Créer une campagne Feedback 360

Une campagne Feedback 360 se crée avec un assistant en cinq étapes dans Feedback › Campagnes. Vos réponses sont enregistrées en brouillon à chaque étape : vous pouvez vous arrêter et reprendre plus tard. Cette page décrit chaque étape et chaque option, puis ce qui se passe au lancement.

Avant de commencer

• Vous devez avoir le rôle Responsable créateur, Admin à accès limité, Admin ou Super admin.
• Au moins un modèle doit exister dans Feedback › Modèles (voir Modèles).
• Décidez à l'avance : qui est évalué, qui choisit les évaluateurs, si les personnes évaluées doivent s'auto-évaluer et si elles peuvent lire les réponses de leurs évaluateurs. Ces choix ne peuvent plus être modifiés une fois la campagne lancée.

Démarrer l'assistant

1. Allez dans Feedback › Campagnes.
2. Cliquez sur Nouvelle campagne.
3. Si vous avez déjà un brouillon non terminé, la fenêtre Créer à partir du brouillon ? vous demande quoi faire :
   • Oui, reprendre du brouillon rouvre le brouillon à l'étape où vous l'aviez laissé ;
   • Non supprime ce brouillon et repart de zéro.

Vous ne pouvez avoir qu'un seul brouillon à la fois, et une étape est enregistrée dans le brouillon lorsque vous cliquez sur Suivant (les personnes cochées à l'étape Participants ne sont conservées qu'une fois l'étape validée). L'assistant s'intitule Créer une campagne ; sur les grands écrans, une frise à gauche montre les étapes. Utilisez Suivant et Précédent pour naviguer. En fermant l'assistant, le message Brouillon sauvegardé s'affiche : le brouillon est conservé et vous le reprenez avec Nouvelle campagne.

Étape 1 : Réglages de base

Ces deux champs sont obligatoires : sans eux, Suivant affiche « Remplissez tous les champs obligatoires (*) ».

Étape 2 : Participants

Sélectionnez les personnes qui seront évaluées. Le texte le rappelle : « Les participants sélectionnés sont personnes à évaluer. Elles recevront le feedback de leurs évaluateurs. »

1. Utilisez le champ de recherche et les filtres (Niveau d'accès, Manager, Sexe, Date d'embauche, Fonction et les champs de profil de votre entreprise, comme le lieu de travail ou le type de contrat) pour trouver les personnes. Le tableau affiche Membre (nom et email), Fonction, Manager et les champs de profil.
2. Cochez les personnes à inclure, ou sélectionnez toutes celles qui correspondent à votre recherche. Le nombre de personnes sélectionnées s'affiche au-dessus du tableau (« n éléments sélectionnés »).
3. Au moins un participant est obligatoire.

Réglez ensuite les Réglages des participants :

Lorsque Assigner les évaluateurs aléatoirement est activé, indiquez le Nombre d'évaluateurs par participant (de 1 à 5, 3 par défaut). Des étiquettes rappellent l'ordre (pairs, Manager (N+1), Équipe (N-1)) : les évaluateurs sont tirés d'abord parmi les pairs de la personne évaluée, puis son manager, puis son équipe, jusqu'à atteindre le nombre demandé. Si une personne a moins de relations disponibles, seules celles-ci sont attribuées ; les personnes sans pairs, sans manager et sans équipe dans OpenAleph ne reçoivent aucun évaluateur automatique. Plus de détails dans Choisir les évaluateurs.

Étape 3 : Responsable

Le responsable suit le feedback de chaque personne évaluée : « Le responsable peut suivre l’avancement de l’interview et voir les réponses des évaluateurs. Une fois la campagne lancée, il peut assigner et gérer les évaluateurs pour chaque participant. » Il envoie aussi les rappels.

Le champ est obligatoire dans les deux cas. La liste propose les managers de l'entreprise. Vous pourrez changer le responsable de n'importe quelle personne évaluée après le lancement (voir Gérer une campagne).

Étape 4 : Modèle(s)

Choisissez le questionnaire. Un lien vers la page des modèles permet de créer un modèle : le brouillon est enregistré et vous pourrez y revenir plus tard.

