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Importer des membres depuis un fichier

Créez, mettez à jour ou désactivez de nombreux membres OpenAleph d'un coup avec le modèle d'import Excel, ses colonnes, les valeurs acceptées et les messages d'erreur.

Qui peut le faireAdminSuper admin

L'import permet aux admins de créer, mettre à jour et désactiver de nombreux membres à la fois depuis un fichier Excel (.xlsx), y compris leur manager et tous leurs attributs (fonction, date d'embauche, département, lieu de travail...). C'est le moyen le plus rapide de mettre en place OpenAleph ou d'appliquer un lot de changements RH.

Avant de commencer

Droits d'accès : l'import est réservé aux Admins et Super admins. Les Admins à accès limité voient le bouton Importer des membres, mais l'envoi d'un fichier mène à la page Accès restreint.

  • Seul le format .xlsx est accepté (ni .csv, ni .xls).
  • Si les membres de votre entreprise sont synchronisés depuis un SIRH, l'import n'est pas disponible : votre SIRH fait référence (voir Intégrations).
  • Configurez d'abord vos attributs des personnes (sections, champs, options, unités d'organisation) : le modèle est généré à partir d'eux. Voir Attributs des personnes.

Étape 1 : télécharger le modèle

  1. Allez dans Entreprise › Utilisateurs › Membres.
  2. Cliquez sur Importer des membres. La fenêtre Importer des utilisateurs s'ouvre.
  3. Sous « Vous n'avez pas de fichier ? », cliquez sur Télécharger le modèle.

Le modèle est construit pour votre entreprise et reflète toujours votre configuration actuelle. Il contient trois onglets :

Onglet Contenu
Users L'onglet à remplir : une ligne par membre. La première ligne (masquée) contient les noms techniques des colonnes lus par l'import ; la deuxième ligne affiche des libellés lisibles. Remplissez à partir de la troisième ligne.
Help Une ligne par colonne, avec son nom technique, son libellé, son type, son caractère obligatoire, le format attendu, les valeurs acceptées et un exemple.
Lists Toutes les valeurs acceptées pour les champs de type liste, unité d'organisation, pays et langue, avec leur libellé et leur nom technique.

Important : ne renommez, ne déplacez et ne supprimez pas la première ligne masquée : l'import y lit les noms techniques des colonnes.

Étape 2 : remplir le fichier

Colonnes du membre

Colonne Obligatoire Format et valeurs acceptées Exemple
company_uid Oui Votre identifiant unique du membre. Indiquez #N/A pour désactiver le membre (voir ci-dessous). EMP-0001
firstname Oui Texte Jane
lastname Oui Texte Doe
email Oui Une adresse email valide et unique jane.doe@example.com
status Oui active ou inactive active
manager_company_uid Colonne obligatoire, valeur facultative Le company_uid du manager du membre. Le manager peut être un membre existant ou une autre ligne du même fichier. EMP-0002
access_level Oui employee, manager, manager_creator ou admin employee
birth_date Non Date au format AAAA-MM-JJ, pas dans le futur 1992-04-12
gender Non male, female ou prefer_not_to_say (Homme, Femme, H, F, M et leurs équivalents anglais sont aussi compris) female

Colonnes des attributs des personnes

Après ces colonnes, le modèle comporte une colonne par attribut actif de votre entreprise (date d'embauche, fonction, lieu de travail, type de contrat, niveau, département, email personnel...). L'onglet Help donne le format exact de chacune :

Type de champ Valeur attendue
Texte, email, URL, nombre La valeur telle quelle
Date AAAA-MM-JJ
Interrupteur (oui/non) true ou false
Liste Le libellé de l'option tel qu'affiché dans OpenAleph, ou son nom technique (OPTION_...) indiqué dans Lists
Liste à choix multiples Plusieurs valeurs entre guillemets, séparées par des virgules, par exemple "French","English"
Unité d'organisation (département, site...) Le nom de l'unité, ou son nom technique (NODE_...)
Fonction Le libellé de la fonction, ou son nom technique (JOB_...)
Personne (par exemple Référence HR) Le company_uid de cette personne
Pays / langue Le code du pays ou de la langue indiqué dans Lists (par exemple fr, en)
Numéro de téléphone {"code":"+33","value":"0612345678"}
Fichier Non pris en charge par l'import : laissez vide ou supprimez la colonne

Important : une cellule vide dans une colonne d'attribut efface la valeur existante du membre. Si vous ne voulez pas modifier un attribut, supprimez toute sa colonne du fichier. Les colonnes supprimées sont simplement ignorées.

Traitement des lignes

Votre ligne Ce que fait l'import
company_uid inconnu dans OpenAleph Crée un nouveau membre.
company_uid correspondant à un membre existant Met à jour ce membre avec les valeurs de la ligne. Le company_uid lui-même n'est pas modifié.
company_uid égal à #N/A Retrouve le membre par son email et le désactive (même effet qu'une désactivation manuelle).
Ligne vide Ignorée.
  • Le manager est affecté une fois toutes les lignes traitées : un manager peut donc figurer n'importe où dans le fichier.
  • Si la personne indiquée comme manager a le niveau Employé, l'import la passe automatiquement au niveau Manager.
  • Si manager_company_uid est vide, le manager actuel du membre est conservé.

