Niveaux d'accès
Les cinq niveaux d'accès OpenAleph (Employé, Manager, Responsable créateur, Admin à accès limité, Admin), leurs droits par module et comment un admin les modifie.
Chaque membre d'OpenAleph a un Niveau d'accès. Il détermine les menus visibles dans la navigation, les pages accessibles et ce que la personne peut créer, modifier, lancer ou exporter dans chaque module. Cette page décrit chaque niveau, donne une matrice détaillée des droits par module et explique comment modifier le niveau d'un membre.
Les niveaux d'accès
| Niveau (tel qu'affiché) | Pour qui | Portée sur les autres membres |
|---|---|---|
| Employé | Tous les membres par défaut. Répond à ses entretiens, suit ses formations, gère ses propres objectifs et demandes. | « Accès limité à son propre profil » |
| Manager | Les personnes qui encadrent une équipe. Ajoute les vues d'équipe : entretiens de l'équipe, objectifs de l'équipe, demandes d'absence, matrice des compétences. | « Accès limité à son propre profil et ceux de son équipe directe ou étendue (N-X) » |
| Responsable créateur | Les managers (ou HR business partners) qui créent aussi des contenus : campagnes et modèles d'entretien, de feedback, de sondage d'équipe et de compétences, contenus de formation, objectifs. | Identique à Manager |
| Admin à accès limité | Les admins dont les droits ne portent que sur une population : un pays, une business unit, un site... | Les membres de son périmètre, plus sa propre ligne hiérarchique. Voir Admins à accès limité et périmètres. |
| Admin | L'équipe RH et les responsables de la plateforme. Administration complète de l'entreprise. | « Accès à tous les membres » |
Les niveaux sont cumulatifs : chaque niveau peut faire tout ce que peuvent faire les niveaux situés au-dessus de lui dans le tableau (un Responsable créateur peut faire tout ce que fait un Manager, etc.), sous réserve des exceptions propres aux admins à accès limité décrites plus bas.
Remarque : Dans l'interface française, la liste déroulante Niveau d'accès affiche le Responsable créateur sous son libellé anglais Manager creator. Il existe aussi un niveau Super admin, mis en place par OpenAleph : il ne peut être attribué ni dans l'application ni via l'API, pas même par un autre Super admin (les Super admins voient l'option dans la liste, mais l'enregistrement est refusé). Au sein de votre entreprise, il a les mêmes droits qu'un Admin.
Remarque : Un manager est une personne à qui des membres sont rattachés. Un membre qui a encore des collaborateurs directs ne peut pas repasser au niveau Employé : réaffectez d'abord ses collaborateurs.
Ce que chaque niveau voit dans la navigation
Le menu principal affiche Accueil, une section Apps (les modules de votre entreprise) et une section Entreprise (Utilisateurs, Paramètres). Une entrée n'apparaît que si le module est activé pour votre entreprise (voir Modules et licences) et si votre niveau le permet.
