Analyses et exports des plans de formation
Analysez les dépenses de formation sur tous les plans ou au sein d'un plan - par plan, session, prestataire, modalité, catégorie et attribut salarié - et exportez en PDF ou Excel.
Les analyses des plans de formation montrent où va le budget de formation et ce qu'il finance. Il existe deux niveaux : les analyses à l'échelle de l'entreprise, qui lisent tous les plans ensemble, et l'onglet Analytiques d'un plan donné. Les deux nécessitent la fonctionnalité TMS et sont réservés aux Admins et Super admins.
Comment les dépenses sont calculées
- Chaque session coûte son coût de session de formation (le coût réel s'il a été renseigné, sinon l'estimation de la formation) plus ses dépenses.
- Un montant Par participant est multiplié par le nombre de personnes inscrites.
- Le Coût total d'un plan est la somme de ses sessions. Son Coût par participant divise ce total par le nombre de personnes distinctes formées (une personne qui suit trois sessions compte une seule fois).
- Tout est calculé en direct : quand vous modifiez un coût, ajoutez une dépense ou inscrivez quelqu'un, les chiffres se mettent à jour.
Analyses à l'échelle de l'entreprise
Allez dans Learn › Plans de formation et cliquez sur Voir les analyses. La page Analyses des plans de formation (« Tous les plans de formation de l’entreprise réunis : où va le budget et ce qu’il finance. ») propose Retour aux plans de formation, Exporter en PDF et Exporter en Excel.
Filtres
- Période : Toutes les dates (par défaut), Le mois dernier, Le dernier trimestre, Le dernier semestre, L’année dernière ou Période personnalisée (Du / Au).
- Plan de formation : pour lire un seul plan (le sous-titre indique alors « ..., lu seul »).
- Filtres sur les participants : Participants, niveau d'accès, manager, niveau d'équipe, genre, date d'embauche, Fonction, Lieu de travail et les autres attributs des personnes de votre entreprise.
« Pour qu’un plan soit pris en compte, il doit : avoir au moins une session dans la période sélectionnée ; avoir au moins un participant correspondant aux critères choisis. »
Graphiques
| Graphique | Ce qu'il montre |
|---|---|
| Toutes les dépenses par attribut (en €) | Les dépenses réparties selon l'attribut salarié choisi dans Filtrer par (la fonction par défaut ; par ex. l'équipe ou le lieu). |
| Dépenses par plan de formation (en €) | « Comment le total de l’entreprise se répartit entre les plans qui ont un coût ». Les petits plans sont regroupés sous Autres plans de formation. |
| Coût de formation et dépenses par plan (en €) | « Ce que chaque plan a coûté, et ce qui a été enregistré en dépenses en plus ». |
| Coût par participant et par plan (en €) | « Ce qu’a coûté chaque participant dans chaque plan — un total ramené au nombre de personnes formées ». |
| Dépenses par statut de plan (en €) | « Quelle part du budget porte sur des plans en cours et quelle part est clôturée » (en cours, à venir, archivés...). |
| Dépenses par modalité de participation (en €) | « Ce que l’entreprise dépense pour ses sessions en ligne et en présentiel ». Les sessions sans modalité apparaissent sous Modalité non renseignée. |
| Dépenses par prestataire (en €) | « Ce que l’entreprise dépense auprès de chaque prestataire ayant animé ses sessions de formation ». |
| Dépenses par catégorie (en €) | « À quoi ont servi les dépenses enregistrées sur l’ensemble des plans, selon la catégorie qui leur est associée ». |
Agrandir le graphique ouvre un graphique dans une fenêtre plus grande, Détail du graphique, avec son propre filtre de période.
Analyses d'un plan
Ouvrez un plan et cliquez sur l'onglet Analytiques. Il dispose de ses propres boutons Exporter en PDF et Exporter en Excel et d'un sélecteur d'attribut Filtrer par. Les graphiques portent sur le plan :
- Dépenses par attribut (en €),
- Répartition des dépenses par session de formation (en €) : « Comment le total du plan se répartit entre les sessions de formation qui ont un coût » (les petites regroupées sous Autres sessions de formation),
- Coût de formation et dépenses par session (en €),
- Coût par participant et par session (en €) : « Ce qu’a coûté chaque participant, du plus élevé au plus faible »,
- Dépenses par modalité de participation (en €) : ce que le plan dépense pour ses sessions en ligne et sur site,
- Dépenses par catégorie (en €) : à quoi ont servi les dépenses enregistrées sur ce plan, selon leur catégorie,
- Dépenses par prestataire (en €) : ce que le plan dépense auprès de chaque prestataire.
Un nouveau plan affiche des messages comme « Aucune session de formation de ce plan n’a encore engendré de coût. » tant que ses sessions n'ont pas de coût.
Exporter en PDF ou Excel
- Réglez les filtres souhaités : l'export les respecte.
- Cliquez sur Exporter en PDF ou Exporter en Excel.
- « La génération de l’export est en cours. Vous pouvez fermer ce message. » Lorsqu'il est prêt : « Votre export sera automatiquement téléchargé dans quelques secondes. »
Le PDF contient les graphiques ; le fichier Excel contient les chiffres sous-jacents, pour aller plus loin dans l'analyse. L'export d'un plan couvre toujours le plan entier. Pour les autres exports disponibles dans OpenAleph, voir Exports et rapports.
Questions fréquentes
Un plan n'apparaît pas dans les analyses.
Il n'a aucune session dans la période sélectionnée, ou aucun de ses participants ne correspond aux filtres. Élargissez la période à Toutes les dates et effacez les filtres.
Les totaux incluent des sessions qui n'ont pas encore eu lieu.
Oui : les sessions à venir comptent avec leur coût renseigné ou estimé (« Le coût des sessions de formation à venir peut être estimé. »). Utilisez le filtre de période pour les exclure.
Les graphiques affichent « Aucun plan de formation de cette entreprise n’a encore engendré de coût. »
Aucune session n'a de coût ni de dépense. Renseignez les coûts sur la page de session.
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