Étape 3 : charger et vérifier le fichier

  1. Dans la fenêtre Importer des utilisateurs, glissez-déposez votre fichier ou cliquez sur Télécharger un fichier.
  2. OpenAleph analyse le fichier (« Analyse du fichier... »). Rien n'est modifié à ce stade.
  3. Deux résultats possibles :
    • Votre fichier contient des erreurs : chaque erreur est listée avec son titre, son numéro de ligne (« Sur la ligne 3 ») et une indication, par exemple User access level is incorrect avec la liste des valeurs acceptées (employee, manager, manager_creator et admin). Les numéros correspondent aux lignes Excel (votre premier membre est sur la ligne 3). Certains messages d'erreur s'affichent en anglais. Corrigez-les dans Excel, puis cliquez sur Télécharger un autre fichier.
    • Le fichier est prêt à être importé / « Aucune erreur détectée. » : le bloc Modifications résume ce qui va se passer, pour les Users (créés, modifiés, supprimés) pour les Metadata values (valeurs d'attributs affectées ou effacées, et erreurs) et pour le Template (erreurs).

Erreurs fréquentes

Certains messages d'erreur peuvent s'afficher en anglais.

Erreur Comment la corriger
En-têtes manquants (Missing headers) Une des colonnes du membre manque. Téléchargez un modèle neuf.
Attribut inconnu (Unknown metadata field) Une colonne ne correspond à aucun attribut actif (renommé, supprimé ou saisi à la main). Utilisez un modèle neuf.
En-tête en double La même colonne apparaît deux fois.
company_uid manquant (Missing company_uid) Chaque ligne doit avoir un company_uid (ou #N/A pour désactiver).
UID ou email en double (duplicate found) Deux lignes partagent le même company_uid ou le même email. Gardez-en une.
Conflit d'email (Email conflict) L'email appartient déjà à un membre avec un autre company_uid. Utilisez le company_uid existant.
Email invalide, ou email, prénom ou nom manquant Complétez ou corrigez la cellule.
Niveau d'accès incorrect Utilisez employee, manager, manager_creator ou admin.
Statut invalide Utilisez active ou inactive.
Le manager_company_uid ne correspond à aucun utilisateur Le company_uid du manager n'existe ni dans OpenAleph ni dans le fichier.
L'utilisateur ne peut pas être son propre manager manager_company_uid est identique au company_uid du membre.
Date de naissance invalide ou dans le futur / sexe invalide Corrigez la valeur.
Option introuvable ou ambiguë (not found / Ambiguous option label) La valeur ne correspond à aucune option (ou à plusieurs) : utilisez le nom technique de l'onglet Lists.
« Uniquement le format .xlsx est accepté. » Enregistrez le fichier au format classeur Excel (.xlsx).

Étape 4 : importer

  1. Cochez la case Envoyer des e-mails d'invitation à tous les nouveaux utilisateurs si vous voulez que les membres créés reçoivent immédiatement leur invitation. Laissez la case décochée pour les inviter plus tard depuis la liste des membres. (Annuler ferme la fenêtre sans importer.)
  2. Cliquez sur Import file and apply changes (ce bouton n'est pas encore traduit).
  3. Un indicateur de progression montre l'import des utilisateurs, des valeurs d'attributs et du modèle. Arrivé à 100 %, cliquez sur Voir les détails pour voir les listes des membres créés, mis à jour et supprimés, et les erreurs éventuelles (attributs, modèle, import), ou sur Terminer pour fermer et rafraîchir la liste.

Si une seule ligne échoue pendant l'import (par exemple à cause d'une valeur inattendue), seule cette ligne est ignorée et signalée avec son numéro ; les autres lignes sont importées.

Remarque : si vous fermez la fenêtre pendant l'analyse ou avant l'import, OpenAleph demande confirmation (« Si vous quitter, vous devrez recommencer l'import entièrement. »). Quitter l'import annule sans rien modifier.

Après l'import

  • Chaque modification est enregistrée dans l'historique du profil de chaque membre, avec la source Import et votre nom.
  • Les nouveaux managers reçoivent l'email « Nouveau membre assigné à votre équipe » pour chaque membre qui leur est rattaché.
  • Les membres créés sans invitation ont le statut Non invité. Invitez-les depuis la liste des membres (voir Ajouter et inviter des membres).

Questions fréquentes

Puis-je réimporter le fichier obtenu avec Exporter tous les membres ?

L'export utilise les mêmes identifiants (company_uid, manager_company_uid), mais ses colonnes diffèrent du modèle (par exemple manager_email, hire_date). Le plus sûr est de télécharger le modèle et d'y copier vos données.

Je veux seulement mettre à jour un attribut pour tout le monde.

Gardez les colonnes du membre et uniquement la colonne d'attribut à modifier, supprimez les autres. Ou utilisez l'action groupée Gérer les attributs de la page Membres.

Puis-je attribuer le niveau Admin à accès limité ou Super admin par import ?

Le niveau Super admin est refusé par l'import. Un admin à accès limité a besoin d'un périmètre, qui ne peut être défini que dans l'application. Importez ces membres avec un autre niveau (par exemple employee), puis changez leur niveau d'accès depuis leur profil ou avec Gérer le niveau d'accès.

Pourquoi un membre a-t-il été désactivé par mon import ?

Sa ligne contenait #N/A dans company_uid. Restaurez-le depuis Voir membres désactivés (voir Modifier, désactiver et restaurer des membres).

Un attribut a été vidé pour tout le monde après mon import.

La colonne figurait dans le fichier avec des cellules vides. Réimportez avec les bonnes valeurs, et supprimez à l'avenir les colonnes que vous ne voulez pas modifier.

Toujours bloqué ?

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