| Entrée de menu | Employé | Manager | Responsable créateur | Admin à accès limité | Admin |
|---|---|---|---|---|---|
| Interview › Mes Interviews | Oui | Oui | Oui | Oui | Oui |
| Interview › Interviews d'Équipe | - | Oui | Oui | Oui | Oui |
| Interview › Campagnes, Modèles | - | - | Oui | Oui | Oui |
| Learn › Mon apprentissage, Catalogue, Formations | Oui | Oui | Oui | Oui | Oui |
| Learn › Mon contenu | - | - | Oui | Oui | Oui |
| Learn › Plans de formation | - | - | - | - | Oui |
| Objectifs › Mes objectifs | Oui | Oui | Oui | Oui | Oui |
| Objectifs › Objectifs de l'équipe | - | Oui | Oui | Oui | Oui |
| Objectifs › Modèles | - | - | Oui | Oui | Oui |
| Objectifs › Tableau de bord, Statuts | - | - | - | Oui | Oui |
| OKRs (tous les onglets) | Oui | Oui | Oui | Oui | Oui |
| Feedback › Tableau de bord | Oui | Oui | Oui | Oui | Oui |
| Feedback › Campagnes, Modèles | - | - | Oui | Oui | Oui |
| Compétences › Évaluation, Grille de compétences | Oui | Oui | Oui | Oui | Oui |
| Compétences › Matrice des compétences | - | Oui | Oui | Oui | Oui |
| Compétences › Modèles | - | - | Oui | Oui | Oui |
| Sondage d'équipe › Mes sondages | Oui | Oui | Oui | Oui | Oui |
| Sondage d'équipe › Campagnes, Modèles | - | - | Oui | Oui | Oui |
| Work Time › Mon calendrier, Planning | Oui | Oui | Oui | Oui | Oui |
| Work Time › Demandes | - | Oui | Oui | Oui | Oui |
| Work Time › Configuration | - | - | - | Oui (consultation) | Oui |
| SWP (planification des effectifs) | - | Oui | Oui | Oui | Oui |
| Utilisateurs › Organization Chart | Oui | Oui | Oui | Oui | Oui |
| Utilisateurs › Mon équipe | - | Oui | Oui | Oui | Oui |
| Utilisateurs › Utilisateurs externes | - | - | Oui | Oui | Oui |
| Utilisateurs › Membres | - | - | - | Oui | Oui |
| Paramètres | - | - | - | Oui (surtout en lecture) | Oui |
| Icône API keys (bas du menu) | - | - | - | - | Oui |
Si une personne ouvre une page que son niveau ne permet pas (par exemple depuis un lien partagé), elle voit la page Accès restreint avec un bouton Retour à l'accueil.
Matrice des droits par module
« Les siens » désigne les contenus que la personne a créés, possède ou co-pilote. « Périmètre » désigne les membres de la population de l'admin à accès limité et les contenus qu'ils possèdent.
Interview
| Action | Employé | Manager | Responsable créateur | Admin à accès limité | Admin |
|---|---|---|---|---|---|
| Répondre à ses entretiens | Oui | Oui | Oui | Oui | Oui |
| Voir les entretiens de l'équipe | - | Équipe directe et étendue | Équipe directe et étendue | Périmètre | Tous |
| Créer des campagnes et des modèles | - | - | Oui | Oui | Oui |
| Modifier, lancer, supprimer, exporter une campagne | - | - | Les siennes et celles qu'il co-pilote | Les siennes, co-pilotées et celles détenues par le périmètre | Toutes |
| Modifier un modèle | - | - | Les siens | Les siens | Tous |
| Déverrouiller un entretien soumis | - | - | - | Périmètre | Tous |
Learn
| Action | Employé | Manager | Responsable créateur | Admin à accès limité | Admin |
|---|---|---|---|---|---|
| Suivre des formations, parcourir le catalogue | Oui | Oui | Oui | Oui | Oui |
| Créer des modules et playlists (Mon contenu) | - | - | Oui | Oui | Oui |
| Modifier un module | - | - | Les siens (créateur ou co-auteur) | Oui | Oui |
| Créer des formations | - | - | Oui | Oui | Oui |
| Voir le détail et les statistiques d'une formation | Apprenants inscrits | Apprenants inscrits | Les siennes et co-pilotées | Les siennes et co-pilotées | Toutes |
| Plans de formation, organismes, catégories de dépenses, analyse budgétaire | - | - | - | - | Oui |
Remarque : Learn comporte deux parties activées séparément : la partie apprentissage (Mon apprentissage, Catalogue, Formations, Mon contenu) et la partie gestion de la formation (Plans de formation). Voir Modules et licences.
