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Modifier, désactiver et restaurer des membres

Modifiez les informations, le niveau d'accès ou le manager d'un membre dans OpenAleph, désactivez les membres qui partent avec une date de départ, et restaurez-les.

Qui peut le faireAdmin à accès limitéAdminSuper admin

Cette page explique comment les admins entretiennent les comptes des membres dans le temps : corriger leurs informations, changer leur rôle ou leur manager, gérer les départs et faire revenir des personnes.

Avant de commencer

Droits d'accès : les Admins et Super admins peuvent faire tout ce qui est décrit ici. Les Admins à accès limité peuvent modifier les membres de leur périmètre, sauf leur niveau d'accès et leur manager, et ne peuvent ni désactiver ni restaurer de membres. Les membres peuvent modifier leurs propres informations depuis leur profil (voir Votre profil et les profils des membres).

Si les membres de votre entreprise sont synchronisés depuis un SIRH, toutes ces actions se font dans le SIRH, pas dans OpenAleph (voir Intégrations).

Modifier un membre

Deux points d'entrée sont possibles.

Depuis la liste des membres (informations générales et niveau d'accès)

  1. Allez dans Entreprise › Utilisateurs › Membres.
  2. Cliquez sur l'icône crayon en fin de ligne du membre. La fenêtre Détails du profil s'ouvre.
  3. Sous Informations générales, modifiez Prénom, Nom, Email, UID de l'employé, Manager, Date de naissance, Sexe ou Langue.
  4. Sous Niveau d'accès, changez le rôle du membre si nécessaire (admins uniquement : pour un Admin à accès limité, la fenêtre n'a pas de partie Niveau d'accès et le champ Manager est grisé).
  5. Cliquez sur Enregistrer (le bouton s'active dès qu'une valeur a changé). Le message « Les paramètres ont été mis à jour. » le confirme.

Depuis le profil (toutes les sections)

  1. Ouvrez le profil du membre (cliquez sur sa ligne dans la liste des membres).
  2. Dans l'onglet Information, sélectionnez une section (Général, Informations personnelles, Informations de travail ou une section personnalisée).
  3. Cliquez sur Modifier, changez les champs, puis Enregistrer.

Utilisez cette seconde méthode pour tout ce qui ne fait pas partie des informations générales : fonction, date d'embauche, date de fin, département et autres unités d'organisation, lieu de travail, type de contrat, niveau, informations personnelles et attributs personnalisés.

Astuce : pour changer le même attribut pour de nombreuses personnes (par exemple un nouveau manager pour toute une équipe, ou un nouveau lieu de travail), sélectionnez-les dans la liste des membres et utilisez Gérer les attributs. Voir Annuaire des membres.

Changer le niveau d'accès

Le niveau d'accès détermine ce que le membre peut voir et faire dans OpenAleph. Seuls les admins peuvent le modifier.

  1. Ouvrez la fenêtre Détails du profil (icône crayon dans la liste des membres, ou Modifier sur la section Général du profil).
  2. Dans Niveau d'accès, choisissez le nouveau niveau. Un court texte le décrit (par exemple « Accès limité à son propre profil », « Accès limité à son propre profil et ceux de son équipe directe ou étendue (N-X) », « Accès à tous les membres »).
  3. Pour Admin à accès limité, définissez les membres qu'il administre dans l'onglet Périmètre : des règles Inclure (par attribut ou par manager, ou Inclure tout le monde) et Exclure, ajoutées avec Ajouter une condition. Vérifiez la liste obtenue dans Prévisualisation. Voir Admins à accès limité et périmètres.
  4. Cliquez sur Enregistrer.

Pour changer le niveau de plusieurs membres à la fois, sélectionnez-les dans la liste des membres et cliquez sur Gérer le niveau d'accès.

Règles à connaître :

  • Un membre qui encadre encore des personnes ne peut pas passer au niveau Employé. Réaffectez d'abord son équipe.
  • Le niveau Super admin ne peut pas être attribué depuis l'application. Les Super admins le voient dans la liste, mais l'enregistrement est refusé (« access_level super_admin cannot be assigned »).
  • Quand un admin à accès limité change de niveau, son périmètre est supprimé. S'il redevient admin à accès limité plus tard, le périmètre doit être redéfini.

Le détail de chaque niveau et des périmètres se trouve dans Niveaux d'accès.

Changer le manager

  1. Ouvrez la fenêtre Détails du profil et choisissez la nouvelle personne dans Manager (seuls les membres de niveau Manager ou supérieur sont proposés ; le membre lui-même est exclu). Pour retirer le manager, videz le champ.
  2. Cliquez sur Enregistrer.

