Inviter et gérer les apprenants externes
Pour les responsables créateurs et les admins, comment inviter des utilisateurs externes dans votre Academy, les inscrire à des sessions, renvoyer les invitations, les modifier, les désactiver et les suivre.
Les apprenants externes se gèrent depuis la suite OpenAleph de votre entreprise, dans Utilisateurs › Utilisateurs externes. Vous y invitez des personnes dans votre Academy (espace de travail externe), les inscrivez à des sessions de formation et suivez leurs formations et leurs certificats. Pour la présentation générale des utilisateurs externes dans la section Utilisateurs, voir Utilisateurs externes.
Avant de commencer
- Droits d'accès : vous devez avoir le rôle Responsable créateur ou supérieur (Responsable créateur, Admin à accès limité, Admin, Super admin). Le menu Utilisateurs externes est masqué pour les managers et les employés. Voir Les niveaux d'accès.
- Votre entreprise doit disposer d'au moins un espace de travail externe. Les espaces externes sont mis en place par l'équipe OpenAleph ; contactez votre interlocuteur OpenAleph si la liste des espaces est vide au moment d'inviter quelqu'un.
- Les formations que vous souhaitez attribuer doivent être publiées dans Learn et disposer d'une session de formation.
Remarque : Les utilisateurs externes sont totalement séparés de vos effectifs : aucun profil RH n'est créé, et ils n'apparaissent jamais dans Membres, l'organigramme, Compétences ni aucune fonctionnalité RH.
La page Utilisateurs externes
Allez dans Utilisateurs › Utilisateurs externes. La page affiche :
- Trois chiffres : Nombre total d'utilisateurs externes (Tous périmètres confondus), Apprenants actifs (30 derniers jours ; utilisateurs externes au périmètre Apprenant dont l'accès est actif, y compris ceux qui n'ont pas encore activé leur compte) et Invitations en attente (En attente de première connexion).
- Un tableau avec Utilisateur, Organisation (l'espace de travail externe), Périmètre, Statut, Sessions de formation (nombre de sessions auxquelles l'utilisateur est inscrit) et Dernière visite.
- Un champ de recherche (par prénom ou nom), un sélecteur du nombre de lignes par page et un bouton Filtre pour filtrer sur le Périmètre et le Statut.
| Statut | Signification |
|---|---|
| En attente | Invité, mais la personne n'a pas encore défini son mot de passe ni ne s'est connectée. |
| Actif | La personne a activé son compte (ou il s'agit d'un collègue qui utilise son compte entreprise). |
| Inactif | Accès désactivé : la personne ne peut plus entrer dans cette Academy. |
Inviter un utilisateur externe
- Dans Utilisateurs › Utilisateurs externes, cliquez sur Ajouter un utilisateur (ou Ajouter un utilisateur externe sur mobile). La fenêtre Inviter un utilisateur externe s'ouvre.
- Étape 1, Identité : renseignez Prénom, Nom, Email et choisissez l'Accès externe (l'espace de travail externe dans lequel l'inviter). Tous les champs sont obligatoires.
- Cliquez sur Suivant.
- Étape 2, Périmètre d’accès (« Choisissez ce à quoi cet utilisateur peut accéder. Les périmètres pourront être modifiés plus tard. ») : choisissez Apprenant. Les autres périmètres (Sondage, Formateur, Certification uniquement) sont marqués « bientôt disponible » et ne peuvent pas encore être sélectionnés.
- Attribution de formations (facultatif) : dans Assigner à des sessions de formation, sélectionnez une ou plusieurs sessions.
- Cliquez sur Envoyer l'invitation (ou sur Retour pour revenir à l'étape 1). La confirmation « Invitation envoyée à
» s'affiche.
Ce qui se passe ensuite :
- La personne reçoit l'email d'invitation « 👋 Vous avez été invité à
» avec un bouton Activer mon compte pour définir son mot de passe. L'email est envoyé dans la langue de la personne. - Elle apparaît avec le statut En attente jusqu'à ce qu'elle définisse son mot de passe (ou se connecte), puis passe automatiquement en Actif.
- Elle est inscrite aux sessions sélectionnées et verra ces formations sur son tableau de bord Academy. Les sessions auxquelles elle est déjà inscrite sont ignorées.
Remarque : Si l'email appartient à une personne de votre propre entreprise, aucun email d'invitation n'est envoyé : elle est ajoutée directement (statut Actif) et accède à l'Academy avec ses identifiants habituels, via Switch workspace. Une adresse email appartenant à un compte d'une autre entreprise ne peut pas être invitée.
Important : Une personne ne peut être invitée qu'une seule fois dans un même espace. Pour modifier ses informations ou ses sessions, modifiez-la plutôt.
Inscrire des apprenants externes depuis Learn
Vous pouvez aussi inscrire des utilisateurs externes lors de la création ou de la modification d'une session de formation dans Learn :
- Ouvrez la fenêtre de création ou de modification de session d'une formation (voir Learn).
- À l'étape Sélectionner le(s) chargé(e)s, ouvrez l'onglet External members (à côté de Internal members).
- Sélectionnez les utilisateurs externes (vous pouvez rechercher et filtrer par périmètre et statut), puis terminez la session comme d'habitude.
Les apprenants externes sélectionnés sont inscrits à la session et voient la formation dans leur Academy. La date de fin de la session leur est présentée comme échéance.
