Types d'absence et politiques
Configurez les types d'absence (avec ou sans solde, payé ou non, décompte des jours), créez les politiques d'acquisition et affectez-y les membres dans Work Time › Configuration.
Les types d'absence définissent ce que les employés peuvent demander (congés payés, RTT, arrêt maladie, congé sans solde...). Les types avec solde reçoivent une ou plusieurs politiques qui créditent automatiquement des jours aux membres qui y sont affectés. Tout se configure dans Work Time › Configuration › Types d’absence.
Avant de commencer
- Vous devez avoir le niveau d'accès Admin ou Super admin.
- Deux réglages d'un type d'absence ne peuvent plus être modifiés après sa création : la catégorie (Avec solde / Sans solde) et le Décompte des jours. Choisissez-les avec soin.
Ouvrir les types d'absence
- Dans le menu latéral, allez dans Work Time › Configuration. La page Paramètres affiche trois cartes : Types d’absence, Jours fériés et Calendriers d’entreprise.
- Sur la carte Types d’absence, cliquez sur Gérer les types d’absence.
- La page liste chaque type d'absence sous forme de panneau dépliable. Dépliez un panneau pour voir ses politiques.
Créer un type d'absence
- Cliquez sur Créer un type d’absence.
- Remplissez la fenêtre Créer un type d’absence. Par défaut, le type est Avec solde, Payé, décompté en Jours ouvrés et de couleur Bleu :
| Champ | Que saisir |
|---|---|
| Titre du type d’absence | Le nom vu par les employés, par exemple « Congés payés » ou « Arrêt maladie ». Obligatoire. |
| Couleur | Cliquez sur la couleur actuelle et choisissez Bleu, Vert, Vert clair, Turquoise, Violet, Rose, Rouge, Orange, Jaune ou Gris clair. |
| Catégorie | Avec solde (le type utilise un solde de jours crédité par des politiques, par exemple congés payés ou RTT) ou Sans solde (pas de solde, par exemple arrêt maladie ou congé exceptionnel). Non modifiable ensuite. |
| Payé / Non payé | Indique si l'absence est rémunérée. Modifiable ensuite. |
| Décompte des jours | Jours ouvrés (« Seuls les jours réellement travaillés dans l’entreprise comptent — en général du lundi au vendredi. »), Jours ouvrables (« Tous les jours comptent sauf les dimanches et jours fériés — samedis inclus. ») ou Jours calendaires (« Tous les jours comptent, week-ends et jours fériés inclus — utilisé pour les arrêts maladie et congés parentaux. »). La fenêtre précise « S’applique uniquement aux futures demandes et acquisitions. » ; une fois le type créé, le mode est verrouillé. |
- Cliquez sur Créer.
La suite dépend de la catégorie :
- Type Sans solde : il est immédiatement disponible pour tous les membres actifs, via Ajouter un autre type d’absence dans le formulaire de demande. Il n'a pas de politique à configurer : son panneau affiche une seule entrée attribuée à Tous les utilisateurs.
- Type Avec solde : les employés ne peuvent pas l'utiliser tant que vous n'avez pas créé une politique et affecté des membres.
Quel décompte choisir
| Mode | Usage typique | Exemple : absent du lundi au vendredi |
|---|---|---|
| Jours ouvrés | Congés payés décomptés en jours ouvrés, RTT. Suit le calendrier d'entreprise de chaque membre. | 5 jours |
| Jours ouvrables | Congés payés décomptés en jours ouvrables (30 jours par an selon le Code du travail). Le décompte court jusqu'à la veille de la reprise. | 6 jours |
| Jours calendaires | Arrêt maladie, congé maternité, paternité ou parental. | 5 jours, 7 du lundi au dimanche |
Les jours fériés ne sont jamais comptés en jours ouvrés et ouvrables, et toujours comptés en jours calendaires.
