Gérer une campagne d'entretiens
Gérer une campagne d'entretiens OpenAleph après son lancement - participants, responsable, invitations et rappels, date limite, co-pilotes, tags, relance, suppression.
Une fois la campagne lancée ou programmée, vous la gérez depuis Interview › Campagnes et depuis la page de la campagne : ajouter ou retirer des participants, changer qui mène les entretiens, envoyer invitations et rappels, modifier la date limite, ajouter des co-pilotes, relancer ou supprimer la campagne.
Avant de commencer
La liste des campagnes
Allez dans Interview › Campagnes. La page comporte deux onglets :
- En cours : les campagnes lancées. Colonnes : Titre de la campagne (avec le type One to One en dessous), Participants, Complétion (pourcentage d'entretiens envoyés : rouge à 0 %, orange en cours, vert à 100 %), Date de début, Date limite, Tags.
- À venir : les campagnes programmées pas encore démarrées, avec le statut Programmée.
Sur En cours, utilisez la recherche (titre, créateur ou nom d'un participant) et les filtres (Date de début, Total participants, Type de campagne, Complétion, Créateur, Tags). Cochez des campagnes et cliquez sur l'icône d'export (Exporter en .xlsx) pour les exporter. Voir Exports et PDF.
Cliquez sur une ligne pour ouvrir la page de la campagne.
Actions de ligne dans l'onglet En cours
Ouvrez le menu ⋯ en fin de ligne :
| Action | Effet |
|---|---|
| Modifier la date limite | Choisissez une nouvelle date limite dans le calendrier et cliquez sur OK. |
| Relancer la campagne | Ouvre un nouveau brouillon basé sur cette campagne (voir plus bas). |
| Éditer les tags de la campagne | Ajouter ou retirer des tags. |
| Envoyer un email aux participants | Envoie une invitation à tous les participants, avec un lien vers leur entretien. Masqué quand la campagne est complète à 100 %. |
| Supprimer la campagne | Place la campagne dans les campagnes supprimées (conservées 30 jours). Masqué quand la campagne est complète à 100 % ; passez alors par la page de la campagne. |
Les co-pilotes se gèrent depuis la page de la campagne (icône Co-pilote), voir plus bas.
Actions de ligne dans l'onglet À venir
| Action | Effet |
|---|---|
| Modifier la période | Choisissez une nouvelle date de début et une nouvelle date limite. Si vous choisissez aujourd'hui comme date de début, la fenêtre Lancez votre campagne aujoud'hui ? vous demande de confirmer avec Démarrer maintenant. |
| Supprimer la campagne | Supprime la campagne programmée après confirmation (La campagne sera supprimée › « Cette action est définitive. » › Supprimer). Une campagne programmée supprimée ne passe pas dans les campagnes supprimées et ne peut pas être restaurée. |
Remarque : Les campagnes récurrentes créées par le passé affichent Modifier la(les) récurrences et Supprimer et arrêter la(les) récurrence(s). Supprimer une telle campagne supprime aussi toutes ses récurrences futures. Il n'est plus possible de créer de nouvelles campagnes récurrentes ; utilisez Relancer la campagne.
La page de la campagne
L'en-tête affiche le type de campagne, le titre, un tag de statut (En cours, Programmée ou Supprimé) et la période. Les icônes en haut à droite sont :
- Icône étincelles (Aleph AI) : ouvre le panneau Aleph AI à droite pour poser des questions sur les réponses de la campagne. Voir Fonctionnalités IA.
- Icône groupe (Co-pilote) : ouvre Gérer les co-pilotes. Disponible pour le créateur de la campagne et les Admins.
- Icône d'export (Exporter en .xlsx) : exporter l'avancement ou les réponses.
- Plus : Modifier la date limite et Supprimer la campagne.
Une campagne lancée a deux onglets : Vue d'ensemble (graphiques, voir Suivre l'avancement) et Participants et réponses.
Participants et réponses
Le tableau affiche une ligne par participant :
| Colonne | Contenu |
|---|---|
| Participant | L'interviewé. |
| Modèle | Le modèle utilisé, avec sa date de Version : (date de l'instantané pris au lancement). |
| Responsable | L'intervieweur. |
| Réponses | Un tag par partie de l'ensemble : IE (interviewé), IR (intervieweur), CR (cross review), coloré selon le statut. |
Recherchez par nom et filtrez par Modèle, Complétion ou Responsable. Cliquez sur une ligne pour ouvrir la fenêtre Ensemble d'entretiens : elle affiche le statut des parties Interviewé, Intervieweur et Cross Review, avec un bouton Voir les réponses pour chaque partie que vous pouvez lire (en tant qu'Admin ou co-pilote, les réponses sont lisibles une fois envoyées).
