Soldes et exports
Comment les soldes de congés Work Time sont crédités, déduits, proratisés et expirés, et comment exporter le planning des absences et l'historique des soldes en Excel.
Cette page explique comment évoluent les soldes de congés dans OpenAleph et comment télécharger les exports Excel du module Work Time : le planning des absences et l'historique des soldes.
Comment un solde est calculé
Un solde appartient à un membre sur une politique d'un type avec solde. C'est la somme de tous ses mouvements jusqu'à une date donnée :
| Mouvement | Quand | Effet |
|---|---|---|
| Acquisition | Automatiquement, selon le Taux d’acquisition, la fréquence et le Moment du crédit de la politique. | Ajoute des jours. |
| Absence | Quand une demande est approuvée (ou qu'une absence est imposée à plusieurs membres). | Retire les jours de la demande. |
| Annulation d’absence | Quand une demande approuvée est annulée. | Rend les jours. |
| Ajustement manuel | Quand un admin ajuste le solde. | Ajoute ou retire des jours. |
| Expiration | Le lendemain de la date Valide jusqu’au de la politique. | Retire le solde positif restant. |
Les mouvements ne sont jamais modifiés ni supprimés : toute correction est un nouveau mouvement, l'historique est donc toujours complet.
Les demandes En attente ne modifient pas le solde. Elles sont toutefois réservées : quand un membre envoie une nouvelle demande, les jours de ses autres demandes en attente sont considérés comme déjà utilisés, pour éviter de poser deux fois les mêmes jours.
Quand les jours sont crédités
Un traitement quotidien crédite les politiques arrivées à échéance :
| Fréquence | Début de la période | Fin de la période |
|---|---|---|
| Mois | Le 1er de chaque mois | Le dernier jour de chaque mois |
| Année | Le 1er janvier | Le 31 décembre |
Les jours ne sont crédités qu'entre la date de début et la date de fin de la politique, tant qu'elle est active (non arrêtée), aux membres dont l'affectation couvre la date.
Prorata
- Quand un membre est affecté à une politique avec une date de début passée, les jours qu'il aurait acquis depuis sont crédités immédiatement.
- Quand un membre arrive ou part en cours de période, le crédit de cette période est calculé au prorata des jours qu'il y travaille (selon le décompte du type d'absence et son calendrier).
- Quand les dates d'une affectation changent, les jours crédités sont recalculés.
Soldes négatifs
Une demande ne peut utiliser une politique que dans la limite de son solde disponible, en incluant les jours crédités avant la fin de l'absence. Si la case Cette politique peut avoir un solde négatif est cochée, les membres peuvent passer sous zéro ; le formulaire de demande ne l'utilise qu'une fois les autres soldes épuisés. Un manager qui accepte une demande rendant un solde négatif reçoit un avertissement.
Expiration
Si une politique a une date Valide jusqu’au, les membres voient « À utiliser avant » et la date. Après cette date, la politique ne peut plus être utilisée dans les demandes et le solde positif restant est retiré par un mouvement Expiration. La date de fin de la politique arrête seulement les nouvelles acquisitions ; elle ne supprime pas le solde.
Consulter un solde
- Employés : Work Time › Mon calendrier, carte Solde de congés, puis l'icône d'information pour Solde actuel, Jour posé, À acquérir et Solde estimé à la fin d'un mois choisi. Voir Mon calendrier.
- Admins : dans Work Time › Planning, cliquez sur le nom d'un membre.
Exporter l'historique de vos propres soldes
Tout membre peut exporter l'historique d'une de ses politiques :
- Dans Work Time › Mon calendrier, cliquez sur l'icône d'information à côté de Solde de congés.
- Sur la carte de la politique, cliquez sur l'icône d'historique (« Exporter l’historique du solde de cette politique »).
- Dans Exporter l’historique du solde (« Toutes les acquisitions, absences, ajustements et expirations de cette politique, ainsi que les demandes en attente sans effet sur le solde. »), laissez Historique complet activé, ou désactivez-le et choisissez une Date de début et une Date de fin.