Modifier, désactiver ou supprimer un type d'absence
Ouvrez le menu à trois points à droite du panneau du type :
| Action | Effet |
|---|---|
| Modifier le type d’absence | Changer le titre, la couleur et Payé / Non payé. La catégorie et le décompte sont verrouillés. |
| Désactiver le type d’absence | « Ce type d’absence ne sera plus disponible pour les nouvelles demandes. » Les demandes et soldes existants sont conservés. Pour un type avec solde, vous devez d'abord arrêter toutes ses politiques : l'entrée affiche alors Désactiver le type d’absence (arrêtez d’abord toutes ses politiques) et est grisée. |
| Activer le type d’absence | Rend un type désactivé de nouveau disponible pour les nouvelles demandes. |
| Supprimer le type d’absence | « Ce type d’absence sera définitivement supprimé et ne pourra pas être récupéré. » Possible uniquement si le type n'a jamais été utilisé (aucune demande, aucun mouvement de solde). Sinon, désactivez-le. |
Créer une politique
Les politiques n'existent que pour les types Avec solde. Un type peut avoir plusieurs politiques, par exemple une par période de référence (« Congés payés 2025 - 2026 », « Congés payés 2026 - 2027 »), mais deux politiques actives d'un même type ne peuvent pas se chevaucher dans le temps.
- Dépliez le panneau du type avec solde et cliquez sur Créer une politique (ou Créer la première politique s'il n'en a aucune).
- Étape 1 – informations de la politique. Le type d'absence est présélectionné en haut (vous pouvez choisir un autre type avec solde) avec « Ce type d’absence est décompté en (unité). » La période est pré-remplie d'aujourd'hui au même jour de l'année suivante, la fréquence sur Mois et le moment du crédit sur Début de la période. Renseignez :
| Champ | Que saisir |
|---|---|
| Titre de la politique | Par exemple « Congés payés 2025 - 2026 ». Si le nom se termine par une année ou une plage d'années, cette période s'affiche sous le solde dans le calendrier de l'employé. |
| Taux d’acquisition | Nombre de jours crédités à chaque période, par pas de 0,5. Ne peut pas être 0. |
| Earning Frequency (libellé non traduit) | Mois ou Année. |
| Moment du crédit (« Quand le crédit doit-il être appliqué ? ») | Début de la période (le 1er du mois, ou le 1er janvier) ou Fin de la période (le dernier jour du mois, ou le 31 décembre). |
| Période : Date de début | Premier jour d'acquisition. |
| Période : Date de fin | Dernier jour d'acquisition. Plus aucun jour n'est crédité ensuite, mais le solde reste utilisable. |
| Valide jusqu’au (optionnel) | Date d'expiration du solde : après cette date, les jours restants sont perdus et la politique ne peut plus être utilisée dans les demandes. Les employés voient « À utiliser avant » et cette date. |
| Cette politique peut avoir un solde négatif | Cochez pour permettre de poser plus de jours que le solde (par exemple pour anticiper les acquisitions à venir). |
Si le taux est inférieur au minimum légal des congés payés pour le mode de décompte (2,08 jours ouvrés ou 2,5 jours ouvrables par mois, 25 ou 30 par an), un avertissement Vérifier le taux apparaît : « En dessous du minimum légal de congés payés de ... Assurez-vous que cette politique reste au moins aussi favorable. » Il s'agit d'un simple avertissement ; vous pouvez tout de même créer la politique.
- Cliquez sur Suivant. Étape 2 – membres : cochez les membres à affecter à la politique, à l'aide de la recherche et des filtres, ou sélectionnez tout. Cliquez sur Suivant.
- Étape 3 – dates d'affectation. Sous Assigné à, vous voyez les membres sélectionnés (par exemple « 3 utilisateurs »). Choisissez :
- Date de début : Date d'embauche (la date d'embauche de chaque membre, ou la date de début de la politique si elle n'est pas renseignée) ou Personnalisé (choisir une date) ;
- Date de fin : Départ (pas de date de fin : le membre reste sur la politique) ou Personnalisé (choisir une date).
- Cliquez sur Créer. « La politique a été créée avec succès. » confirme la création.
