Attributs des personnes

Les attributs des personnes sont les champs qui composent le profil d'un membre : identité, informations personnelles, informations de travail et tout champ personnalisé dont votre entreprise a besoin. Les admins les gèrent dans Paramètres › Profiles fields (le même éditeur est aussi disponible sur la page Attributs des personnes, « Définissez les attributs utilisés dans les profils et les filtres des collaborateurs. »).

Avant de commencer

Seuls les Admins peuvent modifier les attributs des personnes. Les admins à accès limité peuvent les consulter.

Sections

Les champs sont regroupés en sections, affichées sous forme de blocs sur chaque profil.

• Trois sections intégrées apparaissent toujours en premier et ne peuvent être ni déplacées ni supprimées : Général, Informations personnelles et Informations de travail.
• Cliquez sur Nouvelle section pour ajouter une section personnalisée, donnez-lui un titre puis ajoutez-y des champs.
• Glissez-déposez les sections personnalisées pour les réordonner. Utilisez le champ de recherche pour retrouver une section ou un champ.
• Pour supprimer une section personnalisée, utilisez son action de suppression et confirmez Supprimer cette section ?.

Champs système

Les champs système existent dans toutes les entreprises et alimentent le reste d'OpenAleph.

• Les champs de la section Général sont entièrement verrouillés.
• Pour les champs système des autres sections, seuls Requis et Afficher dans les filtres sont modifiables. Leur titre et leur type ne peuvent pas changer, et ils ne peuvent être ni déplacés ni supprimés.
• Les options de Lieu de travail, Niveau, Type de contrat et Fonction se gèrent dans leurs propres sections des Paramètres, voir Paramètres de l'entreprise.
• Les champs d'unité d'organisation sont créés automatiquement lorsque vous créez un type d'unité dans Paramètres › Organisation units.

Par défaut, Date d'embauche, Fonction, Lieu de travail, Type de contrat, Référence RH et Niveau sont affichés dans les filtres.

Ajouter un champ personnalisé

1. Allez dans Paramètres › Profiles fields.
2. Dans la section de votre choix, cliquez sur New field.
3. Renseignez Titre* et choisissez le Type* (voir le tableau ci-dessous).
4. Pour les champs Sélection et Sélection multiple, cliquez sur Définir options et ajoutez les valeurs avec Ajouter option.
5. Cochez Requis si chaque profil doit avoir une valeur, et Afficher dans les filtres si le champ doit pouvoir servir de filtre.
6. Cliquez sur Enregistrer.

Chaque champ affiche une ligne de résumé : Système ou Personnalisé, son type, Requis ou Optionnel, et In filters ou Not in filters.

Types de champ

Champs obligatoires et « Afficher dans les filtres »

• Requis : le champ doit être renseigné lorsqu'un profil est créé ou modifié dans OpenAleph.
• Afficher dans les filtres : le champ devient disponible comme filtre partout où des membres sont listés (annuaire des membres, sélection des participants dans les campagnes, prévisualisations) et peut servir à construire les périmètres des admins à accès limité. Seuls les types sélection et référence (Sélection, Sélection multiple, Nationalité, Langue, Utilisateur, Fonction, Org Unit) sont utiles pour les périmètres.

Modifier, déplacer ou supprimer un champ

• Modifier : ouvrez le champ, modifiez-le, puis Enregistrer.
• Déplacer vers une autre section : choisissez la Section* de destination et cliquez sur Déplacer.
• Retirer une option d'un champ de sélection : confirmez Supprimer cette option ?. « Les membres ayant cette option perdront cette valeur à l'enregistrement de l'attribut. Cette action est irréversible. »
• Supprimer : confirmez Supprimer attribut ?. Toutes les valeurs enregistrées dans ce champ pour tous les membres sont perdues, et toute règle de périmètre basée sur lui est supprimée.

Qui voit les champs

Les champs apparaissent sur les profils des membres. Ce qu'une personne peut voir et modifier sur un profil dépend de son niveau d'accès : chaque membre voit son propre profil, les managers voient leur équipe (avec un ensemble limité de champs), les admins à accès limité leur périmètre et les admins tout le monde. Voir Votre profil et les profils des membres.

Questions fréquentes

Je ne peux pas renommer le champ « Date d'embauche ».

C'est un champ système. Vous pouvez seulement choisir s'il est obligatoire et affiché dans les filtres.

Mon nouveau champ n'apparaît pas comme filtre.

Modifiez le champ, cochez Afficher dans les filtres et enregistrez.

Nos membres sont synchronisés depuis le SIRH. Puis-je quand même ajouter des champs personnalisés ?

Oui. Votre intégration SIRH peut ensuite envoyer des valeurs pour ces champs : chaque champ dispose d'un identifiant technique accessible via l'API. Voir Intégrations et synchronisation SIRH.

Que deviennent les données quand je supprime un champ ?

Les valeurs sont supprimées pour tous les membres et ne peuvent pas être récupérées. Si vous voulez seulement arrêter d'utiliser un champ, laissez-le plutôt optionnel.