Gérer un cycle d'évaluation

Une fois un cycle lancé, vous le suivez et l'ajustez depuis sa page : qui est évalué, par qui, qui est responsable des évaluations de chaque évalué, qui les co-rédige et qui aide à piloter le cycle.

Trouver un cycle

• Compétences › Évaluation : le panneau Cycles d'évaluation en cours (l'onglet Cycles d'évaluation sur mobile) liste les cycles en cours auxquels vous participez, avec leur complétion, leur date limite et leur nombre d'évalués. Cliquez sur un cycle pour l'ouvrir.
• Compétences › Évaluation › Voir tout ouvre la page Cycles d'évaluation, avec trois onglets : En cours, À venir et Complété. Le tableau affiche Titre du cycle, Personnes évalué(es), Complétion, Date de début et Date limite. Le menu ⋮ de chaque ligne propose Modifier le cycle, Relancer le cycle, Gérer les co-pilotes et Supprimer le cycle.

Les cycles que vous voyez

Les brouillons ne sont jamais listés : reprenez-les avec Nouveau cycle. La page du cycle est réservée aux responsables créateurs et au-delà. Les employés et les managers voient aussi les cycles auxquels ils participent dans Cycles d'évaluation en cours, mais ne peuvent pas ouvrir la page du cycle (un manager qui suit le lien obtient Accès restreint). Les managers responsables d'évaluations travaillent depuis Vos évaluations (voir Répondre à une évaluation de compétences). Les admins à accès limité sont décrits dans Admins à accès limité.

La page du cycle

L'en-tête affiche le titre du cycle, le modèle utilisé (Modèle : ..., « n modèles assignés » ou l'attribution automatique), une étiquette de statut et la période.

Il n'y a pas d'action « clôturer » : un cycle passe à Terminé après sa date de fin. Modifiez la Période du cycle si vous devez le prolonger.

La barre du haut contient une flèche de retour, une icône d'export (voir Résultats et exports) et un menu ⋮ (Plus) avec Modifier le cycle, Relancer le cycle et Gérer les co-pilotes (cycles en cours uniquement) et Supprimer le cycle.

La page comporte cinq onglets :

• Vue d'ensemble : le rapport d'avancement et les graphiques (Résultats et exports).
• Personnes évalué(es) : une ligne par évalué, pour gérer qui est évalué, par qui, et qui en est responsable.
• Évaluation : une ligne par évaluation, pour partager des évaluations avec des contributeurs.
• Résultats : les notes de chaque évalué, regroupées par catégorie de compétences (Résultats et exports).
• Matrice 4-Box : la matrice de talents (Matrice de talents).

Onglet Personnes évalué(es)

Le tableau liste chaque évalué avec son Responsable (nom et e-mail), le Modèle (cycles à plusieurs modèles), le Nombre de compétences et la Complétion (évaluations envoyées sur le total des évaluations de cette personne, par exemple « 1/2 »). Un évalué sans évaluateur affiche Définir le(s) évaluateur(s). Utilisez la recherche, le sélecteur du nombre de lignes et Filtre (complétion, responsable ou n'importe quel champ du profil, comme la date d'embauche, l'intitulé de poste ou le lieu de travail).

Actions sur un évalué

Ouvrez le menu ⋮ en fin de ligne :

Actions sur plusieurs évalués

Cochez les évalués (ou utilisez la case de l'en-tête pour sélectionner toutes les personnes correspondant à vos filtres). Trois icônes apparaissent dans une barre au-dessus du tableau :

• la cloche (Envoyer des notifications) › Envoyer un email d'invitation ou Envoyer un email de rappel, pour les évaluateurs de tous les évalués sélectionnés ;
• l'icône personne et engrenage (Assigner un responsable ou des évaluateurs) : la fenêtre Assigner s'ouvre. Dans Rôle à assigner, choisissez Responsable (puis un manager ou plus) ou Évaluateurs (puis n'importe quels membres), et cliquez sur Appliquer. Les évaluateurs ajoutés reçoivent immédiatement un e-mail et une notification d'invitation ;
• la corbeille (Supprimer) : retire du cycle les évaluations des évalués sélectionnés, après confirmation.

Ajouter des évalués après le lancement

1. Dans l'onglet Personnes évalué(es), cliquez sur l'icône Ajouter des évalués (une personne avec un signe plus, à côté du sélecteur du nombre de lignes).
2. Dans la fenêtre Ajouter des évalués (« Choisissez les nouveaux évalués et un responsable pour leurs reviews afin de les lancer. »), choisissez le Responsable des évaluations des nouveaux évalués (obligatoire, un manager ou plus).
3. Dans un cycle à plusieurs modèles, choisissez le Modèle auquel ils répondront.
4. Sélectionnez les personnes dans la liste (recherche, filtres, ou toutes les personnes correspondantes).
5. Cliquez sur Ajouter.

Le message indique combien d'évalués sont en cours d'ajout, et combien ont été écartés parce qu'ils sont déjà dans le cycle ou, dans les cycles automatiques, parce qu'ils n'ont pas d'intitulé de poste. Les évaluations sont créées en arrière-plan en quelques secondes. Les nouveaux évalués reçoivent les évaluateurs définis par les règles du cycle (manager, pairs, équipe directe, auto-évaluation). Aucun e-mail n'est envoyé automatiquement : utilisez Envoyer un email d'invitation une fois qu'ils apparaissent.

