Ajouter des absences pour d'autres et ajuster les soldes

Depuis Work Time › Planning, les admins peuvent enregistrer des absences pour d'autres membres (par exemple un arrêt maladie signalé par téléphone, ou un pont imposé à tous) et corriger le solde de congés d'un membre.

Avant de commencer

• Vous devez avoir le niveau d'accès Admin ou Super admin. Les managers et admins à accès limité ne peuvent pas ajouter d'absences pour d'autres.
• Pour un type avec solde, le membre doit être affecté à l'une de ses politiques.

Ajouter une absence pour un membre

1. Allez dans Work Time › Planning et trouvez le membre (avec Rechercher ou les filtres).
2. Sur la ligne du membre, appuyez sur le premier jour de l'absence et faites glisser jusqu'au dernier, puis relâchez. Vous pouvez sélectionner des demi-journées quand le calendrier du membre en comporte.
3. La fenêtre Ajouter une absence (pour un autre utilisateur) s'ouvre, avec le membre en haut et les dates pré-remplies. Ajustez si besoin la Durée (Jour unique ou Jours multiples), les dates et les demi-journées.
4. Dans le bloc Solde de congés, vérifiez la répartition des jours entre les politiques du membre. Ajustez les nombres, ou cliquez sur Ajouter un autre type d’absence pour utiliser un type sans solde (par exemple arrêt maladie). Le Nombre total de jours doit correspondre.
5. Choisissez le Contact de référence (par défaut, le manager du membre) et cliquez si besoin sur Ajouter une description.
6. Cliquez sur Suivant, vérifiez le Récapitulatif de la demande, puis cliquez sur Envoyer.

Le membre reçoit un e-mail (« Congé obligatoire ») et une notification l'informant qu'une absence a été planifiée pour lui. L'absence est créée comme une demande En attente : elle apparaît hachurée dans le planning et dans Work Time › Demandes, où elle doit être acceptée comme toute autre demande avant que les jours soient déduits du solde. Vous pouvez l'accepter tout de suite depuis le planning en cliquant sur la barre puis sur Accepter.

Ajouter une absence pour plusieurs membres

Utilisez cette fonction pour imposer la même absence à un groupe, par exemple un jour de fermeture de l'entreprise lors d'un pont.

1. Allez dans Work Time › Planning et cliquez sur Ajouter des absences en haut à droite. La fenêtre Ajouter une absence (pour un autre utilisateur) s'ouvre.
2. Étape 1 – détails : choisissez la Durée (Jour unique ou Jours multiples), les dates et les demi-journées (Journée entière, Matin ou Après-midi pour un jour unique ; Journée entière ou Après-midi pour le premier jour et Journée entière ou Matin pour le dernier), puis la Politique à utiliser (la liste propose les politiques des types avec solde et les types sans solde). Cliquez si besoin sur Ajouter une description. Cliquez sur Suivant.
3. Étape 2 – personnes : « Ici, vous pouvez sélectionner l’utilisateur à qui vous souhaitez appliquer l’absence. » Le tableau liste les membres pouvant recevoir cette politique (ceux qui y sont affectés pour un type avec solde, tous les membres actifs pour un type sans solde), sauf les personnes qui ont déjà une absence sur ces dates. La colonne Days/balance indique le coût de l'absence pour chaque personne et son solde. Recherchez, filtrez et cochez les membres, ou sélectionnez tout. Cliquez sur Continuer.
4. Étape 3 – récapitulatif (Récapitulatif de la demande) : vérifiez Demandé pour (par exemple « 1 membre »), la Durée, la Politique et la description, puis cliquez sur Ajouter.

Les absences sont créées directement approuvées : les jours sont déduits immédiatement et les membres ne peuvent pas les annuler eux-mêmes. Chaque membre reçoit un e-mail « Congé obligatoire » et une notification. Le message « Absence ajoutée pour les membres sélectionnés. Ils seront notifiés par e-mail. » confirme l'opération.

Si certains membres n'avaient aucun jour travaillé à compter sur la période (par exemple à cause de leur calendrier), ils sont ignorés et un message en indique le nombre : « (nombre) membre(s) ont été ignoré(s) : leur période ne comportait aucun jour travaillé à comptabiliser. »

Pour retirer une absence imposée, annulez-la depuis l'onglet Approuvée de Work Time › Demandes : les jours sont recrédités.

Voir les soldes d'un membre

1. Dans Work Time › Planning, cliquez sur le nom du membre dans la colonne de gauche.
2. La fenêtre Solde de congés s'ouvre, avec le membre en haut et une carte par politique affichant Solde actuel, Jour posé, À acquérir et Solde estimé.
3. Utilisez Avant pour estimer le solde à la fin d'un mois futur (jusqu'à 12 mois).
4. Cliquez sur l'icône d'historique d'une carte pour exporter l'historique du solde de cette politique (voir Soldes et exports).

Ajuster le solde d'un membre

Un ajustement manuel sert à ajouter des jours (par exemple des jours d'ancienneté ou une reprise de solde depuis un ancien outil) ou à en retirer (par exemple pour corriger une erreur).

1. Ouvrez la fenêtre Solde de congés du membre comme décrit ci-dessus.
2. Cliquez sur l'icône de modification (« Ajuster le solde de cet utilisateur pour cette politique ») de la carte.
3. L'étape Ajuster le solde s'ouvre. Vérifiez ou changez la Politique sous Choisir la politique.
4. Saisissez le Montant, dans l'unité de décompte de la politique, par pas de 0,5. Un nombre positif ajoute des jours, un nombre négatif en retire.
5. Choisissez la Date d’effet de l'ajustement.
6. Facultatif : cliquez sur Ajouter une description pour justifier l'ajustement (400 caractères maximum).
7. Cliquez sur Enregistrer. La fenêtre Appliquer cette mise à jour du solde ? résume la modification, par exemple « Cela ajustera « Congés payés » de 2 jours ouvrés pour Jane Doe, à effet du (date). Cette action est irréversible. » Si le solde devient négatif, un avertissement indique le solde résultant.
8. Cliquez sur Confirmer.

Le membre reçoit un e-mail (« Solde d'absences mis à jour ») et une notification avec la politique, le montant et la date d'effet.

Questions fréquentes

Le membre n'apparaît pas à l'étape des personnes.

Pour un type avec solde, seuls les membres affectés à la politique choisie sont listés : ajoutez-les à la politique au préalable. Les membres ayant déjà une absence en attente ou approuvée sur la période sont également exclus.

« Ce membre n’a aucune politique d’absence disponible pour ces dates. »

Le membre n'est affecté à aucune politique avec solde couvrant ces dates. Utilisez Ajouter un autre type d’absence pour un type sans solde, ou affectez-le à une politique.

Un manager peut-il ajouter une absence pour un membre de son équipe ?

Non. Seuls les admins et super admins peuvent créer des absences pour d'autres. Le manager peut s'adresser à son admin, ou demander au collaborateur d'envoyer la demande.

Le membre est-il prévenu quand j'ajuste son solde ?

Oui, par e-mail et par notification.