Demander une absence

Vous demandez une absence depuis Work Time › Mon calendrier. La demande est envoyée à votre manager pour validation, et les jours ne sont déduits de votre solde qu'une fois la demande approuvée.

Avant de commencer

• Vous devez avoir accès au module Work Time.
• Pour utiliser un type avec solde (par exemple congés payés ou RTT), vous devez être affecté à l'une de ses politiques. Les types sans solde (par exemple l'arrêt maladie) sont accessibles à tous.
• Vérifiez votre solde sur la carte Solde de congés de Mon calendrier.

Envoyer une demande

1. Allez dans Work Time › Mon calendrier et cliquez sur Demander une absence. Vous pouvez aussi sélectionner les jours directement sur le calendrier en vue Mois (appuyez sur la première demi-journée et faites glisser jusqu'à la dernière).
2. La fenêtre Demande d'absence s'ouvre.
3. Dans la liste Durée, choisissez Jour unique (par défaut) ou Jours multiples.
4. Choisissez les dates dans les calendriers (ils s'ouvrent sur la date du jour) :
   • Jour unique : choisissez la Date de l’absence, puis Journée entière, Matin ou Après-midi.
   • Jours multiples : choisissez la Date de début puis Journée entière ou Après-midi (vous partez à midi le premier jour). Choisissez ensuite la Date de fin puis Journée entière ou Matin (vous revenez à midi le dernier jour). Vérifiez ce dernier choix : la date de fin peut être présélectionnée sur Matin, ce qui ne compte que la moitié du dernier jour.
5. Le bloc Solde de congés se met à jour automatiquement. Il liste les politiques utilisables pour ces dates, avec les jours restants sur chacune (« X jours ouvrés restants », jours crédités d'ici votre absence compris) et, si la politique expire, « À utiliser avant » et la date. OpenAleph pré-remplit le nombre de jours pris sur chaque politique (voir Répartition des jours). Ajustez les nombres si besoin, par pas de 0,5 jour.
6. Pour utiliser un type sans solde (par exemple arrêt maladie), cliquez sur Ajouter un autre type d’absence, choisissez-le dans la liste puis indiquez le nombre de jours.
7. Vérifiez la ligne Nombre total de jours : elle affiche « alloués / requis ». Les deux nombres doivent être égaux ; le nombre alloué passe en rouge s'ils diffèrent.
8. Sous « Qui est votre contact de référence pendant votre absence ? », choisissez votre Contact de référence, la personne à contacter pendant votre absence. Il est obligatoire et vaut par défaut votre manager ; si aucun manager n'est renseigné pour vous dans OpenAleph, le champ est vide et vous choisissez vous-même une personne.
9. Facultatif : cliquez sur Ajouter une description pour écrire un message (400 caractères maximum) à votre manager.
10. Facultatif : cliquez sur Ajouter une pièce jointe pour joindre un justificatif (JPG, JPEG, PNG ou PDF), par exemple un arrêt de travail. L'icône en forme d'œil permet de le prévisualiser, la corbeille de le retirer.
11. Cliquez sur Suivant. Le Récapitulatif de la demande affiche Demandé par, le Contact de référence, les dates de début et de fin avec leur demi-journée, le nombre de jours, les jours pris sur chaque politique, la Description complémentaire et la pièce jointe (« Aucun fichier joint. » s'il n'y en a pas).
12. Cliquez sur Envoyer, ou sur Retour pour modifier quelque chose.

Le message « La demande a été envoyée avec succès. » confirme l'envoi. La demande apparaît hachurée sur votre calendrier (En attente d’approbation) et dans Historique et demandes avec le statut En attente.

Et ensuite ?

• Votre manager direct reçoit un e-mail (« Demande d'absence en attente ») et une notification avec un lien vers la demande. Si aucun manager n'est renseigné pour vous dans OpenAleph, personne n'est prévenu automatiquement : informez votre admin RH (le manager se renseigne sur le profil, voir Modifier et désactiver des utilisateurs). Votre contact de référence n'est pas prévenu d'une nouvelle demande.
• Votre manager accepte ou refuse la demande dans Work Time › Demandes, avec un message s'il le souhaite.
• Vous recevez un e-mail et une notification quand la demande est Approuvée, Refusée ou Annulée. Le message du manager éventuel figure dans l'e-mail et dans le récapitulatif, sous Message du manager.
• Une fois la demande approuvée, les jours sont déduits des soldes concernés.

