Utilisateurs externes
Les utilisateurs externes sont des personnes extérieures à votre entreprise invitées à suivre vos formations dans OpenAleph Academy. Leurs différences avec les membres et leur gestion.
Les utilisateurs externes sont des personnes extérieures à votre entreprise (partenaires, clients, distributeurs, freelances...) que vous invitez à suivre vos formations dans un espace externe, l'OpenAleph Academy. Ils sont gérés depuis le module Utilisateurs, mais ce ne sont pas des membres : ils n'ont pas de profil Core HR.
Allez dans Entreprise › Utilisateurs › Utilisateurs externes.
Avant de commencer
- Votre entreprise doit disposer d'au moins un espace externe. Les espaces sont mis en place par l'équipe OpenAleph : si la liste Accès externe est vide au moment d'inviter quelqu'un, contactez votre interlocuteur OpenAleph.
- Pour attribuer des formations, celles-ci doivent exister dans Learn avec au moins une session.
Membres et utilisateurs externes
| Membres | Utilisateurs externes | |
|---|---|---|
| Qui | Vos collaborateurs | Des personnes extérieures à votre entreprise |
| Créés depuis | La page Membres, un import ou le SIRH | La page Utilisateurs externes |
| Profil Core HR et attributs des personnes | Oui | Non |
| Présents dans Membres, l'organigramme, Mon équipe, Compétences | Oui | Jamais |
| Ce à quoi ils accèdent | La suite OpenAleph, selon leur niveau d'accès | Uniquement leur espace Academy et ce que leur périmètre autorise |
| Retrait | Désactivation | Désactivation |
La page Utilisateurs externes
- Un rappel : les utilisateurs externes « disposent de leur propre portail dédié et sont totalement indépendants de vos données CoreHR ».
- Trois compteurs : Nombre total d'utilisateurs externes (Tous périmètres confondus), Apprenants actifs (30 derniers jours) et Invitations en attente (En attente de première connexion).
- Un tableau avec Utilisateur, Organisation (l'espace externe), Périmètre, Statut, Sessions de formation et Dernière visite, avec une barre Rechercher et des filtres sur Périmètre et Statut.
| Statut | Signification |
|---|---|
| En attente | Invité, le compte n'a pas encore été activé. |
| Actif | La personne a activé son compte. |
| Inactif | Accès désactivé. |
Inviter un utilisateur externe
- Cliquez sur Ajouter un utilisateur (sur téléphone : Ajouter un utilisateur externe).
- Identité : renseignez Prénom, Nom, Email et choisissez l'Accès externe (l'espace). Cliquez sur Suivant.
- Périmètre d'accès : choisissez Apprenant. Sondage, Formateur et Certification uniquement sont signalés « bientôt disponible ».
- Attribution de formations (facultatif) : sélectionnez des sessions dans Assigner à des sessions de formation.
- Cliquez sur Envoyer l'invitation. Le message « Invitation envoyée à (email) » le confirme.
La personne reçoit un email « Vous avez été invité à (espace) » avec un bouton Activer mon compte pour définir son mot de passe, puis se connecte avec son email.
Remarque : si vous invitez l'email de l'un de vos propres collaborateurs, son compte d'entreprise existant est réutilisé : aucun email d'invitation n'est envoyé et il est actif immédiatement. Un email appartenant à un compte d'une autre entreprise est refusé.
Gérer les utilisateurs externes
Depuis le menu à trois points d'une ligne, ou depuis la page de l'utilisateur (cliquez sur la ligne) :
| Action | Rôle |
|---|---|
| Modifier | Changer le prénom, le nom, le périmètre, la photo, et ajouter des sessions de formation (les inscriptions existantes sont conservées). L'email et l'espace ne peuvent pas être modifiés. |
| Renvoyer l'invitation / Resend invite | Renvoie l'email d'invitation. Uniquement pour les personnes extérieures à votre entreprise. |
| Désactiver / Réactiver | Retire ou rend l'accès à l'espace. Rien n'est supprimé. |
Sélectionnez plusieurs lignes pour Envoyer / Renvoyer invitation par email ou Désactiver les utilisateurs externes sélectionnés en une fois.
La page d'un utilisateur externe comporte trois onglets : Vue d'ensemble (nom complet, email, organisation, date d'invitation, dernière activité, périmètres d'accès), Formations (formation, mode, date limite, complétion) et Certifications (dates de délivrance et d'expiration, statut, téléchargement du certificat et copie de son lien de vérification).
Pour la procédure complète, voir Inviter et gérer les apprenants externes.
Questions fréquentes
Pourquoi mon utilisateur externe n'apparaît-il ni dans Membres ni dans l'organigramme ?
Les utilisateurs externes sont, par principe, totalement séparés des données de vos effectifs.
Le menu Utilisateurs externes n'apparaît pas.
Il faut le niveau d'accès Responsable créateur ou supérieur.
Puis-je supprimer un utilisateur externe ?
Non, vous pouvez seulement le désactiver. Son historique de formation est conservé.
La liste Accès externe est vide.
Votre entreprise n'a pas encore d'espace externe. Contactez votre interlocuteur OpenAleph.
Toujours bloqué ?
Notre équipe répond à toutes les questions. Dites-nous ce que vous cherchez à faire et nous vous guiderons. Contacter le support