Répondre à une évaluation de compétences

Quand vous êtes évaluateur dans un cycle d'évaluation des compétences, vous notez les compétences d'un évalué (un collègue, un membre de votre équipe, votre manager ou vous-même) sur l'échelle du cycle. Cette page explique comment trouver vos évaluations, y répondre et les envoyer, et comment les responsables suivent les évaluations de leurs évalués.

Trouver vos évaluations

• E-mail et notification : quand un cycle est lancé avec invitations, vous recevez « Vous êtes Évaluateur de ... — Cycle d'évaluation ... » avec un lien Accéder à mon évaluation. La notification dans l'application « Évaluation de compétences à compléter » ouvre directement l'évaluation.
• Page d'accueil : vos évaluations à faire des cycles en cours apparaissent dans la section Prochaines tâches !.
• Compétences › Évaluation › Vos évaluations : la liste complète des évaluations que vous rédigez, co-rédigez ou supervisez, pour les cycles qui ont commencé. Par défaut, elle affiche les évaluations restant à faire (Pas commencé et En cours). Utilisez le filtre pour changer le Statut ou filtrer par Date limite, et la barre de recherche pour trouver une personne. Les employés ne voient que Évaluation et Grille de compétences sous Compétences dans le menu.
• Application mobile : allez dans Apps › Compétences pour ouvrir Évaluations des compétences, avec les onglets À faire et Terminé.

Chaque carte affiche le titre du cycle, l'évalué, la Date limite et le statut (Pas commencé, En cours, Complété). Si une évaluation a été partagée avec vous, la carte indique Vous êtes contributeur sur cette review, suivi du nom de l'évaluateur. Cliquez sur le bouton flèche de la carte pour ouvrir l'évaluation.

Le menu ⋮ d'une carte propose Voir le profil de l'évalué et, si vous êtes responsable, les actions de responsable décrites plus bas.

Le panneau Cycles d'évaluation en cours, à droite, liste les cycles en cours auxquels vous participez, avec leur date limite.

Répondre à une évaluation

La page de l'évaluation affiche le titre du formulaire (par exemple le nom du modèle), l'Évalué, l'Évaluateur (ou Évaluateur et contributeurs quand l'évaluation est partagée) et la Date limite. La barre du haut regroupe l'étiquette d'enregistrement, l'icône Gérer les contributeurs, l'icône de téléchargement du PDF et le bouton Envoyer (plus Tout envoyer quand vous avez plusieurs évaluations dans le cycle).

1. Si des cycles précédents ont donné lieu à des objectifs pour cette personne, un bloc Issu des reviews précédentes les rappelle, pour contexte. Il est en lecture seule.
2. Dans la section des compétences (« Évaluez chaque compétence selon l'échelle convenue. Utilisez les commentaires pour étayer vos notes. »), les compétences sont regroupées par catégorie. Pour chaque compétence :
   • Lisez la définition affichée sous le nom : c'est par rapport à elle que vous notez.
   • Cliquez sur les étoiles pour donner votre note (par exemple de 1 à 5 sur une échelle 1-5).
   • Si les commentaires sont autorisés, cliquez sur l'icône de commentaire à côté des étoiles pour ouvrir un champ de commentaire et justifier votre note.
3. Dans la section Conclusion, répondez aux questions optionnelles du cycle, le cas échéant :
   • une question Vrai / Faux,
   • une question ouverte (texte libre),
   • une liste Fonction pour choisir le poste que cette personne devrait occuper ensuite.
4. Vos réponses sont enregistrées automatiquement. L'étiquette en haut affiche Mise à jour... puis Sauvegardé.

Toutes les questions marquées d'un * doivent avoir une réponse pour pouvoir envoyer l'évaluation.

Si vous avez plusieurs évaluations à rédiger dans le même cycle, utilisez Évaluation précédente et Évaluation suivante en haut de page pour passer d'un évalué à l'autre.