Comment les jours sont comptés

Le nombre de jours requis dépend du Décompte des jours du type d'absence :

En jours ouvrables, la fenêtre affiche une note indiquant le jour supplémentaire, par exemple « Le (date) est aussi décompté — en jours ouvrables, le congé court jusqu’à la veille de la reprise du travail. »

Si les politiques disponibles pour vos dates utilisent des modes de décompte différents, un sélecteur Mode de décompte apparaît dans le bloc Solde de congés. Une même demande ne peut utiliser que des politiques du même mode de décompte.

Répartition des jours

Quand vous choisissez vos dates, OpenAleph propose une répartition des jours requis entre vos politiques avec solde :

• les politiques qui expirent le plus tôt sont utilisées en premier, pour que vous ne perdiez pas de jours ;
• les jours qui seront crédités avant la fin de votre absence sont pris en compte ;
• les jours sont alloués par demi-journées uniquement (un solde de 2,9 jours propose 2,5 jours) ;
• une politique qui accepte un solde négatif n'est utilisée en dessous de zéro qu'une fois tous vos autres soldes épuisés.

Vous pouvez modifier les nombres proposés. Un nombre passe en rouge avec « Nombre de jours maximum atteint » s'il dépasse ce que la politique permet.

Annuler une demande

Vous pouvez annuler votre propre demande tant qu'elle est En attente :

1. Dans Mon calendrier, cliquez sur l'absence dans le calendrier, ou ouvrez l'onglet Historique et demandes et cliquez sur l'icône d'information de la demande. Le Récapitulatif de la demande d’absence s'ouvre.
2. Cliquez sur Annuler la demande.
3. Confirmez avec Supprimer la demande dans la fenêtre Supprimer la demande en attente ? (« Êtes-vous sûr de vouloir supprimer cette demande en attente ? Cette action est irréversible. »).

Un message confirme l'annulation. La demande passe au statut Annulée et reste dans votre historique. Votre manager et votre contact de référence reçoivent un e-mail et une notification d'annulation.

Une fois la demande Approuvée, vous ne pouvez plus l'annuler vous-même : demandez à votre manager ou à un admin, qui peut l'annuler depuis Work Time › Demandes. Les jours sont alors recrédités sur votre solde.

Modifier une demande

Les dates et les jours d'une demande envoyée ne peuvent pas être modifiés. Pour les changer, annulez la demande en attente et envoyez-en une nouvelle. Vous pouvez en revanche ajouter une pièce jointe après coup si la demande n'en a pas : ouvrez le récapitulatif et cliquez sur Ajouter une pièce jointe.

Questions fréquentes

« Le nombre de jours sélectionnés ne correspond pas à la période demandée. »

Les jours alloués dans le bloc Solde de congés ne correspondent pas au total requis. Ajustez les nombres jusqu'à ce que Nombre total de jours affiche la même valeur des deux côtés, ou ajoutez un autre type d'absence.

« Vous n’avez aucune politique d’absence disponible pour ces dates. »

Vous n'êtes affecté à aucune politique avec solde couvrant ces dates, ou vos soldes sont vides. Vous pouvez tout de même ajouter un type sans solde avec Ajouter un autre type d’absence s'il en existe un. Sinon, contactez votre admin RH.

« Solde insuffisant pour cette demande de congé. »

L'une des politiques n'a pas assez de jours pour la quantité saisie. Réduisez les jours sur cette politique et reportez le reste sur une autre.

« Cette demande d’absence chevauche une demande existante. »

Vous avez déjà une absence en attente ou approuvée sur au moins une des demi-journées choisies. Vérifiez votre calendrier ; vous pouvez poser l'autre moitié d'une journée si seul le matin ou l'après-midi est déjà pris.

Puis-je demander une absence dans le passé ?

Oui, les dates ne sont pas limitées. La demande suit le circuit de validation habituel.

Ma demande affiche 2,5 jours au lieu de 3.

En Jours multiples, vérifiez la demi-journée de la Date de fin : Matin (qui peut être présélectionné) signifie que vous revenez à midi. Choisissez Journée entière pour inclure tout le dernier jour.

Puis-je demander un congé depuis mon téléphone ?

Oui, avec l'application mobile OpenAleph. Voir Notifications et application mobile.