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Temps de travail & absences

Présentation du module Work Time - demander un congé, suivre vos soldes, voir qui est absent, valider les demandes et configurer types d'absence, calendriers et jours fériés.

Qui peut le faireEmployéManagerResponsable créateurAdmin à accès limitéAdminSuper admin

Le module Work Time gère les absences et les congés dans OpenAleph. Les employés demandent leurs absences et suivent leurs soldes de congés, les managers valident les demandes de leur équipe et voient qui est absent, et les admins configurent les types d'absence, les politiques d'acquisition, les calendriers de travail et les jours fériés qui servent à tous les calculs.

Remarque : Work Time est activé par entreprise, selon votre offre. Si vous ne voyez pas Work Time dans le menu latéral, le module n'est peut-être pas activé pour votre entreprise ; adressez-vous à votre admin (voir Modules et licences).

Où trouver le module

Dans le menu latéral, ouvrez Work Time. Selon votre niveau d'accès, vous voyez jusqu'à quatre entrées :

Entrée de menu Qui la voit À quoi elle sert
Work Time › Mon calendrier Tout le monde Votre calendrier, vos soldes de congés et l'historique de vos demandes. C'est la page par défaut du module.
Work Time › Planning Tout le monde Le planning d'équipe : qui est absent, et quand, dans votre équipe ou toute l'entreprise.
Work Time › Demandes Manager et au-delà La file de validation des demandes d'absence de votre équipe.
Work Time › Configuration Admin et au-delà Les paramètres : Types d’absence, Jours fériés et Calendriers d’entreprise.

Notions clés

Terme Signification
Type d'absence Une catégorie d'absence : congés payés, RTT, arrêt maladie, congé sans solde... Il a une couleur, une catégorie (Avec solde ou Sans solde), un indicateur Payé / Non payé et un mode de Décompte des jours.
Type Avec solde Type qui utilise un solde de jours crédité automatiquement par une ou plusieurs politiques (typiquement les congés payés). Vous ne pouvez poser que ce que votre solde permet, sauf si la politique accepte un solde négatif.
Type Sans solde Type sans solde (typiquement l'arrêt maladie ou un congé exceptionnel). Tout le monde peut le demander, il n'y a rien à acquérir.
Politique La règle d'acquisition d'un type avec solde : combien de jours sont crédités (Taux d’acquisition), à quelle fréquence (Mois ou Année), à quel moment (Début de la période ou Fin de la période), sur quelle période et jusqu'à quand les jours peuvent être utilisés (Valide jusqu’au). Les employés sont affectés aux politiques.
Solde de congés Le nombre de jours dont vous disposez sur une politique. Il évolue avec les acquisitions, les absences approuvées, les annulations, les ajustements manuels et les expirations.
Décompte des jours La façon de compter une absence : Jours ouvrés (les jours que vous travaillez), Jours ouvrables (du lundi au samedi) ou Jours calendaires (tous les jours). Défini une fois pour toutes par type d'absence.
Calendrier d'entreprise Une semaine de travail (jours travaillés en journée entière, le matin, l'après-midi ou non travaillés). Un calendrier par défaut, du lundi au vendredi, s'applique à toute personne qui n'est pas affectée à un autre calendrier.
Jour férié Un jour férié ou un jour de fermeture de l'entreprise. Il est exclu du décompte en jours ouvrés et en jours ouvrables.
Statuts d'une demande En attente (à valider), Approuvée, Refusée, Annulée. Seules les demandes approuvées sont déduites du solde.
Contact de référence La personne à contacter pendant votre absence. Par défaut, votre manager.

Qui fait quoi

Les niveaux d'accès sont expliqués dans Rôles et accès et Niveaux d'accès. Work Time s'appuie sur le manager renseigné sur chaque profil (voir Modifier et désactiver des utilisateurs) : c'est lui qui reçoit et valide les demandes.

