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Page de session - participants, coûts, dépenses et documents

Utilisez la page d'une session de formation pour gérer les participants, renseigner le coût réel, enregistrer des dépenses par catégorie et joindre documents et liens.

Qui peut le faireResponsable créateurAdmin à accès limitéAdminSuper admin

Chaque session de formation dispose de sa propre page, qui réunit ses informations générales, ses participants et, avec l'option de gestion de la formation (TMS), ses coûts, ses dépenses et ses documents joints.

Ouvrir la page d'une session

  • Depuis un plan de formation : onglet Sessions de formation, cliquez sur la session.
  • Depuis Learn › Mon contenu : onglet Sessions de formation, cliquez sur la session.
  • Juste après avoir lancé une session depuis une formation (la page s'ouvre automatiquement).

Droits d'accès : Le créateur de la session et les Admins peuvent gérer ses coûts, dépenses et documents (un Responsable créateur uniquement pour les sessions qu'il a créées) ; les co-pilotes de la formation peuvent gérer ses participants. Avec la seule licence Learn (LMS), la page affiche les participants mais ni coûts, ni dépenses, ni documents. Une session d'un plan archivé est en lecture seule.

Informations générales

La page affiche le titre de la session. Le panneau latéral Informations générales affiche :

Champ Contenu
Statut Pas commencé, En cours ou Fait, renseigné manuellement dans le champ Libellé (voir Modifier le statut de la session).
Formation La formation associée à la session (lien vers sa page de gestion), ou aucune.
Prestataires Les prestataires auxquels la session est attribuée (uniquement s'il y en a).
Mode En ligne ou sur site.
Date de début / Date limite La période de la session.
Participants Nombre de personnes inscrites.
Coût de la session de formation Le coût propre de la session (Coût forfaitaire ou Par participant), ou Aucun coût renseigné.
Coût total Coût de la session plus toutes les dépenses.
Progression des apprenants La complétion des participants (Pas commencé, En cours...).

Une carte sous le panneau renvoie vers la formation (couverture, titre, durée, description), avec une flèche pour l'ouvrir.

Barre du haut : Modifier la session de formation (crayon) et un menu (trois points) avec Supprimer la session de formation et, pour les Admins et Super admins avec le TMS, Gérer les prestataires et Gérer les catégories de tags de dépense. Si la session appartient à un plan archivé, elle ne peut pas être modifiée.

Onglet Participants

Liste les participants avec Participant, Complétion (modules acquis / total) et Dernier module acquis, avec Rechercher et Filtrer.

  • Ajouter un participant : recherchez des personnes et ajoutez-les.
  • Cochez des participants, puis utilisez les icônes au-dessus de la liste : envoyer un rappel, envoyer ou renvoyer l'invitation, ou les retirer (« Ils perdront l’accès à tout son contenu et à leur progression. »).
  • Menu de chaque participant (trois points) : Envoyer un rappel, Envoyer/Renvoyer une invitation, Détails de complétion, Retirer l’apprenant. Pour une session sans formation, seul Retirer l’apprenant est proposé.

Onglet Dépenses (TMS)

Cet onglet liste tout ce que coûte la session.

Le coût de la session de formation

La première ligne est le Coût de la session de formation (titre de la formation, type de coût, montant). Cliquez dessus pour ouvrir Coût de la session de formation :

  • L'estimation issue de la formation, avec son type de coût (lecture seule).
  • Coût réel : le montant réel (par ex. 500). Il ne peut pas être négatif.
  • Type de coût : Coût forfaitaire ou Par participant. Avec Par participant, le montant est multiplié par le nombre de participants (la fenêtre affiche le total).
  • Rétablir l’estimation revient à l'estimation de la formation.

Cliquez sur Enregistrer.

Dépenses additionnelles

  1. Cliquez sur Ajouter une dépense.
  2. Renseignez Titre, Catégories (choisissez des catégories existantes ou tapez-en une nouvelle et choisissez Nouvelle catégorie), Montant et Type de coût.
  3. Cliquez sur Ajouter.

Les dépenses apparaissent comme des lignes Dépense additionnelle avec leur type de coût, leur montant et leurs catégories. Cliquez sur une dépense pour la modifier (Modifier la dépense, Enregistrer) ou la Supprimer. Le bas de l'onglet affiche le Coût par participant et le Total. Tant qu'aucune donnée n'est saisie : « Renseignez le coût de la session de formation ou ajoutez une dépense pour commencer à suivre les dépenses. »

Onglet Documents joints (TMS)

Partagez des ressources sur la session (programme, supports, présentations, liens utiles).

  • Documents : Ajouter un document, puis dans Fichier source cliquez sur Importer un fichier, donnez un Nom du document et cliquez sur Enregistrer. Ouvrez un document pour Télécharger le fichier, Remplacer le fichier ou Supprimer le fichier.
  • Liens : Ajouter un lien, saisissez l'URL (« Saisissez une URL complète commençant par http:// ou https:// ») et un Nom du lien, puis Enregistrer. Cliquez sur un lien pour ouvrir Modifier le lien : Ouvrir le lien, le modifier et Enregistrer, ou Supprimer le lien (sous Action dangereuse).

Questions fréquentes

Quelle différence entre le coût de la session et les dépenses ?

Le coût de la session est ce que coûte la formation elle-même (souvent le prix du prestataire). Les dépenses sont des coûts supplémentaires, comme la salle, les déplacements ou la restauration, classés par catégorie pour les analyses.

Pourquoi le coût total diffère-t-il de ce que j'ai saisi ?

Un montant Par participant est multiplié par le nombre actuel de participants : le total change donc quand des personnes sont ajoutées ou retirées.

Je ne vois pas l'onglet Dépenses.

Votre entreprise ne dispose pas de la fonctionnalité TMS, ou vous n'êtes ni le créateur de la session ni un admin.

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