Créer et lancer un cycle d'évaluation

Un cycle d'évaluation des compétences est une campagne au cours de laquelle des personnes choisies (les évalués) sont notées sur leurs compétences par un ou plusieurs évaluateurs pendant une période donnée. Vous le créez avec un assistant en quatre étapes depuis Compétences › Évaluation.

Avant de commencer

• Vous devez avoir le rôle Responsable créateur ou supérieur. Le bouton Nouveau cycle n'est affiché qu'à ces rôles.
• Chaque évalué devrait avoir un intitulé de poste (défini sur son profil, voir Modifier et désactiver des utilisateurs), et chaque intitulé de poste des compétences dans la grille. Si votre entreprise n'a encore aucun cycle, une fenêtre Avant de créer un cycle de revue vous rappelle ces deux prérequis, avec les liens Attribuer des intitulés de poste aux membres (Paramètres) et Définir les compétences par intitulé de poste (Référentiel) ; fermez-la avec C'est compris. Vous pouvez la rouvrir avec l'icône d'information à côté de Nouveau cycle.
• Pour utiliser une autre échelle que 1-3, des compétences personnalisées ou un ordre de questions précis, créez d'abord un modèle.
• Pour que la matrice 4-box soit prête au lancement, un admin peut enregistrer une configuration dans Compétences › Matrice des compétences (voir Matrice de talents).

Démarrer un nouveau cycle

1. Allez dans Compétences › Évaluation (ou Compétences › Évaluation › Voir tout pour ouvrir la page Cycles d'évaluation).
2. Cliquez sur Nouveau cycle (sur mobile, le bouton flottant Nouveau cycle).
3. Si vous avez laissé un cycle inachevé, OpenAleph demande Créer un cycle d'évaluation à partir d'un brouillon ?. Cliquez sur Oui, reprendre du brouillon pour reprendre là où vous vous étiez arrêté, ou sur Non pour repartir de zéro (le brouillon est alors perdu).

L'assistant, Créer un cycle d'évaluation, comporte quatre étapes (une barre de progression indique où vous en êtes) et enregistre vos choix en brouillon au fur et à mesure. Utilisez Suivant et Retour pour passer d'une étape à l'autre.

Étape 1 : Configuration

1. Saisissez le Titre du cycle (obligatoire).
2. Sous Période, cliquez sur Période du cycle, choisissez la date de début puis la date de fin dans le calendrier et validez avec OK (obligatoire). La date de fin est la date limite affichée aux évaluateurs.
3. Sous Attribution du modèle, choisissez comment les participants reçoivent le bon ensemble de compétences et de questions :

4. En mode Automatique (sélectionné par défaut), choisissez les options :
   • Autoriser les commentaires sur les questions d'évaluation (cochée par défaut).
   • Ajouter une question vrai/faux, puis saisissez la Question vrai/faux.
   • Ajouter une question ouverte, puis saisissez la Question ouverte.
   • Ajouter la question du prochain poste, puis vérifiez la formulation de la Question du prochain poste. Elle est posée en dernier.
   • Cliquez sur Prévisualiser le modèle pour voir un exemple de formulaire.
5. En mode Modèle unique, choisissez-le dans la liste Modèle. L'icône en forme d'œil le prévisualise.

Étape 2 : Sélectionner les évalués (ou Assigner des modèles)

Modes Automatique et Modèle unique : l'étape s'appelle Sélectionner les évalués.

1. Recherchez dans la liste des membres ou affinez-la avec les filtres (niveau d'accès, manager, genre, date d'embauche, intitulé de poste, lieu de travail et vos autres champs de profil). Le tableau affiche l'intitulé de poste et le manager de chaque membre.
2. Cochez les personnes à évaluer. La case de l'en-tête sélectionne d'un coup toutes les personnes correspondant à votre recherche et à vos filtres.
3. Comme l'indique la note en haut de l'étape, n'ajoutez que des participants avec un intitulé de poste, afin qu'ils aient des compétences à évaluer. C'est surtout important en mode Automatique, où le formulaire est construit à partir de l'intitulé de poste.

Mode Plusieurs modèles : l'étape s'appelle Assigner des modèles. Les participants qui ne sont attribués à aucun modèle sont ignorés au lancement.

1. Cliquez sur Attribuer un modèle.
2. Dans Assigner un modèle aux participants : à l'Étape 1, Choisir un modèle (l'icône œil le prévisualise, ou Pas de modèles? Créer votre modèle) ; à l'Étape 2, Sélectionner des participants.
3. Cliquez sur Enregistrer. L'attribution apparaît dans la liste avec le modèle et le nombre de Participants assignés.
4. Répétez pour chaque groupe. Le menu ⋮ d'une attribution permet de Prévisualiser le modèle, de la Modifier ou de la Supprimer.

