Rôles et niveaux d'accès
Les six niveaux d'accès OpenAleph (Employé, Manager, Responsable créateur, Admin à accès limité, Admin, Super admin) et ce que chacun voit dans chaque module.
Ce que vous voyez dans OpenAleph dépend de deux choses : les modules utilisés par votre entreprise et votre niveau d'accès. Cette page présente chaque niveau d'accès et liste, module par module, les entrées de menu de chaque niveau. Les règles détaillées de chaque action se trouvent dans la documentation de chaque module, et la matrice complète des droits pour les admins dans Niveaux d'accès.
Les niveaux d'accès
Chaque utilisateur a un seul niveau d'accès. Il est affiché sur le profil (champ Niveau d'accès) et défini par un admin (voir Modifier le niveau d'accès).
| Niveau d'accès | Pour qui | En bref |
|---|---|---|
| Employé | Tout le monde | Voit et réalise ce qui lui est assigné : ses entretiens, feedbacks, sondages, formations, objectifs, absences. Peut consulter l'organigramme et les profils de ses collègues. |
| Manager | Les personnes qui encadrent une équipe | Tout ce que peut faire un Employé, plus les vues d'équipe : interviews d'équipe, objectifs de l'équipe, onglet Pour mon équipe de l'accueil, Utilisateurs › Mon équipe, demandes d'absence à valider, matrice des compétences. |
| Responsable créateur | Managers ou RH qui créent du contenu | Tout ce que peut faire un Manager, plus la création de contenus : campagnes et modèles d'entretien, de feedback et de sondage d'équipe, modèles d'objectifs et de compétences, contenus Learn (Mon contenu), gestion des utilisateurs externes. |
| Admin à accès limité | RH locaux, administrateurs d'un site ou d'un département | Des droits d'admin limités à une population (par exemple « tout le site de Lyon » ou « l'équipe d'un manager donné »). Voit la liste des Membres et les Paramètres, mais n'agit que sur les personnes de son périmètre. |
| Admin | Administrateurs RH | Administration complète de l'entreprise : membres, niveaux d'accès, champs de profil, paramètres de l'entreprise, toutes les campagnes et tous les contenus, plans de formation, clés API. |
| Super admin | Un tout petit nombre de personnes | Tout ce que peut faire un Admin. Ce niveau est mis en place par OpenAleph : il ne peut pas être attribué depuis l'application, pas même par un autre Super admin. |
Remarque : une personne qui a des collaborateurs rattachés doit être au moins Manager. OpenAleph n'autorise pas un Employé à être le manager de quelqu'un.
Remarque : dans l'interface française, la liste déroulante Niveau d'accès affiche certains niveaux en anglais : le Responsable créateur y apparaît comme Manager creator (et Manager - Creator dans la liste des membres). Le niveau « Scoped admin » s'affiche Admin à accès limité.
À propos des Admins à accès limité
Un Admin à accès limité est un admin dont les actions sont limitées à une population définie par un Admin. Cette population est construite à partir de règles sur des champs de profil (par exemple département, site, type de contrat) ou sur l'équipe d'un manager, avec des exclusions possibles. Un Admin à accès limité :
- ne voit et ne modifie que les membres de sa population dans Utilisateurs › Membres,
- lance et suit des campagnes pour sa population,
- ne peut pas modifier le niveau d'accès d'une personne, ni créer ou importer des membres, ni désactiver ou restaurer des membres (cela reste aux Admins),
- n'a pas accès aux pages Plans de formation de Learn, réservées aux Admins et Super admins.
Un Admin à accès limité peut consulter son propre périmètre : sur son profil, le champ Niveau d'accès affiche un lien du type « (12 membres administrés) ». Seuls les Admins peuvent le modifier. Voir Admins à accès limité et périmètres.
Ce que chaque niveau voit dans le menu
Le menu de gauche n'affiche que les modules utilisés par votre entreprise et, dans chaque module, uniquement les pages autorisées par votre niveau d'accès. Le tableau ci-dessous liste les entrées de menu par niveau. « ✓ » signifie que l'entrée est visible à partir de ce niveau.