En mode Plusieurs modèles :

1. Choisissez le modèle dans Assigner un modèle par défaut : il s'applique à tous les participants sans modèle spécifique.
2. Dans Assigner des modèles spécifiques aux participants, cliquez sur Assigner un modèle.
3. Dans Assigner un modèle aux participants, choisissez un modèle (Choisir un modèle), sélectionnez les participants concernés (Sélectionner des participants) et cliquez sur Enregistrer.
4. Recommencez pour les autres modèles. Le tableau liste chaque modèle assigné et ses Participants assignés ; cliquez sur une ligne pour voir ou retirer des personnes, ou modifier l'assignation.

Un modèle par défaut est toujours obligatoire.

Étape 5 : Résumé

Le Résumé de campagne récapitule le Type de campagne (Feedback 360), le titre, la période, le nombre de participants, chaque réglage (Oui/Non), le nombre d'évaluateurs par participant si l'attribution automatique est activée, le responsable et le ou les modèles. Utilisez Précédent pour corriger quoi que ce soit.

Lancer la campagne

1. Sur le résumé, cliquez sur Lancer la campagne.
2. La fenêtre Envoyer les invitations? vous demande s'il faut prévenir les personnes par e-mail. Elle précise que les invitations seront envoyées maintenant, ou à la date de début pour une campagne programmée.
   • Oui, envoyer les emails : les responsables sont invités à choisir les évaluateurs ; les personnes évaluées sont invitées à choisir leurs évaluateurs (uniquement si Les participants peuvent choisir leurs évaluateurs est activé) ; chaque évaluateur déjà attribué (évaluateurs automatiques et auto-évaluations) reçoit une demande de feedback.
   • Non : personne n'est prévenu pour l'instant. Vous pourrez envoyer les invitations plus tard depuis la page de la campagne.
3. Vous êtes redirigé vers Feedback › Campagnes :
   • si la date de début est aujourd'hui, la campagne figure dans l'onglet En cours ;
   • si elle commence plus tard, elle figure dans l'onglet À venir. Elle démarre automatiquement à sa date de début, et les invitations choisies sont envoyées à ce moment-là.

Au démarrage de la campagne (immédiatement ou à sa date de début), vous, en tant que créateur, recevez l'e-mail « Votre campagne de feedback 360° "nom" a démarré », avec la date de début, l'échéance, le nombre de participants, le responsable, les trois options des participants et un lien Voir la campagne.

Ce qui est figé au lancement

• Le questionnaire est copié depuis le modèle. Les modifications ultérieures du modèle n'affectent pas cette campagne.
• Les options des participants (choisir les évaluateurs, voir les réponses, auto-évaluation) sont figées pour cette campagne.
• Vous pouvez toujours modifier la date limite, ajouter ou retirer des participants, changer de responsable, gérer les évaluateurs et les co-pilotes. Voir Gérer une campagne.

Questions fréquentes

Le bouton « Nouvelle campagne » me parle d'un brouillon dont je ne me souviens pas.

Vous avez commencé une campagne sans la lancer. Choisissez Oui, reprendre du brouillon pour la poursuivre, ou Non pour la supprimer et recommencer.

Je ne peux pas cliquer sur « Suivant ».

Un champ obligatoire est vide : titre et période à l'étape 1, au moins un participant à l'étape 2, le responsable à l'étape 3, le modèle par défaut à l'étape 4.

Le lancement a échoué.

Vérifiez que le modèle par défaut (et tout modèle assigné spécifiquement) n'a pas été supprimé entre-temps, et qu'au moins un participant est toujours sélectionné.

Puis-je relancer la campagne l'année prochaine avec les mêmes personnes ?

Oui. Utilisez Relancer la campagne sur l'ancienne campagne : un nouveau brouillon est créé avec les mêmes réglages, participants et assignations de modèles. Voir Gérer une campagne.

Puis-je rendre une campagne anonyme ?

Non. Feedback 360 n'a pas de mode anonyme : les réponses sont toujours attribuées à leur auteur pour les personnes autorisées à les lire. Ce que vous contrôlez, c'est si les personnes évaluées peuvent les lire. Voir Anonymat et confidentialité.