Modules et licences
Les modules OpenAleph, leur activation pour votre entreprise, comment savoir ce qui est actif, ce que voient les utilisateurs quand un module est désactivé, et les visites guidées.
OpenAleph est composé de modules (Interview, Learn, Objectifs, etc.). Chaque entreprise dispose des modules prévus dans son contrat, sous forme de licences gérées par OpenAleph. Cette page présente chaque module, explique comment savoir lesquels votre entreprise possède et ce qui se passe lorsqu'un module n'est pas activé.
Les modules
| Module (nom dans le menu) | Ce qu'il couvre |
|---|---|
| Interview | Entretiens annuels, professionnels et one-to-one : campagnes, modèles, réponses |
| Learn | Formation : catalogue, modules et playlists, formations et (en option) plans de formation et budgets |
| Objectifs | Objectifs individuels et d'équipe, modèles d'objectifs, tableau de bord |
| OKRs | Plans OKR, objectifs et résultats clés |
| Feedback | Campagnes et modèles de feedback 360 |
| Compétences | Grille de compétences, campagnes d'évaluation des compétences, matrice |
| Sondage d'équipe | Sondages collaborateurs (engagement, pulse) |
| Sondage client | Sondages envoyés à vos propres clients ou sites |
| Work Time | Demandes de congés et d'absence, calendrier, planning |
| SWP | Planification stratégique des effectifs (marquée Bêta) |
Utilisateurs et Paramètres font partie de toutes les entreprises et sont toujours disponibles.
Learn : deux parties sous licence
Learn se divise en deux fonctionnalités activées séparément :
| Partie | Entrées de menu |
|---|---|
| Gestion de l'apprentissage | Mon apprentissage, Catalogue, Formations, Mon contenu |
| Gestion de la formation | Plans de formation (plans, organismes, dépenses et analyse budgétaire) |
Une entreprise peut avoir l'une ou les deux. Si seule la gestion de la formation est active, Learn n'affiche que Plans de formation (et seulement aux admins).
Comment les modules sont activés
- Les modules sont activés par OpenAleph selon votre contrat. Chaque licence a une date de début et de fin et peut se renouveler automatiquement.
- Les admins de l'entreprise ne peuvent pas activer ou désactiver les modules eux-mêmes. Pour ajouter ou retirer un module, ou vérifier un renouvellement, contactez votre interlocuteur OpenAleph ou le support (Aide & Support en bas du menu).
- Lorsqu'une licence prend fin sans être renouvelée, le module disparaît du menu. Les données ne sont pas supprimées.
Comment savoir quels modules sont actifs
Il n'existe pas d'écran dédié aux licences. Le plus simple est de regarder la section Apps du menu principal en tant qu'admin : elle liste tous les modules de votre entreprise. Les admins voient toutes les entrées de chaque module (campagnes, modèles, configuration) ; les autres niveaux en voient moins, voir Niveaux d'accès.
Ce que voient les utilisateurs quand un module n'est pas actif
- Le module est masqué dans la navigation, pour tout le monde.
- Ouvrir un lien vers ce module (par exemple depuis un ancien email) affiche la page Accès restreint : « Vous ne pouvez pas accéder à cette page pour le moment. Cela peut être dû à votre niveau d'accès ou au statut du contenu. Si vous pensez qu'il s'agit d'une erreur, contactez un Admin de votre entreprise. », avec un bouton Retour à l'accueil.
- Les visites guidées et notifications de ce module ne sont pas affichées.
La même page Accès restreint apparaît lorsque le module est actif mais que le niveau d'accès de la personne ne permet pas d'ouvrir la page. Pour distinguer les deux cas, vérifiez si le module apparaît dans votre propre menu d'admin.
Visites guidées
Certaines pages proposent une courte visite guidée : une série de bulles d'aide qui pointent sur des parties de l'écran et les expliquent.
- Une visite démarre automatiquement la première fois qu'un membre ouvre une page qui en possède une.
- Une fois terminée ou passée, elle ne réapparaît pas. Certaines visites sont obligatoires et ne peuvent pas être passées.
- Les visites s'adaptent au niveau d'accès : les admins peuvent voir des étapes supplémentaires sur les actions d'administration.
- Les visites ne s'affichent que pour les modules dont votre entreprise dispose.
- Les visites sont rédigées et maintenues par OpenAleph. Vous n'avez rien à configurer.
Application mobile
L'application mobile OpenAleph utilise le même compte et les mêmes niveaux d'accès. Elle ne liste que les modules actifs pour votre entreprise, et tous les modules ne sont pas disponibles sur mobile. Si aucun module n'est disponible, l'application mobile l'indique par un message « aucune application activée ».
Questions fréquentes
Un module que nous avons acheté n'apparaît pas dans le menu.
Rechargez la page. S'il manque toujours, la licence n'a peut-être pas encore commencé ou a expiré : contactez votre interlocuteur OpenAleph.
Puis-je masquer un module pour certains salariés seulement ?
Pas personne par personne. Ce que chacun voit dans un module dépend de son niveau d'accès (par exemple, campagnes et modèles ne sont visibles qu'à partir du niveau Responsable créateur).
Je vois « Plans de formation » mais pas le catalogue.
Votre entreprise dispose de la partie gestion de la formation de Learn mais pas de la partie gestion de l'apprentissage. Contactez votre interlocuteur pour la modifier.
Que deviennent nos données si un module est retiré ?
Elles restent dans OpenAleph mais ne sont plus accessibles dans l'interface. Si le module est réactivé, les données réapparaissent.
Toujours bloqué ?
Notre équipe répond à toutes les questions. Dites-nous ce que vous cherchez à faire et nous vous guiderons. Contacter le support