Premiers pas
Ce qu'est OpenAleph, ses modules, qui voit quoi, et par où commencer en tant qu'employé, manager ou admin.
Qui peut le faireEmployéManagerResponsable créateurAdmin à accès limitéAdminSuper admin
OpenAleph est une plateforme RH et talents. Elle réunit au même endroit tout ce qui aide les collaborateurs à progresser : entretiens, feedback 360, sondages, objectifs et OKR, compétences, e-learning, absences et planification des effectifs. Cette section couvre ce dont tout utilisateur a besoin avant d'entrer dans un module précis : se connecter, s'orienter dans l'interface, comprendre ce que permet son niveau d'accès et obtenir de l'aide.
Les modules
Chaque entreprise choisit les modules qu'elle utilise. Les modules souscrits par votre entreprise apparaissent dans le menu de gauche, dans la rubrique Apps. Si un module décrit ci-dessous n'apparaît pas dans votre menu, votre entreprise ne l'utilise probablement pas. Renseignez-vous auprès de votre admin.
| Module | Libellé du menu | À quoi il sert | Documentation |
|---|---|---|---|
| Utilisateurs | Utilisateurs | Organigramme, profils des collaborateurs, votre équipe, liste des membres et des utilisateurs externes. Toujours disponible. | Utilisateurs |
| Interview | Interview | Entretiens individuels (entretiens annuels, professionnels, points réguliers...) organisés en campagnes, avec modèles et cross reviews. | Entretiens |
| Feedback | Feedback | Campagnes de feedback 360 : des collègues donnent un feedback sur une personne (l'évalué). | Feedback |
| Sondages | Sondage d’équipe et Sondage client | Sondages envoyés aux collaborateurs (Sondage d’équipe) ou à vos propres clients (Sondage client). | Sondages |
| Objectifs | Objectifs | Objectifs individuels et d'équipe avec suivi de la progression. | Objectifs |
| OKRs | OKRs | Objectifs et résultats clés organisés en plans OKR. | OKR |
| Compétences | Compétences | Une grille de compétences, des évaluations de compétences et une matrice des compétences de l'entreprise. | Compétences |
| Learn | Learn | E-learning : modules, playlists, catalogue, formations et plans de formation. | Learn |
| Academy | (espace séparé) | Un portail de formation pour des personnes extérieures à votre entreprise (partenaires, clients, freelances) qui suivent vos formations. | Academy |
| Work Time | Work Time | Absences et congés : votre calendrier, le planning de l'équipe, les demandes d'absence et leur configuration. | Work Time |
| Planification des effectifs | SWP (marqué Bêta) | Planification stratégique des effectifs pour les managers et les admins. | Planification des effectifs |
| Administration | Paramètres, Utilisateurs › Membres | Paramètres de l'entreprise, membres, niveaux d'accès, champs de profil, clés API. Pour les admins. | Administration, Niveaux d'accès |
Notions clés
| Terme | Signification |
|---|---|
| Entreprise | L'espace OpenAleph de votre organisation. Tout ce que vous voyez (personnes, campagnes, contenus) appartient à votre entreprise. |
| Niveau d'accès | Votre rôle dans OpenAleph : Employé, Manager, Responsable créateur, Admin à accès limité, Admin ou Super admin. Il détermine les entrées de menu et les actions dont vous disposez. Voir Rôles et niveaux d'accès. |
| Manager | Dans OpenAleph, la personne indiquée comme votre manager sur votre profil. Votre manager voit vos entretiens, objectifs et formations dans ses vues d'équipe. |
| Espace de travail | Un espace dans lequel vous pouvez entrer après connexion : votre entreprise (accès interne) ou l'Academy d'une autre organisation (Accès externe). |
| Campagne | Une vague d'entretiens, de feedbacks, de sondages ou d'évaluations lancée auprès d'un groupe de personnes, avec une échéance. |
| Aleph AI | L'assistant IA intégré à certaines pages (synthèses, rédaction de contenu, chat de formation). Voir Assistant Aleph AI. |
Qui fait quoi
| Rôle | Usage typique |
|---|---|
| Employé | Remplit ses propres entretiens, feedbacks et sondages, suit ses formations, met à jour ses objectifs, pose ses absences, consulte ses collègues dans l'organigramme. |
| Manager | Tout ce que fait un employé, et suit son équipe : interviews d'équipe, objectifs de l'équipe, onglet Pour mon équipe de l'accueil, demandes d'absence à valider. |
| Responsable créateur | Un manager qui peut aussi créer du contenu : campagnes d'entretien, de feedback et de sondage, modèles, modules et formations Learn. |
| Admin à accès limité | Un administrateur limité à une population (par exemple un site ou un département). |
| Admin | Configure l'entreprise : membres, niveaux d'accès, paramètres, toutes les campagnes et tous les contenus. |
| Super admin | Le niveau le plus élevé, avec tous les droits d'un admin. Il est mis en place par OpenAleph et ne peut pas être attribué depuis l'application. |
Vos premiers pas
- Ouvrez l'email d'invitation reçu (« Invitation à rejoindre ... sur OpenAleph ») et cliquez sur le lien de connexion. Voir Se connecter à OpenAleph.
