Notifications et application mobile
Les e-mails et notifications envoyés par Work Time (demandes, décisions, annulations, absences imposées, ajustements de solde) et l'utilisation de Work Time sur l'application mobile.
Work Time informe chaque personne concernée à chaque étape d'une demande d'absence : par e-mail, dans les notifications de l'application, et par notification push sur l'application mobile. Cette page liste qui reçoit quoi, et ce que vous pouvez faire depuis l'application mobile OpenAleph. Pour les notifications et l'application mobile en général, voir Notifications et Application mobile.
E-mails et notifications
| Événement | Qui est prévenu | Objet de l'e-mail | Contenu |
|---|---|---|---|
| Un membre envoie une demande | Son manager direct | « Demande d'absence en attente : (nom) » | Dates, types d'absence et un lien Voir la demande d'absence pour l'accepter, la refuser ou l'annuler. |
| Une demande est approuvée, refusée ou annulée par un manager ou un admin | Le membre | « Demande d'Absence Approuvée / Refusée / Annulée : (dates) » | Dates, types, message éventuel du manager et lien Voir la demande d'absence. |
| Un membre annule sa propre demande en attente | Son manager direct et son contact de référence | E-mail d'annulation | Dates et types ; la demande est retirée des demandes en attente. |
| Un admin ajoute une absence pour un membre | Le membre | « Congé obligatoire : (dates) » | Dates et types. |
| Un admin ajuste un solde | Le membre | « Solde d'absences mis à jour » | Politique, montant et date d'effet. |
Les notifications de l'application et les notifications push utilisent les titres Nouvelle demande d'absence, Demande d'absence approuvée, Demande d'absence refusée, Demande d'absence annulée, Nouvelle absence ajoutée et Solde de congés mis à jour. Les e-mails sont envoyés dans la langue du destinataire.
Remarque : Seul le manager direct est prévenu d'une nouvelle demande. Si aucun manager n'est renseigné dans le profil d'un membre, personne ne reçoit sa demande par e-mail : les admins la voient toutefois dans Work Time › Demandes. Vérifiez que chaque membre a un manager dans People.
Work Time sur l'application mobile
L'application mobile OpenAleph intègre Work Time. Ouvrez l'onglet Applications et touchez Absences. L'accueil du module propose :
| Carte | Qui la voit | Ce que vous pouvez faire |
|---|---|---|
| Mon calendrier (« Vos soldes, absences et demandes ») | Tout le monde | Voir vos soldes de congés, vos absences et les jours fériés sur un calendrier mensuel ou une liste, et l'historique de vos demandes. Touchez Demander une absence pour envoyer une demande : durée, dates, demi-journées, répartition des jours entre vos types de congé, contact de référence, commentaire et pièce jointe (photo ou PDF, 5 Mo maximum). Ouvrez une demande pour voir son détail ou l'annuler tant qu'elle est en attente. |
| Planning (« Voyez qui est absent dans votre équipe ») | Tout le monde | Voir qui est absent chaque jour, avec les mêmes règles de visibilité que sur le web. |
| Demandes (« Consultez et approuvez les demandes d'absence ») | Managers et au-delà | La file de validation avec les onglets En attente, Approuvées, Refusées et Annulées et un badge indiquant le nombre de demandes en attente. Acceptez, refusez ou annulez une demande, avec un message facultatif pour l'employé. |
Toucher une notification push ouvre le bon écran : votre calendrier pour une décision, une absence imposée ou une mise à jour de solde, et la demande elle-même dans Demandes pour une nouvelle demande ou une annulation.
La configuration (types d'absence, politiques, calendriers, jours fériés) et les exports ne sont disponibles que sur l'application web.
Questions fréquentes
Mon manager n'a pas reçu ma demande.
Vérifiez que votre manager est bien renseigné dans votre profil. L'e-mail est envoyé uniquement à votre manager direct. Il peut aussi retrouver la demande dans Work Time › Demandes.
Je ne reçois pas les notifications push.
Autorisez les notifications d'OpenAleph dans les réglages de votre téléphone et vérifiez que vous êtes connecté à l'application mobile.
Je ne vois pas Absences dans l'application mobile.
Le module Work Time n'est peut-être pas activé pour votre entreprise, ou votre application doit être mise à jour.
Toujours bloqué ?
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