Gérer une campagne Feedback 360
Suivre et gérer une campagne Feedback 360 en cours : rapport d'avancement, participants, rappels, responsables, date limite, co-pilotes, tags, exports, synthèse IA, relance et suppression.
Une fois la campagne lancée, son propriétaire, ses co-pilotes et les admins la suivent depuis Feedback › Campagnes. Cette page présente la liste des campagnes, la page d'une campagne et toutes les actions disponibles.
Avant de commencer
| Qui | Ce qu'il peut faire |
|---|---|
| Propriétaire de la campagne et co-pilotes ayant le rôle Responsable créateur ou plus | Tout ce qui est décrit sur cette page. |
| Admins | Tout, sur toutes les campagnes de l'entreprise. |
| Admins à accès limité | Tout, sur les campagnes créées par des personnes de leur périmètre. |
| Co-pilotes ayant le rôle Manager | Ouvrir la campagne et consulter ses données, sans la modifier. |
Les responsables suivent leurs propres personnes évaluées depuis le tableau de bord (voir Le tableau de bord Feedback).
La liste des campagnes
Allez dans Feedback › Campagnes (sous-titre Toutes vos campagnes en cours et à venir s’afficheront ici.). Vous ne voyez que les campagnes que vous pouvez gérer. Deux onglets :
| Onglet | Contenu |
|---|---|
| En cours | Les campagnes lancées dont la date de début est arrivée, y compris celles dont la date limite est passée. Colonnes : Titre, Participants, Complétion (part des évaluations envoyées), Date de début, Date limite, Tags. Cliquez sur une ligne pour ouvrir la campagne. |
| À venir | Les campagnes lancées avec une date de début future (programmées). Colonnes : Titre, Participants, Date de début, Date limite. Leurs lignes ne peuvent pas encore être ouvertes. |
Dans En cours, vous pouvez rechercher par titre, filtrer par Date de début, Total participants, Complétion, Créateur et Tags, et cocher des campagnes pour les exporter.
Le bouton « ... » en haut de la liste propose Voir les campagnes supprimées. Le bouton Nouvelle campagne lance l'assistant (voir Créer une campagne).
Menu d'une campagne en cours
| Action | Effet |
|---|---|
| Modifier la date limite | Choisissez une nouvelle date de fin et cliquez sur OK. Elle ne peut pas être antérieure à la date de début. |
| Relancer la campagne | Crée un nouveau brouillon avec les mêmes réglages, participants et assignations de modèles (sans les dates) et l'ouvre dans l'assistant. Impossible si vous avez déjà un autre brouillon. |
| Gérer les co-pilotes | Ajouter ou retirer des co-pilotes (voir ci-dessous). |
| Éditer les tags de la campagne | Ajouter, créer ou retirer des tags. |
| Envoyer un email aux participants | Envoie les e-mails d'invitation pour toute la campagne (voir « Invitations et rappels »). Masqué lorsque la complétion est à 100 %. |
| Supprimer la campagne | Place la campagne dans la corbeille. Masqué dans ce menu lorsque la complétion est à 100 % ; passez alors par la page de la campagne. |
Menu d'une campagne à venir
| Action | Effet |
|---|---|
| Modifier la période | Modifier les dates de début et de fin. Si vous choisissez aujourd'hui comme date de début, une confirmation vous est demandée (Lancez votre campagne aujoud'hui ?) : Démarrer maintenant lance la campagne immédiatement. |
| Supprimer la campagne | Supprime définitivement la campagne programmée (« Cette action est définitive. »). |
Important : Si vous démarrez une campagne à venir en avance avec Modifier la période, les e-mails d'invitation choisis au lancement ne sont pas envoyés automatiquement. Utilisez ensuite Envoyer un email d'invitation et Envoyer un email de rappel sur la page de la campagne.
La page de la campagne
Cliquez sur une campagne en cours. L'en-tête affiche le module (Feedback), le titre, un tag En cours (ou Supprimé) et sa période. La barre supérieure contient :
| Bouton | Usage |
|---|---|
| Co-pilote | Ouvrir Gérer les co-pilotes. |
| Exporter en .xlsx | Exporter cette campagne (voir « Exports »). |
| Plus | Modifier la date limite et Supprimer la campagne. |
Onglet Vue d'ensemble
Le Rapport d’avancement affiche le Taux de complétion, le nombre de Participants, les Évaluations en cours et les Évaluations soumises, ainsi qu'un graphique des évaluations par statut (« Aperçu de la complétion de votre campagne » : pas commencées, en cours, envoyées). Les auto-évaluations comptent ici comme des évaluations.