Le nouveau manager reçoit un email « Nouveau membre assigné à votre équipe ». Le membre passe dans la page Mon équipe du nouveau manager et prend sa place dans l'organigramme. La modification est enregistrée dans l'historique du profil.

Désactiver des membres

Désactivez un membre lorsqu'il quitte l'entreprise ou ne doit plus accéder à OpenAleph. Les membres ne sont jamais supprimés : la désactivation conserve toutes leurs données.

  1. Allez dans Entreprise › Utilisateurs › Membres.
  2. Cochez les membres à désactiver.
  3. Cliquez sur Désactiver membres sélectionnés. La fenêtre Désactiver les membres s'ouvre et affiche les Membres sélectionnés, avec le rappel « Les membres sélectionnés ne seront plus accessibles sur OpenAleph. Les informations ne seront pas supprimées : vous pouvez les réactiver plus tard. »
  4. Facultatif : sous Ajouter une date de départ, choisissez leur Date de départ.
  5. Cliquez sur Désactiver. Le message « Utilisateurs désactivés avec succès. » le confirme.

Conséquences :

Effet Détails
Accès retiré Le membre est déconnecté de toutes ses sessions (web et mobile) et ne peut plus se connecter. Son statut devient Inactif.
Date de départ La date choisie est enregistrée dans le champ Date de fin de ses Informations de travail. Si vous l'avez laissée vide et qu'aucune date de fin n'était enregistrée, la date du jour est utilisée.
Liens hiérarchiques Son propre lien avec son manager est supprimé, et les personnes qui lui rendaient compte n'ont plus de manager. OpenAleph mémorise ces deux liens pour une éventuelle restauration. Réaffectez son équipe si nécessaire.
Visibilité Il disparaît de la liste des membres actifs, de Mon équipe et de l'organigramme, et ne peut plus être choisi pour de nouvelles campagnes ou formations.
Données conservées Son profil, ses interviews, évaluations, formations et son historique sont conservés.
Email réservé Son adresse email ne peut pas être attribuée à un autre membre.

Remarque : un membre peut aussi être désactivé par une ligne d'import contenant #N/A dans company_uid (voir Importer des membres depuis un fichier), ou par la synchronisation de votre SIRH.

Restaurer un membre désactivé

  1. Sur la page Membres, ouvrez le menu d'options (trois points) et cliquez sur Voir membres désactivés.
  2. La fenêtre Membres désactivés (« Ces membres n’ont plus accès à leur compte OpenAleph. Leurs adresses mail ne peuvent pas être réassignées à d’autres membres. ») les liste avec la date Désactivé le et la Date de départ. Utilisez la barre de recherche si besoin.
  3. Cliquez sur l'icône Restaurer le membre sur la ligne du membre. Le message « L'utilisateur a été réactivé avec succès. » le confirme.

Conséquences :

  • Le membre est de nouveau actif et peut se connecter avec son compte existant.
  • Son ancien manager est rétabli, si cette personne est toujours active et toujours manager.
  • Les personnes qui lui rendaient compte reviennent sous sa responsabilité, sauf si un autre manager leur a été attribué entre-temps.
  • Sa date de fin est effacée.

La désactivation et la restauration sont toutes deux enregistrées dans l'historique du profil du membre (changements de statut, de date de fin et de manager).

Astuce : créer un nouveau membre avec l'email d'un membre désactivé réactive aussi le compte existant au lieu de créer un doublon.

Questions fréquentes

Puis-je supprimer définitivement un membre ?

Non. OpenAleph se contente de désactiver les membres, pour que leur historique (interviews, évaluations, formations) reste cohérent.

Je ne vois ni Désactiver membres sélectionnés ni Voir membres désactivés.

Ces actions sont réservées aux admins et super admins, et masquées quand vos membres proviennent d'une synchronisation SIRH.

Message « cannot be set to employee while this user still manages other members »

Le membre a encore des collaborateurs directs. Donnez d'abord un autre manager à son équipe (sélectionnez l'équipe, Gérer les attributs › Manager), puis changez le niveau d'accès.

L'équipe d'un manager désactivé n'a plus de manager.

C'est normal. Sélectionnez ces membres dans la liste et utilisez Gérer les attributs pour leur affecter leur nouveau manager.

Un membre désactivé doit encore accéder à OpenAleph quelques jours.

Restaurez-le, puis désactivez-le plus tard avec la bonne date de départ.

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