Important : Quand un membre est affecté avec une date de début passée, OpenAleph crédite immédiatement les jours qu'il aurait acquis depuis cette date, au prorata des jours travaillés sur la première période. Par exemple, avec 2,08 jours par mois depuis le 1er janvier et un membre embauché le 15 janvier, janvier est crédité en proportion des jours travaillés du 15 au 31 janvier.
Lire une politique
Chaque politique du panneau affiche son titre, une étiquette de statut (Actif ou Arrêtée) et, une fois dépliée, les Informations de la politique : date de début, date de fin (avec « Valide jusqu’au: » et la date d'expiration s'il y en a une), Moment du crédit, Taux d’acquisition (par exemple « 2.08/mois ») et les personnes affectées (Tous les utilisateurs, un nom, ou Plusieurs utilisateurs).
Gérer les personnes affectées à une politique
Ouvrez le menu à trois points de la politique :
- Ajouter des assignés : sélectionnez des membres qui ne sont pas encore sur la politique, puis choisissez leurs dates de début et de fin (étape 3 ci-dessus). Leurs jours au prorata sont crédités immédiatement.
- Gérer les assignés : sélectionnez des membres déjà affectés (le tableau affiche leur Date de début et Date de fin) et modifiez leur date de début ou de fin. Fixez une date de fin pour arrêter de créditer des jours à un membre qui change de contrat ou quitte l'entreprise. Modifier les dates recalcule les jours crédités.
Astuce : Lorsque vous créez un nouveau membre dans People, OpenAleph vous rappelle « Pensez à affecter ce membre à une politique d’absence. » avec un raccourci vers Types d’absence.
Modifier, arrêter ou supprimer une politique
| Action (menu de la politique) | Effet |
|---|---|
| Modifier la politique | Changer le Titre de la politique et la date d'expiration Valide jusqu’au (optionnel). Le taux, la fréquence, le moment du crédit et la période ne sont plus modifiables une fois la politique créée. |
| Arrêter la politique | « Êtes-vous sûr ? Cette politique sera définitivement arrêtée et ne pourra plus être activée. » Plus aucun jour n'est crédité. Les membres conservent leur solde restant et peuvent encore l'utiliser (jusqu'à la date Valide jusqu’au, le cas échéant). |
| Supprimer la politique | Proposé uniquement quand la politique n'a aucune personne affectée, et possible seulement si elle n'a jamais été utilisée. « This policy will be permanently deleted and can’t be recovered. » (message non traduit). |
Pour changer les règles à l'avenir (par exemple un nouveau taux l'an prochain), arrêtez ou terminez la politique en cours et créez-en une nouvelle qui démarre après.
Questions fréquentes
Un employé ne trouve pas le type d'absence dans son formulaire de demande.
Pour un type avec solde, vérifiez que l'employé est affecté à une politique active dont la période couvre les dates choisies (menu Gérer les assignés), et qu'il a un solde positif ou que la politique accepte un solde négatif. Pour un type sans solde, vérifiez qu'il est actif : l'employé l'ajoute avec Ajouter un autre type d’absence.
« Cannot create active rule that overlaps with existing active rules for the same leave type »
Deux politiques actives d'un même type ne peuvent pas couvrir les mêmes dates. Modifiez la période de la nouvelle politique, ou arrêtez d'abord l'autre.
Puis-je changer le décompte des jours d'un type existant ?
Non. Toutes les demandes et tous les soldes sont comptés avec le mode choisi à la création. Créez un nouveau type avec le bon mode, affectez-y les membres, et désactivez l'ancien une fois ses soldes consommés.
Comment donner des jours supplémentaires à une personne ?
Utilisez un ajustement manuel depuis le planning : voir Ajuster le solde d'un membre.
Quand exactement les jours sont-ils crédités ?
Chaque jour, OpenAleph vérifie les politiques : les politiques mensuelles créditent le 1er ou le dernier jour du mois, les annuelles le 1er janvier ou le 31 décembre, selon le Moment du crédit. Voir Soldes et exports.
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