Évaluez plus vite avec l'Aleph AI

En haut d'une évaluation ouverte, le panneau Évaluez plus vite avec l'Aleph AI vous permet de décrire la personne avec vos propres mots et de faire remplir le formulaire. Il est replié par défaut : cliquez dessus pour l'ouvrir. Il rappelle qu'« Aleph AI peut se tromper, vérifiez les réponses remplies par l'IA. » (Voir aussi Assistant Aleph AI.)

1. Tapez votre note dans le champ (Tapez ou dictez pour compléter cette évaluation en une seule fois…), ou cliquez sur le micro (Dicter votre note) et parlez. Cliquez sur Valider la dictée pour insérer la transcription ou Annuler la dictée pour l'abandonner. Si votre navigateur ne la prend pas en charge, le message « La reconnaissance vocale n'est pas prise en charge par ce navigateur » s'affiche.
2. Cliquez sur Appliquer ma note. Le formulaire est grisé pendant qu'Aleph AI travaille, et vous êtes notifié quand c'est terminé.
3. Chaque réponse remplie par l'IA porte l'étiquette Rempli par l'IA. Relisez-les et ajustez-les : Aleph AI peut se tromper. Quand vous modifiez une réponse vous-même, l'étiquette disparaît.

Envoyer l'évaluation

1. Cliquez sur Envoyer (barre du haut, ou bas de l'écran sur mobile).
2. S'il manque une réponse, la page défile jusqu'à la question et affiche « Veuillez répondre à toutes les questions obligatoires (*) ».
3. Confirmez avec Envoyer dans Les réponses de cette évaluation seront verrouillées (« La soumission de cette évaluation verrouillera vos réponses. Demandez à un administrateur de les déverrouiller si nécessaire. »). Si l'évaluation a des contributeurs, le texte précise que les réponses sont aussi verrouillées pour eux.
4. La fenêtre Félicitations ! confirme l'envoi (« Revue soumise avec succès, vos réponses sont verrouillées. »). Cliquez sur Retour aux évaluations, ou sur Créer un objectif (voir plus bas).

Une fois envoyée, l'évaluation est en lecture seule pour tous ceux qui la rédigent (étiquette Envoyé dans la barre du haut) : chaque réponse indique son auteur, la date et l'heure. Les personnes autorisées à voir toutes les réponses (responsable, admins, créateur et co-pilotes du cycle, managers de l'évalué) peuvent encore corriger les réponses depuis le panneau d'analyse du cycle (voir Résultats et exports).

Envoyer d'un coup toutes vos évaluations d'un cycle

Si vous avez plusieurs évaluations dans le même cycle, cliquez sur Tout envoyer. La fenêtre Envoyer toutes les évaluations complétées liste vos évaluations avec « Cette évaluation est prête à être soumise. » ou « Cette évaluation n'est pas encore prête à être soumise. ». Envoyer les évaluations devient disponible quand elles sont toutes complètes.

Télécharger une évaluation en PDF

Cliquez sur l'icône de téléchargement (Télécharger le pdf) dans la barre du haut. Dans l'application mobile, le PDF est disponible une fois l'évaluation envoyée.

Créer un objectif à partir d'une évaluation

Si votre entreprise dispose de l'application Objectifs, vous pouvez transformer une évaluation envoyée en objectif pour l'évalué :

• juste après l'envoi, dans la fenêtre Félicitations !, cliquez sur Créer un objectif,
• ou plus tard, en bas de l'évaluation envoyée, cliquez sur Créer un objectif.

La fenêtre de création d'objectif s'ouvre avec l'évalué comme assigné et le cycle comme élément associé (voir Créer un objectif). L'objectif a son propre responsable, son échéance et son suivi. Lors du prochain cycle d'évaluation de cette personne, l'objectif apparaît dans Issu des reviews précédentes.

Co-rédiger une évaluation (contributeurs)

Une évaluation peut être partagée avec des collègues, appelés contributeurs. Toutes les personnes de l'évaluation répondent au même formulaire, peuvent l'envoyer, et les réponses sont attribuées au groupe, pas à une personne. L'envoi verrouille l'évaluation pour tout le groupe.

