Lancer et gérer des sessions de formation

Une session de formation est une édition d'une formation pour un groupe d'apprenants, par exemple « Formation sécurité - promotion de mars ». Elle fixe la date de début et la date limite, la modalité (en ligne ou sur site) et les participants. Une formation peut avoir autant de sessions que nécessaire ; un apprenant est inscrit à une formation via l'une de ses sessions.

Avec l'option de gestion de la formation (TMS), une session peut aussi exister sans formation derrière elle (pour un cours externe, une conférence...), appartenir à un plan de formation et porter des coûts, des dépenses, des prestataires et des documents.

Avant de commencer

La formation doit d'abord être publiée (voir Créer une formation).

Où lancer une session

• Juste après la publication d'une formation : Lancer dans la fenêtre Lancer votre première session de formation.
• Learn › Formations : bouton Lancer une session de formation, ou menu de la ligne d'une formation › Lancer une nouvelle session de formation.
• La page de gestion de la formation : Lancer une nouvelle session de formation en haut à droite.
• Learn › Mon contenu, menu de la ligne d'une formation : Lancer une nouvelle session de formation.
• Un plan de formation : Ajouter une session de formation › Lancer une nouvelle session de formation (voir Plans de formation).

L'assistant de lancement

La fenêtre Créer une nouvelle session de formation comporte quatre étapes (1/4 à 4/4). Utilisez Suivant et Retour pour passer de l'une à l'autre.

1. Configuration

2. Sélectionner le(s) chargé(e)s

Deux onglets (libellés affichés en anglais) :

• Internal members : recherchez et cochez des employés, ou utilisez les filtres (niveau d'accès, manager, fonction, lieu de travail...) pour sélectionner toutes les personnes correspondantes.
• External members : les personnes de vos espaces externes (Academy), avec leur Organisation, leur Périmètre et leur Statut (Actif ou En attente). Voir Inviter et gérer les apprenants externes.

Vous pouvez aussi lancer la session sans participants et les ajouter plus tard.

3. Coût de la formation

« Pré-rempli à partir de l’estimation de la formation. Modifiez-le ici, inutile de modifier la session de formation ensuite. »

• Montant et Type de coût (Coût forfaitaire ou Par participant).
• Dépenses : Ajouter une dépense pour enregistrer dès maintenant des coûts supplémentaires : Quelle est la dépense ? (ex. location de salle, traiteur, matériel), Catégories, Montant et Type de coût, puis Ajouter. La dépense apparaît sous la forme « Coût forfaitaire · 50,00 € · Restauration », par exemple.

Les champs de coût ne sont enregistrés que si votre entreprise dispose du TMS.

4. Résumé

Vérifiez les Chargé(e)s (nombre de membres), le Titre, la Période, la Formation, le Plan de formation (depuis un plan) et le Coût de la formation, puis cliquez sur Lancer la session de formation.

E-mail d'invitation

Si la session a une formation et des participants, la fenêtre Envoyer un e-mail aux participants ? s'affiche : « Ils recevront un e-mail d’invitation pour cette session de formation. Choisissez de la lancer sans les notifier s’ils ont déjà été informés. »

• Envoyer l’e-mail : chaque participant reçoit, dans sa langue, « Invitation à la formation ... » avec un bouton pour démarrer la formation, ainsi qu'une notification dans l'application et une notification push.
• Lancer sans e-mail : personne n'est notifié.

Le message « La session de formation a été lancée avec succès. » confirme le lancement et la page de la session s'ouvre (depuis un plan de formation, vous restez sur le plan). Les apprenants voient immédiatement la formation dans Mon apprentissage › Formations assignées.

La page Formations

Learn › Formations (« Voici la liste de toutes les formations et sessions de formation actuelles et à venir. ») comporte deux onglets. Boutons en haut : Lancer une session de formation, Créer une formation, et un menu (trois points) avec Voir les éléments supprimés.

Onglet Formations : Titre (avec la durée totale), Contenu (sections et modules), Sessions de formation (nombre de sessions et de participants), Mise à jour, avec les filtres Auteurs, Mise à jour et Durée. Cliquez sur une formation pour ouvrir sa page de gestion. Menu de la ligne : Modifier la formation, Lancer une nouvelle session de formation, Dupliquer la formation, Supprimer la formation.

Onglet Sessions de formation : Titre, Formation, Statut, Date de début, Date limite et, avec le TMS, Coût total (avec le nombre de participants). Menu de la ligne : Modifier la session de formation, Modifier le statut, Supprimer la session de formation.

Les Responsables créateurs voient les formations qu'ils ont créées ou qu'ils co-pilotent ; les Employés et Managers voient les formations qu'ils co-pilotent (« Toutes vos formations apparaîtront ici. » s'il n'y en a aucune) ; les Admins à accès limité, Admins et Super admins voient toutes les formations de l'entreprise.

Modifier une session

Choisissez Modifier la session de formation (menu de la ligne, ou crayon sur la page de la session). La fenêtre Modifier la session de formation affiche l'étape de configuration (titre, modalité, dates et, pour les sessions d'un plan, prestataires). Cliquez sur Enregistrer. Pour ajouter ou retirer des participants, utilisez la page de la session ou les détails de la session dans Gérer une formation.

Modifier le statut de la session

Choisissez Modifier le statut (ou utilisez le champ Statut sur la page de la session). Dans Statut de la session, choisissez Pas commencé, En cours ou Fait et cliquez sur Enregistrer. « Ce statut est renseigné manuellement — il ne suit pas les dates de la session. » Pour une session sans formation, le statut Fait vaut complétion pour ses participants.

Supprimer une session

Choisissez Supprimer la session de formation et confirmez : « Cette session de formation sera définitivement supprimée et tous ses participants en seront désinscrits. » La formation disparaît de la liste des participants (leurs modules acquis restent acquis).

Questions fréquentes

Un participant n'a pas reçu l'invitation.

L'e-mail n'est envoyé que pour les sessions en ligne avec une formation, et seulement si vous avez choisi Envoyer l’e-mail. Renvoyez-le depuis la page de la session : sélectionnez le participant et utilisez Envoyer/Renvoyer une invitation.

Un apprenant peut-il être dans deux sessions de la même formation ?

Un apprenant n'est ajouté qu'une fois par formation : s'il est déjà dans une session de cette formation, il n'est pas ajouté à nouveau.

Puis-je changer la formation d'une session existante ?

Non. Créez une nouvelle session pour l'autre formation.

J'ai saisi une nouvelle catégorie de dépense et je suis arrivé sur « Accès restreint ».

La création de catégories est réservée aux Admins et Super admins. Relancez la session en choisissant une catégorie existante, ou demandez d'abord à un admin d'ajouter la catégorie.