Le graphique Complétion des Feedbacks - Catégorie (Comparez la complétion par catégories) détaille la complétion selon un champ des fiches collaborateurs de votre entreprise, choisi dans Champ (la fonction par défaut, ou par exemple un champ département ou site). Les champs proviennent des Attributs des personnes.
Onglet Participants et réponses
Une ligne par personne évaluée : Participant, Modèle, Responsable et Réponses (évaluations envoyées / évaluateurs, auto-évaluation non comprise : « 0 / 0 » en gris tant qu'il n'y a pas d'évaluateur, en orange si partiel, en vert si complet). Cliquez sur une ligne pour ouvrir la page de feedback de la personne (voir Résultats et rapports).
Recherchez par nom et filtrez par Responsable, Complétion et Date limite. Cochez des lignes pour agir sur une sélection ; si aucune ligne n'est cochée, les actions de la barre d'outils s'appliquent à tous les participants.
Actions de la barre d'outils :
| Icône (info-bulle) | Effet |
|---|---|
| Ajouter un participant | Ouvre Ajouter un participant : renseignez Sur qui porte le feedback ?, Quel questionnaire ? (uniquement avec plusieurs modèles) et éventuellement Qui en est responsable ? (sinon la règle de la campagne s'applique), puis Ajouter. Les options de la campagne s'appliquent : auto-évaluation, évaluateurs automatiques. Ses évaluateurs et son responsable sont notifiés. |
| Envoyer des notifications | Envoyer un email d'invitation ou Envoyer un email de rappel à la sélection. |
| Changer le responsable | Choisir un nouveau responsable pour la sélection, puis Appliquer. |
| Supprimer (avec une sélection) | Retire les participants sélectionnés après confirmation (« Ces participants ne seront plus membres de cette campagne. »). |
Menu de ligne (« ... ») :
- Voir le profil du participant (nouvel onglet, voir Votre profil et les profils des membres) ;
- Gérer les évaluateurs (voir Choisir les évaluateurs) ;
- Modifier le responsable ;
- Envoyer un email d'invitation / Envoyer un email de rappel pour cette personne uniquement ;
- Retirer de la campagne, à confirmer dans L’utilisateur sera retiré de la campagne.
Important : Retirer un participant supprime toutes les évaluations le concernant, y compris les réponses envoyées. Cette action est irréversible.
Invitations et rappels
Il n'y a pas de rappels automatiques : c'est vous qui les envoyez, quand vous le souhaitez.
| Destinataires | |
|---|---|
| Envoyer un email d'invitation | Les responsables des personnes sélectionnées (« Vous êtes responsable de participants dans ... »), et les personnes évaluées elles-mêmes si elles peuvent choisir leurs évaluateurs (« Choisissez qui vous donnera du feedback dans ... »). |
| Envoyer un email de rappel | Les responsables dont des personnes évaluées n'ont encore aucun évaluateur (« Des évaluateurs restent à choisir dans ... »), et chaque évaluateur qui n'a pas encore envoyé ses réponses, auto-évaluations comprises (« Rappel : votre feedback pour ... »). Chaque personne reçoit un seul e-mail listant toutes les personnes concernées. |
Si tout le monde a déjà fait sa part, le message « Plus personne à qui écrire. » s'affiche et rien n'est envoyé. Le détail de chaque e-mail figure dans Notifications et e-mails.
Modifier la date limite
Sur la page de la campagne, cliquez sur Plus › Modifier la date limite, choisissez une date et confirmez. La nouvelle date s'affiche partout (tableaux de bord, e-mails envoyés ensuite). Elle ne peut pas être antérieure à la date de début.
Clôturer une campagne
Il n'y a pas de bouton « clôturer ». Une campagne est considérée comme terminée une fois sa date limite passée : elle reste dans l'onglet En cours avec ses résultats, et les évaluateurs qui n'ont pas répondu ne la voient plus dans Prochaines tâches ! sur la page d'accueil. Supprimez-la si elle doit disparaître complètement.
Co-pilotes
Les co-pilotes aident le propriétaire à piloter la campagne.