Étape 3 : Responsable et évaluateurs

Propriétaire de l'évaluation : le responsable supervise les évaluations de chaque évalué du cycle. Il peut gérer les évaluateurs et voir toutes les évaluations concernant cette personne. Dans la liste Propriétaire de l'évaluation, choisissez :

• Manager de l'évalué (par défaut) : le manager direct de chaque évalué devient son responsable. Un évalué sans manager n'a pas de responsable tant que vous n'en définissez pas.
• Personne spécifique pour tout le monde : choisissez ensuite une Personne spécifique responsable de toutes les évaluations du cycle.

Évaluateurs : cochez un ou plusieurs groupes d'évaluateurs (Direct manager est coché par défaut ; ces deux premières options s'affichent en anglais dans l'interface française). Chaque évaluateur rédige sa propre évaluation, distincte, de l'évalué.

Si vous ne choisissez aucun évaluateur, OpenAleph demande Continuer sans évaluateurs?. Vous pouvez continuer et ajouter des évaluateurs plus tard depuis la page du cycle.

Étape 4 : Résumé

Vérifiez le Titre du cycle, le Modèle (ou les attributions de modèles), le nombre de Personnes évalué(es), les Évaluateur(s), le Responsable et la Période du cycle. Utilisez Retour pour corriger une étape.

Sous Matrice de talents (4-box), choisissez la Configuration à partir de laquelle démarrera la matrice 4-box du cycle :

• Configuration par défaut du groupe utilise la configuration marquée par défaut dans la matrice de l'entreprise.
• Ou choisissez une autre configuration enregistrée.
• Si aucune configuration n'est enregistrée, le résumé indique « Aucune configuration enregistrée — la matrice pourra être configurée sur le cycle une fois lancé. » Si le groupe n'a pas de configuration par défaut utilisable, un message vous prévient que le cycle sera lancé sans matrice.

Lancer le cycle

1. Sur le résumé, cliquez sur Lancer le cycle.
2. OpenAleph demande Envoyer les invitations? (« Souhaitez-vous envoyer des invitations par e-mail pour ce cycle ? ») :
   • Oui, envoyer les emails : chaque évaluateur reçoit une invitation (e-mail et notification dans l'application) et chaque responsable un e-mail l'informant qu'il est responsable des évaluations d'un évalué. Si le cycle commence plus tard, ces envois ont lieu à la date de début.
   • Non : rien n'est envoyé aux évaluateurs ni aux responsables. Vous pourrez envoyer les invitations plus tard depuis la page du cycle.
3. Le message « Le cycle a été lancé avec succès » confirme le lancement et le cycle apparaît dans Cycles d'évaluation en cours avec sa complétion, sa date limite et son nombre d'évalués. Les évaluations sont créées en arrière-plan, ce qui peut prendre quelques instants pour les grands cycles. En tant que créateur, vous recevez l'e-mail « Votre cycle d'évaluation des compétences ... est lancé ! » avec un lien vers le cycle.

Ce qui se passe au lancement :

• Une évaluation est créée pour chaque évalué et chaque évaluateur (un évalué avec trois évaluateurs a trois évaluations distinctes).
• Le formulaire de chaque évaluation est figé : les modifications ultérieures de la grille ou des modèles ne le changent pas.
• Les évaluations apparaissent dans Vos évaluations des évaluateurs à partir de la date de début du cycle.
• Dans un cycle Automatique, un évalué sans intitulé de poste ne reçoit aucune évaluation.

Après le lancement

• Seuls le Titre du cycle et la Période du cycle peuvent encore être modifiés (⋮ › Modifier le cycle sur la page du cycle). Le mode d'attribution, les options, les règles d'évaluateurs et la règle de responsable sont figés.
• Vous pouvez encore ajouter ou retirer des évalués, changer les responsables et les évaluateurs, et partager des évaluations avec des contributeurs : voir Gérer un cycle d'évaluation.
• Pour refaire le même cycle avec les mêmes réglages, utilisez Relancer le cycle.

Questions fréquentes

Je ne vois pas le bouton Nouveau cycle.

La création de cycles nécessite le rôle Responsable créateur ou supérieur.

Puis-je enregistrer un cycle et le lancer plus tard ?

Oui. L'assistant conserve votre travail en brouillon. La prochaine fois que vous cliquez sur Nouveau cycle, choisissez Oui, reprendre du brouillon. Seul votre brouillon le plus récent est proposé.

Certaines personnes sélectionnées n'ont pas d'évaluation.

En mode automatique, les personnes sans intitulé de poste sont ignorées. En mode plusieurs modèles, les personnes attribuées à aucun modèle sont ignorées. Vérifiez les intitulés de poste dans les paramètres, puis ajoutez à nouveau ces personnes depuis la page du cycle.

Les évaluateurs n'ont reçu aucun e-mail.

Vous avez sans doute répondu Non à Envoyer les invitations?, ou le cycle commence plus tard (les e-mails partent à la date de début). Envoyez-les depuis la page du cycle avec Envoyer un email d'invitation.

Puis-je changer l'échelle après le lancement ?

Non. L'échelle vient du modèle (ou 1-3 en mode automatique) et est figée au lancement. Relancez un cycle avec un autre modèle si besoin.