- Cliquez sur Exporter.
Les admins peuvent exporter le même fichier pour n'importe quel membre depuis sa fenêtre Solde de congés dans le planning.
Exporter l'historique des soldes de plusieurs membres
Disponible pour les responsables créateurs, admins à accès limité, admins et super admins.
- Allez dans Work Time › Planning, ouvrez le menu à trois points en haut à droite de la page et cliquez sur Exporter l’historique.
- Période : « Une feuille par utilisateur, avec un tableau par politique : toutes les acquisitions, absences, ajustements et expirations, ainsi que les demandes en attente. » Gardez Historique complet ou choisissez une Date de début et une Date de fin. Cliquez sur Suivant.
- Utilisateurs : « Ici, vous pouvez sélectionner les utilisateurs que vous souhaitez exporter. » Cochez des membres (recherche et filtres disponibles) ou sélectionnez tout. Cliquez sur Continuer.
- Résumé de l’export : vérifiez Utilisateurs (par exemple Tous les membres ou « 12 membres »), Période et Contenu, puis cliquez sur Exporter.
Contenu du fichier d'historique des soldes
Une feuille par membre. Pour chaque politique, un bloc de synthèse (Employé, Email, Type d’absences, Politique, Période, Solde avant la période, Solde actuel, Jour posé, À acquérir, Solde estimé) suivi d'un tableau des mouvements :
| Colonne | Contenu |
|---|---|
| Date | Date d'effet du mouvement. |
| Événement | Acquisition, Absence, Ajustement manuel, Expiration, Annulation d’absence, Demande d’absence en attente (sans effet sur le solde) ou Acquisitions à venir (projection). |
| Quantité | Jours ajoutés ou retirés. |
| Solde après | Solde cumulé. |
| Détails | Par exemple les dates et le statut de l'absence, le commentaire de l'employé, le message du manager, l'auteur de l'ajustement. |
| Notes | La description de l'ajustement. |
| Créé par | L'auteur du mouvement, ou Système. |
| Enregistré le | Date d'enregistrement. |
Exporter le planning des absences
Disponible pour les responsables créateurs, admins à accès limité, admins et super admins.
- Allez dans Work Time › Planning, ouvrez le menu à trois points en haut à droite de la page et cliquez sur Export absences (libellé non traduit).
- Choisissez une Date de début et une Date de fin. La période ne peut pas dépasser un an (« La période d'export ne peut pas dépasser un an. »).
- Cliquez sur Exporter.
Le fichier Excel (feuille Planning) contient une ligne par membre de l'entreprise présent sur la période, avec son nom, son e-mail et ses Jours travaillés, et une colonne par jour regroupée par mois. Les absences approuvées y figurent avec leur type, les week-ends et jours fériés sont grisés, et les jours suivant le départ d'un membre sont marqués Parti(e). Une légende liste les types d'absence. Les demandes en attente ne sont pas incluses.
Réception des exports
Les exports sont générés en arrière-plan. Le message « La génération de l’export est en cours. Vous pouvez fermer ce message. » s'affiche, puis « Votre export sera automatiquement téléchargé dans quelques secondes. » Le fichier se télécharge automatiquement, dans la langue de votre interface. En cas d'échec de la génération, vous êtes notifié par une erreur ; réessayez.
Questions fréquentes
Existe-t-il un export pour la paie ?
Il n'existe pas de fichier spécifique à la paie. Utilisez Export absences pour les absences approuvées jour par jour et Exporter l’historique pour les soldes ; chaque type d'absence est marqué Payé ou Non payé dans la configuration.
Pourquoi l'export du planning n'affiche-t-il pas une demande en attente ?
L'export du planning ne contient que les absences approuvées.
Je ne vois pas le menu d'export dans le Planning.
Il est disponible à partir du niveau Responsable créateur. Les employés peuvent toujours exporter l'historique de leurs propres soldes depuis Mon calendrier.
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