
Actions groupées
- Cochez la case d'un ou plusieurs membres. Vous pouvez aussi utiliser la case de l'en-tête pour sélectionner tous les membres correspondant à votre recherche et à vos filtres, pas seulement la page affichée.
- Le nombre de membres sélectionnés s'affiche, avec les actions disponibles :
| Action | Rôle | Qui |
|---|---|---|
| Gérer le niveau d'accès | Donne le même niveau d'accès à tous les membres sélectionnés (et, pour Admin à accès limité, le même périmètre). | Admin, Super admin |
| Gérer les attributs | Ouvre Mettre à jour l'attribut des membres : choisissez un attribut dans Choisir un attribut (n'importe quel attribut des personnes, sauf les champs de langue et de pays ; les admins peuvent aussi choisir le Manager), puis Choisir une nouvelle valeur et Enregistrer. | Admin, Super admin, Admin à accès limité |
| Envoyer / Renvoyer invitation par email | Envoie l'email d'invitation aux membres sélectionnés, ou le renvoie à ceux déjà invités. Confirmez avec Envoyer email. | Admin, Super admin, Admin à accès limité |
| Désactiver membres sélectionnés | Ouvre Désactiver les membres, avec une date de départ facultative. Voir Modifier, désactiver et restaurer des membres. | Admin, Super admin |
Lorsqu'une mise à jour groupée ne réussit que partiellement (par exemple parce qu'un membre ne peut pas recevoir la nouvelle valeur), OpenAleph indique combien de membres ont été mis à jour et combien ne l'ont pas été.
Exporter tous les membres
Exporter tous les membres télécharge un fichier Excel avec une ligne par membre que vous gérez (actifs et inactifs ; pour un admin à accès limité, les membres de son périmètre) et les colonnes suivantes :
company_uid, firstname, lastname, email, status, manager_company_uid, manager_email, access_level, birth_date, hire_date, gender, suivies de la Fonction, du Type de contrat, du Lieu de travail et d'une colonne par unité d'organisation.
Astuce : l'export utilise les mêmes identifiants que le fichier d'import (company_uid, manager_company_uid), ce qui en fait une bonne base pour préparer une mise à jour en masse. L'import utilise toutefois son propre modèle, voir Importer des membres depuis un fichier.
Quand vos membres sont synchronisés depuis votre SIRH
Si les données des membres de votre entreprise proviennent d'une intégration SIRH, la page Membres passe en lecture seule :
- Ajouter un membre, Importer des membres, l'icône crayon, Gérer le niveau d'accès, Gérer les attributs et Désactiver membres sélectionnés sont masqués ;
- Exporter tous les membres devient le bouton principal ;
- Envoyer / Renvoyer invitation par email reste disponible, pour que vous puissiez toujours inviter les personnes.
Les modifications se font dans votre SIRH et sont appliquées à la synchronisation suivante. Voir Intégrations.
Questions fréquentes
Je ne vois pas la page Membres.
Elle est réservée aux admins et aux admins à accès limité. Adressez-vous à votre admin OpenAleph si vous en avez besoin.
Je suis admin à accès limité et je ne vois pas tout le monde.
C'est normal : vous ne voyez que les membres de votre périmètre. Ce périmètre est défini par un admin dans les paramètres de votre niveau d'accès (voir Admins à accès limité et périmètres). Le lien à côté de votre niveau d'accès sur votre profil (« (n membres administrés) ») en donne la liste.
Je suis admin à accès limité et je ne peux pas ajouter ou importer de membres.
La création de membres et l'import de fichiers sont réservés aux admins et super admins. Demandez à un admin de s'en charger.
Un membre reste « Invité » depuis longtemps.
Il ne s'est pas encore connecté. Vérifiez son adresse email, puis sélectionnez-le et utilisez Envoyer / Renvoyer invitation par email. Demandez-lui aussi de vérifier ses courriers indésirables.
Comment supprimer un membre ?
Les membres ne sont jamais supprimés dans OpenAleph, seulement désactivés. Leur historique (interviews, formations, évaluations) est conservé et ils peuvent être restaurés.
Toujours bloqué ?
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