Actions de la barre d'outils
Au-dessus du tableau (s'appliquent aux lignes sélectionnées, ou à tout le monde si rien n'est sélectionné) :
- Ajouter un participant (icône utilisateur) : voir plus bas.
- Envoyer des notifications (icône cloche) › Envoyer un email d'invitation ou Envoyer un email de rappel. La confirmation précise que l'e-mail est envoyé aux participants sélectionnés et à leurs responsables, avec un lien vers leur entretien. Seules les personnes dont la partie n'est pas encore envoyée le reçoivent.
- Changer le responsable : choisissez une personne avec Rechercher par nom* et cliquez sur Appliquer.
- Supprimer (visible quand des lignes sont sélectionnées) : retire les participants sélectionnés de la campagne.
Actions de ligne
Le menu ⋯ d'une ligne propose :
| Action | Effet |
|---|---|
| Voir le profil du participant | Ouvre le profil du collaborateur sur son onglet d'entretiens, dans un nouvel onglet (voir Votre profil et les profils des membres). |
| Modifier le responsable | Confie l'entretien à une autre personne (Rechercher par nom*, puis Appliquer). |
| Envoyer un email d'invitation / Envoyer un email de rappel | Écrit à ce participant et à son responsable (uniquement pour les parties non envoyées). |
| Planifier un meeting | Fixe la date et l'heure de la cross review. Visible quand l'ensemble a une cross review non envoyée. Voir Cross review, envoi et verrouillage. |
| Déverrouiller la review de l’Interviewé (IE) / Déverrouiller la review de l’Intervieweur (IR) / Déverrouiller la Cross Review (CR) | Rouvre immédiatement une partie envoyée (sans confirmation). Réservé aux admins. |
| Verrouiller la review de l’Interviewé (IE) / Verrouiller la review de l’Intervieweur (IR) / Verrouiller la Cross Review (CR) | Force l'envoi et le verrouillage d'une partie, même si des questions obligatoires sont vides (« L’évaluation a été verrouillée. »). Réservé aux admins. |
| Retirer de la campagne | Retire le participant (« L’utilisateur sera retiré de la campagne »). |
Remarque : Les créateurs de campagne et co-pilotes qui ne sont pas admins voient aussi les options Déverrouiller ... et Verrouiller ..., mais l'action est refusée (« Erreur lors du déverrouillage de l’entretien. »). Adressez-vous à un Admin, ou à un Admin à accès limité pour les personnes de son périmètre.
Ajouter un participant après le lancement
- Dans Participants et réponses, cliquez sur l'icône Ajouter un participant (silhouette avec un plus) au-dessus du tableau.
- La fenêtre Ajouter un participant s'ouvre (« Choisissez le nouveau participant, une personne responsable de leur interview et un modèle à leur assigner afin de lancer leur interview. »). Renseignez Participant* (les personnes déjà dans la campagne ne sont pas proposées) et Responsable* (managers et au-delà). Si la campagne utilise plusieurs modèles, choisissez aussi le Modèle ; sinon le modèle par défaut est utilisé.
- Cliquez sur Ajouter.
L'ensemble d'entretiens du participant est créé immédiatement, et le participant comme le responsable sont notifiés (e-mail, notification dans l'application et push mobile).
Changer le responsable
Utilisez Modifier le responsable sur une ligne, ou Changer le responsable pour plusieurs lignes à la fois. Le nouveau responsable reprend la partie intervieweur (y compris les réponses déjà saisies par l'ancien intervieweur) et la cross review, et reçoit la notification « Vous êtes Intervieweur dans la campagne ». L'ancien responsable ne voit plus l'entretien dans Interviews d’Équipe.
Remarque : Les managers peuvent aussi confier un entretien dont ils sont responsables depuis Interviews d’Équipe. Voir Mener les entretiens de votre équipe.
Retirer des participants
Utilisez Retirer de la campagne sur une ligne, ou sélectionnez des lignes et cliquez sur Supprimer, puis confirmez avec Supprimer.
Important : Retirer un participant d'une campagne lancée supprime tout son ensemble d'entretiens, y compris les réponses déjà données. C'est irréversible.