Rôle Ce qu'il peut faire dans Work Time
Employé Consulter son calendrier et ses soldes, demander des absences (journées ou demi-journées), joindre un document, annuler une demande en attente, exporter l'historique de ses soldes, consulter le planning (les absences des autres apparaissent comme « Absent », sans détail).
Manager Tout ce que fait un employé, plus : voir le détail des absences de ses collaborateurs directs et indirects dans le planning, accepter ou refuser leurs demandes en attente, annuler leurs demandes approuvées, recevoir un e-mail pour chaque nouvelle demande de ses collaborateurs directs.
Responsable créateur Comme un manager, plus les exports Export absences (planning Excel) et Exporter l’historique (historique des soldes de tous les membres) depuis le planning.
Admin à accès limité Comme un manager dans Work Time. La page Demandes liste les demandes des personnes de son périmètre, mais il ne peut accepter ou refuser que celles des personnes qui lui sont rattachées.
Admin / Super admin Tout ce qui précède pour toute l'entreprise, plus : ajouter des absences pour un ou plusieurs membres, ajuster les soldes, et configurer types d'absence, politiques, calendriers d'entreprise et jours fériés.

Déroulé type

  1. Un admin prépare le module dans Work Time › Configuration : il crée les types d'absence, une politique pour chaque type avec solde en y affectant les membres, vérifie le calendrier d'entreprise par défaut et ajoute les jours fériés.
  2. Les soldes sont crédités automatiquement, chaque mois ou chaque année, selon les politiques (voir Soldes et exports).
  3. Un employé demande une absence depuis Mon calendrier. La demande est En attente et son manager reçoit un e-mail et une notification.
  4. Le manager l'accepte ou la refuse dans Work Time › Demandes, avec un message s'il le souhaite. L'employé est notifié. En cas d'acceptation, les jours sont déduits du solde.
  5. Chacun peut consulter le planning pour voir qui est absent.
  6. Les admins peuvent ajouter des absences pour d'autres membres (par exemple un pont imposé), ajuster les soldes et exporter le planning ou l'historique des soldes.

Pages de cette section

Mon calendrierUtilisez Work Time › Mon calendrier pour voir vos absences et les jours fériés, consulter vos soldes, estimer un solde futur et suivre l'historique de vos demandes.Demander une absenceEnvoyez une demande d'absence dans Work Time, en journées ou demi-journées, répartissez les jours entre vos soldes, ajoutez un contact de référence et une pièce jointe, et annulez-la.PlanningUtilisez Work Time › Planning pour voir qui est absent dans votre équipe ou l'entreprise, au mois ou à la semaine, avec des filtres, et ce que managers et admins peuvent y faire.Valider les demandesTraitez les demandes d'absence de votre équipe dans Work Time › Demandes - accepter, refuser ou annuler une ou plusieurs demandes, ajouter un message, gérer les soldes négatifs.Ajouter des absences pour d'autres et ajuster les soldesLes admins peuvent ajouter une absence pour un membre ou pour plusieurs à la fois depuis Work Time › Planning, et ajuster manuellement le solde de congés d'un membre.Types d'absence et politiquesConfigurez les types d'absence (avec ou sans solde, payé ou non, décompte des jours), créez les politiques d'acquisition et affectez-y les membres dans Work Time › Configuration.Calendriers d'entrepriseDéfinissez les semaines de travail de l'entreprise (journées, demi-journées, jours non travaillés) et affectez-y les membres dans Work Time › Configuration › Calendriers d'entreprise.Jours fériésAjoutez, renommez et désactivez les jours fériés et jours de fermeture de l'entreprise dans Work Time › Configuration › Jours fériés, et leur effet sur le décompte des absences.Soldes et exportsComment les soldes de congés Work Time sont crédités, déduits, proratisés et expirés, et comment exporter le planning des absences et l'historique des soldes en Excel.Notifications et application mobileLes e-mails et notifications envoyés par Work Time (demandes, décisions, annulations, absences imposées, ajustements de solde) et l'utilisation de Work Time sur l'application mobile.

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