Gérer les clients

Les clients sont les organisations ou sites qui reçoivent vos sondages de satisfaction. Chacun a un contact principal, destinataire de l'e-mail du sondage, et des membres assignés de votre entreprise, rattachés à ses sondages. Les clients se gèrent dans Sondage client › Clients.

Avant de commencer

• Toute personne ayant accès au Sondage client peut consulter la liste et ouvrir un client.
• Ajouter, modifier, importer, activer et désactiver des clients nécessite le rôle Admin à accès limité ou supérieur. Les boutons Ajouter un nouveau client et Modifier le client s'affichent pour tout le monde, mais pour les autres rôles la modification n'est pas enregistrée (« Une erreur s’est produite, veuillez réessayer. »).
• Envoyer un sondage à des clients nécessite le rôle Responsable créateur ou supérieur.

La page Clients

Allez dans Sondage client › Clients. La liste affiche vos clients actifs :

Utilisez la barre de recherche (« Rechercher des clients, sites, contacts... ») et les filtres Statut, Catégorie et Emplacement. Le menu ... en haut propose Voir les clients inactifs, « Import clients CSV » et « Export clients CSV ».

Chaque ligne a un menu ... :

• Voir le détail : ouvre la page du client.
• Exporter les retours (CSV) : exporte les sondages et réponses de ce client.
• Modifier le client : ouvre la fenêtre de modification.
• Marquer comme inactif / Marquer comme actif.

Ajouter un client

1. Cliquez sur Ajouter un nouveau client.
2. Sous Informations sur le client :
   • Cliquez sur Télécharger une photo pour ajouter un logo ou une image (facultatif).
   • Saisissez le Nom du client* et l'Emplacement*.
   • Choisissez une Catégorie* (obligatoire), ou saisissez-en une nouvelle et choisissez l'entrée « (nouvelle catégorie) » pour la créer.
3. Sous Contact principal, saisissez le Nom complet, l'Email et éventuellement le Téléphone du contact. L'e-mail du sondage est envoyé à cette adresse.
4. Sous Membres assignés, utilisez Sélectionner des membres* pour ajouter au moins une personne de votre entreprise, puis attribuez à chacune un Rôle (choisissez-en un, ou saisissez-en un nouveau et choisissez l'entrée « (nouveau rôle) »).
5. Cliquez sur Ajouter le client. Un message confirme la création.

Modifier un client

Cliquez sur Modifier le client dans le menu de ligne ou sur la page du client, modifiez les champs et cliquez sur Enregistrer les modifications. Vous pouvez ajouter ou retirer des membres assignés et changer leurs rôles. Les sondages déjà envoyés conservent les membres avec lesquels ils ont été envoyés.

Importer des clients depuis Excel

1. Dans le menu ..., cliquez sur « Import clients CSV ». La fenêtre d'import s'ouvre.
2. Cliquez sur Télécharger le modèle pour obtenir le fichier Excel type, puis remplissez une ligne par client. Colonnes :
   • Name (obligatoire)
   • Location
   • Category (créée si elle n'existe pas ; si vous en saisissez plusieurs séparées par des virgules, seule la première est retenue)
   • Contact Name (obligatoire)
   • Contact Email (obligatoire, adresse valide et unique dans le fichier)
   • Member 1 Email, Member 1 Role, Member 2 Email, Member 2 Role... (autant de paires que nécessaire). L'e-mail doit être celui d'un utilisateur OpenAleph de votre entreprise, et un rôle est obligatoire dès qu'un e-mail est renseigné.
   • Status
3. Glissez le fichier dans la fenêtre ou cliquez sur Télécharger un fichier. Seul le format .xlsx est accepté.
4. Un récapitulatif indique le nombre de clients Créé, Mis à jour et ignorés (« Skipped »), avec les erreurs (« Errors », lignes ignorées, par exemple pour un champ obligatoire manquant) et les avertissements (« Warnings », par exemple un e-mail de membre introuvable), chacun avec son numéro de ligne.

Un client dont le Contact Email existe déjà est mis à jour au lieu d'être dupliqué.

Désactiver et réactiver un client

• Cliquez sur Marquer comme inactif dans le menu de ligne ou sur la page du client. Le client disparaît de la liste principale et ne peut plus recevoir de sondages groupés. Les sondages et réponses passés sont conservés.
• Pour le réactiver, ouvrez Voir les clients inactifs (depuis le menu ... de la page Clients ou du Tableau de bord) et cliquez sur l'icône Marquer comme actif.

La page d'un client

Cliquez sur un client pour ouvrir sa page (Retour aux clients ramène à la liste). Elle affiche :

• Le nom, la catégorie, l'emplacement et le tag de statut du client, avec Modifier le client, Envoyer un nouveau sondage et un menu pour le marquer inactif ou actif.
• À gauche, les sondages envoyés à ce client, du plus récent au plus ancien, chacun avec sa date, son statut (Envoyé ou Répondu), sa note globale et ses membres. Cliquez sur l'un d'eux pour voir les réponses. Si aucun n'a été envoyé : « Envoyez le premier sondage à ce client pour commencer. »
• À droite, les informations du client (Membre depuis, Catégorie, Emplacement), le Contact (Nom, Email, Téléphone) et les Membres assignés avec leurs rôles.

Exporter les clients

Cliquez sur « Export clients CSV » dans le menu .... Le fichier est généré en arrière-plan et téléchargé automatiquement au bout de quelques secondes.

Questions fréquentes

Je n'arrive pas à ajouter un client.

Le bouton Ajouter un nouveau client s'affiche pour tout le monde, mais seuls les admins à accès limité, les admins et les super admins peuvent enregistrer un client. Adressez-vous à l'un d'eux.

La page d'un client indique qu'aucun sondage n'a été envoyé, alors que des sondages existent.

Sauf si vous êtes admin à accès limité ou admin, vous ne voyez que les sondages dans lesquels vous avez été inclus comme membre.

Un membre importé a été ignoré.

Son e-mail ne correspond à aucun utilisateur OpenAleph de votre entreprise, ou aucun rôle n'était renseigné à côté. Consultez la liste des avertissements, corrigez le fichier et importez-le de nouveau : les clients existants sont mis à jour, pas dupliqués.

Puis-je supprimer un client ?

Utilisez Marquer comme inactif : le client quitte la liste mais son historique est conservé.

Le sondage est parti à la mauvaise personne.

L'e-mail du sondage est toujours envoyé à l'Email du contact principal du client. Modifiez le client pour le corriger, puis envoyez un nouveau sondage.