Modifier un utilisateur externe
- Dans le tableau, ouvrez le menu de la ligne et cliquez sur Modifier (ou, dans le profil de l'utilisateur, ouvrez le menu ⋮ et cliquez sur Modifier). La fenêtre Modifier l’utilisateur externe s'ouvre.
- Vous pouvez modifier le Prénom, le Nom et le Périmètre d'accès, et ajouter des sessions de formation. L'email et l'espace ne peuvent pas être modifiés.
- Cliquez sur Suivant, puis sur Enregistrer.
Le nom défini ici est propre à cet espace (c'est le nom affiché dans l'Academy et imprimé sur les certificats). Il ne modifie pas le compte de la personne dans ses autres espaces.
Pour changer la photo, ouvrez le profil de l'utilisateur et cliquez sur Modifier photo.
Renvoyer une invitation
- Pour une personne : menu de la ligne › Renvoyer l’invitation, ou Resend invite (libellé non traduit) dans son profil. La confirmation « L’e-mail d’invitation a été envoyé avec succès. » s'affiche.
- Pour plusieurs : sélectionnez-les dans le tableau, cliquez sur l'icône Envoyer / Renvoyer invitation par email au-dessus du tableau, puis confirmez avec Envoyer email dans la fenêtre Envoyer l’invitation par email ?.
Un nouveau lien d'activation est envoyé par email et la personne repasse en En attente jusqu'à ce qu'elle définisse un mot de passe ou se reconnecte. Son mot de passe actuel continue de fonctionner entre-temps. Le renvoi n'est proposé que pour les personnes uniquement externes (pas pour les collègues qui utilisent leur compte entreprise), quel que soit leur statut.
Désactiver ou réactiver
- Depuis le tableau : menu de la ligne › Désactiver. L'utilisateur est désactivé immédiatement, sans fenêtre de confirmation (« Utilisateur externe désactivé. »).
- Depuis le profil : menu ⋮ › Deactivate user (libellé non traduit), puis confirmez avec Désactiver.
- Les Admins et Super admins peuvent désactiver plusieurs utilisateurs à la fois : sélectionnez-les, cliquez sur l'icône Désactiver les utilisateurs externes sélectionnés au-dessus du tableau, puis confirmez avec Désactiver.
- Pour rétablir l'accès : menu de la ligne › Réactiver (« Utilisateur externe réactivé. »).
Un utilisateur désactivé passe au statut Inactif et perd immédiatement l'accès à cette Academy ; ses formations, sa progression et ses certificats sont conservés. Un apprenant externe qui n'a pas d'autre Academy active ne peut plus du tout se connecter à OpenAleph.
Les utilisateurs externes ne sont jamais supprimés, uniquement désactivés.
Remarque : Si votre entreprise synchronise ses utilisateurs depuis un SIRH, l'icône de désactivation groupée est masquée sur cette page.
Suivre un utilisateur externe
Cliquez sur un utilisateur dans le tableau pour ouvrir son profil (il s'ouvre dans un nouvel onglet du navigateur). L'en-tête affiche sa photo (avec Modifier photo en dessous), son nom, son email et son espace, ainsi que des badges pour le périmètre, le statut et External user. À droite : Resend invite (personnes uniquement externes) et le menu ⋮ avec Modifier et Deactivate user. Certains libellés de ce profil ne sont pas encore traduits et s'affichent en anglais. Trois onglets :
| Onglet | Contenu |
|---|---|
| Vue d'ensemble | Carte Profil : Nom complet, Email, Organisation, Invited on (date d'invitation), Last active (dernière activité) et Access scopes (périmètres d'accès). |
| Formations | Un tableau (avec recherche) de chaque session suivie (titre de la session et de la formation), avec le Mode (Online / Onsite), la Date limite et la Complétion (modules acquis / total, par exemple 3/3). |
| Certifications | Un tableau (avec recherche) des certificats délivrés à la personne : Certification (formation et organisation émettrice), Délivré, Expires (Aucun s'il n'expire jamais) et Statut (Actif, expirant bientôt, expiré). Icônes de ligne : Télécharger le certificat et copie du lien de vérification. |
Les apprenants externes apparaissent aussi dans les statistiques des formations de Learn, où vous pouvez filtrer sur les utilisateurs externes (voir Gérer une formation). Les paramètres de certificat se définissent sur la formation dans Learn (voir Certificats et badges).
Questions fréquentes
Je ne vois pas Utilisateurs › Utilisateurs externes.
Il faut le rôle Responsable créateur ou supérieur. Adressez-vous à un admin (voir Rôles et accès).
La liste Accès externe est vide dans la fenêtre d'invitation.
Votre entreprise n'a pas encore d'espace de travail externe. Contactez votre interlocuteur OpenAleph pour en mettre un en place.
La personne invitée n'a pas reçu l'email.
Vérifiez l'adresse email dans son profil, demandez-lui de regarder dans ses courriers indésirables, puis utilisez Renvoyer l’invitation.
Les apprenants externes voient-ils les données de mon entreprise ?
Non. Ils ne voient que l'Academy de l'espace dans lequel ils ont été invités et les formations auxquelles ils sont inscrits. Ils ne voient ni votre annuaire, ni votre organigramme, ni aucun autre module.
Puis-je retirer une formation à un apprenant externe ?
Les inscriptions se gèrent sur la session de formation dans Learn. Modifier un utilisateur externe permet seulement d'ajouter des sessions, pas d'en retirer.
Toujours bloqué ?
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