Calendriers d'entreprise

Un calendrier d'entreprise décrit une semaine de travail : pour chaque jour, s'il est travaillé en journée entière, le matin seulement, l'après-midi seulement, ou pas du tout. Les calendriers déterminent les demi-journées sélectionnables dans une demande et le nombre de jours ouvrés que coûte une absence. Chaque entreprise a un calendrier par défaut, et les admins peuvent en créer d'autres pour les temps partiels, les semaines de commerce, etc.

Avant de commencer

• Vous devez avoir le niveau d'accès Admin ou Super admin.
• Les dates et les jours travaillés d'un calendrier sont verrouillés dès sa création. Seuls son nom, sa description et ses personnes assignées peuvent être modifiés ensuite.

Ouvrir les calendriers d'entreprise

1. Allez dans Work Time › Configuration.
2. Sur la carte Calendriers d’entreprise (« Définissez les semaines de travail et attribuez-les aux personnes. Par défaut lun.–ven. »), cliquez sur Gérer les calendriers.
3. La page Calendriers d’entreprise (« Définissez les semaines de travail de votre entreprise, puis attribuez-les aux personnes. ») affiche une légende des types de jour (Journée entière : journée complète travaillée, Matin : matin uniquement, Après-midi : après-midi uniquement, Non travaillé : entreprise fermée) et une carte par calendrier actif.

Le calendrier par défaut

La première carte est le calendrier par défaut, marqué Par défaut. Il est créé automatiquement sous la forme d'une semaine du lundi au vendredi en journées entières. Il « S’applique à toute personne sans calendrier personnalisé » : les membres qui ne sont affectés à aucun autre calendrier le suivent automatiquement, sans affectation manuelle.

Le calendrier par défaut ne peut pas être désactivé et n'a pas de personnes assignées à gérer. Vous pouvez modifier son nom et sa description.

Lire une carte de calendrier

Chaque carte affiche :

• le nom et la description ;
• une frise de la semaine, un segment par jour, coloré selon le type de jour (Journée entière, Matin, Après-midi, Non travaillé) ;
• un résumé du type « 5 journées complètes · 2 jours non travaillés » ;
• la période : « Du (date) au (date) » ou « À partir du (date), sans date de fin » ;
• les personnes assignées : « 3 personnes assignées » avec leurs avatars, ou « Personne n’est encore assigné ».

Créer un calendrier

1. Cliquez sur Nouveau calendrier. L'assistant affiche « Étape 1 sur 4 ».
2. Détails : saisissez le Nom du calendrier (obligatoire, par exemple « Semaine commerce ») et une Description (optionnelle). Sous Période d’effet, choisissez En vigueur à partir du (obligatoire, aujourd'hui ou plus tard) et éventuellement En vigueur jusqu’au (optionnel). Cliquez sur Suivant.
3. Jours travaillés : sous Semaine de travail (« Choisissez comment l’entreprise fonctionne chaque jour de la semaine. »), réglez chaque jour sur Journée entière, Matin, Après-midi ou Non travaillé. L'aperçu La semaine en un coup d’œil se met à jour. Cliquez sur Suivant.
4. Chargé(e)s : cochez les membres qui suivent ce calendrier. Les membres déjà rattachés à un autre calendrier sur la même période ne sont pas listés. Cliquez sur Suivant.
5. Résumé : vérifiez la Période d’effet, les Personnes assignées et la Semaine de travail, puis cliquez sur Créer.
6. La fenêtre « Les jours travaillés ne pourront plus être modifiés » prévient : « Une fois ce calendrier créé, ses dates et ses jours travaillés sont verrouillés. Seuls le titre, la description et les personnes assignées pourront ensuite être modifiés. » Cliquez sur Continuer.

« Calendrier créé. » confirme la création. Les membres assignés suivent le calendrier à partir de sa date de début (ou d'aujourd'hui s'il a déjà commencé). À la fin du calendrier, ils reviennent au calendrier par défaut.

Modifier un calendrier

Ouvrez le menu à trois points de la carte et cliquez sur Modifier le calendrier. Vous pouvez changer le nom et la description. « Les dates du calendrier ne peuvent pas être modifiées une fois créées. » Pour changer les jours travaillés, créez un nouveau calendrier et affectez-y les membres.

Ajouter des personnes

1. Dans le menu de la carte, cliquez sur Ajouter des assignés.
2. « Ajoutez des personnes au calendrier « (nom) ». » Cochez les membres et cliquez sur Ajouter.

Les nouveaux membres suivent le calendrier à partir d'aujourd'hui (ou de la date de début du calendrier si elle est future). Un membre ne peut appartenir qu'à un seul calendrier à la fois.

Retirer des personnes

1. Dans le menu de la carte, cliquez sur Retirer des assignés.
2. « Personnes sur le calendrier « (nom) ». Cochez pour les retirer. » Cochez les membres à retirer : ils sont marqués Sera retiré(e) ; ceux qui ont déjà une fin prévue affichent « Se termine le (date) ».
3. Choisissez la Date de fin pour le(s) membre(s) retiré(e)(s), leur dernier jour sur le calendrier. Elle ne peut pas être antérieure à hier.
4. Cliquez sur Enregistrer, puis confirmez Supprimer dans la fenêtre « Retirer (nombre) membre(s) de « (nom) » ? » : « Ils suivront le calendrier par défaut à la place à partir du (date). »

Leurs absences passées conservent le calendrier qu'ils avaient à l'époque.

Désactiver ou réactiver un calendrier

• Dans le menu de la carte, cliquez sur Définir comme inactif. La fenêtre « Définir « (nom) » comme inactif ? » explique : « Tous les (nombre) assigné(s) seront retirés de ce calendrier et suivront le calendrier par défaut à la place. » Cliquez sur Définir comme inactif.
• Les calendriers désactivés sont listés dans Calendriers inactifs (« Les calendriers désactivés sont conservés ici. Réactivez-en un pour l’utiliser à nouveau. »), depuis le menu à côté de Nouveau calendrier. Cliquez sur Définir comme actif pour réutiliser un calendrier ; ses anciens assignés ne sont pas restaurés, ajoutez-les de nouveau.

Effet des calendriers sur les absences

• Dans le formulaire de demande et les calendriers, seules les demi-journées travaillées selon le calendrier du membre sont sélectionnables.
• Pour les types décomptés en Jours ouvrés, seules les demi-journées travaillées comptent : un vendredi travaillé le matin seulement coûte 0,5 jour.
• Le prorata des acquisitions pour un membre qui rejoint une politique en cours de période utilise aussi ses jours travaillés.
• Changer le calendrier d'un membre ne recalcule pas les demandes déjà envoyées.

Questions fréquentes

Pourquoi ne puis-je pas modifier les jours travaillés d'un calendrier ?

Toutes les absences et acquisitions de ses membres ont été comptées avec ces jours. Pour les changer, créez un nouveau calendrier démarrant à la date du changement, retirez les membres de l'ancien (date de fin la veille) et ajoutez-les au nouveau.

Un membre n'apparaît pas quand j'ajoute des personnes.

Il appartient probablement déjà à un autre calendrier sur la même période. Retirez-le d'abord de ce calendrier.

Que se passe-t-il les jours hors de la période d'un calendrier ?

Le membre suit le calendrier par défaut.