- Cliquez sur Co-pilote (page de la campagne) ou Gérer les co-pilotes (menu de la liste).
- Dans Gérer les co-pilotes, recherchez une personne dans Rechercher des co-pilotes et sélectionnez-la.
- Pour en retirer un, cliquez sur Supprimer à côté de son nom.
Un co-pilote voit la campagne dans sa liste Feedback › Campagnes. Les co-pilotes ayant le rôle responsable créateur ou plus peuvent la gérer entièrement ; les managers peuvent seulement la consulter.
Exports
- Cliquez sur Exporter en .xlsx sur la page de la campagne, ou cochez des campagnes dans l'onglet En cours et cliquez sur Exporter en .xlsx (sans sélection, toutes les campagnes correspondant à vos filtres sont exportées).
- Dans Exporter les données, choisissez le Type d’export :
- Progression (Suivre l’avancement de la campagne) : une feuille avec la campagne (dates, créateur et co-pilotes, participants, total des évaluations, % de complétion), et une ligne par évaluation avec la personne évaluée, l'évaluateur, le type (auto-évaluation ou pair), le responsable, les champs de la fiche de la personne évaluée, le statut et la date d'envoi ;
- Réponses (Se concentrer sur les réponses et les analyses) : la même chose, avec une colonne par question contenant chaque réponse envoyée et son commentaire.
- Cliquez sur Exporter. Le fichier (XLSX) est généré en arrière-plan ; il se télécharge automatiquement après quelques secondes et vous êtes notifié lorsqu'il est prêt.
Synthèse IA de la campagne
Sur la page de la campagne, cliquez sur Demander à AlephAI dans la barre de navigation supérieure. Dans le panneau Synthèse générée par IA, cliquez sur Générer la synthèse pour obtenir un résumé par IA de toutes les réponses envoyées dans la campagne, question par question, sans le nom des évaluateurs. Utilisez Copier, Télécharger le PDF ou, lorsque de nouvelles réponses sont arrivées, Régénérer la synthèse. Seules les personnes qui peuvent gérer la campagne peuvent la générer.
Supprimer, restaurer ou supprimer définitivement
- Sur la page de la campagne, cliquez sur Plus › Supprimer la campagne (ou utilisez le menu de la liste), puis confirmez avec Supprimer dans Supprimer la campagne ?. Le message indique que les campagnes supprimées sont conservées 30 jours.
- La campagne disparaît du tableau de bord de tout le monde et ses évaluations ne peuvent plus être remplies.
- Pour la récupérer, ouvrez Feedback › Campagnes, cliquez sur « ... » à côté de Nouvelle campagne, puis Voir les campagnes supprimées (listées avec leur date Supprimé le), et restaurez-la. Elle revient dans En cours (ou À venir si sa date de début n'est pas encore arrivée), avec toutes ses données (« La campagne a bien été restaurée. »). Vous pouvez aussi l'ouvrir depuis cette liste : elle affiche un tag Supprimé et est en lecture seule, avec les boutons Restaurer et Supprimer définitivement.
- Supprimer définitivement efface pour de bon la campagne, ses participants, ses évaluations et ses réponses.
Questions fréquentes
Je ne vois pas une campagne créée par un collègue.
Vous ne voyez que les campagnes dont vous êtes propriétaire ou co-pilote (les admins voient tout, les admins à accès limité voient celles créées par leur périmètre). Demandez au propriétaire de vous ajouter comme co-pilote.
Puis-je modifier « Les participants peuvent voir les réponses des évaluateurs » après le lancement ?
Non. Les options des participants sont figées au lancement. Pour un autre paramétrage, utilisez Relancer la campagne et modifiez les options dans le nouveau brouillon.
J'ai ajouté un participant, mais il n'a pas d'évaluateur.
Les évaluateurs automatiques ne sont attribués que si la campagne utilise Assigner les évaluateurs aléatoirement, et uniquement parmi les pairs, le manager et l'équipe de la personne. Sinon, son responsable doit les choisir.
Pourquoi la complétion n'est-elle pas à 100 % alors que tous les évaluateurs ont répondu ?
Les auto-évaluations comptent : vérifiez que chaque personne évaluée a bien envoyé la sienne.
L'export ne s'est pas téléchargé.
Les exports sont préparés en arrière-plan. Attendez la notification indiquant que l'export est prêt et téléchargez-le depuis celle-ci.
Toujours bloqué ?
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