Données des membres et confidentialité

Cette page explique comment OpenAleph gère les données des membres au fil de la vie d'un compte : effet de la désactivation, restauration, traçabilité des modifications et traitement des demandes liées à la protection des données (RGPD).

Désactivation plutôt que suppression

Les admins de l'entreprise ne peuvent pas supprimer un membre d'OpenAleph. Lorsqu'une personne part, vous la désactivez. Son compte est fermé mais son historique (entretiens, formations, objectifs, évaluations) est conservé, afin que les résultats de campagne et les rapports restent complets.

Désactiver des membres

1. Allez dans Utilisateurs › Membres et cochez les membres qui partent.
2. Cliquez sur Désactiver membres sélectionnés.
3. Dans Désactiver les membres, vérifiez la liste Membres sélectionnés. « Les membres sélectionnés ne seront plus accessibles sur OpenAleph. Les informations ne seront pas supprimées : vous pouvez les réactiver plus tard. »
4. Si vous le souhaitez, utilisez Ajouter une date de départ pour renseigner la Date de départ.
5. Cliquez sur Désactiver.

Ce qui se passe :

• le membre ne peut plus se connecter et toutes ses sessions ouvertes prennent fin immédiatement ;
• la date de départ est fixée à aujourd'hui si vous n'en avez pas indiqué ;
• il est retiré des campagnes d'entretien encore en préparation ;
• ses collaborateurs directs n'ont plus de manager : affectez-leur un nouveau manager (OpenAleph garde la trace de l'ancien lien) ;
• il disparaît des listes de membres, des sélecteurs de participants et des populations des admins à accès limité ;
• ses données sont conservées et son email reste réservé à ce compte.

Consulter et restaurer les membres désactivés

1. Dans Utilisateurs › Membres, ouvrez le menu d'options et choisissez Voir membres désactivés.
2. La fenêtre Membres désactivés les liste avec la date Désactivé le et la Date de départ.
3. Cliquez sur l'icône Restaurer le membre d'une ligne. « L'utilisateur a été réactivé avec succès. »

Restaurer un membre le rend à nouveau actif, efface sa date de départ, le rattache à son ancien manager (si celui-ci est toujours actif et peut encadrer) et lui rend ses anciens collaborateurs directs qui n'ont pas été affectés à quelqu'un d'autre entre-temps.

Historique des modifications

Chaque modification d'un profil est tracée. Sur le profil d'un membre, cliquez sur l'icône Historique (visible par les personnes qui peuvent modifier ce profil). Le tableau affiche Champ, Modification, Modifié par, Source et Date, la source étant Manuel, Synchronisation automatique ou Import. Voir Historique du profil.

Les changements de statut des entretiens et des réponses de feedback peuvent aussi être suivis depuis le panneau d'historique de la réponse.

Qui voit les données personnelles

• Chaque membre voit son propre profil ; les managers voient leur équipe avec un ensemble limité de champs ; les admins à accès limité leur périmètre ; les admins tout le monde. Voir Niveaux d'accès.
• Les champs de profil sont visibles selon ces règles ; il n'existe pas de réglage de confidentialité champ par champ. Évitez de créer des champs personnalisés pour des données sensibles dont vous n'avez pas besoin.
• Les exports contiennent des données personnelles et doivent être traités en conséquence (Exports et rapports).
• La politique de confidentialité est accessible à tous les membres dans l'application.

Demandes liées à la protection des données (RGPD)

Votre entreprise est responsable du traitement des données de ses membres dans OpenAleph. Pour les demandes des salariés :

Questions fréquentes

Puis-je supprimer un membre créé par erreur ?

Pas depuis l'application. Désactivez-le. Si l'email doit être réutilisé pour un autre compte, contactez le support OpenAleph.

Un membre désactivé apparaît encore dans les résultats d'une ancienne campagne.

C'est normal : ses réponses passées sont conservées pour que les résultats restent complets.

J'ai restauré un membre mais pas son équipe.

Seuls les collaborateurs qui n'ont pas été affectés à un autre manager entre-temps lui sont rendus. Réaffectez les autres manuellement.

Pourquoi « Désactiver membres sélectionnés » n'apparaît-il pas ?

Soit vous n'êtes pas admin, soit vos membres sont synchronisés depuis votre SIRH.