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Utilisateurs (Core HR)

Utilisateurs est le module Core HR d'OpenAleph - profils des membres, organigramme, équipes, annuaire des membres, imports, invitations et utilisateurs externes.

Qui peut le faireEmployéManagerResponsable créateurAdmin à accès limitéAdminSuper admin

Utilisateurs est le socle Core HR d'OpenAleph. Ce module contient un profil par membre de votre entreprise (identité, niveau d'accès, manager et tous les attributs RH suivis par votre entreprise), trace les liens hiérarchiques entre les personnes et alimente tous les autres modules : campagnes d'interviews, formations, évaluations de compétences, objectifs, sondages et temps de travail s'appuient tous sur qui fait partie de l'entreprise et qui rend compte à qui.

Vous le trouvez dans le menu de gauche, sous le titre Entreprise, sous le nom Utilisateurs. Selon votre niveau d'accès, il contient jusqu'à quatre pages : Organization Chart (l'organigramme, dont le titre n'est pas encore traduit), Mon équipe, Membres et Utilisateurs externes. Votre propre profil est toujours accessible depuis votre avatar (en haut à droite), menu Profil.

Notions clés

Terme Signification
Membre Une personne disposant d'un compte OpenAleph dans votre entreprise. Chaque membre a un profil, un niveau d'accès et, le plus souvent, un manager.
Profil La page du membre : photo, identité, tous ses attributs RH et un tableau de bord de ses interviews, évaluations de compétences, formations et objectifs.
Niveau d'accès Le rôle du membre dans OpenAleph : Employé, Manager, Responsable créateur, Admin à accès limité, Admin ou Super admin. Il détermine ce que la personne peut voir et faire. Voir Rôles et niveaux d'accès et, pour les admins, Niveaux d'accès.
Manager La personne à qui le membre rend compte. Seuls les membres ayant le niveau Manager ou supérieur peuvent être choisis comme manager.
Équipe directe / équipe étendue Les collaborateurs directs d'un manager (N-1), et toutes les personnes situées en dessous de lui dans la hiérarchie (N-1, N-2, N-3...).
UID de l'employé L'identifiant unique propre à votre entreprise pour un membre (matricule de paie ou identifiant SIRH, par exemple). Il est obligatoire et sert à reconnaître les personnes lors des imports.
Attributs des personnes Les champs du profil, regroupés en sections (Général, Informations personnelles, Informations de travail et toute section personnalisée). Les admins les configurent dans les Paramètres, voir Attributs des personnes.
Statut d'invitation Où en est le membre avec son compte : Non invité, Invité, Actif (s'est connecté au moins une fois) ou Inactif (désactivé). Voir Annuaire des membres.
Désactivation Retirer l'accès d'un membre sans supprimer ses données. Les membres ne sont jamais supprimés ; ils peuvent être restaurés à tout moment.
Utilisateur externe Une personne extérieure à votre entreprise (partenaire, client, freelance) invitée à suivre des formations dans un espace externe. Elle n'a pas de profil Core HR.

Qui peut faire quoi

Action Employé Manager Responsable créateur Admin à accès limité Admin / Super admin
Parcourir l'organigramme Oui Oui Oui Oui Oui
Ouvrir et modifier son propre profil Oui Oui Oui Oui Oui
Ouvrir le profil d'un membre de l'équipe (lecture seule) Non Son équipe directe et étendue Son équipe directe et étendue Les membres de son périmètre Tout le monde
Modifier le profil d'un autre membre Non Non Non Les membres de son périmètre (sauf niveau d'accès et manager) Tout le monde
Voir Mon équipe Non Oui Oui Oui Oui
Voir l'annuaire Membres Non Non Non Oui (son périmètre) Oui
Créer des membres, changer les niveaux d'accès, désactiver et restaurer des membres, importer un fichier Non Non Non Non Oui
Gérer les Utilisateurs externes Non Non Oui Oui Oui

Remarque : si les données des membres de votre entreprise sont synchronisées automatiquement depuis son système d'information RH (SIRH), les membres sont créés, mis à jour et désactivés par cette synchronisation. Dans ce cas, les actions d'ajout, d'import, de modification et de désactivation sont masquées dans OpenAleph et les changements doivent être faits dans votre SIRH. Voir Intégrations.

Pages de cette section

Déroulé type

  1. Un admin met en place la structure des profils : quels attributs existent, quelles sections, quelles unités d'organisation (départements, sites...). Voir Attributs des personnes.
  2. L'admin fait entrer les membres : un par un avec Ajouter un membre, tous à la fois avec Importer des membres, ou automatiquement via une intégration SIRH.
  3. Les liens hiérarchiques sont définis : chaque membre reçoit un manager. Les managers voient automatiquement leur équipe dans Mon équipe et sur l'organigramme, et reçoivent un email à chaque nouveau membre qui leur est rattaché.
  4. Les membres sont invités : l'admin envoie l'email d'invitation (à la création, à l'import ou plus tard depuis la liste des membres). Le membre se connecte pour la première fois (voir Se connecter à OpenAleph) et son statut devient Actif.
  5. Chacun tient les profils à jour : les membres complètent leurs propres informations, les admins entretiennent les données RH. Chaque modification est enregistrée dans l'historique du profil.
  6. Les autres modules exploitent les données : campagnes et formations ciblent les personnes par manager, département, fonction ou n'importe quel attribut ; les managers suivent les interviews, formations et objectifs de leur équipe depuis le tableau de bord du profil.
  7. Quand une personne quitte l'entreprise, l'admin la désactive avec une date de départ. Son historique est conservé et elle peut être restaurée plus tard.

Application mobile

Dans l'application mobile OpenAleph, l'onglet Profil permet à chaque membre de consulter ses Détails du profil (toutes ses sections, en lecture seule), de changer ou supprimer sa photo, de changer la langue de l'application et son mot de passe, et de se déconnecter. L'annuaire des membres, l'organigramme, Mon équipe et les utilisateurs externes ne sont disponibles que sur l'application web.

Votre profil et les profils des membresCe que contient un profil membre dans OpenAleph (sections d'informations, interviews, évaluations de compétences, formations, objectifs) et qui peut le consulter ou le modifier.OrganigrammeParcourez la hiérarchie de votre entreprise dans OpenAleph, recherchez un collègue par son nom, centrez la vue sur son équipe et consultez ses coordonnées.Mon équipeComment les managers suivent leur équipe directe et étendue dans OpenAleph, naviguent dans les sous-équipes et ouvrent les profils de leurs collaborateurs.Annuaire des membresLa page Membres liste tous les comptes OpenAleph de votre entreprise, avec filtres, actions groupées (niveaux d'accès, attributs, invitations, désactivation) et export Excel.Ajouter et inviter des membresCréez un compte membre dans OpenAleph, choisissez son manager et son niveau d'accès, et envoyez l'email d'invitation pour qu'il puisse se connecter.Importer des membres depuis un fichierCréez, mettez à jour ou désactivez de nombreux membres OpenAleph d'un coup avec le modèle d'import Excel, ses colonnes, les valeurs acceptées et les messages d'erreur.Modifier, désactiver et restaurer des membresModifiez les informations, le niveau d'accès ou le manager d'un membre dans OpenAleph, désactivez les membres qui partent avec une date de départ, et restaurez-les.Historique du profilConsultez chaque modification des informations d'un membre dans OpenAleph - champ, ancienne et nouvelle valeur, auteur, source et date.Utilisateurs externesLes utilisateurs externes sont des personnes extérieures à votre entreprise invitées à suivre vos formations dans OpenAleph Academy. Leurs différences avec les membres et leur gestion.

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