Gérer une campagne de Sondage d’équipe
Suivre la complétion, envoyer invitations et rappels, ajouter ou retirer des participants, clôturer des fiches, changer la date limite, gérer pilotes et co-pilotes, exporter ou supprimer une campagne.
Une fois la campagne en cours, ses responsables la suivent depuis la liste Campagnes et la page de la campagne. Cette page décrit tout ce que vous pouvez faire sur une campagne lancée, hormis la lecture des réponses, décrite dans Lire les résultats du Sondage d’équipe.
Avant de commencer
- Pour ouvrir Sondage d’équipe › Campagnes, il faut le rôle Responsable créateur ou supérieur.
- Vous voyez les campagnes que vous avez créées, pilotez ou co-pilotez. Les admins voient toutes les campagnes ; les admins à accès limité voient celles créées par les personnes de leur périmètre.
- Un Manager responsable d'une campagne n'a pas le menu Campagnes : il accède à ses campagnes depuis Sondage d’équipe › Mes sondages › En tant que responsable, où il peut lire les résultats mais pas gérer la campagne.
La liste des campagnes
Allez dans Sondage d’équipe › Campagnes. Deux onglets sont disponibles :
| Onglet | Contenu |
|---|---|
| En cours | Les campagnes qui ont démarré. Colonnes : Titre, Participants, Complétion (part des fiches envoyées), Date de début, Date limite, Tags. Cliquez sur une ligne pour ouvrir la campagne. |
| À venir | Les campagnes programmées dont la date de début est future. Elles ne peuvent pas être ouvertes ; voir Lancer une campagne de Sondage d’équipe. |
Dans En cours, recherchez par titre et filtrez par Date de début, Total participants, Complétion, Créateur ou Tags. Le tag de complétion est rouge à 0 %, orange entre les deux et vert à 100 %.
Menu de ligne de l'onglet En cours
Cliquez sur ... sur une ligne :
- Modifier la date limite : choisissez une nouvelle date limite (les dates passées ne sont pas autorisées).
- Éditer les tags de la campagne : ajoutez ou retirez des tags pour organiser les campagnes.
- Gérer les co-pilotes : ajoutez ou retirez des co-pilotes.
- Relancer la campagne : ouvre un nouveau brouillon avec les mêmes réglages et participants.
- Envoyer un email aux participants : envoie un e-mail d'invitation à tous les participants (masqué quand la complétion est à 100 %).
- Supprimer la campagne : place la campagne dans les campagnes supprimées.
Exporter plusieurs campagnes
Cochez des campagnes (ou aucune pour tout exporter ce que la liste affiche) et cliquez sur l'icône d'export (Exporter en .xlsx). Voir Exporter les résultats.
La page de la campagne
Cliquez sur une campagne de l'onglet En cours. L'en-tête affiche son titre, le tag En cours (ou Supprimé) et sa période. La page comporte trois onglets : Vue d'ensemble, Participants et Réponses.
La barre supérieure propose :
- L'icône co-pilote (Co-pilote) : ouvre Gérer les co-pilotes.
- L'icône d'export (Exporter en .xlsx).
- Le menu Plus : Télécharger le dernier export (quand un export est prêt), Modifier la date limite, Gérer les pilotes, Supprimer la campagne. Si le dernier export a échoué, le menu indique Le dernier export n’a pas abouti.
Onglet Vue d'ensemble
Le Rapport d’avancement affiche :
- Le taux de complétion, le nombre de participants, les Réponses en cours et les Réponses soumises.
- Un graphique en anneau des fiches envoyées, en cours et non commencées.
- Complétion des Sondages - Catégorie : un diagramme en barres qui compare la complétion selon un attribut des employés. Choisissez l'attribut dans la liste Champ (par exemple un champ département ou site).
La complétion ne compte que les fiches qui font encore partie de la campagne : les fiches refusées sont exclues.
Onglet Participants
Le tableau liste chaque participant avec :
| Colonne | Signification |
|---|---|
| Participant | Nom et photo. Sur une campagne anonymisée, chacun apparaît comme Participant avec un avatar anonyme. |
| Modèle | Le questionnaire utilisé, avec Version : et la date à laquelle il a été figé. |
| Réponses | Le statut de la fiche : Pas commencé, En cours, Envoyé ou Désactivé (le participant a refusé). |
Filtrez par Complétion pour voir, par exemple, uniquement les personnes qui n'ont pas commencé. La recherche par nom n'est pas disponible sur les campagnes anonymisées.
La barre d'outils au-dessus du tableau propose :
- Ajouter un participant : ouvre la fenêtre Ajouter un participant. Choisissez la personne dans Qui doit répondre au sondage ? et cliquez sur Ajouter. Elle reçoit une fiche sur le même questionnaire. Aucun e-mail n'est envoyé automatiquement : invitez-la depuis sa ligne.
- Envoyer des notifications : choisissez Envoyer un email d'invitation ou Envoyer un email de rappel. L'envoi concerne les participants cochés, ou toutes les personnes listées (avec votre recherche et vos filtres) si personne n'est coché. La fenêtre de confirmation indique combien de personnes le recevront.
- Supprimer (affiché quand des participants sont cochés) : les retire de la campagne après confirmation.
