Planification stratégique des effectifs
La planification stratégique des effectifs (SWP) permet de fixer un effectif cible par unité, de le comparer à l'effectif actuel et de voir combien de personnes restent à recruter.
Qui peut le faireManagerAdmin
La Planification stratégique des effectifs (menu SWP, marqué Bêta) vous aide à définir votre organisation cible, à suivre la dotation de chaque partie de l'entreprise et à anticiper les postes à venir. Pour chaque unité de votre organisation (par exemple chaque département ou chaque lieu de travail), vous fixez un effectif cible. OpenAleph le compare aux personnes actuellement présentes dans cette unité et indique ce qui est pourvu et ce qui reste à recruter.
Avant de commencer
- Le module doit faire partie de l'offre de votre entreprise (voir Modules et licences). Si vous ne voyez pas SWP dans la section Apps du menu de navigation, le module n'est peut-être pas activé pour votre entreprise : adressez-vous à votre admin ou à votre interlocuteur OpenAleph.
- Le module est accessible aux managers et au-delà. Les employés ne le voient pas dans le menu ; s'ils ouvrent un lien SWP, ils arrivent sur la page Accès restreint. Voir Rôles et accès.
- Il s'appuie sur les attributs des personnes de votre entreprise (unités d'organisation et lieu de travail), paramétrés par les admins dans Paramètres › Attributs des personnes (voir Attributs des personnes), et sur les valeurs renseignées dans le profil de chaque employé (voir Profil employé).
Notions clés
| Terme | Signification |
|---|---|
| Configuration | Paramètre commun à toute l'entreprise, défini par un admin, qui choisit l'Unité organisationnelle principale et l'Unité secondaire. |
| Unité organisationnelle principale | Le niveau principal utilisé pour organiser la planification, par exemple « Département » ou Lieu de travail. OpenAleph crée un plan par valeur de cette unité (un plan par département, par exemple). |
| Unité secondaire | Le sous-niveau utilisé pour décomposer chaque plan, par exemple « Équipe » ou « Famille de métiers ». Les objectifs sont fixés par valeur de cette unité. |
| Plan | Le plan d'effectifs d'une valeur de l'unité principale (par exemple le département « Ventes »). Il a un statut, des objectifs et des membres. |
| Effectif cible | Le nombre de personnes souhaité dans chaque valeur de l'unité secondaire d'un plan. Leur somme donne l'objectif du plan (Total des postes, Ouverture de structure). |
| Pourvus | Le nombre d'employés actifs qui ont actuellement cette valeur d'unité dans leur profil. |
| À recruter | Objectif moins pourvus. Quand les pourvus dépassent l'objectif, l'unité est au-dessus de l'objectif / en Sureffectif. |
| Taux de couverture | Les pourvus en pourcentage de l'objectif. |
| Statut | Actif (le plan s'applique maintenant) ou À venir (le plan ouvre à une Date d'ouverture future). Un plan sans objectif est Non configuré. |
Remarque : Les membres sont comptés à partir des valeurs d'attributs des profils employés. Les employés désactivés ne sont jamais comptés. Si un chiffre semble faux, vérifiez les attributs dans les profils des employés.
Qui fait quoi
| Action | Manager, Responsable créateur, Admin à accès limité | Admin, Super admin |
|---|---|---|
| Ouvrir SWP et voir les plans | Uniquement les plans des unités auxquelles ils appartiennent eux-mêmes | Tous les plans de l'entreprise |
| Voir la vue d'ensemble et les membres d'un plan | Oui, pour leurs plans | Oui |
| Définir statut, date d'ouverture et objectifs (Modifier la structure) | Oui, pour leurs plans | Oui |
| Exporter les membres d'un plan | Oui, pour leurs plans | Oui |
| Configuration (choix des unités principale et secondaire) | Non | Oui |
| Exporter la planification des effectifs (tous les plans) | Non | Oui |
Déroulement type
- Un admin ouvre SWP et clique sur Configurez votre structure pour choisir les unités principale et secondaire (Configurer la planification).
- OpenAleph crée un plan par valeur de l'unité principale. Ils apparaissent sur le tableau de bord avec le statut Non configuré.
- Pour chaque plan, un admin ou un manager clique sur Configurer et définit le statut et l'effectif cible par unité secondaire (Définir les objectifs d'un plan).
- Chacun suit le tableau de bord (Le tableau de bord SWP) et le détail de chaque plan (Détail d'un plan).
- Si besoin, exportez un plan ou tous les plans vers Excel (Exporter la planification).
Pages de cette section
- Configurer la planification : choisir les unités principale et secondaire (admins).
- Le tableau de bord SWP : chiffres de l'entreprise, cartes des plans, recherche.
- Définir les objectifs d'un plan : statut, date d'ouverture et effectif cible par unité.
- Détail d'un plan : vue d'ensemble du recrutement, graphiques et liste des membres.
- Exporter la planification : exports Excel d'un plan ou de tous les plans.
Bon à savoir
- Scénarios : le module comporte une configuration en cours et un plan par valeur d'unité. Il n'y a pas de scénarios ni de comparaison de versions.
- Mobile : SWP est disponible dans l'application web (les pages s'adaptent aux petits écrans). Il n'est pas présent dans l'application mobile OpenAleph.
- Bêta : le module est en version bêta ; les écrans peuvent évoluer.
Configurer la planificationComment un admin choisit l'unité organisationnelle principale et l'unité secondaire qui structurent la planification stratégique des effectifs, et l'effet d'un changement.Le tableau de bord SWPLe tableau de bord de la planification stratégique des effectifs : chiffres de l'entreprise (postes, pourvus, à recruter, taux de couverture), cartes des plans, statuts et recherche.Définir les objectifs d'un planComment définir le statut, la date d'ouverture et l'effectif cible par unité secondaire d'un plan dans la planification stratégique des effectifs.Détail d'un planLa page de détail d'un plan d'effectifs dans SWP : statut, vue d'ensemble du recrutement avec graphiques, et liste des membres regroupés par unité secondaire.Exporter la planificationComment exporter vers Excel un plan d'effectifs (membres et recrutement) ou tous les plans depuis la planification stratégique des effectifs, et ce que contiennent les fichiers.
Toujours bloqué ?
Notre équipe répond à toutes les questions. Dites-nous ce que vous cherchez à faire et nous vous guiderons. Contacter le support