Campagnes programmées
Une campagne dont la date de début est future a une page simplifiée :
- Un bandeau indique « Cette campagne n'a pas encore démarré. Les participants seront notifiés lors de son lancement le date. » Cliquez sur Démarrer maintenant et confirmez (Lancer cette campagne maintenant ?) pour la démarrer immédiatement ; les participants sont notifiés.
- Il n'y a ni onglet Vue d'ensemble ni export, puisqu'aucun entretien n'existe encore. Le tableau affiche Participant, Modèle et Responsable (la personne qui sera attribuée au lancement).
- Ajouter un participant ne demande que le participant (et le modèle en cas de modèles multiples) ; le responsable est déterminé au lancement. Si les invitations ont été demandées lors de la programmation, le nouveau venu reçoit l'e-mail « Vous participerez à ».
- Menu de ligne : Voir le profil du participant, Modifier le responsable, Retirer de la campagne (« Cette personne ne fera pas partie de cette campagne à son lancement. »). Une campagne programmée doit garder au moins un participant.
Co-pilotes
Un co-pilote est un Responsable créateur qui vous aide à piloter la campagne avec les mêmes droits que vous sur celle-ci (voir et gérer les participants, relancer, exporter, utiliser Aleph AI).
- Cliquez sur l'icône Co-pilote en haut à droite de la page de la campagne.
- Dans Gérer les co-pilotes (« Aucun co-pilote ajouté » tant que vous n'en avez pas ajouté), saisissez un nom dans Rechercher des co-pilotes et choisissez la personne. Elle est ajoutée immédiatement et reçoit l'e-mail « Vous êtes maintenant Co-pilote dans la campagne nom ».
- Cliquez sur Supprimer à côté d'un co-pilote pour le retirer.
Relancer une campagne
Relancer la campagne (menu de ligne de l'onglet En cours) crée un nouveau brouillon qui reprend le titre, les participants, le mode d'attribution du responsable et les assignations de modèles, avec la dernière version de chaque modèle. La période est laissée vide. L'assistant s'ouvre pour tout ajuster avant le lancement. La relance remplace tout brouillon de campagne que vous aviez en cours.
Supprimer et restaurer une campagne
- Utilisez Supprimer la campagne dans le menu de ligne ou dans Plus sur la page de la campagne, et confirmez.
- La campagne disparaît de la liste. Les participants qui ouvrent l'un de ses entretiens voient « Cet entretien appartient à une campagne supprimée. Aucune action n'est autorisée. »
- Les campagnes supprimées sont conservées 30 jours. Pour en restaurer une, cliquez sur ⋯ à côté de Nouvelle campagne, choisissez Voir les campagnes supprimées (« Les campagnes supprimées sont stockées ici pendant 30 jours. Passé ce délai, elles seront définitivement supprimées. ») puis utilisez l'icône de restauration de sa ligne. Vous pouvez aussi l'ouvrir, ou la supprimer définitivement (icône corbeille, irréversible).
Existe-t-il une action « clôturer la campagne » ?
Non. Une campagne reste dans l'onglet En cours après sa date limite. La date limite est affichée aux participants et dans les e-mails, mais elle ne verrouille pas les entretiens : il reste possible de répondre après. Chaque entretien est verrouillé quand son répondant l'envoie. Pour clore les entretiens restants, un Admin peut forcer leur envoi avec les actions Verrouiller ..., ou vous pouvez retirer les participants concernés.
Questions fréquentes
Pourquoi ne puis-je pas déverrouiller un entretien ?
Le déverrouillage et l'envoi forcé sont réservés aux Admins (et aux Admins à accès limité pour les personnes de leur périmètre). Adressez-vous à votre admin.
J'ai envoyé un rappel mais un participant ne l'a pas reçu.
Les rappels ne sont envoyés que pour les parties non encore envoyées. Vérifiez aussi l'adresse e-mail dans son profil et ses courriers indésirables.
L'option Supprimer la campagne est absente de la liste.
Elle est masquée sur les campagnes complètes à 100 %. Ouvrez la campagne et utilisez Plus › Supprimer la campagne.
Puis-je changer le modèle d'une campagne en cours ?
Non. La version du modèle est figée au lancement. Vous pouvez ajouter un participant avec un autre modèle (campagnes à modèles multiples), ou relancer la campagne.
Toujours bloqué ?
Notre équipe répond à toutes les questions. Dites-nous ce que vous cherchez à faire et nous vous guiderons. Contacter le support