- Saisissez votre email professionnel. Lors de votre première connexion, OpenAleph vous envoie un mot de passe par email. Utilisez-le pour vous connecter.
- Changez ce mot de passe depuis votre profil si vous le souhaitez, et choisissez votre langue (anglais ou français). Voir Profil et préférences. Le contenu de votre profil (informations, entretiens, formations, objectifs) est décrit dans Votre profil et les profils des membres.
- Regardez la page d'accueil : Prochaines tâches ! liste ce que vous avez à faire maintenant (entretiens, formations, sondages). Voir Page d'accueil et navigation.
- Installez l'application mobile si vous voulez suivre vos formations, remplir vos entretiens et mettre à jour vos objectifs depuis votre téléphone. Voir Application mobile.
Pages de cette section
- Se connecter à OpenAleph : première connexion, mot de passe, connexion Google et Microsoft, mot de passe oublié, choix de l'espace de travail.
- Rôles et niveaux d'accès : ce que chaque niveau d'accès voit et peut faire, module par module.
- Page d'accueil et navigation : les sections de l'accueil, le menu latéral, la barre du haut.
- Profil et préférences : votre page de profil, photo, langue et mot de passe.
- Notifications et emails : quels emails et notifications OpenAleph envoie, et quand.
- Assistant Aleph AI : où l'IA est disponible et ce qu'elle sait faire.
- Application mobile : ce que vous pouvez faire sur iOS et Android, connexion, notifications push, liens des emails.
- Dépannage et aide : problèmes de connexion, modules manquants, pages d'accès refusé, contacter le support, confidentialité.
Parcours type
- Un admin crée votre compte (manuellement, par import ou via une synchronisation avec un SIRH) et vous envoie une invitation. Voir Ajouter et inviter des membres.
- Vous vous connectez et arrivez sur la page d'accueil, qui ne montre que les modules utilisés par votre entreprise.
- Lorsqu'une campagne est lancée (entretien annuel, feedback 360, sondage, formation), vous recevez un email et la tâche apparaît dans Prochaines tâches ! sur l'accueil et dans la page « Mes... » du module.
- Vous réalisez la tâche sur le web ou sur l'application mobile avant l'échéance. Selon le module et la campagne, des relances peuvent vous être envoyées par email.
- Les managers suivent la progression de leur équipe depuis l'onglet Pour mon équipe de l'accueil et depuis les pages d'équipe de chaque module.
Se connecter à OpenAlephSe connecter pour la première fois, avec email et mot de passe, Google ou Microsoft, réinitialiser un mot de passe oublié et choisir un espace de travail.Rôles et niveaux d'accèsLes six niveaux d'accès OpenAleph (Employé, Manager, Responsable créateur, Admin à accès limité, Admin, Super admin) et ce que chacun voit dans chaque module.Page d'accueil et navigationLa page d'accueil OpenAleph (Pour moi, Pour mon équipe, Prochaines tâches !, informations partagées), le menu latéral, la barre du haut et le bouton Aide & Support.Profil et préférencesOuvrir votre profil OpenAleph, changer votre photo, passer l'interface en anglais ou en français et changer votre mot de passe.Notifications et emailsLes emails et notifications envoyés par OpenAleph (compte, campagnes, relances, formations, objectifs, absences), leur langue et le fonctionnement des liens.Assistant Aleph AIOù Aleph AI est disponible dans OpenAleph (bouton Demander à AlephAI, synthèses, chat de campagne, contenus Learn, chat de formation, évaluations de compétences), qui peut l'utiliser et ses limites.Application mobileInstaller l'application OpenAleph sur iOS ou Android, se connecter, utiliser les onglets Accueil, Applications et Profil, recevoir les notifications push et ouvrir les liens des emails.Dépannage et aideRésoudre les problèmes courants d'OpenAleph (connexion impossible, module manquant, Accès restreint 403, page introuvable 404, mauvaise langue), contacter le support et consulter la politique de confidentialité.
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