Objectifs
| Action | Employé | Manager | Responsable créateur | Admin à accès limité | Admin |
|---|---|---|---|---|---|
| Voir et mettre à jour ses objectifs | Oui | Oui | Oui | Oui | Oui |
| Voir les objectifs de l'équipe | - | Équipe directe et étendue | Équipe directe et étendue | Périmètre | Tous |
| Créer des objectifs pour d'autres | - | - | Oui | Oui | Oui |
| Modifier ou supprimer l'objectif d'une personne | Les siens | Les siens et ceux de ses collaborateurs directs | Les siens, ceux de ses collaborateurs directs et ceux qu'il a créés | Périmètre | Tous |
| Modèles d'objectifs | - | - | Oui | Oui | Oui |
| Tableau de bord | - | - | - | Oui | Oui |
| Modifier les Statuts d'objectifs | - | - | - | Consultation | Oui |
OKRs
| Action | Employé | Manager | Responsable créateur | Admin à accès limité | Admin |
|---|---|---|---|---|---|
| Voir les OKRs qu'il possède ou qui lui sont assignés | Oui | Oui | Oui | Tous | Tous |
| Créer des plans OKR | - | - | Oui | Oui | Oui |
| Créer des objectifs et résultats clés | Dans les plans ou objectifs qu'il possède, a créés ou qui lui sont assignés | Idem | Idem | Idem | Partout |
| Modifier ou supprimer | Les siens, assignés ou créés | Idem | Idem | Tous (toute l'entreprise) | Tous |
Compétences
| Action | Employé | Manager | Responsable créateur | Admin à accès limité | Admin |
|---|---|---|---|---|---|
| Répondre aux évaluations, consulter la grille | Oui | Oui | Oui | Oui | Oui |
| Matrice des compétences (consultation et export PDF/Excel) | - | Équipe et participants de ses campagnes | Équipe et participants de ses campagnes | Périmètre | Tous |
| Créer et piloter des campagnes de compétences | - | - | Les siennes et co-pilotées | Les siennes, co-pilotées et celles du périmètre | Toutes |
| Ajouter des compétences et catégories à la grille | - | - | Oui (modifie les siennes) | Oui (modifie toutes) | Oui |
| Modèles de compétences | - | - | Les siens | Les siens | Tous |
| Configuration de la box matrix | - | - | - | - | Oui |
Feedback et Sondage d'équipe
| Action | Employé | Manager | Responsable créateur | Admin à accès limité | Admin |
|---|---|---|---|---|---|
| Répondre, voir son tableau de bord ou ses sondages | Oui | Oui | Oui | Oui | Oui |
| Créer des campagnes et des modèles | - | - | Oui | Oui | Oui |
| Modifier, lancer, supprimer, exporter des campagnes | - | - | Les siennes et co-pilotées | Les siennes, co-pilotées et celles du périmètre | Toutes |
| Modifier un modèle | - | - | Les siens | Les siens | Tous |
| Pilote d'un sondage d'équipe (voir les résultats, exporter) | - | S'il est nommé pilote | S'il est nommé pilote | S'il est nommé pilote | Tous |
Sondage client
| Action | Employé / Manager | Responsable créateur | Admin à accès limité | Admin |
|---|---|---|---|---|
| Répondre aux sessions qui lui sont assignées | Oui | Oui | Oui | Oui |
| Créer et exporter des sessions | - | Oui | Oui | Oui |
| Gérer sites, clients, rôles, modèles, imports | - | - | Oui | Oui |
| Gérer les questions et types de site | - | - | - | Oui |
Work Time
| Action | Employé | Manager | Responsable créateur | Admin à accès limité | Admin |
|---|---|---|---|---|---|
| Créer ses demandes, voir calendrier et planning | Oui | Oui | Oui | Oui | Oui |
| Valider ou refuser des demandes | - | Sa ligne hiérarchique | Sa ligne hiérarchique | Sa ligne hiérarchique | Toutes |
| Voir les demandes de l'équipe | - | Son équipe | Son équipe | Périmètre | Toutes |
| Ajuster les soldes de congés | - | - | - | Périmètre | Tous |
| Exporter l'historique du planning | - | - | Oui | Oui | Oui |
| Configuration (types d'absence, règles, horaires, jours fériés) | - | - | - | Consultation | Oui |
SWP (planification des effectifs)
| Action | Manager / Responsable créateur / Admin à accès limité | Admin |
|---|---|---|
| Consulter, mettre à jour et exporter des plans | Pour ses propres unités | Tous |
| Exporter tous les plans, configuration | - | Oui |
Utilisateurs et entreprise
| Action | Employé | Manager | Responsable créateur | Admin à accès limité | Admin |
|---|---|---|---|---|---|
| Voir et modifier son profil | Oui | Oui | Oui | Oui | Oui |
| Voir les profils de l'équipe | - | Équipe directe et étendue | Équipe directe et étendue | Périmètre | Tous |
| Liste Membres, modification des profils | - | - | - | Périmètre (sans niveau d'accès ni manager) | Tous |
| Envoyer ou renvoyer les invitations, Gérer les attributs, Exporter tous les membres | - | - | - | Périmètre | Tous |
| Inviter des utilisateurs externes | - | - | Oui | Oui | Oui |
| Ajouter ou importer des membres | - | - | - | - (le bouton Importer des membres est visible, mais l'envoi est refusé) | Oui |
| Modifier niveaux d'accès et périmètres | - | - | - | - | Oui |
| Désactiver et restaurer des membres | - | - | - | - | Oui |
| Paramètres de l'entreprise | - | - | - | Lecture seule | Oui |
| API keys et rapports de synchronisation | - | - | - | - | Oui |
Important : Lorsque les membres de votre entreprise sont synchronisés depuis un SIRH, l'ajout, l'import, la modification, la désactivation et la restauration de membres sont désactivés pour tous dans OpenAleph. Le SIRH devient la source de référence. Voir Intégrations et synchronisation SIRH.