Chaque ligne a un menu ... :
| Action | Effet |
|---|---|
| Voir le profil du participant | Ouvre son profil dans un nouvel onglet (pas sur les campagnes anonymisées). |
| Voir les réponses | Ouvre sa fiche en lecture seule. |
| Envoyer un email d'invitation | Lui renvoie l'invitation. |
| Envoyer un email de rappel | Envoie un rappel, uniquement s'il n'a pas envoyé ses réponses. |
| Clôturer cette enquête | Verrouille la fiche : le participant ne peut plus la modifier ni l'envoyer. |
| Rouvrir cette enquête | Déverrouille une fiche envoyée ou clôturée. Elle repasse En cours (ou Pas commencé si elle est vide) et le participant doit l'envoyer à nouveau. |
| Réintégrer à la campagne | Pour un participant qui a refusé : réactive sa fiche avec ce qu'il avait déjà écrit. |
| Retirer de la campagne | Retire le participant et sa fiche de la campagne. |
Remarque : Les rappels ne sont jamais envoyés aux personnes qui ont déjà envoyé leurs réponses ou qui ont refusé. S'il ne reste personne à relancer, vous voyez « Plus personne à qui écrire. ». Il n'y a pas de rappel automatique : envoyez-les vous-même au besoin.
Onglet Réponses
Affiche les résultats question par question, exactement comme sur la page des résultats. Voir Lire les résultats du Sondage d’équipe.
Pilotes et co-pilotes
Tous deux gèrent la campagne et ont le même accès.
- Gérer les pilotes (dans Plus) liste les responsables choisis dans l'assistant. Recherchez une personne pour l'ajouter, ou cliquez sur Supprimer. Seuls les responsables créateurs et au-delà peuvent être ajoutés ici (la liste Responsable de l'assistant propose aussi les managers).
- Gérer les co-pilotes (icône co-pilote, ou Gérer les co-pilotes dans la liste des campagnes) fonctionne de la même façon. Les co-pilotes sont choisis parmi les responsables créateurs et au-delà.
Quand une campagne est relancée, ses pilotes sont copiés dans le nouveau brouillon ; les co-pilotes ne le sont pas.
Changer la date limite
Utilisez Modifier la date limite dans le menu Plus ou dans la liste des campagnes, choisissez une date et confirmez. Seule la date limite d'une campagne en cours peut être modifiée, pas sa date de début. La date limite est affichée aux participants et dans les e-mails, et le sondage disparaît ensuite de la section Prochaines tâches ! de leur page d'accueil.
Remarque : Les participants peuvent encore ouvrir et envoyer leur fiche depuis Mes sondages après la date limite, tant qu'elle n'est pas clôturée. Pour empêcher les réponses tardives, utilisez Clôturer cette enquête sur les fiches concernées.
Supprimer, restaurer et supprimer définitivement
- Cliquez sur Supprimer la campagne (dans Plus ou dans la liste des campagnes) et confirmez dans Supprimer la campagne ?. Les campagnes supprimées sont conservées 30 jours, puis supprimées définitivement.
- Tant qu'elle est supprimée, la campagne est en lecture seule : les participants voient un message indiquant que le sondage appartient à une campagne supprimée, et ne peuvent pas répondre.
- Pour la récupérer, allez dans Sondage d’équipe › Campagnes, ouvrez le menu ... en haut et cliquez sur Voir les campagnes supprimées. Restaurez-la, ou supprimez-la définitivement. Vous pouvez aussi ouvrir la campagne supprimée et utiliser Restaurer ou Supprimer définitivement dans sa barre supérieure.
La suppression définitive efface la campagne, ses fiches et ses réponses. Elle est irréversible.
Questions fréquentes
Un participant dit ne pas avoir reçu l'invitation.
Les invitations ne partent que si vous avez choisi Oui, envoyer les emails au lancement ou si vous les avez envoyées ensuite. Les participants ajoutés après le lancement ne sont jamais invités automatiquement. Ouvrez Participants, trouvez la personne et cliquez sur Envoyer un email d'invitation dans sa ligne. Demandez-lui aussi de vérifier ses courriers indésirables et ses notifications OpenAleph.
Puis-je voir qui n'a pas répondu sur une campagne anonyme ?
La colonne Réponses affiche toujours le statut de chaque fiche, mais sans les noms. Vous pouvez envoyer des rappels à toutes les personnes qui n'ont pas répondu sans savoir qui elles sont.
Un participant a envoyé ses réponses par erreur. Peut-il les modifier ?
Oui, si vous rouvrez sa fiche : ... puis Rouvrir cette enquête. Il devra ensuite l'envoyer à nouveau.
Quelle différence entre refuser et être retiré ?
Le participant refuse lui-même depuis Mes sondages ; sa fiche passe Désactivé et reste dans la liste pour que vous puissiez utiliser Réintégrer à la campagne. Retirer de la campagne est fait par un responsable et supprime la fiche.
Je suis responsable mais je ne peux pas envoyer de rappels.
Gérer une campagne nécessite le rôle Responsable créateur ou supérieur. Avec le rôle Manager, vous pouvez seulement lire les résultats depuis Mes sondages › En tant que responsable. Adressez-vous au créateur de la campagne ou à un admin.
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