| Module › entrée de menu | Employé | Manager | Responsable créateur | Admin à accès limité | Admin / Super admin |
|---|---|---|---|---|---|
| Accueil | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Interview › Mes Interviews | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Interview › Interviews d’Équipe | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | |
| Interview › Campagnes, Modèles | ✓ | ✓ | ✓ | ||
| Learn › Mon apprentissage, Catalogue, Formations | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Learn › Mon contenu | ✓ | ✓ | ✓ | ||
| Learn › Plans de formation | ✓ | ||||
| Objectifs › Mes objectifs | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Objectifs › Objectifs de l'équipe | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | |
| Objectifs › Modèles | ✓ | ✓ | ✓ | ||
| Objectifs › Tableau de bord, Statuts | ✓ | ✓ | |||
| OKRs › Objectives and KRs, OKR Plans | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Feedback › Tableau de bord | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Feedback › Campagnes, Modèles | ✓ | ✓ | ✓ | ||
| Compétences › Évaluation, Grille de compétences | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Compétences › Matrice des compétences | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | |
| Compétences › Modèles | ✓ | ✓ | ✓ | ||
| Work Time › Mon calendrier, Planning | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Work Time › Demandes | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | |
| Work Time › Configuration | ✓ | ✓ | |||
| Sondage d’équipe › Mes sondages | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Sondage d’équipe › Campagnes, Modèles | ✓ | ✓ | ✓ | ||
| Sondage client › Tableau de bord, Clients, Modèles | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| SWP (planification des effectifs, Bêta) | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | |
| Utilisateurs › Organization Chart | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Utilisateurs › Mon équipe | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | |
| Utilisateurs › Utilisateurs externes | ✓ | ✓ | ✓ | ||
| Utilisateurs › Membres | ✓ | ✓ | |||
| Paramètres | ✓ | ✓ | |||
| API keys (icône en bas du menu) | ✓ |
Remarque : voir une entrée de menu ne signifie pas toujours que vous pouvez tout faire sur cette page. Par exemple, un Responsable créateur voit Interview › Campagnes mais ne gère que les campagnes qu'il a créées ou dont il est co-pilote. La documentation de chaque module précise les règles exactes.
L'accès dépend aussi de votre implication
En plus de votre niveau d'accès, OpenAleph vérifie votre lien avec chaque élément :
- Entretiens : vous voyez les entretiens dont vous êtes l'interviewé, l'interviewer ou un cross-reviewer. Un manager voit les entretiens des membres de son équipe.
- Feedback 360 : les évaluateurs voient les feedbacks qu'ils doivent rédiger ; l'évalué et le responsable voient les résultats selon les réglages de la campagne.
- Campagnes et modèles : un Responsable créateur gère ses propres campagnes et celles dont il est co-pilote. Les Admins les voient toutes.
- Profils : chacun peut ouvrir le profil d'un collègue depuis l'organigramme. Seule la personne elle-même et les admins (dans leur périmètre pour les Admins à accès limité) peuvent le modifier.
- Statut du contenu : une campagne encore en brouillon, un élément supprimé ou un entretien clôturé peut être inaccessible même avec le bon niveau. Vous voyez alors la page Accès restreint.
Les modules dépendent de l'offre de votre entreprise
Les modules sont activés entreprise par entreprise. Si votre entreprise n'utilise pas un module, il n'apparaît pas dans le menu et ses pages affichent Accès restreint si vous ouvrez un lien vers elles. Certains modules ont aussi des parties optionnelles : par exemple, les pages Plans de formation de Learn dépendent d'une option spécifique du module Learn. Demandez à votre admin si vous attendez un module que vous ne voyez pas.
Questions fréquentes
Comment connaître mon niveau d'accès ?
Ouvrez votre profil (avatar en haut à droite › Profil). Votre niveau d'accès est affiché dans l'onglet d'informations de votre profil. Pour un Admin à accès limité, un lien à côté indique combien de membres il administre. Sur l'application mobile, allez dans Profil › Détails du profil et regardez le champ Niveau d'accès.
Qui peut modifier mon niveau d'accès ?
Uniquement un Admin ou un Super admin. Un Admin à accès limité ne peut pas modifier les niveaux d'accès. Demandez à votre admin RH si vous avez besoin de droits supplémentaires (par exemple pour créer des campagnes en tant que Responsable créateur). La procédure est décrite dans Modifier, désactiver et restaurer des membres.
Je suis manager mais je ne vois ni « Interviews d’Équipe » ni l'onglet « Pour mon équipe ».
Votre niveau d'accès est peut-être encore Employé. Être le manager de quelqu'un sur son profil nécessite le niveau Manager ou supérieur. Demandez à votre admin de vérifier votre niveau d'accès.
Un Employé peut-il créer une campagne ?
Non. Créer des campagnes et des modèles d'entretien, de feedback ou de sondage nécessite le niveau Responsable créateur ou supérieur.
Quelle différence entre Admin et Super admin ?
Les deux peuvent administrer toute l'entreprise. Super admin est mis en place par OpenAleph et ne peut pas être attribué depuis l'application : dans la liste Niveau d'accès, les Super admins voient une option Super admin, mais son enregistrement est refusé (« access_level super_admin cannot be assigned »). Admin est le niveau le plus élevé que vous pouvez donner, et la plupart des entreprises n'ont besoin que d'Admins.
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