Un évalué que vous avez retiré peut être ajouté à nouveau de la même façon.

Onglet Évaluation : partager une évaluation avec des contributeurs

L'onglet Évaluation liste une ligne par évaluation : Évalué, Évaluateur, Contributeurs (aucun ou, par exemple, « 1 contributeur »), Statut (Pas commencé, En cours, Envoyé) et Modèle. Utilisez Rechercher un évalué pour en trouver une.

Un contributeur co-rédige une évaluation avec son évaluateur : il ouvre le même formulaire, peut y répondre et l'envoyer, et les réponses sont attribuées à tout le groupe. C'est différent de l'ajout d'un évaluateur, qui crée une évaluation distincte.

• Pour une évaluation : ⋮ › Gérer les contributeurs, sélectionnez les personnes dans Contributeurs de cette review, puis Enregistrer.
• Pour plusieurs évaluations : cochez-les, puis cliquez sur Ajouter des contributeurs ou Retirer des contributeurs.

Les nouveaux contributeurs reçoivent un e-mail et une notification (« Vous co-rédigez une review de compétences »). Les contributeurs retirés ne peuvent plus ouvrir ni rédiger l'évaluation ; les réponses déjà écrites sont conservées. Une évaluation sans évaluateur ne peut pas avoir de contributeurs. Les contributeurs peuvent être ajoutés ou retirés même après l'envoi de l'évaluation.

Co-pilotes

Les co-pilotes aident à piloter un cycle : ils ouvrent la page du cycle, suivent l'avancement, gèrent les évaluateurs et voient toutes les évaluations.

1. Sur la page du cycle, ouvrez ⋮ › Gérer les co-pilotes (disponible sur les cycles en cours).
2. Dans la fenêtre Gérer les co-pilotes, recherchez ou filtrez la liste et cochez les co-pilotes (seuls les responsables créateurs et au-delà sont proposés), puis cliquez sur Continuer.

Les nouveaux co-pilotes reçoivent l'e-mail « Vous êtes Co-pilote du cycle d'évaluation ... ».

Modifier un cycle

⋮ › Modifier le cycle ouvre Modifier le cycle d'évaluation à l'étape Configuration. Après le lancement, seuls le Titre du cycle et la Période du cycle peuvent être modifiés ; l'attribution du modèle et les autres options sont grisées et affichées à titre d'information. Cliquez sur Enregistrer.

Relancer un cycle

Relancer le cycle (cycles en cours) crée un nouveau cycle copié sur celui-ci : même titre, même période, même mode d'attribution et mêmes modèles, mêmes options, règles d'évaluateurs, règle de responsable, évalués et configuration 4-box. L'assistant Relancer la revue de cycle s'ouvre pour que vous l'ajustiez ; cliquez sur Relancer le cycle et choisissez d'envoyer ou non les invitations. Le cycle d'origine n'est pas modifié.

Supprimer et restaurer un cycle

1. Ouvrez ⋮ › Supprimer le cycle. La fenêtre de confirmation rappelle que les cycles supprimés sont conservés 30 jours avant d'être supprimés définitivement. Confirmez avec Supprimer.
2. Les cycles supprimés sont conservés 30 jours, puis supprimés définitivement. Pour les voir, allez dans Compétences › Évaluation (ou sur la page Cycles d'évaluation) et ouvrez ⋮ › Voir les cycles supprimés.
3. Depuis cette liste, Restaurer un cycle ou le supprimer définitivement. Vous pouvez aussi ouvrir un cycle supprimé : sa page propose Restaurer et Supprimer définitivement.

Tant qu'un cycle est supprimé, ses évaluations ne peuvent pas être remplies : les évaluateurs qui en ouvrent une voient Cycle supprimé. Les liens entre le cycle et les objectifs sont retirés.

Questions fréquentes

Un manager n'arrive pas à ouvrir la page du cycle.

La page du cycle est réservée aux responsables créateurs et au-delà. Les responsables suivent les évaluations de leurs évalués depuis Compétences › Évaluation › Vos évaluations, où ils peuvent aussi envoyer invitations et rappels, gérer les évaluateurs et changer de responsable.

Un admin à accès limité ne voit pas un cycle.

Les admins à accès limité voient les cycles créés ou co-pilotés par des personnes de leur population, plus ceux auxquels ils participent. Un cycle créé par une personne hors de leur population n'est pas listé, même s'il évalue des personnes de leur population, sauf s'ils en sont co-pilotes.

J'ai ajouté des évalués mais rien ne s'est passé.

Les évaluations sont créées en arrière-plan : actualisez la page après quelques secondes. Les personnes déjà dans le cycle, et celles sans intitulé de poste dans les cycles automatiques, sont ignorées.

Puis-je changer les règles d'évaluateurs ou le modèle après le lancement ?

Non. Ajoutez des évaluateurs par évalué (Gérer les évaluateurs, Assigner un responsable ou des évaluateurs) ou relancez le cycle avec d'autres réglages.

Comment clôturer un cycle plus tôt ?

Modifiez le cycle et fixez la date de fin à aujourd'hui : le cycle apparaît comme Terminé dès le lendemain. Il n'y a pas de bouton de clôture, et les évaluations envoyées restent disponibles pour l'analyse.