Intégrations et synchronisation SIRH

Plutôt que de gérer les membres à la main, votre entreprise peut synchroniser OpenAleph avec son système d'information RH (SIRH). Le SIRH, ou un outil d'intégration entre les deux, envoie les données des membres à l'API partenaire d'OpenAleph ; OpenAleph les applique une fois par jour et produit un rapport de chaque exécution.

Les façons d'ajouter des membres

Voir Utilisateurs pour la création manuelle et l'import Excel.

Ce qui est synchronisé

Les valeurs qui n'existent pas encore dans OpenAleph (lieu de travail, fonction ou unité inconnus) sont refusées pour le membre concerné et signalées dans le rapport ETL. Créez-les d'abord, via l'API ou dans les Paramètres de l'entreprise.

Mettre en place la synchronisation

1. Préparez la structure dans OpenAleph : champs de profil, unités d'organisation, intitulés de poste et listes (Paramètres de l'entreprise, Attributs des personnes).
2. Créez une API key dans Company developer › Go to api keys et transmettez-la de façon sécurisée à la personne qui construit l'intégration (API keys et API publique).
3. Construisez l'intégration : elle lit les identifiants des champs via l'endpoint de schéma, envoie les listes, puis les membres (en général tous les membres actifs chaque jour).
4. Vérifiez le premier rapport dans Company developer › Go to ETL reports le lendemain du premier envoi, et corrigez les lignes refusées à la source.

L'exécution quotidienne

• Les données reçues via l'API sont mises en file d'attente puis traitées une fois par jour, à 2 h du matin (la page Jobs l'indique : « A cron job is set up to run every day at 2 a.m. To process data that has been received during the previous 24 hours. »). Les modifications ne sont pas visibles immédiatement.
• Envoyer plusieurs fois par jour le même membre ne pose pas de problème : les dernières données reçues l'emportent.
• Un membre simplement absent d'un envoi n'est pas considéré comme parti : envoyez-le avec le statut inactif pour le désactiver.

Rapports ETL

Allez dans Company developer › Go to ETL reports. La page Jobs liste chaque exécution avec son Job ID, sa date Créé le et un Report File à télécharger. Si rien n'a encore été exécuté, elle indique « No job has been executed yet ».

Le rapport Excel détaille chaque étape de l'exécution (lecture des données, préparation des membres, managers et valeurs de profil, puis enregistrement des membres, des valeurs de profil et des règles des admins à accès limité), avec des messages d'information et des erreurs pour chaque ligne. Utilisez-le pour trouver les membres refusés et la raison.

Ce qui change une fois la synchronisation active

Le premier envoi à l'API fait passer votre entreprise en mode synchronisé. Dès lors, le SIRH est la source de référence et, pour éviter les modifications contradictoires, OpenAleph bloque les modifications manuelles des membres :

• Ajouter un membre et Importer des membres sont masqués ; Exporter tous les membres apparaît à la place ;
• la modification des profils, les actions groupées Gérer le niveau d'accès, Gérer les attributs et Désactiver membres sélectionnés, ainsi que la restauration de membres sont indisponibles ;
• les désactivations proviennent du SIRH (membres envoyés comme inactifs).

Tout le reste fonctionne normalement : paramètres de l'entreprise, champs de profil, campagnes, formations.

Pour quitter le mode synchronisé (par exemple pour revenir à une gestion manuelle), contactez le support OpenAleph.

Questions fréquentes

Une modification faite dans le SIRH n'apparaît pas dans OpenAleph.

Attendez la prochaine exécution quotidienne, puis consultez le dernier rapport ETL pour vérifier s'il y a une erreur sur ce membre (valeur inconnue, champ obligatoire manquant, email déjà utilisé).

Pourquoi ne puis-je plus modifier les membres ?

Votre entreprise est en mode synchronisé. Modifiez les données dans votre SIRH.

L'équipe OpenAleph peut-elle mettre en place l'intégration pour nous ?

Contactez votre interlocuteur OpenAleph pour discuter du projet d'intégration.

Une nouvelle recrue devrait apparaître dans la population d'un admin à accès limité.

Cela se fait automatiquement si le nouveau membre correspond aux règles du périmètre (par exemple son lieu de travail), après l'exécution quotidienne.