En tant qu'évaluateur, cliquez sur l'icône Gérer les contributeurs (une personne avec un signe plus) dans la barre du haut. Dans Contributeurs de cette review (« Toutes les personnes sélectionnées ici rédigent cette review ensemble. Les réponses sont attribuées au groupe, pas à une seule personne. »), recherchez ou filtrez la liste, cochez des personnes et cliquez sur Enregistrer. Elles reçoivent un e-mail et une notification (« Vous co-rédigez une review de compétences »), et l'évaluation apparaît dans leur liste Vos évaluations.

Suivre les évaluations dont vous êtes responsable

Le responsable d'un évalué (par défaut son manager) supervise toutes les évaluations concernant cette personne. Dans Vos évaluations, la carte du responsable indique Vous êtes propriétaire de cette évaluation dans suivi du nom du cycle, et le nombre d'évaluations envoyées sur le total (par exemple « 1/2 »). Cliquez sur le chevron de la carte pour déplier la liste des Évaluateurs avec le statut de chaque évaluation (Pas commencé, En cours, Complété) et le bouton Voir les réponses.

Si vous êtes aussi l'un des évaluateurs (par exemple un manager qui évalue un membre de son équipe), votre propre évaluation figure dans cette liste Évaluateurs : cliquez sur la flèche à côté de votre nom pour l'ouvrir et y répondre. La carte du responsable peut apparaître une fois par évaluation de l'évalué.

Le menu ⋮ de la carte permet au responsable de :

• Envoyer un email d'invitation ou Envoyer un email de rappel aux évaluateurs de cet évalué (les rappels ne partent qu'aux évaluateurs qui n'ont pas envoyé),
• Gérer les évaluateurs : ajouter ou retirer des évaluateurs (en retirer un supprime son évaluation et ses réponses),
• Modifier le responsable : choisir un autre responsable (un manager ou plus) et cliquer sur Appliquer,
• Voir toutes les réponses d'évaluation : ouvrir une page en lecture seule qui affiche, pour chaque question, la réponse de chaque évaluateur.

Qui voit quelles évaluations

• En tant qu'évaluateur ou contributeur, vous voyez les évaluations que vous rédigez.
• Sur le profil d'un employé, l'onglet Skills reviews liste les évaluations le concernant. Un employé qui consulte son propre profil ne voit que ses auto-évaluations. Ses managers (directs et indirects), les admins et les admins à accès limité qui ont accès à lui voient toutes les évaluations le concernant.
• Les responsables, créateurs et co-pilotes du cycle, managers de l'évalué, admins à accès limité (pour leur population) et admins peuvent voir toutes les réponses concernant un évalué.

Questions fréquentes

J'ai reçu une invitation mais l'évaluation n'est pas dans ma liste.

Les évaluations apparaissent à partir de la date de début du cycle. Si l'invitation est partie tôt, revenez à la date de début. Vérifiez aussi le filtre de Vos évaluations : par défaut, il n'affiche que les évaluations restant à faire.

J'ai envoyé par erreur. Puis-je modifier mes réponses ?

Pas vous-même : l'envoi verrouille les réponses. Demandez au responsable de l'évaluation ou à un admin : ils peuvent modifier les réponses depuis le panneau d'analyse du cycle.

Le bouton Envoyer ne fait rien.

Une question n'a pas de réponse. La page défile jusqu'à la première réponse manquante. Toutes les questions marquées d'un * doivent avoir une réponse, y compris les questions de conclusion.

Le responsable est-il prévenu quand j'envoie ?

Le responsable suit l'avancement de chaque évaluateur dans Vos évaluations et sur la page du cycle. Aucun e-mail ne lui est envoyé à chaque envoi.

Puis-je répondre depuis mon téléphone ?

Oui. Dans l'application mobile OpenAleph, allez dans Apps › Compétences, ouvrez l'évaluation dans À faire, répondez et appuyez sur Envoyer.

Le bouton Créer un objectif n'apparaît pas.

Il n'apparaît que sur les évaluations envoyées, et seulement si votre entreprise dispose de l'application Objectifs.