Modifier le niveau d'accès d'un membre
Avant de commencer
Vous devez être Admin. Les admins à accès limité peuvent modifier les membres de leur périmètre mais pas leur niveau d'accès.
Pour un membre
- Allez dans Utilisateurs › Membres.
- Cliquez sur l'icône crayon en bout de ligne du membre (ou ouvrez son profil et cliquez sur Modifier dans la section Général). La fenêtre Détails du profil s'ouvre.
- Dans le champ Niveau d'accès, choisissez Employé, Manager, Manager creator (Responsable créateur, libellé non traduit), Admin à accès limité ou Admin. Une courte description sous le champ rappelle la portée du niveau (par exemple « Accès limité à son propre profil » ou « Accès à tous les membres »).
- Si vous choisissez Admin à accès limité, définissez son périmètre dans l'onglet Périmètre (voir Admins à accès limité et périmètres).
- Cliquez sur Enregistrer. Le changement s'applique immédiatement : au prochain chargement de page, le menu du membre reflète son nouveau niveau. Si le membre a encore des collaborateurs directs et que vous avez choisi Employé, l'enregistrement est refusé avec le message « cannot be set to employee while this user still manages other members ».
Pour plusieurs membres à la fois
- Allez dans Utilisateurs › Membres et cochez les membres concernés.
- Cliquez sur Gérer le niveau d'accès.
- Choisissez le nouveau Niveau d'accès (et le périmètre si vous choisissez Admin à accès limité), puis confirmez.
Vous pouvez aussi définir le niveau d'accès lors de la création d'un membre avec Ajouter un membre. Un membre créé sans niveau choisi est Employé.
Questions fréquentes
Un manager ne voit pas « Campagnes » dans Interview. Pourquoi ?
La création de campagnes nécessite le niveau Responsable créateur ou supérieur. Un simple Manager ne voit que Mes Interviews et Interviews d'Équipe. Passez-le au niveau Responsable créateur.
Je ne peux pas sélectionner « Employé » pour une personne.
Ce membre a encore des collaborateurs rattachés. Affectez-les d'abord à un autre manager, puis changez le niveau.
Un admin à accès limité peut-il nommer quelqu'un admin ?
Non. Seuls les admins peuvent modifier les niveaux d'accès et les périmètres.
Puis-je nommer quelqu'un Super admin ?
Non. Super admin est mis en place par OpenAleph et ne peut pas être attribué depuis l'application. Admin est le niveau le plus élevé que vous pouvez donner, et vous pouvez avoir autant d'admins que nécessaire.
J'ai changé un niveau mais la personne voit toujours l'ancien menu.
Demandez-lui de recharger la page. Si vos membres sont synchronisés depuis votre SIRH, le niveau d'accès peut être écrasé à la prochaine synchronisation quotidienne : modifiez-le plutôt dans le flux du SIRH.
Toujours bloqué ?
Notre équipe répond à toutes les questions. Dites-nous ce que vous cherchez à faire et nous vous guiderons. Contacter le support